Презентація до уроку "Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг"

У повсякденному житті ви зустрічалися з поняттям «документ». Вам пропонується до поданих нижче клітинок записати ті асоціативні поняття, які у вас виникають, коли ви чуєте це слово. Документ. Завдання «Доповніть схему»

Завдання «Доповніть схему»У попередніх класах Ви вже опрацьовували текстову інформацію. Які програми призначені для роботи з текстовими документами?Текстовий документ

Поняття документу. Документообіг11 клас. Урок 1

Дізнаємось: Як працюють з документами. Як класифікують документи. ЯКЕ Призначення документів. Що таке документ. Що таке документообіг0102030405

Документвід лат. documentum — зразок, взірець; походить від дієслова «docere» — вчити, навчати. На початку XX ст. воно мало два значення:1) будь-який папір, складений законним порядком і який може служити доказом прав на що-небудь (майнових, стану, на вільне проживання) або на виконання якихось обов'язків (умови, договори, боргові зобов'язання);2) взагалі будь-яке письмове свідоцтво.

Документ— це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

За назвою:

За походженням:01 Службові (офіційні)створюються організацією чи службовою особою.02 Особисті (приватні)засвідчують особу або її права, обов’язки, службовий або соціальний стан (скарга, посвідчення, трудова книжка, оголошення).

За призначенням: Документи. Господарсько-договірніОбліково-фінансовіДовідково-інформаційніОрганізаційніКадрові або щодо особового складу. Розпорядчі060102030405Інструкція, положення, статут, правила. Анотація, відгук, рецензія, довідка, звіт, протокол, оголошення. Накази щодо особового складу, автобіографія, заява, скарга, характеристика. Акт, доручення, розписка, список. Договір, трудова угода. Вказівка, наказ, постанова, розпорядження

За способом фіксації інформації: Письмовіусі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки Графічнізображення об'єктів передано за допомогою ліній. Штрихів, світлотініце графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю Фото-, кінодокументитакі,   що   створені   способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки.   На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо. Фонодокументитакі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За місцем виготовлення (укладання) і появи: Стосуються   внутрішніх питань   підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі. ВнутрішніВхідна та вихідна кореспонденція. Зовнішні

За терміном (строком) виконання: Звичайні (безстрокові) ТерміновіДуже терміновіВиконуються терміново або у строк, спеціально визначений законом, керівником; до них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Документи, термін розгляду яких визначено чинним законодавством, адміністрацією. Належать документи, які мають позначення «дуже терміново».

За терміном (строком) зберігання: Тривалого. Понад 10 років зберігання. Постійного. Постійного зберігання. Тимчасового. До 10 років зберігання

За ступенем гласності: Звичайні (несекретні)Для службового користування (ДСК)Секретні (таємні)Цілком секретні (цілком таємні)Секретні документи мають позначку «Секретно» або ДСК. Розголошення змісту таких документів або їх втрата призводять до кримінальної відповідальності.

За способом виготовлення: ТрафаретніВиготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час. ТиповіІндивідуальніСтворюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, протоколи, автобіографії тощо321 Розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер  (типові листи, типові інструкції, типові положення)

За стадіями створення:оригіналикопіївідпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір) витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена) дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу)

Схема процесу роботи з документами

Документообіг — це рух службових документів з часу їх створення або одержання суб’єктом документаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення.

Зразок документообігу на підприємствіприймання та реєстраціярозгляд керівникомпорядок проходження в організаціївиконанняконтроль виконанняформування справпідготовка і передача справ до архіву

Види документообігудецентралізованийцентралізованийзмішанийвхіднівихіднівнутрішні

Практична вправа

Запустіть програму Microsoft Word. Створіть бланк заявки на участь в змаганнях. Завдання: Бланк — це макет документа у вигляді паперового листа, що містить елементи фірмового стилю або інформацію постійного характеру; призначений для подальшого заповнення та внесення записів у відведені місця від руки або машинним способом.

Завдання на самостійну підготовку. За конспектом:опрацювати записи. Виконати тестові завдання.