Робота з функціями в електронних таблицях. Копіювання формул та функцій.

Тема. Робота з функціми в електронних таблицях. Копіювання формул та функцій. 

Мета: навчити працювати з функціями в електронних таблицях; копіювати формули та функції; дати поняття відносної, абсолютної та мішаної адресації клітинок; розвивати та виховувати уяву, уважність, логічне мислення, технічні навички роботи з ПК.

План.

1.                 Робота з функціями в електронних таблицях.

2.                 Копіювання формул та функцій. Редагування даних в клітинці.

                1.       Робота з функціями в електронних таблицях.

Деякі дії з даними у таблиці виконуються за допомогою функцій, наприклад, обчислення середнього, мінімального, максимального значення, суми значень із заданого діапазону значень тощо. 

Майстер функцій автоматизує процес введення і надає перелік вбудованих функцій. Функції представляють собою заздалегідь визначені формули, які виконують обчислення по заданим значенням і в указаному порядку. 

Excel 2010 має вбудовану бібліотеку функцій, до якої входять більше ніж 300 різноманітних функцій. Усі вони для зручності пошуку розподілені на групи (категорії) за призначенням: математичні, статистичні, фінансові, функції дати та часу, для роботи з посиланнями та масивами, текстові, для роботи з базою даних, логічні, для перевірки властивостей та значень. Функція в Excel 2010 має ім'я і результат. Загальний вигляд функції:

=ім’я функції(аргументи)

Аргументом функції може бути число, текст (його потрібно брати в подвійні лапки), вираз, посилання на клітинку або діапазон клітинок, функції, які у цьому випадку називають вкладеними. Глибина вкладення однієї функції в іншу може досягати семи. 

Є функції з аргументами і без аргументів.

Функції з аргументами розподіляються на функції:

•    з одним аргументом, наприклад SQRT;

•    з кількома аргументами, кількість яких фіксована, наприклад ROUND;  з нефіксованою кількістю аргументів, наприклад МАХ;  з необов'язковими аргументами, наприклад RANK.

Під час використання функції у формулі спочатку вказується її ім'я, а потім, якщо функція має аргументи, у дужках вказується список аргументів через крапку з комою. Якщо функція не має аргументів, то в дужках після імені функції нічого не вказується. 

Призначення кожної функції, наявність аргументів та їх кількість, типи аргументів можна подивитися в довідці або в коментарях під час уведення функції у формулу.

Вставити функцію у формулу можна кількома способами:

•    використати кнопки категорії функцій у групі Бібліотека функцій вкладки Формули на Стрічці (Відкривши список однієї з кнопок категорій функцій, можна вибрати ім'я потрібної функції. За наведення вказівника на ім'я функції спливає коротка підказка про її призначення);

•    виконати Формули => Бібліотека функцій => Вставити функцію або вибрати кнопку Вставлення функції Рядка формул;  увести безпосередньо в клітинку або в Рядок формул. 

Виконавши команду Формули => Бібліотека функцій => Вставити функцію, відкриється вікно “Вставлення функції” (рис. 3.1.1), у цьому вікні у списку поля Категорія можна вибрати потрібну категорію, після чого в списку поля Виберіть функцію вибрати потрібну функцію. (табл.3.1)

Таблиця 3.1

Приклади функцій табличного процесора

Після вибору фунції в поточну клітинку автоматично вставляється знак = (якщо в цій клітинці введення формули ще не розпочалося), ім’я функції та пара круглих дуок, а також відкривається вікно Аргументи функції з полями для введення аргументів цієї функції. Якщо аргументом є число або текст, то його потрібно вводити в поле з клавіатури. Якщо аргументом є посилання на клітинки, то його можна або вводити з клавіатури, або виділити відповідні клітинки з використанням миші. 

Після введення в поля всіх потрібних аргументів функції необхідно вибрати кнопку ОК.

Вікно Аргументи функції містить коментарі про призначення даної функції та її аргуменів. Крім того, під час уведення аргументів справа від поля з'являються їхні значення і в інформаційній     частині       вікна відображаються   поточні результати обчислення. 

Рис. 3.1.1. Вікно для вставлення функції

Можна також уводити функцію у формулу безпосередньо в клітинку або в поле Рядка формул. Уводити з клавіатури імена функцій і посилання можна як малими, так і великими англійськими літерами.

                2.       Копіювання формул та функцій. Редагування даних в клітинці.

Якщо вмістом клітинки є формула, яка містить посилання, то під час копіювання вмісту цієї клітинки в інші клітинки у формулі може відбутися автоматична зміна посилань — модифікація формули. 

Під час копіювання формул відбувається їхня модифікація за таким правилом: номери стовпців (рядків) у посиланнях змінюються на різницю номерів кінцевого і початкового стовпців (рядків).

Під час переміщення формули не модифікуються.

З наведеного правила випливає, що під час копіювання формул у межах одного рядка (стовпця) номери рядків (стовпців) у формулах не змінюються.

Під час копіювання формул можуть виникнути помилки, аналогічно тим, які виникають при використанні формул. Якщо зробити поточною одну з клітинок, у якій виявилася помилка, то поруч із нею з'являється кнопка зі списком. За наведення вказівника на кнопку з'являється коментар до помилки, а відкриття списку дає можливість одержати довідку з описом помилки, якщо коментаря виявилося недостатньо для розуміння суті помилки. Досить корисною є можливість переглянути кроки обчислення, що сприяє швидшому знаходженню місця помилки.

Але інколи потрібно, щоб під час копіювання формул певні посилання не змінювалися.

Для того щоб під час копіювання посилання у формулі не модифікувалося, потрібно перед номером стовпця та номером рядка додати символ $. Посилання B10 буде модифікуватися, а посилання $В$10 — ні.

Якщо в посиланні символ $ додати тільки перед номером стовпця або номером рядка, наприклад $В10 або В$10, то під час копіювання такі посилання модифікуються частково: змінюється лише номер рядка або стовпця, біля якого не стоїть символ $.

Посилання, яке модифікується під час копіювання формули, називається відносним.

Посилання, яке не модифікується під час копіювання формули, називається абсолютним.

Посилання, у якому під час копіювання модифікується або номер стовпця, або номер рядка, називаєтьсямішаним.

Якщо у формулі для посилання на клітинку використати її ім’я, то під час копіювання цієї формули це посилання модифікуватися не буде.

Редагування даних можна проводити безпосередньо у клітинці або в полі Рядка формул. 

Якщо потрібно в клітинку ввести нові дані, то можна зробити її поточною і, не видаляючи в ній даних, одразу вводити нові дані.

Для редагування даних безпосередньо в клітинці можна двічі клацнути на цій клітинці або зробити клітинку поточною і натиснути клавішу F2. Виконавши редагування даних, потрібно натиснути клавішу Enter або вибрати кнопку Ввід. Під час редагування даних у Рядку стану з’являється напис Редагування.

Для редагування даних у Рядку формул треба зробити необхідну клітинку поточною, вибрати потрібне місце в полі Рядка формул, виконати редагування, після чого натиснути клавішу Enter або вибрати кнопку Ввід.

Контрольні питання.

1.     Який синтаксис запису функції?

2.     За допомогою чого можна проглянути і вибрати необхідну вбудовану  функції?

3.     З допомогою, якій функції можна найшвидше обчислити суму даних в осередках?

4.     Що таке формула в Excel?

5.     З яких компонентів може складатись запис формули?

6.     Як вводиться формула в ЕТ?

7.     Як виконати копіювання формул?

8.     Що таке відносні й абсолютні посилання?

9.     Як працює функція ЕСЛИ?

10.Які логічні функції ви знаєте? Результат їх роботи?