Презентація "Основи електронного документообігу. Урок 1"

Документообіг стає по справжньому електронним, коли в ньому зникають сканери, а з програмного забезпечення вилучається функція «ДРУК».

СТРУКТУРА МОДУЛЯТема 1. Документи та документообіг. Тема 2. Технічні та програмні засоби обробки документів та інформації. Тема 3. Електронний документообіг.

Будь-яке підприємство, виробництво, організація, фірма не можуть обійтися без документації. Документація відображає внутрішню діяльність пыдприэмства, зв'язки із зовнішнім середовищем, регламентує технологічні процеси, бізнес-процеси, контролює їхні результати, створюючи документообіг. Таким чином, документ є одним з основних способів взаємодії підрозділів як усередині організації, так із зовнішнім середовищем, а також засобом передачі управлінських рішень. Вступ

Організація документообігу підприємства залежить відмасштабу діяльності підприємствайого функційкількості ланок управлінняобсягу документопотоківта є найбільш актуальною для державних установ та великих організацій. Вступ

Українські підприємства та організаціївпритул підійшли до розв’язання питання оптимізації документообігу. Ця проблема вирішується за допомогою впровадження систем електронного документообігу (СЕД). В основі СЕД лежить концепціябезпаперової технології, суть якої – подання, передача й одержання інформації в електронному вигляді, відмова від обороту паперових документів. Вступ

Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. Загальні правила оформлення документів. УРОК 1

Документ – це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. УРОК 1 Базові поняття

УРОК 1 Базові поняття Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

УРОК 1 Базові поняття. Документи класифікуються за такими ознаками:за змістом:організаційно-розпорядчі документи, документи з бухгалтерського обліку, планування, фінансові та ін.;за походженням: службові,   що   стосуються   діяльності   підприємства та особисті, які стосуються конкретних осіб (скарги, заяви тощо);Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління.

УРОК 1 Базові поняттяза терміном виконання:термінові, які виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником танетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).за доступністю: секретні, особливо секретні, для службового використання (ДСК), несекретні;за термінами зберігання: тимчасового зберігання довготермінового, постійного;

УРОК 1 Базові поняттяза формою: типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця;індивідуальні, які створюються кожного разу по новому (доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо);

УРОК 1 Базові поняттяза характером інформаційних зв’язків:внутрішні,   що   стосуються   внутрішніх   питань підприємства (організації, установи) і не виходятьза його межі та зовнішні, тобто вхідна та вихіднакореспонденція;за типом носіїв: паперові, електронні;за назвою: накази,    протоколи,    положення, розпорядження,вказівки, інструкції,   правила,   статути,   звіти, ордери,плани, службові листи, заяви тощо.

УРОК 1 Базові поняттяза способом фіксації інформації розрізняють:письмові (рукописні  та  машинописні документи, виготовлені    за    допомогою    друкарської та розмножувальної оргтехніки);графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, малюнки, схеми, плани);фото-   й   кінодокументи -   такі,   що   створеніспособами фотографування й кінематографії (кіно- та фотоплівки, фотокартки);фонодокументи - такі, що створюються за допомогоюбудь-якої системи звукозаписування й відтворюютьзвукову інформацію;

УРОК 1 Базові поняттяза стадіями виготовлення:оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені (відпуск - повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір; витяг - копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена; дублікат - повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу)

Загальні правила оформлення документів. УРОК 1 Базові поняття. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

УРОК 1 Базові поняття Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив). Текст документів на папері формату А4 (210х297мм) рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148х210мм) - через 1 міжрядковий інтервал. Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 пункту міжрядкового інтервалу.

ПРИКЛАД ДОКУМЕНТАЯкі ключові ознаки класифікації можна виділити в наведеному документі?

Діловодство – комплекс заходів щодо:а) документаційного забезпечення управління;б) систематизації архівного зберігання документів;в) забезпечення руху, пошуку, зберігання й використання документів. УРОК 1 Базові поняття

УРОК 1 Базові поняття. Стадії циклу діловодства

У процесі управління підприємством інформація приймається, опрацьовується, виробляється рішення, що доводиться до виконавців, дії яких контролюються. Документаційне забезпечення управління – галузь діяльності, яка забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Розглянемо загальну схему документообігу та схему цикла документообігу. УРОК 1 Базові поняття

УРОК 1 Базові поняття. Схемадокументообігу

УРОК 1 Базові поняття. Цикл документообігу

Документообіг – це рух документів на підприємстві з моменту їхнього створення або одержання до:а) завершення виконання;б) відправлення адресатові;в) передачі в архів. УРОК 1 Базові поняття

Виділяють такі види документообігу:централізований документообіг - вся документація централізовано реєструється; децентралізований документообіг - допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи;УРОК 1 Базові поняття

змішаний документообіг – найбільш важлива внутрішня документація та листування керівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах.***Основні типи документів, які складають централізований документообіг: вхідні – документи, що надходять в організацію; вихідні – документи, призначені для відправлення у інші організації; внутрішні – документи, створені в організації і не призначені для виходу за її межі. УРОК 1 Базові поняття

Розглянемо основні типи документів та процедури їх опрацювання для підприємства з централізованим документообігом. УРОК 1 Базові поняття

УРОК 1 Базові поняття. Маршрут вхідного документа

УРОК 1 Базові поняття. Маршрут вихідного документа

УРОК 1 Базові поняття. Маршрут внутрішнього документа

Кількість документів кожного потоку (вхідні, вихідні, внутрішні) за певний період (місяць, квартал, 9 місяців, рік) становить обсяг документообігу.  Річний обсяг документообігу є вихідною величиною для підрахунку чисель­ності працівників документаційної служби, вибору типів і кількості засобів ме­ханізації та автоматизації обробки інформації, визначення ступеня завантажен­ня структурних підрозділів та окремих працівників. УРОК 1 Базові поняття

До нових зустрічей!

ВИКОРИСТАНІ ДЖЕРЕЛА: Кукарін О. Б. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ ТА ЗАХИСТ ІНФОРМАЦІЇ. Навчальний посібник для слухачів спеціальності “Електронне урядування” http://academy.gov.ua/NMKD/library_nadu/Navch_Posybniky/157617ed-2d29-45aa-96bd-97e52b5051db.pdf. Золотарьова І. О. Бутова Р. К. АВТОМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ. Навчальний посібник. http://www.repository.hneu.edu.ua/bitstream/123456789/3060/1/Навчальний%20посібник.%20 Автоматизація%20документообігу.%20 Золотарьова%20І. О..pdf. Матвієнко О., Цивін М. ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ. Навч. посібник для студ. вищих навчальних закладів. http://www.dut.edu.ua/uploads/l_1583_62194647.pdf. Тарнавський Ю. А. СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ: Опорний конспект лекцій https://bdpx.github.io/edm/СИСТ_ЕЛ_%20 ДОКУМЕНТООБІГУ_(Тарнавський_конспект_лекцій).pdf