УРОК 1. ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТУ. ПРИЗНАЧЕННЯ ТА КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ. ДОКУМЕНТООБІГ. ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ.

Урок 1. Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. Загальні правила оформлення документів.

Мета:

• навчальна: познайомити учнів з поняттям документ, його призначенням та класифікацією; з принципами  організації  документообігу; з вимогами щодо складання й оформлення ділових паперів.
• розвивальна: розвивати творчі здібності, аналітичне мислення учнів, уміння працювати в групах.
• виховна: виховувати інформаційну культуру учнів, почуття колективізму, відповідальності, активності, уміння спілкуватися.

Тип уроку: засвоєння нових знань

Обладнання та наочність: комп’ютери з підключенням до мережі Інтернет, навчальна презентація, мультимедійне обладнання.

Хід уроку

1. ОГАНІЗАЦІЙНИЙ ЕТАП

Привітання, перевірка присутніх, перевірка готовності учнів до уроку.

2. АКТУАЛІЗАЦІЯ ОПОРНИХ ЗНАНЬ

Фронтальне обговорення понять: інформація, шум, властивості інформації, роль інформаційних технологій у сучасному світі.

3. МОТИВАЦІЯ НАВЧАЛЬНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Сучасна людина знаходиться у постійному інформаційному потоці, у якому необхідно виявити, виокремити  та запам’ятати щось важливе або цікаве. Учню в цьому допомагають нотатки, а дорослим – документи.

Процеси діловодства та документообігу є важливими в усіх сферах діяльності людини. Операції з документами займають до 65% загального часу управлінської роботи.  Інформація, яка в них міститься, може бути використана лише після проведення ряду діловодних операцій.

Рис. 1 Схема документаційного забезпечення

4. ЗАСВОЄННЯ НОВИХ ЗНАНЬ

Поняття документу

На сучасному етапі розвитку суспільства, поняття «документ» стало його невід’ємною ознакою. Мова йде про всі сфери суспільного життя: наукову, культурну, соціальну, духовну, політичну, економічну та ін. Причому в кожній це поняття має свої специфічні риси, індивідуальні особливості.

Документ - це запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Документ виконує багато функцій. Державний стандарт 2732-2004 визначає документ як інформацію, зафіксовану на матеріальному но­сії.  Відповідно до стандартів  ІSО (Міжнародна організація зі стандартизації) інформація може бути записаною у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, за допомогою знакового письма, зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє зарахувати до документа всі матеріальні об’єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві.

Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах України, основними ознаками документа є:

• наявність інформації, яка має певний зміст;
• стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;
•               функціональна визначеність для передачі інформації.

Таким чином, головною складовою документа є інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання тощо.

Документ – це матеріальний носій, що містить  інформацію з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Призначення та класифікація документів

Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані виконувати. Усі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції.

Загальними функціями документа є:

- інформаційна: будь-який документ створюється для зберігання документації, оскільки потреба зафіксувати інформацію – причина укладання будь-якого документа;

- соціальна: документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

- комунікативна: документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури;

- культурна: документ є засобом закріплення i передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де відтворюється рівень наукового, технічного i культурного розвитку суспільства.

До спеціальних функцій документа належать такі:

• управлінська (документ відіграє велику роль в управлінні);
• правова (документ має юридичну силу);
• історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвердженням подій, явищ, що відбувалися у світі). Документи являють собою джерело історії.

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.

Документи класифікують за такими ознаками:

 Оригінал - основний вид документа, перший і єдиний його примірник.

Копія - це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії е відпуск, витяг, дублікат. Відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, роблять витяг. Дублікат - це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

Документообіг.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації мають проходити та опрацьовуватися на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

Документообіг - це рух службових документів з часу їх створення або одержання до часу завершення виконання, надсилання або знищення. Виділяють централізований, децентралізований і змішаний документообіг.

Етапи документообігу в організації:

– експедиційна обробка документів, які надходять в організацію;

– попередній розгляд документів службою документаційного забезпечення управління;

– реєстрація документів;

– організація раціонального руху документів всередині організації, в т.ч. доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження і підпису проектів документів;

– обробка виконаних документів і їх відправлення.

Вправа  «Доміно»

У вчителя знаходиться одна половина картки, а в учнів інша. Потрібно підібрати правильну відповідь до кожної картки.

Які етапи обробки проходять документи?

Для забезпечення ефективної організації документообігу передбачаються:

• проходження документів найкоротшим шляхом;
• скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи;
• одноразовість операції опрацювання документів;
• централізація;
• раціональне розташування робочих місць.

Документообіг здійснюється у виді потоку документів.

Документопотік - це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (екс­педицією, секретаріатом, канцелярією та ін.).

Характеристикою документообігу є його об'єм. Під об'ємом документообігу розуміється кількість документів, що поступила в організацію і створених нею протягом певного періоду часу.

Об'єм документообігу – важливий показник, що використовується як критерій при рішенні питань організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи по документах установи, структури служби діловодства, її штатного складу і інших питань.

Загальні правила оформлення документів

Сучасний діловий документ – це важливий елемент сучасного життя, що забезпечує обмін інформацією необхідного i визначеного характеру, впливає на відносини в суспільстві. Від того, наскільки правильно складений та оформлений документ, залежить ефективна робота відповідної організації.

Вимоги до створення документів і роботи з ними встановлюють «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» (із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції №2277/5 від 04.07.2018).

Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.

Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються державною українською мовою. Документи, що надсилають іноземним  адресатам, оформлюють українською мовою  або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

З метою підвищення ефективності та оперативності  організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів (шаблонів).

Основні вимоги до документів:

1. Документ має видаватися повноважним органом відповідно до його компетенції.
2. Документ має не  суперечити чинному законодавству i  вказівкам вищих органів.
3. Документ має бути правдивим, відповідати завданням і базуватися на фактах, містити конкретні та реальні пропозиції чи вказівки.
4. Документ має бути складеним за встановленою формою.
5. Документ має бути бездоганно відредагований та оформлений, неприпустимі юридичні та граматичні помилки, використовується лише офіційно-діловий стиль.

5. Застосування знань, форматування вмінь та навичок

Інструктаж із  охорони праці та безпеки життєдіяльності.

Вправа для профілактики короткозорості та порушення зору

Завдання 1

Прочитайте текст, визначте, який це документ: а) за найменуванням; б) за призначенням; в) за походженням; г) за місцем виникнення.

Директорові Київської

загальноосвітньої школи № 3

Петренку В. В.

Іванова Володимира,

учня Дніпровської  ЗОШ №2

Прошу зарахувати мене учнем 9-ro класу у зв’язку з переїздом моїх батьків до   м. Києва.

28 серпня 2018 р.                                                                               (підпис )

Завдання 2

 Виправте помилки в оформленні реквізиту «адресат». Запишіть правильні варіанти.

1. Директор Павлюку Сергію Петровичу.
2. Міністерству освіти та науки України
3. Міністерство промислової політики України.

Управління справами

Головний спеціаліст

Кононенку В. П.

Завдання 3

Оформити документ на ім'я керівника вашої установи з проханням звільнити вас від занять. (додаток 2)

IV. Узагальнення вивченого матеріалу.

Рефлексія

1. Під час уроку я

• дізнався…
• зрозумів…
• навчився…

2. Найбільше мені сподобалося…

3. Найкраще в мене виходило…

4. Я мав (-ла) труднощі з…

5. Я хотів би ще дізнатися про…

6. Підбиття підсумків уроку
7. Домашнє завдання

Опрацювати конспект уроку. Скласти карту знань з теми «Організаційно –розпорядчі документи».