Навчальна практика зі справочинства

Інформатика та комп’ютерна техніка

Матеріали бінарного відкритого заняття за темою

Складання та оформлення службових документів та документів по особовому складу

ПОЛТАВА

Матеріали підготували: Кононец Наталія Василівна, викладач інформатики та комп’ютерних технологій, спеціаліст вищої категорії, викладач-методист;

  Литвинова Оксана Василівна, викладач справочинства

Рецензент: Худолій І.І., викладач вищої категорії, викладач-методист

 Гармаш А.С., викладач ділової української мови, методист КУЕП ПДАА

У даному посібнику зібрано матеріали бінарного відкритого заняття, яке проводилося за темою «Складання та оформлення службових документів та документів по особовому складу» з предметів «Навчальна практика зі справочинства», «Інформатика та комп’ютерна техніка». Розраховано на студентів денної та заочної форми навчання юридичного відділення вищих навчальних закладів І-ІІ рівнів акредитації. Посібник містить необхідний мінімум теоретичних і практичних відомостей з тем «Шаблони у Microsoft Word 2003», «Складання та оформлення службових документів та документів по особовому складу». Продемонстровано міжпредметні зв’язки, застосування програми з пакету Microsoft Office2003 у професійній діяльності юриста.

Предмет – «Навчальна практика зі справочинства», «Інформатика та комп’ютерна техніка»

Тема  заняття – Складання та оформлення службових документів та документів по особовому складу.

Тривалість -  80 хв.

Вид заняття – практичне, БІНАРНЕ

Робочі місця (для ЛПЗ) 1-30

Дидактична мета

Навчитися складати та оформляти документи різних видів: резюме, службова, записка, факс.

Закріпити уміння і навички роботи у програмі «Word 2003».

Розвивати культуру оформлення документів, культуру поводження з комп’ютерною технікою, логічне мислення у студентів, розвивати творчі здібності студентів, почуття прекрасного.

Виховна мета

Виховувати інтерес до предмета, вміння створювати та укладати документи різних типів відповідно до чинних стандартів та норм сучасної української літературної мови, виховувати любов та повагу до рідної мови. Продемонструвати міжпредметні зв’язки.

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗАНЯТТЯ

1.                    Електронний підручник з предмета «Інформатика та комп’ютерна техніка»
2.                    Зразки документів (папки з документами на столах студентів)
3.                    Презентація «Резюме»

Роздатковий матеріал

1.                    Картки з завданнями для студентів
2.                    Брошури-пам’ятки

Технічні засоби навчання

Персональні комп’ютери, мультимедійний проектор.

Основна література

1.                    Діденко А.Н. Сучасне діловодство Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.
2.                    Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. - К.:Техніка, 1992.- 399 с.
3.                    Палеха Ю.І. Управлінське документування. / Європейський університет. - К.: Європ. ун-т, 2001-2002.
4.                    Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. - К.: Вища шк., 1998.- 271с.
5.                    Баженов В.А., Венгерський П.С., Горлач В.М., Левченко О.М. Лізунов П.П., Гарвона В.С., Ананьєв О.М., Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології. Підручник для студентів вищих закладів освіти.—Київ, “Каравела”, 2003.

Додаткова література

1.                    Кеттел Дж.А., Харт-Дэвис Г., Симмонс К. Microsoft Office 2003. – Эком, 2006
2.                    Меженный О.А. Microsoft Office 2003. – М.: «Вильямс», 2005.
3.                    Новиков Ф.А. Microsoft Word 2003. – М.: BHV, 2004.
4.                    Гаевский А.Ю.100% самоучитель. Word, Excel, Электронная почта. - НТ Пресс, 2006.
5.           Шевчук С.В. Службове листування: Довідник. - К.: Літера, 1999.- 208с.
6.                    Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. - К.: А.С.К., 2002. -400 .

Головач А.С. Зразки оформлення документів: для підприємців і громадян. - Донецьк: Стакер, 1997.

ХІД ЗАНЯТТЯ

Розповідь викладача справочинства (литвинова О.В.)

резюме

Сьогодні у діловій сфері, зокрема в царині працевлаштування, набув популярності такий різновид бізнес-документації як резюме. Це своєрідна перепустка, яка відкриває шлях до вакантних посад компанії, код спілкування пошукувача та рекрутера. Стало очевидно, що без грамотно складеного резюме пошук роботи не принесе бажаних результатів. То яке резюме вважається правильним, яку інформацію необхідно вказати і якого співвідношення між оригінальністю та традиційністю стилю варто дотримуватися?

Термін «резюме» («resume») прийшов до нас з американського бізнес-спілкування на позначення підбірки основних даних про людину, яка шукає роботу. Синонімом терміну «резюме» є латинська абревіатура «CV», що розшифровується як «curriculum vitae» і означає «шлях життя». У сучасній діловій сфері резюме означає стислий виклад основних відомостей про особу. Але варто одразу правильно розставити акценти – це не автобіографія, що містить основні відомості про життя людини. Визначальними у резюме є відомості про освіту, досвід роботи, професійні та особисті навички і, безперечно, контактна інформація особи.

Перед тим, як приступити до складання резюме, актуалізуй усі свої знання та вміння, пригадай досвід роботи, який тобі знадобиться при поданні на бажану посаду. Особливо це актуально для осіб, які мають дві освіти або досвід роботи у різних сферах. Наприклад, коли людина викладала англійську мову в навчальному закладі, а паралельно займалася професійним перекладом, то при влаштуванні в перекладацьку фірму майбутніх роботодавців цікавитиме її досвід роботи з перекладами, а не із студентами. Тому попередньо завжди варто ще раз усвідомити, на яку посаду ти відсилаєш резюме – адже тоді змінюється не лише мета, але й акцентується увага на інших вміннях, навиках, досвіді.

Як правильно скласти резюме

Від того, як буде складений цей документ прямо залежить не тільки ваша кар'єра, але, можливо, і все ваше подальше життя. Довідайтеся докладніше про те, що потрібно знати, щоб скласти резюме. Як би ви не шукали роботу - через знайомих, за допомогою газет або користуючись Інтернетом, настане момент, коли вас попросять показати (або надіслати) своє резюме. Зараз для всіх очевидно, що без грамотно складеного резюме пошук роботи малорезультативний.

Для чого необхідно резюме

Резюме - один з найефективніших інструментів пошуку роботи. Воно являє собою короткий виклад найбільш важливих для потенційного роботодавця фактів вашої біографії, в основному пов'язаних з вашим досвідом роботи, навичками й знаннями. На прочитання резюме в середньому затрачається не більше 1-2 хвилин, тому дуже важливо відразу привернути увагу роботодавця, зацікавити його й спонукати призначити вам інтерв'ю. При створенні резюме потрібно пам'ятати про те, що воно стане вашою візитною карткою й повинне виділяти вас із усього потоку людей, що шукають роботу.

Структура резюме

Резюме, як правило, складається з 1-2 сторінок і включає наступні блоки:

Контактна інформація

•                   Ім'я й прізвище (по батькові можна опустити).
•                   Адреса (повністю, включаючи індекс).
•                   Телефон (домашній, контактний, робітник з кодом міста; робочий телефон вказується тільки в тому випадку, якщо у вас є можливість досить вільно спілкуватися на робочому місці).
•                   Адреса електронної пошти (якщо у вас ще немає особистої поштової скриньки, перед розсиланням резюме обов'язково його заведіть).

Мета (не обов'язково, але бажано): короткий опис того, на одержання якої посади й чому Ви претендуєте (не більше 6 рядків, а краще 2-3). Якщо резюме відправляється на конкретну вакансію, то у якості мети пишеться назва або код цієї вакансії. Якщо у вас кілька різних цілей, можна скласти два-три варіанти резюме. Краще зробити декілька сфокусованих на різних аспектах резюме, ніж одне загальне.

Кваліфікація. Коротко вказується найбільш значима для потенційного роботодавця інформація про ваші професійні навички, сильні сторони й досягнення.

Досвід роботи у зворотному хронологічному порядку (спочатку вказується останнє місце роботи). Це найважливіший блок резюме, у якому описується досвід роботи, як правило, за останні 10 років за наступною схемою:

•                   назва компанії;
•                   напрямок діяльності компанії;
•                   строки роботи;
•                   посада;
•                   посадові обов'язки;
•                   професійні навички й досягнення.

При описі Ваших досягнень використовуйте дієслова дії, такі як: розвивав, заощадив, збільшив або скоротив.

Освіта (чим більше пройшло часу після закінчення навчального закладу, тим менше місця цей пункт повинен займати в резюме; для випускників і студентів варто поміщати його перед попереднім, тому що досвід роботи якщо і є, він менш значний. Можна повідомити про нагороди, підкреслити ті вивчені дисципліни, які відповідають вашій меті). Також варто згадати про додаткову освіту: курси, семінари, тренінги, стажування тощо.

Додаткова інформація: володіння іноземними мовами й комп'ютером, наявність прав водія, членство в професійних організаціях тощо (хоббі варто згадувати тільки в тому випадку, якщо воно тісно пов'язане з бажаною роботою).

Рекомендації. Якщо є можливість, укажіть на можливість надання рекомендацій

 «Золоті правила» написання резюме

ЦІлеспрямованість. Усе вказане в резюме повинно відповідати вимогам вакансії, на яку ти претендуєш. Резюме має ілюструвати твою відповідність на посаду. Остерігайся надмірної деталізації та зайвої автобіографічної інформації.

Лаконізм. Оптимальний обсяг резюме – 1 сторінка. Вказуй профільний досвід роботи, наголошуючи лише на основних обов'язках, навиках та вміннях. Лаконічне резюме – як анотація до книжки – мінімум інформації для зацікавлення та спонукання до зустрічі на співбесіді.

Структурованість. Щоб прочитати резюме роботодавець витрачає приблизно 2 хвилини – схематично, зрозуміло та чітко вкажи свої ділові якості, досвід роботи, компанії, в яких ти працювала.

Доказовість. Наведи конкретні результати своєї попередньої роботи, акцентуй увагу на своїх досягненнях, не бійся наводити цифри та відсотки. Пам'ятай, що інформація, вказана в резюме, має бути достовірною.

Дизайн. Не використовуй таблиць і малюнків, нечитабельних шрифтів. Не роби вигадливо і красиво – роби зручно та практично. Щоб розставити акценти – виділи назви компаній, займані посади, професійні якості.

Бездоганність. Прочитай написане резюме вголос – щоб пересвідчитися в його переконливості та безпомилковості.

Корисна порада: готове до надсилання резюме дай прочитати людині, яка добре володіє мовою, якою воно складено. Свіжий погляд, тим паче знавця, не зашкодить.

Табу в культурі складання та надсилання резюме

- У резюме не вказують віросповідання, політичних поглядів, знаку зодіаку, стану здоров'я, а також фізичних параметрів (ріст, вага).

- Фото додається лише за вимогою вакансії.

- Заробітну плату вказують в окремих випадках (теж за вимогою). До співбесіди некоректно говорити про зарплатню.

- Не надсилають резюме в одну компанію на декілька посад – це справить враження несерйозності та невизначеності.

- Не припустимо використовувати ксерокопії резюме, лише оригінал.

- Не варто надсилати резюме декілька раз. Роботодавець не зобов'язаний відповідати на кожне резюме, але це не означає, що він його не отримав.

Яким повинне бути резюме

При складанні резюме варто пам'ятати про наступні принципи:

Структурованість. Вся інформація в резюме повинна викладатися в певній послідовності й відповідати обраній формі.

Вибірковість. Обмірковуючи своє резюме, насамперед визначите його мету, тобто вирішіть, яку роботу ви хочете одержати. Проаналізуйте свій професійний досвід і виберіть із нього тільки те, що в точності відповідає поставленій меті. Виборчий підхід відгородить резюме від зайвої, непотрібної інформації.

Об'єктивність. Описуючи свій досвід і навички, будьте реалістичні й об'єктивні. Ви повинні бути готові обґрунтувати все, що вказали в резюме.

Стислість. Обсяг резюме не повинен перевищувати двох сторінок, тому інформацію необхідно викладати коротко, наголошуючи на найбільш важливих й значимих для роботодавця моментах.

Конкретність. Необхідно бути гранично конкретним у виборі формулювань.

Активність. Не будьте багатослівні й уникайте пасивних форм. Підкресліть досягнуті результати, використовуючи дієслова дії.

Позитивність. Віддавайте перевагу позитивній інформації перед негативною:

Акцент на досягненнях. Зосереджуйте увагу на Ваших досягненнях:

Коли резюме вже написане

На закінчення перевірте Ваше резюме по наступних позиціях:

•                   попросіть кого-небудь, хто добре володіє мовою, на якій написане резюме, перевірити його;
•                   в описі роботи, на якій ви зайняті зараз, використовуйте дієслова в теперішньому часі, наприклад, працюю, проектую;
•                   відповідно при описі попередніх місць роботи використовуйте дієслова в минулому часі;
•                   будьте послідовні: якщо Ви один раз використовували скорочення, використовуйте його у всьому резюме (але краще приводити всі найменування повністю);
•                   уникайте довгих фраз і мудрованих слів;
•                   чітко виділіть необхідні заголовки;
•                   простежте, щоб Ваше резюме було оформлено в одному стилі;
•                   обирайте зручний для читання формат (великі поля, не дрібний шрифт, але й не занадто великий шрифт, достатня відстань між рядками тощо);
•                   для друкованої версії використовуйте папір білого кольору гарної якості;
•                   дуже важливо вмістити Ваше резюме на одній, максимум на двох сторінках;
•                   будьте впевнені, що Ви зможете підтвердити всю інформацію, що Ви включили в резюме.

Службова записка

Службова записка — це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо.

Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

Службові записки містять такі реквізити:

1) назва структурного підрозділу;

2) посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка (у

давальному відмінку);

3) посада, прізвище ім'я та по батькові (або ініціали) укладача (у

родовому відмінку без прийменника від);

4) заголовок (Службова записка/Пояснювальна записка/Доповідна записка);

5) дата;

6) текст: описова частина і пропозиції;

7) посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

Наведемо зразки службових записок.

У наш час дедалі ширше застосовуються оперативні засоби зв'язку, в тому числі - факсимільний зв'язок. За його допомогою передають телефаксограми (факси).
Факс - це службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Телефаксом можуть передаватися будь-які документи та додатки до них: таблиці, креслення, схеми, малюнки, фотокартки тощо. Проте здебільшого цей зв'язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями. Факс оформлюється так само, як і службовий лист.

Обов’язков і реквізити факсу такі:

1.               Місце відправлення.
2.               Адресат.
3.               Телефон місця відправлення.
4.               Дата й час відправлення.
5.               Кількість сторінок (при потребі).

Вони подаються англійською мовою або українські слова записуються латинськими літерами. Тексту факсу пишеться без скорочень.

Факс – це поширений, але менш доступний спосіб передачі інформації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсу.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат (телефакс), - це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа; номер телефаксу (апарат), з якого передано інформацію; кількість сторінок.

Відправник факсу (адресант) має одержати підтвердження (CONFIRMATION REPORT) про те, що адресат одержав інформацію. В цьому підтвердженні (залежно від класу апарата) можуть зазначатися: код фірми-одержувача, номер телефаксу одержувача, дата, час та тривалість передавання, кількість одержаних сторінок (Р), результат (RESULTS). Головною є графа (RESULTS), в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок (збоїв) проставляється "OK" (o'key); якщо були збої (деякі телефакси вказують код помилки й сторінку, на якій стався збій під час приймання документа), то "NG" (negative).

ФАКС

Це спосіб передачі різних за змістом документів за допомогою телемунікативних звя’зку та принтера.

Обов’язково і реквізити факсу такі:

6.               Місце відправлення.
7.               Адресат.
8.               Телефон місця відправлення.
9.               Дата й час відправлення.
10.          Кількість сторінок (при потребі).

Вони подаються англійською мовою або українські слова записуються латинськими літерами. Тексту факсу пишеться без скорочень.

Факс – це поширений, але менш доступний спосіб передачі інформації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсу.

Розповідь викладача інформатики та компютерної техніки (кононец н.В.)

Традиційна система діловодства, що існує в Україні, потребує особливих методів вирішення проблем з точки зору комп’ютеризації. Стандартні рішення, які пропонують зарубіжні розробники, в повній мірі не відповідають вимогам існуючої в Україні нормативної бази щодо діловодства та технології опрацювання службової кореспонденції у державних установах. 

Серед потенційних користувачів автоматизованих систем діловодства існує підвищений попит на програмно-технічні комплекси, які забезпечують високий технологічний рівень та ефективне опрацювання великих обсягів службової кореспонденції.

Автоматизація процесу діловодства та справочинства у діяльності юриста здійснюється на сьогоднішній день за допомогою різноманітних сучасних документальних інформаційних систем, таких як АСКОД (комплексне рішення, що забезпечує систематизацію і контроль неструктурованої інформації, підтримку орієнтованих на документи ділових процесів і можливості аналізу інформації), Персонал (для автоматизації кадрової діяльності), АТЛАС (електронне діловодство), «Комплекс автоматизації управління підприємством «Вірго-2.5М», до якої входять програми «Кадри», «Зарплата», «Діловодство», «Фотоальбом», «Звіти» та інші програмні комплекси.

Пакет офісних програм Microsoft Office 2003 теж містить засоби, які дозволяють автоматизувати процес створення, форматування та обробки службових документів. У текстовому процесорі Microsoft Word 2003 для цього існують вбудовані шаблони та майстри.

Для запуску шаблонів є декілька способів:

1 спосіб: через Головне меню Пуск

Пуск - Создать документ Office

Відкриється діалогове вікно Создать документ Office:

• Для створення резюме слід вибрати вкладку Другие документы.

Microsoft Word пропонує Изысканное резюме, Современное резюме, Стандартное резюме та Мастер резюме.

• Для створення Службової записки слід вибрати вкладку Записки

Microsoft Word пропонує шаблони Изысканная записка, Современная записка, Стандартная записка та Мастер записок.

• Для створення факсимільного повідомлення слід вибрати вкладку Письма и факсы

Microsoft Word пропонує шаблони Деловой факс, Личный факс, Обычный факс, Современный факс, Стандартный факс та Мастер факсов.

2 спосіб: через меню текстового процесора Microsoft Word

Файл – Создать…

В області задач Создание документа вибрати На моем компьютере

Відкриється діалогове вікно Шаблоны, у якому користуючись вкладками Другие документы, Записки, Письма и факсы можна аналогічно запустити потрібний шаблон для створення документу.