Складання службових документів

Складання службових документів. Помилки, які зустрічаються при складанні документів

Для прискореного виконання документів і правильного формування справ у діловодстві потрібно дотримуватися певних правил щодо оформлення тексту, датування і засвідчення документа. Зазвичай усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153

Оформлення тексту. Задля прискореного виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнених документів.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов’язаний зі змістом раніше виданих із цього питання документів. Звернути увагу. Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнено іншими реквізитами, якщо цього потребує призначення документа або його обробка.

Звернути увагу. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Документи підписують чорнилом або пастою темного кольору, найприйнятніший колір для підпису — чорний, бо він менше, аніж інші кольори, здатний вицвітати. Засвідчуються документи підписанням, затвердженням та проставлянням печатки. Документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує лише керівник установи або його заступник відповідно до своїх повноважень. Документи, що надсилаються галузевим організаціям, підписує керівник, його заступник, а також керівники структурних підрозділів установи відповідно до їх компетенції.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного, якщо документ надруковано не на бланку, скороченого — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.  Приклад. Директор заводу «Арсенал» (Підпис)(Ініціали, прізвище)Начальник управління(Підпис)(Ініціали, прізвище)

Якщо документ підписують кілька осіб з однаковими посадами, їх підписи розміщуються на одному рівні. Приклад. Заступник директоразаводу «Арсенал»Заступник директоразаводу «Квант»(Підпис) (Ініціали, прізвище)(Підпис) (Ініціали, прізвище)

  Приклад. Голова комісії (Підпис)(Ініціали, прізвище)Секретар комісії(Підпис)(Ініціали, прізвище)Документи колегіальних органів підписує той, хто головує на засіданні колегіального органу, і секретар.

Звернути увагу. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ. Звернути увагу. Не допускається підписання документа з прийменником «за» або проставлянням правобіжної риски перед найменуванням посади.

Наприклад, у реченні: "Рішення було прийнято одноголосно" логічний наголос і смисловий акцент стоять на останньому слові "одноголосно". Якщо ж змінити порядок слів у реченні - "Одноголосно було прийнято рішення", то логічний наголос виділяє слово "рішення". Типові помилки в мові і стилі документів. Розглянемо типові помилки в мові і стилі документів і вкажемо шляхи їх виправлення. У письмовій мові, але законам зорового сприйняття, логічний наголос падає на останнє слово перед точкою в простому і складному реченнях, а також на останнє слово перед комою в середині складного речення.

Автору документа треба підкреслити слово "безвідмовно", з цією метою дане слово переставляється в ударну позицію (кінець пропозиції, перед крапкою), тобто фраза буде такою: "Вироблений навик буде діяти безвідмовно";Типові помилки в мові і стилі документів. Розглянемо типові помилки в мові і стилі документів і вкажемо шляхи їх виправлення. Щоб виділити логічно значуще слово, можна:• переставити слово в ударну позицію. Наприклад: "Вироблений навик буде безвідмовно діяти". 

Наприклад: "Проведено надзвичайно важливе дослідження", "Саме в цьому полягала помилка доповідача", "Зупинимося на закінчення лише на останньому пункті програми";Типові помилки в мові і стилі документів. Розглянемо типові помилки в мові і стилі документів і вкажемо шляхи їх виправлення.виділити важливе в смисловому відношенні слово за допомогою введення спеціальних слів-підсилювачів. Словами-підсилювачами можуть бути різні частки, сполучники, прислівники: Чи, ж, саме, якраз, лише, і, навіть, надзвичайно, надзвичайно, абсолютно, абсолютно та ін. Зазвичай слова-підсилювачі виділяють наступне за ними слово.

Наприклад: "Використовуються прописні букви для виділення виду документа: ДОВІРЕНІСТЬ; ЗАЯВА; НАКАЗ". Типові помилки в мові і стилі документів. Розглянемо типові помилки в мові і стилі документів і вкажемо шляхи їх виправлення. Виділити потрібне слово за допомогою шрифтових і знакових засобів. Для передачі логічного наголосу часто застосовуються курсив, напівжирний шрифт, великі літери та інші графічні засоби.

Наприклад: "Важливий не тільки даний підхід, але й всі інші", "Необхідно стежити за виконанням як власних рішень, так і рішень обласних організацій";Типові помилки в мові і стилі документів. Розглянемо типові помилки в мові і стилі документів і вкажемо шляхи їх виправлення.використовувати протиставлення, виражене за допомогою конструкцій з співвідносними елементами (ні ... а; не тільки ... а й; як ... так і ін.).

Неправильно. Правильно. На нараді говорили про наявні недоліки. Відзначимо деякі типові помилки у вживанні пропозицій. На нараді говорили про наявні в організації роботи недоліках. На нараді говорили про наявні в організації роботи недоліках.

Пропуск другорядних членів речення: Неправильно. Правильно. Оцінка результатів діяльності включає в себе розробку методики цієї оцінки і доведення до працівників. Оцінка результатів діяльності працівників включає в себе як розробку методики цієї оцінки, так і доведення отриманої інформації до самих працівників.

Пропуск слів в стійких словосполученнях: Неправильно. Правильно. Представник департаменту повідомив про те, як втілюються рішення про охорону здоров'я населення. Представник департаменту повідомив про те, як втілюються в життя (виконуються) рішення про охорону здоров'я населення.

Пропуск засобів зв'язку додаткової частини складнопідрядного речення з головним: Неправильно. Правильно. Слід скасувати вказівку, щоб виплата допомог проводилася тільки після особистої явки до органів соціального забезпечення. Слід скасувати вказівку про те, щоб виплата допомог проводилася тільки після особистої явки до органів соціального забезпечення.

Використання зайвих слів. Однак повнота і поширеність письмового тексту не повинні призводити до його надмірності. Укладач документа повинен пам'ятати, що будь-яка офіційний документ має бути одночасно і повною (самодостатньою), і короткою(без зайвої надмірності). Наведемо приклад надмірності в діловому тексті:  У даному реченні можна обійтися без двох зайвих слів, тоді вийде: "У грудні місяці цього року на конференції зібралося тридцять чоловік виборців"."У грудні цього року на конференції зібралося тридцять виборців".

Для добавления наглядности рисункам используйте широкий экран. Широкоэкранные рисунки

Тестовое изображение (16:9)16x94x3