Стиль ділового листування

Стиль ділового листування. Логічні елементи тексту та порядок його викладення

Особливості офіційно-ділового стилю документів1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. Стислість, точність і уніфікованість документів забезпечується широким використанням мовних кліше.2. Наявність мовних зворотів – кліше. КЛІШЕ

КЛІШЕстандартні мовні одиниці, яким властивий постійний склад компонентів, закріпленість за певними ситуаціями, що спричинено позамовними чинниками, або формою, жанром спілкування: встановити контроль; визвольний рух; взяти участь; патріотичне виховання; посилення боротьби із зловживаннями; ринкова економіка; організована злочинність; у зв'язку з; закон прийнято в першому читанні; з метою перевірки. УСКЛАДНЕНІмають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо. СКЛАДНІмають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.

Особливості офіційно-ділового стилю документів3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість.4. Логічність і аргументованість викладу.5. Відсутність індивідуальних рис стилю.6. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні.сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До елементів документів (реквізитів) належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст. Реквізит службового документа — обов'язковий елемент, зафіксований в документі для його ідентифікації, організації обліку та надання йому юридичної сили. РЕКВІЗИТИ

Обов'язкові реквізити. НАЗВА ОРГАНІЗАЦІЇРЕЄСТРАЦІЙНИЙ ІНДЕКС ДОКУМЕНТАТЕКСТ ДОКУМЕНТАДАТА ДОКУМЕНТАНАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТАПІДПИС

ДСТУ 4163«УНІФІКОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ. УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ. ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ»https://undiasd.archives.gov.ua/doc/mr%20 DSTU%204163.pdf

Діловий текст та його складові частини. Основними риси тексту ділових документів:•нейтральний тон викладу змісту лише у прямому значенні;•точність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю, стислістю та послідовністю викладу фактів;•документальність (кожний папір повинен мати характер документа),•наявність реквізитів, котрі мають свою черговість, що дозволяє довго зберігати традиційні стабільні форми;•наявність усталених одноманітних мовних зворотів, висока стандартизація вислову;•сувора регламентація тексту. Текст, як головний елемент будь-якого документа, має чітко й переконливо відбивати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Логічні елементи документазазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та іншіВСТУПвикладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріалиформулюється мета заради якої складено документ. ДОКАЗЗАКІНЧЕННЯ

Рубрикація тексту. Рубрикацією називається поділ тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від другої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім виразом композиційної побудови тексту. Ступінь складності рубрикації залежить від змісту – його об'єму, тематики і призначення.

Рубрикація тексту. Найпростішою рубрикою є абзац – відступ вправо на початку першого рядка кожної частини тексту. Інакше кажучи, абзац означає частину тексту між двома відступами.

Рубрикація тексту: абзац. Абзац служить показником переходу від однієї думки (теми) до іншої. Розподіл тексту за абзацами дозволяє адресату робити невеликі зупинки і дає можливість зосередитися на прочитаному. Абзац може складатися з одного речення, якщо цьому реченню надається особливе значення. Абзац може охоплювати і ряд речень, як зав'язані в одну складну думку. Однак абзац завжди розкриває внутрішньо закінчену смислову одиницю. Абзацний поділ тексту нерідко поєднується з нумерацією – числовим, а також буквенним позначенням послідовно розташованих частин тексту.

Рубрикація тексту: заголовки та підзаголовки. Заголовок завжди є структурним елементом тексту. Він дозволяє в короткій (стислій) формі відобразити тематику документа, а нерідко і його головну ідею. Заголовок повинен чітко відповідати тексту бути логічно повноцінним і досить коротким. Підзаголовок використовується тільки тоді, коли текст складної будови і мусить не тільки членуватися з використанням чисел, а й вимагає інформативної прив'язки у вигляді речення. Підзаголовок доповнює заголовок, конкретизує, роз'яснює його при членуванні складного тексту. Так під одним заголовком можуть бути два і більше підзаголовків. Кількість підзаголовків залежить від складності, об'єму тексту і питань (проблем), які в документі розглядаються.

Нумерація сторінок. Важливим технічним прийомом є нумерація сторінок тексту. Якщо текст оформлений на кількох сторінках, то кожна сторінка його, крім першої, повинна бути пронумерована. На титульній сторінці її номер не позначається, але рахується. Якщо документ містить титульну сторінку і зміст, то на перших двох сторінка теж не проставляється. Але рахується так само. Порядковий номер сторінки проставляється в одному місці арабськими числами: 2, 3 і т.д.

Оформлення. Тексти з великим об'ємом інформації, які мають вигляд самостійної роботи типу реферату, монографії, дослідження (дисертації), повинні мати титульну сторінку. На титулці проставляється конкретна інформація, яка відповідає змісту, вказує на виконавця документа (роботи), дату створення (видання), місце видання і, подеколи, має прив'язку до організації (підприємства) чи структурного підрозділу (автор документа), де дана робота фіксувалася.

Оформлення. Зміст має вигляд короткого заголовка (назви) і пишеться великими (прописними) буквами. Розташовується посередині аркуша паперу. В деяких випадках, коли заголовок невеликий (в об'ємі 40 знаків), може писатися через розрядку (пробіл). Виконавець документа (укладач) позначається під заголовком. Вказується його офіційний або науковий статус з перерахуванням посади, вченого звання (якщо вони є). Повністю пишуться прізвище, ім'я, по батькові. Якщо виконавців (укладачів) кілька, то вони проставляються один під одним в алфавітному порядку або за службовим ранжиром, згідно з посадами, які вони обіймають, чи вчених ступенів.

Оформлення. Автор документа (повна назва організації, де документ створювався) пишеться одразу від верхнього поля центровим способом. Місце видання позначається як географічний пункт, на території якого проживає автор документа. Пишеться внизу сторінки, з урахуванням нижнього поля. Часто вказується і назва видавництва, якщо вона є. Дата документа на титульній сторінці має позначку тільки календарного року, який пишеться арабськими числами, без будь-яких інших графічних деталей типу лапок, дужок, рисок, крапок. Наприклад: 2021.

Оформлення. Усі реквізити титульної сторінки повинні відокремлюватись один від одного певними інтервалами.

Способи виділення тексту в документах. Для підсилення значення, для акцентування тієї чи іншої частини тексту в документах використовуються певні прийоми (способи) виділення інформаційного матеріалу. Виділення тексту в документі звертає увагу читача на ту інформацію, яка може, на думку автора, нести смислове навантаження. Окрім того, виділення тексту або його частини має і естетичне значення. Може бути виділене одне або кілька слів, але не більше одного речення.

Способи виділення тексту в документах. Такий спосіб найчастіше допускається в підзаголовках. Наприклад:"ТЕХНОЛОГІЯ ОБРОБКИ І ІСТОРІЯ. Відображення і дисперсія світла",де перше речення – заголовок, а підкреслене друге речення – підзаголовок. Підкреслення суцільною або пунктирною лінією.

Способи виділення тексту в документах. Наприклад: "Велике значення для розвитку держави має міцна фінансова система", або "Велике значення для розвитку держави має міцна фінансова система".написання літер жирним (напівжирним) шрифтом або курсивом

Способи виділення тексту в документах. Для підсилення значення, для акцентування тієї чи іншої частини тексту в документах використовуються певні прийоми (способи) виділення інформаційного матеріалу. Виділення тексту в документі звертає увагу читача на ту інформацію, яка може, на думку автора, нести смислове навантаження. Окрім того, виділення тексту або його частини має і естетичне значення. Може бути виділене одне або кілька слів, але не більше одного речення.

Способи виділення тексту в документах. В окремих випадках, виділення слів з акцентом чи пафосом в текстах великими буквами. Наприклад: "На зламі століть УКРАЇНА зайняла відповідне місце на карті світу..."великі букви

Способи виділення тексту в документах. Застосування в тексті іншого кольору шрифта. Як правило, текст має чорний колір шрифта. За допомогою кольорової фарби для принтера можна виділити слово або частину тексту іншим кольором.колір

Додаткові відомості в текстах службових документів. ПРИМІТКАВИНОСКАДОДАТОКдоповнююче пояснення до частини тексту. Оформляється на сторінці, де в тексті є вказівка про неї. Позначається арабськими літерами. В тексті може бути одна і більше приміток. Примітку розташовують після основного тексту, з урахуванням нижнього поля. Переносити примітку на іншу сторінку не дозволяється.доповнення до слова, фрази, речення. Оформляється в кінці тексту (так як і примітка), з урахуванням нижнього поля. Виноска позначається зірочкою (*). Виносок може бути кілька. Виноски розташовуються тільки в межах однієї сторінки, на іншу сторінку їх переносити не слід. На одній сторінці повинно бути не більше трьох виносок.складова документа, що уточнює, роз’яснює, доповнює його зміст або набуває чинності на підставі основного документа.

Правила підготовки тексту документа1. Писати простими реченнями, щоб полегшити сприймання документа.2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту.згідно з Вашим проханням ...відповідно до Постанови Кабінету Міністрів ...у порядку обміну досвідом ... Такі стандартні вирази полегшують сприймання документа, а також процес його складання, скорочуючи час на пошуки формулювань. Наприклад:

Правила підготовки тексту документа3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Зворотний порядок слів уживається, якщо логічний наголос падає на саму дію.4. Для точності і ясності висловлювання у простих реченнях вживати прямий порядок розташування членів речення.5. Складнопідрядні речення вживати для висловлення причинно-наслідкових зв'язків. Будуючи ці речення, слід пам'ятати, що найуживанішими є складні речення зі сполучниками: що, якщо, за умови, щоб, де як, внаслідок того, що. Складнопідрядні речення, поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися з проханням, відмову й переконливу її аргументацію в межах єдиної конструкції, надають більшої переконливості проханню й пом'якшують враження від відмови.

Правила підготовки тексту документа6. Місце підрядного речення залежить від того, до якого члена головного речення воно відноситься. Якщо підрядне речення пояснює лише одне слово головного, воно, як правило, іде слідом за ним. Якщо підрядне речення належить до групи присудка у головному або до всього головного речення, воно ставиться або перед головним (коли акцент робиться на обставинах виконання дій), або після головного (коли пояснюється основна ідея складного речення). "З огляду на те, що проект рішення було попередньо погоджено, нарада тривала менше ніж годину" або: "Нарада тривала менше ніж годину, з огляду на те, що ..."Наприклад:

Правила підготовки тексту документа7. 3 метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких формулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковий зворот починає, а не завершує фразу."Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... Розглянувши поданий на затвердження проект документа..."Наприклад:8. Замінювати займенники іменниками. Не вживати емоційних виразів та не показувати суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа нейтральний.

Правила підготовки тексту документа9. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, через що текст викладається від третьої особи.10. У розпорядчих документах застосовувати мовні конструкції наказового характеру: наказую (у наказі), пропоную (у вказівках).11. Вставні слова на початку речення сприяють точності і ясності висловлення (напр.: на наш погляд, на нашу думку, безперечно, безумовно, без сумніву, на жаль, перше, отже, звичайно, до речі)."Колегія ухвалила. Ректорат затвердив". Наприклад:

Правила підготовки тексту документа12. Не прийнято вживати особові займенники замість іменників(наприклад, вона замість дирекція, він замість прізвища й імені тощо).13. Назву документа писати з нового рядка, з великої літери, крапка після назви відсутня (за вимогами Єдиного державного стандарту).14. Деякі реквізити документів (слова "Порядок денний", "Слухали", "Виступили", "Ухвалили", "Затверджую", "Погоджено", "Видати" та деякі інші резолютивні слова) пишуть з великої літери і друкують великими буквами. Друкується документ через 2 (1,5) міжрядкові інтервали, ліве поле –3 см., праве – 1,5 см., верхнє – 2 см., нижнє – 2 см.

Правила підготовки тексту документа15. Слід дотримуватися естетики розміщення слів, абзаців, правильних переносів. Не допускати переносів у назвах документів, прізвищах.16. Дату після документа проставляють зліва, арабськими цифрами, у стандартизованих документах – зліва вгорі, на штампі, або після назви документа. Далі, внизу, в цьому ж рядку, де записано дату, ставлять свій підпис точніше, розпис, ще далі, ініціали й прізвище адресанта.