Презентація на тему: "Документи. Функції та класифікація. Вимоги до оформлення."

«Документи: функції та класифікація. Вимоги до складання документів»

Фіксування інформації – обов’язковий елемент будь-якої управлінської (і наукової) діяльності. Матеріальними носіями такої зафіксованої інформації є документи. Як носії інформації, що має об’єктивний характер, документи можуть бути важливим засобом посвідчення того чи того факту, події тощо, а отже, мають неабияке правове значення.

Велика частина робочого часу працівника у будь-якій сфері життя суспільства пов’язана з роботою над документами (їх написанням, опра-цюванням, виконанням тощо)

У наукових джерелах пропонують найрізноманітніші визначення поняття «документ», що зумовлено використанням документів у різних сферах людської діяльності, а отже й різними суспільними функціями, які виконують документи. Адже, документ – це джерело інформації та керування суспільством загалом, колективом громадян чи окремою особою (для працівника управління), засіб доказу (для правника) тощо.

Документ (з лат. documentum – повчальний приклад, спосіб ведення) – це матеріальний об’єкт, що містить закріплену певним способом на спеціаль-ному матеріалі інформацію для її фіксації та передавання у часі й просторі.

Функції документів

За способом фіксації Письмові (рукописно-друковані) – усі рукописні, машинописні документи, виготовлені на будь-яких множильних апаратах і друкарським способом; Графічні – креслення, графіки, карти, рисунки, схеми, діаграми Фото-, кінодокументи – фотокартки, фільми; Фонодокументи – записи звучання на плівці, касеті, диску тощо. Відеодокументи – відеофільми. Класифікація

За змістом інформації Класифікація

За походженням Класифікація

За спеціалізацією Класифікація

За призначенням Класифікація

За місцем виготовлення Класифікація

За напрямом проходження Класифікація

За способом виготовлення (формою) Класифікація

За ступенем складності Класифікація

За ступенем гласності Класифікація

За терміном виконання Класифікація

За стадіями створення Класифікація

Досконалий текст відзначають: Достовірність (викладені факти відбивають реальний стан справ) Точність (виклад не допускає подвійного або розпливчастого тлумачення цілого тексту і його елементів) Логічність (у документі мусить бути витримана чітка логіка викладу, неприпустимі суперечності, текст мусить містити всю інформацію, необхідну для роботи з документом, вирішення питання тощо) Вимоги до документів

Досконалий текст відзначають: Лаконічність (у тексті не повинно бути елементів і частин, що містять зайву або надмірну для ефективного розгляду справи інформацію) Аргументованість і переконливість (положення, пропозиції та прохання мусять бути належним чином аргументовані й переконувати адресата в доцільності їх прийняття чи виконання) Емоційна нейтральність та відсутність індивідуальних особливостей стилю автора Вимоги до документів