МЕТОДИЧНА РОЗРОБКА УРОКУ ТЕОРЕТИЧНОГО НАВЧАННЯ З ПРЕДМЕТА «КОМП’ЮТЕРНЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕННЯ»

Тропіна Марія Андріївна,

НПУ імені М. П. Драгоманова,

інженерно-педагогічний факультет,

м. Київ, Україна

 

 

МЕТОДИЧНА РОЗРОБКА УРОКУ ТЕОРЕТИЧНОГО НАВЧАННЯ

З ПРЕДМЕТА «КОМП’ЮТЕРНЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕННЯ»

 

Тема уроку: Сучасні вимоги щодо оформлення документів

Мета уроку:

навчальна: ознайомлення з новими нормативними документами, сприяти розвитку навчальних здібностей здобувачів щодо грамотного оформлення службових документів

розвиваюча: розвиток пізнавальної самостійності, навичок роботи з нормативною базою, аналіз навчальної інформації

виховна: виховувати значення необхідності правильного складання службових документів у майбутній професійній діяльності, мовленнєву культуру здобувачів; ввічливість, комунікабельність, вміння працювати в команді тощо.

Тип уроку: урок формування нових знань

Методи навчання: пояснювальний, пошуковий, репродуктивний.

Методи організації та здійснення освітньої діяльності учнів: словесні – бесіда, розповідь; наочні – демонстрація зразків ділових документів, слайдів презентації

Комплексне методичне забезпечення уроку: нормативні документи, навчальна література, картки завдання для виконання

Міжпредметні зв’язки: правознавство, професійна етика, діловодство.

 

 

 

СТРУКТУРА УРОКУ:

І. Організаційний момент

ІІ. Актуалізація опорних знань та вмінь учнів

ІІІ. Мотивація навчальної діяльності

ІV. Засвоєння нових знань

V. Формування практичних вмінь

VІ. Узагальнення вивченого матеріалу

VІІ. Підсумок уроку. Оцінювання

VІІІ. Домашнє завдання

 

Стислий теоретичний матеріал:

 

Документ (від латин. documentus — спосіб доказу) — це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Документи мають ще ряд інших важливих властивостей, що становить цінність для управління. Вони є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Крім того, документи усе більшою мірою служать матеріалом для обробки та одержання необхідної інформації.

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, електронному вигляді тощо.

Документи мають різне призначення. Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).

У соціальному плані буд-який документ виконує декілька функцій, що дозволяє задовольнити людські потреби.

Текст є основним реквізитом будь-якого документа. Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам: достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей); точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів); повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи); стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи); логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту); нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови); стандартизація тексту документа.

Основні нормативні матеріали щодо оформлення документів

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» Останні зміни внесено: від 07.11.2018 № 2155-VIII. Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.

Постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55

«Деякі питання документування управлінської діяльності». Останні зміни внесено: постанова Кабінету Міністрів України від 26.02.2020 № 171.

Кабінет Міністрів України ПОСТАНОВЛЯЄ: Затвердити такі, що додаються:

Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну;

Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади;

Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі.

Міністерство освіти і науки України затвердило наказ від 25.06.2018 р. № 676 «Про затвердження Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти», яке зареєстровано в Міністерстві юстиції України11 вересня 2018 р. за № 1028/32480.

Натомість МОН пропонує взяти до відома Примірний перелік документів, що створюються під час діяльності закладів загальної середньої освіти, із зазначенням строків зберігання (додається), укладений відповідно до затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (зареєстровано в Мін’юсті 22.06.2015 за № 736/27181) Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі — Правила № 1000/5) Правила № 1000/5 набрали чинності 10.07.2015. Останні зміни внесено: наказ Міністерства юстиції України від 12.06.2018 № 1000/5. Оформлення реквізитів службових документів у Правилах № 1000/5 не розглядається. Натомість Правила № 1000/5 містять норму, згідно з якою оформлення та порядок розміщення реквізитів організаційно-розпорядчих документів мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ). Організаційно-розпорядчі документи можуть складатися з 32 реквізитів (п. 4.1 ДСТУ 4163-2003).

Назва виду документа (наказ, протокол, доповідна записка тощо) має відповідати назвам, передбаченим розділом 3 Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98, затвердженого наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (зі змінами).

Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами ДСТУ та Інструкції.

Інструкцією вперше впорядковано вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки, а також передбачено можливість документування управлінської інформації лише в електронному вигляді за наявності відповідного технічного забезпечення. Наразі це стосується документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання. У перспективі системне впровадження електронного документообігу дозволить закладам освіти суттєво скоротити використання паперу й інших ресурсів, а також уникнути дублювання інформації на електронному та паперовому носіях.

Документ повинен містити обов’язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи — автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

Багато документів мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним за формою, так і за змістом.

З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфікованими шляхом розроблення трафаретних текстів.

Установи здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

 

Загальні правила оформлення документів

1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12–14 друкарських пунктів або 8–12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

2. При оформленні застосовується шрифт: напівжирний шрифт великими літерами — для назви виду документа; напівжирний (прямий або курсив) — для заголовків та короткого змісту документа.

3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

«1» — для складових тексту документа, реквізиту «Додаток» та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

«1,5» — для складових частин реквізитів «Адресат» та «Гриф затвердження»;

«1,5–3» — для відокремлення реквізитів документа один від одного.

4. Власне ім’я та прізвище в реквізиті «Підпис» розміщується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) — 73 міліметри (28 друкованих знаків).

6. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів — для ім’я та прізвища реквізиту «Підпис»;

100 міліметрів — для реквізита «Гриф затвердження»;

10 міліметрів для абзаців у тексті;

0 міліметрів: для слів: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ»; для реквізитів: «Дата документа», «Короткий зміст документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», слово «Додаток», реквізити «Додаток» та слово «Підстава» запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті «Підпис», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» та для першого реквізита «Гриф затвердження», якщо їх в документі два.

8. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

9. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.

10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит «Підпис» повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.

11. QR-код розміром 21 на 21 мм розміщується в нижньому лівому куті першої сторінки документа.

 

Бланки документів

Організаційно-розпорядчі документи, що мають обґрунтовані підстави для опрацювання в паперовій формі відповідно до Інструкції з діловодства в електронній формі, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (210 х 148 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал. Документи повинні мати такі поля (міліметрів):30 - ліве;10 - праве; 20 - верхнє та нижнє.

Види бланків документів визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

Установи можуть застосовувати бланки документів як установи, так і структурних підрозділів, у разі, коли керівник підрозділу має право підписувати документи в межах його повноважень.

Бланки документів можуть виготовлятися в друкарні на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів (паперові бланки).

Види бланків у паперовій формі, що виготовлені друкарським способом, підлягають обліку та обліковуються згідно з інструкцією з діловодства установи.

 

 

Складення деяких видів документів

 

Накази (розпорядження)

Наказ — це правовий акт. За допомогою наказів документують управлінські рішення керівника підприємства, установи, організації, який діє на засадах єдиноначальності.

Накази становлять численну й важливу групу документів, з якими працюють майже кожен день. Шлях наказу до виконавця багатоетапний: складання, оформлення, погодження, підписання... Для кожного з процесів є певні закони, дотримання яких — запорука юридичної сили та достовірності наказів.

Накази (розпорядження) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основної діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових питань.

Проекти наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань у разі їх підготовки у паперовій формі та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому.

Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу яких стосується документ, бухгалтерської служби, іншими посадовими особами.

Уповноваженою особою юридичної служби обов'язково візуються проекти наказів нормативно-правового характеру, а також накази з кадрових питань.

Накази (розпорядження) підписуються керівником установи або державним секретарем міністерства (керівником апарату установи) з питань, що належать до його компетенції. У разі відсутності відповідного керівника накази (розпорядження) підписуються посадовою особою, яка виконує його обов'язки. Заборонено — проставляти правобічну похилу риску перед назвою посади, якщо керівник відсутній і наказ підписує інша особа.

Перед поданням на підпис нормативно-правового акта установи, який підлягає державній реєстрації, автор проекту друкує його із системи електронного документообігу установи разом із згенерованим системою електронного документообігу установи бланком, на якому візуалізується автоматично сформований QR-код.

На роздрукованому проекті акта установи вимагається лише проставлення власноручної візи уповноваженого представника юридичної служби, яким проведено юридичну експертизу зазначеного проекту.

Накази (розпорядження, постанови, рішення), які є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено такими наказами (розпорядженнями, постановами, рішеннями), але не раніше дня їх офіційного опублікування.

Наказ (розпорядження) оформлюється на бланку наказу (розпорядження). Зміст наказу (розпорядження) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...").

Текст наказу (розпорядження) з питань основної діяльності установи та адміністративно-господарських питань складається з преамбули і розпорядчої частини.

У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина починається із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ.

Розпорядча частина починається із слова "н а к а з у ю", а розпорядження - "з о б о в' я з у ю", яке друкується жирним шрифтом, після якого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи - його виконавці.

Наказ (розпорядження), яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

1) заголовок наказу починається із слів "Про внесення змін до наказу (розпорядження)..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина наказу (розпорядження) починається з пункту:

"1. Внести до наказу (розпорядження)... такі зміни:" у разі викладення змін у тексті наказу (розпорядження);

"1. Внести до наказу (розпорядження)... зміни, що додаються." у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

"1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...";

"2. Пункт 3 виключити";

"1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...";

"2) у підпункті 2 пункту 7 слова "у разі потреби" замінити словом "вимагається";

У разі видання наказу (розпорядження) про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого наказу, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів "Визнати таким, що втратив чинність,..." або "Скасувати..." відповідно.

Контроль за виконанням завдань (доручень), зазначених у наказі (розпорядженні), покладається на службу контролю.

Накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) оформлюються у вигляді індивідуальних і зведених наказів (розпоряджень). В індивідуальних наказах (розпорядженнях) міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

Зміст індивідуального наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття...". У зведених наказах (розпорядженнях) може застосовуватися узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

У тексті наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, установа - автор, дата, номер, повна назва.

Розпорядча частина наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу (розпорядження), і малими - його власне ім'я та текст наказу.

У кожному пункті наказу (розпорядження) з кадрових питань зазначається підстава для його видання.

Під час ознайомлення з наказом (розпорядженням) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

У наказі (розпорядженні) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У зведених наказах (розпорядженнях) з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених наказах (розпорядженнях) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

Спільний наказ (розпорядження) установ одного рівня оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу (розпорядження) повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО" ("ЗОБОВ'ЯЗУЄМО"). Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів (розпоряджень) повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

Накази (розпорядження) нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази (розпорядження) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

Копії наказів (розпоряджень) засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у електронній формі. У разі необхідності надсилання копії наказу установі, яка не є учасником системи взаємодії, їй надсилається копія у паперовій формі. У такому випадку складається список розсилки (лише щодо тих установ, яким надсилається у паперовій формі), що підписується працівником, який його склав.

 

Запрошення

Давно вже стали невід’ємним атрибутом ділового етикету. Існує багато варіантів письмових запрошень на різноманітні заходи — від лаконічних, ділових, шаблонних, які сотнями заготовляють для певної урочистості чи події, до персональних, художньо оформлених, розрахованих на конкретного адресата.

Щоб запрошенням не знехтували, а навпаки, були приємно здивовані, необхідно, щоб воно мало належний вигляд і зміст, було бездоганно акуратним і грамотним. При підготовці запрошення дуже важливо правильно визначитися з такими складовими: на чому воно має бути написаним, яким ми бути текст, як оформити запрошення.

Суто ділові (на конференцію, форум, з’їзд, нараду, презентацію, симпозіум, засідання тощо) пишуться на фірмових бланках. Для запрошення на культурно-мистецькі заходи часто виготовляють спеціальні художньо оформлені запрошення.

У тексті запрошення основною інформацією є хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мають, бути викладені чітко й недвозначно, щоб в адресата не виникало жодних сумнівів чи вагань: вони повинні працюватиме на зорове сприйняття (виділені великими буквами, іншим шрифтом, іншим кольором).

Стиль і оформлення запрошення буде визначатися трьома чинниками: характером відповідного заходу; рівнем ваших стосунків з адресатом; зацікавленістю в його присутності.

 

Заява

Вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси. Розрізняють два основних види заяв:

особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації, які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви бувають:

1. Зовнішні:

а) особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Реквізити заяви:

1. Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова).

3. Назва документа.

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

Для одержання додаткових авансів чи позик укладається заява-зобов'язання

У цьому документі крім обґрунтованого прохання про надання певної суми зазначаються гарантований термін і спосіб її повернення, відомості про постійне місце роботи й заробітну плату та дані особистого документа (паспорта).

Різновидами заяв також є позовні заяви, які подаються до суду.

Із набранням чинності нової редакції ЦПК України 15.12.2017 року суттєво змінився підхід законодавця до розуміння цивільного процесу, включаючи не тільки структуру, саму суть проваджень, процесуальний статус сторін та їх доказову діяльність, етапи перегляду судових рішень, а й основного документу – позовної зави.

Згідно з частиною другою статті 174 нового ЦПК України, позовна заява вважається заявою по суті справи, з поданням якої розпочинається судове провадження. 

Вичерпний перелік вимог з оформлення позову (заяви) викладено в частині 3 статті 175 ЦПК України. За замовчуванням, позовна заява повинна мати письмову форму та має містити наступні елементи: найменування суду, який є першою інстанцією; реквізити сторін; ціна позову; зміст кожної позовної вимоги; обставини і докази; досудове врегулювання; забезпечення доказів; опис документів (доказів); судові витрати; інформація про неподання іншого позову; доказ сплати судового збору.

У відкритому доступі є всі відомості щодо судів України розміщені на порталі Судової влади https://court.gov.ua/sudova-vlada/sudy/. Там же знаходиться інформація щодо стану розгляду справ.

 

Посвідчення

Є багатозначним терміном.

Посвідчення в українському законодавстві визнається документом, який надається для цілей ідентифікації та надання статусу як фізичним особам, так й фізичним об’єктам.

Посві́дчення — документ, що ідентифікує та підтверджує особу чи певні факти її біографії.

Посвідчення — документ, який засвідчує особу власника і дає його власникові деякі права та обов'язки. Наприклад, водійське посвідчення, посвідчення особи, пенсійне посвідчення, службове посвідчення працівника.

Посвідчення– документ, що свідчить про факти діяльності, повноваження громадян.

Як правило, посвідчення містить наступні реквізити:

• назва установи, що видала посвідчення;
• назва виду документа, його номер;
• реквізити тієї організації, яка його видала;
• прізвище, ім'я, по батькові особи, якій воно видане, посада;
• фотографію власника;
• відомості про права та обов'язки, які надаються власнику;
• термін дії;
• підпис керівника;
• печатка установи;
• дата видання.

Наразі підготовлено Проект Закону України «Про документи України, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України, дають право на виїзд з України та в‘їзд в Україну».

Цей Закон визначає види документів України, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України, дають право на виїзд з України та в‘їзд в Україну, інформацію, яка в них вноситься, обов’язки осіб, на ім’я яких видані такі документи, та врегульовує питання щодо їх оформлення, видачі, обміну, повернення, вилучення, знищення, визнання недійсними.

Документи України, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України, дають право на виїзд з України та в‘їзд в Україну, є власністю України.

Форму, технічний опис бланків документів України, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України, дають право на виїзд з України та в‘їзд в Україну, їх зразки, порядок виготовлення, зберігання, обліку та знищення визначає Кабінет Міністрів України з урахуванням стандартів та рекомендацій Міжнародної організації цивільної авіації (IKAO) та Міжнародної організації стандартизації (ISO).

Бланки документів України, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України, дають право на виїзд з України та в‘їзд в Україну, є документами суворої звітності.

У ці документи вноситься така текстова та графічна інформація: назва держави; реквізити документа; прізвище, ім'я; стать; громадянство; дата народження; місце народження; відцифрований образ особи; відцифрований підпис особи.

Така інформація відтворюється і на безконтактному електронному носії, містить машинозчитувальну зону.

У посвідчення громадянина України вносяться такі реквізити: вид, номер та серія, дата та місце видачі, найменування органу (посадової особи), який видав документ.

На безконтактному електронному носії, відтворюється також і додаткова біометрична інформація про відбитки вказівних пальців рук осіб, що досягли дванадцятирічного віку.

Паспорт громадянина України є документом України, що посвідчує особу, підтверджує громадянство, під час перетинання державного кордону України та перебування за кордоном і дає право на виїзд з України та в’їзд в Україну. Кожен громадянин України має право на отримання паспорта громадянина України.

Паспорт громадянина України містить напис державною та англійською мовами "Паспорт громадянина України є власністю України" і текст: "Іменем України Міністр закордонних справ України просить усіх, кого це може стосуватися, всіма можливими засобами полегшити поїздку пред'явника паспорта, подавати йому необхідну допомогу та захист".

Посвідчення громадянина України є документом України, що посвідчує особу, підтверджує громадянство на території України.

Кожен громадянин України, який досяг шістнадцятирічного віку має право на отримання посвідчення громадянина України.

У посвідчення громадянина України замість відцифрованого образу особи вклеюється фотокартка, а підпис особи не підлягає відцифруванню.

 

 

 

Протоколи

Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ).

Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:

1. Скорочені - містять назву обговорюваних питань, прізвища доповідачів та виступаючих і прийняті рішення.

2. Повні - в тексті яких окрім рішень, коротко записують виступи доповідачів та виступаючих та інших учасників зборів, нарад, засідань, конференцій.

3. Стенографічні - всі виступи записують дослівно.

У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, колегіями, дорадчими органами, робочими групами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

Протокол оформлюється на офіційному бланку колегіального органу або на чистому аркуші паперу формату А4 (210 × 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній день засідання. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо. У реквізиті «місце засідання» зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власне ім’я голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб. У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власне ім’я присутніх постійних членів колегіального органу, потім — запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу. Вступна частина включає порядок денний — перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини. Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про     ».

Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціал імені кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».

Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад, прізвища та власного імені промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк. Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.

Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Протоколи, що складаються в електронній формі відповідно до інструкції з діловодства установи або рішення колегіального органу. У разі ведення аудіовізуальної фіксації засідання відповідний запис підписується кваліфікованим електронним підписом секретаря колегіального органу або уповноваженої особи та додається до протоколу. Протоколи та витяги з них засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою установи, яку накладає служба діловодства, і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам.

Схема складання витягу з протоколу: Відомство; Найменування підприємства; ВИТЯГ З ПРОТОКОЛА; Дата          , №      ; Місто        Найменування протоколу; ПОРЯДОК ДЕННИЙ; 1.                                   Доповідач                                      ; 2. СЛУХАЛИ:;ПОСТАНОВИЛИ: Голова (підпис) Ініціали, прізвище; Секретар (підпис) Ініціали, прізвище; Вірно: Інспектор (підпис) Ініціали, прізвище Дата

 

Довідка

Документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.

Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію – керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.

Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.

Основні реквізити довідки: код підприємства, код форми документа; реквізити штампа загального бланку; назва виду документа; дата; індекс; заголовок до тексту; адресат; текст; відмітка про наявність додатків (якщо є); підпис; відмітка про направлення до справи.

В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.

 

Листи

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні. На службову переписку приходиться 80% від загального обсягу документації організації.

Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна — обґрунтування позиції установи, в заключній — висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою.

Абзац пункту та підпункту починається з відступу від лівого поля сторінки без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо). Кожна структурна одиниця нормативно-правового акта (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка. Визначення термінів у нормативно-правовому акті наводяться в алфавітному порядку і в називному відмінку.

У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, службовий лист оформлюється у паперовій формі на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовується бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на документ, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа) та особисте звертання (у разі потреби), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що...", або від третьої особи однини - "міністерство інформує...", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".

Службові листи підписуються відповідно до інструкції з діловодства установи. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

Службовий лист у паперовій формі візує автор документа, керівник структурного підрозділу установи, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) керівники заінтересованих структурних підрозділів установи, а також заступник керівника установи, який координує роботу структурного підрозділу установи, в якому створено відповідний лист.

Службовий лист в електронній формі оформлюється на бланку, автоматично згенерованому системою електронного документообігу установи.

Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути якомога ширшою.

Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим

Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям.

Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”, “Направляємо...”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються.

Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному адресатові.

Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова “підтверджувати”.

Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів.

Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.

Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування.

Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них.