Презентація "Основи електронного документообігу. Урок 6"

Програмні засоби автоматизації документообігу. УРОК 6

УРОК 6 Основні види програмних засобів. Завдання управління документами можна вирішити за допомогою наступних основних видів програмних засобів:засобів групової роботи;систем управління особливими видами документів (зокрема, PDM-систем);спеціальних модулів управління документообігом ускладі корпоративних інформаційних систем;універсальних систем електронного документообігу.

УРОК 6 Програмне забезпечення групової роботи Програмне забезпечення групової роботи орієнтоване на організацію ефективної взаємодії користувачів. За своєю суттю, воно є розширенням програм електронної пошти і не завжди підходить для роботи з крупнимиархівами документів.

Основні функції програмного забезпечення для робочих груп:електронна пошта;підтримка відеоконференцій / нарад;керування зображеннями документів;спільне використання документів;маршрутизація документів;календарне планування. УРОК 6 Програмне забезпечення групової роботи

Кращими системами класу groupware вважаються: Lotus Notes компанії Lotus Development,Link Works компанії Digital Equipment,Group Wise компанії Novel. УРОК 6 Програмне забезпечення групової роботи

УРОК 6 Системи управління особливими видами документів Системи управління особливими видами документів можна умовно розділити на дві категорії. У першу категорію входять програмні засоби, що орієнтовані на вузькопрофільне застосування і не мають засобів інтеграції з іншими інформаційними системами. Подібні системи ще є на підприємствах, і, в основному, вони представлені місцевими розробниками. Витрати на підтримку інфраструктури таких систем настільки великі, що вони поступово зживають себе.

УРОК 6 PDM-системи У другу категорію входять спеціалізовані PDM-системи, призначені для управління виробничою інформацією і що мають засоби інтеграції з іншими програмними системами. PDM-системи працюють вже і з електронними образами складних об'єктів (наприклад, кораблів і машин). Розглянемо більш детально PDM-системи.

PDM (Product Data Management) є загальним терміном для позначення систем, що забезпечують розподілений авторизованийдоступ до проектної інформації і здійснюють управління процесами проектування, виробництва (або будівництва), а також підтримки,експлуатації, супроводу і утилізації технічних виробів. УРОК 6 PDM-системи

Функціональні можливості PDM-систем:1. Управління зберіганням даних і документами. В PDM-системах реалізується схожий набір засобів організації зберігання даних і управління документами (можливості електронних сховищ даних, управління рівнями версій, контроль авторизації для захисту доступу до інформації). УРОК 6 PDM-системи

2. Управління структурою продукту. Більшість PDMсистем забезпечують схожі базові можливості маніпулювання структурою виробу (визначення і модифікацію структури, підтримку версій і опцій дизайну і інші можливості). УРОК 6 PDM-системи

3. Автоматизація генерації вибірок і звітів. Генерація звітів також є однією з головних можливостей PDM-систем. Звіти можуть використовуватися, наприклад, для відстежування числа і опису нових деталей, випущених протягом місяця. УРОК 6 PDM-системи

4. Механізм авторизації. PDM-система дозволяє одночасно управляти доступом до даних так, щоб тільки авторизовані користувачі могли змінити стан певногооб'єкту даних. В даний час в світі достатнього широко поширені декілька десятків PDM-систем. До найбільш відомих розробників PDM-систем належать компанії: PTC/Computervision, SDRC, Unigraphics Solutions, Intergraph, Smart Solutions і ін. УРОК 6 PDM-системи

УРОК 6 Спеціальні модулі управління документообігом Спеціальні модулі управління документообігом містяться у складі переважної більшості корпоративних інформаційних систем (КІС). Проте можливості цих модулів достатньо обмежені, оскільки практично неможливо створити універсальну і повнофункціональну КІС. До того ж ціна західних КІС настільки велика (сотні тисяч і мільйони доларів), що не кожне підприємство може дозволити собі їх впровадження.

УРОК 6 Системи електронного документообігу Універсальні системи електронного документообігу (СЕД) надають можливістькомплексного вирішення великого числа завдань управління документами. Крім того, їх впровадження може виявитися дешевшим і ефективнішим. В більшості випадків СЕД мають шлюзи для роботи з програмним забезпеченням групової роботи і, при необхідності, можуть використовувати наявні в ньому поштові програми.

Слід також відзначити, що в більшості СЕД реалізована інтеграція з найбільш відомими КІС (зокрема, з SAP R/3, Baan, Oracle Applications і ін.). Саме можливість інтеграції з різними додатками є однією з характерних властивостей СЕД. Завдяки наявності цієї властивості, СЕД можуть виступати як сполучна ланка між різними впровадження. УРОК 6 Системи електронного документообігу

Загальні відомості про системи електронного документообігу. УРОК 6

Потреба в ефективному управлінні електронними документами привела до створення у 80-х роках минулого століття систем електронного документообігу (СЕД). Система електронного документообігу (Electronic Document Management Systems – EDMS) – організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації. УРОК 6 Системи електронного документообігу. Часто СЕД називають також системами автоматизації документообігу або EDM-системами.

УРОК 6 Системи електронного документообігу. Основні принципи організації електронного документообігу: Одноразова реєстрація документа. Можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищенняоперативності їх виконання. Безперервність руху документа.Єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключенняможливості дублювання документів. Ефективно організована система пошуку документа. Розвинена система звітності, що дозволяє контролювати рух документа в процесі документообігу.

УРОК 6 Системи електронного документообігу У відповідності з основними принципами організації електронного документообігу СЕД забезпечують виконання таких функцій: Централізоване управління документами – СЕД дозволяють оперативно змінювати форми документів, що використовуються в організації. Підтримка життєвого циклу документів – СЕД дозволяють жорстко контролювати життєвий цикл документів з урахуванням вимог корпоративного середовища, а також галузевих стандартів і законодавства.

УРОК 6 Системи електронного документообігу. Колективна робота над документами – СЕД дозволяють організувати колективну роботу над документом; причому в ній можуть брати участь фахівці, що знаходяться в різних офісах. Забезпечення конфіденційності – СЕД забезпечуютьможливість підписувати документи за допомогою електронного підпису і зашифровувати їх. Маршрутизація документів – СЕД забезпечують автоматичну передачу документу потрібній особі.

УРОК 6 Системи електронного документообігуІнтеграція з іншими системами – СЕД, як правило, повинні і можуть бути інтегровані з іншими системами управління підприємством - бухгалтерськими, виробничими, фінансовими,аналітичними і т.д. Управління доступом – СЕД дозволяють розмежувати повноваження співробітників організації і здійснювати контроль за доступом до документів.

До нових зустрічей!

ВИКОРИСТАНІ ДЖЕРЕЛА: Кукарін О. Б. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ ТА ЗАХИСТ ІНФОРМАЦІЇ. Навчальний посібник для слухачів спеціальності “Електронне урядування” http://academy.gov.ua/NMKD/library_nadu/Navch_Posybniky/157617ed-2d29-45aa-96bd-97e52b5051db.pdf. Золотарьова І. О. Бутова Р. К. АВТОМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ. Навчальний посібник. http://www.repository.hneu.edu.ua/bitstream/123456789/3060/1/Навчальний%20посібник.%20 Автоматизація%20документообігу.%20 Золотарьова%20І. О..pdf. Матвієнко О., Цивін М. ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ. Навч. посібник для студ. вищих навчальних закладів. http://www.dut.edu.ua/uploads/l_1583_62194647.pdf. Тарнавський Ю. А. СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ: Опорний конспект лекцій https://bdpx.github.io/edm/СИСТ_ЕЛ_%20 ДОКУМЕНТООБІГУ_(Тарнавський_конспект_лекцій).pdf