ТВСВ смт.Пулини ГВУНТ

Методична розробка

уроку виробничого навчання

Професія: "Секретар керівника (організації, підприємства, установи)"

    Код: 4115

Тема програми: СК-2.1 Організація роботи з довідково-інформаційними документами               

Тема уроку №7-12: «Оформлення довідково-інформаційної документації, склад реквізитів:листів, пояснювальної, службової, доповідної записок».

 Майстер виробничого навчання  Котюк Жанна Дмитрівна

                                                  2021р.

ПЛАН-КОНСПЕКТ УРОКУ ВИРОБНИЧОГО НАВЧАННЯ

Навчальна: ознайомити учнів зі складанням та оформленням листів, пояснювальної, службової, доповідної записок, навчати вмінню аналізувати навчальну інформацію та визначати оптимальні шляхи реалізації завдання, формувати професійну самостійність у виконанні окремих операцій.

Виховна: активізувати пізнавальний інтерес учнів, виховувати почуття відповідальності за виконану роботу.

Розвиваюча: сприяти розвитку дослідницьких, комунікативних та творчих навичок,

ТИП УРОКУ:  формування первинних умінь.

Методи уроку:

 словесні - бесіда, фронтальне опитування, пояснення, інструктаж;       

наочні - демонстрація, показ, презентація;

практичні - виконання виробничих завдань;

проблемно-пошукові – розв’язання проблемних завдань;

Форма уроку: Урок виробничого навчання.

Місце проведення: кабінет №21.

Оснащення уроку: роздаткові картки картки-завдання, презентація, інструкційні картки, зразки документів,

ХІД УРОКУ

1.   ОРГАНІЗАЦІЙНА ЧАСТИНА: 5 хв.

Привітання; перевірка наявності учнів та готовності їх до уроку; призначення чергових.

2.    ВСТУПНИЙ ІНСТРУКТАЖ

• Мотивація учбової діяльності.
• Повідомлення теми і мети уроку
• Актуалізація опорних знань (повторення попереднього матеріалу)
• Виклад нового матеріалу.
• Виклад нового матеріалу.

Розглядати нову тему будемо за таким планом:

ПЛАН ЗАНЯТТЯ

• Загальна характеристика та призначення листів; пояснювальної, службової, доповідної записок          
• Складання та оформлення цих документів

СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ мають довідково-інформаційний характер.

Службовими вважають: такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт, пропозиції. Службова записка використовується з тією ж метою, що й внутрішня доповідна записка.

Реквізити службових записок:

08 Адресант - назва структурного підрозділу (кафедра історії та культури української мови; доцента кафедри філософії Козачука С. В.)

10 Назва виду документа (Службова записка, Доповідна записка; Пояснювальна записка; Рапорт).

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

13 Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

16 Адресат - (Керівникові проекту "Україна дітям" Висоцькому А. В.; Ректорові Національного економічного університету імені Вадима Гетьмана).

19 Заголовок до тексту документа (про відрядження, про порушення трудової дисципліни).

21 Текст.

22 Відмітка про наявність додатків (за наявності додатків)

23 Підпис.

28 Прізвище виконавця і номер його телефону

30 Відмітка про наявність документа в електронній формі (у разі потреби)

Крім того, може зазначатись номер внутрішнього телефону виконавця.

Підписує службову записку керівник структурного підрозділу чи виконавець, відповідальний за текст записки.

Проходження службових записок обов’язково повинне фіксуватись у відповідних реєстраційних формах.

Відмінність службової записки від інших видів доповідної записки.

Доповідна завжди адресується посадовій особі вищого рівня (від рядового працівника структурного підрозділу керівнику такого ж структурного підрозділу; від керівника структурного підрозділу керівнику підприємства; від керівника підприємства керівнику організації вищого рівня).

Службові записки призначені задля здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління (між структурними підрозділами) і може адресуватись від керівництва до підлеглих, мати узагальненого адресата чи автора.

Службова записка не має офіційного статусу. Їх доцільно впроваджувати лише на великих підприємствах, що мають складну структуру й у штаті яких працює понад 200 осіб.

Залежно від змісту, службова записка може мати інформаційний, ініціативний або звітний характер і містити повідомлення, прохання, пропозицію чи відповідь.

Задля оформлення службових записок кожен структурний підрозділ може заздалегідь виготовити спеціальний бланк службової записки. Можна оформляти і на чистих аркушах паперу формату А5

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА — це документ, в якому:

особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути:

службовими (відтворюються, як правило, на бланках)

особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Реквізити пояснювальної записки:

08 Адресант - назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

10 Назва виду документа.

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

19 Заголовок (Про…).

21 Текст.

Особисті пояснювальні записки містять:

08 Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

11 Дата.

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

10 Назва виду документа.

21 Текст.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції. Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.

Доповідна записка складається з таких реквізитів:

08 Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

10 Назва виду документа.

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

19 Заголовок (Про…).

21 Текст.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок).

Види службових листів

В залежності від змісту службові листи поділяються на наступні:

• Інформаційні – в яких керівництовом (органами влади і управління різних рівнів) розсилаються матеріали офіційного характеру. У них можуть міститися нормативні документи, правила поведінки, додатки тощо. Такі листи підписуються керівником.
• Листи повідомлення — направляються юридичними особами та індивідуальними підприємцями на адресу своїх партнерів, клієнтів чи держструктур. Вони сповіщають про зміни, що відбулися, наприклад: зміну адреси розташування, платіжних реквізитів, наявності заборгованості, призупинення дії і т.п.
• Супровідні — використовуються для відправки документації (каталогів, протоколів, нормативних актів), які не мають адресної частини.
• Гарантійні — адресуються організаціям і окремим суб’єктам та включають в себе зобов’язання і підтвердження (оплата праці, послуг, оренди, якість і терміни виконання роботи, повернення кредиту). Ці листи підписуються керівником організації та бухгалтером і обов’язково засвідчуються печаткою.
• Листи претензії — складаються юридичними або фізичними особами у разі виявлення раніше обумовлених в письмовому вигляді порушень з метою відшкодування збитків. До тексту додаються акти документування, що підтверджують обгрунтованість претензій і мають доказову силу.
• Листи-запити — направляються з наміром отримання інформації, офіційних даних або документів.
• Листи-сповіщення — інформують про майбутні заходи і запрошують до участі. У них вказується місце, час проведення, програма і організаційні моменти. Підписуються відповідальною особою.
• Листи-прохання — поширений вид ділового листування. Ці послання використовуються при зверненні однієї організації до іншої з проханням надання послуги, узгодження дій, отримання відомостей про товар тощо.
• Листи-відповіді — є відповідями на листи-запити або пропозиції. Вони можуть бути позитивними або негативними.
• Листи-запрошення, листи-подяки, листи-привітання та інші види службових листів.

Правила оформлення та структура ділового листа

Формування репутації бізнесу з боку партнерів і клієнтів багато в чому залежить від здатності грамотно складати, оформляти і вести службову кореспонденцію. Для цього співробітникам підприємства необхідно дотримуватися правил зовнішнього або внутрішнього ділового листування.

1. Організація повинна використовувати власні фірмові бланки з реквізитами (логотипом, спеціальним шрифтом, контактними даними і повною назвою).
2. При оформленні листа слід дотримуватися типової розмітки сторінки. Загалом листи пишуться на лицьовій стороні бланка. Якщо йдеться про декілька листів, то використовується також лицьові сторони і на кожній з них ставиться номер.
3. Офіційно-діловий стиль службового листа передбачає короткий виклад змісту, конкретне формулювання, вживання штампів і шаблонних зворотів.

Загальна структура службового листа наступна:

• Вступна частина. Починається лист з шанобливого звернення. Далі слідує вступ, де стисло вказується намір, констатація факту, введення в суть вирішуваних проблем.
• В основній частині описується подія, ситуація, що склалася, змістовний аналіз і вагомі докази.
• Заключна частина містить обґрунтовані висновки у вигляді переконливого прохання, прийнятної пропозиції, делікатного нагадування, зваженої думки, можливої відмови. Підпис у ввічливій формі.

                   Корисні поради та рекомендації

Тексти ділового листування мають характерні ознаки.

• Зміст повинен бути лаконічним. Короткий виклад думок і використання найменшого числа слів заощадить дорогоцінний час зайнятої людини. Тільки важливі деталі, факти, цифри.
• Чітка структура спростить прочитання листа. Заздалегідь продуманий план дозволить конкретно вказати на значимі аспекти проблеми. Для спрощення читання бажано розбивати текст на абзаци, кожен з яких має містити певну концепцію.
• Неприпустимість емоцій. У службовому листуванні не повинно бути емоційного відтінку. Але стриманість, розважливість, серйозність, практичність — обов’язкові.
• Не варто вживати надто витіюваті пропозиції. Простота у викладі дасть людині можливість швидко зрозуміти зміст прочитаного і зорієнтуватися.
• Неприпустима наявність орфографічних і стилістичних помилок. Перед тим, як відправити лист, слід його прочитати і відкоригувати.

Написання ділового листа вимагає бездоганності, правильного юридичного оформлення, грамотного висловлювання — все це є знаком поваги і сприяє встановленню взаємовигідних зв’язків, покращує відносини.

ПІДСУМОК УРОКУ: Ми з вами розглянули групу довідково-інформаційних документів. Ознайомилися з особливостями їх створення та оформлення, закріпили цю тему практично.

ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ -  вивчити тему за конспектом, підготуватися до практичної роботи.

3. ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 15 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів упродовж дня.
• Виставити та повідомити оцінки;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА ДО ТЕМИ:

«СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ: ПРОТОКОЛ, ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ, ДОПОВІДНОЇ, СЛУЖБОВОЇ ТА ПОЯСНЮВАЛЬНОЇ ЗАПИСКИ»

Інструкційна картка

«Складання  та оформлення протоколів»

Протоколи входять до складу довідково-інформаційних документів.

ПРОТОКОЛ – це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою оргтехніки.

Оформляють протоколи на чистому аркуші паперу ф.А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи. Перевагу надають бланкам із поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Реквізити протоколу:

• Реквізити бланку
• Назва виду документа (10) (П Р О Т О К О Л)
• Дата (зазначають дату проведення засідання, а не дату остаточного оформлення чи підписання), якщо засідання тривало декілька днів то зазначають через тире дати першого і останнього дня.(11)
• Індекс (складається з порядкового номеру засідання цього колегіального органу, нумерація може вестися протягом календарного, навчального року)(12)
• Місце складання або видання (14)
• Гриф затвердження (оформляють якщо протокол підлягає затвердженню)(17)
• Заголовок до тексту (містить назву виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада)та колегіального органу в родовому відмінку)(19)
• Текст (21)
• Підпис (23)

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній частині зазначають прізвища й ініціали головуючого, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній - перебіг засідання колегіального органу.

Слова «Голова», «Секретар» друкують одне під одним від межі лівого поля з великої літери, далі зазначають прізвища та ініціали головуючого й секретаря.

Далі зазначають прізвища присутніх а алфавітному порядку. У протоколах розширених засідань де присутніх багато, склад зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад:

Присутні:   97 осіб (список додається).

 Далі наводять порядок денний: зазначають питання, внесені на розгляд колегіального органу, й прізвища доповідачів або тих, хто готував питання. Кожне питання нумерують.

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. В кожному розділі є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ», ці слова прийнято зверху і знизу відокремлювати подвійним інтервалом і друкувати великими літерами, кожне від межі лівого поля. Після них ставлять двокрапку.

Словом «СЛУХАЛИ» починають кожний розділ. Його друкують в одному рядку з номером питання порядку денного.

Прізвища й ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу починається з великої літери.

Наприкінці кожного розділу записують прийняту ухвалу з обговореного питання порядку денного. Ухвали , що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів – постанов, ухвал, а на підприємствах, що діють на основі єдиноначальності, - у вигляді наказів. У решті випадків оформляють витяг з протоколу.

Зразок протоколу з повздовжнім розташуванням реквізитів

АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «ОРАНТА»

ПРОТОКОЛ

18.06.06 Хмельницький № 09

Засідання Ради директорів

Голова  - Клименко Д.Н.

Секретар  - Волощенко С.Г.

Присутні: - Громов А.В., Зайчук С.К., Коновалов В.Ш., Кущ С.Н.

Порядок денний:

1. Про організацію та відкриття філії Товариства «Оранта» в м. Києві (Доповідач - генеральний директор Громов А.В.).

СЛУХАЛИ:

Громова А.В. - Текст доповіді додається.

ВИСТУПИЛИ:

Коновалов В.Ш. - Справді, необхідність відкриття філії нашого товариства у Києві постала вже давно. Для цього є всі умови, але, на жаль, немає відповідної документації. Над цим треба попрацювати й найближчим часом розглянути проекти.

Кущ С.Н. - Необхідно доопрацювати бізнес-план Товариства, враховуючи зміни в штатному розкладі, нових партнерів, а також зауваження, висловлені п. Громовим А.В.

УХВАЛИЛИ:

1. Підготувати необхідні документи для організації та відкриття філії Товариства «Оранта» в м. Києві до 29.09.06 (відповідальний - Зайчук С.К.).
2. Доопрацювати бізнес-план філії Товариства з урахуванням доповнень
   Кущ С.Н. і Громова А.А. до 29.09.06 (відповідальний - Коновалов В.Ш.).

Додаток. Текст доповіді на 7 арк. в 1 прим.

Голова (підпис) Д.Н. Клименко

Секретар (підпис) С.Г.Волощенко

Зразок протоколу з кутовим розташуванням реквізитів

Відкрите акціонерне

товариство «Будівельник»

ПРОТОКОЛ

12.11.02 № 49

м.Харків

Засідання ради директорів

Голова  - Журавльов О.Я.

Секретар  - Корженевська К.Г.

Присутні:  - Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К.,

Відсутні: - Зальцберг М.І. (у відрядженні).

Порядок денний:

1.Про створення СП «Траст компанії» (доповідач – генеральний директор Аверинцев М.Д., директор СП «Інвест» Дж.К.Лі.).

2.Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

СЛУХАЛИ:

 1. Про створення СП «Траст» компаній (доповідач - генеральний директор Аверинцев М.Д., директор СП «Інвест» Дж. К. Лі).

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. (текст доповіді додається).

Закіров Р.Т.: Розширення міжнародної діяльності ВАТ «Будівельник» дасть змогу не тільки впроваджувати новітні технології й матеріали, знайти нових партнерів і ринок збуту, а й суттєво зміцнити внутрішні позиції ВАТ.

УХВАЛИЛИ:

1.1. До 16.01.2003 р. підготувати всі необхідні для створення СП документи; завершити організаційну роботу до 26.01.2003 р. (відповідальний - Закіров Р.Т.).

1.2. Розробити бізнес-плани перспективних напрямків співробітництва на ринках СНД та Західної Європи до 20.01.2003 р. (відповідальний - Лівощенко І.К.).

СЛУХАЛИ:

2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчого директора СП «Будмен» Наконечного О.Л., директора Одеської філії ВАТ.

Лівощенко І.К.: Наконечний О.Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати також як виконавчий директор СП.

УХВАЛИЛИ:

Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директором СП «Будмен» й укласти з ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки.

Голова О. Я. Журавльов

Секретар Л.С.Гаврилов

Інструкційна картка

«Оформлення витягів з протоколів»

Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню.

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи.

Схема складання витягу з протоколу:

Відомство

Найменування підприємства

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛА

12.05.00 №567

м. Хмельницький Найменування протоколу

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Затвердження плану роботи Доповідач Савчук П. Л.

2. СЛУХАЛИ:

Савчук П. Л. Ознайомив...... і далі по тексту.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1_______________

Голова (підпис) Ініціали, прізвище

Секретар (підпис) Ініціали, прізвище

Вірно: Інспектор (підпис) Ініціали, прізвище

12.05.00

Інструкційна картка на тему:

«Доповідні пояснювальні та службові записки»

Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши всі явища і факти, виконані роботи, ситуацію яка склалася. Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації). Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

 Реквізити доповідної записки:

1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.

 2. Найменування структурного підрозділу.

3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.

4. Найменування документа.

5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).

6. Текст.    

8. Дата та місце укладання доповідної записки.

9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.

10. Вихідний номер.

Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити. Пояснювальні записки поділяються на дві групи:1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах паперу, підписує виконувач).

Відділ стандартизації

Головному технологові

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

25.09.00 №72-15/138

Про подання матеріалів до проекту СТП

Прошу в термін до 5 жовтня 2000 року подати до відділу стандартизації перелік фрез, що використовуються на підприємстві, для занесення до стандарту підприємства "Інструмент різальний. Фрези. Посібник з вибору."

Начальник відділу стандартизації   (підпис)   П. Р. Діденко

Інструкційна картка

«Складання та оформлення доповідної записки»

Доповідна записка – це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації (керівникові структурного підрозділу), в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, котрі мали місце, про виконану роботу тощо, а також наводить свої висновки і пропозиції. Доповідні записки можуть готуватися як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини: у першій  - констатуційній (описовій) – наводять факти або описують ситуацію, а в другій – викладають пропозиції, прохання.  Якщо у доповідній записці є вступна частина, то в ній  вказують підстави для видання записки.  Доповідні записки, у яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно.

Доповідні записки поділяють на звітні, інформаційні, ініціативні. У звітних узагальнюється стан справ, хід роботи за певний час. У інформаційних подано опис подій, явищ, фактів. У ініціативних викладаються певні пропозиції щодо виконання якоїсь роботи, зміни напрямків роботи,графіків роботи, взяття на себе певних обов’язків.

Оформлення доповідної записки залежить від адресата. Внутрішні доповідні записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або установи, де працює автор записки) оформлюють на чистому аркуші паперу від руки, найчастіше у 1 примірнику,другий можна зберігати як підтвердження про вручення її керівництву (за бажанням адресанта). Зовнішні доповідні записки адресуються керівництву вищої інстанції, якій підпорядкована організація  ( виходять за межі підприємства) оформлюють на загальних або спеціальних бланках формату А 4 або А 5 (залежно від обсягу тексту) з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних  реквізитів.

Реквізити зовнішньої доповідної записки:

9 – реквізити бланка;

10 – назва виду документа;

11 – дата (проставляють у день підписання);

12 – індекс (проставляють у день підписання);

14 – місце складання чи видання;

16 – адресат; 

19 – заголовок до тексту; 

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатка (якщо потрібно);

23 – підпис.

Якщо звітна чи інформаційна записка виходить від імені установи (зовнішня) , то підписується керівником установи. Вимоги до доповідної записки: зміст – лаконічний за формою викладу, наведені факти – достовірні, пропозиції – чітко сформульовані.

Інструкційна картка

«Складання та оформлення пояснювальної записки»

Пояснювальна записка – це службовий документ, в якому: 1) пояснюється зміст окремих положень основного документа ( плану, звіту, проекту, програми  тощо) –це записки службового характеру;  2) пояснюються  причини якихось подій, фактів, провин, певних дій, ситуацій, що склалися, поведінки  громадян (працівника, студента, курсанта, учня) на вимогу керівника установи, членів адміністрації, рідше – з ініціативи самого підлеглого.

За змістом пояснювальні записки поділяються на 2 групи:

Записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. Їх оформлюють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці, оформленій машинописним способом.

Записки з приводу якихось випадків, ситуацій, що склалися, провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспростовні докази. Оформлюють їх на чистому аркуші паперу від руки.