Урок 1.Вибіркового модулю "Основи електронного документообігу" Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. Загальні правила оформлення документів.

Урок 1. Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. Загальні правила оформлення документів.

 

Навчальна мета: Познайомити учнів з поняттям документу, його класифікацією  та призначенням. Засвоїти правила оформлення документів.

Розвивальна мета: Розвивати пізнавальні інтереси, уміння запам’ятовувати.

Виховна мета: Виховувати інформаційну культуру учнів, уважність, акуратність, дисциплінованість. Виховувати  ділові якості майбутніх керівників.

Тип уроку: Урок вивчення нового матеріалу. Комбінований урок.

Обладнання та наочність: дошка, комп’ютери з підключенням до мережі Інтернет, навчальна презентація.

 

Структура уроку

I. Організаційний момент

II. Мотивація навчальної діяльності

III. Актуалізація опорних знань

ІV. Вивчення нового  матеріалу

V.      Усвідомлення набутих знань й формування вмінь та навичок

VI.     Підбиття підсумків уроку

VIІ. Домашнє завдання

 

Хід уроку

І. Організаційний момент.

Привітання з класом. Повідомлення теми і мети уроку

ІІ. Мотивація навчальної діяльності.

Людині в житті часто доводиться мати справу з різними документами й складати їх.  Щоб правильно оформити документ, треба мати уявлення про особливості його написання, класифікацію та призначення. Отже, сьогодні ми будемо знайомитися з темою «Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. Загальні правила оформлення документів.»

 

ІІІ. Актуалізація опорних знань

Бесіда з учнями з метою відтворення знань, які необхідні будуть на уроці:

1. Якою є сфера використання документів?

2.Які документи ви опрацьовували в попередніх класах на уроках української мови? Назвати основні особливості їх. (Лист, адреса, план роботи, оголошення, розписка, протокол).

Вчитель: Пропоную перевірити ваші попередні знання  за допомогою вправи: «Збери документ»

Учні об'єднуються у групи за будь-яким відомим вчителю способом, кожна група отримує декілька розрізаних на частини ділових документів. Збирають, потім повідомлять, за якою ознакою вони розрізняли документи, які ділові папери їм дісталися, вчитель проводить аналіз виконаної роботи.

 

IV. Вивчення нового матеріалу

1. Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді   інформацію,   оформлений   у   зведеному   порядку   і  має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»).
Класифікація  документів  -  це  поділ їх на класи за найбільш загальними   ознаками  схожості та відмінності.   Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності    виконавців.    У   поточній   роботі   класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікуються за такими ознаками:

• спосіб фіксації інформації;
• зміст;
• назва;
• вид;
• складність;
• місце складання;
• термін виконання;
• походженні; гласність;
• юридична сипа;
• стадія виготовлення;
• термін зберігання;
• рід діяльності та інше.

 

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові,   до   яких  належать   усі  рукописні  та  машинописні

документи,     виготовлені    за    допомогою    друкарської    та розмножувальної оргтехніки;

• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній,

штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

• фото   -   й   кінодокументи   -   такі,   що   створені   способами  фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки.   На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
• фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

 

За змістом документи поділяють на:

• організаційно-розпорядчі;
• фінансово-розрахункові;
• постачально-збутові та інше.

 

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління.

 

Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);
• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо(;
• особові офіційні ( пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За    назвою    розрізняють:    накази,    протоколи,    положення, розпорядження,   вказівки, інструкції,   правила,   статути,   звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.

 

За видами документи поділяють:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;
• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

 

Індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

 

За складністю документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;
• складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід   урахувати,   що   прості   документи   легше   оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

 

За місцем складання розрізняють такі документи:

• внутрішні,   що   стосуються   внутрішніх   питань   підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі;
• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

 

За терміном виконання документи бувають:

• термінові,   що   виконуються  у   строки,   встановлені  законом,

відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

 

За походженням документи поділяються на:

• службові,   що   стосуються   діяльності   підприємства (організації, установи, фірми);
• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

 

За гласністю документи бувають:

• звичайні;
• для службового користування (ДСК);
• таємні;
• конфедиційні та інші.

 

За терміном зберігання:

• Постійного зберігання
• Тривалого зберігання (понад 10 років)
• Тимчасового зберігання (до 10 років)

 

За юридичною силою документи поділяються на  

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами.

Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;.

• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

 

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;
• копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені.

Існують такі різновиди копій:

• відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір);
• витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена);
• дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу

 

2. Документообіг.

 

          Документообіг — це рух документів в установі, організації, структурі з часу їх створення чи отримання до завершення чи відправлення адресатові; це комп­лекс робіт з документами, створеними чи отриманими установами: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання і використання документації, рух документів між інстанціями.

          Основою документообігу є його обсяг. У свою чергу обсяг документообігу - це кількість документів, що надійшли до організації, та документи, створені протягом певного часу. Обсяг документообігу — важливий показник, що вико­ристовується як критерій при вирішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи щодо документів ус­танов, структури служби, її штатного складу та інших питань.

 

Вимогами дотримання документообігу є:

а) проходження документів найшвидшим шляхом через найменшу кількість інстанцій, що приведе до мінімуму переміщення документів;

б) розподіл документів між працівниками відповідно до їх функціональних обов'язків;

в) зумовленість переміщення документів службовою необхідністю, вилучен­ням зайвих, дублюючих інстанцій;

г) одноманітність маршруту і складу технологічних операцій для деяких категорій документів, одноразовість виконання кожної операції.

 

Документообіг як технологічний процес поділяється на кілька складових частин - документопотоків:

1)потік документів, що надійшли до установи;

2)потік документів, що відправляються з установи;

3)потік внутрішніх документів.

Кількість документів кожного потоку за певний період (місяць, квартал, 9 місяців, рік) становить обсяг документообігу.

 

Річний обсяг документообігу є вихідною величиною для підрахунку чисель­ності працівників документаційної служби, вибору типів і кількості засобів ме­ханізації та автоматизації обробки інформації, визначення ступеня завантажен­ня структурних підрозділів та окремих працівників.

 

Зіставлення обсягу документообігу за кілька років дає змогу своєчасно вия­вити тенденцію його збільшення і виробити заходи щодо скорочення кількості документів.

 

Щоденному обліку підлягають усі без винятку документи (ті, що надійшли та ті, що були отримані при обробці, внутрішні документи).

Загальний документообіг у структурі підраховується за групами і видами документів, реєстраційними формами, структурними підрозділами.

Обсяг документообігу в установі аналізується щоквартально, всі дані допові­даються керівництву для прийняття управлінських рішень щодо вдосконалення роботи з документами.

 

V. Усвідомлення набутих знань й формування вмінь та навичок

 

Практичне завдання «Загальні правила оформлення документів».

Робота за комп’ютером

1) Повторення правил безпечної поведінки за комп’ютером.

2) Інструктаж учителя. Робота в Класрумі :

За допомогою мережі Інтернет визначити загальні правила оформлення документів, результати роботи подати у вигляді Google-документа, зберегти  файл з іменем «Загальні правила оформлення документів». надати для перевірки вчителю, позначити як виконане.

3) Практична робота за комп’ютерами.

4) Вправи для очей. Релаксація

Обговорення результатів роботи, оцінювання https://kahoot.it/ 

Код гри 4508154

 

VI. Підбиття підсумків уроку

 

Слово вчителя: Отже, документообіг та документування відіграють важливу роль у діло­водстві. Зокрема, від правильної їх організації залежить успіх діяльності органів державної влади, підприємства  тощо.

Рефлексія.

 

VIІ. Домашнє завдання:  Написати  заяву про прийняття на роботу за зразком, знати теоретичний матеріал.

 

Зразок бланка заяви про прийняття на роботу

 

 

 

Резолюція керівника Директору підприємства __________

«До наказу» ________________________________

Підпис (назва підприємства)

________________________________

(П. І. Б. директора)

_______________________________,

(П. І. Б. працівника)

що мешкає за адресою: ___________

________________________________

(домашня адреса)

________________________________

Телефон ________________________

 

ЗАЯВА

 

Прошу прийняти мене ____________________________________________________

(назва підрозділу та посади, а також вид трудового договору:

_____________________________________________________________________________

на постійну роботу, на обумовлений термін чи на час виконання певної роботи)

_____________________________________________________________________________

з «___» ______________ 20__ року

(дата початку роботи)

 

До заяви додаю такі документи:

1. _____________________________________________________________________
2. _____________________________________________________________________
3. _____________________________________________________________________
4. _____________________________________________________________________
5. _____________________________________________________________________

 

 

«___» _____________ 20__ року Підпис __________________________

 

 

Примітка. Особа, що працевлаштовується, може написати заяву за такою формою на стандартному аркуші (формат А4) з відтворенням необхідних реквізитів.