Лабораторно-практичне заняття "Робота з внутрішньою документацією"

ЛАБОРАТОРНО-ПРАКТИЧНЕ ЗАНЯТТЯ № 15
 

Тема: “Робота з внутрішньою документацією”

Обладнання: зразки документів, журнали, печатки, штампи, нумератори.

 ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ

1. Опрацюйте теоретичні відомості.
2. Виконайте практичне завдання.
3. Дайте відповіді на контрольні запитання.

 Теоретичні відомості

Форми роботи з документами
 

Організація роботи за документами в установі є частиною процесів керування,  вона визначає оперативність  організації, від повної механізації процесів обробки  документів залежить ефективність  усього процесу керування. Використання інформації, що  міститься в документах,
супроводжується виконанням значного обсягу операцій, значна частина яких стосується документаційного забезпечення управління: попередній реєстр вхідних, розгляд, облік, контроль за використанням та ін. Будь-яка з цих операцій вимагає певного уміння та знання роботи з
документами.

Робота з внутрішніми документами

Внутрішні документи складаються, оформляються, виконуються і зберігаються в рамках самої установи, не виходячи за її межі. На етапах підготовки та оформлення порядок роботи з ними такою ж, як і з вихідними документами:

v складання проекту документа виконавцем;

v перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

v погодження проекту документа;

v підписання документа керівником (у необхідних випадках - затвердження);

v реєстрація документа (при підвищених вимогах до забезпечення збереження або їх загальних обсягах).

На етапах виконання і завершення робіт з внутрішніми документами порядок операцій такий же, як і з вхідними документами:

v передача документа виконавцю (копіювання документа за наявності декількох виконавців)

v контроль виконання документа;

v виконання документа;

v проставлення відмітки про виконання;

v підшивка виконаного документа до справи.

Завершальними стадіями роботи з внутрішніми документами є:використання в довідково-інформаційної роботи та визначення термінів зберігання. В результаті рішення експертної комісії Виконкому внутрішні документи підлягають подальшому використанню в довідково-інформаційної роботі, передаються в архів, знищуються.

 Практичне завдання

1. Виконайте етапи  практичного завдання.

 Етап 1. Скласти  проект документа;

Зробити перевірку правильності оформлення проекту документа;

Зробити погодження проекту документа;

Занести документ на підписання (у необхідних випадках - затвердження);

реєстрація документа (при підвищених вимогах до забезпечення збереження або їх загальних обсягах).

Етап 2. передати документ виконавцю (копіювання документа за наявності декількох виконавців)

контроль виконання документа;

виконання документа;

проставлення відмітки про виконання;

підшивка виконаного документа до справи.

 Етап 3. Запишіть висновок:  __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 Контрольні запитання

1. Які існують форми роботи з документами?
2. Що потрібно робити на етапах завершення робіт?
3. Чим відрізняються внутрішні документи від вхідних?

4. Підсумок лабораторно-практичного заняття.
 

5. Виставлення оцінок
6. Повідомлення домашнього завдання: