Лекція №1. Архівна система та система архівних установ. План. 1. Поняття „архівна система”, її основні види. 2. Система архівних установ України.

Лекція №1. Архівна система та система архівних установ.

План.

1. Поняття „архівна система”, її основні види.
2. Система архівних установ України.

Рекомендована література.

1. Архівна та бібліотечна справа в Україні доби визвольних змагань (1917-1921 рр.) – К., 1998.
2. Архівознавство: Підручн. для студ. вузів / За ред. Я. Калакури, І. Матяш. – 2-е вид., випр. і доп. – К.: Видав. дім „КМ Академія”. 2002. – 356 с.
3. Бондаренко Г.В. Спеціальні (допоміжні) історичні дисципліни. – Луцьк: Ред. відд. Волин. Ун-ту, 1997. – 222 с.
4. Горфейн Г.М., Шепелев Л.Е. Архивоведение. – Л., 1971.
5. ДСТУ 2732 – 94. Діловодство й архівна справа. Терміни й визначення. – К., 1994.
6. Нариси історії архівної справи в Україні / За заг.ред. І.Б. Матяш та К.І. Климової. – К.: Видав. дім „КМ Академія”, 2002. – 612 с.

1. Поняття „архівна система”, її основні види.

Архівознавство, як і кожна наука, послуговується певними категоріями, поняттями, термінами як вищою формою раціональної фіксації знань про той чи інший редмет, явище, факт. До визначальних архівознавчих категорій належать поняття: „архівна система”, „архівна справа”, „система архівних установ”, „мережа архівних установ”, що розглядаються в цьому розділі.

Слово грецького походження „система”, означає цілісність, яка базується на певних складових частинах і елементах, пов’язаних між собою відповідними взаємозв’язками і спільними ознаками. Архівна система – це сукупність основоположних принципів організації архівної справи, способів технологій її ведення, що забезпечують цілісність та скоординованість функціонування архівних устнов.

Осмислення суті архівної системи дає можливість засвоїти її особливості, зіставити сильні й слабкі сторони, глибше вникнути в тенденції і перспективи розвитку архівної справи – галузі життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, політико-правові, культорологічні та техніко-економічні аспекти організації зберігання архівних документів та використання їх інформації. Тобто, ця суспільна сфера безпосередньо пов’язана зі збереженням використаннням документально-інформаційних ресурсів країни. Її функціонування, як і інших яфер суспільно житття, регулюється законодавством і має правовий характер.

За принципами побудови і характером управління архівні системи з певною мірою умовності поділяють на дві основні групи: централізовані, де управління архівною справою здійснюється єдиними державним органом на спільних засадах, і децентралізовані, що включають автономні підсистеми управління архівною справою. Однак у чистому вигляді такі системи майже не зустрічаються. Найпоширенішими є мішані системи з елементами централізму і децентралізму, міру співвідношення між якими визначають у кожному конкретному випадку.

Як показує досвід історії, централізовані архівні системи властиві країнам з абсолютитськими або тоталітарними режимами, що встановлюють тотальний контроль за всіма сферами суспільного життя, у тому числі архівною справою. Прикладом централізації архівної справи є архівна система колишнього СРСР.

Архівна система України, як і будь –якої іншої країни, складалася історично. Вона має давню традицію і своїми витоками пов’язана з княжою добою Київської Русі та Галицько-Волинської держави. Тривалий час за радянської доби (1920-1980) їй були притаманні риси централізованої архівної системи, характерні для всього СРСР. Із відновленням державної незалежності України в її архівній системі сталися істотні зміни, пов’яязані з відродженням національних традицій архівної справи. Передусім реформувалося, набуваючи якісно нових рис, управління архівною справою, основним змістом якого створення оптимальних умов для нормального функціонування усіх ланок системи архівних установ.

Реформування архівної системи України за період після проголошення державної незалежності відповідало загальним тенденціям. Протягом 1991-2001 рр. було здійснено організаційні заходи щодо уточнення профілю архівів та їх перейменування.  Колишній Центральний  державний архів Жовтневої революції, вищих органів державної влади і управління УРСР було перейменовано на Центральний державний архів вищих органів влади і управління України, Державний архів Кримської області дістав назву Державний архів в Автономній Республіці Крим.  Якщо ці заходи мали здебільшого механічний характер зміни вивісок і уточнення назв структурних підрозділів, то значно складнішим було реформування колишніх партійних архівів. Партійний архів Інституту історії партії при ЦК компартії України було реформовано в Центральній державний архів громадських об’єднань України, що розширило його профілю та збільшило кількість джерел комплектування. Партійні архіви обкомів партії було організаційно ліквідовано, а їхні фонди передано до державних архівів відповідних областей.

Важливим рубежем реформування архівної системи України стало прийняття Верховною Радою України в грудні 1993 р. Закону „Про Національний архівний фонд і архівні установи”. 2001 р. до нього внесено ряд змін і затверджено його нову редакцію. Закон визначив поняття Національного архівного фонду як об’єкт права, заклав єдині основи системи архівних установ. Закон регулює суспільні відносини, пов’язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та інші основні питання архівної справи.

2. Система архівних установ України.

З поняттям „архівна система” тісно пов’язані поняття система архівних установ, під яким розуміють їєрархічно побудовану сукупність архівних установ, та мережа архівних установ – сукупність архівних установ, розташованих нак певній території. Систему архівних установ України складає сукупність архівів та архівних підрозділів, що забезпечують формування Національного архівного фонду, його зберігання та використання відомостей, що містяться в архівних документах, здійснюють управлінські, науково-дослідні та довідково-інформаційцні функції в архівній справі. Архівні установи можуть засновуватися органами ввлади, органами місцевого самоврядування, юридичними та фізичними особами на будь-якій формі власності. Належність державного архіву до певного рівня системи архівних установ (районного, міського, обласного, загальнодержавного) визначає його ранг, що відповідає рівню державного органу чи органу місцевого самоврядування, який утворив цей архів, і складу документів, що у ньому зберігаються й підлягають зберіганню. Діяльність архівних установ регулюється Законом України „Про Національний архівний фонд і архівні установи”, правилами, положеннями, інструкціями, затвердженими центаральним органом виконавчої влади у сфері архівної аврхівної справи та діловодства, державними стандартами та іншими нормативно-правовими актами.

Систему архівних установ України складають такі групи:

• спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства;
• науково-дослідні установи;
• центральні державні ірхіви України;
• галузеві державні архіви;
• державний архів в Автономній Республіці Крим;
• місцеві державні архівні установи;
• інші місцеві архівні установи;
• архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв, бібліотек;
• архівні підрохділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ і організацій;
• архівні підрозділи об’єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній власності; архівні установи, засновані фізичними особами;
• підприємства та організації у сфері архівної справи та діловодства.

Спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства є Державний комітет архівів України, на який покладено функції управління архівною справою, контролю і нормативно-методичного забезпечення ведення діловодства. Держкомархів бере участь у формуванні та забезпеченні реалізації державної політики у сфері архівної справи та діловодства, здійснює нормативно-правове регулювання відносин, визначає перспективи і пріорітетні напрями розвитку, здійснює міжгалузеву координацію, функціональне регулювання та міжнародне співробітництво. У своїй діяльності він керується Конституцією України, чинним законодавством, Положенням про Держкомархів.

Безпосередньо підпорядковані Держкомархіву архівні установи складають систему Держкомархіву України, до якої входять центральні державні архіви України, інші центральні державні архівні установи та місцнві державні архівні установи.

За складом документів поділяються на загальні й спеціалізовані; такі, що комплектуються, та історичні.

Загальні – зберігають документи незалежно від часу їх створення, виду матеріальної основи документів, способу і техніки закріплення інформації.

Спеціалізовані – зберігають документи, що обмежуються конкретним часом, тематикою, галузевою незалежністю, видами матеріальної основи документів, способом і технікою закріплення інформації.

Архівами, що комплектуються, є державні архіви, які здійснюють системитичне поповнення своїх архівних фондів документами, що утворилися в їхніх джерелах комплектування. Державні архіви, що зберігають закриті архівні фонди установ попередніх історичних епох є історичні.