Стаття "Формування інформаційного забезпечення управління загальноосвітнім навчальним закладом"

Л.Г.Сімчук

Формування інформаційного забезпечення управління загальноосвітнім навчальним закладом

Стаття присвячена проблемі інформатизації управлінської діяльності в загальноосвітньому навчальному закладі. Розглядаються питання, пов’язані зі створенням інформаційного освітнього середовища з використанням сучасних засобів автоматизації управління загальноосвітнім навчальним закладом.

Особистість, освіту, інформацію й теоретичне знання визнано стратегічними ресурсами та найістотнішими цінностями в Україні. Серед національних пріоритетів державної освітньої політики інформатизації визначено створення інфраструктури, інформаційних ресурсів, нових інформаційних технологій, інформаційних систем, автоматизованих баз даних і використання засобів інформаційно-комунікативних технологій з метою забезпечення вільного доступу до ресурсів комп’ютерних мереж, що детермінують зміст і структуру, вибір форм, методів, засобів і технологій управління загальноосвітнім навчальним закладом (ЗНЗ). Розв’язання проблеми інформаційного забезпечення управління ЗНЗ як складової інформатизації освіти є не лише фактором розвитку інформаційного суспільства в Україні, а й необхідністю щодо забезпечення вищого рівня ефективного управління ЗНЗ та якості освіти учнівської молоді на основі створення інформації та інформаційних ресурсів, впровадження інформаційних управлінських систем, нових інформаційних технологій, інформаційно-комунікативних технологій (ІКТ).

Метою статті є визначення умов створення системи інформаційного забезпечення у процесі управління школою, виявлення ролі та місця сучасних засобів інформатизації в організаційно-управлінській діяльності загальноосвітнього навчального закладу, використання сучасних програмних засобів для системи управління школою.

Управлінська діяльність керівника школи містить у собі оброблення великих обсягів інформації. Щоб ця інформація дійсно допомагала керівнику ухвалювати управлінські рішення, вона має бути об’єктивною, надходити вчасно, відображати динаміку змін в об’єкті управління. А також потрібні технології, за допомогою яких керівник зможе здійснити оброблення інформації швидко і точно, з мінімальними витратами часу і сил. Проте у реальності при здійсненні своєї інформаційно-аналітичної діяльності керівник зіштовхується з багатьма проблемами: великі масиви інформації обробляються вручну; багато даних через великий обсяг і складність підрахунку збираються в школах формально, не точно фіксуються зміни, що відбуваються; деякі показники зовсім не виділяються і не аналізуються. На сьогоднішній день вирішити ці проблеми керівнику допоможе застосування інформаційно-комунікаційних технологій [2].

На необхідність оптимізації інформаційно-аналітичної діяльності в управлінні школою вказують багато дослідників (Ю.К. Бабанський, B.C.Лазарєв, A.M. Моїсеєв, М.М. Поташник, В.П. Симонов та інші). Питання оптимізації процесу оброблення управлінської інформації за допомогою комп’ютерної техніки розглядалися в роботах А.Е. Капто, Ю.А. Конаржевського, Л.І. Фішмана, Т.І. Шамової, А.Т. Хроленко, М.І. Жалдак, В.Е. Лунячека, І.П. Підласого. Упровадження інформаційно- комунікаційних технологій управління загальноосвітнім навчальним закладом шляхом систематизації інформаційного забезпечення управлінської діяльності досліджували В.В. Гуменюк, В.П. Драгун, В.І. Маслов. Використанню інформаційно-комунікаційних технологій організації інформаційного забезпечення в сучасних дослідженнях з теорії управління приділяється велика увага. Шляхи вирішення даної проблеми простежуються в працях фахівців-практиків з використання комп’ютерних програм у діяльності шкільної адміністрації Т.М. Алексеєва, Ю.П. Амелькович, Г.А. Амінева, Е.В. Боровської, І.Ю. Борухи, А.В. Будеєва, В.Ф. Бурмакіної, Д.В. Зарецького, І.Х. Касимова, Ю.А. Кушель, М.Е. Кушнир, Т.В. Литвиненко, Л.Г. Осетрів, О.Б. Самсонова, Л.А. Чашникової та інших.

Необхідною умовою управління школою є її інформаційне забезпечення, що полягає у виборі і відповідному обробленні даних, що характеризує стан її освітньої системи. Основні функції інформаційного забезпечення в управлінні школою полягають у наступному:

• задовольняти потреби учнів, учителів, адміністрації школи та інших структурних підрозділів у інформації, що необхідна для забезпечення взаємодії між усіма учасниками навчально-виховного процесу;
• інформувати про стан освітнього процесу в школі, про забезпеченість засобами навчання, про рівень навчальних досягнень учнів, про професійну кваліфікацію вчителів;
• передавати учням, учителям, адміністрації школи дані і документи, що стосуються їхньої діяльності;
• систематично виявляти рівні розвитку інтелекту, емоційно-психічного і фізичного здоров’я, освітні потреби учнів;
• інформувати педагогічних працівників щодо залучення батьків до навчально-виховного процесу.

Уся інформація, що накопичується в школі, розподіляється на зовнішню і

внутрішню. Зовнішня – це директиви і нормативні документи системи управління освіти (накази, розпорядження та інше); навчальні плани і програми, суспільно-політична і науково-педагогічна інформація. Внутрішня інформація допомагає представити стан і результати навчання, виховання і розвитку учнів; інформацію про керівників школи і вчителів, результати їхньої діяльності; дані про матеріально-технічну базу; інформацію про зовнішні зв’язки школи з іншими установами.

Уся інформація також поділяється за часом на оперативну і стратегічну

(тематичну і шкільну). Оперативна інформація має на меті миттєво виявляти відхилення в управлінні. Це ті дані, що потрібні керівнику школи, для того щоб

оцінити роботу закладу за день, тиждень, місяць, семестр. Стратегічна інформація – це дані про підсумки аналізу навчального року. Крім того, це комплексні програми розвитку школи, директивні документи Міністерства освіти і науки України, постанови уряду та інше. Оперативна і стратегічна інформація як у керуючої, так і в керованих підсистемах за своїм змістом є складовою частиною підсумкової інформації [4].

Основним інструментом створення системи інформаційного забезпечення

управління школою є педагогічний моніторинг, що став основою для практичної реалізації ідеї диференціації в межах школи з диференційованим підходом до навчання. У зв’язку з необхідністю відстежувати ефективність диференційованого підходу одним з найважливіших аспектів виявився вибір системи збирання інформації і забезпечення системи управління ЗНЗ.

Ефективність управління багато в чому залежить від якості управлінської інформації, якою володіє керівник. Якість управлінської інформації визначається:

• повнотою і лаконічністю;
• системністю і структурованістю;
• об’єктивністю і вірогідністю;
• значущістю і необхідністю;
• своєчасністю, оперативністю надходження, оброблення і передавання виконавцям.

Збирання і збереження управлінської інформації полегшує процес аналізу діяльності педагогічного колективу й адміністрації школи, тому що тут уже встановлені логічні (причинно-наслідкові) зв’язки. Результат (рівень навченості і розвитку учнів) залежить від соціально-правового захисту дітей і якості освітнього процесу. А освітній процес, у свою чергу, залежить від ресурсів (від кадрів, їхньої кваліфікації і матеріально-фінансового забезпечення школи). І все це в кінцевому результаті визначає ефективність системи управління школою [5].

Для розроблення управлінських рішень використовується різна за характером інформація: про події, що відбуваються; періодична; повторна, отримана у результаті аналітичного оброблення вихідних даних; вихідна; вибіркова, отримана унаслідок використання лише частини зібраних даних; повна; вичерпна; графічна; семантична, що відноситься до знакових систем, змістовної сторони слів і виразів.

Робота з інформацією супроводжує і пронизує весь процес ухвалення рішень і здійснення контролю, а відповідно, являється невід’ємною частиною управління. Для оцінки ситуації і підготовки управлінського рішення керівник має бути забезпечений повною і своєчасною інформацією [7]. Зміст процесу управління полягає у перетворенні інформації зворотного зв’язку на інформацію управлінських рішень. Зворотний зв’язок дає змогу коригувати помилки відхилення, регулювати виробничі й управлінські процеси.

Для ухвалення управлінського рішення потрібна планова, нормативна, інструктивна, правова, статистична, облікова, наукова та інша інформація. Незалежно від виду, вона має бути точною, повною, достовірною, надійною, зручною для сприйняття та оцінки. Носіями для ухвалення рішень може бути документ, креслення, схеми, графіки, газети, журнали, книги, кінофільми, записи на електронних носіях та інше. Важливими джерелами інформації є особисті спостереження, бесіди зі спеціалістами й працівниками, опитування експертів. Крім того, створюються комісії чи творчі групи для вивчення питання, проведень анкетних опитувань, інтерв’ювання тощо.

Інформація розповсюджується через ієрархічні канали, з допомогою різних циркулярів, інструкцій, рішень, проведення конференцій, зборів, нарад, охоплює різноманітну й численну сукупність рішень. Це дані оперативного обліку, статистичної звітності, матеріали перевірок, спеціальних обстежень. Особливу цінність має інформація, зібрана власноруч керівником у процесі контролю й особистих контактів з підлеглими, оскільки він з’ясовує суб’єктивні думки, оцінки, побажання працівників [2].

Інформація має надаватися в упорядкованій формі й послідовності, задовольняти певні якісні показники по змісту, рівню узагальнення та інше. Форма подання інформації залежить від призначення, її використання, ієрархічного рівня управління і грамотності, потреб інформації. В окремих випадках ефективними можуть бути візуальні засоби, такі як графіки, схеми, діаграми, в іншому – таблиці та інше. Проте завжди рівень показників має підвищуватися за переходу від нижчого до більш високого рівня управління.

Інформаційна система має бути спрямована на раціональну систему розподілу повноважень і рішень між рівнями управління, а також керівниками і спеціалістами апарату управління. Найважливіша вимога до інформаційної системи полягає в тому, що вона має бути організована так, щоб кожен рівень управління й кожен працівник отримував інформацію, необхідну тільки йому для успішного виконання обов’язків, передбачених положенням або службовою інструкцією.

Практикою встановлено, що від якості управлінських рішень залежить ефективність усього навчального процесу. Своєчасно ухвалене, науково обґрунтоване рішення стимулює підлеглих і, навпаки, запізніле або ж передчасне, необдумане рішення може знизити результати праці колективу або окремих виконавців [6].

Інформація у наш час означає все. Інформація та поінформованість, у першу чергу, для управлінця – це ключ до перемоги.

Стрімкий розвиток комп’ютерних технологій дав змогу створити безпрецедентні засоби передавання інформації, що спричиняють докорінні зміни в усіх сферах людської діяльності [2].

Зазвичай, проблема доступу до інформації звучить так: «час – інформація», тобто коли на отримання інформації затрачено мінімум часу. У діяльності управлінця, як і будь-якого іншого спеціаліста, важливе значення має спілкування з іншими спеціалістами, у тому числі й з інших міст, країн. Використання комп’ютерних мереж зв’язку, глобальної мережі Інтернет, внутрішніх корпоративних електронних мереж дає змогу у максимально можливому ритмі здійснювати управління процесами, контролювати їх виконання, регулювати напрям акценту виконання управлінського рішення у конкретний час.

Таким чином, інформаційне забезпечення діяльності управлінця має велике, якщо не визначне значення, і воно має бути зовсім іншим, ніж «довга паперова тяганина», а також має відповідати наведеним нижче вимогам.

По-перше, інформація має доходити до управлінця в той же момент, коли вона з’явилася, коли зафіксовано якусь подію чи юридичний факт, наприклад, з того моменту, коли вийшов той чи інший нормативний документ або коли виникла нагальна потреба в отриманні даної інформації для аналізу, прогнозу чи іншої управлінської дії. По-друге, це має бути достовірна і перевірена інформація з надійних джерел, якими, наприклад, є офіційні видання державних органів. По-третє, інформація має бути конкретною і доступною в будь-який необхідний момент, а також подана у зручному вигляді. Не можна уявити керівника, менеджера високого рівня, який не працює з комп’ютером, не використовує можливості інформаційних систем. Тому при підготовці керівників усіх рівнів необхідно враховувати такий важливий аспект, як інформаційна культура. Необхідність підготовки управлінців нового інформаційного суспільства передбачає зовсім новий підхід. В інформаційному суспільстві найбільш гостро піднімається проблема вміння швидко та правильно знаходити потрібний обсяг інформації, систематизувати, аналізувати його і, беручи до уваги можливі ризики, в потрібному напрямі готувати управлінське рішення.

Необхідно зазначити, що зміст поняття «інформаційна культура» найточніше відбиває взаємодію окремої особистості з навколишнім інформаційним середовищем й інформаційним простором.

Уміння отримувати необхідну інформацію з мережі стає невід’ємною частиною інформаційної культури людини. Робота в комп’ютерних мережах вимагає знань і дотримання правил поведінки. Існують певні правила роботи з електронною поштою та участі в онлайн заходах.

Таким чином, людина володіє інформаційною культурою, якщо:

• має уявлення про інформацію та інформаційні процеси, будову комп’ютера та його програмне забезпечення;
• уміє швидко вводити інформацію з клавіатури та працювати з графічним інтерфейсом програм за допомогою мишки;
• використовує інформаційне моделювання у процесі розв’язання завдань за допомогою комп’ютера;
• створює та редагує документи, в тому числі мультимедійні презентації,
• обробляє числову інформацію за допомогою електронних таблиць;
• уміє використовувати бази даних для зберігання та пошуку інформації;
• використовує інформаційні ресурси комп’ютерної мережі;
• знає і не порушує закони про авторські права на комп’ютерні програми;
• дотримується етичних норм при публікації інформації в мережі Інтернет і в процесі спілкування за допомогою мережі Інтернет.

Розглянемо напрям інформатизації системи управління загальноосвітнім навчальним закладом. Розвиток засобів ІКТ та все більше застосування їх у різних галузях освіти створюють основу для широкого запровадження комп’ютерних комплексів автоматизації управління навчальним закладом у системі середньої освіти [5].

Використання засобів ІКТ в організації та плануванні діяльності загальноосвітнього навчального закладу має певні переваги, а саме:

• підвищення ефективності навчального процесу;
• можливість управління з використанням результатів попередньої діяльності;
• ухвалення ефективних управлінських рішень;
• підвищення об’єктивності в оцінці діяльності вчителів та учнів;
• ефективне управління пізнавальною діяльністю учнів;
• ухвалення виважених рішень, що стосуються підвищення результативності навчання;
• оперативний доступ до організаційної інформації стосовно діяльності освітнього закладу;
• економія як матеріальних, так і людських ресурсів;
• вільний час на вирішення важливих питань;
• скорочення обсягу рутинної роботи.

Доступ усіх учасників управління до інформаційного середовища загальноосвітнього навчального закладу в будь-який час зі свого робочого місця можливий за умови наявності комп’ютера в кожному кабінеті. У цьому випадку накопичена інформація стає актуальною, спрощується її аналіз, у зв’язку зі своєчасним внесенням інформації до банку даних про освітній заклад полегшується ведення статистики, процедур атестації, контролю контингенту, створюється єдиний банк кадрів та освітніх програм тощо.

У школах накопичується багато різноманітної інформації на паперових носіях (класні журнали, навчально-методичні матеріали, накази тощо). Пошук необхідної інформації значно полегшується зі створенням єдиного освітнього інформаційного простору школи.

Для розв’язання завдань створення єдиного освітнього інформаційного простору багато ЗНЗ купують різні програмні продукти, що інтегрують у собі функції інформаційних систем, і це дає змогу розв’язати коло проблем, наприклад:

• зберігання особистих справ учнів та працівників закладу в електронному вигляді (бази даних);
• забезпечення комунікації всіх учасників освітнього процесу (у тому числі через сайт школи);
• наявність великого обсягу цифрових освітніх ресурсів;
• доступність та відкритість результатів навчального процесу для всіх учасників (розклад уроків, списки учнів, учителів, предметів, дані про успішність та відвідування уроків);
• моніторинг якості освіти (аналіз та формування звітності за результатами навчання);
• автоматизація процесів управління навчально-виховним процесом (формування розкладу, розподіл навантаження та формування навчальних планів);
• наявність та підтримка електронного документообігу;
• доступність усіх нормативних документів;
• використання програмного середовища, що формує шкільний інформаційний простір;
• наявність відібраної, безпечної та якісної інформації (захист учнів від доступу до неякісної інформації).

Використання ІКТ в управлінні освітою є складовою розвитку єдиного освітнього інформаційного середовища. Без чіткої організації роботи центрального органу системи управління освітою неможливо організувати управління всією системою в цілому. Для створення єдиної освітньої інформаційної системи управління використовується корпоративна система, яка дає змогу:

• узагальнити інформаційні потоки;
• класифікувати всю інформацію;
• забезпечити доступ до центральних баз даних;
• забезпечити обмін інформацією.

Усе це дає змогу забезпечити керівникам доступ до якісно нового рівня інформатизації та підвищує ефективність роботи [2].

Кожен навчальний заклад самостійно ухвалює рішення щодо застосування того чи іншого програмного продукту. Інформаційні системи в ЗНЗ використовуються переважно для:

• управління навчальним процесом (формування навчальних планів, розклад, моніторинг результатів навчання);
• фінансового планування та бухгалтерського обліку;
• обліку матеріально-технічної бази;
• управління персоналом;
• автоматизації діяльності бібліотеки;
• документообігу;
• підготовки оперативної та зовнішньої звітності.

Нині формується ринок готових інформаційних технологій для ЗНЗ. Розглянемо деякі програмні продукти для автоматизації загальноосвітніх навчальних закладів [4].

Так, наприклад, АСК «КУРС: Школа» – це спеціалізована інформаційна система, що працює з базами даних особистих справ співробітників, учнів школи і їхньої успішності, що допомагає адміністрації школи організовувати навчальний процес. Її створення викликано розвитком єдиного освітнього інформаційного середовища і необхідно для підвищення ефективності і якості керування на основі впровадження сучасних інформаційних технологій.

Комплекс побудовано з використанням дворівневої архітектури. У ЗНЗ встановлені програми «КУРС: Школа», що працюють автономно з використанням сучасних клієнт-серверних технологій і одночасно потрібна інформація за допомогою спеціальної служби обміну передається на WEB-сервер. Доступ до нього користувачами може бути організовано через будь-який сучасний браузер, (наприклад, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera тощо). Завдяки такій архітектурі Комплекс надає можливість ведення баз даних у ЗНЗ та відділах/управліннях освіти без тимчасового доступу до мережі Інтернет з подальшим доповненням внесених даних до загальнообласної бази.

Можливості програмного Комплексу «КУРС: Школа»:

• розвинена система доступу на різних рівнях у залежності від прав доступу;
• ведення баз даних кадрового складу навчальних закладів (в розрізі категорій, встановлених Законом України «Про загальну середню освіту»);
• ведення списку дітей (учнів та дітей мікрорайону);
• ведення бази даних шкільних приміщень;
• шкільна мережа (розподіл на паралелі та класи);
• складання навчальних робочих планів;
• формування навантажень учителів;
• складання та перегляд табелю відпрацьованого робочого часу;
• складання та ведення розкладу занять;
• автоматичне формування та друк звітів.

У контексті інформаційних систем і технологій особливого значення набуває таке поняття, як дані – інформація, подана у формалізованому вигляді, придатному для оброблення автоматизованими засобами за можливої участі людини. Сучасною формою організації даних на машинних носіях є автоматизовані банки даних.

Автоматизований банк даних – це система інформаційних, математичних, програмних, мовних, організаційних і технічних засобів, необхідних для інтегрованого нагромадження, зберігання, ведення, актуалізації, пошуку та видачі даних. Основними складовими автоматизованого банку даних є база даних і система управління базою даних (СУБД).

База даних перебуває під управлінням СУБД – комплексу програмних і мовних засобів загального і спеціального призначення, необхідних для створення бази даних, підтримки її в актуальному стані, маніпулювання даними й організації доступу до них різних користувачів чи прикладних програм в умовах застосовуваної технології оброблення інформації [1].

Упровадження інформаційно-комунікаційних технологій в інформаційне забезпечення процесу управління школою дає змогу вчасно і гнучко забезпечувати управління розвитком системи освіти в школі і цілеспрямовано підвищувати її якість. Особливо це стосується обліку, оброблення та аналізу інформації всіма суб’єктами управління.

Як бачимо, вже існують програмні продукти для автоматизації деяких процесів діяльності ЗНЗ, але ще необхідно зробити певні кроки для підтримки процесу інформатизації організаційно-управлінської діяльності загальноосвітнього навчального закладу на різних рівнях, а саме:

• розробити нормативно-правову підтримку процесу інформатизації на державному та регіональному рівні;
• удосконалити матеріально-технічне забезпечення навчальних закладів;
• створити спеціалізоване програмне забезпечення, тобто програмні продукти, розраховані саме на вирішення управлінських задач;
• розвивати інформаційну культуру робітників системи управління освітою під час підвищення кваліфікації.

Неможливо не відзначити, що інформатизація управлінської діяльності підвищує вимоги до професійної підготовки управлінців, особливо до рівня їх інформаційної компетентності, що вимагає не тільки знання комп’ютерних програм, але включає в себе і такі складові, як робота з інформацією в електронному вигляді, знання та вміння використовувати найефективніші методи пошуку та зберігання інформації, уміння працювати із зовнішнім інформаційним середовищем, уміння оптимально використовувати архіви інформації та інше. Тільки у разі забезпечення всіх цих складових процес інформатизації освіти буде ефективним [3].

Також для якісного процесу управління ЗНЗ потрібно створити інформаційне середовище, що відповідало б певним потребам: бази даних системи мають включати інформацію про всі елементи навчального процесу; у систему має бути закладений обмін інформацією між користувачами; має бути можливість обміну інформацією з органами управління освітою.

Досвід постійного розв’язання зазначених та багатьох інших проблем у технологічно розвинених країнах показує, що ефективне впровадження ІКТ в освіту можливе лише за умови політичного та економічного супроводу з боку держави [4].

Неможливо не відзначити, що інформатизація управлінської діяльності підвищує вимоги до професійної підготовки управлінців, особливо до рівня їх інформаційної компетентності. Під час курсів підвищення кваліфікації керівників ЗНЗ приділяється увага не тільки комп’ютерній грамотності, а й інформаційній компетентності – це не тільки знання комп’ютерних програм, вона включає в себе і такі складові, як робота з інформацією в електронному вигляді, знання та вміння використовувати найефективніші методи пошуку та зберігання інформації, уміння працювати із зовнішнім інформаційним середовищем, уміння оптимально використовувати архіви інформації тощо. Тільки у разі забезпечення всіх цих складових процес інформатизації освіти буде ефективним.

ЛІТЕРАТУРА

1. Биков В.Ю. Автоматизовані інформаційні системи єдиного інформаційного простору освіти і науки // Збірник наукових праць Уманського державного педагогічного університету ім. Павла Тичини/ Гол.ред.: Мартинюк М.Т. – Умань: СПД Жовтий, 2008. – Ч. 2. – С.47-56.
2. Гуменюк В.В. Інформаційне забезпечення управління загальноосвітнім навчальним закладом: Автореферат дис. канд. пед. наук: 31.05.01. / ЦІППО. – К., 2001. – 20 с.
3. Єльникова Г.В. Інформатизація управлінської діяльності керівників ЗНЗ // Директор школи, ліцею, гімназії. – 2003. – №5–6. – С. 99-105.
4. Забродська Л.М. Інформатизація закладу освіти: управлінський аспект. – Х.:Видавнича група «Основа», 2003. – 240 с.
5. 5.Калініна Л.М. Система інформаційного забезпечення управління загальноосвітнім навчальним закладом: Моногр. – К.: Айлант, 2005. – 275 с.
6. Маслов В.І. та ін. Система інформації та комп’ютерні технології в управлінні школою. – К.: ІЗМН, 1996. – 80 с.
7. Національна доктрина розвитку освіти [Електронний ресурс]. – Режим доступу:http://zakon0.rada.gov.ua/laws/show/347/2002 – Назва з екрану.