Навчально-методичний комплекс з виробничого навчання за професією "Діловод. Адміністратор. Касир (установи, підприємства)"

Про матеріал
Розроблений навчально-методичний комплекс матеріалів за інтегрованою професією "Діловод. Адміністратор. Касир (установи, організації)" містить розробки уроків відповідно навчальної програми, інструкційні картки, тестове опитування, питання на закріплення, зразки докуметів.
Перегляд файлу

 

C:\Users\Olga\Desktop\154_1.jpg

 

 

 

НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ КОМПЛЕКС

з виробничого навчання
за професією «Діловод. Адміністратор. Касир»

 

 

Розробила:
майстер професійного навчання
Цюпак Ольга Володимирівна

 

 

 

2019


1 КУРС 1 семестр

ДЛВ 1: СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ НА ПІДПРИЄМСТВІ, УСТАНОВІ, ОРГАНІЗАЦІЇ.

ДЛВ 1.1: Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації.

УРОК 1: Класифікація документів. Основи складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації.

Мета уроку: Ознайомити учнів з програмою виробничого навчання, кваліфікаційною характеристикою діловода, організацією робочого місця діловода, правилами техніки безпеки в лабораторії; складанням та оформленням організаційно-розпорядчої документації. Виховувати в учнів свідому дисципліну та вчити раціональному використанню навчального часу; вказати на необхідність відпрацювання таких особистих якостей, як: організованість, акуратність, дисциплінованість, витримка.

Тип уроку:  урок вивчення нового навчального матеріалу

Форма проведення: урок виробничого навчання.

МТЗ:  зразки оформлення конспекту, стенди, навчальна література – інструкції з охорони праці № 3, 11, 29, 30., презентація до уроку з БП, презентація до уроку «Історія професії»

Місце проведення: Лабораторія № 1технології комп’ютерної обробки інформації.

ХІД УРОКУ:

  1. Організаційний момент – 15 хв.:
    • Привітання;
    • ознайомлення з групою та перевірка наявності учнів (за журналом, візуально);
    • призначення чергових;
    • закріплення учнів за робочими місцями.
  1. Вступний інструктаж – 200 хв.
    1. Ознайомлення учнів з темою і метою уроку, планом проведення заняття.
    2. Ознайомлення з навчальним матеріалом згідно плану уроку:
      1.    Правила поведінки у навчальній лабораторії ( в т.ч. користування мобільним телефоном та інтернет), розклад, відпрацювання пропусків, правила чергування у лабораторі, зошити для самостійних та контрольних робіт, конспектів.
      2.    Історія професії.
      3.    Вимоги кваліфікаційної характеристики діловода.
      4.    Зразки оформлення заяви та пояснювальної записки за ситуацією.
      5.    Організація робочого місця та санітарно-гігієнічні вимоги (зокрема, розсажування за ПК за списком).
      6.    Ознайомлення з Інструкціями:

№ 3 "Вимоги електробезпеки"

№ 186 "Безпека праці для професії «Діловод. Адміністратор. Касир (установи)»

№ 29"Порядок дії працівників у разі виникнення пожежі"

№ 30 "Пожежна безпека в кабінетах, лабораторіях, навчально-виробничих майстернях"

  1.    Правила роботи з роздатковим матеріалом, самостійна робота з вправами, система оцінювання виконаних завдань.

Основні терміни, які застосовуються на даному уроці


Документи

Приказне діловодство (актове діловодство)

Діловодство

Колежське діловодство

Виконавче діловодство.

Радянський період розвитку діловодства.

Діловод


2.2.1 Правила поведінки в лабораторії обробки даних та програмного забезпечення

Забороняється:

  • знаходитись у лабораторії без дозволу майстра виробничого навчання; сторонні можуть перебувати у класі тільки з його дозволу;
  • знаходитись у лабораторії у верхньому або вологому одязі та брудному взутті; забороняється складати одяг і сумки на столи, перебувати у класі з їжею та напоями.
  • під час уроку користуватися мобільними телефонами;
  • вставати без дозволу викладача зі своїх місць під час уроку;
  • порушувати дисципліну у лабораторії;
  • працювати при поганому самопочутті;
  • заважати роботі інших учнів та майстра в/н.

Неохайність, неуважність, недостатнє вміння працювати з приладами, невиконання правил охорони праці та пожежної безпеки можуть призвести до нещасного випадку.

2.2.2 Історія професії

Документи з'явилися разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, із розвитком писемності, стали засобом спілкування, передання інформації. Документи є одним з важливих сховищ людської пам'яті.

Першими письмовими документами, знайденими археологами, були тексти законів, вибиті на кам'яному стовпі клинописом і відносяться до часу правління давньовавілонського царя Хаммурапі (1792-1750pp. до н.е.).

Існувала і процедура затвердження документа печаткою на глиняних табличках.

Динамічного розвитку діловодство набуло після винайдення паперу. Найстарішим і найважливішим документом, що зберіг давні норми звичаєвого права є Руська Правда. Оригінал цього документа не зберігся. Маємо лише численні (близько 300) списки, тобто копії, найстаріші з яких датуються XIII ст. Історичним документом також є літопис «Повість временних літ», Лаврентіївський літопис, що датується 1377р. та Іпатіївський літопис, початок XV ст. Знайдені також договори між країнами, закони, звіти про будівництво, доноси чиновників, повідомлення розвідників про стан справ у сусідніх країнах, листи, скарги, договори, бухгалтерські книги тощо.

Зі створенням Давньоруської держави писемність стала необхідною для відносин, укладення угод з іншими державами. Виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні купецьких контрактів, у написах на речах про їх приналежність тощо. Одним з найбільш відомих сховищ ділових паперів був Києво-Печерський монастир, заснований за часів правління Ярослава Мудрого. Важливими документами тогочасної епохи були княжі устави, а також церковні устави.

Діловодство у своєму розвитку пройшло декілька етапів:

І етап:Приказне діловодство (XV - ХVII ст.). Цей період називають також актове діловодство.

  • Документи - у вигляді стовпців - текст на смугах паперу шириною 15-17 см. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ мав форму сувою.
  • Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому ставилася дата отримання. Потім - підготовка до докладу. Обговорення - приговори наказу. Складався документ - відповідь.
  • Підпис д’яка, що відповідав за складання документу ставився на склейках документу. Автор документу - та людина, що виконувала записи тексту.
  • Документи систематизувалися за певними ознаками.
  • Види документів - накази царя, приречення боярської думи, указні книги. Прикази слали один одному «пам'яті», формою звертання до державних установ були чолобитні.
  • Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.
  • З'являються особливі форми документів - книги:
  • для грошових операцій - прибутково-розхідні;
  • для обліку мита - митницькі;
  • для обліку врожаю - умолотні та інше.
  • На землях правобережної України, що поступово входили до складу князівства Литовського застосовувалися актові книги (з XIII до кінця XVIII століття), які поділялися на:
  • секретні (кримінальні справи);
  • нотатні (дарчі, купчі, боргові, контрактні документи);
  • поточні (для скарг, свідчень, заяв).
  • В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.
  • Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа -«голова», а частина під основним текстом - «іспод».
  • Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не регулювалося законодавством.

II етап.Колежське діловодство (з XVIII століття).

  • Петро І у 1699 р. вводить гербовий папір, а у 1700 р. заміняються стовпці зошитами. 28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент державної колегії», де оформлена система документування та діловодства колегії - колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.
  • Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату - настільний реєстр. Журнали А і В - для реєстрації вихідних документів, а С і Д - для реєстрації вхідних документів. В документах обов'язково проставлялася дата і номер.
  • Закладені основи обліку та зберігання документів: «архів». Утворюються архіви, колегії, поточні архіви, державні архіви. Групування справ в архівах. Групування документів у справах за змістом, географічною ознакою.
  • Утворюються вхідні та вихідні документи, донос, реляції, рескрипти, циркуляри. прохання, вимоги. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.
  • Частина документів складається за генеральними формулярами.
  • Найбільш важливі документи складалися секретарем.

III етап. Виконавче діловодство.

  • Сперанський Г. С. запропонував «Загальне впровадження міністерств» де була розроблена система ведення діловодства та звітності.
  • Застосовуються бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію.
  • Порядок проходження документів по інстанціям в регламентується.
  • Документи складні за змістом складаються із 3-х частин:
  •               вступ із вкладенням справи;
  •               обґрунтування із посиланням на законодавство;
  •               заключення із висновками, пропозиціями.
  • Справи, що вирішуються поділяються на три категорії:
  •               невідкладні;
  •               термінові;
  •               поточні.

ІV етап. Радянський період розвитку діловодства.

  • Удосконалення систем діловодства, обліку, сформовані ЦСУ.
  • Впровадження принципів наукової організації праці, у систему діловодства,
  • Утворені системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.
  • Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.
  • Розроблена Державна система документаційного забезпечення управління.
  • Рішення проблем управління документацією у сучасний період пройшло у розвинутих країнах два основних етапи: 1-й - 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях; 2-й - з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловодства з обробкою інформації на ЕОМ.
  • В США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ поряд з машинним носієм.

Сьогодні діловодство охоплює діяльність кожного підприємства, установи, організації. Складно знайти організацію, в якій би не застосовувались ті чи інші документи або системи документів, тому спеціалісти в галузі документообігу зі знанням сучасної оргтехніки завжди потрібні. Фахівці можуть займати на підприємствах та установах наступні посади: інспектор з кадрів; керуючий справами; референт; секретар адміністративний тощо.

2.2.2Ознайомити учнів з освітньо-кваліфікаційною характеристикою діловода

Освітньо-кваліфікаційна характеристика випускника професійно-технічного навчального закладу (підприємства, установи та організації, що здійснюють підготовку кваліфікованих робітників)

1. Професійна кваліфікація: 4144 Діловод

2. Кваліфікаційні вимоги

1. Кваліфікаційна характеристика

Завдання та обов'язки. Приймає, реєструє кореспонденцію і направляє її до структурних підрозділів. Відповідно до резолюцій керівників підприємства передає документи на виконання, оформлює реєстраційні картки або створює банк даних. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів. Відправляє відповідну документацію адресатам. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву. Веде роботу зі створення довідкового апарату документів. Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку або комп’ютерні банки даних, складає опис справ, що надходять для зберігання до архіву. Забезпечує зберігання службової документації.

Повинен знати: нормативно - правові акти положення та інструкції щодо ведення діловодства на підприємстві; основні положення державної системи діловодства; стандарти системи організаційно – розпорядчої документації; структуру підприємства і його підрозділів; порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів; основи законодавства про працю.

Повинен вміти:

Кваліфікаційні вимоги. Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

Приклади робіт. Складання та оформлення організаційно-розпорядчої, довідково-інформаційної, обліково-фінансової, кадрової документації; документаційне обслуговування діяльності підприємства, підготовка та систематизація документів до архівного зберігання.

  1. Вимоги до освітнього, освітньо-кваліфікаційного рівнів, професійної кваліфікації осіб, які навчатимуться за професією Діловод
    1.     При вступі на навчання - повна або базова загальна середня освіта.
    2.     Після закінчення навчання - повна або базова загальна середня освіта, професійна (професійно-технічна) освіта абопрофесійна підготовка на виробництві, освітньо-кваліфікаційний рівень – «кваліфікований робітник» за професією Діловод.

 


2.2.3 Ознайомити учнів з інструкціями, що використовуються у лабораторії

Звернути особливу увагу на наступні пункти:

Вимоги безпеки перед початком роботи:

  1. Перед початком занять у лабораторії, необхідно ввімкнути систему кондиціонування повітря в приміщенні.
  2. Ввімкнути комп'ютерне обладнання у послідовності: стабілізатор напруги, монітор, системний блок, принтер (якщо передбачається друкування). Якщо сеанс попереднього користувача не був завершений, завершіть його. У разі потреби виконати наступне[1]
  3. При виявленні будь-яких несправностей роботу не розпочинати, повідомити про це майстра в/н.
  4. Відрегулювати освітленість робочого місця (при наявності місцевого освітлення), відрегулювати та зафіксувати висоту сидіння стільця, зручний для оператора нахил його спинки, висоту підлокітників.
  5. Працюючи за комп'ютером, оберіть правильне положення тіла: відстань від екрана до очей 65 - 80 см (довжина витягнутої руки); вертикально пряма спина; плечі опущені та розслаблені; ноги на підлозі та не перехрещені; лікті, зап'ястки та кисті рук на одному рівні.
  6. Якщо виникли програмні помилки або несправності обладнання, негайно зверніться до майстра в/н.

Вимоги безпеки під час роботи

  1. Забороняються різні ігри, пустощі.
  2. Не отримавши інструктаж з безпеки праці до роботи не приступайте. Перед початком роботи ознайомтесь з технологічним процесом майбутньої роботи.
  3. Роботу виконуйте тільки на справному устаткуванні і справним інструментом.
  4. Забороняється перенесення і пересування учнями важких речей. Максимальна маса вантажу для підняття учнями[2]:
  5. Забороняється:
  •             самовільне вмикання обладнання;
  • працювати без належного освітлення; якщо є сонячні відблиски на робочому місці, то усунути їх за допомогою регульованих жалюзі, що встановлені на вікнах.
  • класти будь-які предмети на комп'ютерне обладнання, робоче місце ОКН, їсти за робочим місцем;
  • працювати з монітором, у якого під час роботи з'являються нехарактерні сигнали, нестабільне зображення на екрані тощо;
  • залишати без нагляду ввімкнене обладнання;
  • працювати на комп'ютерному обладнанні без дозволу майстра в/н;
  • самочинно змінювати положення робочого місця відносно вікон та світильників. відключати захисні пристрої;
  • самостійно здійснювати ремонт комп'ютерної техніки чи її технічне налагодження; такі види робіт виконують тільки спеціалісти;
  • зберігати на робочому місці папір, дискети, інші носії інформації, деталі тощо, якщо вони не використовуються;
  • вмикати або вимикати апаратуру без вказівки майстра в/н; приєднувати або від'єднувати кабелі, зачіпати рознімні з'єднання, дроти та розетки; пересувати комп'ютери, відкривати системний блок, перекривати вентиляційні отвори на системному блоці та моніторі.
  • торкатися апаратури вологими або брудними руками;
  • вставати без дозволу викладача зі своїх місць під час уроку;
  • торкатися руками екрану монітора; роз’ємів системного блоку і пристроїв заземлення;
  • під час роботи стукати по клавіатурі та без потреби натискати клавіші.
  •           вилучати та переміщувати чужі файли;приносити та запускати комп'ютерні ігри;
    1.    Працювати потрібно лише у папці під своїм ім'ям.
    2.    З метою профілактики негативного впливу на здоров'я ОКН виробничих факторів необхідно дотримуватись режимів праці та відпочинку: після кожної години роботи за комп'ютерним обладнанням необхідно робити перерву для відпочинку тривалістю 10 хв.
    3.    Під час регламентованих перерв з метою зниження нервово-емоційного напруження, втоми очей, кистей рук, усунення негативного впливу рекомендується виконувати спеціальні вправи та самомасаж кистей рук та очей.

Вимоги безпеки по закінченню роботи

  1. Закінчити роботу та зберегти потрібну інформацію. Вийти з усіх працюючих програм і вимкнути комп'ютер.
  2. Вимкнути принтер (якщо він увімкнений), вимкнути монітор і системний блок. Вимкнути стабілізатор, якщо комп'ютер підключений до мережі через нього. Штепсельні вилки витягнути з розеток..
  3. Прибрати робоче місце. Оригінали та інші документи покласти в ящик стола.
  4. Ретельно вимити руки водою з милом.
  5. Вимкнути кондиціонер, освітлення і загальне живлення.
  6. По закінченні роботи слід закрити всі активні програми та коректно вимкнути комп'ютер. Робоче місце має залишитися чистим.

Санітарно-гігієнічні вимоги (виробничої санітарії та особистої гігієни)

  1. Освітленість: 500 люкс. Забороняється захаращувати вікна різними предметами, розміщувати на підвіконнях високі кімнатні квіти.
  2. Температура приміщення має складати від 18 до 22о С.
  3. Відносна вологість повітря – 50-60%;
  4. Допустимий рівень шумів – 50 дцб.;
  5. Працівникам, чия праця пов’язана з тривалим перебуванням за робочим столом необхідно надавати 5-8 хв. перерви через кожні дві години.
  6. Стіл повинен стояти так, щоб вікно не виявилося перед вами. Якщо це неминуче, потрібно купити щільні штори або жалюзі, які мають бути регульовані, що дозволить повністю закривати віконні отвори.
  7. Робоче місце повинно розташовуватися від стін з віконними отворами на відстані не менше 1,5 м, від стін без віконних отворів на відстані не менше 1,0 м.
  8. Робоче місце має бути обладнане підставкою для ніг.
  9. Конструкція робочого столу повинна забезпечувати оптимальне розміщення устаткування, а також можливість виконання трудових операцій в межах досяжності моторного поля.
  10. Робочий стіл та стілець мають забезпечувати оптимальну робочу позу: спина нахилена на кілька градусів назад. Таке сидіння дозволяє розвантажити хребет, поліпшити кровообіг у зоні між тулубом і стегнами. Руки вільно опущені на підлокітники крісла. Лікті і зап'ястя розслаблені.
  11. Екран відеомоніторів повинен знаходитися від очей користувача на оптимальній відстані 700 мм, але не ближче 500 мм. Повинен бути абсолютно чистим. Монітор потрібно протирати мінімум раз у тиждень. Клавіатуру слід розташовувати на поверхні столу на відстані 100-300 мм від краю, зверненого до користувача.
  12. «Звукове оформлення» робочого місця важливо для тривалої ефективної роботи. Якщо користувач працює в шумному офісі, потрібно спробувати використати навушники.

Якості, які прикрасять будь-якого діловода, виглядають так:

  • акуратність,
  • висока здатність до навчання,
  • висока перешкодостійкість;
  • відмінне знання правил діловодства,
  • вміння вибудовувати доброзичливі відносини з людьми,
  • вміння працювати в системі електронного документообігу,
  • грамотна усна і письмова мова,
  • емоційна стійкість;
  • здатність до тривалої концентрації уваги;
  • ініціативність,
  • конструктивне сприйняття критики на свою адресу.
  • навики ділового спілкування;
  • розвинене аналітичне мислення,
  • старанність, сумлінність.
  • стресостійкість,
  • толерантність до численних контактів;
  • уміння поводитися з комп'ютером на рівні просунутого користувача,
  • хороша довготривала і оперативна пам'ять;

Діяльність не рекомендується людям, які страждають на захворювання: органів дихання (бронхіальна астма, туберкульоз та ін.); серцево-судинної системи (порок серця, гіпертонія та ін.); нервової системи (неврози, менінгіт, пухлини та ін.).

Організація робочого місця діловода:

Організація робочого місця діловода повинна бути організована таким чином, щоб його розумові та фізичні зусилля спрямовувалися на виконання службових обов’язків без перешкод та незручностей. Добра організація робочого місця означає, що кожний, необхідний для виконання роботи предмет, перебуває на своєму місці. Робоче місце – це зона прикладання праці, обладнана засобами оргтехніки, іншим необхідним приладдям, необхідним для найбільш ефективного виконання працівником своїх обов’язків. Робоче місце і його оснащення - важливий елемент умов праці. Умови праці — це сукупність елементів виробничого середовища, котрі впливають на здоров'я та працездатність людини, задоволеність працею, а відтак і на її результати.

До будь-якого робочого місця на практиці висуваються відповідні вимоги, які можуть бути частково виражені кількісними показниками — нормами і нормативами, а деякі піддаються лише якісному опису. Ряд вимог, перш за все в галузі санітарії, техніки безпеки, правил експлуатації обладнання тощо, є обов'язковими, і за порушення їх працівник може понести відповідальність включно з кримінальною. Інші відносять, поки що, до бажаних (естетичність, ергономічність тощо), але нехтування ними безпосередньо впливає на продуктивність праці, а тому для підприємства вони мають важливе значення.

Вимоги до організації робочих місць можна згрупувати так: інформаційні, економічні, ергономічні, гігієнічні, естетичні, технічні, організаційні.

Інформаційні вимоги: визначення обсягів і структури вхідної та внутрішньої інформації; проектування інформаційних потоків, до системи яких входить дане робоче місце.

Економічні вимоги: передбачають організацію робочого місця з мінімальними витратами на його утримання, але достатніми для його нормального функціонування. Доцільне також оцінювання робочого місця за критерієм оптимальності, тобто ефект від діяльності працівника на робочому місці має перевищувати витрати на утримання цього робочого місця.

Ергономічні вимоги пов'язані зі створенням для людини оптимальних умов праці, що роблять її високопродуктивною та надійною і водночас забезпечують людині необхідні зручності, зберігаючи сили, здоров'я та працездатність.

Гігієнічні вимоги передбачають забезпечення таких норм: освітлення робочих місць; повітрообміну, температурного режиму; вологості; шуму й інших чинників робочого середовища, що впливають на здоров'я і працездатність людини.

Естетичні вимоги до зовнішнього оформлення робочого середовища: вигляд приміщення і засобів праці, їхня кольорова гама, наявність квітів у інтер'єрі тощо.

Технічні вимоги передбачають дотримання норм необхідного простору для виконання визначеної роботи. Це площа, на якій установлюють необхідні меблі й обладнання, місце самого працівника, а також площа проходів до столу, устаткування, іншого робочого місця тощо.

Згідно з діючими санітарними нормами встановлено приблизно такі розміри робочого місця для старшого діловода: 5—7; молодший діловод: 3—4. Однак ці норми можуть бути лише орієнтиром при організації та плануванні робочих місць, оскільки вони не враховують усього різноманіття умов праці працівників різних професій.

Під час планування та обладнання робочих місць працівника служби діловодства необхідно:

  • встановлювати обладнання, стелажі, шухляди для документів так, щоб ними було зручно користуватися;
  • розміщувати предмети та засоби праці з урахуванням операцій, що виконуються без зайвих речей;
  • для матеріалів, які не вимагають термінової обробки, передбачати спеціальні шухляди чи відділення; якщо документи потребують подальшої обробки, їх потрібно розміщувати згідно з номенклатурою справ для можливості використання іншими працівниками;
  • розміщувати засоби оргтехніки таким чином, щоб забезпечити автоматичне виконання операцій.
  • Використані матеріали складати так, щоб їх можна було безперешкодно знайти в разі потреби.
  • Комплекти меблів та засоби оргтехніки включають: письмовий стіл, конторські шафи, приставні столи, тумби для зберігання паперів, настільну картотеку, набір канцелярського обладнання, комп’ютер або друкарську машинку, зшивачі, диктофон.
  • Робочий стіл працівника служби діловодства повинен бути обладнаний відповідно до його обов’язків засобами оргтехніки, які полегшують і прискорюють виконання окремих операцій.
  • Засоби оргтехніки – телефон, ксерокс, якими користуються всі співробітники повинні бути доступними кожному з них.
  • Предметом обладнання приміщень діловодних підрозділів є також канцелярські шафи, де зберігаються різні папери, бланки та канцелярське приладдя. Сейфи необхідні для зберігання печаток, штампів та деяких службових документів. Відкривається сейф лише в разі потреби. Після роботи сейф опечатується.

Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях

Дія електричного струму на організм людини може викликати тяжкі ураження, а також смерть. Вплив електричного струму на організм людини напругою 36В, а у вогких приміщеннях понад 12В є небезпечною для життя. Якщо під час роботи на обладнанні ви відчуваєте найменшу дію струму, негайно припиніть роботу, вимкніть рубильник і попередьте керівника. До усунення пошкоджень повторно до обладнання не торкайтесь.

При виникненні пожежі потрібно знеструмити лабораторію, попередити майстра в/н чи керівника та викликати пожежну команду. Спробувати ліквідувати пожежу засобами, які є у лабораторії.

  1. Закріплення нового матеріалу.
  • Розкажіть, як повинні поводити себе учні на території училища?
  • Яких санітарно-гігієнічних вимог повинні дотримуватись діловоди у своїй роботі?
  • Яким повинно бути освітлення кабінету, де має розташовуватись робоче місце діловода?
  • Назвіть правила безпеки перед початком роботи за ПК.
  • Про що слід пам’ятати під час виконання роботи за ПК?
  • Назвіть правила БП по закінченні роботи за ПК.
  • Яких правил поведінки необхідно дотримуватись, щоб не допустити пожежі?
  • Як повинні поводити себе учні під час евакуації?
  • Яким має бути порядок надання першої допомоги потерпілому?


ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА ДО ТЕМИ УРОКУ ДЛВ 1.1.1

Класифікація (лат. classik – розряд, група) документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності, а також для орієнтування в їх різноманітті. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Ознаки класифікації документів. Документи класифікують за такими ознаками:

За способом фіксаціїінформації розрізняють такі документи:

  • Письмові (усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки);
  • графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани).
  • фото- й кінодокументи - створені способами фотографування й кінематографії (кіно- та фотоплівки, фотокартки).
  • фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

  • організаційно-розпорядчі; фінансово-розрахункові; постачально-збутові та ін.

Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

  • організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);
  • розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
  • довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);
  • з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);
  • особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

• накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; •інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи; •заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

  • типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій і мають обов'язковий характер;
  • трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця.
  • індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому (доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо).

За складністю документи бувають:

  • прості - містять інформацію з одного питання; складні - містять інформацію щодо двох і більше питань.

За місцем складання розрізняють такі документи:

  • внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства і не виходять за його межі;
  • зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

  • термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником, документи з позначкою «Терміново»;
  • нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства.

За походженням документи поділяють на:

  • службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
  • офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

  • звичайні;
  • для службового користування (ДСК);
  • таємні;
  • конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

  • справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Вони бувають: чинні; нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;
  • фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

  • оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;
  • копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів. Різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

  • документи постійного зберігання;
  • документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
  • документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації:

-


- організаційно-розпорядча;

- стандартів та технічних умов;

- планова;

- звітно-статистична;

- з ціноутворення

- конструкторська;

- технологічна;

-розрахунково-грошова


Класифікація за інформаційною складовою документа: ступінь узагальнення інформації; тип знаків, використаних для запису інформації; канал сприйняття знаків, ступінь поширення інформації; спосіб запису інформаціїтощо.

Класифікація документів за змістом: в основу покладена ознака змісту документа (семантична); проводиться поділ на види і підвиди відповідно до змісту документа. До них відносяться

  •              Бібліотечно-бібліографічна класифікація,
  •              Універсальна десяткова класифікація (УДК),
  • Десяткова класифікація Дьюї,
  • Єдина класифікація літератури для книговидання та ін.
  • класифікатор державних стандартів, Міжнародна класифікація винаходів.

Класифікація документів за рівнем узагальнення інформації:

Первинний:містить інформацію, яка є викладом (описом) результатів вивчення, дослідження, розробок тощо і оригінальна за своїм характером.

Вторинний:результат переробки одного або кількох первинних документів і містить відомості про первинні документи, (бібліографічний, реферативний, оглядовий).

Класифікація документів за характером знакових засобів фіксації інформації: інформація (зміст), яка міститься в ньому, передається за допомогою тих або інших знаків.

Заінформаційними знаками документи поділяють:

Текстові:знаком служить алфавіт природної мови (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюлетень тощо). Основний вид текстового документа - письмовий документ (рукописний, машинописний і друкарський документи).

Нетекстові: оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних та інших немовних знаків (іконічний, ідеографічний, звуковий і матричний документи).

Іконічний документ – той, у якому знак подібний відображуваному об'єкту (картина, малюнок, фотографія, кінофільм, діафільм, відеодиск та ін.)

Ідеографічний документ – той, у якому знаком служить умовне позначення, що не відображає реальних предметів або явищ (карта, ноти, креслення).

Документ, що звучить, фіксує і передає інформацію звуками (фонодокумент (грамплатівка, магнітний запис, музичний компакт-диск).

Матричний документ виконаний засобами „матричної мови” (перфокарти, перфострічки, магнітні й оптичні диски, дискети для ЕОМ).

Класифікація документів за призначенням для сприйняття інформації: Інформація, зафіксована в документі може бути сприйнята людиною як безпосередньо, так і опосередковано.

За суб'єктом сприйняття семантичного змісту: людинозчитувальні – «прочитані» безпосередньо людиною, без спеціальних технічних засобів (всі види видань (книга, журнал, газета тощо); машинозчитувальні – призначені для автоматичного відтворення інформації, що знаходиться в документі (мікрофільм, мікроафіша, діафільм, магнітна стрічка, грамплатівка, диск, дискета, компакт-диск та ін.).

Класифікація документів за каналом сприйняття інформації:

Візуальний – документ, зміст якого сприймається зором (письмові тексти, графіка, малюнки, креслення, фотографія, репродукція).

Тактильнийдокумент сприймається через дотик (дотик) (книга, журнал для сліпих).

Аудіальний –звуковий документ (грамплатівка, магнітна фонограма, музичний компакт-диск).

Аудіовізуальний документ –сприймається одночасно зором і слухом (звуковий кінофільм, озвучений діафільм, відеофільм, відеодиск, комп'ютерна технологія «мультимедіа» та ін.).

Класифікація документів за ступенем їх поширення:

Опублікований - призначений для широкого і багаторазового використання, має тираж.

Неопублікований - містить інформацію, не призначену для поширення, існує в обмеженій кількості (звіт про НДР, дисертація, депонований рукопис, препринт й ін.)

Документ, що не публікується - документи одноразового використання (адміністративно-господарська, планово-економічна, фінансово-бухгалтерська, технологічна, комерційна та інша подібна документація).

Класифікація документів за способом документування:

Рукописний - створений від руки (звіт про НДР, депонований рукопис, дисертацію та ін.)

Друкарський –виготовлений поліграфічним способом (книги, брошури, газети, журнали, календарі, карти)

Механічний – це документ, запис інформації на якому здійснюється механічним способом: (грамплатівки, фонографічні валики) або шляхом пробивки отворів (перфорацій) за допомогою перфоратора (перфокарти, перфострічки)

Магнітний – це документ, запис інформації на якому здійснюється шляхом зміни магнітного стану поверхні носія під впливом магнітного поля. (магнітні стрічки, диски або дискети для ЕОМ, відеодиски тощо).

Фотографічний – це документ, створений фотографічним способом, (фото-, кіноплівка, фотопапір, фотографії, діафільми, діапозитиви, кінофільми, мікрофіші, мікрофільми).

Оптичний – це документ, запис інформації на якому здійснений сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументи з оптичним записом, постійний запам'ятовуючий пристрій (ПЗП)

Лазерний – це документ, запис і зчитування інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променя (оптичний диск, CD-ROM, компакт-диск, голограма).

Електронний - сукупність даних в пам'яті ЕОМ. Це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ (електронна книга, електронний журнал, диск).

Класифікація за фізичною (матеріальною) складовою документа: матеріальна основа носія інформації.

Класифікація документів за матеріалом носія інформації:

Штучнаоснова - паперові й полімерні (полімерно-плівкові і полімерно-пластинкові) документи.

Паперовий документ виконаний на папері(книги, журнали, газети, ноти, карти, патенти, нормативні документи та ін. види видань, а також перфокарти, паперові перфострічки, фотографії та ін.)

Плівковий документ створений на плівковій основі (кіно-, діафільм, діапозитив, мікроафіша, магнітна фонограма, документ із записом інформації для ЕОМ).

Пластинкові документи створені на пластмасовій основі (грамплатівки, диски).

Природніматеріали: глина, деревина, шкіра (пергамент), камінь та ін.

Класифікація за матеріальною конструкцією або формою носія інформації:

Аркушний - це документ у вигляді одного або кількох аркушів будь-якого формату без скріплення (листівка, газета, плакат, географічна карта, афіша, етикетка). Листи, покладені один на інший, утворюють стопу (колода карт, картотека, каталог). Сполучена за довжиною стопа стає кодексом.

Кодексовий або блочний документ створений у формі блоку – кодексу, тобто скріплених між собою по одному краю аркушів (книжковий блок, альбом, атлас, журнал).

Картковий – це документ, що складається з сукупності карток або перфокарт установленого формату (каталожна, поштова, гральна, перфорована, календарик, листівка).

Стрічковий – це документ, що є суцільною смугою матеріалу із записом інформації. Стрічку можна скрутити у вигляді сувою або рулону або скласти частинами у формі гармошки (перфострічку, магнітофонну, кино-, відеострічку та ін.).

Дисковий документ – носій запису інформації у формі диска (платівка, диск, дискета, компакт-диск, CD-ROM, відеодиск). Місцем розміщення інформації є концентричні доріжки (магнітні, магнітооптичні і оптичні диски, грамплатівки. Дискета – малоформатний магнітний диск, вживаний в ПЕОМ і термінальному устаткуванні, звичайно на гнучкій підкладці.

комбінований.

Класифікація документів за обставинами їх існування в зовнішньому середовищі: тобто в часі й просторі.

Класифікація документів за регулярністю виходу у світ: Періодичні документи, що виходять через певні проміжки часу нумерованими або датованими, однотипно оформленими випусками (газета, журнал, бюлетень, календар, експрес-інформація,щорічник, щоквартальник, щомісячник, тижневик) і неперіодичнідокументи, що виходять в світ через не чітко визначені проміжки часу (книги, брошури, альбоми, карти, афіші, плакати, перфострічки, перфокарти, оптичні диски, дискети, грамплатівки).

Класифікація документів за часом: Оригінал – це справжній документ; Копія документа – документ, що відтворює інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх.

Класифікація документів за місцем походження:

місцевий документ вийшов і поширений у межах однієї області, міста, одного або декількох районів, підприємства, установи, господарства або навчального закладу;

регіональний документ – вийшов і поширений у межах кількох областей;

національний або загальнодержавний – у масштабах України – всеукраїнський;

зарубіжний або іноземний – надрукований за кордоном.

Параметри реквізитів

 


реквізиту

Назва
реквізиту

Оформлення реквізиту

01

Державний герб

Розміщують на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою рядків з назвою організації,
а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів — у центрі верхнього поля. розмір зображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм

02

Емблема організації чи установи

розміщують ліворуч на рівні назви організації. Зображення емблеми або товарного знака має бути зареєстроване в установленому порядку. емблему не відтворюють на бланку, де вже розміщено зображення державного герба України.
на бланках недержавних організацій емблему або товарний знак дозволяється розміщувати на верхньому березі бланка, де на бланках державних організації розміщують зображення державного герба України

03

Зображення державних нагород

розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізиту «назва організації», «назва структурного підрозділу організації»

04

Код установи

проставляється за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) після реквізиту «довідкові дані про організацію»

05

Код форми документу

цей реквізит (якщо він є) проставляють згідно з Державним класифікатором України «Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98», затвердженим наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024

06

Назва організації вищого рівня

зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю

07

Назва організації

Назва організації — автора документа має відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні). Подають її у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

на бланках організації, яка має подвійне або потрійнепідпорядкування вказують назви всіх організацій вищого рівня. у бланку організації, яка підпорядкована водночас місцевій адміністрації та міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщують лише назву державної адміністрації.

08

Назва структурного підрозділу

зазначають тоді, коли структурний підрозділ є автором документа. розміщують нижче реквізиту «назва організації»

09

Довідкові дані про організацію

Розміщують нижче назви організації або її структурного підрозділу. Реквізит складається з таких елементів:

 поштова адреса;

 номер телефону, телекса, факсу;

 адреса електронної пошти та вебсайту;

 посилання на ліцензії та патенти;

 номери рахунків у банку.

Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу, що наводяться у бланку листів, мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р.
№ 270 (зі змінами, далі — Правила надання поштового зв'язку). Наприклад:

вул. Теремківська, 11, м. Київ, 03110 Тел. 876 09 57, факс 899 54 23 E-mail: mail@mail.ua

р/р № 45798632145875 у Печерському відділі Укрсоцбанку
м. Києва

10

Назва виду документа

назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. назву виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначають друкарським або машинописним способами. Друкують великими літерами. У листах назву виду документа не зазначають

11

Дата документу

Датою документа є дата його підписання.

Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. наприклад: 25.01.2011 (у текстах нормативно-правових актів, документах фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат -25 січня 2012 р.). Дозволяється застосовувати міжнародну систему датування: рік, місяць, число (2012.01.25). Дату підписання проставляють у лівій верхній частині документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку, його дату проставляють нижче підпису ліворуч. Дата спільного документа двох або більшої кількості організацій — єдина і відповідає даті пізнішого підпису

12

Реєстраційний індекс документу

Реквізит складається з таких елементів:

 порядковий номер документа, який можна доповнювати індексом за номенклатурою справ;

 індекс класифікатора, що застосовується в організації (кореспондентів, питань діяльності, посадових осіб тощо).

Місце розміщення цього реквізиту залежить від бланку та виду документа

Реєстраційним індексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа у межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестися по навчальних роках.

Індекс спільного документа складається з індексів кожної з організацій, які проставляють через похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа

13

посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на якийдають відповідь

Розміщують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціальному місці на бланку. Реквізит складається з таких елементів:

 реєстраційний індекс вхідного документа;
 дата вхідного документа

14

місце складення або видання документа

Розміщують на рівні або нижче реквізитів «дата документа», «реєстраційний індекс документа». Зазначають на усіх документах крім, листів. реквізит не зазначають, якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до назви організації, наприклад: Київський гуманітарний ліцей

15

гриф обмеження доступу до документа

Проставляють без лапок у правому верхньому куті на першій сторінці документа.

За потреби реквізит доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу

16

Адресат

Розміщують у правому верхньому куті документа. У разі адресування документа організації (структурному підрозділу) без зазначення посадової особи їх назви подаються в Н.в. (Київський гуманітарний ліцей)

  • Якщо документ надсилають посадовій особі, то назву організації зазначають у Н.в., а посаду і прізвище адресата — у Д.в.:

Київський гуманітарний ліцей

Директору

Добролюбову В. М.

  • Якщо документ адресують керівникові організації або його заступнику назва організації входить до складу назви посади адресата:

Директору загальноосвітнього навчального закладу І-ІІІ ступенів Бойченко М. П.

  • Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено:

Ректорам (директорам) обласних інститутів післядипломної педагогічної освіти

Документ не має містити більше чотирьох адресатів.

Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять.

За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

До реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу організації мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку:

Спілка орендарів і підприємців України

вул. Г. Сковороди, 5 а, м. Київ, 04070

  • Якщо документ надсилають фізичній особі, то спочатку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата у Н.в., а потім — поштову адресу:

Петренко Василь Петрович

вул. Хмельницького, буд. 85 а, кв. 19,

м. Житомир, 46001

17

гриф затвердження документа

Розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа. Документ може бути затверджений:

 посадовою особою (посадовими особами);

 рішенням колегіального органу;

 іншим розпорядчим документом.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціала(ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор загальноосвітнього

навчального закладу № 1111

Макаренко О. Д. Макаренко

28.05.2010

Якщо документ затверджують кілька посадових осіб, то їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви документа, що затверджує створений документ, у Н.в., його дати і номера:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

спеціалізованого

навчального закладу № 291

12.10.2010 № 1111

18

Резолюція

Розміщують нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Написання резолюції на окремих аркушах чи спеціальних бланках допускається у таких випадках:

 у разі необхідності повернення документа;

 за потреби деталізувати порядок виконання документа й уточнення виконавців;

 за відсутності на документі вільного місця для резолюції.

Реквізит складається з таких елементів:

 прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку;

 зміст доручення;

 термін виконання;

 особистий підпис керівника;

 дата.

Василенко М. М.

Прошу довести до відома працівників

Василенко

16.05.2011

19

заголовок до тексту документа

Реквізит має узгоджуватися з назвою документа й містити короткий виклад його змісту.

Заголовок відповідає на запитання про що?, кого?, чого? Наприклад: наказ (про що?) про створення навчального закладу; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) секретаря.

Заголовок формулює укладач документа. Під час формулювання заголовка дозволяється використовувати скорочення слів і словосполучень, відповідно до правил орфографії та пунктуаційних норм української мови, вимог стандартів. Крапку в кінці заголовка не ставлять. якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжити до межі правого берега. Текст документа, надрукований на папері формату а5, дозволено подавати без заголовка

20

Відмітка про контроль

Проставляють на лівому березі першого аркуша документа. На рівні заголовка до тексту пишуть слово «Контроль», літеру «К» або проставляють відповідний штамп

21

Текст документа

Всю ділову документацію ведуть державною мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому веденні ділової документації можна складати поряд з державною мовою, мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому чинним законодавством. Документи, що надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати державною мовою або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих форм.

Для чіткої організації текст поділяють на дві смислові частини:

 опис причин, фактів, подій, що стали підставою для складання документа;

 висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації.

Для полегшення сприйняття документа текст поділяють на абзаци.

Тексти складних і великих за обсягом документів (правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу

22

Відмітка про наявність додатків

Розміщують під текстом документа. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

  • на додатках, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (наказами, розпорядженнями, постановами), проставляють гриф затвердження:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

загальноосвітнього

навчального закладу № 1111

10.02.2011 № 23

  • додатки (графіки, схеми, таблиці, списки тощо), що пояснюють або доповнюють зміст основного документа (наказу, плану, звіту, інструкції тощо), оформлюють на стандартних аркушах. У верхньому правому куті першого аркуша зазначають слово «Додаток»:

Додаток

до п. 2.1. Інструкції

У разі наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери (Додаток 1, Додаток 2 тощо). Знак № перед цифровим позначенням не ставлять.

  • додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, оформлюють так:

— про наявність додатків до документа зазначають після тексту документа перед підписом;

— якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

— якщо документ має додатки, повна назва яких у тексті не наводиться, то ці назви необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників:

Додатки: 1. План заходів тижня з охорони праці та безпекижиттєдіяльності загальноосвітнього навчального закладу на 5 арк. в 1 прим.;

2. Звіт про проведення тижня з охорони праці та безпеки життєдіяльності у загальноосвітньому навчальному закладі на 2 арк. в 1 прим.

— якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 14.12.2011 № 8 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 2 прим.

— за великої кількості додатків на них складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до опису на 3 арк.

— якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу

23

Підпис

Розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. До складу підпису входять:

назва посади особи, яка підписує документ;

особистий підпис;

ініціали та прізвище.

Директор загальноосвітнього

навчального закладу № 1111Симоненко В. В.

або

Директор Симоненко В. В.

— Якщо документи підписують кілька осіб, то їхні підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб:

Директор Симоненко В. В.

Заступник директора

з виховної роботи Василенко Н.Л.

Якщо документ підписують кілька осіб з однаковими посадами, то їх підписи розміщують на одному рівні.
Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому разі обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ. Не можна ставити прийменник «За» чи скісну риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів «Виконуючий обов'язки» або «В. о.» застосовують у разі заміщення керівника за наказом.

Документи колегіальних органів підписують голова та секретар колегіального органу:

Голова ради закладу Макаренко Р. Н.

Секретар засідання Іваненко П. П.

на документах, що засвідчують права громадян, юридичних осіб або фіксують факти втрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряють печаткою

24

гриф погодження документа

Розміщують нижче реквізиту «Підпис». Реквізит складається з такихелементів:

 слово ПОГОДЖЕНО (без лапок);

 назва посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації);

 особистий підпис, ініціали, прізвище;

 дата погодження. 

ПОГОДЖЕНО

Директор загальноосвітнього

навчального закладу № 1111 Мельничук О. О.

19.02.2011

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання піклувальної

ради навчального закладу

10.02.2011 №21

25

візи документа

Розміщують нижче реквізиту «Підпис» як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Реквізит складається з таких елементів:

 назва посади особи, яка візує документ;

 особистий підпис особи, яка візує документ;

 ініціали і прізвище особи, яка візує документ. 

Завідувач господарства Юрченко О. Р.

13.03.2011

26

відбиток печатки

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював кілька останніх літер назви посади особи, яка підписала документ

27

відмітка про засвідчення копії

Складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом «Підпис»: 

Згідно з оригіналом

Секретар Романенко О.О.

14.02.2011

28

прізвище виконавця і номер його телефону

Зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа:

Петренко 588 19 25

або

Петренко Ольга Василівна 588 19 25

29

відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Проставляють після вирішення питання, порушеного в документі, або направлення відповіді. Відмітка про виконання свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучати до справи. Відмітка може містити посилання на дату і номер документа, який засвідчує його виконання, а у разі відсутності такого документа — короткі відомості про виконання, слова «До справи», номер справи, посаду і підпис виконавця, дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша:

До справи № 04-19

Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 03.02.2011

Заступник директора

з навчально-виховної роботи Романенко О. О.

04.02.2011

30

відмітка про наявність документа в електронній формі

Розміщують у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа.

Складається з повного імені файлу і його місця зберігання, коду оператора та інших пошукових даних

31

відмітка про надходження документа до організації

Проставляють від руки або штампом у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.

Елементами цього реквізиту є:

  скорочена назва організації — одержувача документа;

  дата (а за потреби — година й хвилини) надходження документа;

  реєстраційний індекс

32

запис про державну реєстрацію

Проставляють тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» від 3 жовтня 1992 р. № 493. Розміщують після номера акта чи після грифа затвердження



ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

Формуляр-зразокце модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 4163-2003).

Реквізити – це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформленні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1 – Державний герб;

2 – емблема організації;

3 – зображення нагород;

4 – код організації;

5 – код документа;

6 – назва міністерства чи відомства;

7 – назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 – назва структурного підрозділу; ,

9 – індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатка;

23 ─ підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – відбиток печатки;

27 – позначка про завірення копії;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 – позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 – позначка про надходження;

32 – запис про державну реєстрацію.

 




КАРТКИ ОПИТУВАННЯз відповідями
до теми «Побудова формуляра-зразка ОРД»

  1. Дати визначення формуляра-зразка (Формуляр-зразок – це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити – ДСТУ 2732:2004)
  2. Що називаємо реквізитами документа? (Реквізити – це інформація, зафіксована в документі для його ідентифікування, організовування обігу і (або) надання йому юридичної сили).
  3. Довжина реквізиту – це…(кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі).
  4. Робоча площа документу – це(площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами).
  5. Назвати види формуляра-зразка розташування реквізитів:
  • ф-з А4 з кутовим розташуванням реквізитів,
  • ф-з А4 з повздовжнім розташуванням реквізитів,
  • ф-з А5 з розташуванням реквізитів,
  • ф-з А4 бланку з кутовим розташуванням реквізитів,
  • ф-з А4 бланку з повздовжнім розташуванням реквізитів)
    1. Вкажіть нормативний документ, який визначає правила і вимоги створення, обробки і використання ОРД. (Державний стандарт України 4163-2003)
    2. Визначте тип формуляра-зразка (ф-з А4 з кутовим розташуванням реквізитів, ф-з А5 з розташуванням реквізитів, ф-з А4 бланку з повздовжнім розташуванням реквізитів)
    3. Реквізити бувають таких типів(постійні та змінні)
    4. Береги документу – це…. (площі, для закріплення документа в технічних засобах зберігання, для нанесення спеціальних позначок і зображень)
    5. Вкажіть призначення берегів документу. (лівий берег – для реквізитів 02, 03, 20, закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег – резерв, для збереження тексту документа; верхній берег – проставляння сторінок, для реквізитів 01, 15; нижній берег – для реквізитів 29, 30, 31).
    6. Вказати розміри форматів паперу А4(210 ммх297 мм) та А5 (210 ммх148 мм)
    7. Поясніть наступне: що позначають номери в колах на формулярі-зразку? Що відображають штриховими лініями на формулярі-зразку?

 

Картка опитування
до теми «Оформлення реквізитів на ПК»

 

  1. Постійні реквізити проставляють…
  2. Картинки по запросу документиЗмінні реквізити наносять…
  3. Гриф «Затверджено» друкується на…..
  4. Реквізит 23 «підпис» друкується на….
  5. Реквізит 27 «Відмітка про засвідчення копії» друкується на…
  6. Реквізит 22 «Відмітка про наявність додатків» друкується…
  7. Реквізит 10 «Назва виду документа» друкують…
  8. Постійними реквізитами є:…
  9. Резолюцію наносять, коли…
  10. Які документи беруться на контроль?
  11. Реквізит «Адресат» друкується на…


Відповіді до картки опитування
до теми «Оформлення реквізитів на ПК»

 

  1. під час виготовлення уніфікованої форми чи бланка документу
  2. під час складання документу
  3. 10,4 см 
  4. 12,5 см 
  5. 12,5 см 
  6. від лівого поля
  7. великими літерами за правилами оформлення заголовків
  8. Зображення Державного герба України (реквізит 01), Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) реквізит 02, Зображення нагород (реквізит 03), Код організації (реквізит 04), Код форми документа (реквізит 05), Назва організації вищого рівня (реквізит 06), Назва організації – автор документа (реквізит 07), Назва структурного підрозділу (реквізит 08), Довідкові дані про організацію (реквізит 09)
  9. Резолюцію наносить керівник, даючи вказівку на виконання
  10. Документи, які потребують виконання
  11. 9,2 см 

Зразок оформлення реквізитів

 

Копия формуляри

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


ІНСТРУКЦІЙНО-ТЕХНОЛОГІЧНА КАРТКА
Вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв.

Мета уроку: Ознайомити учнів звимогами до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв.

Література:  національний стандарт України ДСТУ 4163-2003;Діденко А.Н. Сучасне діловодство, Київ, «Либідь», 2010, ст..53

  1.                Параметри розташування реквізитів.

Основні вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв визначає ДСТУ 4163-2003. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні, доповідні записки) дозволено оформлювати рукописним способом.Оформлюючи документи, дотримуємось таких відступів від межі лівого поля документа:

Абзац у тексті (12,5 мм);

99            16 (адресат) 92 мм;

15 (гриф обмеження доступу до документа);
17(гриф затвердження документа)104 мм

розшифрування підпису в реквізитах17, 23(підпис),27 (відмітка про засвідчення копії)125 мм

Відступи від лівого поля не роблять для реквізитів:

11 (дата документа)

19 (заголовок до тексту документа)

21 (текст документа без абзаців)

22 (відмітка про наявність додатків лише для слів «Додаток», «Підстава»)

23 (підпис лише для назви посади)

24 (гриф погодження документа)

25 (візи документа)

27 (відмітка про засвідчення копії, крім слів «Копія», «Фотокопія» й розшифрування підпису

28 (прізвище виконавця і номер його телефону)

29 (відмітка про виконання документа й направлення його до справи прийнято записувати від руки)

У протоколах та витягах із них таких слів: «Слухали», «Виступили», «Вирішили», «Постановили», «Ухвалили»

У наказах: «Наказую»

У розпорядженнях: «Пропоную», «Дозволяю»

  1.                Вимоги до шрифтів, тексту.

У документа рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman. Реквізити: 04 (код організації), 05 (код форми документа), 09 (довідкові дані про організацію), 19 (заголовок до тексту документа) 28 (прізвище виконавця і номер його телефону), 30 (відмітка про наявність документа в електронній формі) можна друкувати меншим розміром 8-11 друкарських пунктів.

Текст документів на форматі А4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервали; на форматі А5 – через 1 міжрядковий інтервал, а при невеликому обсязі тексту – через 1,5 міжрядкових інтервали. Тексти доповідей, виступів друкують через 2 міжрядкових інтервали.

  1.                Оформлення та вимоги до окремих реквізитів.

Якщо текст реквізиту 22 (відмітка про наявність додатків) складається з декількох рядків, то його друкують через 1 міжрядковий інтервал. Аналогічно друкуємо і інші реквізити (крім тексту).

Складові частини реквізитів 16 (адресат), 17 (гриф затвердження документа), 22 (відмітка про наявність додатків), 23 (підпис), 24 (гриф погодження документа), 25 (візи документа) відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами:

 

 

 

Реквізит 16

 

 

або

 

 

Реквізит 17

 

 

 

Реквізити документів відокремлюють один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

Двома – при виготовленні документа на форматі А5.

Трьома – на бланку формату А4.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) – 73 мм (28 знаків). Якщо довжина реквізиту 19 (заголовок до тексту документу) перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), то його можна продовжити до межі правого поля. Крапку в кінці не ставимо.

Розшифрування підпису в реквізиті 23 (підпис) друкують на рівні останнього рядка назви посади без пробілу між ініціалами та прізвищем.

Завідувач складу № 12
Київського заводу «Агат» В.С.Мозговий

Якщо документ має декілька грифів затвердження, грифів погодження, то їх розташовують на одному рівні вертикальними рядами: перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 104 мм від лівого поля.

ГРИФ ПОГОДЖЕННЯ ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ

Багатосторінковий документ нумерується арабськими цифрами посередині верхнього поля без будь-яких символів.

Реквізит 10 (Назва виду документу) друкують ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ за правилами оформлення заголовків.

Реквізит 14 (місце складання або видання) зазначають відповідно чинних документів щодо позначення об’єктів адміністративно-територіального поділу України: м. Умань Черкаської обл.; смт. Чарівне Волинської обл.; с. Піщане Закарпатської обл.


ДОКУМЕНТИ РІЗНИХ ВИДІВ

 

Документи щодо особового складу

Довідково–інформаційні документи

Обліково–фінансові документи

  1. Автобіографія
  2. Резюме
  3. Заява
  4. Пропозиція
  5. Скарга
  6. Характеристика
  7. Трудова книжка
  8. Особовий листок з обліку кадрів
  9. Анотація
  1. Відгук
  2. Рецензія
  3. Висновок
  4. Довідка
  5. Огляд
  6. Доповідна записка
  7. Пояснювальна записка
  8. Запрошення
  9. Звіт
  10. Лист
  11. Оголошення
  12. План
  13. Протокол
  14. Факс
  1. Акт
  2. доручення
  3. Розписка
  4. Список
  5. Таблиця
  6. Накладна

 

Господарсько–договірні документи

Організаційні документи

Розпорядчі документи

  1. Договір
  2. Трудова угода
  3. Контракт
  1. Інструкція
  2. Положення
  3. Правила
  4. Статут
  1. Вказівка
  2. Наказ
  3. Постанова
  4. Розпорядження

 

ТЕМАТИЧНЕ ОПИТУВАННЯ
«Складання та оформлення службових документів»

  1. Розміри берегів документу мають бути….
  2. Призначення формуляра-зразка та види
  3. Реквізити – це…
  4. Документ – це…
  5. Види реквізитів
  6. Призначення організаційно-розпорядчої групи документів. Вказати перелік документів,що входять до неї?
  7.  Призначення довідково-інформаційної групи документів. Вказати перелік документів,що входять до неї?
  8. Призначення обліково-фінансової групи документів. Вказати перелік документів,що входять до неї?
  9. Оформити гриф затвердження документу з простановкою інтервалів та вказівкою відступів.
  10. Оформити адресат документу з простановкою інтервалів та вказівкою відступів.
  11. Які є способи розміщення реквізитів, показати схематично.
  12. Бланк – це…


ПЛАН-КОНСПЕКТ

до модуля ДЛВ 1. _______________________________________________________________
Компетенції ДЛВ 1.1. «Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації»

УРОК 2 «Оформлення організаційно-розпорядчої документації, склад реквізитів: положення, статуту, інструкцій, правил»

Мета уроку:  Ознайомити учнів з організаційно-розпорядчими документами установ та організацій, їх значенням. Розглянути склад реквізитів, структуру тексту та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Тип уроку:  Формування нових знань.

Оснащення уроку: роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація.

ХІД УРОКУ

  1.    ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ МОМЕНТ
    • вітаюся з учнями, відмічаю відсутніх, перевіряю готовність до уроку.
  2. МОТИВАЦІЯ УЧБОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ПОВІДОМЛЕННЯ ТЕМИ І МЕТИ УРОКУ

Тема уроку:Оголошую тему уроку.

Мета уроку: Розглянути підгрупу організаційно-розпорядчих документів, особливості їх складання та оформлення.

Розглядати тему будемо за таким планом:

План:

1.      Загальні відомості та значення підгрупи організаційних документів

2.      Класифікація, порядок оформлення та склад реквізитів ОРД:

2.1.  Статут

2.2.  Положення

2.3.  Інструкція (посадова)

2.4.  Правила

2.5.  Установчий договір

 

1.      Загальні відомості та значення підгрупи організаційних документів

Серед великої різноманітності видів службових документів, що існують на підприємствах і в організаціях, організаційні документи (ОД) займають особливе місце. Організаційна діяльність полягає в розробці і реалізації рішень, що документуються в організаційних документах. ОД найбільш широко використовуваний вид документації.

Щоб документ був визнаний будь-яким державним органом, організаційні документи повинні складатися і оформлятися в установах, підприємствах і організаціях на підставі вимог ДЕСТ 4163-2003 «Уніфікованої системи документації. Системи організаційно-розпорядчої документації. Вимог до оформлення документів».

Більшість організаційних документів будується за формуляром-зразком. Оформляюча частина всіх документів однакова. Відмінності стосуються лише форми викладу і структури тексту.

Кожному виду документу відповідає оптимальне число необхідних реквізитів. Набір реквізитів окремого документа визначається цілями документа, його призначенням, вимогами і формою даного документа, способом документування і т.д.

Організаційні документи забезпечують оформлення організаційної, розпорядчої, контрольної функцій управління.

2.      Класифікація, порядок оформлення та склад реквізитів ОРД:

Особливе місце в управлінській діяльності установ, організацій і підприємств займають службові ОД, які в рівній мірі представляють інтерес для працівників як канцелярії, таких економічних служб.

Для спрощення роботи з ОД, прискоренням їх складання і оформлення проведена уніфікація і стандартизація ОД за формою і змістом.

Склад реквізитів ОД можна розділити на постійні і змінні реквізити:

  • Постійні повторюються на бланках всіх документів даного найменування.
  • Змінні реквізити наносяться безпосередньо при підготовці конкретного документа. Склад реквізитів забезпечує документам додання їм юридичної сили і можливості ідентифікації.

Організаційні документи систематизовані за такими функціями:

  • Створення, реорганізація, ліквідація, приватизація організації чи підприємства;
  • Розпорядча діяльність організації, підприємства;
  • організаційно-нормативне та оперативно-інформаційне регулювання діяльності організації, підприємства;

Організаційні документи - правові нормативні документи, які встановлюють правила взаємовідношення обов'язків фізичних і юридичних осіб, як по відношенню один до одного, так і суспільства в цілому.

Організаційні документи представлені статутами, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями, правилами внутрішнього розпорядку.

Формуляр організаційного документа:

  • постійні реквізити "єдиного" бланка:
  • емблема (03);
  • найменування організації (06);
  • найменування виду документа (08) (СТАТУТ або ПОЛОЖЕННЯ або ІНСТРУКЦІЯ або ПРАВИЛА);
  • змінні реквізити "єдиного" бланка:
  • дата (09);
  • реєстраційний номер (10);
  • місце складання або видання документа (12);
  • заголовок (17) 1;
  • текст (19);
  • відмітка про наявність додатку (20) 2;
  • підпис (21);
  • гриф узгодження (22) або візи (23);
  • гриф твердження (15);
  • друк (24).

Організаційно розпорядчі документи

  1. Інструкція
  2. Положення
  3. Постанова
  4. Правила
  5. Наказ
  6. Розпорядження
  7. Рішення
  8. Вказівка
  9. Статут

СТАТУТ

Статут - це правовий акт, що регулює діяльність організації, суспільства і громадян.

Загальні статути затверджуються органами державної влади і управління, а статути громадської організації приймаються і затверджуються з'їздами. Статути організацій затверджуються вищестоящими організаціями (міністерствами, відомствами).

Текст статуту розбивається структурно на розділи:

  1. Загальні положення (визначаються цілі і завдання створюваної організації);
  2. Організаційна структура (склад структурного підрозділу, його функції і взаємозв'язки);
  3. Регламент організації (форми і методи управління, обов'язки посадових осіб);
  4. фінансово-матеріальна база (визначення розмірів основних і оборотних засобів, джерела, порядок розпорядження засобами і цінностями);
  5. Звітна і ревізійна діяльність;
  6. Порядок ліквідації і відповідальності у справах організації.

Статут оформляється на стандартному листі паперу з нанесенням всіх необхідних реквізитів загального бланка: найменування організації, найменування виду документа, місце складання документа, підпис, гриф твердження, відмітка про реєстрацію статуту, друк організації і реєструючого органу.

 

ПОЛОЖЕННЯ

Положення - правовий акт, що має звідний характер і визначає обов'язки і організацію роботи системи органів державної влади, структурного підрозділу або регламентує діяльність посадових осіб.

Положення бувають типові та індивідуальні:

  1. Типові положення розробляють органи вищого рівня для системи підприємств, організацій, установ, фірм (положення про централізовані бухгалтерії; положення про установу або про структурний підрозділ, що затверджується розпоряджуючим документом вищестоящої організації або директором установи; проект положення про підрозділ погоджують з юридичним відділом і представляють на затвердження керівникові підприємства).
  2. Індивідуальні положення створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах.

У окрему групу виділяють положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових і інших стосунків з конкретного питання. Положеннями також визначається правовий статус тимчасове створених комісій, груп, бюро тощо.

За змістом розрізняють такі положення:

  •                  Про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т.д., їхні структурні підрозділи – комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов’язків та організації роботи; Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу.
  •                  Що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;
  •                  Про організацію і проведення різних заходів – культурно-і спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо (структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів).
  •                  Найбільш численна група – це положення про проведення різних конкурсів, оглядів та інших заходів.

Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти. При необхідності тексти положень коректуються відповідно наказом вищестоящої організації або керівником підприємства.

Текст положення може містити наступні розділи:

  • Загальні положення (офіційні повне і скорочене найменування організації, цілі і підстави її створення з вказівкою найменування. Дати і номери відповідного правового акту; указується, чим керується організація в своїй діяльності, ким очолюється і кому підкоряється).
  • Основні завдання (встановлює основні проблеми або комплекси проблем, які покликана вирішувати організація в своїй діяльності і які визначають характер і основні напрями її діяльності.
  • Функції (перераховуються дії або види робіт, які повинна виконувати організація для вирішення поставлених перед нею завдань).
  • Правові обов'язки (містить перерахування прав[3] і обов'язків, якими наділяється організація в особі її керівника). До обов'язків відносяться дії, які організація повинна виконувати для реалізації своїх функцій.
  • Керівництво (встановлюється, ким здійснюється керівництво організацією, на яких принципах, а також призначається і звільняється з посади керівник, а також визначається сфера його компетенції).
  • Взаємини (встановлюється коло організацій і посадових осіб, з якими установа здійснює взаємодію на інформаційному і документаційному рівнях).
  • Контроль, перевірка і ревізія діяльності (встановлює, ким здійснюються контроль, перевірки і ревізії фінансово-господарської діяльності, визначає їх періодичність або терміни, порядок представлення підсумкових документів).
  • Реорганізація і ліквідація (встановлюється, в якому порядку і ким здійснюються реорганізація і ліквідація організації).

Положення про організацію оформляється на загальному бланку. Обов'язковими реквізитами Положення про організацію є найменування вищестоящого органу, найменування організації, назва виду документа, дата, номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф твердження, друк.

Статути і положення є складними документами. Їх структура і зміст визначається у кожному конкретному випадку установами-розробниками.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документу, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».

Реквізити положення:

  1. Назва виду документа.
  2. Герб.
  3. Назва установи.
  4. Дата.
  5. Місце видання.
  6. Гриф затвердження.
  7. Заголовок.
  8. Текст, у якому вказуються:
  • мета створення установи;
  • основні завдання;
  • функціональні зв'язки з іншими установами;
  • основні та обігові кошти;
  • призначення службових приміщень;
  • виробничо-господарська діяльність підприємства;
  • завдання щодо якості виробництва продукції та інше.

 

ІНСТРУКЦІЯ (ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ)

Інструкція - правовий акт, що видається органами державного управління (або затверджуваний його керівником), в цілях встановлення правил, регулюючих організаційні, науково-технічні, фінансові і інші сторони діяльності суб'єктів господарювання, посадових осіб і громадян.

Посадові інструкції як нормативний документ, займають особливе місце, тому що у них визначені функції, права і обов'язки посадових осіб організації. Посадову інструкцію і трудовий контракт використовують у випадку конфліктних ситуацій між керівництвом організації і співробітником, працедавцем і працівником. Розробка посадової інструкції ставиться в обов'язок керівнику підрозділу і відділу управління персоналом, узгоджується з юрисконсультом.

Інструкція виконується на загальному бланку, затверджується спеціальним розпорядчим актом або безпосередньо керівником. Вона може бути додатком до розпорядчого документа.

Текст інструкції носить організуючий характер, тому в ній рекомендується виконувати чіткі формулювання з розпорядчими словами. Текст висловлюється від 3-ої особи в безособовій формі. Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату А4.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

  •    такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» тощо;
  •    посадові.

РЕКВІЗИТИ ІНСТРУКЦІЇ:

  1. назва виду документа (інструкція, посадова інструкція);
  2. ата (зазначають дату підписання);
  3. індекс;

14 місце складання чи видання;

17 гриф затвердження;

19 заголовок до тексту (має чітко визначати коло питань, об'єктів та осіб, на які поширюються вимоги інструкції, й може входити в назву виду документа, наприклад, «посадова інструкція інспектору з обліку й реєстрації листів громадян», «ІНСТРУКЦІЯ 3 діловодства»;

21 текст;

  • позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);

23 підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);

  1. гриф погодження (оформляють у разі потреби);
  2. візи (оформляють у разі потреби);

28 позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи.У комплексі організаційних документів підприємств (організацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником.

Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов'язково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов'язково мають бути такі розділи:

  1. Загальні положення (Зазначають сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника, коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі.)
  1. Функції
  1. Посадовіобов'язки
  2. Права
  1. Відповідальність.

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у котрому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв'язків, порядок подання звітної інформації тощо).

Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групують за розділами, кожний з яких має становити завершену частину документа. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки інструкція – це документ, що призначається для постійного користування), директивного характеру, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається» тощо.

Текст інструкції ділиться на розділи:

  • Загальні положення (встановлює найменування посади і позначення структурного підрозділу; кому безпосередньо підпорядковується працівник; порядок призначення на посаду і звільнення з посади; перелік нормативних, методичних і інших документів, якими керується працівник, що обіймає дану посаду; кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж роботи); вимоги до спеціальних знань).
  • Посадові обов'язки (перераховуються види робіт, що виконуються працівником).
  • Права (визначає повноваження працівника по виконанню покладених на нього обов'язків: право ухвалювати певні рішення; давати вказівки по конкретних питаннях; самостійно підписувати документи в рамках наданої йому компетенції; поводитися з пропозиціями до керівника; бути представником від імені підрозділу або установи в інших організаціях; брати участь в нарадах; запрошувати необхідну для роботи інформацію; вимагати виконання певних дій від інших працівників).
  • Відповідальність (встановлюються критерії оцінки роботи і міра персональної відповідальності працівника. Критеріями оцінки є об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконання роботи. Відповідальність працівника визначається відповідно до чинного законодавства і може бути дисциплінарною, адміністративною або кримінальною).
  • Взаємини (зв'язки за посадою) указується, від кого, в які терміни і яку інформацію отримує працівник; кому, яку і в які терміни представляє; з ким узгоджується проекти документів, що готуються; з ким спільно готує документи, і розглядаються інші питання інформаційних взаємозв'язків працівника з підрозділами, особами, організаціями.

Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.

Проект інструкції візується укладачем, юрисконсультом, відділом праці і зарплати.

Затверджується інструкція спеціальним розпорядчим актом або безпосередньо керівником (керівниками структурних підрозділів).

ПРАВИЛА

Для працівників важливо знати правила внутрішнього розпорядку організації: організацію роботи підприємства, взаємні обов'язки працівників і адміністрації, надання відпусток, відряджання співробітників, внутрішньоб'єктний режим.

Правила обов’язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів. Так, «Правила внутрішнього трудового розпорядку» мають на меті зміцнення трудової і виконавської дисципліни, правильне організовування праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов’язкові для виконання всіма працівниками підприємства.

Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається художнє оформлювання їх.

Оформлюють правила на загальних або спеціальних бланках підприємства формату А4, узгоджуються на зборах трудового колективу, візуються юристом і затверджуються директором підприємства.Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

За формою та змістом правила подібні до інструкцій.

ПРАВИЛАслужбові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують порядок якихось дій, поводження тощо.

Текст правил може містить наступні розділи:

  • Загальні положення;
  • Порядок прийому, перекладу і звільнення працівників;
  • Основні обов'язки працівників;
  • Основні обов'язки наймача;
  • Робочий час і його використання;
  • Заохочення за успіхи в роботі;
  • Стягнення за порушення трудової дисципліни;
  • Усередині об'єктний режим.

РЕКВІЗИТИ ПРАВИЛ:

  1. назва виду документа (правила);
  2. — дата документа;
  3. — реєстраційний індекс документа;

14 — місце складення або видання документа;

17 — гриф затвердження документа;

19 — заголовок до тексту документа (може поєднуватися з назвою виду документа);

21 — текст документа (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів);

  1. — підпис;
  2. — гриф погодження документа (оформлюють у разі потреби на

другому примірнику);

  1. — візи документа (оформлюють у разі потреби на другому

примірнику);

28 — прізвище виконавця і номер його телефону (оформлюють у разі потреби на другому примірнику).

 

Герб

МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОЇ
ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

 

ПЕРШИЙ

МАШИНОБУДІВНИЙ ЗАВОД

 

 

3

ПРАВИЛА ВНУТРІШНЬОГО
ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ

3

25 квітня 2014 р.  № 09

1,5

Київ

3

1 Загальні положення

подвійний

Згідно зі статтею 43 Конституції України кожен громадянин має право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку він погоджується…

2 Порядок прийняття та звільнення робітників і службовців

Прийняття на роботу здійснюється на конкурсній основі, якщо інше не встановлено чинним законодавством України.

Витяг із цих Правил вивішується у вестибюлі на видному місці.

3

Перший заступник

генерального директора (підпис)  С.М.Панібудьласка

3

ПОГОДЖЕНО

2

Протокол засідання
профспілкового комітету
24.04.2010 № 27

 

  1.    ПЕРЕВІРКА ПЕРВИННИХ ЗНАНЬ: Для закріплення матеріалу прошу вас переглянути презентацію до даної теми. (Див. додаток)
  • Дати визначення документів: статут, положення, інструкція, правила.
  • До складу яких документів входить документ «Положення»?
  • Хто має право складати вказані документи?.
  • На які розділи поділяються тексти вказаних документів?
  • Хто підписує документи?
  • Як відбувається оформлення документів?
  • Перерахувати обов’язкові реквізити документів.
  • Які вимоги до складання текстів документів?

З ваших відповідей видно, що Ви добре засвоїли сьогоднішню тему, отже можемо перейти до її практичного відпрацювання.

Практично відпрацьовувати тему ми будемо за такими картками-завдання (пояснюю зміст роботи). Повідомляю критерії оцінювання до сьогоднішнього уроку.

А так як ми знаходимось в лабораторії № 1 комп’ютерної обробки інформації. потрібно знати і виконувати правила БП. Давайте їх пригадаємо.

А тепер всі йдуть на перерву і після перерви ви сядете за ПК і почнете виконувати практичну роботу.

ПІДСУМОК УРОКУ: Ми з вами розглянули групу організаційно-розпорядчих документів. Ознайомилися з особливостями їх створення та оформлення. На наступному уроці ми закріпимо цю тему практично.

ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ - вивчити тему за конспектом, підготуватися до практичної роботи.

3. ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

  • Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
  • Видача завдань учням;
  • Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
  • Дозволити учням приступити до виконання завдання;
  • Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
  • Відповідь на виникаючі запитання;
  • Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 20 хв.

  • Перевірити виконані завдання;
  • Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
  • Виставити та повідомити оцінки;
  • Видати домашнє завдання;
  • Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

Додаткова інформація до уроку

ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ ОРД

У XVI ст. великого поширення набувають статути, що мали значення організаційно-розпорядчих документів. Вони містили урядові рішення і інструкції з питань управління державними маєтками, а також встановлювали певні обов'язки населення перед державою. Вони могли мати земський характер (торкалися всіх ВКЛ), обласний (стосувалися управління окремими областями і землями) і волосний (стосувалися управління волостю). Одним з найбільш відомих обласних статутів є «Статуту дворів наших у Великого князівства Литовського. Обласні статути, за зовнішніми ознаками близькі до обласних привілеїв, мали на відміну від них абсолютно інше функціональне значення. Привілеї встановлювали норми в різних галузях права. Статут визначав відношення даної території до держави, а також регламентував обов'язки місцевого урядника по управлінню, тобто фактично був інструкцією для конкретної посадової особи. За часом дії всі статути можна розділити на довготривалі і короткочасні. Більшість статутів носили довготривалий характер. Вони встановлювали певні норми на необмежений час аж до їх відміни або зміни. Короткострокові статути або мали фіксований термін дії (наприклад, 2 роки), або встановлювали норми на період дії певної події. Близькі до статутів були «науки», або «інструкції». Наука визначала раніше всього права, обов'язки, повноваження і порядок дій посадових осіб. Крім того, наука містила конкретні доручення. Проте часто один і той же документ об'єднував в собі особливості і статуту, і науки. Значну частину документації, що створилася в центральному апараті державного управління, складали розпорядчі документи. Вони отримали загальну назву «Листів потокових».

Розпорядження видавалися з найрізноманітніших питань господарем, панами-радою, центральними урядниками. Більшість з них видавалася господарем і адресувалося місцевим урядникам. З канцелярії виходили листи з розпорядженнями про заготівку жита і вівса, про відправку людей споруджувати замки, мости. Значна частина розпорядчих документів видавалася з земельних питань. Розпорядчі листи видавалися не тільки від імені господаря, але і центральними урядниками з питань, що входять в їх компетенцію. Самі центральні урядники отримали письмові розпорядження від господаря. Розпорядження з різних питань могли виходити і від панів-ради. Значення розпорядчих документів мали листи сеймові, прямуючі від господаря або панів-ради в повіти. У них указувалися дата і місце проведення повітів і ставилося завдання обрання послів. Частина документації в центральному апараті управління складала листування. Листування велося з центральними і місцевими урядниками, радними панами з різних питань. Для позначення актів земельних питань, які складали більшість документів цієї групи, вживали назву «привілей». У першій половині XVI ст. вони позначалися також терміном «данина», в деяких випадках – загальним терміном «лист», іноді уживалася змішана назва «Лист данина». Окрім привілеїв на землі, господар видавав грошову винагороду («листи на юргельт»). Юргельт міг даватися як платня за службу певним посадовим особам. Особливу групу складали «листи заставні» і «листи орендні». Ними оформляли передачу в тимчасову експлуатацію державних маєтків і інших «прибуткових місць» за певну плату. Після ухваленого в 1566 р. закону про вільне володіння спадковими маєтками для здійснення приватних операцій не був потрібний дозвіл господаря або урядників. Проте існуючий порядок передбачав свідчення приватних операцій перед господарем або земським урядом. До господаря як і раніше зверталися за підтвердженнями через традицію, але головним чином для створення страхових копій, оскільки підтвердження обов'язково записувалися в книги канцелярії. У другій половині XVI ст. значного поширення набуло підтвердження актів приватноправового характеру у формі «сознаний» і «оповеданий». Розглянуті основні види і різновиди документів, що створювалися в центральному апараті державного управління, не охоплюють всього їх різноманіття. Слід зазначити, що склад документів характеризувався надзвичайною строкатістю. Це багато в чому визначалося тим, що в документуванні того часу основне значення надавалося змісту документа, його юридичній силі. Питанням одноманітності канцелярської роботи, уніфікації складу і назв документів не приділялося належної уваги.

Впродовж XVI ст. склад документів зазнавав зміни разом з розвитком політичної системи, реформами державного устрою і управління. У зв'язку з обмеженням повноважень обраних господарів, утворенням Речі Посполитої, кодифікуванням законодавства в статутах і розвитком сеймової документації припинилося видання загальноземських привілеїв. Уніфікація загальнодержавного законодавства у сфері управління адміністративно-територіальними утвореннями стала причиною падіння значення обласних привілеїв. Закон 1566 р. про вільне володіння маєтками привів до зникнення такого різновиду документів, як «листи дозволені» при здійсненні приватних операцій. Таким чином, документи, що створювалися, відображали виконання державою і його органами всіх функцій по управлінню країною.

 

ПОГОДЖЕНО

_________________________

_________________________

_________________________

 

СТАТУТ

відзнаки Президента України ”Орден княгині Ольги”

 

  1. Загальні положення

 

  1. Відзнаку Президента України ”Орден княгині Ольги” (далі – орден княгині Ольги) встановлено для нагородження жінок за визначні особисті заслуги в державній, виробничій, громадській, науковій, освітянській, культурній, благодійницькій та інших сферах суспільної діяльності, вихованні дітей у сім’ї.
  2. Орден княгині Ольги має три ступені:
    •  Орден княгині Ольги І ступеня,
    •  Орден княгині Ольги ІІ ступеня,
    •  Орден княгині Ольги ІІІ ступеня.

Вищим ступенем ордена є  І ступінь.

  1. Нагородження орденом княгині Ольги громадян України здійснюється послідовно, починаючи з ІІІ ступеня.

 

  1.   Порядок представлення до нагородження орденом княгині Ольги
  2. Порядок вручення ордена княгині Ольги
  3. Порядок носіння ордена княгині Ольги
  4. Видача дублікатів ордена княгині Ольги
  5. Порядок зберігання ордена княгині Ольги

 

 

Глава Адміністрації

Президента України   Є.Кушнарьов

 

 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

Тернопільський національний технічний університет імені Івана Пулюя

 

 

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор Тернопільського національного технічного університету імені Івана Пулюя

 

 проф. Ясній П.В.

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про видання наукового журналу „Вісник
Тернопільського національного технічного університету“

Тернопіль 2011 р.

ТЕКСТ

 

Проректор з наукової роботи Р.М.Рогатинський

Відповідальний секретар редакційної колегії Б.Г.Шелестовський

Директор видавництва А.П.Катрич

Головний бухгалтер Г.В.Марценко

Організаційно-юридичний відділ Н.М.Щепна

КАРТКА ЗАВДАННЯ
до теми уроку «Складання та оформлення положень»

Завдання 1. затверджую Директор положення про службу охорони праці закладу освіти 1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ 1.1. Згідно з Законом України « Про охорону праці», « Типовим положенням про службу охорони праці», затвердженого наказом Держнаглядохоронпраці від 15.11.2004 року №255 та п.4.1.2. « Положення про організацію роботи з охорони праці учасників навчально-виховного процесу в установах і закладах освіти», затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України 01.08. 2001 р. №563 в закладах освіти створюється служба охорони праці, яка забезпечує організацію, керівництво і контроль за роботою з охорони праці, виконання правових, організаційно-технічних, санітарно-гігієнічних, соціально-економічних і лікувально-профілактичних заходів, спрямованих на попередження виникнення нещасних випадків, професійних захворювань і аварій в період праці і навчально-виховного процесу. 1.2. Керівник закладу освіти, з урахуванням специфіки навчально-виховного процесу та видів діяльності, чисельності працівників, умов праці та інших факторів, розробляє Положення про службу охорони праці конкретного закладу, визначає структуру служби, її чисельність, основні завдання, функції та права її працівників відповідно до законодавства, яка може функціонувати у вигляді групи спеціалістів чи одного спеціаліста в порядку сумісництва (суміщення). Абзац Обов’язки начальника служби покладаються на заступника керівника закладу (крім заступника керівника з адміністративно-господарської роботи). Абзац У закладі, де немає вказаної посади, вищезазначені обов’язки виконує керівник закладу. Абзац Виходячи з економічних можливостей закладу, керівником служби охорони праці може призначатись звільнений спеціаліст. 1.3. Служба охорони праці комплектується спеціалістами, які мають вищу освіту і підпорядковується безпосередньо керівникові закладу. 2. СЛУЖБА ОХОРОНИ ПРАЦІ ВИКОНУЄ ТАКІ ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ: 2.1. Опрацьовує ефективну цілісну систему управління охороною праці через виконання заступниками і керівниками структурних підрозділів своїх посадових обов’язків (інструкцій) з питань охорони праці, сприяє удосконаленню діяльності у цьому напрямку кожного структурного підрозділу і кожної посадової особи. 2.2. Організовує спільно з відповідними державними інспекціями розслідування нещасних випадків у відповідності до «Порядку проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві », затвердженого постановою Кабінету Міністрів України 30 листопада 2011 року №1232, « Положення про порядок розслідування нещасних випадків, що сталися під час навчально-виховного процесу в навчальних закладах», затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України 31 серпня 2001 року №616 та «Порядку розслідування та обліку нещасних випадків невиробничого характеру», затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 березня 2001 року №270. 2.3. Спільно зі структурними підрозділами закладу бере участь в організації роботи з охорони праці. 3. СПЕЦІАЛІСТИ ОХОРОНИ ПРАЦІ МАЮТЬ ПРАВО: 3.1. Представляти школу в державних та громадських установах при розгляді питань охорони праці. 3.2. Безперешкодно в будь-який час відвідувати підвідомчі структурні підрозділи школи, зупиняти роботу навчально-виховного процесу в школі у разі порушень, які створюють загрозу життю або здоров'ю працюючих та учнів, одержувати від посадових осіб необхідні відомості, документи і пояснення (письмово чи усно) з питань охорони праці. 3.3. Перевіряти стан безпеки, гігієни праці та виробничого середовища в структурних підрозділах школи. 3.4. Вимагати від посадових осіб відсторонення від роботи працівників, які не пройшли медичного огляду, навчання, інструктажу та перевірки знань з охорони праць, не мають допуску до виконання відповідних робіт або порушають нормативні акти про охорону праці. 3.5 Надсилати керівникам закладу подання про притягнення до відповідальності працівників, які порушують вимоги щодо охорони праці, порушувати клопотання про заохочення працівників, котрі беруть активну участь у підвищенні безпеки та поліпшенні умов праці і навчання. 4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ПРАЦІВНИКІВ СЛУЖКИ ОХОРОНИ ПРАЦІ Працівники служби охорони праці закладу освіти несуть персональну відповідальність за: - невідповідність прийнятих ними рішень вимогам чинного законодавства з охорони праці; - невиконання своїх функціональних обов'язків, передбачених Положенням про службу охорони праці школи та посадовими інструкціями; - недостовірність та несвоєчасність підготовки статистичних звітів, інформацій з охорони праці; - низьку якість проведеного ними розслідування нещасних випадків, які мали місце в школі. Технічний інспектор праці І.Г. Мистюк

Герб

МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОЇ
ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

 

ПЕРШИЙ

МАШИНОБУДІВНИЙ ЗАВОД

 

ПРАВИЛА ВНУТРІШНЬОГО
ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ

25 квітня 2014 р.  № 09

Київ

1 Загальні положення

 

Згідно зі статтею 43 Конституції України кожен громадянин має право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку він погоджується…

2 Порядок прийняття та звільнення робітників і службовців

Прийняття на роботу здійснюється на конкурсній основі, якщо інше не встановлено чинним законодавством України.

Витяг із цих Правил вивішується у вестибюлі на видномумісці.

 

Перший заступник

генерального директора (підпис)  С.М.Панібудьласка

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання
профспілкового комітету
24.04.2010 № 27

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ
до модуля ДЛВ 1. _______________________________________________________________
Компетенції ДЛВ 1.3. «Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації»

УРОК 1 «Оформлення організаційно-розпорядчої документації, склад реквізитів: постанови, вказівки, ухвали, рішення»

Мета уроку:  Ознайомити учнів зі складанням та оформленням організаційно-розпорядчих документів: постанови, вказівки, ухвали, рішення. Розглянути склад реквізитів цих документів, структуру тексту.Відпрацювати практичні навички по оформленню документів. Розвивати професійні навики: якісно виконувати роботу найбільш раціональними прийомами; виконувати операції різними способами; вчити розпізнавати помилки і усувати їх, розвивати пізнавальні інтереси до обраної професії, логічне та абстрактне мислення, уяву та пам’ять. Виховувати працелюбність, тактовність, грамотність, впевненість в своїх силах, вміння висловлювати думку.

Тип уроку:  Формування нових знань.

Оснащення уроку: роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація.

ХІД УРОКУ

  1.    ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ МОМЕНТ
    • вітаюся з учнями, відмічаю відсутніх, перевіряю готовність до уроку.
  2. МОТИВАЦІЯ УЧБОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ПОВІДОМЛЕННЯ ТЕМИ І МЕТИ УРОКУ

Тема уроку:Оголошую тему уроку.

Мета уроку: Розглянути підгрупу організаційно-розпорядчих документів, особливості їх складання та оформлення.

Опитування теми минулого уроку

  • Що таке постанова?
  • Які вимоги до складання документу?
  • Як оформлюється реквізит «текст» у постанові?
  • Назвати основні реквізити інструкції.
  • Правила оформлення статуту.
  • Хто складає правила?

 

Розглядати нову тему будемо за таким планом:

План:

3.      Загальні відомості та значення підгрупи організаційних документів

4.      Порядок оформлення та склад реквізитів ОРД:

4.1.  Постанова

4.2.  Вказівка

4.3.  Ухвала

4.4.  Рішення

 

ПОСТАНОВА[4]– це правовий нормативний акт, який видають вищі й центральні органи управління, що діють на основі колегіальності, з метою вирішення важливих і принципових задач,що стоять перед даними органами.

У постановах розкривають господарські, політичні й організаційні питання. Часто за допомогою постанов затверджують різні нормативні документи (типові інструкції, нормативи тощо).

Розрізняють такі види постанов:

  •           постанови, що адресуються для виконання іншим органам;
  •           постанови організаційного характеру.

Постанови, що адресуються для виконання іншим органам призначені для виконання підприємствами, установами, посадовцями.

Постанови організаційного характеру дозволяють вирішувати організаційні питання діяльності комісій, комітетів (питання, пов'язані зі створенням органу, розподілом обов'язків між членами, затвердженням плану).

Комісії, що наділені владними повноваженнями (адміністративні, наглядові, у справах неповнолітніх), приймають постанови, обов'язкові для виконання.

Комісії, що не наділені владними повноваженнями, приймають постанови рекомендаційного характеру.

Текст постанови має вступну частину, в якій при необхідності роз'яснюються цілі і мотиви його видання, і розпорядчу частину.

Вступна частина може містити посилання на закони, раніше видані постанови й інші відомчі нормативні акти. Вступна і розпорядча частина відділені словом ПОСТАНОВЛЯЄ.

Розпорядча частина документа викладається у вигляді пунктів, нумерованих арабськими цифрами. Пункти постанови містять конкретні доручення і включають: найменування органу або організації, якій дається доручення; зміст самого доручення і термін його виконання.

Реквізити постанови:

1 – Державний герб

2 – Назва установи, що видала постанову

10 – назва виду документа

11 – дата

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту

21 – текст

23 - підпис

Підписує постанову голова колегіального органу і секретар.

Постанови друкують на бланках формату А4.

ВКАЗІВКАце розпорядчий документ, який створюють на підприємствах переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також для організації виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління.

Це правовий акт, який видається керівником органу державного управління і має організаційно-методичний характер щодо виконання правових документів цього органу.

Право підписувати вказівку має перший керівник підприємства, головний інженер та їхні заступники. Вказівки оформляють на загальних чи спеціальних бланках формату А4. Текст вказівки, як і текст наказу з основної діяльності, поділяють на дві частини: констатувальну (вступну) й розпорядчу.

Констатувальну частину, як правило, починають усталеними виразами, наприклад прийменниками «Для…», «Відповідно до…», «Згідно з…» тощо, а закінчують словами «ЗОБОВЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ» (останнє вживають тоді, коли виконавця не можна зобов’язати виконувати дії, що не входять до його обов’язків згідно з посадовою інструкцією), після яких ставлять двокрапку. Друкують їх, як і в наказах, від нульового положення табулятора.

Розпорядчу частину вказівок оформляють так само, як і в наказах з основної діяльності.

Вказівки видаються під час оформлення відряджень, вирішення організаційних питань, доведення до виконавців нормативних матеріалів тощо.

Реквізити вказівки:

  1. Назва відомства установи і структурного підрозділу.
  2. Назва виду документа (ВКАЗІВКА).
  3. Дата (проставляють дату підписання).
  4. Місце складання чи видання.
  5. Індекс.
  6. Заголовок до тексту.
  7. Текст.
  8. Підпис.
  9. Гриф погодження (оформляють в разі потреби).

Текст вказівки починається словом ПРОПОНУЮ, яке друкується великими літерами.

Різновидом вказівки є припис — розпорядчий документ, який видається деякими посадовими особами і стосується установи, й структурного підрозділу чи окремого працівника. У приписі зберігаються всі реквізити вказівки.

УХВАЛА - правовий акт, що приймається місцевими радами, державними адміністраціями та виконавчими комітетами.

Ухвалою оформлюють також результати діяльності інших колегіальних органів - колегій міністерств і відомств, наукових рад, судів тощо.

В ухвалі визначається територія, коло осіб, на яких вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою також ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Ухвали складаються із вступної частини, в якій констатується стан питання, що розглядається, і постановчої, що містить переліки заходів із зазначенням термінів виконання й службових осіб, які несуть відповідальність за своєчасне втілення їх у життя, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали.

 

 

Розпорядження органів державної влади і управління вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:».

РОЗПОРЯДЖЕННЯ – це правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданих посадовій особі, державному органу. компетенції, і є обов’язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів (на підставі та для виконання законів, рішень Верховної Ради та її Президії), виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств (організацій, установ) та їх заступники для вирішення оперативних завдань, а також службові особи. Вони містять певне коло питань і діють протягом зазначеного в них строку.

Розпорядження можуть бути загальними (тривалої дії) для всього колективу або окремого характеру (стосуватися конкретного вузького питання) стосуватися окремих ділянок його роботи.

Текст розпорядження оформляють так само, як і текст наказу з основної діяльності або вказівки, лише в констатуючій частині можуть вживатися слова «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «ДОЗВОЛЯЮ», «ВИМАГАЮ», «ПРОПОНУЮ».

Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних бланках формату А4.

Для вирішення численних питань може оформлятися витяг із розпорядження (на зразок витягу з наказу з основної діяльності).

Склад реквізитів розпорядження такий самий, як і склад реквізитів вказівки.

Р е к в і з и т и:

  1.              Назва структурного підрозділу.
  2.              Коди.
  3.              Назва виду документа.
  4.              Дата.
  5.              Індекс.
  6.              Місце видання.
  7.              Заголовок до тексту.
  8.              Текст, що містить такі частини:

- констатуючу (вказуються мета або причини видання);

- розпорядча (вказуються дії, які треба виконати, та особи, відповідальні за виконання).

9. Підпис.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ – акт управління посадової особи, державного органу, організації, установи, підприємства, що виданий у межах її компетенції і має обов’язкову юридичну силу щодо працівників, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження видають: Президент України, Кабінет Міністрів України, виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств та їх заступники.

Розпорядження становлять підзаконні акти і поділяються на дві групи:

  • Розпорядження загального характеру (тривалої дії)
  • Розпорядження окремого характеру (стосуються конкретного вузького питання)

Реквізити розпорядження:

10 – назва виду документа

11 – дата (підписання);  12 – індекс

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту;  21 – текст (констатуюча та розпорядча частина)

22 – відмітка про наявність додатків (при необхідності)

23 – підпис

24 – гриф погодження

28 – прізвище виконавця і номер його телефону

Констатуюча частина може містити слова: ЗОБОВ’ЯЗУЮ:, ДОЗВОЛЯЮ:, ЗАБЕЗПЕЧИТИ:

Часто розпорядження мають додатки (їх оформляють на окремих аркушах, а у відповідних пунктах розпорядження дають посилання на ці документи.). При цьому реквізит 22 після тексту розпорядження самостійно не оформлюють.

Розпорядження друкують на загальних або спеціальних бланках формату А4. Може оформлятися і витяг із розпорядження.

 

РІШЕННЯ – це правовий акт, який ухвалюється місцевими Радами народних депутатів або їх виконкомами у колегіальному порядку для розв’язання найбільш важливих питань, що належать до її компетенції.

Коло питань, з яких ухвалюються рішення місцевих Рад народних депутатів, досить широке, оскільки останні здійснюють державне керівництво усіма галузями усіма галузями господарського і соціально-культурного життя. Рішення і розпорядження виконкомів, прийняті у межах наданих прав, обов’язкові для виконання усіма підприємствами, установами чи організаціями, розташованими на підвідомчій Раді території, а також посадовими особами і громадянами.

До рішень можна віднести спільні акти, що видаються кількома неоднорідними (колегіальними і тими, що діють на основі принципу єдиноначальності державними органами, громадськими організаціями тощо).

У нормативному рішенні відображається робота підприємств, торгівлі, побутового обслуговування населення тощо. Рішення складають члени Держадміністрації, члени місцевих рад, постійні комісії.

Індивідуальні рішення складаються з різних питань (встановлення опіки, про прийняття в експлуатацію будівельного об'єкту тощо). Проекти індивідуальних рішень готують депутати, фахівці та зацікавлені організації.

 

За своїми юридичними властивостями рішення бувають:

  • нормативними;
  • індивідуальними.

Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення; індивідуальними – рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівні, про встановлення опікування.

Рішення місцевих Рад, а також їх виконкомів складають за однією формою. Різниця між ними лише в тому, що рішення Рад не нумерують, а виконкомів – мають порядкову нумерацію. Розгляду вальний розпорядчий документ містить такі реквізити:

Реквізити рішення:

  1. Державний герб України.
  2. Назваустанови.
  3. Зазначення місця видання.
  4. Найменування виду документу.
  5. Дату (для рішення місцевих Рад), індекс, місце видання (для рішення виконкому).
  6. Заголовок до тексту.
  7. Текст рішення.
  8. Підписи голови і секретаря виконкому.
  9. відбиток печатки.

Звичайно рішення складається із вступної частини, у якій констатується стан розглядуваного питання, і ухвалюючої, що містить перелік заходів з вказанням строків здійснення і перелічення посадових осіб, відповідальних за своєчасне втілення їх у життя, а також тих, на кого покладено контроль виконання рішень.

Текст рішення складається із вступної частини, в якій констатується стан питання, що розглядається в рішенні і розпорядчої, що містить перелік заходів із зазначенням термінів виконання, перелік службових осіб, що відповідають за своєчасне виконання цих заходів та вказівка, кому доручено вести контроль за виконанням рішення.


ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА до теми уроку «Складання та оформлення постанов»

ПОСТАНОВА[5]– це правовий нормативний акт, який видають вищі й центральні органи управління, що діють на основі колегіальності, з метою вирішення важливих і принципових задач,що стоять перед даними органами.

Постанови розкривають господарські, політичні й організаційні питання. Постанови затверджують різні нормативні документи (типові інструкції, нормативи тощо).

Розрізняють такі види постанов:

постанови, що адресуються для виконання іншим органам; постанови організаційного характеру.

Постанови, адресовані для виконання іншим органам призначені для виконання підприємствами, установами, посадовцями.

Постанови організаційного характеру вирішують організаційні питання діяльності комісій, комітетів (питання, пов'язані зі створенням органу, розподілом обов'язків між членами, затвердженням плану).

Комісії, що наділені владними повноваженнями (адміністративні, наглядові, у справах неповнолітніх), приймають постанови, обов'язкові для виконання. Комісії, що не наділені владними повноваженнями, приймають постанови рекомендаційного характеру.

Текст постанови має вступну і розпорядчу частини.

У вступній частині роз'яснюються цілі і мотиви видання постанови, містяться посилання на закони, раніше видані постанови й інші відомчі нормативні акти.

У розпорядчій частині у вигляді пунктів, нумерованих арабськими цифрами, викладаються доручення і найменування органу або організації, якій дається доручення; зміст самого доручення і термін його виконання Вступна і розпорядча частина відділені словом ПОСТАНОВЛЯЄ.

Реквізити постанови:

1 – Державний герб;  2 – Назва установи, що видала постанову

10 – назва виду документа;  11 – дата

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту;  21 – текст

23 - підпис

Підписує постанову голова колегіального органу і секретар. Постанови друкують на бланках формату А4.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ – акт управління посадової особи, державного органу, організації, установи, підприємства, що виданий у межах її компетенції і має обов’язкову юридичну силу щодо працівників, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження видають: Президент України, Кабінет Міністрів України, виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств та їх заступники.

Розпорядження становлять підзаконні акти і поділяються на дві групи:

  • Розпорядження загального характеру (тривалої дії)
  • Розпорядження окремого характеру (стосуються конкретного вузького питання)

Реквізити розпорядження:

10 – назва виду документа

11 – дата (підписання);  12 – індекс

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту;  21 – текст (констатуюча та розпорядча частина)

22 – відмітка про наявність додатків (при необхідності)

23 – підпис

24 – гриф погодження

28 – прізвище виконавця і номер його телефону

Констатуюча частина може містити слова: ЗОБОВ’ЯЗУЮ:, ДОЗВОЛЯЮ:, ЗАБЕЗПЕЧИТИ:

Часто розпорядження мають додатки (їх оформляють на окремих аркушах, а у відповідних пунктах розпорядження дають посилання на ці документи.). При цьому реквізит 22 після тексту розпорядження самостійно не оформлюють. Розпорядження друкують на загальних або спеціальних бланках формату А4. Може оформлятися і витяг із розпорядження

Після запису нової теми, закріпимо її. Для цього я попрошу Вас відповісти на мої запитання:

  • Що таке «Розпорядження»?
  • Хто видає розпорядження?
  • Як оформлюється реквізит «текст» у документі?
  • Назвати основні реквізити документу.
  • Правила оформлення розпорядження.
  • Хто підписує розпорядження?

 

ПІДСУМОК УРОКУ: Ми з вами розглянули групу організаційно-розпорядчих документів. Ознайомилися з особливостями їх створення та оформлення. На наступному уроці ми закріпимо цю тему практично.

ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ - вивчити тему за конспектом, підготуватися до практичної роботи.

3. ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

  • Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
  • Видача завдань учням;
  • Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
  • Дозволити учням приступити до виконання завдання;
  • Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
  • Відповідь на виникаючі запитання;
  • Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 20 хв.

  • Перевірити виконані завдання;
  • Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
  • Виставити та повідомити оцінки;
  • Видати домашнє завдання;
  • Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

Примірний зразок

ПОСТАНОВА

профспілкового комітету (або іншого органу, уповноваженого представляти інтереси найманих працівників)

 

(повна назва підприємства, установи, організації)

від _______________(дата) 

Про створення примирної комісії

У зв'язку з необхідністю вирішення колективного трудового спору і використання для цього примирних процедур у відповідності із статтею 8 Закону України "Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)" профспілковий комітет (орган, уповноважений представляти інтереси найманих працівників) постановляє:

1. Створити примирну комісію.

2. На основі домовленості із власником або уповноваженим ним органом (представником)
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(повна назва підприємства, установи, організації)

визначити в примирну комісію 

__________________
(вказати число) 

представників 


профспілкового комітету (органу, уповноваженого представляти інтереси працівників).

3. В якості представників профспілкового комітету (органу, уповноваженого представляти інтереси працівників) включити в склад примирної комісії:

1. ___________________________________________________________
                                                         (прізвище, ім'я та по батькові) 
2. ___________________________________________________________
                                                        (прізвище, ім'я та по батькові) 
3. ___________________________________________________________
                                                        (прізвище, ім'я та по батькові) 

Голова профспілкового комітету
(керівник органу, уповноваженого
представляти інтереси працівників)  ______________(підпис) 

 

ХМЕЛЬНИЦЬКА  РАЙОННА РАДА НАРОДНИХ ДЕПУТАТІВ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

УХВАЛА

17.12.2012      м. Хмельницький         № 33

Про затвердження списків підприємств,

організацій і установ району для

надання житлової площі громадянам,

що перебувають у квартирній черзі

 

Розглянувши списки для надання житлової площі працівникам підприємств, організацій і установ Хмельницького району і пропозиції житлової комісії, керуючись "Положенням про порядок надання житлової площі в Україні, виконком УХВАЛИВ:

Гр. Петренку М. І., інженеру-конструктору другої категорії, що працює у тресті "Хмельницькміськбуд" № 6 з 1972 р., мешкає за адресою: вул. Свободи, З, кв.12 займає дві кімнати площею 26,1м у трьохкімнатній квартирі (із підселенням), де на площі 26,1 м проживає шість осіб, для сім'ї у складі:

1. Петренка Миколи Івановича - заявника

2. Петренко Ірини Андріївни - дружини

3. Кириченко Ганни Тимофіївни - дочки виділити двокімнатну квартиру повторного заселення № 18 на вул. Проскурівській 12, житловою площею 32 м , згідно з чергою №1631980 р.

 

Голова виконкому  В.В.Костенко

Секретар виконкому А.А.Новіцька

 

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА
до теми уроку «Складання та оформлення постанов»

ПОСТАНОВА[6]– це правовий нормативний акт, який видають вищі й центральні органи управління, що діють на основі колегіальності, з метою вирішення важливих і принципових задач,що стоять перед даними органами.

Постанови розкривають господарські, політичні й організаційні питання. Постанови затверджують різні нормативні документи (типові інструкції, нормативи тощо).

Розрізняють такі види постанов:

постанови, що адресуються для виконання іншим органам; постанови організаційного характеру.

Постанови, адресовані для виконання іншим органам призначені для виконання підприємствами, установами, посадовцями.

Постанови організаційного характеру вирішують організаційні питання діяльності комісій, комітетів (питання, пов'язані зі створенням органу, розподілом обов'язків між членами, затвердженням плану).

Комісії, що наділені владними повноваженнями (адміністративні, наглядові, у справах неповнолітніх), приймають постанови, обов'язкові для виконання. Комісії, що не наділені владними повноваженнями, приймають постанови рекомендаційного характеру.

Текст постанови має вступну і розпорядчу частини.

У вступній частині роз'яснюються цілі і мотиви видання постанови, містяться посилання на закони, раніше видані постанови й інші відомчі нормативні акти.

У розпорядчій частині у вигляді пунктів, нумерованих арабськими цифрами, викладаються доручення і найменування органу або організації, якій дається доручення; зміст самого доручення і термін його виконання Вступна і розпорядча частина відділені словом ПОСТАНОВЛЯЄ.

Реквізити постанови:

1 – Державний герб;  2 – Назва установи, що видала постанову

10 – назва виду документа;  11 – дата

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту;  21 – текст

23 - підпис

Підписує постанову голова колегіального органу і секретар. Постанови друкують на бланках формату А4.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ – акт управління посадової особи, державного органу, організації, установи, підприємства, що виданий у межах її компетенції і має обов’язкову юридичну силу щодо працівників, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження видають: Президент України, Кабінет Міністрів України, виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств та їх заступники.

Розпорядження становлять підзаконні акти і поділяються на дві групи:

  • Розпорядження загального характеру (тривалої дії)
  • Розпорядження окремого характеру (стосуються конкретного вузького питання)

Реквізити розпорядження:

10 – назва виду документа

11 – дата (підписання);  12 – індекс

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту;  21 – текст (констатуюча та розпорядча частина)

22 – відмітка про наявність додатків (при необхідності)

23 – підпис

24 – гриф погодження

28 – прізвище виконавця і номер його телефону

Констатуюча частина може містити слова: ЗОБОВ’ЯЗУЮ:, ДОЗВОЛЯЮ:, ЗАБЕЗПЕЧИТИ:

Часто розпорядження мають додатки (їх оформляють на окремих аркушах, а у відповідних пунктах розпорядження дають посилання на ці документи.). При цьому реквізит 22 після тексту розпорядження самостійно не оформлюють.

Розпорядження друкують на загальних або спеціальних бланках формату А4. Може оформлятися і витяг із розпорядження.

 

КАРТКА-ЗАВДАННЯ
до теми «Оформлення розпорядчих документів»

Надрукуйте нижчеподані реквізити документів за правилами їх оформлення.

Завдання 1.кабінет міністрів українипостановавід 20 березня 2013 р. № 229КиївПро утворення територіальних органів Міністерства доходів і зборів Кабінет Міністрів України постановляє: 1. Утворити як юридичні особи публічного права територіальні органи Міністерства доходів і зборів згідно з додатком 1. 2. Реорганізувати шляхом приєднання до відповідних територіальних органів Міністерства доходів і зборів територіальні органи Державної податкової служби та Державної митної служби згідно з додатком 2. 3. Визначити територіальні органи Міністерства доходів і зборів правонаступниками територіальних органів Державної податкової служби та Державної митної служби, що реорганізуються згідно з пунктом 2 цієї постанови. Прем’єр-міністрУкраїни М.Азаров

Завдання 2. Міністерство освіти й науки України Інститут радіаційної мікробіології ВКАЗІВКА № 22 11.03.2009 р. м.Харків Про перевірку стану технікибезпеки. З метою перевірки дотримання правил техніки безпеки в підрозділах інституту ПРОПОНУЮ: 1. Керівникам структурних підрозділів у триденний термін перевірити технічний стан протипожежних засобів, стан журналів техніки безпеки, знання та дотримання співробіт­никами правил техніки безпеки на робочих місцях. 2. Пропозиції щодо поліпшення безпечних умов праці подати до 20.04.2009 р. першому заступникові директора Ковальовій В. К. Директор (підпис) П.Р.Чорновіл

Завдання 3. Україна їжівська сільська рада сторожинецького району, чернівецької області хху сесія v скликання рішення № 131-25/0925 грудня 2009 року с. Їжівці Про зверненняФрунзе-Цанке М.Т. щодо погодження поділу земельної ділянки для ведення особистого селянського господарства  на дві ділянки і виготовлення нових державних актівРозглянувши звернення Фрунзе-Цанке М.Г. (додається), керуючись п.34 ст.26 Закону України “Про місцеве самоврядування  в  Україні”, п.8 ст.126, 186 Земельного  кодексу України, сільська рада вирішила: 1. Погодити поділ земельної ділянки гр. Фрунзе-Цанке Марії Тодорівні для ведення особистого селянського господарства площею 0,1048 яка належить їй на праві  власності  згідно державного акту серії ЯД №121695 від 10.04.2008 року на  дві земельні ділянки площею: ділянка №1 – 0,0300 га., ділянка №2 – 0,0748 га. 2. Надати дозвіл Фрунзе-Цанке Марії Тодорівні на виготовлення нових державних актів. 3.Державний акт серії ЯД №121695 виданий за № 010881900090 від 10.04.2008 року Фрунзе-Цанке Марії Тодорівні, вважати таким, що  втратив чинність. 4.Зобов’язати Фрунзе-Цанке Марію Тодорівну анульований державний  акт здати у відділ Держкомзему у Сторожинецькому районі. 5.Контроль за  виконанням даного рішення  покласти на постійну комісію з питань промисловості, сільського господарства, землекористування та  охорони природи. сільський голова А.Д. Піцул

Завдання 4. Жовтнева районна рада народних депутатів виконавчий комітет ухвала 12.02.96 № 13 м. Донецьк Про затвердження списків підприємств, організацій та установ Жовтневого району на надання житлової площі трудящим, згідно з чергою в будуправлінні «Промбуд-2» тресту "Донецькметалургбуд" Розглянувши списки на надання житлової площі трудящим підприємств, організацій та установ Жовтневого району І пропозиції житлової комісії, керуючись Положенням про порядок надання житлової площі в Україні, виконком Жовтневої районної ради народних депутатів УХВАЛИВ: Ніколаєнку Семену Леонідовичу, електрогазозварнику, який працює у системі тресту з 1976 р., в БУ "Промбуд-2" - з 1978 р., мешкає по вул. Щорса, 25, кв. 4, займає дві кімнати площею 26,1 кв. м у трикімнатній квартирі (з підселенням), у якій на площі 36,4 кв. м мешкає шість чоловік, для сім'ї з трьох чоловік у складі: 1. Ніколаєнко Семен Леонідович - заявник; 2. Ніколаєнко Ірина Пилипівна - дружина; 3. Ніколаєнко Андрій Семенович - син виділити двокімнатну квартиру повторного заселення № 18 на вул. Червонофлотській, № 66, житловою площею 27,3 кв. м згідно з чергою № 16 з 1979 р. Голова виконкому М.І. Миронова (підписи) Секретар виконкому В.І. Дудченко

РОБОЧА КАРТКА № 1
до теми уроку «Складання та оформлення постанов»

Надрукувати постанови за наведеними елементами тексту відповідно правил їх оформлення:

  1. КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИПОСТАНОВАвід 31 січня 2011 р. N 101КиївПро затвердження Порядку документального оформлення операцій з постачання послуг з аеронавігаційного обслуговування повітряних суден, які здійснюють внутрішні, міжнародні та транзитні польоти в районах польотної інформації зони відповідальності України, і податкових накладних та відображення таких операцій у податковій звітності  Відповідно до пункту 197.10 статті 197 Податкового кодексу України Кабінет Міністрів України постановляє: 1. Затвердити Порядок документального оформлення операцій з постачання послуг з аеронавігаційного обслуговування повітряних суден, які здійснюють внутрішні, міжнародні та транзитні польоти в районах польотної інформації зони відповідальності України, і податкових накладних та відображення таких операцій у податковій звітності, що додається. 2. Установити, що: затверджений цією постановою Порядок набирає чинності з дати, визначеної рішенням розширеного Комітету з маршрутних зборів Європейської організації з безпеки аеронавігації про технічну та фінансову відповідність України вимогам Багатосторонньої угоди про сплату маршрутних зборів та принципам такої Організації; до набрання чинності зазначеним Порядком документальне оформлення операцій з постачання послуг з аеронавігаційного обслуговування повітряних суден, які здійснюють внутрішні, міжнародні та транзитні польоти в районах польотної інформації зони відповідальності України, і податкових накладних та відображення таких операцій у податковій звітності здійснюється за загальною процедурою відповідно до Податкового кодексу України. Прем'єр-міністр УкраїниМ. АЗАРОВ
  2. верховна рада україни постанова про парламентські слухання щодо річниці чорнобильської катастрофи Учасники парламентських слухань щодо річниці Чорнобильської катастрофи, які відбулися ______року, заслухавши та обговоривши доповідь Міністра України з питань надзвичайних ситуацій __________, щодо стану подолання наслідків Чорнобильської катастрофи та соціального захисту громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, та виступи народних депутатів України, відзначають, що в останні роки стало пріоритетом фінансування заходів, пов’язаних з мінімізацією наслідків Чорнобильської катастрофи,  Верховна Рада України ПОСТАНОВЛЯЄ: 1. Звернутися до Кабінету Міністрів України, обласних рад та обласних державних адміністрацій, громадських організацій з пропозицією вишукати додаткові резерви для надання допомоги інвалідам, учасникам ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС, потерпілим від Чорнобильської катастрофи, у першу чергу для: — забезпечення своєчасного надання компенсацій; — надання спеціальної медичної допомоги, насамперед дітям: —забезпечення виконання заходів для реабілітації радіоактивно забруднених територій; — належного пенсійного забезпечення. 2. Контроль за виконанням цієї Постанови покласти на Комітет Верховної Ради з питань ...................................«____»_____________ ініціали, призвище Голови Верховної Ради
  3. КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ ПОСТАНОВА від 10 листопада 2010 р. № 1025 Київ Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану   Відповідно до частини третьої статті 9 та частини першої статті 18 Закону України “Про державну реєстрацію актів цивільного стану” Кабінет Міністрів України постановляє: Затвердити такі, що додаються: зразки актових записів цивільного стану; описи та зразки бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану. 1. Установити, що: наявний залишок бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, зразки яких затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 12 вересня 2002 р. № 1367 “Про затвердження зразків книг реєстрації актів цивільного стану та описів бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану” (Офіційний вісник України, 2002 р., № 38, ст. 1775), використовується органами державної реєстрації актів цивільного стану в повному обсязі; свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, видані до набрання чинності цією постановою, є дійсними і обміну не підлягають. 2. Визначити серії бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, що видаються органами державної реєстрації актів цивільного стану, згідно з додатком. 3. Визнати такими, що втратили чинність: постанову Кабінету Міністрів України від 12 вересня 2002 р. № 1367 “Про затвердження зразків книг реєстрації актів цивільного стану та описів бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану” (Офіційний вісник України, 2002 р., № 38, ст. 1775); постанову Кабінету Міністрів України від 12 березня 2003 р. № 316 “Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 12 вересня 2002 р. № 1367” (Офіційний вісник України, 2003 р., № 11, ст. 484); постанову Кабінету Міністрів України від 28 липня 2003 р. № 1169 “Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 12 вересня 2002 р. № 1367” (Офіційний вісник України, 2003 р., № 31, ст. 1624). Прем’єр-міністр України М. АЗАРОВ

Шевченківська районна Рада народних депутатів

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

 

Р І Ш Е Н Н Я

12.02.05. м.Донецьк

№ 13

 

Про затвердження списків

підприємств, організацій та

установ Шевченківського району

щодо надання житлової площі

працівникам, які стоять на

квартирній черзі у будуправлінні

«Промбут-2» тресту «Донецькметалугбуд».

 

 Розглянувши списки надання житлової площі працівникам підприємств, організацій та установ Шевченківського району і пропозиції житлової комісії, керуючись Положенням про порядок надання житлової площі в Україні, виконком Шевченківської районної Ради народних депутатів.

УХВАЛИВ:

 Ніколаєнку Семену Леонідовичу, електрогазозварнику, працюючому у системі тресту з 1990 р., в БУ «Промбут-2» - з 1991 року, проживаючому на вул. Щорса, 25, кв.4, що займає 2 кімнати площею 26,1 кв. м у трикімнатній квартирі (з підсиленням), де на площі 26,1 кв. м мешкає шість чоловік, для сім'ї з трьох чоловік у складі:

  1. Ніколаєнко Андрій Семенович – заявник;
  2. Ніколаєнко Ірина Пилипівна – дружина;
  3. Ніколаєнко Андрій Семенович – синочок;

виділити двокімнатну квартиру повторного заселення № 18, на вул.. Флотській, 66, житловою площею 27,3 кв. м згідно з чергою № 16 з 1992 року.

 

 

Голова виконкому      (підпис) М.І.Миронова.

 

Секретар виконкому (підпис) В.І.Дудченко.               

 

ТЕСТИ до теми уроку
«Оформлення організаційно-розпорядчої документації, склад реквізитів: постанови, вказівки, ухвали, рішення»

  1. Визначте тип документа за його визначенням (4 бали):
    1. Це правовий нормативний акт, який видають вищі й центральні органи управління, що діють на основі колегіальності…(постанова)
    2. Це правовий акт, який ухвалюється місцевими Радами народних депутатів або їх виконкомами у колегіальному порядку…. (рішення)
    3. Правовий акт, що приймається місцевими радами, державними адміністраціями та виконавчими комітетами (ухвала)
    4. Це розпорядчий документ, який створюють на підприємствах переважно з питань інформаційно-методичного характеру…  (вказівка)

2 Вкажіть види постанов (2 бали). (постанови, що адресуються іншим органам; постанови організаційного характеру)

3 Назвіть усталений вираз, що містить константу вальна частина вказівки (1 бал). (ЗОБОВ’ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ)

4 Які бувають види рішень? (2 бали): (нормативне та індивідуальне)

5 Перерахуйте реквізити, які властиві вищевказаним документам(1 бали): назва установи, назва виду документа, дата, місце складання чи видання, заголовок до тексту, текст, підпис

6 Хто підписує постанову?(2 бали)(голова колегіального органу і секретар)

 Хто підписує вказівку? (керівник підприємства, головний інженер або заступники)

 

 Хто підписує рішення? (голова і секретар виконкому)

 

 

 

 

 

 

 

Організація роботи з наказами

 

Розпорядча діяльність в організаціях усіх форм власності здійснюється шляхом фіксації управлінських рішень у розпорядчих документах.

До розпорядчих документів належать накази і розпорядження.

Порядок реєстрації розпорядчих документів, їх формування у справи, зберігання визначається залежно від того, до якого виду належить наказ. Так, накази різних видів формуються в окремі справи впродовж календарного року, обліковуються за окремими реєстраційними формами.

Розподіл наказів за видами базується на такому критерії, як строк зберігання документа (тобто визначений строк зберігання, після спливу якого документ може бути виділений для знищення), і проводиться відповідно до одного з базових нормативно-правових актів у сфері діловодства – Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

З 1 січня 2013 року в Україні діє новий Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (зареєстровано в Мінюсті 17.04.2012 за № 571/20884) далі – Перелік.

Згідно зі ст.. 16 Переліку, виділяють чотири групи наказів:

  •                   з основної діяльності;
  •                   з адміністративно-господарських питань;
  •                   з кадрових питань тривалого строку зберігання;
  •                   з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

НАКАЗИ З ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Наказами з основної діяльності (далі – накази ОД) документуються, зокрема, питання утворення та реорганізації організації або їх підрозділів, створення колегіальних органів та комісій (наприклад, експертної комісії, делегування представників адміністрації до комісії із соцстраху), виробничої діяльності, планування, ціноутворення, делегування права підпису або затвердження документів.

Строки зберігання наказів з ОД відрізняються залежно від того, чи віднесено організацію до суб’єктів формування Національного архівного фонду (НАФ).

До суб’єктів НАФ належать, наприклад, органи державної влади, більшість наукових установ. Функція з визначення, чи створюються в організації документи НАФ, є компетенцією державних органів.

Для наказів з ОД, що видаються організаціями – суб’єктами формування НАФ, встановлено постійний строк зберігання. В інших організаціях накази з ОД зберігаються до ліквідації організації.

 

НАКАЗИ З АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКИХ ПИТАНЬ

Наказ – одна з основних складових документообігу будь-якої організації. Чим довше існує підприємство, тим більше є обсяг створених ним документів. Разом із цим, з часом зберігання усіх документів стає для організації непід’ємним тягарем -  не вистачає площ для паперу, що накопичується в арифметичній прогресії. При цьому далеко не вся інформація, яку необхідно документувати, має тривале практичне значення. Наприклад наказ про перенесення робочих днів у 2013 році є важливим для компанії саме у 2013 році. Однак, уже за кілька років інформація, про те, що у 2013-му підприємство працювало 29 квітня і відпочивало 3 травня, не матиме жодної практичної цінності.

Саме для оптимізації обсягу документообігу виділяють окрему групу наказів з адміністративно-господарських питань. Відповідно до ст.. 16 Переліку, термін зберігання таких наказів має становити п’ять років. Після спливу зазначеного періоду накази цього виду можна виділити до знищення, а отже, хоча б трошки, але вивільнити місце для зберігання інших документів.

НАКАЗИ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ

Перелік виділяє дві групи наказів:

  • тривалого строку зберігання – мають зберігатися 75 років;
  • тимчасово строку зберігання – для таких наказів строк зберігання становить 5 років.

До наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання належать накази:

  • прийняття на роботу;
  • переведення на іншу посаду;
  • запровадження або скасування суміщення професій (посад);
  • звільнення;
  • підвищення кваліфікації;
  • присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду);
  • зміни біографічних даних ( зв’язку з укладенням чи розірванням шлюбу, зміни прізвища, власного імені);
  • заохочення (нагородження, преміювання).

Також до цієї групи віднесено усі накази з питань оплати праці, у т. ч. надбавок, доплат, надання матеріальної допомоги.

В компаніях, які не створюють документи НАФ (а це майже всі комерційні організації), до кадрових наказів тривалого терміну зберігання відносяться і накази щодо затвердження чи зміни штатного розпису.

До цієї ж групи належать і деякі накази з питань надання відпусток по догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати, будь-яких відпусток працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці.

Більше того, довгострокові відрядження і відрядження для працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці також документуються наказами з кадрових питань тривалого терміну зберігання.

До наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання належать накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; накази про накладання дисциплінарних стягнень; накази про надання щорічної основної та додаткової відпусток, відпусток у зв’язку з навчанням, відпустки працівників, які мають дітей (ст..19 Закону України «Про відпустки»).

РОБОТА З НАКАЗАМИ

Оригінали виданих та підписах керівником організації наказів формують у справи в межах календарного року за встановленими Переліком видами. На 2013 рік у будь-якій організації має бути передбачено чотири справи з наказами.

Накази реєструються в окремих реєстраційних формах. Отже, на 2013 рік в організації мають бути наявні не лише чотири справи з наказами, а й чотири журнали реєстрації:

  •         Журнал реєстрації наказів з основної діяльності;
  •         Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань;
  •         Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання;
  •         Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

Журнал реєстрації наказів є інформаційно-довідковим інструментом для роботи з наказами. Кожен журнал зберігається стільки ж років, що і відповідна справа з наказами.

Наприкінці року у кожному журналі слід зробити підсумковий запис, вказавши кількість зареєстрованих документів, крайні дати, крайні номери (якщо будуть виявлені помилки у реєстрації, їх слід зазначити із короткими поясненнями, наприклад «Наказ № 101 не видавався, номер пропущено через технічну помилку»). Якщо у журналі залишиться достатньо місця для реєстрації наказів у наступному році, продовжувати реєстрацію у тому ж журналі правилами діловодства не заборонено. При цьому важливо пам’ятати, що нумерація наказів у новому році слід починати з № 1.

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

Модуль ДЛВ 1. Складання та оформлення службової документації на підприємстві, установі, організації

Компетенція ДЛВ 1.2. «Складання та оформлення довідково-інформаційної документації»

УРОК 5  «Види та призначення довідково-інформаційної документації. Правила етикету ділового листування»

МЕТА ЗАНЯТТЯ:

Навчальна: ознайомити учнів з видами та призначенням довідково-інформаційної документації, пояснити види та призначення довідково-інформаційної документації та правила етикету ділового листування, навчати вмінню аналізувати навчальну інформацію та визначати оптимальні шляхи реалізації завдання, формувати професійну самостійність у виконанні окремих операцій.

Виховна:активізувати пізнавальний інтерес учнів, виховувати почуття відповідальності за виконану роботу.

Розвиваюча: сприяти розвитку дослідницьких, комунікативних та творчих навичок,

ТИП УРОКУ: Засвоєння знань, навичок та вмінь.

ФОРМА УРОКУ: Урок виробничого навчання.

МТЗ: Базове обладнання лабораторії

Місце проведення: Лабораторія № 1.

Оснащення уроку: роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація, інструкційні картки, картки-зразки,

ХІД УРОКУ

  1.    ОРГАНІЗАЦІЙНА ЧАСТИНА: 5 хв.

Привітання; перевірка наявності учнів та готовності їх до уроку; призначення чергових.

  1.    ВСТУПНИЙ ІНСТРУКТАЖ - 50 хв.
    • Мотивація учбової діяльності.
    • Повідомлення теми і мети уроку

Шановні учні! Сьогодні у нас з вами перше заняття за темою модуля «Складання та оформлення довідково-інформаційної документації» з виробничого навчання за професією «Діловод». Тема сьогоднішнього заняття «Види та призначення довідково-інформаційної документації. Правила етикету ділового листування».

Ми розглянемо групи документів за різними ознаками та загальне призначення довідково-інформаційної документації. Працюємо відповідно плану заняття.

  • Актуалізація опорних знань
  1. Вкажіть необхідні параметри, які виставляємо до документів
  2. Перерахуйте реквізити, які застосовували до оформлення документів на попередніх уроках
  3.  Вкажіть параметри оформлення реквізиту адресат, розшифровка підпису
  4. Назвіть основні вимоги до оформлення тексту
  • З ваших відповідей видно, що ви добре засвоїли тему попереднього уроку.
  • Виклад нового матеріалу.

Розглядати нову тему будемо за таким планом:

ПЛАН ЗАНЯТТЯ

  1. Загальна характеристика та призначення довідково-інформаційної документації: протоколи, витяги з протоколів, доповідна, службова та пояснювальна записки, довідки, акти, службові листи, телеграми, телефонограми, факси, оголошення, списки, відгуки, рецензії, звіти, плани роботи, графіки, доповіді.
  2. Види довідково-інформаційної документації.
  3. Правила етикету ділового листування

Загальна характеристика довідково-інформаційної документації

 

Переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Кожен лист, який надійшов до організації або був відправлений з неї, фіксують в реєстраційному журналі (електронній базі даних). Йому присвоюють вхідний/вихідний номер і зазначають дату.

  1. Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер порівняно з організаційно-розпорядчою документацією. Інформація, що міститься в таких документах може спонукати до дії або бути лише доведена до відома. Документи цієї системи відіграють службову роль.
  2. Довідково-інформаційні документи повідомляють дані, на підставі яких приймається відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.
  3. Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

протоколи, витяги з протоколів, доповідна, службова та пояснювальна записки, довідки, акти, службові листи, телеграми, телефонограми, факси, оголошення, списки, відгуки, рецензії, звіти, плани роботи, графіки, доповіді.

Крім того, за рівнем стандартизації виділяють:

1. Документи з низьким рівнем стандартизації, в яких обов’язковим є тільки виклад найзагальніших відомостей, інші можуть мати конкретний і довільний виклад (доручення, автобіографія, розписка, звіт, протокол, рапорт, довідка, інформація, офіційний лист тощо).

2. Документи з високим рівнем стандартизації (паспорт, анкета, диплом, посвідчення, свідоцтво, типові заяви, бланки), в яких укладач чи заповнювач документа тільки вписує необхідні дані, вибирає варіант запису чи ставить прочерк. У таких документах думка уже стандартизована. До них належать і науково-ділові документи, що сформувалися на межі наукового і ділового стилів: анотації, каталоги, інструкції, огляди, проекти, програми конференцій, проспекти. За видом інформації документи можна поділити на

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Види службових листів

В залежності від змісту службові листи поділяються на наступні:

  • Інформаційні – в яких керівництовом (органами влади і управління різних рівнів) розсилаються матеріали офіційного характеру. У них можуть міститися нормативні документи, правила поведінки, додатки тощо. Такі листи підписуються керівником.
  • Листи повідомлення —направляються юридичними особами та індивідуальними підприємцями на адресу своїх партнерів, клієнтів чи держструктур. Вони сповіщають про зміни, що відбулися, наприклад: зміну адреси розташування, платіжних реквізитів, наявності заборгованості, призупинення дії і т.п.
  • Супровідні — використовуються для відправки документації (каталогів, протоколів, нормативних актів), які не мають адресної частини.
  • Гарантійні — адресуються організаціям і окремим суб’єктам та включають в себе зобов’язання і підтвердження (оплата праці, послуг, оренди, якість і терміни виконання роботи, повернення кредиту). Ці листи підписуються керівником організації та бухгалтером і обов’язково засвідчуються печаткою.
  • Листи претензії — складаються юридичними або фізичними особами у разі виявлення раніше обумовлених в письмовому вигляді порушень з метою відшкодування збитків. До тексту додаються акти документування, що підтверджують обгрунтованість претензій і мають доказову силу.
  • Листи-запити — направляються з наміром отримання інформації, офіційних даних або документів.
  • Листи-сповіщення — інформують про майбутні заходи і запрошують до участі. У них вказується місце, час проведення, програма і організаційні моменти. Підписуються відповідальною особою.
  • Листи-прохання — поширений вид ділового листування. Ці послання використовуються при зверненні однієї організації до іншої з проханням надання послуги, узгодження дій, отримання відомостей про товар тощо.
  • Листи-відповіді — є відповідями на листи-запити або пропозиції. Вони можуть бути позитивними або негативними.
  • Листи-запрошення, листи-подяки, листи-привітання та інші види службових листів.

Правила оформлення та структура ділового листа

Формування репутації бізнесу з боку партнерів і клієнтів багато в чому залежить від здатності грамотно складати, оформляти і вести службову кореспонденцію. Для цього співробітникам підприємства необхідно дотримуватися правил зовнішнього або внутрішнього ділового листування.

  1. Організація повинна використовувати власні фірмові бланки з реквізитами (логотипом, спеціальним шрифтом, контактними даними і повною назвою).
  2. При оформленні листа слід дотримуватися типової розмітки сторінки. Загалом листи пишуться на лицьовій стороні бланка. Якщо йдеться про декілька листів, то використовується також лицьові сторони і на кожній з них ставиться номер.
  3. Офіційно-діловий стиль службового листа передбачає короткий виклад змісту, конкретне формулювання, вживання штампів і шаблонних зворотів.

Загальна структура службового листа наступна:

  • Вступна частина. Починається лист з шанобливого звернення. Далі слідує вступ, де стисло вказується намір, констатація факту, введення в суть вирішуваних проблем.
  • В основній частині описується подія, ситуація, що склалася, змістовний аналіз і вагомі докази.
  • Ділове листуванняЗаключна частина містить обґрунтовані висновки у вигляді переконливого прохання, прийнятної пропозиції, делікатного нагадування, зваженої думки, можливої відмови. Підпис у ввічливій формі.

Корисні поради та рекомендації

Тексти ділового листування мають характерні ознаки.

  • Зміст повинен бути лаконічним. Короткий виклад думок і використання найменшого числа слів заощадить дорогоцінний час зайнятої людини. Тільки важливі деталі, факти, цифри.
  • Чітка структура спростить прочитання листа. Заздалегідь продуманий план дозволить конкретно вказати на значимі аспекти проблеми. Для спрощення читання бажано розбивати текст на абзаци, кожен з яких має містити певну концепцію.
  • Неприпустимість емоцій. У службовому листуванні не повинно бути емоційного відтінку. Але стриманість, розважливість, серйозність, практичність — обов’язкові.
  • Не варто вживати надто витіюваті пропозиції. Простота у викладі дасть людині можливість швидко зрозуміти зміст прочитаного і зорієнтуватися.
  • Неприпустима наявність орфографічних і стилістичних помилок. Перед тим, як відправити лист, слід його прочитати і відкоригувати.

Написання ділового листа вимагає бездоганності, правильного юридичного оформлення, грамотного висловлювання — все це є знаком поваги і сприяє встановленню взаємовигідних зв’язків, покращує відносини.

Види довідково-інформаційної документації.

За ознаками класифікації та групами виділяють такі види документів:

Ознаки класифікації

Групи документів

За гласністю

Звичайні, З обмеженим доступом

За змістом

Довідково-інформаційні, Організаційно-розпорядчі

Фінансово-розрахункові, Постачально-збутові

За місцем складання

Внутрішні, Зовнішні

За назвою

Протоколи, витяги з протоколів

Доповідна, службова та пояснювальна записки

Довідки, Акти, Службові листи

Телеграми, телефонограми, факси

Оголошення, списки, відгуки, рецензії

Звіти, плани роботи, графіки, доповіді.

За напрямом

Вхідні, Вихідні

За походженням

Службові, офіційно-ососбисті

За секретністю

Для службового користування

Секретні, Цілком секретні

За стадіями створення (виготовлення)

Оригінали, Копії

За ступенем складності

Прості (односкладні), Складні

За терміном виконання

Нетермінові, Термінові

За терміном зберігання

Постійного зберігання

Тимчасового зберігання (до І0 років)

Тривалого зберігання (понад 10 років)

За технікою відтворення

Рукописні, Відтворені механічним способом

За формою

Стандартні, Індивідуальні

За юридичною силою

Справжні (істинні), Фальшиві (підроблені)

За способом виготовлення

Письмові, Графічні, Фотодокументи

Кінодокументи, Відеодокументи

Фонодокументи, Електронні

ПРАВИЛА ЕТИКЕТУ ДІЛОВОГО ЛИСТУВАННЯ

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, увічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

При листуванні слід пам'ятати, що:

  • Етикет не вимагає краси почерку, але писати нерозбірливо також не гарно.
  • Не варто починати лист із займенника «Я».
  • Дуже неввічливим уважається ставити одну букву з крапкою замість підпису. Якого б роду лист не був: діловий або дружній.
  • Ніколи не слід писати багатослівно до осіб, які стоять вище або нижче вас за статусом, у першому випадку, при багатослівності можна показати свою неповагу, і швидше за все, довгий лист просто не читатимуть, а в другому випадку довгий лист можна прийняти за фамільярність.
  • Звернення «пан», «пані» підходять для всіх випадків, тоді як інші звернення можуть виявитися неприйнятними.
  • Загальне правило для будь-якої кореспонденції – лист повинен вільно поміщатися в конверт.
  • Вітання людині, як і вираз співчуття, листи-подяки краще писати від руки. На привітання відповідають коротко.
  • Вітання з Новим роком посилаються наперед для того, що б вони були отримані напередодні Нового року або в день Нового року. Цей термін повинен дотримуватися у відносинах з родичами, щодо ж друзів або близьких знайомих термін вітань може бути розтягнутий і на перший тиждень після Нового року, всіх інших можна вітати протягом всього січня.
  • Поштові листівки не використовують в діловому листуванні.
  • Будь-який лист, надісланий вам, вимагає негайної відповіді. Якщо ви не можете виконати прохання, викладене в листі, то повідомте про це відразу ж.
  • Ділові листи не прийнято відправляти на половинках листа. Не економте папір і використовуйте цілий лист, навіть якщо ваше повідомлення складається з єдиної фрази.

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися певних правил.

  1. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

 

Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості.

Найбільш поширеними є такі звертання: Шановний (ім'я та по батькові)! Шановний пане/пані... (ім'я, ім'я й прізвище)! Шановні панове (колеги) Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім 'я та по батькові)! Високошановний пане ...!

Примітка. Слово пан засвідчує пошану до адресата, в офіційних документах форма пан уживається з ім'ям, прізвищем, назвою посади, звання. Ім'я та по батькові зі словом пан не поєднується. Тобто говорити, писати, звертатись панМихайло Петрович, пані Ніна Степанівна або є порушенням норм літературної мови й не відповідає українським традиціям.

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажаний міністре! Вельмишановний (високоповажний) професоре! Шановний директоре! Високоповажний пане прокуроре! Шановний суддя!

До Президента держави слід звертатися так:

Ваша Високодостойносте Пане Президенте! Вельмишановний чи Високоповажний Пане Президенте!

Необхідно запам'ятати й чітко дотримуватися форм звернення до духовних осіб Української Православної Церкви:

Ваша Святосте! Ваше Блаженство! Ваше Високопреосвященство! Ваше Преосвященство! Ваша Високопреподобносте! Ваша Преподобносте! Ваше Високоблаговенство! Ваше Благословенство!

До архієреїв будь-якого сану звертаються також словом владика з означенням, що відповідає санові

Преосвященний Владико!, а до ієреїв – словом Отче (Преподобний Отче!), Всечесніший Отче! Всесвітліший Отче! У множині належить звертатися: Блаженніші митрополити; Високопреосвященні владики; Високопреподобні (Преподобні; Всечесні) отці.

До духовних осіб Української Греко-Католицької Церкви звертаються так:

Сан

Звернення

Папа Римський

Ваша Святосте!

Патріарх

Ваша Святосте!

Митрополит

Ваше Високопреосвященство!

Кардинал

Ваша Превелебносте!

Єпископ

Ваше Преосвященство!

До архієреїв УГКЦ звертаються також зворотами

До ієреїв, як і в УПЦ, вживається звертання

 

до архієреїв

Ваша Еміненціє! (лат. - "довершеність, досконалість" або Ваша Екселенціє! (лат. - "вищість, перевага"). Отче!, до якого можуть бути долучені відповідні означення, напр. Високопреподобний Отче!; Всечесн (іш)ий Отче!

Владико!, напр.: Преосвященний Владико!

2 Початкова фраза листа має бути добре обміркована, оскільки від неї багато залежить, адже саме вона має переконати адресата в правомірності написання листа.

Якщо цей лист – відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже в першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо ...

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за ...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за

Цей лист - вияв нашої вдячності за ...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви ...

Дозвольте висловити свою вдячність ...

Вдячні Вам за запрошення ...

Дякуємо за надану змогу (пропозицію) ...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді...

Офіційно підтверджуємо свою згоду на ...

На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо ...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми ...

Ми отримали Вашого листа з повідомленням про ...і щиро Вам вдячні...

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію

У відповідь на Ваш лист від (дата) ...

Відповідно до контракту № …, що був підписаний між нашими установами, ...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата), ...

Відповідно до Кримінально-процесуального кодексу України, розділу ... статті № ...

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам ...

На Ваш запит про ... даємо письмову відповідь.

У відповідь на Ваш запит повідомляємо ...

Узявши до уваги Ваш запит від (дата), пропонуємо Вам ...

Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо ...

До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами цих листів можуть бути такі

Будь ласка, повідомте нас про ...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у ...

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд ...

Просимо Вас терміново оплатити рахунок .

Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь ...

Просимо надіслати зауваження та доповнення до проекту угоди про ...

Просимо прийняти замовлення ...

У разі вибачення коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося ...

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю ...

Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення ...

Хочемо попросити вибачення за завдані Вам зайві турботи ...

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу ...

Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася ...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так

Уважаємо за свій обов'язок нагадати Вам про ...

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про ...

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата).

Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.

Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за ...

Гадаємо, що це лише непорозуміння. Уважаємо за необхідне нагадати Вам ...

Дозвольте нагадати Вам, що ...

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати.

Уважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

У зв'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не масте можливості відповісти позитивно, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так

Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги ...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з багатьох причин ...

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.

Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дозволяє нам ...

Вибачте, але ми не можемо надати (погодитися, направити) ...

У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:

Повідомляємо Вас ...

Хочемо повідомити про те, що ...

З приємністю повідомляємо Вас, що ...

На жаль, змушені повідомити Вас, що ...

Дозвольте повідомити Вас, що ...

Раді повідомити Вас, що ...

Цим листом повідомляємо, що ...

 

 

3 Вибір завершальних речень є також важливим і залежить насамперед від змісту листа.

Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово "дякую" – найбільш уживане слово кожного вихованого й порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини

Дозвольте ще раз подякувати Вам ...

Висловлюємо ще раз вдячність ...

Дякуємо за допомогу...

Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для ...

Щиро вдячні за ...

Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку ...

Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що ...

Дозвольте ще раз подякувати Вам за ...

Ще раз дякую за виявлену мені честь ...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

 

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.

Будемо раді допомогти Вам.

Якщо у Вас буде бажання зустрітися з нашим представником - ми до Ваших послуг у будь-який зручний для Вас час.

Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення...

Запевняємо, що в майбутньому ми докладемо максимум зусиль, щоб уникнути таких прикрих непорозумінь.

Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

Наприкінці листа можна висловити сподівання

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

Сподіваємося, наша відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще матимемо нагоду взаємовигідно співпрацювати.

Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часам і повідомите нас про своє рішення.

Маємо надію, що це піде на користь справі.

Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді.

Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами.

Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.

Сподіваємося, що майбутня співпраця буде плідною, успішною і вигідною для Вас і для нас.

Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам.

Сподіваємося на швидку відповідь і бажаємо успіхів. Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами.

Висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої співпраці і в майбутньому Ви ще не раз допоможете нам у справах.

Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову підтримку.

Сподіваємося, що Ви відвідаєте рекламний показ, який відбудеться ...

Маємо надію, що всі докладені зусилля не будуть марними.

Сподіваємося, що в майбутньому нам ще раз випаде нагода зустрітися та обмінятися досвідом і думками.

Щиро сподіваємося, що Ви знайдете час відвідати ...

Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.

Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення

Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).

4 Не слід забувати при прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою (З повагою і найкращими побажаннями), З удячністю і повагою

З належною до Вас пошаною, Залишаємося з пошаною, Зі щирою повагою (пошаною)

З найщирішою до Вас повагою (пошаною), З повагою, вдячністю та побажанням успіхів

Із вдячністю і правдивою пошаною, Бажаємо успіхів

Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит "Підпис".

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис.

 

5 Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є "візитною карткою" вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

6 Ділові листи не повинні бути надто великими за обсягом. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся подана інформація буде доречною.

 

  1. Укласти папку довідково-інформаційних документів (на диску Dстворити папку з власним прізвищем, в інтернеті знайти документи, що відносяться до даної групи та зберегти їх у власній папці)
  2. Визначте тип документа за:

а) найменуванням; б) призначенням; в) походженням; г) місцем виникнення; ґ) формою.

3 Визначте тип документа за:

а) напрямом; б) способом виготовлення; в) ступенем складності; г)стадіями створення; д) юридичною силою; е) технікою відтворення.

Практичне завдання: Поєднайте звертання, змінивши форму слів правого стовпчика.

Шановний

Святість

Пане

Президент

Ваше

Євгенія

Вельмишановна

Преосвященство

Пані

пан ректор

Високоповажний

Євгеній Сергійович

Ваша

Ірина Вікторівна

Високошановний

Василь Миколайович

 

 

ПІДСУМОК УРОКУ: Ми з вами розглянули групу довідково-інформаційних документів. Ознайомилися з особливостями їх створення та оформлення. На наступному уроці ми закріпимо цю тему практично.

ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ - вивчити тему за конспектом, підготуватися до практичної роботи.

 

3. ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

  • Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
  • Видача завдань учням;
  • Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
  • Дозволити учням приступити до виконання завдання;

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 15 хв.

  • Перевірити виконані завдання;
  • Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів упродовж дня.
  • Виставити та повідомити оцінки;
  • Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

Тести для контролю знань

 

  1.  

Що таке документ?

1 Матеріальна форма одержання та поширення певної інформації.

2 Документ — матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.

3 Форма одержання та виконання певної інформації.

  1.  

На які групи поділяються документи?

1 Офіційні, особисті.

2 Організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, з постачання та збуту.

3 Внутрішні, зовнішні.

  1.  

На які групи поділяються документи за формою?

1 Прості, складні.

2 Індивідуальні, типові, трафаретні.

3 Рукописно-друковані, графічні, звукові.

  1.  

Які існують копії документів?

1 Виписка, дублікат.

2 Виписка, відбиток.

3 Виписка, відбиток, дублікат.

  1.  

Хто є автором особистих документів?

1 Сам укладач та інспектор відділу кадрів.

2 Сам укладач.

3 Сам укладач та інспектор служби.

  1.  

Як класифікуються документи за видами діяльності?

1 Індивідуальні, типові, трафаретні.

2 Організаційно-розпорядчі, з фінансових питань, з постачальних та збутових питань.

3 Внутрішні і зовнішні (вхідні й вихідні).

  1.  

Як класифікуються документи за місцем складання?

1 Індивідуальні, типові, трафаретні.

2 Внутрішні і зовнішні (вхідні й вихідні).

3 Загальні, з адміністративних питань.

  1.  

Як класифікуються документи за стадією створення?

1 Чернетки, оригінали, копії.

2 Звичайні, для службового користування, секретні.

3 Рукописно-друковані, графічні, звукові, фотокіно документи.

  1.  

Як класифікуються документи за ступенем гласності?

1 Чернетки, оригінали, копії.

2 Звичайні, для службового користування, секретні.

3 Звичайні безстрокові, термінові, цілком секретні.

  1.  

Як класифікуються документи за способом фіксування інформації?

1 Каталоги, відеомагнітні стрічки та диски.

2 На папері, на дискеті, на перфокарті.

3 Рукописно-друковані, графічні, звукові, фотокінодокументи.

11

Класифікація документів - це

1 Поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.

2 Одне з завдань інформаційного пошуку, яке полягає у зарахуванні документа до однієї з кількох категорій на підставі його змісту.

3 Систематизація їх за видами

 

 

 

 

1.2; 2.2; 3,3; 4.1; 5.2; 6.1;

7.2; 8.1; 9.2; 10.3; 11.1

 

 

КАРТКА-ОПИТУВАННЯ
до теми «Група довідково-інформаційних документів»

  1. Дайте визначення поняття довідково-інформаційних документів (різноманітні документи, що підтверджують певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань)
  2. На які підгрупи розподіляються документи довідково-інформаційного характеру? (3 підгрупи: доповідні, пояснювальні, службові записки, посвідчення, розписка, акти, заяви; протокольні документи, стенограми, звіти; службові листи, телеграми, телефонограми)
  3. Назвіть документи цієї групи (акт, довідка, протокол, витяг з протоколу, лист, звіт, телеграма, телефонограма, пояснювальна та доповідна записки)
  4. Вкажіть особливості документів довідково-інформаційного характеру
  5. Які ви знаєте види службових листів? (ділові, особисті, рекомендаційні, прямої поштової реклами)
  6. Які листи потребують відповіді? (лист-запит, пропозиція, прохання, вимога, нагадування)
  7. Відповідь на які листи необов’язкова? (лист-відповідь, підтвердження, гарантійний лист, супровідний лист, лист-відмова)
  8. Перерахувати реквізити, властиві усім документам довідково-інформаційної групи (10-назва виду документа, 11-дата, 12-індекс, 14-місце складання, 21-текст документа, 23-підпис,
  9. Які реквізити проставляються у разі потреби? (16-адресат, 17-гриф затвердження, 19-заголовок до тексту документа, 22-відмітка про наявність додатків, 27-відмітка про засвідчення копії, 26-відбиток печатки, 28-прізвище виконавця і номер його телефону)
  10. Вкажіть документи, що мають додатки (акт)
  11. На які підгрупи підрозділяються доповідні записки? (внутрішні, зовнішні)

 

 

 

 

 




ПЛАН-КОНСПЕКТ

Модуль ДЛВ 1. Складання та оформлення службової документації на підприємстві, установі, організації

Компетенція ДЛВ 1.2. «Складання та оформлення довідково-інформаційної документації»

УРОК 6  «Види та призначення довідково-інформаційної документації. Складання та оформлення пояснювальної, службової, доповідної записок, протокол та витяг з протоколу»

МЕТА ЗАНЯТТЯ:

Навчальна: ознайомити учнів зі складанням та оформленням пояснювальної, службової, доповідної записок, протоколу та витягу з протоколу, навчати вмінню аналізувати навчальну інформацію та визначати оптимальні шляхи реалізації завдання, формувати професійну самостійність у виконанні окремих операцій.

Виховна:активізувати пізнавальний інтерес учнів, виховувати почуття відповідальності за виконану роботу.

Розвиваюча: сприяти розвитку дослідницьких, комунікативних та творчих навичок,

ТИП УРОКУ: Засвоєння знань, навичок та вмінь.

ФОРМА УРОКУ: Урок виробничого навчання.

МТЗ: Базове обладнання лабораторії

Місце проведення: Лабораторія № 1.

Оснащення уроку: роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація, інструкційні картки, картки-зразки,

ХІД УРОКУ

  1.    ОРГАНІЗАЦІЙНА ЧАСТИНА: 5 хв.

Привітання; перевірка наявності учнів та готовності їх до уроку; призначення чергових.

  1.    ВСТУПНИЙ ІНСТРУКТАЖ - 50 хв.
    • Мотивація учбової діяльності.
    • Повідомлення теми і мети уроку
  • Актуалізація опорних знань (повторення попереднього матеріалу за допомогою онлайн-тестів на сайті Майстер-тест «Складання та оформлення службових листів»)
  • З ваших відповідей видно, що ви добре засвоїли тему попереднього уроку.
  • Виклад нового матеріалу.

Розглядати нову тему будемо за таким планом:

ПЛАН ЗАНЯТТЯ

  1. Загальна характеристика та призначення пояснювальної, службової, доповідної записок, протокол та витяг з протоколу
  2. Складання та оформлення цих документів.

ПРОТОКОЛ — службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях колегіальних органів.

Ділове листуванняПроведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол:

  • порядок денний,
  • списки учасників засідання,
  • списки запрошених,
  • тексти доповідей чи тези виступів,
  • довідки щодо обговорюваних питань,
  • проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на диктофон, то протокол можуть складати після розшифрування записів.

Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання — важливий етап підготування роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникати в суть обговорюваних питань та обізнаності з ними залежить якість запису виступів.

Протоколи можна оформлювати від руки в спеціальному прошнурованому журналі або з допомогою комп'ютера чи інших технічних засобів.

Оформлюють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи (бланк може мати реквізит 08). Перевагу віддають бланкам із поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ:

  1. назва виду документа(ПРОТОКОЛ);
  2. дата документа (зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлювання чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад: 10-13.04.2013; 29.05-03.06.2012; 28.12.2008-04.01.2011);

12 реєстраційний індекс документа [становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація може вестися впродовж календарного року, навчального року (в навчальних закладах) чи від виборів до виборів (у виборних органах)];

14 — місце складення документа (місцем складення протоколу є безпосереднє місце (місто, селище, село), де було проведено засідання, а не юридична адреса організації);

17 — гриф затвердження документа (оформлюють, якщо протокол підлягає затвердженню);

19 — заголовок до тексту документа [містить назви виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) та колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: «Засідання комісії», «Загальних зборів трудового колективу», «Наради директорів», «Зборів студентської ради»];

21 — текст документа.

Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

У вступній частині зазначають прізвища та ініціали головуючого, секретаря, присутніх, постійних членів колегіального органу і запрошених осіб, а також порядок денний;

в основній — фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Слова «Голова», «Секретар» друкують (одне під одним) від початку робочої площі з великої літери. Далі проставляють тире й зазначають прізвища та ініціали головуючого і секретаря. Наприклад:

 

 

 

Коли оформлюють протоколи оперативних нарад, вступну частину тексту іноді проминають.

Далі зазначають присутніх. Порядок оформлювання цього елемента протоколу такий. У протоколі засідання постійнодіючого колегіального органу спочатку за алфавітом фіксують присутніх на засіданні постійних членів колегіального органу, а потім — запрошених осіб (із зазначенням, за потреби, їхніх місць роботи і посад). У протоколі зборів чи розширеного засідання, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад:

 

 

 

У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх). Наприклад, у протоколах зборів пишуть: «На обліку в профспілковій організації — 282 особи, присутніх — 273, відсутніх — 9, із них 5-у відрядженні; 4—3 невідомих причин».

Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на розгляд колегіального, органу, прізвища та ініціали доповідачів або тих, хто готував дані питання, а за потреби вказують їхні посади.

Питання розташовують у порядку їх важливості, складності й передбаченого часу обговорення. Кожне питання нумерують. Наприклад:

 

 

 

 

 

Коли на розгляд виносять багато питань, наприклад у разі протоколювання засідань колегій міністерств, комітетів, дозволяється не вносити порядок денний до протоколу, а зробити у тексті посилання: «Порядок денний засідання додається».

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному з розділів є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:»). Ці слова прийнято зверху та знизу відокремлювати двома інтервалами й друкувати великими літерами, кожне — від початку робочої площі. Після них ставлять двокрапку.

Словом «слухали» починають кожен розділ. Його друкують в одному рядку з номером питання порядку денного.

Прізвища та ініціали доповідача й тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу (не в лапках) починають із великої літери [якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире й роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається»]. Після кожного виступу записують запитання й відповіді на них у порядку надходження (якщо є). Наприклад:

 

 

 

 

 

 

Наприкінці кожного розділу записують ухвалу (постанову, рішення) з обговорюваного питання порядку денного. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Ухвала, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретною (кому доручається, що саме та в який строк виконати тощо), наприклад:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Коли обирають посадових осіб, то в протоколі зазначають резуль­тати голосування щодо кожної з кандидатур окремо.

За обсягом фіксованих даних протоколи бувають стислі, повні та стенографічні.

У стислих протоколахзазначають лише прізвища доповідачів, обговорювані питання, прізвища тих, хто виступив, та ухвалені рішення. За такими протоколами важко судити про перебіг зборів. Стислий протокол доцільно оформлювати, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради.

У решті випадків слід складати повний протокол, який, крім зазначених вище відомостей, містить записи виступів усіх доповідачів і учасників колегіального органу, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацьовування рішення в сутичці думок, у дискусіях.

У стенографічних протоколахдослівно записують весь хід засідання.

Під час засідання можна скласти лише робочий варіант протоколу. В п'ятиденний строк протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами й фонозаписами, редагують і оформлюють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини тексту, наприклад: «Засідання вченої ради стенографували. Стенограма додається». Готовий протокол підписують голова і секретар.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів — постанов, ухвал, а на підприємствах, що діють на основі єдиноначальності, — у вигляді наказів. У решті випадків оформлюють витяг із протоколу.

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ - це певна частина (уривок) протоколу, що належно оформлена. Витяги з протоколів оформлюють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу.

РЕКВІЗИТИ ВИТЯГУ З ПРОТОКОЛУ:

  1. — назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ протоколу);
  2. — дата документа (переносять з оригіналу протоколу);
  3. — реєстраційний індекс документа (переносять з оригіналу протоколу);

14 — місце складення документа (переносять з оригіналу протоколу);

17 — гриф затвердження документа (переносять з оригіналу протоколу, якщо цей реквізит там є);

19 — заголовок до тексту документа (переносять з оригіналу протоколу);

  1. — текст документа (зі вступної частини беруть пункти «Голова», «Секретар», «Присутні», потрібний номер питання порядку денного, з основної — цитують пункти, що стосуються потрібного питання порядку денного);

23 — підпис (переносять реквізит з оригіналу, але голова і секретар не підписуються);

  1. — відмітка про засвідчення копії (оформлюють без слова «Копія» в правому верхньому куті аркуша).

 

image1

 

 

2СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ мають довідково-інформаційний характер.

Службовими вважають: такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт, пропозиції. Службова записка використовується з тією ж метою, що й внутрішня доповідна записка.

Реквізити службових записок:

08 Адресант - назва структурного підрозділу (кафедра історії та культури української мови; доцента кафедри філософії Козачука С. В.)

10 Назва виду документа (Службова записка, Доповідна записка; Пояснювальна записка; Рапорт).

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

13 Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

16 Адресат - (Керівникові проекту "Україна дітям" Висоцькому А. В.; Ректорові Національного економічного університету імені Вадима Гетьмана).

19 Заголовок до тексту документа (про відрядження, про порушення трудової дисципліни).

21 Текст.

22 Відмітка про наявність додатків (за наявності додатків)

23 Підпис.

28Прізвище виконавця і номер його телефону

30 Відмітка про наявність документа в електронній формі (у разі потреби)

Крім того, може зазначатись номер внутрішнього телефону виконавця.

Підписує службову записку керівник структурного підрозділу чи виконавець, відповідальний за текст записки.

Проходження службових записок обов’язково повинне фіксуватись у відповідних реєстраційних формах.

Відмінність службової записки від інших видів доповідної записки.

Доповідна завжди адресується посадовій особі вищого рівня (від рядового працівника структурного підрозділу керівнику такого ж структурного підрозділу; від керівника структурного підрозділу керівнику підприємства; від керівника підприємства керівнику організації вищого рівня).

Службові записки призначені задля здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління (між структурними підрозділами) і може адресуватись від керівництва до підлеглих, мати узагальненого адресата чи автора.

Службова записка не має офіційного статусу. Їх доцільно впроваджувати лише на великих підприємствах, що мають складну структуру й у штаті яких працює понад 200 осіб.

Залежно від змісту, службова записка може мати інформаційний, ініціативний або звітний характер і містити повідомлення, прохання, пропозицію чи відповідь.

Задля оформлення службових записок кожен структурний підрозділ може заздалегідь виготовити спеціальний бланк службової записки. Можна оформляти і на чистих аркушах паперу формату А5

2ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА — це документ, в якому:

особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути:

службовими (відтворюються, як правило, на бланках)

особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Реквізити пояснювальної записки:

08 Адресант - назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

10 Назва виду документа.

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

19 Заголовок (Про…).

21 Текст.

Особистіпояснювальні записки містять:

08 Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

11 Дата.

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

10 Назва виду документа.

21 Текст.

2ДОПОВІДНА ЗАПИСКА - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події,ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції. Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.

Доповідна записка складається з таких реквізитів:

08 Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

10 Назва виду документа.

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

19 Заголовок (Про…).

21 Текст.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок).

ПІДСУМОК УРОКУ: Ми з вами розглянули групу довідково-інформаційних документів. Ознайомилися з особливостями їх створення та оформлення. На наступному уроці ми закріпимо цю тему практично.

ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ - вивчити тему за конспектом, підготуватися до практичної роботи.

3. ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

  • Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
  • Видача завдань учням;
  • Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
  • Дозволити учням приступити до виконання завдання;

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 15 хв.

  • Перевірити виконані завдання;
  • Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів упродовж дня.
  • Виставити та повідомити оцінки;
  • Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

Зразок протоколу:

АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО "ОРАНТА"

 

ПРОТОКОЛ

 

18. 09.08 Київ № 38

 

Засідання Ради директорів

 

Голова — Клименко Д.Н.

Секретар  — Волощенко С.Г.

Присутні: Громов А .В., Зайчук С.К., Коновалов В.Ш., Тоцька С.Н.

Порядок денний:

  1.                   Про організацію та відкриття філії Товариства "Оранта" в м. Львові (Доповідач — генеральний директор Громов А.В.).
  2.                  
  1.               СЛУХАЛИ:

Громова А.В. —  Текст доповіді додається.

ВИСТУПИЛИ:

Коновалов В.Ш. — Справді, необхідність відкриття філії нашого товариства у Львові постала вже давно, (ля цього є всі умови, але, на жаль, немає відповідної документації. Над цим треба попрацювати і найближчим часом розглянути проекти.

Тоцька С.Н. — Необхідно доопрацювати бізнес-план Товариства, враховуючи зміни в штатному розкладі, нових партнерів, а також зауваження, висловлені п.Громовим А.В.

УХВАЛИЛИ: -

1.1.Підготувати необхідні документи для організації та відкриття філії Товариства «Оранта» в м. Львові до 29.09.08 (відповідальний — Зайчук С.К.).

1.2.Доопрацювати бізнес-план філії. Товариства з урахуванням доповнень Тоцької С.Н. і Громова А.В. до 29.09.08 (відповідальний - Коновалов В.Ш.).

2 СЛУХАЛИ:

(пункт 2 оформляють так само, як і пункт 1).

 

 

Голова  (підпис)  Д.Н.Клименко

Секретар (підпис) С.Г.Волощенко

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

ПРОТОКОЛ — службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях колегіальних органів.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол:

  • порядок денний,
  • списки учасників засідання,
  • списки запрошених,
  • тексти доповідей чи тези виступів,
  • довідки щодо обговорюваних питань,
  • проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на диктофон, то протокол можуть складати після розшифрування записів.

Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання — важливий етап підготування роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникати в суть обговорюваних питань та обізнаності з ними залежить якість запису виступів.

Протоколи можна оформлювати від руки в спеціальному прошнурованому журналі або з допомогою комп'ютера чи інших технічних засобів.

Оформлюють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи (бланк може мати реквізит 08). Перевагу віддають бланкам із поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ:

  1. назва виду документа(ПРОТОКОЛ);
  2. — дата документа (зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлювання чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад: 10-13.04.2013; 29.05-03.06.2012; 28.12.2008-04.01.2011);

12 реєстраційний індекс документа [становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація може вестися впродовж календарного року, навчального року (в навчальних закладах) чи від виборів до виборів (у виборних органах)];

14 — місце складення документа (місцем складення протоколу є безпосереднє місце (місто, селище, село), де було проведено засідання, а не юридична адреса організації);

17 — гриф затвердження документа (оформлюють, якщо протокол підлягає затвердженню);

19 — заголовок до тексту документа [містить назви виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) та колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: «Засідання комісії», «Загальних зборів трудового колективу», «Наради директорів», «Зборів студентської ради»];

21 — текст документа.

Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

У вступній частині зазначають прізвища та ініціали головуючого, секретаря, присутніх, постійних членів колегіального органу і запрошених осіб, а також порядок денний; в основній — фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Слова «Голова», «Секретар» друкують (одне під одним) від початку робочої площі з великої літери. Далі проставляють тире й зазначають прізвища та ініціали головуючого і секретаря. Наприклад:

Коли оформлюють протоколи оперативних нарад, вступну частину тексту іноді проминають.

Далі зазначають присутніх. Порядок оформлювання цього елемента протоколу такий. У протоколі засідання постійнодіючого колегіального органу спочатку за алфавітом фіксують присутніх на засіданні постійних членів колегіального органу, а потім — запрошених осіб (із зазначенням, за потреби, їхніх місць роботи і посад). У протоколі зборів чи розширеного засідання, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад:

У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх). Наприклад, у протоколах зборів пишуть: «На обліку в профспілковій організації — 282 особи, присутніх — 273, відсутніх — 9, із них 5-у відрядженні; 4—3 невідомих причин».

Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на розгляд колегіального, органу, прізвища та ініціали доповідачів або тих, хто готував дані питання, а за потреби вказують їхні посади.

Питання розташовують у порядку їх важливості, складності й передбаченого часу обговорення. Кожне питання нумерують. Наприклад:

 

 

Коли на розгляд виносять багато питань, наприклад у разі протоколювання засідань колегій міністерств, комітетів, дозволяється не вносити порядок денний до протоколу, а зробити у тексті посилання: «Порядок денний засідання додається».

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному з розділів є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:»). Ці слова прийнято зверху та знизу відокремлювати двома інтервалами й друкувати великими літерами, кожне — від початку робочої площі. Після них ставлять двокрапку.

Словом «слухали» починають кожен розділ. Його друкують в одному рядку з номером питання порядку денного.

Прізвища та ініціали доповідача й тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу (не в лапках) починають із великої літери [якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире й роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається»]. Після кожного виступу записують запитання й відповіді на них у порядку надходження (якщо є). Наприклад:

Наприкінці кожного розділу записують ухвалу (постанову, рішення) з обговорюваного питання порядку денного. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Ухвала, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретною (кому доручається, що саме та в який строк виконати тощо), наприклад:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Коли обирають посадових осіб, то в протоколі зазначають результати голосування щодо кожної з кандидатур окремо.

За обсягом фіксованих даних протоколи бувають стислі, повні та стенографічні.

У стислих протоколахзазначають лише прізвища доповідачів, обговорювані питання, прізвища тих, хто виступив, та ухвалені рішення. За такими протоколами важко судити про перебіг зборів. Стислий протокол доцільно оформлювати, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради.

У решті випадків слід складати повний протокол, який, крім зазначених вище відомостей, містить записи виступів усіх доповідачів і учасників колегіального органу, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацьовування рішення в сутичці думок, у дискусіях. У стенографічних протоколахдослівно записують весь хід засідання. Під час засідання можна скласти лише робочий варіант протоколу. В п'ятиденний строк протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами й фонозаписами, редагують і оформлюють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини тексту, наприклад: «Засідання вченої ради стенографували. Стенограма додається». Готовий протокол підписують голова і секретар.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів: постанов, ухвал, а на підприємствах, що діють на основі єдиноначальності: у вигляді наказів. У решті випадків оформлюють витяг із протоколу.

image1

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА має довідково-інформаційний характер, буває таких різновидів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт, пропозиції. Службова записка використовується з тією ж метою, що й внутрішня доповідна записка.

Реквізити службових записок:

08 Адресант - назва структурного підрозділу (кафедра інформатики; доцента кафедри філософії Козачука С. В.)

10 Назва виду документа (Службова записка)

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

13 Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

16 Адресат

19 Заголовок до тексту документа (про відрядження, про порушення трудової дисципліни).

21 Текст.

22 Відмітка про наявність додатків (за наявності додатків)

23 Підпис.

28 Прізвище виконавця і номер його телефону

30 Відмітка про наявність документа в електронній формі (у разі потреби)

Крім того, може зазначатись номер внутрішнього телефону виконавця.

Підписує службову записку керівник структурного підрозділу чи виконавець, відповідальний за текст записки.

Проходження службових записок обов’язково повинне фіксуватись у відповідних реєстраційних формах.

Відмінність службової записки від інших видів доповідної записки.

  1. Доповідна завжди адресується посадовій особі вищого рівня (від рядового працівника структурного підрозділу керівнику такого ж структурного підрозділу; від керівника структурного підрозділу керівнику підприємства; від керівника підприємства керівнику організації вищого рівня).
  2. Службові записки призначені задля здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління (між структурними підрозділами) і може адресуватись від керівництва до підлеглих, мати узагальненого адресата чи автора.

Службова записка не має офіційного статусу. Їх доцільно впроваджувати лише на великих підприємствах, що мають складну структуру й у штаті яких працює понад 200 осіб. Залежно від змісту, службова записка може мати інформаційний, ініціативний або звітний характер і містити повідомлення, прохання, пропозицію чи відповідь. Для службових записок кожен структурний підрозділ може заздалегідь виготовити спеціальний бланк службової записки. Можна оформляти і на чистих аркушах паперу формату А5

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА— це документ, в якому:

  • особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);
  • міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути: службовими (на бланках); особистими (на аркушах паперу за підписом автора).

Реквізити пояснювальної записки:

08 Адресант - назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

10 Назва виду документа.

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

19 Заголовок (Про…).

21 Текст.

Особистіпояснювальні записки містять:

08 Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

11 Дата.

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

10 Назва виду документа.

21 Текст.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА - документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події,ситуацію, що склалася, виконану роботу, а також наводяться свої висновки й пропозиції. Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.

Бувають: внутрішні, що адресуються керівникові установи (підрозділу), де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. Мають інформаційний, звітний та ініціативний характер.

Реквізити доповідної записки:

08 Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

10 Назва виду документа.

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

19 Заголовок (Про…).

21 Текст.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок).


ВІДСУТНІЙ ПЛАН 7 УРОК


 

 

 


i_020

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

Модуль ДЛВ 1. Складання та оформлення службової документації на підприємстві, установі, організації

Компетенція ДЛВ 1.2. «Складання та оформлення довідково-інформаційної документації»

УРОК 8 «Види та призначення довідково-інформаційної документації. Складання та оформлення телеграм, телефонограм, факс ів, оголошень, списків, рецензій, звітів»

МЕТА ЗАНЯТТЯ:

Навчальна: ознайомити учнів зі складанням та оформленням телеграм, телефонограм, факс ів, оголошень, списків, рецензій, звітів», навчати вмінню аналізувати навчальну інформацію та визначати оптимальні шляхи реалізації завдання, формувати професійну самостійність у виконанні окремих операцій.

Виховна:активізувати пізнавальний інтерес учнів, виховувати почуття відповідальності за виконану роботу.

Розвиваюча: сприяти розвитку дослідницьких, комунікативних та творчих навичок,

ТИП УРОКУ: Засвоєння знань, навичок та вмінь.

ФОРМА УРОКУ: Урок виробничого навчання.

МТЗ: Базове обладнання лабораторії

Місце проведення: Лабораторія № 1.

Оснащення уроку: роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація, інструкційні картки, картки-зразки,

ХІД УРОКУ

ОРГАНІЗАЦІЙНА ЧАСТИНА: 5 хв.

Привітання; перевірка наявності учнів та готовності їх до уроку; призначення чергових.

ВСТУПНИЙ ІНСТРУКТАЖ - 50 хв.

  • Мотивація учбової діяльності.
  • Повідомлення теми і мети уроку
  • Актуалізація опорних знань (повторення попереднього матеріалу за допомогою онлайн-тестів на сайті Майстер-тест «Складання та оформлення службових листів»)

З ваших відповідей видно, що ви добре засвоїли тему попереднього уроку. Ознайомлення учнів з темою, метою уроку.

2.2 Повторення раніше вивченого матеріалу за картками опитування.

2.3 Провести підсумок опитування.

2.4 Вивчення нової теми за планом:

  • Виклад нового матеріалу.

Розглядати нову тему будемо за таким планом:

ПЛАН ЗАНЯТТЯ

1 Оформлення телеграм , телефонограм, факсів

2 Оголошення, списки, рецензії, звіти

2.1 

ТЕЛЕГРАМА- це службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку.

Види телеграм:

  • ініціативні телеграми
  • телеграми-відповіді - на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого наводять назву підприємства (скорочено), посаду, прізвище особи, котра підписала телеграму.

Текст: друкують без абзаців, які мають бути стислими й недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (заперечну частку «НЕ» з тексту не вилучають).

Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. 

Замість розділових знаків застосовуються умовні позначення: КРПК – крапка; КМ – кома; ЛПК – лапки; НР – номер; ДВК – двокрапка.

Знаки «-», «+», «%» -  пишуть словами, однозначні числа – переважно словами, багатозначні – цифрами.

Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують великими літерами через 2 інтервали. Зворотну адресу друкують малими літерами.

Матеріальний носій: Службові телеграми оформляються на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу. У разі оформлення телеграм на чистому аркуші паперу частину, яка не передається й за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.

Кількість примірників: у 2-х примірниках (перший передають до відділення зв’язку, а другий підшивають у справу).

Реквізит підпис та відбиток печатки оформляють відповідно ДЕСТУ.

Реквізити телеграми:

  • назва виду документа;
  • категорія телеграми (ТЕРМІНОВА, МІЖНАРОДНА, УРЯДОВА);
  • вид телеграми (дві адреси, відповідь оплачено);
  • телеграфна адреса одержувача;
  • номер документа на який дається відповідь (для телеграм-відповідей);
  • текст;
  • вихідний номер телеграми;
  • скорочене позначення підприємства, що надсилає телеграму;
  • прізвище посадової особи, що підписала її;
  • найменування та адреса підприємства – відправника телеграми;
  • підпис посадової особи;
  • дата телеграми;
  • печатка підприємства-відправника.

ТЕЛЕФОНОГРАМА – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном. Такий зв'язок використовують, коли потрібно терміново оповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях.

Текст: має бути лаконічним, чітким, стислим з акцентом на дати, факти, час і місце проведення, на питання які обговорюватимуться.

Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то потрібно кожну літеру передавати словами.

Складену телефонограму має перевірити і підписати керівник або відповідальна особа.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх із номерами телефонів.

Телефонограми передають секретар або інший працівник за дорученням керівника.

Реквізити телефонограми:

  • Назва виду документа;
  • Адресат;
  • Дата підписання;
  • Індекс (вихідний номер);
  • Підпис;
  • Прізвище і номер телефону особи, яка передала телефонограму;
  • Прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму;
  • Дата і час передавання телефонограми;

Передаючи телефонограму, слід дотримуватись таких правил:

  • Відрекомендуватися і назвати номер службового телефону;
  • Назвати вид документа;
  • Продиктувати текст, переконатися в правильності запису його абонентом;
  • Назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;
  • Записати назву посади, ПІП особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання – приймання телефонограми.

Матеріальний носій: оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5.

Кількість примірників: в одному примірнику

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити зі змістом керівника чи працівника, якому адресовано телефонограму.

На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах.

На сьогоднішній день дедалі ширше застосовують оперативні засоби зв’язку, в тому числі – факсимільний зв'язок. За його допомогою передають телефаксограми.

ФАКС – це службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата телефонними каналами зв’язку.

Факс становить ксерокопію переданого документа.

Телефаксом можуть передаватись будь-які документи й додатки до них. Проте здебільшого цей зв'язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами.

Факс оформляють так само як і службовий лист. Додаткові дані, що їх автоматично проставляє факс – зазначення відправника, дата й час передавання документа, номер телефаксу, з якого передано інформацію; кількість сторінок.

Звіт

Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають:

  • статистичні (цифрові)
  • текстові.

Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові — на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (указується установа, напрямок діяльності, звітний період).

4. Текст, який має такі частини:

— вступ (указуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

— основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

— висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

6. Дата складання.

7. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.

ЗВІТ

Про педагогічну практику з 15.09.2007 року по 15.10.2007 року студента філологічного факультету А. Г. Колесника.

Педагогічну практику проходив у 26-й школі м. Севастополя. У школі було створено всі умови для проходження практики.

Усі вчителі української мови та літератури мають великий стаж роботи і високу фахову, методичну підготовку. Шкільні кабінети добре забезпечені наочними посібниками та методичною літературою.

За час практики провів 10 контрольних уроків з мови та літератури. Усі уроки були обговорені з учителем і методистом.

Практика в школі допомогла здобути практичні уміння і навички: проводити уроки різних типів, перевіряти різні види письмових робіт, планувати роботу з розвитку мовлення, виготовляти дидактичний матеріал, для уроків, організовувати поза-класну роботу, проводити виховні години.

При проведенні уроків особливих труднощів не було, тільки виникали питання при аналізі контрольних робіт чи диктанту.

Педагогічна практика поглибила і закріпила знання, здобуті в університеті з фахових і психолого-педагогічних дисциплін, виробила вміння проводити різні типи уроків, застосовувати різні методи й форми роботи, дала змогу відповідно до знань з педагогіки, психології й фізіології проводити навчально-виховну роботу з дітьми середнього шкільного віку, випробувати себе в якості класного керівника.

15.09.2007 р. (підпис)

А. Г. Колесник

СПИСКИ

Список — це перелік предметів, об'єктів, документів.

Він складається в певному порядку. Зауважимо, якщо це буде список осіб за алфавітом, то ім'я та по батькові ставляться після прізвища.

Складається список у формі таблиці, перша графа — порядковий номер, друга — прізвище, ім'я та по батькові осіб або найменування предметів, об'єктів тощо. Далі йдуть примітки чи інші відомості.

Наводимо зразок списку:

 

зразок списку

 

3. Поточний інструктаж – 200 хв.

  • Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
  • Видача завдань учням;
  • Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
  • Дозволити учням приступити до виконання завдання;
  • Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
  • Відповідь на виникаючі запитання;
  • Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. Заключний інструктаж – 20 хв.

  • Перевірити виконані завдання;
  • Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
  • Виставити та повідомити оцінки;
  • Видати домашнє завдання;
  • Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вправа 6

Укласти текст запрошення:

  1.                для повноважних гостей – на свято річниці ВУЗу;

 

  1.                для однокурсників на випускний бал;

 

  1.                для абітурієнтів – на День відкритих дверей інституту, академіі ,________

 

факультету.

Вправа 7

Скласти листи:

  1.                лист-прохання про фінансову допомогу з приводу оздоровлення дітей працівників у літньому таборі:

2)листнагадування__________про погашення заборгованості за________

підприємству;

3)рекламний лист потенційному партнерові про випуск новоі продукцііфабрикою:

  1.                лист-повідомлення про одержання додаткової документаціі, яка передбачена договором;
  2.                лист – вітання з річницею успішної роботи спільного підприємства або партнерських стосунків;
  3.                лист – вітання автора з нагоди виходу у світ нового учбового посібника для студентів.

Вправа 8

 

Написати текст довідки:

 

  1.                про займанну посаду;

 

  1.                про розмір заробітної плати

 

  1.                про використання коштів;

 

  1.                про навчання у данному ВУЗі;

 

  1.                про сімейний стан;

 

  1.                про інші обставини.

 

Вправа 14. Зробити аналіз стилістичних особливостей листа-вітання, обґрунтуватиїх доцільність