Наукова розробка "Застосування новітніх комп’ютерних технологій у сфері управління інформаційно-документаційними процесами"

Застосування новітніх комп’ютерних технологій у сфері управління інформаційно-документаційними процесами

Багаторічні зусилля, спрямовані на вирішення задачі швидкого й  своєчасного пошуку необхідного документу, зумовили виникнення на початку 80-х  рр. концепції електронного документа. 

Поява першого графічного  інтерфейсу користувача і технології обробки зображень наприкінці 80-х прискорило  поширення концепції електронного документа і її подальший розвиток, особливо це стосувалося розробки різноманітних підходів для переведення великої за обсягом інформації  на паперових носіях в електронну форму.  

За короткий термін концепція електронного документа була вдосконалена від звичайного графічного образу документа до ідеї управління  документами.   Ідея маніпуляції інформацією в електронній, а не в паперовій  формі стала узвичаєною. Тільки за даними американської компанії Delphi Consulting Group обсяг  електронної текстової інформації в офісах подвоюється кожні три роки. 

На початку 90-х років виникли технологічні розробки, пов'язані з  індексацією й пошуком документів, що використовують результати,  отримані в галузі нейронних мереж і штучного інтелекту. Вони дозволили  сформулювати принципово нові концепції побудови систем управління неструктурованою інформацією в електронному вигляді. 

Електронний документ являє собою форму, вигляд якої подібний  звичайному паперовому документу й обробка якої відбувається за допомогою послідовного застосування взаємозалежних технологій у межах так  званих систем управління електронними документами - Electronic Document  Management Systems (EDMS).

Системи EDMS, що працюють переважно  на розподілених архітектурах, реалізують і використовують різноманітні  комбінації технологій збирання, індексування, збереження, пошуку й перегляду  електронних документів. 

 Нині ринок систем EDMS пропонує більш 500 програмних  продуктів.   Згідно з прогнозами часопису “SIGNAL Magazine”, обсяг  внутрішнього ринку США систем EDMS найближчим часом сягатиме 6 мільярдів доларів і буде зростати. 

Система електронного документообігу являє одну з найважливіших  складових корпоративної інформаційної системи і відповідає за управління процесами введення документів у систему, їх збереження, пошуку, маршрутизації, обробки, збирання та аналізу інформації про поточний стан виконання ділових  та адміністративних процедур. 

 Сучасна інтегрована система управління електронними документами  має бути розрахована на “синергетичний ефект”, при якому ефективність  її використання для організації в цілому значно перевищує суму усіх  локальних ефектів і поліпшень, отриманих від автоматизації окремих  операцій. 

Системи документообігу, на думку спеціалістів, беруть свій початок із кінця 19 сторіччя, коли з'явилися фотоапарат і плівка, тобто коли виникла можливість створювати зменшені копії документів.

Шпигунські технології зазнали процесу конверсії і стали застосовуватися для створення мікрографічних архівів документів. 

 Мікрофіша створила реальний якісний прорив у вартості збереження і копіювання документів, але, із точки зору швидкості пошуку і колективного використання документів, показники   залишилися на рівні паперових документів. 

Виникнення комп'ютерних систем із колективним доступом дозволило здійснити технологічний прорив і в цій галузі.   Відбулася трансформація від мікрографічних документів до електронних образів паперових документів, від мікрографічних систем до, так званих,  imaging-систем.  

Розширена система пошуку, можливість мати доступ до одного документа декільком користувачам одночасно, можливість віддаленої і розподіленої роботи при незначній собівартості зберігання й копіювання інформації зумовили тенденцію заміни мікрографічних документів на електронні. 

З часом обладнання та програмне забезпечення вдосконалювалися - виникали усе більш швидкісні і невибагливі до якості паперового документа сканери; спеціальні плати, що дозволяють прискорити процес друкування; масиви зберігання інформації, такі як оптичні й магнітооптичні роботизовані бібліотеки. 

Imaging-системи дали поштовх розвитку систем розпізнавання машинописних і рукописних символів. З’явились перші системи workflow [14], призначені для організації процесу впровадження паперових документів в електронний архів. Надалі вони поширилися на бізнес-процеси (офісну діяльність) організацій та підприємств. 

На початку 90-х рр. було створено ще один новий клас систем для управління електронними документами, що відрізнялися від образів документів.  Переважно це були файли текстових процесорів. Запити на подібні рішення надходили від федеральних агентств і юридичних компаній.

Розвиток функціональності, наприклад, додавання засобів роботи з образами документів, сприяли тому, що сучасні системи управління стали перевершувати за функціональними можливостями imaging-системи. 

При цьому їхня вартість була приблизно удвічі менша.   Крім функцій збереження й пошуку, властивих imaging-системам, у системах управління документами з'явилися засоби, що дозволяють контролювати життєвий цикл документа.  

Іншими словами, на відміну від своїх попередників, системи управління документами орієнтовані на роботу з динамічними документами. 

Основні вимоги до систем електронного документообігу: 

• Масштабуємість - розуміється як вимога до системи підтримувати будь-яку кількість користувачів і мати можливість нарощувати потужність за рахунок потужності апаратного забезпечення, на якому вона встановлена.  

Реалізація цієї вимоги може бути забезпечена за допомогою використання індустріальних систем управління базами даних таких компаній, як Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, що існують практично на всіх можливих програмно-апаратних платформах, забезпечуючи таким чином максимально широкий спектр продуктивності. 

• Розподіленість - трактується таким чином: основні проблеми при роботі з документами виникають у територіально-розподілених організаціях, тому архітектура системи  документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених об’єктів (або автоматизованих робочих місць). Причому вони можуть бути об'єднані найрізноманітнішими за швидкістю та якістю каналами зв'язку.   Також архітектура системи має забезпечувати взаємодію з віддаленими користувачами. 
• Модульність - розуміється як здатність системи складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою. Тобто не завжди потрібне впровадження всіх компонентів системи документообігу, а коло задач, що мають бути розв'язані, можуть бути менше усього спектру задач документообігу. 
• Відкритість.  Система документообігу повинна мати відкриті інтерфейси для можливої доробки та інтеграції.  Інакше кажучи,  така система не повинна існувати у відриві від інших прикладних задач.  Наприклад, часто потрібно інтегрувати її з прикладною бухгалтерською програмою.

Як і будь-яка сфера людської діяльності, процеси та операції, що виконують системи електронного документообігу, потребують стандартизації.  

Один з основних стандартів, призначених для передачі й представлення електронних документів, орієнтованих на діловодство (бланки, накладні, листи, звіти й ін.) є стандарт ISO 8613 part 1-6, Information Processing - Text and Office Systems - Office Document Architecture (ODA) and Interchange Format (ODIF).

Стандарт ODA має два основних призначення:  

1. Це метод опису електронного представлення документа, включаючи усі види інформації (текст, графіка, таблиці), що є вхідними в нього. Такий структурний опис називається архітектурою документа. 
2. Представлення змісту структурованої інформації у вигляді, зручному для автоматизації обміну між текстовими процесорами, робочими станціями, лазерними принтерами і т.д.   Кодування ODA для обміну між таким обладнанням здійснюється у послідовному форматі ODIF, що зручно для використання у комунікаційних середовищах. 

Крім різноманітних версій основного стандарту ODMA (Open Document Management API), розробляються і багато інших, наприклад, такі як: стандарти тільки для workflow-систем (така специфікація має назву WorkFlow Coalition API); або стандарти тільки для роботи з образами документів, що забезпечують уніфікацію форматів, що використовуються (формат TIFF Group IV, формат, розроблений компанією Adobe - PDF). 

Російські спеціалісти пропонують такий варіант класифікації програмних продуктів, поданих на ринку систем автоматизації діловодства у 1997 р.

1. Засоби автоматизації карткового обліку паперового діловодства («Дело- 96», «Золушка»).  
2. Системи обміну електронними документами («1С Документооборот», Exchange).  
3. Системи керування електронними документами (DOCS Open, Excalibur EFS). 
4. Системи автоматизації ділових процесів (Action Workflow, WorkRoute, FormFlow). 
5. Засоби автоматизації карткового обліку безпапірового діловодства (OfficeMedia). 
6. Продукти суміжних галузей, що нарощують базові можливості систем діловодства (FineReader, Stylus). 
7. Продукти, що адаптують базові можливості західних систем до особливостей російської мови (Bit Full Text Retrieval). 
8. Повнофункціональні системи автоматизації всіх задач паперового й безпаперового діловодства російською мовою (PowerDOCS).

У діяльності багатьох державних, акціонерних і приватних підприємств виникає необхідність обробки структурованих і неструктурованих форм документів, виконаних на папері. 

Звичайно, під цим розуміється початкове введення інформації з паперового документа в інформаційну систему організації і, потім, власне опрацювання даних у СУБД і прикладних інформаційних систем. 

З ростом кількості документів зростає і проблема із застосуванням засобів для обробки великих обсягів даних в обчислювальних системах. 

Технологія обробки документів визначається такими чинниками, як вид документа й вимоги його життєвого циклу та особливості роботи окремих установ. 

Основу такої системи повинна складати відповідна організація програмного забезпечення, що дозволяє вирішувати широке коло задач обробки документів, незалежно від специфіки діяльності окремого закладу. 

Система повинна бути зручна в адмініструванні й експлуатації.  З іншого боку, у будь-якій такій системі має бути передбачена можливість для основних виконавців самим здійснювати програмування маршруту проходження й режими обробки того чи іншого документа.

Завдання, що вирішують системи документообігу і потрібна для цього система автоматизації, визначаються стадією життєвого циклу документа, який необхідно підтримувати.

Життєвий цикл документу складається з двох основних стадій:

1. Розробка документу, що може включати власне розробку змісту документу, оформлення документу, затвердження документу.
2. Стадія “опублікованого” документу, яка може містити: активний доступ, архівний документ короткострокового і довгострокового збереження, знищення документу.

У тому випадку якщо документ перебуває у стадії розробки, він вважається неопублікованим, і права на нього визначаються правами доступу конкретного користувача.  Коли документ переходить на другу стадію, він вважається опублікованим, і на нього залишається тільки одне право - доступ на читання. 

Залежно від конкретної стадії життєвого циклу документа, системи підрозділяються на:

• статичні архіви документів (або просто архіви) - системи, що обробляють тільки опубліковані документи; і
• динамічні архіви (або системи управління документами) працюють як з опублікованими документами, так і з тими, що знаходяться у розробці. 

 Архівна система (або архів) організації розуміється як комплекс програмного й апаратного забезпечення, призначений для вирішення перерахованих нижче задач: організація збереження електронних документів, а також їх облік та контроль, включаючи такі операції, як: видача документа, його повернення й ін.; організація пошуку документів; забезпечення захисту документів від несанкціонованого доступу й аудит роботи; можливість перегляду документів (без завантаження прикладних програм); підтримка анотування документу.

Такі задачі реалізує як статистичний, так і динамічний архів.

Як характерний приклад реалізації статистичного архіву може служити стандартна imaging-система WaterMark, PaperWise, ImagineWise.

Для динамічних архівів додатково мають бути реалізованими такі обов'язкові функції: підтримка колективної роботи з документом, що виражається  забезпеченням цілісності документів; підтримка роботи зі складовим документом, тобто  таким, що являє собою сукупність інших документів.

За своїми характеристиками він аналогічний простому, у нього об'єднують документи за допомогою декількох типів зв'язків; поширення опублікованих документів (або через систему електронної пошти, або через Інтернет); розширений спектр прав доступу до документа, як-то: на редагування, на публікацію, на зняття публікації, на створення нової версії.

При організації систем електронного документообігу однією зі складових є система маршрутизації й контролю виконання, яка оперує документами, що зберігаються в архівній системі. 

При організації систем маршрутизації застосовують два основних підходи:

1). Документоорієнтований; при якому документ розглядається як головний об'єкт системи і маршрутизується саме він, а всі інші параметри маршрутизації асоціюються винятково з документом.

2). Другий підхід орієнтований на роботу, і його основний об'єкт - робота - до якої може бути прикріплений різноманітний список об'єктів, включаючи документи. 

Цей підхід - більш загальний, може бути реалізований і без документів.

Практично в будь-якому бізнесі, пов'язаному з обслуговуванням клієнтів, а також у діяльності державних органів, зайнятих збиранням даних про фізичні і юридичні особи, виникають стандартні форми. 

Це можуть бути: платіжні доручення, податкові і митні декларації, анкети персоніфікованого урахування громадян, страхові і статистичні анкети, форми комунальних платежів, бланки перепису населення й анкети для проведення виборів, усілякі опитувальники, що поширюються фірмами для з'ясовування рівня попиту на запропоновані товари й послуги, платіжні форми, сліпи з пластикових карт і т.д.

Як приклади основних галузей застосування систем обробки форм, що визначаються спектром зарубіжних (американських, переважно) бізнес-пропозицій, можна привести такі: обробка факсів, податкових декларацій і платіжних доручень по оплаті податків, транспортних документів і накладних, гарантійних талонів і реєстраційних карт, рахунків на оплату у медицині, запровадження замовлень на товари, маркетингових досліджень і опитувань.

Проблема запровадження стандартних форм є суттєво складнішою, ніж, наприклад, використання неструктурованих документів, хоча у обох випадках є багато схожого. 

До основних технологій, які використовуються у електронному документообігу, відносяться: сканування; фрагментація документа на елементи з різноманітними властивостями (графіка, текст, таблиці, поля форми і т.д.); розпізнавання OCR/ICR/OMR; контекстний аналіз результатів розпізнавання (автоматичний і інтерактивний при участі оператора); зберігання даних у потрібному форматі.

У більшості систем обробки форм втручання людини потрібно на таких етапах, як: 1) заповнення форми; 2)підготування документа до автоматичної обробки; 3) сканування; 4) опрацювання виняткових ситуацій (коли оператор виконує ідентифікацію відсканованого образу документу, який не змогла ідентифікувати система); 5) редагування даних і підтвердження достовірності їхньої обробки.

Ефективність перших трьох етапів може бути значно підвищена при грамотному дизайні форм.

Системи управління електронними документами призначені для автоматизації усього комплексу робіт із документами як створеними в конкретному закладі, так і з тими, що надійшли ззовні: введення документів у систему, реєстрація, розподіл і розсилання, редагування і модифікація, оперативне збереження й архівація, пошук і перегляд, витяг і відтворення, контроль виконання, розмежування доступу, довідкова служба та ін.   Суттєвим моментом є забезпечення групової (кооперативної) роботи з документами. 

При впровадженні систем у практику роботи закладу ставляться такі основні цілі:

- підвищення продуктивності праці; підвищення оперативності у роботі з документами;

- поліпшення якості підготовки, обробки й відтворення документів;

- скорочення кількості непотрібних документів і непотрібних розсилань;

- поліпшення організації контролю за прямуванням і виконанням документів;

- розширення можливостей довідково-інформаційного обслуговування.

Розробка конкретної системи управління документами або настроювання покупної системи повинні здійснюватися на основі системного аналізу діяльності закладу, у результаті чого визначаються: основні задачі, рівні організаційної структури, групи користувачів і їхні інформаційні запити, етапи життя документів і відповідальні за них служби, схема функціонування системи, склад і структура бази даних, форми представлення вхідної інформації і вихідних документів.

Конкретний зміст і важливість задач таких систем визначаються на основі аналізу моделі діяльності закладу.  У загальному випадку модель діяльності закладу може бути подана як організована сукупність взаємозалежних процесів (ділових процесів його персоналу). 

До них відносять: процеси обслуговування клієнтів закладу, процеси адміністративно-управлінської і господарської діяльності, організацію фінансових розрахунків, організацію й супровід документообігу, інформаційно-аналітичне забезпечення й ін. процеси.

Системи управління документами одного закладу об'єднуються в єдину систему, структура якої має відбивати організаційну структуру даного закладу.

 Для функціонування такої системи створюється й використовується загальне транспортно-комунікаційне середовище, наприклад, Інтернет/Інтранет, яке дозволяє здійснювати обмін електронними документами як усередині підрозділів, так і між підрозділами закладу.

Таке середовище є основою для ефективного доступу до інформаційних ресурсів і систем закладу, а також до ресурсів і систем родинних і вищих організацій.  

Інтранет закладу може містити ряд віртуальних підмереж різноманітних підрозділів із різним ступенем захисту в залежності від специфіки їх роботи.  Вихід в Інтернет здійснюється, як правило, з урахуванням вимог забезпечення безпеки роботи закладу.

Незалежно від конкретних підрозділів, у цілому по закладу для роботи з документами, як правило,  виділяються три рівні користувачів:

1) керівництво,

2) канцелярія,

3) виконавці.

Кожний користувач системи на своєму рівні приймає рішення щодо подальшого просування документів. 

Йому необхідно надати зручний графічний інтерфейс, за допомогою якого він може вибрати для документів, які йому потрібні, певну “маршрутну карту” з описом етапів обробки цих документів.

Вхідні й вихідні документи підрозділяються та такі види, як:  лист, указ, наказ, розпорядження, постанова, заява, договір, звіт, запит, платіжне доручення, кошторис, довідка, акт, рішення, зведення, рахунок, протокол, клопотання, службова записка, оповіщення, протест, касаційна скарга, угода і т.п. 

Цей перелік дає уявлення про ті документи, що повинні бути опрацьованими (або обробленими) у такій системі.  Він може бути розширений шляхом додавання нових записів у таблицю видів документів. 

Прогрес у застосуванні електронної технології опрацювання документів (або форм) і поступової заміни паперових форм буде визначатися розвитком електронних комунікацій, і насамперед Інтернет.

Його доступність буде ключем до успіху застосування та розвитку різних електронних документів не тільки на окремо узятому підприємстві або в установі, але й у світовому масштабі. 

Удосконалювання роботи управлінського апарата, оперативність і якість рішення питань, а також діяльність організації у цілому, значною мірою залежать від організації використання й зберігання документів, у тому числі і від систематизації й класифікації документів.

Швидко знайти потрібний документ для використання можливо лише при чіткій класифікації документів. Крім цього, науково обґрунтована класифікація документів має велике значення не тільки для оперативної роботи в організаціях, але і для наступного зберігання й використання документів в архівах.

Після проведення робіт по упорядкуванню документів підприємство «Архівна справа» може зробити послуги  по автоматизації процесів документаційного забезпечення управління  (у першу чергу - адміністративного діловодства), автоматизації створення й ведення електронних архівів та систем кадрового обліку підприємств і організацій.

Автоматизація документаційного забезпечення управління  (діловодства) повинна торкатися усіх його складових, а саме:

- створення документів;

- документообігу, що включає реєстрацію документів, організацію їхнього раціонального руху усередині організації з доведенням до виконавців і контролем за виконанням, а також обробку виконаних документів і  документів, що відправляються; зберігання документів;

- і крім цього створювати максимально зручні умови для використання документів у поточній діяльності організації.

Надання юридичної сили електронним документам повинно підвести нормативно-правову базу для паралельного існування паперових і електронних носіїв документів. Важливим залишається питання забезпечення інтеграції системних програмних платформ електронного документообігу на стандартних підходах та протоколах, а також питання додаткових засобів захисту інформації корпоративних мереж.

Системи управління електронними документами призначені для автоматизації усього комплексу робіт із документами як створеними в конкретному закладі, так і з тими, що надійшли ззовні: введення документів у систему, реєстрація, розподіл і розсилання, редагування і модифікація, оперативне збереження й архівація, пошук і перегляд, витяг і відтворення, контроль виконання, розмежування доступу, довідкова служба та ін.   Суттєвим моментом є забезпечення групової (кооперативної) роботи з документами.   Отже, запровадження системи електронного документообігу значно підвищить ефективність управління документацій ними процесами, зекономить час і  трудові та матеріальні ресурси, але при цьому слід обов’язково враховувати вимоги до ведення електронного документообігу, аби забезпечити чіткість функціонування системи.