Презентація до уроку Українське ділове мовлення

Тема уроку: “Оформлення довідок, телефонограм та факсимільних повідомлень”

Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки поділяють на дві групи:   - службового (інформаційного) характеру, що описують і встановлюють факти та події, містять відомості службового характеру; - особистого характеру, що засвідчують якийсь юридичний факт і видають зацікавленим громадянам або установам.

Довідку службового характеру складають на запит або за вказівкою організації вищого рівня чи посадової особи даного підприємства.

Особливості оформлення службової довідки: - довідка містить результат узагальнень яких-небудь відомостей, обстежень, відряджень тощо; - у довідці констатують тільки факти (без висновків і пропозицій); - довідку, яку направляють посадовій особі даної установи, підписує укладач, організації вищого рівня – керівник установи; - довідка може бути складена з декількох розділів; - довідку можна скласти у формі таблиці; - довідка може мати пояснення й посилання; - довідку з виробничої тематики складають у двох екземплярах, один із яких направляють - адресату, другий – підшивають у справу; - адресат оформлюють як і на інших ОРД, але без указівки поштової адреси.

Довідку особистого характеру видають громадянам для підтвердження місця роботи, заробітної плати, місця проживання.

Вимоги щодо оформлення довідки особистого характеру: - довідку особистого характеру складають на бланку, який має реквізити: різновид документа (ДОВІДКА), дату, індекс, текст, підпис, відбиток печатки; - текст довідки починають із указівки в називному відмінку прізвища, імені, по батькові особи, про яку подають відомості; - у кінці тексту необхідно вказати установу, до якої цю довідку надають; - якщо є адресат, наприкінці тексту не вказують, куди направляють довідку;

Реквізити довідки Р10 Д О В І Д К А Р11 – проставляють дату підписання Р12 – проставляють у день підписання Р14 Р16 – не зазначають, якщо в тексті вказано куди пред’являтиметься дана довідка Р19 – зазначають у разі потреби Р21 Р22 – зазначають у разі потреби Р23 – якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, її підписує керівник підприємства і головний бухгалтер Р26 – проставляється як правило, коли довідка виходить за межі підприємства Р28 – оформляють у разі потреби

ТЕЛЕФОНОГРАМА

Телефонограма – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном. Телефонограми складає секретар керівника, або інший працівник за дорученням керівника.

Оформлюють телефонограму на загальному, спеціальному чи трафаретному бланку або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. Якщо телефонограму з однаковим змістом потрібно передати кільком адресатам, то на окремому аркуші складають список адресатів із зазна­ченням номерів їх телефонів

Текст телеграми має бути лаконічним, чітким, стислим. При цьому бажано, щоб обсяг тексту не перевищував 50 слів. Крім того, складаючи телефонограму, необхідно уникати слів, які рідко вживаються або складно вимовляються.

Передаючи телефонограму, слід дотримува­тися такої послідовності: відрекомендуватися і назвати номер свого служ­бового телефону; назвати вид документа; продиктувати текст телефонограми (і перекона­тися у правильності запису його абонентом); назвати посаду та прізвище особи, яка підписа­ла телефонограму; записати назву посади, прізвище особи, яка при­йняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Особа, яка приймає телефонограму, повинна повністю по­вторити (зачитати) її текст для підтвердження правильності запису. Прийнята телефонограма може бути спочатку засте­нографована або записана за допомогою звукозаписувальної техніки, а потім розшифрована і надрукована.

Одразу після оформлення прийнятої телефонограми її пе­редають на ознайомлення посадовій особі, на ім'я якої вона адресована (як правило, керівникові або одному з його за­ступників). Розглянуті керівництвом телефонограми подають­ся згідно з резолюціями у відповідні структурні підрозділи на виконання.

Додаток 1 Додаток 2

ФАКС (факсимільні повідомлення)

Факс – це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв’язку.

Факс - отримується на паперовому носії. Факсограми виділяються в окрему групу кореспонденції виходячи з особливостей передачі інформації. По каналах факсимільного зв'язку передаються документи, терміново потрібні адресату.