Урок:"Служби онлайнового документообігу. Спільна робота з онлайновими документами."

Урок: Служби онлайнового документообігу. Спільна робота з онлайновими документами.

Мета: ознайомити учнів із середовищем для спільної роботи з документами та службами онлайнового документообігу; пояснити особливості колективного виконання завдань з опрацювання даних та спільної роботи з онлайновими документами; дати уявлення про колективний проект та розробити його на уроці.

Тип уроку: комбінований.

Обладнання: ПК, підручники, картки з практичним завданням.

Учні повинні знати: систему колективної взаємодії; служби онлайнового документообігу; особливості спільної роботи з онлайновими документами в Google.

Учні повинні вміти: працювати в середовищі для спільної роботи з документами та службами онлайнового документообігу; опрацьовувати дані та виконувати спільну роботи з онлайновими документами; працювати в колективному проекті та вміти розробляти його самостійно.

Хід уроку

I. Організація початку уроку

Учитель вітає учнів, організує увагу, перевіряє наявність робочих зошитів, підручників тощо, проводить бесіду щодо правил техніки безпеки та роботи учнів у комп’ютерному класі під час виконання практичної роботи.

II. Мотивація навчальної діяльності

Сьогодні популярною для багатьох фірм у світі є організація колективної роботи з документами в режимі онлайн.

IІІ. Актуалізація опорних знань

Мозковий штурм

Вчитель проводить мозковий штурм на тему :

«Як організувати написання спільної статті до газети за допомогою Інтернету?».

Учитель записує на дошці всі ідеї учнів. Разом з учителем учні роблять висновки. Необхідно зазначити, що організацію спільної роботи з документами можна вести за допомогою електронної пошти, служб миттєвого спілкування, відеодзвінків тощо.

Вчитель повідомляє, що на уроці учні познайомляться з новим способом роботи з документами в Інтернеті — роботою з онлайновими документами в Google.

ІV. С прийняття та осмислення нового матеріалу

Лекція вчителя

Спільна робота з документами — це важливий елемент ефективної групової роботи.

Наприклад, функція співавторства в електронних таблицях або створення бізнес-плану. Дуже важливо знати способи спільної роботи з документами, оскільки це допомагає зробити найкращий

вибір відповідно до власних потреб і оптимізувати роботу з даними.

Незалежно від способу спільної роботи з документами, пересилання вкладень електронною поштою більше не використовується.

Вже не потрібно розсилати документи, а потім намагатись узгодити конфлікти версій, вручну виконувати злиття та узгоджувати зміни,відстежувати авторів внесених змін і здійснювати пошук останніх версій.

Під час спільної роботи документ або колекцію документів разом використовують декілька авторів. Вони одночасно можуть у співавторстві працювати над документом або переглядати специфікацію в рамках структурованого робочого циклу. Функція співавторства в документах входить до функції спільної роботи з документами й означає роботу з документами одночасно з одним або кількома іншими користувачами. Існують різні способи спільної роботи з документами та співавторства в них.

Способи спільної роботи з документами

1. Напівофіційне співавторство (кілька авторів одночасно редагують будь-яку частину документа). Наприклад, розробка бюджету організації в програмі MS Excel.

2. Офіційне співавторство (кілька авторів одночасно змінюють вміст і зберігають його, коли він готовий для загального використання. Змінення вмісту відбувається контрольовано). Наприклад, презентації для виступу на конференціях в програмі MS PowerPoint.

3. Додавання коментарів і рецензування. Основний автор просить виконати редагування та додати коментарі, надсилаючи документ у робочий цикл, але лише він керує остаточною публікацією

документа. Наприклад, написання статті або доповіді на конференцію.

4. Набори документів. Кільком авторам призначаються окремі документи в рамках робочого циклу, після чого публікується один набір головних документів. Наприклад, довідкові матеріали про нові товари та книга продажів.

Основні поняття електронного документообігу

• Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення;комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилання,контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота.
• Електронний документообіг (ЕДО) — єдиний механізм роботи з документами, поданими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».
• Електронний документ (ЕД) — документ, створений за допомогою засобів комп’ютерного опрацювання інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носії у вигляді файлу відповідного формату.
• Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — аналог власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, який забезпечує можливість контролю цілісності й підтвердження достовірності електронних документів.

Основні принципи електронного документообігу

• Однократна реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в будь-якій інсталяції даної системи.
• Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищити оперативність їх виконання.
• Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент існування документа (процесу).
• Єдина (або погоджено розподілена) база документної інформації, що дозволяє унеможливити дублювання документів.
• Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього.
• Розвинена система звітності за різними статусами і атрибутами документів, що дозволяє контролювати рух документів і приймати управлінські рішення, ґрунтуючись на даних звітів.

Найпотужніші системи електронного документообігу в Україні:

•  «MasterDoc» (www.bkc.com.ua);
• система електронного документообігу «ДІЛО» (www.eos.com.ua);
• програмно-методичний комплекс класу управління документами (Enterprise Content Management) і бізнес-процесами (Business Process & Workflow Management) (www.intalev.ua);
• система електронного документообігу ru:FossDoc (www.fossdoc. com.ua).

Документи серверу Google дозволяють:

• мати доступ до своїх документів з будь-yy якого комп’ютера, підключеного до Інтернет;
• ідеально організувати процес під час віддаленої роботи;
• організувати одночасну роботу з одним документом для 30 осіб;
• проводити соціологічні дослідження.

Розглянемо роботу з онлайновими документами на прикладі Google (рис. 32.1). Офіційна сторінка: http://docs.google.com.

Це безкоштовний мережевий офісний пакет, що включає текстовий, табличний редактор і службу для створення презентацій. Документи і таблиці, що створюються користувачем, зберігаються на сервері Google або можуть бути збережені у файл.

Головна сторінка сервісу являє собою віддалений файловий менеджер. Основне його призначення — управління документами на сервері розробника. Основна перевага даної системи полягає в спільній роботі над документами: достатньо лише надати доступ іншому користувачеві, і він зможе заходити на сервіс через свій браузер, переглядати або редагувати ваш матеріал.

Докладніше з алгоритмом роботи з документами Google ми познайомимося під час виконання вправи «Навчаючи вчусь».

V. Узагальнення і систематизація знань

Вправа «Навчаючи вчусь».

Завдання. Створити спільну статтю на тему: «Моя професія».

Учні в парах за комп’ютером виконують завдання за наведеним алгоритмом.

Алгоритм виконання завдання

І етап. Спільна робота

1. У рядку Адреса будь-якого браузера введіть http://www.google.com.ua/.

2. Створіть поштову скриньку Gmail.

3.Напишіть листа на адресу  2npal15102012@gmail.com. Тема листа: вказати Прізвище,ім’я.

В листі вказати тему уроку.

3.Створіть аккаунт.

4. На верхній панелі натисніть кнопку Documents (Документи).

5. У вікні, що з’явилося, натисніть кнопку Создать (Створити) і виберіть необхідний вид документа. Натисніть кнопку Документ .

5. У наступному вікні, яке схоже на документ текстового редактора MS Word, створіть новий документ.

6. Введіть заголовок статті «Моя професія».

7. Напишіть вступний абзац статті.

8. Для спільної роботи з документом натисніть кнопку Предоставить доступ (Надати доступ) у правій верхній частині вікна, щоб надати доступ всім учням (як редактору або як читачу).

9. У вікні, що з’явилося , введіть адреси поштових скриньок Gmail учнів або виберіть їхні адреси зі списку контактів.

10. Повідомте викладача про роботу.

VI. Підбиття підсумків уроку

Обговорення виконання  практичної роботи

Учні разом з учителем обговорюють переваги спільної роботи з документами, обмінюються враженнями, розв’язують проблеми, які виникли під час виконання роботи. Вчитель оцінює роботу учнів.

VІI. Домашнє завдання