"Інформаційний кейс"

Борщівський будинок дитячої творчості

      ІНФОРМАЦІЙНО-МЕТОДИЧНИЙ

КЕЙС

(ведення документації керівником гуртків

закладу позашкільної освіти)

Борщів-2019

Укладач: Надія Николаїшин, директор Борщівського будинку дитячої творчості

Дані методичні рекомендації можуть бути корисні педагогам закладів позашкільної освіти, які бажають працювати з дотриманням нормативних вимог, Інструкції з діловодства в позашкільних навчальних закладах.

Допоможуть у  правильному введенні гурткової документації  керівникам гуртків, а також у підвищенні особистої професійної компетентності та методичної культури.

Вступ

Позашкільна освіта - важлива сфера, у якій можливості для вияву самоактивності, а водночас і для особистісного самовизначення та самореалізації підростаючого покоління є надзвичайно широкими. Вільна від жорсткої регламентації, обов’язковості, вона розкриває широкі можливості для вияву самостійності, самоактивності, що вельми імпонує сучасним дітям.

Саме професійна діяльність над  розквітом талантів і здібностей, які має в собі кожна людина, відповідає й фундаментально гуманістичній місії освіти, і вимогам справедливості, якими повинна керуватися будь-яка освітня політика, а  також правдивими потребами ендогенного розвитку.

Проблема розвитку  творчості дитини набуває в наш час особливого значення. Як сформувати творчу, інтелектуально розвинену особистість? Для успішного вирішення цієї проблеми велике значення має розвиток творчих здібностей, дитячої активності та самостійності. І в цьому велику роль відіграє гурткова робота з учнями.

Педагоги  закладу позашкільної освіти свою діяльність з вихованцями повинні базувати на принципах демократизації, гуманізації, індивідуалізації, диференціації та інтеграції. Адже освітній процес в ЗПО – це доброзичлива творча взаємодія вчителя та учня, діалог двох партнерів, де відсутній страх і є радість спілкування.

Мета даної методичної розробки:

допомогти  керівнику гуртків закладу позашкільної освіти удосконалити свої знання і практичні навики щодо ведення необхідної документації протягом навчального року, з урахуванням компетентністного та діяльнісного підходів до освітнього процесу шляхом використання новітніх педагогічних технологій та

досягнень науки.

Основні завдання:

- конкретизувати перелік необхідних документів для керівника гуртків закладу позашкільної освіти;

- допомогти спеціалістам в сфері позашкільної освіти у визначенні необхідної документації для роботи, обґрунтувати її доцільність і важливість;

- надати методичну допомогу в оформленні основної гурткової документації.

Керівник гуртка – безпосередній виконавець важливих освітніх завдань

Одним із пріоритетів державної політики у сфері позашкільної освіти є організація освітньо-виховної діяльності, яка передбачає надання учням знань,формування вмінь і навичок з різних напрямів позашкільної освіти, розвиток інтелектуальних і творчих здібностей, фізичних якостей; виховання в дітей поваги до Конституції України, прав і свобод людини та громадянина, почуття власної гідності, високих моральних якостей, патріотизму, любові до України.

Безпосереднім виконавцем поставлених освітніх завдань є керівник гуртка, який:

•                 комплектує склад гуртка, забезпечує його збереження його наповнюваності протягом усього часу діяльності;
•                 здійснює різноманітну діяльність, особистісно-зорієнтоване навчання і виховання, педагогічно обґрунтований вибір форм (в тому числі нетрадиційні), засобів та методів роботи, виходячи з психолого-фізіологічних особливостей вихованців;
•                 організовує роботу дітей з обмеженими можливостями;
•                 створює умови для цілісного розвитку кожної особистості;
•                 виявляє і підтримує талановитих дітей та обдарованих дітей, сприяє формуванню їхніх професійних інтересів;
•                 підбирає актуальні навчальні програми, враховуючи інтереси дітей та свої професійні здібності і кваліфікацію;
•                 бере участь у розробці та реалізації навчальних програм з позашкільної освіти, запроваджуючи сучасні освітні технології навчання й виховання;
•                 проводить роботу серед вихованців, учнів, слухачів з виховання загальної культури, культури спілкування і дозвіллєво-розважальної діяльності;
•                 працює у співдружності з батьками, керівниками інших гуртків, громадськістю;
•                 забезпечує участь гуртківців у масових заходах позашкільного навчального закладу, міста, району, всеукраїнських і міжнародних конкурсах, фестивалях, виставках;
•                 веде профілактичну роботу з безпеки життєдіяльності і проводить заняття з дотриманням правил охорони праці, безпеки життєдіяльності та санітарно-гігієнічних норм;
•                 веде відповідну документацію та вчасно звітує про результати своєї роботи і творчої діяльності гуртківців;
•                 поважає гідність дитини, своєю доброзичливою поведінкою утверджує повагу до принципів загальнолюдської моралі.

Керівник гуртка має знати:

•                 законодавчі і нормативно-правові акти – Конституцію України, Закони України «Про освіту», «Про загальну середню освіту», «Про позашкільну освіту», Конвенцію про права дитини, Національну доктрину розвитку освіти, Концепцію позашкільної освіти та виховання, Положення про позашкільний навчальний заклад та ін.;
•                 програмно-методичні матеріали і документи щодо проведення педагогічного процесу, методику і організацію відповідного напряму діяльності (соціально-реабітаційного, художньо-естетичного, дослідницько-експериментального, науково-технічного, еколого-натуралістичного, туристсько-краєзнавчого, фізкультурно-оздоровчого, військово-патріотичного);
•                 закономірності особистісного розвитку та вікових особливостей дітей, основи педагогіки, психології, фізіології, гігієни, базові дисципліни в обсязі програми загальноосвітньої школи; сучасні освітні тенденції, останні досягнення в галузі науки і техніки, культури, мистецтва (за профілем), форми і методи освітньої роботи; основи педагогічної етики;
•                 державну мову відповідно до чинного законодавства про мови в Україні.

Документація керівника гуртка закладу позашкільної освіти

Офіційно-ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше відображення у документах.

Документ – це діловий папір, який закріплює інформацію про факти, події, вища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людей.

Документаційне забезпечення – важлива складова діяльності будь-якої установи або закладу, що обумовлює актуальність питання щодо ведення ділової документації відповідно до нормативно-правових актів, зокрема і в позашкільному навчальному закладі. Відповідно до законів України «Про освіту» та «Про позашкільну освіту», «Про охорону праці», на виконання вимог Примірної інструкції з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту від 23.08.2012 № 947.

Перелік основної документації керівника гуртків позашкільного навчального закладу:

— Навчальна програма з позашкільної освіти;

— Журнал планування та обліку гурткової     

     роботи;

• Робочий навчальний план (план роботи 

              гуртка);

— Заяви батьків про вступ дитини в ЗПО;

— Список гуртківців;

— Особова справа учня ЗПО (Індивідуальна картка вихованця);

• Соціальний паспорт гуртків;
• Конспект (план-конспекти) заняття;

— Сценарій (план проведення) виховного заходу;

— Журнал реєстрації інструктажів з безпеки життєдіяльності;

• План виховної роботи.

Навчальна програма з позашкільної освіти

Навчальна програма з позашкільної освіти – це нормативний документ, що визначає мету, завдання, зміст, обсяг, порядок, способи організації навчально-виховної діяльності та вимоги до її результатів.

Відповідно до статті 16 Закону України "Про позашкільну освіту" навчально-виховний процес у позашкільних навчальних закладах здійснюється за типовими навчальними програмами та іншими навчальними програмами за умови затвердження їх відповідними місцевими органами виконавчої влади.

Типова навчальна програма з позашкільної освіти затверджується наказом Міністерства освіти і науки України. Навчальні програми, що мають відповідний гриф (рекомендовано, схвалено) Міністерства освіти і науки України, можуть використовуватися у всіх навчальних закладах системи освіти.

За необхідності врахування особливостей освітнього процесу, методичного, кадрового, матеріально-технічного забезпечення, рівня підготовленості вихованців відповідного навчального закладу, регіональних особливостей керівник гуртка може внести до такої програми певні зміни, що мають бути затверджені відповідним місцевим органом управління освітою. Внесені зміни не повинні впливати на загальний зміст навчальної програми та кількість навчальних годин. Незмінними мають залишатися мета, завдання і прогнозований результат освітньої діяльності.

З метою забезпечення діяльності гуртків, творчих об’єднань, секцій, які працюють тільки у межах однієї адміністративно-територіальної одиниці, відповідають потребам конкретного регіону, навчальні програми з позашкільної освіти можуть бути затверджені наказами обласних, районних, міських органів управління освітою згідно з встановленою ними процедурою.

Навчальні програми з позашкільної освіти можна знайти за адресами:

1.               https://imzo.gov.ua/osvita/pozashkilna-osvita-ta-vihovna-robota/navchalni-programi/ (Інститут модернізації змісту освіти);
2.               https://imzo.gov.ua/osvita/pozashkilna-osvita-ta-vihovna-robota/navchalni-programi/ (Український державний центр позашкільної освіти);
3.               http://ukrjuntur.org.ua/nasha-biblioteka/programi-gurtkiv.html (Український державний центр національно-патріотичного виховання, краєзнавства і туризму учнівської молоді);
4.               http://www.centr-tur.te.ua/activity/metodwork/programs (Тернопільський обласний комунальний центр туризму, краєзнавства, спорту та екскурсій учнівської молоді);
5.               http://ecocentr.edukit.te.ua/navchaljni_programi_z_pozashkiljnoi_osviti_ekologo-naturalistichnogo_napryamku/ (Тернопільський обласний центр еколого-натуралістичної творчості учнівської молоді);
6.               http://ippo.edu.te.ua/pozashkilna-robota/ (Тернопільський ОКІППО);
7.               http://obltechnik.te.ua/index.php/struktura/metodychnyi-viddil (Тернопільський обласний комунальний центр науково-технічної творчості школярів та учнівської молоді).

Вимоги до змісту та оформлення навчальних програм з позашкільної освіти визначені в листі Інституту інноваційних технологій і змісту освіти від 05.06.2013 № 14.1/10-1685.

Навчальні програми з позашкільної освіти розробляються із врахуванням положень законів України «Про освіту», «Про позашкільну освіту» та відповідно до Положення про позашкільний навчальний заклад.

Навчальна програма з позашкільної освіти має складатися з таких структурних елементів: пояснювальна записка, навчально-тематичний план, зміст програми, прогнозований результат, орієнтовний перелік обладнання (за потребою), література, додатки (за потребою).

Оформлення навчальної програми має відповідати вимогам Примірної

інструкції з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах,

а саме:

• текстовий редактор Word; гарнітура Times New Roman, через інтервал1,5;
• поля: ліве – 3 см, праве – 1 см, верхнє, нижнє – 2 см;
• наскрізна нумерація сторінок вгорі по центру, на титульній сторінці

номер не зазначається;

• назви структурних елементів виконуються великими літерами, жирним

шрифтом.

Титульна сторінка містить таку інформацію:

• найменування органу управління освітою;
• найменування навчального закладу;
• відомості про погодження програми;
• відомості про затвердження програми;
• напрям позашкільної освіти;
• назва програми;
• строк навчання за програмою;
• найменування населеного пункту;
• рік розроблення програми.

Відомості про автора (авторів), рецензентів програми зазначаються на

другій сторінці та містять: ПІБ, посаду і місце роботи кожного з них.

Приклад (Титулка)

ПРОДОВЖЕННЯ (друга сторінка)

В пояснювальній записці до навчальної програми з позашкільної освіти обов’язковими є:

• Мета;
• Основні завдання;
• Напрямок гурткової роботи;
• Рівень (рівні) навчання;
• Вік вихованців;
• Тижневе навантаження.

Навчальна програма з позашкільної освіти є діючою протягом 5 років з моменту її затвердження (схвалення).

Послідовність дій автора при складанні і введенні в дію навчальної програми з позашкільної освіти:

1. При бажанні чи необхідності створення нової програми визначитися з групою авторів (можна писати і самому) і обговорити актуальність навчальної програми, роботу над якою передбачено і скласти план дій;
2. Вивчити нормативну базу щодо навчальних програм з позашкільної освіти і вимоги щодо її складання, вимог сучасної освіти;
3. Робота над змістом і оформлення програми;
4. Подати складену програму на рецензію кваліфікованим спеціалістам;
5. За потреби удосконалити рукопис, врахувавши думку рецензентів;
6. Подати у друкованому вигляді навчальну програму та рецензії голові науково-методичної ради відділу освіти;
7. Уточнити процедуру погодження та затвердження навчальної програми у представників відділу освіти;

Користуватися навчальною програмою з позашкільної освіти (затвердженою відділом освіти) можна лише після внесення її до переліку навчальних програм  на конкретний навчальний рік рішення педагогічної ради закладу.

Важливо: підбір навчальних програм з позашкільної освіти необхідно здійснювати до початку навчального року (до 01 вересня). Користуватися програмами, затвердження яких планується пізніше, ніж 31 серпня, у поточному навчальному році НЕМОЖЛИВЕ.

Журнал обліку та планування гурткової роботи

Журнал планування та обліку роботи є державним обліковим фінансовим документом, обов’язковим для ведення кожним керівником гуртка (особисто, окремо для кожної гурткової групи).

  Журнал гурткової роботи заповнюється відповідно до навчальних програм з позашкільної освіти, затверджених Міністерством освіти України, обласними управліннями освіти, місцевими відділами освіти.

Перед заповненням журналу необхідно познайомитись із посадовими обов’язками керівника гуртка та вказівками до ведення журналу планування та обліку роботи.

Журнал заповнюється керівником гуртка після кожного проведеного заняття. Усі записи в журналі повинні вестися чітко і розбірливо державною мовою  кульковою ручкою чорного кольору, відповідно до норм правопису. Керівникові гуртка забороняється допускати:

- написання тем занять на декілька днів, місяців наперед, заклеювання раніше написаного тексту;

- вклеювання, загинання, відрізування листків журналу;

- виправлення, підтирання записів (годин, дат проведення занять, кількості відпрацьованих годин), використання коректору;

- виправлення і змінювання розкладу, перенесення занять без попереднього узгодження з директором закладу та підпису у відповідному наказі.

Рекомендації щодо ведення журналу планування і обліку гурткової роботи

1. На титульній сторінці журналу вказується:

• повна назва гуртка та номер групи (нумерація груп починається з найвищого рівня, року навчання),
• повна назва закладу,
• населений пункт, район, область,
• навчальний рік,
• своє прізвище, ініціали (ім'я та прізвище),
• ім’я та  прізвище старости групи,
• календарну дату початку першого заняття. Увага! Записати календарну дату за розкладом першого заняття (а не 1 вересня).

Приклад

2. Записи на сторінці 3:

Повна назва програми за якою працює гурток (назва може бути іншою, ніж назва гуртка) та напрямок;

 Приклад

Навчальна програма з позашкільної освіти «Юні спелеологи», туристсько-краєзнавчий напрямок

Ким і коли затверджена (рекомендована, схвалена);

Приклад

Рекомендована МОН України (лист від 04.07.2017 № 1/11-1980);

Затверджена наказом відділу освіти Борщівської РДА від 14.09.2016  №56;

Схвалена комісією з позашкільної освіти МОН України (протокол від 24.06.2015 №4)

Рівень та рік навчання
Приклад
рівень навчання початковий    рік навчання ІІ
Мета роботи гуртка або розвиток ключових компетентностей (передбачено у навчальній програмі з позашкільної освіти);

Приклад

 формування стійкого інтересу до мистецтва, стійких теоретичних знань, умінь і навичок з хореографічного мистецтва, розвиток музичного слуху та фізичних якостей, виховання культури здорового способу життя

Розклад занять (дні тижня , в які проводять заняття, та їх тривалість в академічних годинах, час початку та закінчення занять). Заповнюється керівником гуртків на початку кожного місяця.

Приклад

Підпис керівника гуртка (під розкладом) ставлять після проведення останнього заняття, тобто в травні чи серпні;

Підпис директора ставлять після підпису керівника гуртка в кінці навчального року.

3.                    Розділи  «План роботи гуртка на перше півріччя», «План роботи гуртка на друге півріччя»

Здійснюються записи на основі навчальної програми з позашкільної освіти, затвердженого розкладу занять

Тема (розділ) записується за бажанням керівника гуртка і не містить  порядкового номеру, вказується загальна кількість годин теми (розділу).

Зміст роботи кожного гурткового заняття  записується згідно зміст теми чи розділу програми. Такий запис, як правило, займає 1-3 рядки. Варто врахувати те, що зміст роботи на кожне заняття не може складатися з 1-2 слів. Це має бути конкретизований запис стосовно того, над чим працюватиме керівник і діти протягом заняття.

Увага! Відповідно до нормативних вимог до ведення журналу планування та обліку гурткової роботи неможливе об‘єднання записів змісту роботи на декілька занять (не буває два або більше цілком однакових за змістом занять, навіть, якщо і тема заняття та сама).

Запис кожного заняття складається з:

Порядкового номера (графа1), починаючи від 1 (крапка після числа не кладеться).  Нумерація занять першого півріччя продовжується у другому.

План роботи на літній період нумерується окремо (з початку);

Чітко визначеної теми і змісту заняття, вказівки на тип заняття (екскурсія, змагання, конкурси, колоквіуми, графа 2);

Тривалості кожного заняття в академічних  годинах (графа 3);

Календарних строків виконання (графа 4) – дата згідно затвердженого розкладу.

Приклад

План роботи гуртка на кожне півріччя подають на затвердження директору закладу не пізніше як за 3 дні до початку першого запланованого заняття згідно розкладу.

     У план не заносять тривалі виїзди на фестивалі, конкурси, змагання, які не передбачені навчальною програмою.

План роботи на період літніх канікул складається окремо і затверджується у тому ж порядку, що й на I та II семестри.

Слід врахувати те, що улітку планують заняття поза навчальною програмою, виключаючи основну щорічну відпустку педагога. Нумерація починається з початку (з числа 1).

4. Записи на сторінці  «Відомості про гуртківців»

Записи у даний розділ вносяться керівником гуртків до початку занять на підставі зарахування дітей в число вихованців, згідно списку, затвердженого директором закладу.

Записи здійснюють відповідно до граф розділу:

• Порядковий номер (після цифри крапку не ставлять);
• Прізвище, ім`я, по батькові гуртківця (записують за алфавітом без скорочень, використання зменшених чи пестливих форм, без помилок).  Дітей, які прийшли пізніше, записують у хронологічному порядку.
• При відрахуванні дитини з гуртка (після видачі відповідного наказу), керівник гуртків зобов'язаний зробити запис в даному розділі (графа 10), вказавши дату і причину вибуття з гуртка.
• Графа 11 «Примітка» заповнюється в випадку отримання додаткових відомостей про дитини (напр.:  дані про особливий соціальний статус дитини (соціальну категорію).

Заповнення усіх граф розділу є обов'язковим. Винятком може бути графа 4 «Телефон дитини».

Рекомендовано для записів даних про одного гуртківця використовувати 2 рядки.  Приклад

5. Розділ «Облік відвідування»

Порядковий номер та прізвища й імена дітей необхідно записати до початку проведення занять в алфавітному порядку згідно списку розділу «Відомості про гуртківців».

Вносити самовільно до «Обліку відвідування» дітей, які виявили бажання займатися в гуртку, але не зараховані наказом директора, заборонено.

Увага!!! Ім'я гуртківця записуємо повне (ніяких ініціалів чи зменшених, пестливих форм імен, типу «Маша», «Юра», «Лєна» і т.д. По батькові дитини в даному розділі не пишемо.

Умовні позначки, які вживаються при заповненні розділу «Облік відвідування»:

«сп» - спізнився;

«нб» - був відсутній з невідомої причини;

«пов» – був відсутній з поважної причини;

«хв» - був хворий.

Інші позначки (в тому числі крапки ручкою чи простим олівцем) не допускаються.

Записи слід здійснювати відразу після перевірки присутніх на занятті.

Приклад

Якщо гуртківець відрахований  під час навчального року, то навпроти його прізвища, ставимо відмітку «Вибув»

Приклад

6. Розділ «Облік роботи гуртка»

  Під час проведення заняття записують його тему і зміст (згідно плану роботи гуртка на І, ІІ півріччя чи на літній період), тривалість.

Факт проведення заняття підтверджують особистим підписом керівника гуртка.

Рекомендовано витрачати на записи кожного заняття 1-2 рядки. Тема і зміст заняття не можуть складатися з менше, як з 7-8 слів.

Приклад   

7. Розділ  «Масова та суспільно-корисна робота гуртка»

Записи здійснюються керівником гуртків проведення тематичних вечорів, виставок, зустрічей, екскурсій, тощо, які не передбачені планом роботи гуртка (поза сіткою навчальної програми з позашкільної освіти) . А також види методичної чи суспільно-корисної роботи керівника гуртків під час  відсутності дітей на занятті (напр.: під час карантину)

Приклад

Приклад 

8. Розділ «Методична та практична допомога»

Записуються відомості про участь керівника гуртка у проведенні семінарів, проведення консультацій, майстер-класів різних рівнів, відкритих занять для слухачів курсів підвищення кваліфікації, а також надання методичної допомоги керівникам гуртків свого закладу або інших закладів ЗСО і ПО.

Даний розділ заповнюється керівником гуртків лише у тому випадку, якщо такий вид діяльності ним здійснювався

9. Розділ «Допуск до занять за медичними висновками»

Такий допуск необхідний для занять у гуртках  напрямків:

• туристсько-краєзнавчого;
• фізкультурно- спортивного;
• військово-патріотичного;
• художньо-естетичного (хореографічний профіль).

Графи «№», «Прізвище та ім'я гуртківця», «Дата народження» заповнюються керівником гуртків, інші – лікарем  на основі даних обстеження гуртківців.

У графі «Висновок лікаря» обов’язкова віза лікарем (окремо по кожній дитині).

Увага! Допуск вважається недійсним, якщо не заповнена хоча б якась одна графа, передбачена у розділі.

Відповідальність за дозвіл займатися дитині у гуртку без допуску несе керівник гуртка особисто

Приклад

10.          Розділ «Реєстрація інструктажів з безпеки життєдіяльності гуртківців»

Безпека життєдіяльності (БЖД) — це комплексна система знань про захищеність життя і діяльності особистості, суспільства та життєвого середовища від небезпечних чинників природного і штучного походження.

Основна мета інструктажів з безпеки життєдіяльності - формування вмінь практично застосовувати відповідні знання та навички за потреби.

Інструктажі зазвичай проводять у формі лекцій, бесід. Опісля обов’язково перевіряють, чи належно закріплені знання та навички, зокрема проводячи ігрові тренінги. Форми та способи проведення інструктажів у кожному конкретному випадку обирає керівник гуртка або інша відповідальна особа.

Вступний та первинний інструктаж проводять на першому занятті і записують за формою, визначеною нормативними документами. Повторний – в січні або на початку лютого.

Слід врахувати те, що дитина віком 14 років і більше особисто підписується в журналі. За дитину до 14 років підпис ставить керівник гуртка після проведеного інструктажу.

Приклад

Крім вступного, первинного і повторного є ще позапланові і цільові інструктажі.

Позаплановий проводиться при виявленні у разі порушення вимог нормативно-правових актів, що може призвести чи призвело до травм, аварій, пожеж тощо; при зміні умов виконання навчальних завдань,  у разі нещасного випадку за межами навчального закладу (зокрема, під час канікул).

Цільовий інструктаж проводиться з дітьми при організації і проведенні масових позашкільних заходів (екскурсії, туристичні походи, спортивні заходи, тощо), під час проведення громадських робіт (прибирання територій, приміщень, науково-дослідна робота на навчально-дослідній ділянці тощо).

Цільові та позапланові інструктажі проводять  і записуються всі ті, які передбачені планом виховної роботи,  або ті, в яких виникла потреба.

Позапланові інструктажі проводяться в особливих випадках, за певних обставин .

Заява Батьків про вступ дитини в ЗПО

Згідно закону України «Про позашкільну освіту», Положення про позашкільний навчальний заклад зарахування дітей у гуртки здійснюється на підставі батьківських заяв або осіб, які їх заміняють. Дитини в жодному разі, незалежно якого вона віку, не має права писати заяву самостійно. Керівники гуртків також не мають права вносити будь-які записи до заяв (навіть, якщо їх просять про це самі батьки).

Заява – це важливий документ, який пишеться лише батьками (опікунами) власноруч. Керівник гуртків до початку написання заяви батьками зобов’язаний проінформувати їх про розклад занять, особливості гуртка, права та обов’язки вихованців, уточнити, у яких гуртках (секціях, клубах) конкретна дитина займається, чи не співпадатиме розклад занять.

Приклад

Заява без візи та печатки лікаря не може бути підставою для зарахування дитини у гуртки туристсько-краєзнавчого, фізкультурно-спортивного напрямків, хореографічного та військово-спортивного профілів.

Заява на вступ дитини в ЗПО обов’язково має бути затверджена директором закладу із зазначенням номеру та дати наказу про зарахування дитини в гурток.

Заява зберігається в робочій папці керівника гуртка поряд з «Карткою вихованця» протягом усього перебування дитини у закладі. А після вибуття дитини здається директору для збереження в архіві.

Список гуртківців

Складається керівником гуртків власноруч на підставі батьківських заяв. Подається в електронній формі директору на затвердження не пізніше, ніж за 2 дні до початку занять. При складі списку гуртківців слід дотримуватися вимог до ведення діловодства в позашкільних навчальних закладах, не допускати скорочень в прізвищах та іменах дітей, вносити лише достовірні дані.

Заповнюється список гуртківців  керівником гуртків окремо на кожну групу. Обов’язковим є заповнення усіх полів. Записи ведуться акуратно, чітко, прізвища дітей необхідно  записувати в алфавітному порядку. На затвердження директору списку подаються разом з батьківськими заявами.

Один – зберігається у директора, інший у робочій папці керівника гуртків.

Протягом року, якщо гуртківців вибувають чи прибувають у списки гуртківців діловодом вносяться відповідні корективи на основі листа-подання керівника гуртків,  наказу, заяви батьків та записів у журналі обліку гурткової роботи.

         Приклад

      листа-подання

Особова справа учня ЗПО (Індивідуальна картка вихованця)

Особова справа (картка вихованця) заповнюється керівником гуртків при вступі дитини в гурток і ведеться протягом усього перебування дитини в закладі позашкільної освіти.

Записи ведуться чітко, акуратно, містять лише достовірну інформацію. На початок кожного навчального року вписуються дані про рух дитини по гурткових групах та звіряються особисті дані дитини.

Через три місяці після зарахування дитини в гурток керівником гуртків вписується коротка психолого-педагогічна характеристика.

Протягом навчання дитини у гуртку в неї вносяться за необхідності корективи, обов’язково вказується дата написання характеристики та дата внесення змін і доповнень.

Керівник гуртка несе особисту відповідальність за облік участі дитини у заходах різного рівня. Вписується лише активна ( не лише глядач) участь дитини в міських, районних, обласних і т.д. заходах, вказується результат.

Приклад

Соціальний паспорт гуртків

Складається керівником гуртків особисто до 30 вересня і подається в електронному варіанті директору закладу. Паперовий варіант зберігається в особистій папці керівника гуртків.

Соціальний паспорт складається один на всі гурткові групи.

В бланк, поданий директором, вписуються лише ті діти, які належать до певної соціальної категорії (документально підтверджено).

Конспект (план-конспекти) заняття

Гурткове заняття - та навчальна ситуація, той «сценічний майданчик», де не тільки викладаються знання, а й розкриваються, формуються та реалізуються особистісні особливості вихованців.

Враховуючи специфіку роботи в гуртках кожен керівник вишукує, випробує власні знахідки, що відповідають його напряму роботи, його вихованцям.

Однак, є загальні вимоги до складання конспекту (плану-конспекту) заняття, яких потрібно дотримуватися.

                                   Схема-конспект гурткового заняття
Тема заняття
Мета заняття (навчальна, розвивальна, виховна)
Завдання заняття (бажано)
Методи (бажано)
Тип заняття (засвоєння нових знань, умінь та навичок; формування практичних умінь та навичок; застосування вмінь та навичок; узагальнення; комбінований)
Вид заняття
Форма заняття
Обладнання: таблиці, плакати, посібники, схеми, моделі, роздатковий матеріал, демонстраційний матеріал, діаграми,  література тощо.
Очікуваний результат (бажано)

Хід заняття
(його структура залежить від типу заняття)
І. Вступна частина
— повідомлення теми та мети заняття, очікуваних результатів;
— актуалізація опорних знань;
— мотивація навчальної діяльності гуртківців.
II. Основна частина
— висвітлення керівником матеріалу нової теми;
— оволодіння новими теоретичними та практичними знаннями;
— залучення учнів до самостійного осмислення нового матеріалу, самостійна робота;
— підведення гуртківців  до узагальнень, висновків.
 III. Заключна частина
— обґрунтування гуртківцями можливості використання отриманих знань, умінь, навичок;
— загальний підсумок заняття із зазначенням його позитивних та негативних моментів;
— повідомлення завдань на наступне заняття (якщо є);
— рекомендована література (якщо є).

Конспект (план-конспект) обов'язково має бути до кожного гурткового заняття. Єдиних вимог щодо його оформлення не існує. Це може, за бажанням керівника гуртків, конспект написаний від руки або надрукований, на спеціальному бланку, у вигляді схем, таблиць, тощо.
 

План виховної роботи

Структура, зовнішній вигляд плану виховної роботи, ведення його окремо для кожної гурткової групи чи для гуртка в цілому – все це залежить від рішення педагогічної ради закладу.

Саме на засіданні цього колегіального органу управління закладом і залежить яким буде план виховної роботи з урахуванням специфіки роботи закладу ПО, сучасних вимог щодо документації та ведення освітнього процесу.

Крім того, за рішенням педагогічної ради закладу керівники гуртків можуть вести наступну документацію:

• портфоліо власних досягнень;
• портфоліо творчих здобутків гуртка;
• папка «Самоосвіта», «Робота над індивідуальною методичної проблемою»;
• проект індивідуального професійного вдосконалення;
• облік друкованої літератури, відео- чи аудіо літератури, якою користуються педагоги під час підготовки до занять та їх проведення;
• родинна скарбничка ( добірка матеріалів по роботі з батьками);
• Інструкції з безпеки  життєдіяльності (матеріали для проведення інструктажів з гуртківцями) під час освітнього процесу.
• бібліотека сценаріїв до заходів і т.д.

Шпаргалка керівника гуртків

(Календарний алгоритм роботи з документацією)

ДЛЯ ІНДИВІДУАЛЬНИХ ЗАПИСІВ

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________