Презентація. Матеріали з ведення діловодства до семінару керівників закладів освіти

Створення архівного підрозділу закладу. Порядок підготовки справ до передачі до архівного зберігання. Глухівський НВК: ДНЗ-ЗОШ І ступеня №5 Директор С. Попова.

Архів установи це … структурний підрозділ,що організовує і забезпечує відбір,нагромадження архівних документів,їх облік,зберегання та користування ними.

Функції ведення архіву покладаються на …лише одного працівника установи(секретар)(СЕКРЕТАР)ЗГІДНО ІЗ НАКАЗОМ КЕРІВНИКА ЗАКЛАДУ

Під час створення архіву Розробляється положення про архів установи Типове положення про архівний підрозділ органу державної влади,органу місцевого самоврядування , державного і комунального підприємства,установи та організації від 10 лютого 2012 року № 232/5 План роботи архіву

Положення про архів закладу підлягає схваленнюекспертною комісією закладуекспертною комісією архівного відділу Глухівської міської ради

Облік документів в архіві ведеться за таосновними обліковими документамидопоміжними (необхідність ведення і види допоміжних документів встановлюється установою)

До основних облікових документів належать: Книга обліку надходжень та вибуття документів. Список фондів. Справа фондів. Описи справ

Порядок ведення основних облікових документів. Книга обліку надходження та вибуття документів Ведеться облік усіх справ,прийнятих архівом. Список фондів Ведеться в архіві,що зберігає документи двох і більше фондів

Справа фонду. Ведеться на кожен фонд до ліквідації організаціїМістить документи з історії організації та її архівного фондуppt_xxshearppt_xppt_xxshearppt_x

ОПИС СПРАВ СКЛАДЕНИЙ ЗА ХРОНОЛОГІЧНО-СТРУКТИРНИМ ПРИНЦИПОМ

Якщо в установі створюється за рік до 20 справ, зведений опис дозволяється складати за кілька років,але не більше наж за п’ять років

Обліковим документом для справ тимчасового зберігання,що надійшли до архівуєноменклатурасправ

Експертиза цінності документів та передавання справ до архіву установи- Експертиза цінності документів проводиться на підставі чинного законодавства у сфері архівної справи та діловодства.- Проводиться щороку -під час складання номенклатури справ,формування документів у справи,підготовки справ до передавання на архівне зберігання. - За результатами експертизи цінності документів структурні підрозділи готують справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання до передавання до архіву.- Оформлення справ здійснюється працівниками структурних підрозділів.- Систематизація документів у справі передбачає розміщення документів за хронологією надходження або створення ( від січня по грудень).- Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання,з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення в діловодстві передаються до архіву установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Складання актів про вилучення для знищення документів- На підставі поданих структурними підрозділами переліків справ,що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання,та проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складається акт про вилучення для знищення документів,не внесених до НАФ,за формою наведено в додатку 15 до Правил- Акт про вилучення для знищення документів,не внесених до НАФ,складається у двух примірниках та схвалюються ЕК установи.- Акти про вилучення для знищення документів,не внесених до НАФ,разом з описами справ з кадрових питань ( особового складу) на розгляд ЕК архівного відділу міської ради.- Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів,не внесених до НАФ,затверджуються керівником закладу,після чого документи знищуються (передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними.

Законодавча база :1. Закон України про Національний архівний фонд та архівні установи.4. Типове положення про архівний підрозділ державного органу, органумісцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 10 лютого 2012 року № 232/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012року за № 202/20515 та із змінами.2. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів удержавних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, вустановах і організаціях ,затверджених наказом Міністерства юстиції України 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181.3. Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади,Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади,затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року№1242.

Законодавча база :5. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державнихорганів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств таорганізацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом. Міністерства юстиції України 12 квітня 2012 р. № 578/5, зареєстрованих в. Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за № 571/20884.6. Складення архівних описів. Методичні рекомендації, схвалені протоколомзасідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву 18 грудня 2012 року № 5

ДЯКУЮ ЗА УВАГУ!