"Методологія профорієнтаційної роботи в процесі виховання" (на прикладах)

Администратор - это кто?

Современный потребитель очень требователен к качеству предоставляемых ему услуг. Потому эта сфера постоянно совершенствуется. Все большую популярность приобретает должность администратора.

Так, на сегодняшний день большинство магазинов, клубов, салонов имеют в своем штате такого сотрудника. Клиенты охотнее посещают заведения, где работает такой специалист. Ведь к администратору заведения всегда можно обратиться за помощью, задать интересующие вопросы и решить конфликтную ситуацию.

Администратор – многогранная специальность, в связи с этим перечень качеств, которыми он должен обладать, довольно обширен.

Особенности профессии

Слово «администратор» происходит от лат. administrator «распорядитель, руководитель, наместник», от глагола administrare «помогать, прислуживать, исполнять, заведовать».

Администратор – это должностное лицо, работа которого связана с управлением государственной либо коммерческой организацией.

Администратор − должность квалифицированного специалиста, который руководит людьми и производственными процессами учреждения, а также распоряжается собственностью компании в ее же интересах.

Такой сотрудник по праву считается главным помощником директора. Поэтому требования к его умениям, навыкам и личностным качествам предъявляются высокие.

По мнению многих работодателей, хороший администратор – это тот, кто:

- является профессионалом в области экономики и менеджмента;

- разбирается в документоведении;

- умеет обрабатывать информацию на компьютере;

- искусно владеет навыками общения;

- имеет высокие организаторские способности;

- обладает такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, толерантность, способность убеждать.

Профессиональные обязанности администратора

К таковым относят:

Обеспечение качественного обслуживания клиентов, создание комфортных условий для них.

Предоставление посетителю нужной информации, что касается ассортимента услуг, акций, возможных бонусных программ.

Ведение документации (запись на прием, заполнение базы клиентов и т.д.).

Обеспечение общественного порядка (принимает меры в случае конфликтных ситуаций, рассматривает жалобы клиентов, следит за дисциплиной сотрудников).

Контроль за поддержанием чистоты в помещении, соблюдением норм санитарии.

Информирование руководства о недостатках в обслуживании.

Выполнение поручений начальника.

Администратор – это нужный человек во многих направлениях предпринимательской деятельности.

Работа администратором у артиста предполагает установление связи с публикой, планирование графика его работы, организацию встреч, контроль за пиаром и рекламой, решение вопросов быта.

История профессии

В те времена, когда люди посещали корчмы и таверны вместо ресторанов и баров, а постоялые дворы и трактирами играли роль придорожных гостиниц, и взяла начало профессия администратора. Вся работа по управлению заведением и приему постояльцев ложилась на плечи его хозяина.

Со временем появилось понятие «заведующий», на которого возлагались обязанности распорядителя.

Официальное упоминание о должности администратора зафиксировано в 1995 году и отмечено в классификаторе профессий.

Плюсы и минусы

Самый главный минус профессии в постоянном контакте с конфликтно настроенными людьми. Всегда приходится быть улыбчивым и приветливым, даже если на душе кошки скребут.

Много времени нужно проводить на ногах.

Необходимость держать в голове многочисленные задачи производственного процесса.

Плюсы должности: востребованность и универсальность профессии; возможность видеть результат своей работы; развитие коммуникативных навыков в процессе общения с людьми; необходимость постоянно совершенствоваться, посещая тренинги и занимаясь самообразованием.

Требования к профессии администратора

На этой должности работодатели видят: терпеливых и выдержанных людей; уверенных и решительных лидеров. На должность администратора берут тех, кто может держать все под контролем и умеет организовать свое время и работу вверенного ему персонала. Зачастую рекрутеры требуют наличие опыта работы от 1 до 2 лет.

Должностные обязанности

Список общепринятых обязанностей администратора зависит от рода его деятельности. Администратору частной клиники приходится заниматься обслуживанием клиентов: отвечать на звонки, вести амбулаторные карты, брать расчет с клиентов. Работник должен выполнять все задачи, поставленные руководством от отправки факса до решения серьезных вопросов.

Специалист в области административно-управленческой деятельности решает производственные вопросы, заполняет служебную документацию и предоставляет необходимую информацию посетителям и сотрудникам, работает с органами контроля работы учреждения.

Администратор в гостинице знает ответы на все вопросы относительно деятельности компании, ведает акционными предложениями. В его обязанности входит выдача ключей посетителям. Другими словами, администратор обеспечивает бесперебойную работу компании или организации и контролирует трудовую дисциплину.

Ответственность

Спросят с администратора абсолютно за все что он делал, и чего не делал. Он должен следить и за работой персонала и за зал, офис или салон. Администратор также несет ответственность за сохранность материально-технических ценностей. Если кто- то из персонала испортил имущество, виновным останется администратор.

Полномочия

Администратор имеет право требовать от руководства создания должных условий труда. Должность позволяет вносить предложения по совершенствованию работы предприятия. Распорядитель имеет право самостоятельно принимать решения относительно производственных вопросов и разрешению конфликтных ситуаций в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Рабочая смена распорядителя обычно начинается гораздо раньше часов работы самого учреждения, а заканчивается намного позже его закрытия. Пост администратора обычно достается женскому полу, хотя мужчинам не запрещено занимать данную должность.

Профессиональные навыки и умения

В резюме на должность администратора будет целесообразно указать: умение общаться с посетителями; организаторские навыки; работу с оргтехникой и бухгалтерскими программами; уровень знания иностранных языков; понимание специфики работы учреждения и умение обеспечить его жизнедеятельность; навыки оформления рекламы в Интернете и других источниках информации; знания техники управления персоналом.

Личные качества администратора

Кроме того, сильными сторонами человека могут стать: грамотная речь и стрессоустойчивость; общительность и интерес к работе; внимательность и доброжелательность; инициативность и аккуратность; решительность и эрудированность. Хороший специалист, прежде всего, должен обладать организаторскими способностями.

Где работать администратору

Сотрудники такого рода могут быть распорядителями в гостиницах и отелях; частных клиниках и салонах красоты; медицинских центрах и офисах; в автосалонах и косметических салонах. Должность востребована в социальных заведениях с большим количеством посетителей: кафе, рестораны, спорткомплексы, клубы, крупные магазины.

Сфера торговли

Торговля – очень древний род занятий людей. А умение продавать – полезный навык. Сегодня каждое торговое предприятие хочет быть конкурентоспособным. Для этого уже мало просто иметь качественный товар, нужно уметь его предложить покупателю. Такую функцию зачастую выполняет администратор магазина. В обязанности этого должностного лица входит управление работой торгового зала. Он должен осуществлять контроль за приемом и сдачей товаров, своевременностью появления продукции на прилавках, витринах магазина, проверять качество, срок годности всего ассортимента. Чтобы привлечь клиентов, управленец может заключить договор с компанией на BTL-услуги. Такая реклама товаров в виде дегустаций, презентаций новинок повышает рейтинг предприятия, а инициатор получает законную премию. Также администратор магазина старается не пропустить интересные промоакции. Потому что в результате предприятие получит выгодную бонусную поставку. А она лишней не бывает, так как иногда магазин несет убытки из-за воровства, просрочки товаров.

В зависимости от торгового предприятия администраторы подразделяются на:

• администраторов торгового зала, контролирующих все, что происходит в торговом зале (организующих работу продавцов);

В больших гипермаркетах администратора торгового зала иногда называют менеджером торгового зала.

• администраторов-«хозяйственников», наделенных более высокими полномочиями, решающих более сложные задачи, занимающихся организацией продаж на более высоком уровне.

Например, руководят работой по организации мерчендайзинга (merchandising в пер с англ. – искусство торговать, искусство сбыта). Ведь по статистике, покупатель, выбирая товар, только на 20% ориентируется на основные потребительские свойства продукции и на 80% - на ее окружение (бренд, цена, дизайн, торговый сервис, удобство совершения покупки и многое другое).

Для привлечения покупателей в магазин  администратор заключает договоры с заинтересованными компаниями на BTL – услуги (дегустации, презентации образцов новой продукции, раздача рекламных листовок, сэмплинг и др.) Такая деятельность администраторов прописана в должностных инструкциях и при достижении плановых показателей продаж ежемесячно или ежеквартально премируется.

Администраторы магазинов охотно участвуют в различных промоакциях, так как знают, что магазин получает за участие бонусную поставку, которая покрывает случаи воровства в торговом зале и компенсирует убытки, которые по результатам ревизии оплачивают работники торгового зала.

В столице республики администраторы торгового зала работают в продуктовых и промышленных магазинах со средним объемом продаж.

По сути, работа  администратора – организация бесперебойной работы торгового зала.

В функции администратора входит осуществление работы по организации эффективного и культурного обслуживания покупателей, созданию для них комфортных условий, консультирование покупателей по вопросам, касающихся оказываемых услуг, поддержание на рабочих местах атмосферы доброжелательности и т.д.

Он контролирует приемку–сдачу товаров на склад, своевременную подачу товаров в торговые секции, работу касс, проверяет качество, сроки годности товаров, проверяет наличие маркировок, легко читаемых ценников на товарах, наличие в доступных для покупателей местах книг жалоб и предложений.

Администратор обеспечивает общий контроль за сохранностью товаров, торгового оборудования, за своевременным проведением инвентаризации товаров, торгового оборудования и прочего имущества.

Принимает меры по ликвидации  конфликтных ситуаций. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием покупателей, проводит необходимые организационно – технические мероприятия. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании покупателей, принимаемых мерах по их ликвидации.

Практически все рабочее время администратор проводит в торговом зале, стоя на ногах, поэтому для него важно обладать физической выносливостью и высокой работоспособностью.

Для успешной работы с людьми специалист должен обладать эмоциональной устойчивостью.

Зачастую администратор организует выкладку товаров, поэтому ему необходим хороший глазомер и координация движений.

Специалист должен владеть обширным запасом знаний о товарах, разбираться в их потребительских характеристиках. Для этого ему необходимо иметь хорошую оперативную и долговременную память.

Администратор работает в торговом зале, наблюдает за выкладкой товара, его продажей, контролирует действия покупателей, поэтому для успешной деятельности у него должно быть хорошее внимание.

Для работы администратору необходимо уметь видеть зал, планировать расположение товаров на полках и стеллажах. Этому помогает развитое наглядно-образное мышление. Для решения конкретных задач в условиях  производственного процесса ему необходимо практическое мышление.

По мнению опрошенных специалистов, администратор должен обладать хорошими организаторскими и коммуникативными способностями, уметь планировать свою деятельность и деятельность подчиненных Он должен быть ответственным и исполнительным, принципиальным и требовательным.

Прежде всего, ему надо устанавливать контакт с покупателями. Они все разные, непохожие друг на друга: мужчины и женщины; пожилые и молодые; разговорчивые и не очень; раздражительные и сдержанные; расчетливые и расточительные; торопливые и медлительные; решительные и неуверенные… Схожи они лишь в одном: все они делают покупки. Важно уметь разбираться в мотивации и поведении покупателя, чтобы, так сказать, «облегчить покупателю дорогу в кассу» - убедить сделать покупку, разрешить при необходимости возникший конфликт. Поэтому администратор должен владеть навыками коммуникации (общения), суггестивными способностями (дар внушения), красноречием, артистизмом.

В работе он должен показывать пример другим сотрудникам, продавцам. Ему как актеру, невзирая на душевное настроение, нужно ежедневно «входить в роль» - быть ровным, приветливым, доброжелательным. Другие роли ему противопоказаны.

Администратор должен владеть собственным голосом, потому что важно не только то, что он говорит, но и то, как он это говорит. Тихим, монотонно звучащим голосом довольно трудно в чем-то убедить клиента, а чересчур громкая речь может раздражать,  казаться навязчивой. Важно уметь выделять голосом наиболее значимые слова. Темп речи работника должен соответствовать темпу речи клиента: если он не совпадает, то половину сказанного клиент «пропустит мимо ушей».

Не менее важное значение имеет и речевой этикет, который использует администратор при обслуживании клиента.

Большое значение в работе администратора имеет внешний вид.

«Белая блузка, черные брюки, фирменная косынка, бейдж и доброжелательная улыбка – в такой форме я работаю в торговом зале», - рассказывает администратор торгового зала универмага.

Желательно, чтобы администратор обладал презентабельной и привлекательной внешностью.

Медицинские противопоказания. Работа противопоказана лицам, страдающим хроническими инфекционными заболеваниями и бактерионосительством, болезнями кожи, опорно-двигательного аппарата и сердечно-сосудистой системы, снижением слуха и зрения

Сфера развлечений

Администратор клуба – это управленец, представительское лицо, на котором лежит ответственность за качество досуга клиентов. Данный специалист должен контролировать три направления – клубное помещение, работников, клиентов. Хороший администратор понимает важность стильного оформления и чистоты зала. А также примыкающей территории снаружи. В подчинении администратора находятся работники кухни, официанты и бармены, техперсонал, охранная служба. Управленец обязан следить за тем, чтобы все они соблюдали правила дисциплины, нормы гигиены и санитарии. Если, к примеру, клиент обнаружит в своем блюде волос, то это будет виной администратора, так как он не проконтролировал свой персонал. Управляющий клубом обязан вежливо встретить посетителей, сопроводить их к столику и рассказать о возможных услугах заведения. В случае большого количества гостей он может поручить это опытному официанту. Если возникают конфликтные ситуации или клиент предъявляет претензии касательно качества сервиса, администратор должен деликатно выслушать и принять меры для разрешения проблемы.

Сфера индустрии красоты

Работа в этой сфере не так проста, как кажется. Администратор в салон красоты подбирается не только по уровню профессионализма, но и по внешним данным, ведь он будет «лицом компании». Именно его в первую очередь видят клиенты и по нему судят об уровне услуг салона. Администратор приветствует посетителей. Он помогает подобрать процедуры, советует обратить внимание и на дополнительные услуги фирмы. Также он занимается денежными расчетами, координирует работу других специалистов салона. Каким бы ни было направление деятельности фирмы, администратор – это прежде всего квалифицированный специалист с отличными способностями к организации и самоорганизации.