Презентація з предмету "Організаційна техніка офісу" на тему: "Організаційна техніка офісу"

Тема уроку: Організаційна техніка офісу

З чого починається будь-який бізнес, і великий, і малий? З чого починається організація і діяльність будь-якої фірми, і виробничої, і комерційної? З ділових паперів! Безліч різних договорів, юридичних паперів, службових інструкцій, бухгалтерських бланків, рекламних проспектів і афіш, технічних завдань і технічної документації, не кажучи вже про візитки, етикетки і т.д. і т.п. Море паперів різного призначення. Саме паперів

Хоча ідея безпаперового діловодства народилася вже багато років тому і захопила розум багатьох фахівців з інформатики, діловий світ ще й сьогодні насичений саме паперовою інформацією.

 За оцінкою експертів, співробітники ділових фірм втрачають до 15% документації і витрачають до 30% робочого часу на пошуки потрібного документа.

Організаційна техніка -невід'ємна частина технічного устаткування будь-якого офісу. До офісної техніки в широкому сенсі можна віднести будь-які технічні засоби, що полегшують роботу в офісі, починаючи з олівців і авторучок та закінчуючи комп'ютерами та їх мережами. 

Засоби оргтехніки офісу включають: Персональний комп'ютер, телефонні і радіотелефонні апарати, міні-АТС, директорський комутатор, гучномовний телефонний переговорний  пристрій, пейджингову систему, телетайп, факсимільний апарат, копіювальний апарат, різограф, диктофони,

проекційну апаратуру, адресувальні машини, маркувальні машини, ламінатор, штемпельний апарат, машину для знищення документів, конвертовскриваюча машину, зшивачі документів, картотечні устаткування, Стелажі та шафи для зберігання документів, сейф, візок, пневмопошта та ін.

Засоби виготовлення, зберігання та обробки документів. Друкарські машинки. Механічні друкарські машинки. Електронні друкарські машинки. Канцелярські друкарські машинки настільніПортативні або дорожні друкарські машинки найчастіше бувають механічними

Диктофонна техніка 

Транспортування документів між службовими приміщеннями фірми, банку, бібліотеки або іншої організації може здійснюватися за допомогою візків, конвеєрів. Пневматична пошта забезпечує переміщення документів з пневмотрубопроводу з великою швидкістю і на великі відстані.  Пневмопошти забезпечують передачу вантажів у різних напрямках  автоматичною маршрутизацією за заданою програмою, ліфтів, пневмопошти та ін.

Засоби обробки документів. Адресувальні машини широко використовуються для вдруковування в документи локальних фрагментів текстів, найчастіше стандартних: адрес клієнтів, заголовків рахунків, заяв, повідомлень, платіжних документів. Адресувальна машина копіює на документи або на етикетки для подальшої наклейки фрагмент тексту, оперативно обраний з великого числа текстів, що зберігаються або в пам'яті машини, або у вигляді друкованих форм в картотеці штемпелейшаблонів, часто вставлених для зручності ручного вибору в різнокольорові стандартні рамки.

Маркувальні машини - замість марок на конвертах друкують поштові штампи із зазначенням дати поштового відправлення та суми оплати. Такий поштовий штамп може містити коротке рекламне оголошення, найменування організації, її адреса, телефони.

Штампувальні пристрої (нумератори) служать для друкування на документах коротких цифрових повідомлень: номерів, індексів, дати і т. п. Ламінатори - машини для захисту документів від вологи, пилу, масла та від недбалого зберігання шляхом нанесення на поверхню документа захисного покриття. 

Фальцювальні машини пристрої для виконання різних видів фальцювання (згинання) паперів за заданим форматом і акуратного складання їх. Брошурувальні машини пристрої для автоматичної фальцювання і скріплення брошур за допомогою металевих скріпок. Випускаються і більш прості ручні і електрифіковані зшивачі паперів.

Листопідборочні машини (коллатори) автомати для добірки (сортування) віддрукованих листів в блоки, наприклад, для подальшого виготовлення книг, брошур, тощо. Листоукладочні машини, що вирівнюють пачки паперів. Пачков’язальні машини служать для обробки пачок шпагатом або стрічкою. Палітурні машини виконують: скріплення блоку паперів пластмасовими або металевими пружинами, пластиковими пластинами; переплетення блоку паперів за допомогою термообкладинок клейовим способом.

Устаткування, що ріже папір (різаки) призначено для різання рулонного або іншого паперу на листи споживчих форматів (формати в міліметрах: А6 105х148 А5 148х210 А4 210х290 A3 297х420

(Шредери) Машини для знищення секретних і конфіденційних документів шляхом їх найдрібнішого розрізання Види знищувачів:- Офісні (поздовжня різка);- Промислові (перехресна різка);- Секретні (різка в паперовий пил);- Спеціальні (подрібнюють папір разом з металевим кріпленням, упаковують відходи у вологі паперові брикети).

Конвертовскриваючі машини обрізають край конверта заздалегідь встановленої міліметрової ширини. Конвертозаклеювальні машини наносять клей на клапан конверта і заклеюють його.