Презентація "Електронний документообіг в Україні"

ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ В УКРАЇНІ: ЯК ВІН ПРАЦЮЄПідготувала учениця 10 класу: Дух Евеліна

ВСТУППитання електронного документообігу та його впровадження на підприємствах та установах України можна назвати питанням загальнодержавного значення. Важливість електронного документообігу в Україні підкреслено на законодавчому рівні з 2003 року Законом «Про електронні документи та електронний документообіг». Згодом було впроваджено ще низку правових засад. Зокрема, Закон України «Про електронні довірчі послуги» закріпив юридичну силу електронного документообігу, а постанова Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 р. № 55  під назвою «Деякі питання документування управлінської діяльності» рекомендувала виконавчій владі перейти на електронний документообіг та зафіксувала формат електронного документообігу для державних установ. Паралельно держава привчала до електронного документообігу й приватний бізнес. Зокрема, необхідністю подавати до податкових органів електронні звіти. В більшості випадків цим підприємства й обмежувались аж до початку пандемії коронавірусу. Карантин значно прискорив розвиток електронного документообігу і тепер все більше компаній обмінюються первинними документами в електронній формі між собою. Тож, давайте визначимо й ми, що таке електронний документообіг, які він має ознаки та чим кращий за традиційний обмін документами.

ЩО ТАКЕ ЕЛЕКТРОНИЙ ДОКУМЕНТООБІГЦе сукупність інформації, яка створюється та циркулює на підприємстві чи поступає ззовні або створюється для надання за межі компанії. Етапи роботи з електронним документообігом передбачають такі дії з документами:створення;оброблення;відправлення / передавання;одержання /підтвердження факту одержання (при потребі);використання;зберігання;знищення.

ПЕРЕВАГИ ТА НЕДОЛІКИПЕРЕВАГИНЕДОЛІКИНебажання співробітників переходити на нові технології; Додаткові фінансові витрати, витрати часу на впровадження та адаптацію; Питання безпеки (віруси тощо); Неможливість працювати з усіма контрагентами в електронному середовищі через те, що вони ще не перейшли на електронний документообіг. Економить час та ресурси. Об’єднує всі інформаційні потоки підприємства: внутрішні, зовнішні, змішані тощо. Спрощує менеджмент

ЯК ПЕРЕЙТИ НА ДОКУМЕНТООБІГЩоб почати користуватися електронним документообігом, необхідно зробити п’ять дій:по-перше, розробити та ввести в дію спеціальний документ на підприємстві – інструкцію про електронні документи та електронне діловодство. В ньому обов’язково зафіксувати найменування електронних документів, електронних облікових документів, архівних електронних документів;по-друге, необхідно отримати кваліфікований електронний підпис, який надає юридичної сили електронним документам. Зроблений в Акредитованому центрі сертифікації ключів ЕЦП є універсальним інструментом та може використовуватись для підпису документів у будь-якому сервісі документообігу. Такий цифровий підпис ви можете отримати і в Ощадбанку, а повний перелік акредитованих центрів за посиланням;по-третє, обрати та впровадити сервіс з електронного документообігу. Провести навчання співробітників;в-четвертих, повідомити контрагентів та партнерів про перехід на електронний документообіг, укласти з ними договори про згоду щодо електронних договорів та інших документів та використання електронного підпису;і, в-п’ятих, закріпити перехід на електронний документообіг наказом по підприємству з певної дати. Отже, процес запущено. Рутинний порядок роботи з електронним документам (наприклад, договором) передбачає:створення електронного документу (найчастіше з використанням шаблону, певного формату, що значно економить час);підпис електронного документа за допомогою обраного сервісу (в режимі онлайн за допомогою спеціального ключа з відміткою часу);відсилка електронного документа контрагенту (в відміткою про відправлення);отримання документа від контрагента з підписом.

СЕРВІСИСервіс ВЧАСНО: ВЧАСНО пропонує перевести в електронний вигляд наступні документи:договори, додаткові угоди;рахунки та акти наданих послуг;видаткові накладні;товарно-транспортні накладні;довіреності;офіційні листи;документи внутрішнього документообігу.

СЕРВІСИСервіс Document. Online: Document. Online пропонує 6 тарифів різної вартості в залежності від об’ємів документообігу. До 10 документів – безкоштовно. 100 документів коштуватимуть 150 грн/рік.500 документів – 650 грн/рік.1000 документів – 1200 грн/рік.10 000 документів – 9 000 грн/рік. Якщо документів більше 10 000, компанія пропонує індивідуальний тариф.

ОСОБЛИВОСТІ ОБМІНУ ДОКУМЕНТАМИ З КОНТРАГЕНТАМИ І ДЕРЖАВОЮОбмін електронними документами між контрагентами і партнерами можливий виключно за умов технічної сумісності електронних документів, іншими словами за умови використання однакового сервісу документообігу. Для вирішення цієї проблеми створено спеціальну стандартизовану платформу для обміну електронними документами ПТАХ. Ця платформа відкрита для всіх розробників та користувачів і дозволяє інтегрувати надіслані дані в електронні системи компаній за умови підключення і використання платформи. Тим не менш, для більшої зручності, перед впровадженням електронного документообігу краще запитати контрагентів чим вони користуються та обрати найбільш популярний серед них сервіс. Для решти ж можна використовувати ПТАХ. Обмінюватись документами з державою технічно значно простіше. Багато сервісів надають можливість відправити звіт до податкової служби. А навіть якщо такої функції у вашому сервісі не передбачено, це можна зробити на сайті cabinet.sfs.gov.ua, маючи лише ЕЦП. На сайтах інших державних установ теж можна замовити електронний документ. Наприклад, запит до ЄДР здійснюється на порталі minjust.gov.ua, а до інших державних органів на сайті kmu.gov.ua.

ВИСНОВОКОтже, ви сьогодні дізнались детально про таку важливу річ, як електроний документообіг, і в тому числі, як його використовувати. Є як і переваги, так і недоліки, яких необхідно дотримуватись. Рекомендовані сервіси, перевірені мільйонами користувачів, зазначені зверху, і ви можете також ними користуватись

ДЯКУЮ ЗА УВАГУ!