Медулич Людмила Миколаївна,

вчитель НВК № 10 м. Хмельницького

Стандарти збереження і зберігання цифрових даних учителя

Обсяг професійної вчительської інформації, переведеної в електронний формат, зростає. Тому збільшується значення зручної і зрозумілої системи її зберігання.

Кожному знайома ситуація, коли доводиться «перелопачувати» велику кількість файлів у пошуку необхідного в даний момент – і не факт, що він буде знайдений вчасно. Кожен опинявся перед проблемою зберігання своїх матеріалів на комп’ютері. Часто структура даних складається стихійно. Матеріали накопичуються, хаос збільшується, файли дублюються, займаючи дисковий простір і збільшуючи плутанину. Папки створюються безсистемно, через деякий час забувається їх вміст, особливо, якщо назва була названа спонтанно і без зв’язку зі змістом.

Щоб уникнути цих проблем, необхідно дотримуватися кількох простих правил і упорядкувати всю робочу інформацію за певною системою.

Правила збереження даних.

Правило назви файла (№ 1). Називаючи файл, не використовуйте беззмістовні набори знаків. Назва файлу має якомога точніше відображати тему документа. Не треба застосовувати скорочення. Ці правила у майбутньому зекономлять час на пошук. Корисно пам’ятати, що комп’ютер упорядковує файли спочатку за цифрами, потім за буквами в алфавітному порядку. Тому якщо зберігаєте кілька пов’язаних файлів (наприклад, кілька фотографій на одну тему), то зручно назвати їх однаково і просто пронумерувати в кінці назви: наприклад, «Перший дзвінок 2016-01»,  «Перший дзвінок 2016-02», «Перший дзвінок 2016-03» і т. д. Якщо файлів більше десяти, то одноцифрові номери зручно перетворювати в двоцифрові, дописуючи нуль на першому місці. Якщо цього не зробити, то комп’ютер упорядкує пронумеровані файли так: 1, 10, 11, 12,…, 2, 20, …, а не 1, 2, 3, …, 10, 11 … .

Правило місця збереження (№2). Зберігайте файли завжди у відповідному для них місці (відповідній папці). Не накопичуйте файли в папках «Завантаження», «Мої документи» чи на робочому столі.

Правила зберігання інформації.

Правило структури (№3). Структура папок має охоплювати всю професійну інформацію і зміст кожної папки має бути інтуїтивно зрозумілим з її назви.

Розглянемо орієнтовну структуру організації робочих учительських матеріалів, яка позитивно зарекомендувала себе на практиці.

Структура матеріалів. Перший рівень папок.

На малюнку 1 зображений зразок структури даних учителя.

Малюнок 1 Структура даних учителя

Розглянемо зміст кожної папки детальніше.

01 Нормативні документи.  Зберігаються нормативні документи для вчителя: Закон про освіту, Державний стандарт, інструкції, накази, методичні листи, навчальні плани, документи про освіту від Президента, Уряду, МОН, управлінь освіти. Тут же зберігаються офіційні документи навчального закладу: статут, матеріали педрад і т. д.. 

02 Планування.

Календарно-тематичні плани, упорядковані за навчальними роками. Тут можуть бути розміщені плани виховної роботи, план роботи методоб’єднання і т. п..

03 Навчальні засоби.

Підручники, посібники, дидактичні матеріали, навчальні презентації.

04 ДПА. ЗНО.

Збірники завдань до ДПА, посібники з підготовки до ЗНО, завдання для ЗНО попередніх років і т. д.

05 Факультативи, курси.

Програми, посібники, власні напрацювання.

06 МАН

Зразки учнівських наукових робіт, рекомендації щодо ведення учнівських досліджень, зразки контрольних робіт для МАНівців, ідеї для учнівських наукових робіт та матеріали до них.

07 Конкурси.

Матеріали для підготовки до предметних олімпіад, інтернет-олімпіад, предметних конкурсів (Олімпус, Кенгуру, Колосок та ін.).

08 Позаурочна робота з предмета

Сценарії позаурочних заходів та матеріали до них.

09 Методика і досвід

Методичні розробки, рекомендації. Поурочні плани. Опис технологій, методів, прийомів, форм.

10 Моя робота

Звіти про навчальні досягнення учнів. Підготовка першодруків. Виступи і доповіді на педрадах, методоб’єднаннях, семінарах, конференціях.

11 Портфоліо

Матеріали до атестації. Результати участі в олімпіадах, МАН та інших конкурсах. Облік участі в педрадах, методоб’єднаннях,  семінарах, курсах. Звіти про відкриті уроки, позаурочні заходи. Розробки з теми самоосвіти. Фото і відео матеріали, що ілюструють роботу вчителя.

12 Архіви

Тут зберігаються документи, що втратили чинність, але можуть ще знадобитися.

Перші дві цифри в назві директорій забезпечують незмінний порядок їх розміщення. Звична послідовність папок зручна в користуванні, оскільки прискорює вихід до необхідного файлу. Зручно відображати папки у вигляді списку.

Структура матеріалів. Другий рівень.

По мірі накопичення матеріалів дані в кожній папці також можна структурувати, створюючи папки другого рівня. Вміст цих папок може сильно відрізнятися в різних вчителів, тому структура папок другого рівня більше індивідуалізована. Проте можна скористатися деякими порадами: наприклад, в розділі «Нормативні документи» матеріали розподілити за рівнями (всеукраїнські документи, регіональні, шкільні); в розділі «Планування» дані зручно упорядкувати по навчальним рокам – «Календарні плани 2015-2016», «Календарні плани 2016-2017» і т. д.; в розділі «Навчальні посібники» документи доцільно розмістити по класам. На малюнку 2 поданий приклад структуризації розділу «Моя робота».

Малюнок 2. Другий рівень структури даних

Переваги пропонованої системи

Вчителю часто доводиться працювати з кількома сховищами своїх матеріалів: на  домашньому комп’ютері, на робочому, на хмарному диску, на флешках. Зберігання інформації за єдиною структурою в усіх місцях дуже спрощує пошук потрібних файлів та їх синхронізацію. Звичайно, в хмарах немає необхідності зберігати власну інформацію в повному обсязі, але структура збереження файлів у хмарному сховищі має бути фрагментом основного сховища. Наприклад, це може бути розділ «Календарні плани», причому доцільно завантажити в нього лише актуальні документи поточного року.

Аналогічна структура зберігання матеріалів методичного об’єднання чи кафедри дозволяє легко в них орієнтуватися кожному вчителю. Це особливо зручно при роботі в хмарних сховищах даних.

Виконуючи ці прості правила, ви  ніколи не загубите жодний документ  і завжди без зусиль знайдете необхідний матеріал.

Порада. Для упорядкування вже накопичених матеріалів немає необхідності проявляти героїчні зусилля, щоб зробити це за один раз. Просто при кожному звертанні до документа з поза меж «Структури матеріалів» достатньо змінити його назву й переносити у нову папку на постійне місце зберігання, відповідно до описаних правил. Поступово старі папки стануть порожніми і на вашому комп’ютері запанує ПОРЯДОК.

Післямова

Введення стандартів у виробництві привело до різкого зростання продуктивності праці. Різні виробництва могли взаємодіяти між собою, працюючи над одними й тими ж проектами. В даній роботі ми пропонуємо стандарти збереження і зберігання робочих даних. Їх дотримання дозволяє зекономити час учителя і зробити його роботу ефективнішою.