Презентація на тему: "Протокол. Витяг з протоколу"

Тема: Протокол. Витяг з протоколу.

Протокол - один із найпоширеніших документів колегіальних органів, у якому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії.

ВИДИ ПРОТОКОЛІВ (за обсягом фіксованих даних)

РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ: назва виду документа, яку пишуть посередині рядка; 2) порядковий номер; 3) назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича або розширена нарада); 4) назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція; 5) дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації ліворуч. У цьому самому рядку праворуч зазначають місце проведення (назву міста); 6) кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. За великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а у протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо присутніх не більше 10-12 осіб, то вказують усі прізвища; 7) посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії); 8) порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції (питання формулюють у називному відмінку); 9) текст; 10) перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; 11) підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Основний текст протоколу відповідно до порядку денного поділяється на пункти. Кожний пункт містить: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ".

Слово «СЛУХАЛИ" друкують великими літерами, ставлячи після нього двокрапку. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку) й тему доповіді. Далі викладають основний зміст доповіді або зазначають, що текст додається. Так само оформлюють пункт "ВИСТУПИЛИ" . У пункті "УХВАЛИЛИ" повністю записують прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформлюють окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначають склад комісії, в другому – результати голосування. Результати голосування з кожної кандидатури записують так: 1. За Василишина Ю. Г. - 50 голосів, проти - 0, утримався -1.

Точність, лаконічність. Складений на основі виступів. Повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту і форми викладу, позиції учасників. Вимоги до тексту протоколу:

Крім повного протоколу є ще коротка форма (витяг з протоколу). У витягу вказують:прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів);зміст прийнятих рішень.

Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, комуйого вручено чи надіслано.