НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ КОМПЛЕКС

з виробничого навчання
за професією «Діловод. Адміністратор. Касир»

 

 

Розробила:
майстер професійного навчання
Цюпак Ольга Володимирівна

 

 

 

2019

1 КУРС 1 семестр

УРОК 1: Класифікація документів. Основи складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації.

Мета уроку: Ознайомити учнів з програмою виробничого навчання, кваліфікаційною характеристикою діловода, організацією робочого місця діловода, правилами техніки безпеки в лабораторії; складанням та оформленням організаційно-розпорядчої документації. Виховувати в учнів свідому дисципліну та вчити раціональному використанню навчального часу; вказати на необхідність відпрацювання таких особистих якостей, як: організованість, акуратність, дисциплінованість, витримка.

Тип уроку:  урок вивчення нового навчального матеріалу

Форма проведення: урок виробничого навчання.

МТЗ:  зразки оформлення конспекту, стенди, навчальна література – інструкції з охорони праці № 3, 11, 29, 30., презентація до уроку з БП, презентація до уроку «Історія професії»

Місце проведення: Лабораторія № 1технології комп’ютерної обробки інформації.

ХІД УРОКУ:

1. Організаційний момент – 15 хв.:
   • Привітання;
   • ознайомлення з групою та перевірка наявності учнів (за журналом, візуально);
   • призначення чергових;
   • закріплення учнів за робочими місцями.

2. Вступний інструктаж – 200 хв.
   1. Ознайомлення учнів з темою і метою уроку, планом проведення заняття.
   2. Ознайомлення з навчальним матеріалом згідно плану уроку:
      1.    Правила поведінки у навчальній лабораторії ( в т.ч. користування мобільним телефоном та інтернет), розклад, відпрацювання пропусків, правила чергування у лабораторі, зошити для самостійних та контрольних робіт, конспектів.
      2.    Історія професії.
      3.    Вимоги кваліфікаційної характеристики діловода.
      4.    Зразки оформлення заяви та пояснювальної записки за ситуацією.
      5.    Організація робочого місця та санітарно-гігієнічні вимоги (зокрема, розсажування за ПК за списком).
      6.    Ознайомлення з Інструкціями:

№ 3 "Вимоги електробезпеки"

№ 186 "Безпека праці для професії «Діловод. Адміністратор. Касир (установи)»

№ 29"Порядок дії працівників у разі виникнення пожежі"

№ 30 "Пожежна безпека в кабінетах, лабораторіях, навчально-виробничих майстернях"

7.    Правила роботи з роздатковим матеріалом, самостійна робота з вправами, система оцінювання виконаних завдань.

Основні терміни, які застосовуються на даному уроці

Документи

Приказне діловодство (актове діловодство)

Діловодство

Колежське діловодство

Виконавче діловодство.

Радянський період розвитку діловодства.

Діловод

2.2.1 Правила поведінки в лабораторії обробки даних та програмного забезпечення

Забороняється:

• знаходитись у лабораторії без дозволу майстра виробничого навчання; сторонні можуть перебувати у класі тільки з його дозволу;
• знаходитись у лабораторії у верхньому або вологому одязі та брудному взутті; забороняється складати одяг і сумки на столи, перебувати у класі з їжею та напоями.
• під час уроку користуватися мобільними телефонами;
• вставати без дозволу викладача зі своїх місць під час уроку;
• порушувати дисципліну у лабораторії;
• працювати при поганому самопочутті;
• заважати роботі інших учнів та майстра в/н.

Неохайність, неуважність, недостатнє вміння працювати з приладами, невиконання правил охорони праці та пожежної безпеки можуть призвести до нещасного випадку.

2.2.2 Історія професії

Документи з'явилися разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, із розвитком писемності, стали засобом спілкування, передання інформації. Документи є одним з важливих сховищ людської пам'яті.

Першими письмовими документами, знайденими археологами, були тексти законів, вибиті на кам'яному стовпі клинописом і відносяться до часу правління давньовавілонського царя Хаммурапі (1792-1750pp. до н.е.).

Існувала і процедура затвердження документа печаткою на глиняних табличках.

Динамічного розвитку діловодство набуло після винайдення паперу. Найстарішим і найважливішим документом, що зберіг давні норми звичаєвого права є Руська Правда. Оригінал цього документа не зберігся. Маємо лише численні (близько 300) списки, тобто копії, найстаріші з яких датуються XIII ст. Історичним документом також є літопис «Повість временних літ», Лаврентіївський літопис, що датується 1377р. та Іпатіївський літопис, початок XV ст. Знайдені також договори між країнами, закони, звіти про будівництво, доноси чиновників, повідомлення розвідників про стан справ у сусідніх країнах, листи, скарги, договори, бухгалтерські книги тощо.

Зі створенням Давньоруської держави писемність стала необхідною для відносин, укладення угод з іншими державами. Виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні купецьких контрактів, у написах на речах про їх приналежність тощо. Одним з найбільш відомих сховищ ділових паперів був Києво-Печерський монастир, заснований за часів правління Ярослава Мудрого. Важливими документами тогочасної епохи були княжі устави, а також церковні устави.

Діловодство у своєму розвитку пройшло декілька етапів:

І етап:Приказне діловодство (XV - ХVII ст.). Цей період називають також актове діловодство.

• Документи - у вигляді стовпців - текст на смугах паперу шириною 15-17 см. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ мав форму сувою.
• Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому ставилася дата отримання. Потім - підготовка до докладу. Обговорення - приговори наказу. Складався документ - відповідь.
• Підпис д’яка, що відповідав за складання документу ставився на склейках документу. Автор документу - та людина, що виконувала записи тексту.
• Документи систематизувалися за певними ознаками.
• Види документів - накази царя, приречення боярської думи, указні книги. Прикази слали один одному «пам'яті», формою звертання до державних установ були чолобитні.
• Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.
• З'являються особливі форми документів - книги:

• для грошових операцій - прибутково-розхідні;
• для обліку мита - митницькі;
• для обліку врожаю - умолотні та інше.
• На землях правобережної України, що поступово входили до складу князівства Литовського застосовувалися актові книги (з XIII до кінця XVIII століття), які поділялися на:
• секретні (кримінальні справи);
• нотатні (дарчі, купчі, боргові, контрактні документи);
• поточні (для скарг, свідчень, заяв).

• В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.
• Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа -«голова», а частина під основним текстом - «іспод».
• Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не регулювалося законодавством.

II етап.Колежське діловодство (з XVIII століття).

• Петро І у 1699 р. вводить гербовий папір, а у 1700 р. заміняються стовпці зошитами. 28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент державної колегії», де оформлена система документування та діловодства колегії - колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.

• Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату - настільний реєстр. Журнали А і В - для реєстрації вихідних документів, а С і Д - для реєстрації вхідних документів. В документах обов'язково проставлялася дата і номер.
• Закладені основи обліку та зберігання документів: «архів». Утворюються архіви, колегії, поточні архіви, державні архіви. Групування справ в архівах. Групування документів у справах за змістом, географічною ознакою.
• Утворюються вхідні та вихідні документи, донос, реляції, рескрипти, циркуляри. прохання, вимоги. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.
• Частина документів складається за генеральними формулярами.
• Найбільш важливі документи складалися секретарем.

III етап. Виконавче діловодство.

• Сперанський Г. С. запропонував «Загальне впровадження міністерств» де була розроблена система ведення діловодства та звітності.

• Застосовуються бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію.
• Порядок проходження документів по інстанціям в регламентується.
• Документи складні за змістом складаються із 3-х частин:

•               вступ із вкладенням справи;
•               обґрунтування із посиланням на законодавство;
•               заключення із висновками, пропозиціями.

• Справи, що вирішуються поділяються на три категорії:

•               невідкладні;
•               термінові;
•               поточні.

ІV етап. Радянський період розвитку діловодства.

• Удосконалення систем діловодства, обліку, сформовані ЦСУ.

• Впровадження принципів наукової організації праці, у систему діловодства,
• Утворені системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.
• Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.
• Розроблена Державна система документаційного забезпечення управління.
• Рішення проблем управління документацією у сучасний період пройшло у розвинутих країнах два основних етапи: 1-й - 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях; 2-й - з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловодства з обробкою інформації на ЕОМ.
• В США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ поряд з машинним носієм.

Сьогодні діловодство охоплює діяльність кожного підприємства, установи, організації. Складно знайти організацію, в якій би не застосовувались ті чи інші документи або системи документів, тому спеціалісти в галузі документообігу зі знанням сучасної оргтехніки завжди потрібні. Фахівці можуть займати на підприємствах та установах наступні посади: інспектор з кадрів; керуючий справами; референт; секретар адміністративний тощо.

2.2.2Ознайомити учнів з освітньо-кваліфікаційною характеристикою діловода

Освітньо-кваліфікаційна характеристика випускника професійно-технічного навчального закладу (підприємства, установи та організації, що здійснюють підготовку кваліфікованих робітників)

1. Професійна кваліфікація: 4144 Діловод

2. Кваліфікаційні вимоги

1. Кваліфікаційна характеристика

Завдання та обов'язки. Приймає, реєструє кореспонденцію і направляє її до структурних підрозділів. Відповідно до резолюцій керівників підприємства передає документи на виконання, оформлює реєстраційні картки або створює банк даних. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів. Відправляє відповідну документацію адресатам. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву. Веде роботу зі створення довідкового апарату документів. Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку або комп’ютерні банки даних, складає опис справ, що надходять для зберігання до архіву. Забезпечує зберігання службової документації.

Повинен знати: нормативно - правові акти положення та інструкції щодо ведення діловодства на підприємстві; основні положення державної системи діловодства; стандарти системи організаційно – розпорядчої документації; структуру підприємства і його підрозділів; порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів; основи законодавства про працю.

Повинен вміти:

Кваліфікаційні вимоги. Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

Приклади робіт. Складання та оформлення організаційно-розпорядчої, довідково-інформаційної, обліково-фінансової, кадрової документації; документаційне обслуговування діяльності підприємства, підготовка та систематизація документів до архівного зберігання.

2. Вимоги до освітнього, освітньо-кваліфікаційного рівнів, професійної кваліфікації осіб, які навчатимуться за професією Діловод
   1.     При вступі на навчання - повна або базова загальна середня освіта.
   2.     Після закінчення навчання - повна або базова загальна середня освіта, професійна (професійно-технічна) освіта абопрофесійна підготовка на виробництві, освітньо-кваліфікаційний рівень – «кваліфікований робітник» за професією Діловод.

 

2.2.3 Ознайомити учнів з інструкціями, що використовуються у лабораторії

Звернути особливу увагу на наступні пункти:

Вимоги безпеки перед початком роботи:

1. Перед початком занять у лабораторії, необхідно ввімкнути систему кондиціонування повітря в приміщенні.
2. Ввімкнути комп'ютерне обладнання у послідовності: стабілізатор напруги, монітор, системний блок, принтер (якщо передбачається друкування). Якщо сеанс попереднього користувача не був завершений, завершіть його. У разі потреби виконати наступне^[1]
3. При виявленні будь-яких несправностей роботу не розпочинати, повідомити про це майстра в/н.
4. Відрегулювати освітленість робочого місця (при наявності місцевого освітлення), відрегулювати та зафіксувати висоту сидіння стільця, зручний для оператора нахил його спинки, висоту підлокітників.
5. Працюючи за комп'ютером, оберіть правильне положення тіла: відстань від екрана до очей 65 - 80 см (довжина витягнутої руки); вертикально пряма спина; плечі опущені та розслаблені; ноги на підлозі та не перехрещені; лікті, зап'ястки та кисті рук на одному рівні.
6. Якщо виникли програмні помилки або несправності обладнання, негайно зверніться до майстра в/н.

Вимоги безпеки під час роботи

1. Забороняються різні ігри, пустощі.
2. Не отримавши інструктаж з безпеки праці до роботи не приступайте. Перед початком роботи ознайомтесь з технологічним процесом майбутньої роботи.
3. Роботу виконуйте тільки на справному устаткуванні і справним інструментом.
4. Забороняється перенесення і пересування учнями важких речей. Максимальна маса вантажу для підняття учнями^[2]:
5. Забороняється:

•             самовільне вмикання обладнання;

• працювати без належного освітлення; якщо є сонячні відблиски на робочому місці, то усунути їх за допомогою регульованих жалюзі, що встановлені на вікнах.

• класти будь-які предмети на комп'ютерне обладнання, робоче місце ОКН, їсти за робочим місцем;
• працювати з монітором, у якого під час роботи з'являються нехарактерні сигнали, нестабільне зображення на екрані тощо;
• залишати без нагляду ввімкнене обладнання;
• працювати на комп'ютерному обладнанні без дозволу майстра в/н;
• самочинно змінювати положення робочого місця відносно вікон та світильників. відключати захисні пристрої;
• самостійно здійснювати ремонт комп'ютерної техніки чи її технічне налагодження; такі види робіт виконують тільки спеціалісти;
• зберігати на робочому місці папір, дискети, інші носії інформації, деталі тощо, якщо вони не використовуються;
• вмикати або вимикати апаратуру без вказівки майстра в/н; приєднувати або від'єднувати кабелі, зачіпати рознімні з'єднання, дроти та розетки; пересувати комп'ютери, відкривати системний блок, перекривати вентиляційні отвори на системному блоці та моніторі.
• торкатися апаратури вологими або брудними руками;
• вставати без дозволу викладача зі своїх місць під час уроку;
• торкатися руками екрану монітора; роз’ємів системного блоку і пристроїв заземлення;
• під час роботи стукати по клавіатурі та без потреби натискати клавіші.
•           вилучати та переміщувати чужі файли;приносити та запускати комп'ютерні ігри;
  6.    Працювати потрібно лише у папці під своїм ім'ям.
  7.    З метою профілактики негативного впливу на здоров'я ОКН виробничих факторів необхідно дотримуватись режимів праці та відпочинку: після кожної години роботи за комп'ютерним обладнанням необхідно робити перерву для відпочинку тривалістю 10 хв.
  8.    Під час регламентованих перерв з метою зниження нервово-емоційного напруження, втоми очей, кистей рук, усунення негативного впливу рекомендується виконувати спеціальні вправи та самомасаж кистей рук та очей.

Вимоги безпеки по закінченню роботи

1. Закінчити роботу та зберегти потрібну інформацію. Вийти з усіх працюючих програм і вимкнути комп'ютер.
2. Вимкнути принтер (якщо він увімкнений), вимкнути монітор і системний блок. Вимкнути стабілізатор, якщо комп'ютер підключений до мережі через нього. Штепсельні вилки витягнути з розеток..
3. Прибрати робоче місце. Оригінали та інші документи покласти в ящик стола.
4. Ретельно вимити руки водою з милом.
5. Вимкнути кондиціонер, освітлення і загальне живлення.
6. По закінченні роботи слід закрити всі активні програми та коректно вимкнути комп'ютер. Робоче місце має залишитися чистим.

Санітарно-гігієнічні вимоги (виробничої санітарії та особистої гігієни)

1. Освітленість: 500 люкс. Забороняється захаращувати вікна різними предметами, розміщувати на підвіконнях високі кімнатні квіти.
2. Температура приміщення має складати від 18 до 22^о С^.
3. Відносна вологість повітря – 50-60%;
4. Допустимий рівень шумів – 50 дцб.;
5. Працівникам, чия праця пов’язана з тривалим перебуванням за робочим столом необхідно надавати 5-8 хв. перерви через кожні дві години.
6. Стіл повинен стояти так, щоб вікно не виявилося перед вами. Якщо це неминуче, потрібно купити щільні штори або жалюзі, які мають бути регульовані, що дозволить повністю закривати віконні отвори.
7. Робоче місце повинно розташовуватися від стін з віконними отворами на відстані не менше 1,5 м, від стін без віконних отворів на відстані не менше 1,0 м.
8. Робоче місце має бути обладнане підставкою для ніг.
9. Конструкція робочого столу повинна забезпечувати оптимальне розміщення устаткування, а також можливість виконання трудових операцій в межах досяжності моторного поля.
10. Робочий стіл та стілець мають забезпечувати оптимальну робочу позу: спина нахилена на кілька градусів назад. Таке сидіння дозволяє розвантажити хребет, поліпшити кровообіг у зоні між тулубом і стегнами. Руки вільно опущені на підлокітники крісла. Лікті і зап'ястя розслаблені.
11. Екран відеомоніторів повинен знаходитися від очей користувача на оптимальній відстані 700 мм, але не ближче 500 мм. Повинен бути абсолютно чистим. Монітор потрібно протирати мінімум раз у тиждень. Клавіатуру слід розташовувати на поверхні столу на відстані 100-300 мм від краю, зверненого до користувача.
12. «Звукове оформлення» робочого місця важливо для тривалої ефективної роботи. Якщо користувач працює в шумному офісі, потрібно спробувати використати навушники.

Якості, які прикрасять будь-якого діловода, виглядають так:

• акуратність,
• висока здатність до навчання,

• висока перешкодостійкість;

• відмінне знання правил діловодства,
• вміння вибудовувати доброзичливі відносини з людьми,
• вміння працювати в системі електронного документообігу,
• грамотна усна і письмова мова,

• емоційна стійкість;
• здатність до тривалої концентрації уваги;

• ініціативність,

• конструктивне сприйняття критики на свою адресу.
• навики ділового спілкування;

• розвинене аналітичне мислення,
• старанність, сумлінність.
• стресостійкість,

• толерантність до численних контактів;

• уміння поводитися з комп'ютером на рівні просунутого користувача,

• хороша довготривала і оперативна пам'ять;

Діяльність не рекомендується людям, які страждають на захворювання: органів дихання (бронхіальна астма, туберкульоз та ін.); серцево-судинної системи (порок серця, гіпертонія та ін.); нервової системи (неврози, менінгіт, пухлини та ін.).

Організація робочого місця діловода:

Організація робочого місця діловода повинна бути організована таким чином, щоб його розумові та фізичні зусилля спрямовувалися на виконання службових обов’язків без перешкод та незручностей. Добра організація робочого місця означає, що кожний, необхідний для виконання роботи предмет, перебуває на своєму місці. Робоче місце – це зона прикладання праці, обладнана засобами оргтехніки, іншим необхідним приладдям, необхідним для найбільш ефективного виконання працівником своїх обов’язків. Робоче місце і його оснащення - важливий елемент умов праці. Умови праці — це сукупність елементів виробничого середовища, котрі впливають на здоров'я та працездатність людини, задоволеність працею, а відтак і на її результати.

До будь-якого робочого місця на практиці висуваються відповідні вимоги, які можуть бути частково виражені кількісними показниками — нормами і нормативами, а деякі піддаються лише якісному опису. Ряд вимог, перш за все в галузі санітарії, техніки безпеки, правил експлуатації обладнання тощо, є обов'язковими, і за порушення їх працівник може понести відповідальність включно з кримінальною. Інші відносять, поки що, до бажаних (естетичність, ергономічність тощо), але нехтування ними безпосередньо впливає на продуктивність праці, а тому для підприємства вони мають важливе значення.

Вимоги до організації робочих місць можна згрупувати так: інформаційні, економічні, ергономічні, гігієнічні, естетичні, технічні, організаційні.

Інформаційні вимоги: визначення обсягів і структури вхідної та внутрішньої інформації; проектування інформаційних потоків, до системи яких входить дане робоче місце.

Економічні вимоги: передбачають організацію робочого місця з мінімальними витратами на його утримання, але достатніми для його нормального функціонування. Доцільне також оцінювання робочого місця за критерієм оптимальності, тобто ефект від діяльності працівника на робочому місці має перевищувати витрати на утримання цього робочого місця.

Ергономічні вимоги пов'язані зі створенням для людини оптимальних умов праці, що роблять її високопродуктивною та надійною і водночас забезпечують людині необхідні зручності, зберігаючи сили, здоров'я та працездатність.

Гігієнічні вимоги передбачають забезпечення таких норм: освітлення робочих місць; повітрообміну, температурного режиму; вологості; шуму й інших чинників робочого середовища, що впливають на здоров'я і працездатність людини.

Естетичні вимоги до зовнішнього оформлення робочого середовища: вигляд приміщення і засобів праці, їхня кольорова гама, наявність квітів у інтер'єрі тощо.

Технічні вимоги передбачають дотримання норм необхідного простору для виконання визначеної роботи. Це площа, на якій установлюють необхідні меблі й обладнання, місце самого працівника, а також площа проходів до столу, устаткування, іншого робочого місця тощо.

Згідно з діючими санітарними нормами встановлено приблизно такі розміри робочого місця для старшого діловода: 5—7; молодший діловод: 3—4. Однак ці норми можуть бути лише орієнтиром при організації та плануванні робочих місць, оскільки вони не враховують усього різноманіття умов праці працівників різних професій.

Під час планування та обладнання робочих місць працівника служби діловодства необхідно:

• встановлювати обладнання, стелажі, шухляди для документів так, щоб ними було зручно користуватися;
• розміщувати предмети та засоби праці з урахуванням операцій, що виконуються без зайвих речей;
• для матеріалів, які не вимагають термінової обробки, передбачати спеціальні шухляди чи відділення; якщо документи потребують подальшої обробки, їх потрібно розміщувати згідно з номенклатурою справ для можливості використання іншими працівниками;
• розміщувати засоби оргтехніки таким чином, щоб забезпечити автоматичне виконання операцій.
• Використані матеріали складати так, щоб їх можна було безперешкодно знайти в разі потреби.
• Комплекти меблів та засоби оргтехніки включають: письмовий стіл, конторські шафи, приставні столи, тумби для зберігання паперів, настільну картотеку, набір канцелярського обладнання, комп’ютер або друкарську машинку, зшивачі, диктофон.
• Робочий стіл працівника служби діловодства повинен бути обладнаний відповідно до його обов’язків засобами оргтехніки, які полегшують і прискорюють виконання окремих операцій.
• Засоби оргтехніки – телефон, ксерокс, якими користуються всі співробітники повинні бути доступними кожному з них.
• Предметом обладнання приміщень діловодних підрозділів є також канцелярські шафи, де зберігаються різні папери, бланки та канцелярське приладдя. Сейфи необхідні для зберігання печаток, штампів та деяких службових документів. Відкривається сейф лише в разі потреби. Після роботи сейф опечатується.

Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях

Дія електричного струму на організм людини може викликати тяжкі ураження, а також смерть. Вплив електричного струму на організм людини напругою 36В, а у вогких приміщеннях понад 12В є небезпечною для життя. Якщо під час роботи на обладнанні ви відчуваєте найменшу дію струму, негайно припиніть роботу, вимкніть рубильник і попередьте керівника. До усунення пошкоджень повторно до обладнання не торкайтесь.

При виникненні пожежі потрібно знеструмити лабораторію, попередити майстра в/н чи керівника та викликати пожежну команду. Спробувати ліквідувати пожежу засобами, які є у лабораторії.

3. Закріплення нового матеріалу.

• Розкажіть, як повинні поводити себе учні на території училища?
• Яких санітарно-гігієнічних вимог повинні дотримуватись діловоди у своїй роботі?
• Яким повинно бути освітлення кабінету, де має розташовуватись робоче місце діловода?
• Назвіть правила безпеки перед початком роботи за ПК.
• Про що слід пам’ятати під час виконання роботи за ПК?
• Назвіть правила БП по закінченні роботи за ПК.
• Яких правил поведінки необхідно дотримуватись, щоб не допустити пожежі?
• Як повинні поводити себе учні під час евакуації?
• Яким має бути порядок надання першої допомоги потерпілому?

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА ДО ТЕМИ УРОКУ ДЛВ 1.1.1

Класифікація (лат. classik – розряд, група) документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності, а також для орієнтування в їх різноманітті. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Ознаки класифікації документів. Документи класифікують за такими ознаками:

За способом фіксаціїінформації розрізняють такі документи:

• Письмові (усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки);
• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани).
• фото- й кінодокументи - створені способами фотографування й кінематографії (кіно- та фотоплівки, фотокартки).
• фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

• організаційно-розпорядчі; фінансово-розрахункові; постачально-збутові та ін.

Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);
• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);
• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

• накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; •інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи; •заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій і мають обов'язковий характер;
• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця.
• індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому (доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо).

За складністю документи бувають:

• прості - містять інформацію з одного питання; складні - містять інформацію щодо двох і більше питань.

За місцем складання розрізняють такі документи:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства і не виходять за його межі;
• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником, документи з позначкою «Терміново»;
• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства.

За походженням документи поділяють на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

• звичайні;
• для службового користування (ДСК);
• таємні;
• конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Вони бувають: чинні; нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;
• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;
• копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів. Різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

• документи постійного зберігання;
• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
• документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації:

-

- організаційно-розпорядча;

- стандартів та технічних умов;

- планова;

- звітно-статистична;

- з ціноутворення

- конструкторська;

- технологічна;

-розрахунково-грошова

Класифікація за інформаційною складовою документа: ступінь узагальнення інформації; тип знаків, використаних для запису інформації; канал сприйняття знаків, ступінь поширення інформації; спосіб запису інформаціїтощо.

Класифікація документів за змістом: в основу покладена ознака змісту документа (семантична); проводиться поділ на види і підвиди відповідно до змісту документа. До них відносяться

•              Бібліотечно-бібліографічна класифікація,
•              Універсальна десяткова класифікація (УДК),
• Десяткова класифікація Дьюї,
• Єдина класифікація літератури для книговидання та ін.
• класифікатор державних стандартів, Міжнародна класифікація винаходів.

Класифікація документів за рівнем узагальнення інформації:

Первинний:містить інформацію, яка є викладом (описом) результатів вивчення, дослідження, розробок тощо і оригінальна за своїм характером.

Вторинний:результат переробки одного або кількох первинних документів і містить відомості про первинні документи, (бібліографічний, реферативний, оглядовий).

Класифікація документів за характером знакових засобів фіксації інформації: інформація (зміст), яка міститься в ньому, передається за допомогою тих або інших знаків.

Заінформаційними знаками документи поділяють:

Текстові:знаком служить алфавіт природної мови (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюлетень тощо). Основний вид текстового документа - письмовий документ (рукописний, машинописний і друкарський документи).

Нетекстові: оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних та інших немовних знаків (іконічний, ідеографічний, звуковий і матричний документи).

Іконічний документ – той, у якому знак подібний відображуваному об'єкту (картина, малюнок, фотографія, кінофільм, діафільм, відеодиск та ін.)

Ідеографічний документ – той, у якому знаком служить умовне позначення, що не відображає реальних предметів або явищ (карта, ноти, креслення).

Документ, що звучить, фіксує і передає інформацію звуками (фонодокумент (грамплатівка, магнітний запис, музичний компакт-диск).

Матричний документ виконаний засобами „матричної мови” (перфокарти, перфострічки, магнітні й оптичні диски, дискети для ЕОМ).

Класифікація документів за призначенням для сприйняття інформації: Інформація, зафіксована в документі може бути сприйнята людиною як безпосередньо, так і опосередковано.

За суб'єктом сприйняття семантичного змісту: людинозчитувальні – «прочитані» безпосередньо людиною, без спеціальних технічних засобів (всі види видань (книга, журнал, газета тощо); машинозчитувальні – призначені для автоматичного відтворення інформації, що знаходиться в документі (мікрофільм, мікроафіша, діафільм, магнітна стрічка, грамплатівка, диск, дискета, компакт-диск та ін.).

Класифікація документів за каналом сприйняття інформації:

Візуальний – документ, зміст якого сприймається зором (письмові тексти, графіка, малюнки, креслення, фотографія, репродукція).

Тактильнийдокумент сприймається через дотик (дотик) (книга, журнал для сліпих).

Аудіальний –звуковий документ (грамплатівка, магнітна фонограма, музичний компакт-диск).

Аудіовізуальний документ –сприймається одночасно зором і слухом (звуковий кінофільм, озвучений діафільм, відеофільм, відеодиск, комп'ютерна технологія «мультимедіа» та ін.).

Класифікація документів за ступенем їх поширення:

Опублікований - призначений для широкого і багаторазового використання, має тираж.

Неопублікований - містить інформацію, не призначену для поширення, існує в обмеженій кількості (звіт про НДР, дисертація, депонований рукопис, препринт й ін.)

Документ, що не публікується - документи одноразового використання (адміністративно-господарська, планово-економічна, фінансово-бухгалтерська, технологічна, комерційна та інша подібна документація).

Класифікація документів за способом документування:

Рукописний - створений від руки (звіт про НДР, депонований рукопис, дисертацію та ін.)

Друкарський –виготовлений поліграфічним способом (книги, брошури, газети, журнали, календарі, карти)

Механічний – це документ, запис інформації на якому здійснюється механічним способом: (грамплатівки, фонографічні валики) або шляхом пробивки отворів (перфорацій) за допомогою перфоратора (перфокарти, перфострічки)

Магнітний – це документ, запис інформації на якому здійснюється шляхом зміни магнітного стану поверхні носія під впливом магнітного поля. (магнітні стрічки, диски або дискети для ЕОМ, відеодиски тощо).

Фотографічний – це документ, створений фотографічним способом, (фото-, кіноплівка, фотопапір, фотографії, діафільми, діапозитиви, кінофільми, мікрофіші, мікрофільми).

Оптичний – це документ, запис інформації на якому здійснений сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументи з оптичним записом, постійний запам'ятовуючий пристрій (ПЗП)

Лазерний – це документ, запис і зчитування інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променя (оптичний диск, CD-ROM, компакт-диск, голограма).

Електронний - сукупність даних в пам'яті ЕОМ. Це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ (електронна книга, електронний журнал, диск).

Класифікація за фізичною (матеріальною) складовою документа: матеріальна основа носія інформації.

Класифікація документів за матеріалом носія інформації:

Штучнаоснова - паперові й полімерні (полімерно-плівкові і полімерно-пластинкові) документи.

Паперовий документ виконаний на папері(книги, журнали, газети, ноти, карти, патенти, нормативні документи та ін. види видань, а також перфокарти, паперові перфострічки, фотографії та ін.)

Плівковий документ створений на плівковій основі (кіно-, діафільм, діапозитив, мікроафіша, магнітна фонограма, документ із записом інформації для ЕОМ).

Пластинкові документи створені на пластмасовій основі (грамплатівки, диски).

Природніматеріали: глина, деревина, шкіра (пергамент), камінь та ін.

Класифікація за матеріальною конструкцією або формою носія інформації:

Аркушний - це документ у вигляді одного або кількох аркушів будь-якого формату без скріплення (листівка, газета, плакат, географічна карта, афіша, етикетка). Листи, покладені один на інший, утворюють стопу (колода карт, картотека, каталог). Сполучена за довжиною стопа стає кодексом.

Кодексовий або блочний документ створений у формі блоку – кодексу, тобто скріплених між собою по одному краю аркушів (книжковий блок, альбом, атлас, журнал).

Картковий – це документ, що складається з сукупності карток або перфокарт установленого формату (каталожна, поштова, гральна, перфорована, календарик, листівка).

Стрічковий – це документ, що є суцільною смугою матеріалу із записом інформації. Стрічку можна скрутити у вигляді сувою або рулону або скласти частинами у формі гармошки (перфострічку, магнітофонну, кино-, відеострічку та ін.).

Дисковий документ – носій запису інформації у формі диска (платівка, диск, дискета, компакт-диск, CD-ROM, відеодиск). Місцем розміщення інформації є концентричні доріжки (магнітні, магнітооптичні і оптичні диски, грамплатівки. Дискета – малоформатний магнітний диск, вживаний в ПЕОМ і термінальному устаткуванні, звичайно на гнучкій підкладці.

комбінований.

Класифікація документів за обставинами їх існування в зовнішньому середовищі: тобто в часі й просторі.

Класифікація документів за регулярністю виходу у світ: Періодичні документи, що виходять через певні проміжки часу нумерованими або датованими, однотипно оформленими випусками (газета, журнал, бюлетень, календар, експрес-інформація,щорічник, щоквартальник, щомісячник, тижневик) і неперіодичнідокументи, що виходять в світ через не чітко визначені проміжки часу (книги, брошури, альбоми, карти, афіші, плакати, перфострічки, перфокарти, оптичні диски, дискети, грамплатівки).

Класифікація документів за часом: Оригінал – це справжній документ; Копія документа – документ, що відтворює інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх.

Класифікація документів за місцем походження:

місцевий документ – вийшов і поширений у межах однієї області, міста, одного або декількох районів, підприємства, установи, господарства або навчального закладу;

регіональний документ – вийшов і поширений у межах кількох областей;

національний або загальнодержавний – у масштабах України – всеукраїнський;

зарубіжний або іноземний – надрукований за кордоном.

Параметри реквізитів

 

№ реквізиту	Назва реквізиту	Оформлення реквізиту
01	Державний герб	Розміщують на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів — у центрі верхнього поля. розмір зображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм
02	Емблема організації чи установи	розміщують ліворуч на рівні назви організації. Зображення емблеми або товарного знака має бути зареєстроване в установленому порядку. емблему не відтворюють на бланку, де вже розміщено зображення державного герба України. на бланках недержавних організацій емблему або товарний знак дозволяється розміщувати на верхньому березі бланка, де на бланках державних організації розміщують зображення державного герба України
03	Зображення державних нагород	розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізиту «назва організації», «назва структурного підрозділу організації»
04	Код установи	проставляється за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) після реквізиту «довідкові дані про організацію»
05	Код форми документу	цей реквізит (якщо він є) проставляють згідно з Державним класифікатором України «Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98», затвердженим наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024
06	Назва організації вищого рівня	зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю
07	Назва організації	Назва організації — автора документа має відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні). Подають її у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі. на бланках організації, яка має подвійне або потрійнепідпорядкування вказують назви всіх організацій вищого рівня. у бланку організації, яка підпорядкована водночас місцевій адміністрації та міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщують лише назву державної адміністрації.
08	Назва структурного підрозділу	зазначають тоді, коли структурний підрозділ є автором документа. розміщують нижче реквізиту «назва організації»
09	Довідкові дані про організацію	Розміщують нижче назви організації або її структурного підрозділу. Реквізит складається з таких елементів:  поштова адреса;  номер телефону, телекса, факсу;  адреса електронної пошти та вебсайту;  посилання на ліцензії та патенти;  номери рахунків у банку. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу, що наводяться у бланку листів, мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (зі змінами, далі — Правила надання поштового зв'язку). Наприклад: вул. Теремківська, 11, м. Київ, 03110 Тел. 876 09 57, факс 899 54 23 E-mail: mail@mail.ua р/р № 45798632145875 у Печерському відділі Укрсоцбанку м. Києва
10	Назва виду документа	назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. назву виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначають друкарським або машинописним способами. Друкують великими літерами. У листах назву виду документа не зазначають
11	Дата документу	Датою документа є дата його підписання. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. наприклад: 25.01.2011 (у текстах нормативно-правових актів, документах фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат -25 січня 2012 р.). Дозволяється застосовувати міжнародну систему датування: рік, місяць, число (2012.01.25). Дату підписання проставляють у лівій верхній частині документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку, його дату проставляють нижче підпису ліворуч. Дата спільного документа двох або більшої кількості організацій — єдина і відповідає даті пізнішого підпису
12	Реєстраційний індекс документу	Реквізит складається з таких елементів:  порядковий номер документа, який можна доповнювати індексом за номенклатурою справ;  індекс класифікатора, що застосовується в організації (кореспондентів, питань діяльності, посадових осіб тощо). Місце розміщення цього реквізиту залежить від бланку та виду документа Реєстраційним індексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа у межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестися по навчальних роках. Індекс спільного документа складається з індексів кожної з організацій, які проставляють через похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа
13	посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на якийдають відповідь	Розміщують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціальному місці на бланку. Реквізит складається з таких елементів:  реєстраційний індекс вхідного документа;  дата вхідного документа
14	місце складення або видання документа	Розміщують на рівні або нижче реквізитів «дата документа», «реєстраційний індекс документа». Зазначають на усіх документах крім, листів. реквізит не зазначають, якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до назви організації, наприклад: Київський гуманітарний ліцей
15	гриф обмеження доступу до документа	Проставляють без лапок у правому верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби реквізит доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу
16	Адресат	Розміщують у правому верхньому куті документа. У разі адресування документа організації (структурному підрозділу) без зазначення посадової особи їх назви подаються в Н.в. (Київський гуманітарний ліцей) Якщо документ надсилають посадовій особі, то назву організації зазначають у Н.в., а посаду і прізвище адресата — у Д.в.: Київський гуманітарний ліцей Директору Добролюбову В. М. Якщо документ адресують керівникові організації або його заступнику назва організації входить до складу назви посади адресата: Директору загальноосвітнього навчального закладу І-ІІІ ступенів Бойченко М. П. Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено: Ректорам (директорам) обласних інститутів післядипломної педагогічної освіти Документ не має містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають лише одного адресата. До реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу організації мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку: Спілка орендарів і підприємців України вул. Г. Сковороди, 5 а, м. Київ, 04070 Якщо документ надсилають фізичній особі, то спочатку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата у Н.в., а потім — поштову адресу: Петренко Василь Петрович вул. Хмельницького, буд. 85 а, кв. 19, м. Житомир, 46001
17	гриф затвердження документа	Розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа. Документ може бути затверджений:  посадовою особою (посадовими особами);  рішенням колегіального органу;  іншим розпорядчим документом. Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціала(ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження: ЗАТВЕРДЖУЮ Директор загальноосвітнього навчального закладу № 1111 Макаренко О. Д. Макаренко 28.05.2010 Якщо документ затверджують кілька посадових осіб, то їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви документа, що затверджує створений документ, у Н.в., його дати і номера: ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора спеціалізованого навчального закладу № 291 12.10.2010 № 1111
18	Резолюція	Розміщують нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Написання резолюції на окремих аркушах чи спеціальних бланках допускається у таких випадках:  у разі необхідності повернення документа;  за потреби деталізувати порядок виконання документа й уточнення виконавців;  за відсутності на документі вільного місця для резолюції. Реквізит складається з таких елементів:  прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку;  зміст доручення;  термін виконання;  особистий підпис керівника;  дата. Василенко М. М. Прошу довести до відома працівників Василенко 16.05.2011
19	заголовок до тексту документа	Реквізит має узгоджуватися з назвою документа й містити короткий виклад його змісту. Заголовок відповідає на запитання про що?, кого?, чого? Наприклад: наказ (про що?) про створення навчального закладу; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) секретаря. Заголовок формулює укладач документа. Під час формулювання заголовка дозволяється використовувати скорочення слів і словосполучень, відповідно до правил орфографії та пунктуаційних норм української мови, вимог стандартів. Крапку в кінці заголовка не ставлять. якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжити до межі правого берега. Текст документа, надрукований на папері формату а5, дозволено подавати без заголовка
20	Відмітка про контроль	Проставляють на лівому березі першого аркуша документа. На рівні заголовка до тексту пишуть слово «Контроль», літеру «К» або проставляють відповідний штамп
21	Текст документа	Всю ділову документацію ведуть державною мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому веденні ділової документації можна складати поряд з державною мовою, мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому чинним законодавством. Документи, що надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати державною мовою або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Текст документа оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих форм. Для чіткої організації текст поділяють на дві смислові частини:  опис причин, фактів, подій, що стали підставою для складання документа;  висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації. Для полегшення сприйняття документа текст поділяють на абзаци. Тексти складних і великих за обсягом документів (правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу
22	Відмітка про наявність додатків	Розміщують під текстом документа. Додатки до документів можуть бути трьох видів: на додатках, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (наказами, розпорядженнями, постановами), проставляють гриф затвердження: ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора загальноосвітнього навчального закладу № 1111 10.02.2011 № 23 додатки (графіки, схеми, таблиці, списки тощо), що пояснюють або доповнюють зміст основного документа (наказу, плану, звіту, інструкції тощо), оформлюють на стандартних аркушах. У верхньому правому куті першого аркуша зазначають слово «Додаток»: Додаток до п. 2.1. Інструкції У разі наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери (Додаток 1, Додаток 2 тощо). Знак № перед цифровим позначенням не ставлять. додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, оформлюють так: — про наявність додатків до документа зазначають після тексту документа перед підписом; — якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформлюють так: Додаток: на 7 арк. у 2 прим. — якщо документ має додатки, повна назва яких у тексті не наводиться, то ці назви необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників: Додатки: 1. План заходів тижня з охорони праці та безпекижиттєдіяльності загальноосвітнього навчального закладу на 5 арк. в 1 прим.; 2. Звіт про проведення тижня з охорони праці та безпеки життєдіяльності у загальноосвітньому навчальному закладі на 2 арк. в 1 прим. — якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так: Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 14.12.2011 № 8 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 2 прим. — за великої кількості додатків на них складають опис, а в самому документі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до опису на 3 арк. — якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформлюють так: Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу
23	Підпис	Розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. До складу підпису входять:  назва посади особи, яка підписує документ;  особистий підпис;  ініціали та прізвище. Директор загальноосвітнього навчального закладу № 1111Симоненко В. В. або Директор Симоненко В. В. — Якщо документи підписують кілька осіб, то їхні підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб: Директор Симоненко В. В. Заступник директора з виховної роботи Василенко Н.Л. Якщо документ підписують кілька осіб з однаковими посадами, то їх підписи розміщують на одному рівні. Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому разі обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ. Не можна ставити прийменник «За» чи скісну риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів «Виконуючий обов'язки» або «В. о.» застосовують у разі заміщення керівника за наказом. Документи колегіальних органів підписують голова та секретар колегіального органу: Голова ради закладу Макаренко Р. Н. Секретар засідання Іваненко П. П. на документах, що засвідчують права громадян, юридичних осіб або фіксують факти втрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряють печаткою
24	гриф погодження документа	Розміщують нижче реквізиту «Підпис». Реквізит складається з такихелементів:  слово ПОГОДЖЕНО (без лапок);  назва посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації);  особистий підпис, ініціали, прізвище;  дата погодження.  ПОГОДЖЕНО Директор загальноосвітнього навчального закладу № 1111 Мельничук О. О. 19.02.2011 Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформлюють так: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання піклувальної ради навчального закладу 10.02.2011 №21
25	візи документа	Розміщують нижче реквізиту «Підпис» як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Реквізит складається з таких елементів:  назва посади особи, яка візує документ;  особистий підпис особи, яка візує документ;  ініціали і прізвище особи, яка візує документ.  Завідувач господарства Юрченко О. Р. 13.03.2011
26	відбиток печатки	Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював кілька останніх літер назви посади особи, яка підписала документ
27	відмітка про засвідчення копії	Складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом «Підпис»:  Згідно з оригіналом Секретар Романенко О.О. 14.02.2011
28	прізвище виконавця і номер його телефону	Зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа: Петренко 588 19 25 або Петренко Ольга Василівна 588 19 25
29	відмітка про виконання документа і направлення його до справи	Проставляють після вирішення питання, порушеного в документі, або направлення відповіді. Відмітка про виконання свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучати до справи. Відмітка може містити посилання на дату і номер документа, який засвідчує його виконання, а у разі відсутності такого документа — короткі відомості про виконання, слова «До справи», номер справи, посаду і підпис виконавця, дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша: До справи № 04-19 Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 03.02.2011 Заступник директора з навчально-виховної роботи Романенко О. О. 04.02.2011
30	відмітка про наявність документа в електронній формі	Розміщують у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа. Складається з повного імені файлу і його місця зберігання, коду оператора та інших пошукових даних
31	відмітка про надходження документа до організації	Проставляють від руки або штампом у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа. Елементами цього реквізиту є:   скорочена назва організації — одержувача документа;   дата (а за потреби — година й хвилини) надходження документа;   реєстраційний індекс
32	запис про державну реєстрацію	Проставляють тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» від 3 жовтня 1992 р. № 493. Розміщують після номера акта чи після грифа затвердження

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

Формуляр-зразок – це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 4163-2003).

Реквізити – це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформленні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1 – Державний герб;

2 – емблема організації;

3 – зображення нагород;

4 – код організації;

5 – код документа;

6 – назва міністерства чи відомства;

7 – назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 – назва структурного підрозділу; ,

9 – індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатка;

23 ─ підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – відбиток печатки;

27 – позначка про завірення копії;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 – позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 – позначка про надходження;

32 – запис про державну реєстрацію.

 

КАРТКИ ОПИТУВАННЯз відповідями
до теми «Побудова формуляра-зразка ОРД»

1. Дати визначення формуляра-зразка (Формуляр-зразок – це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити – ДСТУ 2732:2004)
2. Що називаємо реквізитами документа? (Реквізити – це інформація, зафіксована в документі для його ідентифікування, організовування обігу і (або) надання йому юридичної сили).
3. Довжина реквізиту – це…(кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі).
4. Робоча площа документу – це… (площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами).
5. Назвати види формуляра-зразка розташування реквізитів:

• ф-з А4 з кутовим розташуванням реквізитів,
• ф-з А4 з повздовжнім розташуванням реквізитів,
• ф-з А5 з розташуванням реквізитів,
• ф-з А4 бланку з кутовим розташуванням реквізитів,
• ф-з А4 бланку з повздовжнім розташуванням реквізитів)
  6. Вкажіть нормативний документ, який визначає правила і вимоги створення, обробки і використання ОРД. (Державний стандарт України 4163-2003)
  7. Визначте тип формуляра-зразка (ф-з А4 з кутовим розташуванням реквізитів, ф-з А5 з розташуванням реквізитів, ф-з А4 бланку з повздовжнім розташуванням реквізитів)
  8. Реквізити бувають таких типів… (постійні та змінні)
  9. Береги документу – це…. (площі, для закріплення документа в технічних засобах зберігання, для нанесення спеціальних позначок і зображень)
  10. Вкажіть призначення берегів документу. (лівий берег – для реквізитів 02, 03, 20, закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег – резерв, для збереження тексту документа; верхній берег – проставляння сторінок, для реквізитів 01, 15; нижній берег – для реквізитів 29, 30, 31).
  11. Вказати розміри форматів паперу А4(210 ммх297 мм) та А5 (210 ммх148 мм)
  12. Поясніть наступне: що позначають номери в колах на формулярі-зразку? Що відображають штриховими лініями на формулярі-зразку?

 

Картка опитування
до теми «Оформлення реквізитів на ПК»

 

1. Постійні реквізити проставляють…
2. Змінні реквізити наносять…
3. Гриф «Затверджено» друкується на…..
4. Реквізит 23 «підпис» друкується на….
5. Реквізит 27 «Відмітка про засвідчення копії» друкується на…
6. Реквізит 22 «Відмітка про наявність додатків» друкується…
7. Реквізит 10 «Назва виду документа» друкують…
8. Постійними реквізитами є:…
9. Резолюцію наносять, коли…
10. Які документи беруться на контроль?
11. Реквізит «Адресат» друкується на…

Відповіді до картки опитування
до теми «Оформлення реквізитів на ПК»

 

1. під час виготовлення уніфікованої форми чи бланка документу
2. під час складання документу
3. 10,4 см 
4. 12,5 см 
5. 12,5 см 
6. від лівого поля
7. великими літерами за правилами оформлення заголовків
8. Зображення Державного герба України (реквізит 01), Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) реквізит 02, Зображення нагород (реквізит 03), Код організації (реквізит 04), Код форми документа (реквізит 05), Назва організації вищого рівня (реквізит 06), Назва організації – автор документа (реквізит 07), Назва структурного підрозділу (реквізит 08), Довідкові дані про організацію (реквізит 09)
9. Резолюцію наносить керівник, даючи вказівку на виконання
10. Документи, які потребують виконання
11. 9,2 см 

Зразок оформлення реквізитів

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ІНСТРУКЦІЙНО-ТЕХНОЛОГІЧНА КАРТКА
Вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв.

1.                Параметри розташування реквізитів.

Основні вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв визначає ДСТУ 4163-2003. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні, доповідні записки) дозволено оформлювати рукописним способом.Оформлюючи документи, дотримуємось таких відступів від межі лівого поля документа:

Абзац у тексті (12,5 мм);

            16 (адресат) 92 мм;

15 (гриф обмеження доступу до документа);
17(гриф затвердження документа)104 мм

розшифрування підпису в реквізитах17, 23(підпис),27 (відмітка про засвідчення копії)125 мм

Відступи від лівого поля не роблять для реквізитів:

11 (дата документа)

19 (заголовок до тексту документа)

21 (текст документа без абзаців)

22 (відмітка про наявність додатків лише для слів «Додаток», «Підстава»)

23 (підпис лише для назви посади)

24 (гриф погодження документа)

25 (візи документа)

27 (відмітка про засвідчення копії, крім слів «Копія», «Фотокопія» й розшифрування підпису

28 (прізвище виконавця і номер його телефону)

29 (відмітка про виконання документа й направлення його до справи прийнято записувати від руки)

У протоколах та витягах із них таких слів: «Слухали», «Виступили», «Вирішили», «Постановили», «Ухвалили»

У наказах: «Наказую»

У розпорядженнях: «Пропоную», «Дозволяю»

2.                Вимоги до шрифтів, тексту.

У документа рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman. Реквізити: 04 (код організації), 05 (код форми документа), 09 (довідкові дані про організацію), 19 (заголовок до тексту документа) 28 (прізвище виконавця і номер його телефону), 30 (відмітка про наявність документа в електронній формі) можна друкувати меншим розміром 8-11 друкарських пунктів.

Текст документів на форматі А4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервали; на форматі А5 – через 1 міжрядковий інтервал, а при невеликому обсязі тексту – через 1,5 міжрядкових інтервали. Тексти доповідей, виступів друкують через 2 міжрядкових інтервали.

3.                Оформлення та вимоги до окремих реквізитів.

Якщо текст реквізиту 22 (відмітка про наявність додатків) складається з декількох рядків, то його друкують через 1 міжрядковий інтервал. Аналогічно друкуємо і інші реквізити (крім тексту).

Складові частини реквізитів 16 (адресат), 17 (гриф затвердження документа), 22 (відмітка про наявність додатків), 23 (підпис), 24 (гриф погодження документа), 25 (візи документа) відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами:

 

 

 

Реквізит 16

 

 

або

 

 

Реквізит 17

 

 

 

Реквізити документів відокремлюють один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

Двома – при виготовленні документа на форматі А5.

Трьома – на бланку формату А4.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) – 73 мм (28 знаків). Якщо довжина реквізиту 19 (заголовок до тексту документу) перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), то його можна продовжити до межі правого поля. Крапку в кінці не ставимо.

Розшифрування підпису в реквізиті 23 (підпис) друкують на рівні останнього рядка назви посади без пробілу між ініціалами та прізвищем.

Завідувач складу № 12
Київського заводу «Агат» В.С.Мозговий

Якщо документ має декілька грифів затвердження, грифів погодження, то їх розташовують на одному рівні вертикальними рядами: перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 104 мм від лівого поля.

ГРИФ ПОГОДЖЕННЯ ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ

Багатосторінковий документ нумерується арабськими цифрами посередині верхнього поля без будь-яких символів.

Реквізит 10 (Назва виду документу) друкують ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ за правилами оформлення заголовків.

Реквізит 14 (місце складання або видання) зазначають відповідно чинних документів щодо позначення об’єктів адміністративно-територіального поділу України: м. Умань Черкаської обл.; смт. Чарівне Волинської обл.; с. Піщане Закарпатської обл.

ДОКУМЕНТИ РІЗНИХ ВИДІВ

 

Документи щодо особового складу	Довідково–інформаційні документи	Обліково–фінансові документи
Автобіографія Резюме Заява Пропозиція Скарга Характеристика Трудова книжка Особовий листок з обліку кадрів Анотація	Відгук Рецензія Висновок Довідка Огляд Доповідна записка Пояснювальна записка Запрошення Звіт Лист Оголошення План Протокол Факс	Акт доручення Розписка Список Таблиця Накладна
Господарсько–договірні документи	Організаційні документи	Розпорядчі документи
Договір Трудова угода Контракт	Інструкція Положення Правила Статут	Вказівка Наказ Постанова Розпорядження

 

ТЕМАТИЧНЕ ОПИТУВАННЯ
«Складання та оформлення службових документів»

1. Розміри берегів документу мають бути….
2. Призначення формуляра-зразка та види
3. Реквізити – це…
4. Документ – це…
5. Види реквізитів
6. Призначення організаційно-розпорядчої групи документів. Вказати перелік документів,що входять до неї?
7.  Призначення довідково-інформаційної групи документів. Вказати перелік документів,що входять до неї?
8. Призначення обліково-фінансової групи документів. Вказати перелік документів,що входять до неї?
9. Оформити гриф затвердження документу з простановкою інтервалів та вказівкою відступів.
10. Оформити адресат документу з простановкою інтервалів та вказівкою відступів.
11. Які є способи розміщення реквізитів, показати схематично.
12. Бланк – це…

ПЛАН-КОНСПЕКТ

до модуля ДЛВ 1. _______________________________________________________________
Компетенції ДЛВ 1.1. «Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації»

УРОК 2 «Оформлення організаційно-розпорядчої документації, склад реквізитів: положення, статуту, інструкцій, правил»

Мета уроку:  Ознайомити учнів з організаційно-розпорядчими документами установ та організацій, їх значенням. Розглянути склад реквізитів, структуру тексту та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Тип уроку:  Формування нових знань.

Оснащення уроку: роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація.

ХІД УРОКУ

1.    ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ МОМЕНТ
   • вітаюся з учнями, відмічаю відсутніх, перевіряю готовність до уроку.
2. МОТИВАЦІЯ УЧБОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ПОВІДОМЛЕННЯ ТЕМИ І МЕТИ УРОКУ

Тема уроку:Оголошую тему уроку.

Мета уроку: Розглянути підгрупу організаційно-розпорядчих документів, особливості їх складання та оформлення.

Розглядати тему будемо за таким планом:

План:

1.      Загальні відомості та значення підгрупи організаційних документів

2.      Класифікація, порядок оформлення та склад реквізитів ОРД:

2.1.  Статут

2.2.  Положення

2.3.  Інструкція (посадова)

2.4.  Правила

2.5.  Установчий договір

 

1.      Загальні відомості та значення підгрупи організаційних документів

Серед великої різноманітності видів службових документів, що існують на підприємствах і в організаціях, організаційні документи (ОД) займають особливе місце. Організаційна діяльність полягає в розробці і реалізації рішень, що документуються в організаційних документах. ОД найбільш широко використовуваний вид документації.

Щоб документ був визнаний будь-яким державним органом, організаційні документи повинні складатися і оформлятися в установах, підприємствах і організаціях на підставі вимог ДЕСТ 4163-2003 «Уніфікованої системи документації. Системи організаційно-розпорядчої документації. Вимог до оформлення документів».

Більшість організаційних документів будується за формуляром-зразком. Оформляюча частина всіх документів однакова. Відмінності стосуються лише форми викладу і структури тексту.

Кожному виду документу відповідає оптимальне число необхідних реквізитів. Набір реквізитів окремого документа визначається цілями документа, його призначенням, вимогами і формою даного документа, способом документування і т.д.

Організаційні документи забезпечують оформлення організаційної, розпорядчої, контрольної функцій управління.

2.      Класифікація, порядок оформлення та склад реквізитів ОРД:

Особливе місце в управлінській діяльності установ, організацій і підприємств займають службові ОД, які в рівній мірі представляють інтерес для працівників як канцелярії, таких економічних служб.

Для спрощення роботи з ОД, прискоренням їх складання і оформлення проведена уніфікація і стандартизація ОД за формою і змістом.

Склад реквізитів ОД можна розділити на постійні і змінні реквізити:

• Постійні повторюються на бланках всіх документів даного найменування.
• Змінні реквізити наносяться безпосередньо при підготовці конкретного документа. Склад реквізитів забезпечує документам додання їм юридичної сили і можливості ідентифікації.

Організаційні документи систематизовані за такими функціями:

• Створення, реорганізація, ліквідація, приватизація організації чи підприємства;
• Розпорядча діяльність організації, підприємства;
• організаційно-нормативне та оперативно-інформаційне регулювання діяльності організації, підприємства;

Організаційні документи - правові нормативні документи, які встановлюють правила взаємовідношення обов'язків фізичних і юридичних осіб, як по відношенню один до одного, так і суспільства в цілому.

Організаційні документи представлені статутами, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями, правилами внутрішнього розпорядку.

Формуляр організаційного документа:

• постійні реквізити "єдиного" бланка:
• емблема (03);
• найменування організації (06);
• найменування виду документа (08) (СТАТУТ або ПОЛОЖЕННЯ або ІНСТРУКЦІЯ або ПРАВИЛА);
• змінні реквізити "єдиного" бланка:
• дата (09);
• реєстраційний номер (10);
• місце складання або видання документа (12);
• заголовок (17) 1;
• текст (19);
• відмітка про наявність додатку (20) 2;
• підпис (21);
• гриф узгодження (22) або візи (23);
• гриф твердження (15);
• друк (24).

Організаційно розпорядчі документи

1. Інструкція
2. Положення
3. Постанова
4. Правила
5. Наказ
6. Розпорядження
7. Рішення
8. Вказівка
9. Статут

СТАТУТ

Статут - це правовий акт, що регулює діяльність організації, суспільства і громадян.

Загальні статути затверджуються органами державної влади і управління, а статути громадської організації приймаються і затверджуються з'їздами. Статути організацій затверджуються вищестоящими організаціями (міністерствами, відомствами).

Текст статуту розбивається структурно на розділи:

1. Загальні положення (визначаються цілі і завдання створюваної організації);
2. Організаційна структура (склад структурного підрозділу, його функції і взаємозв'язки);
3. Регламент організації (форми і методи управління, обов'язки посадових осіб);
4. фінансово-матеріальна база (визначення розмірів основних і оборотних засобів, джерела, порядок розпорядження засобами і цінностями);
5. Звітна і ревізійна діяльність;
6. Порядок ліквідації і відповідальності у справах організації.

Статут оформляється на стандартному листі паперу з нанесенням всіх необхідних реквізитів загального бланка: найменування організації, найменування виду документа, місце складання документа, підпис, гриф твердження, відмітка про реєстрацію статуту, друк організації і реєструючого органу.

 

ПОЛОЖЕННЯ

Положення - правовий акт, що має звідний характер і визначає обов'язки і організацію роботи системи органів державної влади, структурного підрозділу або регламентує діяльність посадових осіб.

Положення бувають типові та індивідуальні:

1. Типові положення розробляють органи вищого рівня для системи підприємств, організацій, установ, фірм (положення про централізовані бухгалтерії; положення про установу або про структурний підрозділ, що затверджується розпоряджуючим документом вищестоящої організації або директором установи; проект положення про підрозділ погоджують з юридичним відділом і представляють на затвердження керівникові підприємства).
2. Індивідуальні положення створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах.

У окрему групу виділяють положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових і інших стосунків з конкретного питання. Положеннями також визначається правовий статус тимчасове створених комісій, груп, бюро тощо.

За змістом розрізняють такі положення:

•                  Про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т.д., їхні структурні підрозділи – комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов’язків та організації роботи; Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу.
•                  Що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;
•                  Про організацію і проведення різних заходів – культурно-і спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо (структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів).
•                  Найбільш численна група – це положення про проведення різних конкурсів, оглядів та інших заходів.

Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти. При необхідності тексти положень коректуються відповідно наказом вищестоящої організації або керівником підприємства.

Текст положення може містити наступні розділи:

• Загальні положення (офіційні повне і скорочене найменування організації, цілі і підстави її створення з вказівкою найменування. Дати і номери відповідного правового акту; указується, чим керується організація в своїй діяльності, ким очолюється і кому підкоряється).
• Основні завдання (встановлює основні проблеми або комплекси проблем, які покликана вирішувати організація в своїй діяльності і які визначають характер і основні напрями її діяльності.
• Функції (перераховуються дії або види робіт, які повинна виконувати організація для вирішення поставлених перед нею завдань).
• Правові обов'язки (містить перерахування прав^[3] і обов'язків, якими наділяється організація в особі її керівника). До обов'язків відносяться дії, які організація повинна виконувати для реалізації своїх функцій.
• Керівництво (встановлюється, ким здійснюється керівництво організацією, на яких принципах, а також призначається і звільняється з посади керівник, а також визначається сфера його компетенції).
• Взаємини (встановлюється коло організацій і посадових осіб, з якими установа здійснює взаємодію на інформаційному і документаційному рівнях).
• Контроль, перевірка і ревізія діяльності (встановлює, ким здійснюються контроль, перевірки і ревізії фінансово-господарської діяльності, визначає їх періодичність або терміни, порядок представлення підсумкових документів).
• Реорганізація і ліквідація (встановлюється, в якому порядку і ким здійснюються реорганізація і ліквідація організації).

Положення про організацію оформляється на загальному бланку. Обов'язковими реквізитами Положення про організацію є найменування вищестоящого органу, найменування організації, назва виду документа, дата, номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф твердження, друк.

Статути і положення є складними документами. Їх структура і зміст визначається у кожному конкретному випадку установами-розробниками.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документу, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».

Реквізити положення:

1. Назва виду документа.
2. Герб.
3. Назва установи.
4. Дата.
5. Місце видання.
6. Гриф затвердження.
7. Заголовок.
8. Текст, у якому вказуються:

• мета створення установи;
• основні завдання;
• функціональні зв'язки з іншими установами;
• основні та обігові кошти;
• призначення службових приміщень;
• виробничо-господарська діяльність підприємства;
• завдання щодо якості виробництва продукції та інше.

 

ІНСТРУКЦІЯ (ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ)

Інструкція - правовий акт, що видається органами державного управління (або затверджуваний його керівником), в цілях встановлення правил, регулюючих організаційні, науково-технічні, фінансові і інші сторони діяльності суб'єктів господарювання, посадових осіб і громадян.

Посадові інструкції як нормативний документ, займають особливе місце, тому що у них визначені функції, права і обов'язки посадових осіб організації. Посадову інструкцію і трудовий контракт використовують у випадку конфліктних ситуацій між керівництвом організації і співробітником, працедавцем і працівником. Розробка посадової інструкції ставиться в обов'язок керівнику підрозділу і відділу управління персоналом, узгоджується з юрисконсультом.

Інструкція виконується на загальному бланку, затверджується спеціальним розпорядчим актом або безпосередньо керівником. Вона може бути додатком до розпорядчого документа.

Текст інструкції носить організуючий характер, тому в ній рекомендується виконувати чіткі формулювання з розпорядчими словами. Текст висловлюється від 3-ої особи в безособовій формі. Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату А4.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

•    такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» тощо;
•    посадові.

РЕКВІЗИТИ ІНСТРУКЦІЇ:

10. назва виду документа (інструкція, посадова інструкція);
11. ата (зазначають дату підписання);
12. індекс;

• позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);

23. гриф погодження (оформляють у разі потреби);
24. візи (оформляють у разі потреби);

Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи.У комплексі організаційних документів підприємств (організацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником.

Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов'язково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов'язково мають бути такі розділи:

1. Загальні положення (Зазначають сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника, коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі.)

2. Функції

3. Посадовіобов'язки
4. Права

5. Відповідальність.

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у котрому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв'язків, порядок подання звітної інформації тощо).

Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групують за розділами, кожний з яких має становити завершену частину документа. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки інструкція – це документ, що призначається для постійного користування), директивного характеру, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається» тощо.

Текст інструкції ділиться на розділи:

• Загальні положення (встановлює найменування посади і позначення структурного підрозділу; кому безпосередньо підпорядковується працівник; порядок призначення на посаду і звільнення з посади; перелік нормативних, методичних і інших документів, якими керується працівник, що обіймає дану посаду; кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж роботи); вимоги до спеціальних знань).
• Посадові обов'язки (перераховуються види робіт, що виконуються працівником).
• Права (визначає повноваження працівника по виконанню покладених на нього обов'язків: право ухвалювати певні рішення; давати вказівки по конкретних питаннях; самостійно підписувати документи в рамках наданої йому компетенції; поводитися з пропозиціями до керівника; бути представником від імені підрозділу або установи в інших організаціях; брати участь в нарадах; запрошувати необхідну для роботи інформацію; вимагати виконання певних дій від інших працівників).
• Відповідальність (встановлюються критерії оцінки роботи і міра персональної відповідальності працівника. Критеріями оцінки є об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконання роботи. Відповідальність працівника визначається відповідно до чинного законодавства і може бути дисциплінарною, адміністративною або кримінальною).
• Взаємини (зв'язки за посадою) указується, від кого, в які терміни і яку інформацію отримує працівник; кому, яку і в які терміни представляє; з ким узгоджується проекти документів, що готуються; з ким спільно готує документи, і розглядаються інші питання інформаційних взаємозв'язків працівника з підрозділами, особами, організаціями.

Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.

Проект інструкції візується укладачем, юрисконсультом, відділом праці і зарплати.

Затверджується інструкція спеціальним розпорядчим актом або безпосередньо керівником (керівниками структурних підрозділів).

ПРАВИЛА

Для працівників важливо знати правила внутрішнього розпорядку організації: організацію роботи підприємства, взаємні обов'язки працівників і адміністрації, надання відпусток, відряджання співробітників, внутрішньоб'єктний режим.

Правила обов’язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів. Так, «Правила внутрішнього трудового розпорядку» мають на меті зміцнення трудової і виконавської дисципліни, правильне організовування праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов’язкові для виконання всіма працівниками підприємства.

Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається художнє оформлювання їх.

Оформлюють правила на загальних або спеціальних бланках підприємства формату А4, узгоджуються на зборах трудового колективу, візуються юристом і затверджуються директором підприємства.Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

За формою та змістом правила подібні до інструкцій.

ПРАВИЛА — службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують порядок якихось дій, поводження тощо.

Текст правил може містить наступні розділи:

• Загальні положення;
• Порядок прийому, перекладу і звільнення працівників;
• Основні обов'язки працівників;
• Основні обов'язки наймача;
• Робочий час і його використання;
• Заохочення за успіхи в роботі;
• Стягнення за порушення трудової дисципліни;
• Усередині об'єктний режим.

РЕКВІЗИТИ ПРАВИЛ:

10. — назва виду документа (правила);
11. — дата документа;
12. — реєстраційний індекс документа;

14 — місце складення або видання документа;

17 — гриф затвердження документа;

19 — заголовок до тексту документа (може поєднуватися з назвою виду документа);

21 — текст документа (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів);

23. — підпис;
24. — гриф погодження документа (оформлюють у разі потреби на

другому примірнику);

25. — візи документа (оформлюють у разі потреби на другому

примірнику);

28 — прізвище виконавця і номер його телефону (оформлюють у разі потреби на другому примірнику).

 

Герб

МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОЇ
ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

 

ПЕРШИЙ

МАШИНОБУДІВНИЙ ЗАВОД

 

 

3

ПРАВИЛА ВНУТРІШНЬОГО
ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ

3

25 квітня 2014 р.  № 09

1,5

Київ

3

1 Загальні положення

подвійний

Згідно зі статтею 43 Конституції України кожен громадянин має право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку він погоджується…

2 Порядок прийняття та звільнення робітників і службовців

Прийняття на роботу здійснюється на конкурсній основі, якщо інше не встановлено чинним законодавством України.

Витяг із цих Правил вивішується у вестибюлі на видному місці.

3

Перший заступник

генерального директора (підпис)  С.М.Панібудьласка

3

ПОГОДЖЕНО

2

Протокол засідання
профспілкового комітету
24.04.2010 № 27

 

3.    ПЕРЕВІРКА ПЕРВИННИХ ЗНАНЬ: Для закріплення матеріалу прошу вас переглянути презентацію до даної теми. (Див. додаток)

• Дати визначення документів: статут, положення, інструкція, правила.
• До складу яких документів входить документ «Положення»?
• Хто має право складати вказані документи?.
• На які розділи поділяються тексти вказаних документів?
• Хто підписує документи?
• Як відбувається оформлення документів?
• Перерахувати обов’язкові реквізити документів.
• Які вимоги до складання текстів документів?

З ваших відповідей видно, що Ви добре засвоїли сьогоднішню тему, отже можемо перейти до її практичного відпрацювання.

Практично відпрацьовувати тему ми будемо за такими картками-завдання (пояснюю зміст роботи). Повідомляю критерії оцінювання до сьогоднішнього уроку.

А так як ми знаходимось в лабораторії № 1 комп’ютерної обробки інформації. потрібно знати і виконувати правила БП. Давайте їх пригадаємо.

А тепер всі йдуть на перерву і після перерви ви сядете за ПК і почнете виконувати практичну роботу.

ПІДСУМОК УРОКУ: Ми з вами розглянули групу організаційно-розпорядчих документів. Ознайомилися з особливостями їх створення та оформлення. На наступному уроці ми закріпимо цю тему практично.

ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ - вивчити тему за конспектом, підготуватися до практичної роботи.

3. ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;
• Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
• Відповідь на виникаючі запитання;
• Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 20 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
• Виставити та повідомити оцінки;
• Видати домашнє завдання;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

Додаткова інформація до уроку

ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ ОРД

У XVI ст. великого поширення набувають статути, що мали значення організаційно-розпорядчих документів. Вони містили урядові рішення і інструкції з питань управління державними маєтками, а також встановлювали певні обов'язки населення перед державою. Вони могли мати земський характер (торкалися всіх ВКЛ), обласний (стосувалися управління окремими областями і землями) і волосний (стосувалися управління волостю). Одним з найбільш відомих обласних статутів є «Статуту дворів наших у Великого князівства Литовського. Обласні статути, за зовнішніми ознаками близькі до обласних привілеїв, мали на відміну від них абсолютно інше функціональне значення. Привілеї встановлювали норми в різних галузях права. Статут визначав відношення даної території до держави, а також регламентував обов'язки місцевого урядника по управлінню, тобто фактично був інструкцією для конкретної посадової особи. За часом дії всі статути можна розділити на довготривалі і короткочасні. Більшість статутів носили довготривалий характер. Вони встановлювали певні норми на необмежений час аж до їх відміни або зміни. Короткострокові статути або мали фіксований термін дії (наприклад, 2 роки), або встановлювали норми на період дії певної події. Близькі до статутів були «науки», або «інструкції». Наука визначала раніше всього права, обов'язки, повноваження і порядок дій посадових осіб. Крім того, наука містила конкретні доручення. Проте часто один і той же документ об'єднував в собі особливості і статуту, і науки. Значну частину документації, що створилася в центральному апараті державного управління, складали розпорядчі документи. Вони отримали загальну назву «Листів потокових».

Розпорядження видавалися з найрізноманітніших питань господарем, панами-радою, центральними урядниками. Більшість з них видавалася господарем і адресувалося місцевим урядникам. З канцелярії виходили листи з розпорядженнями про заготівку жита і вівса, про відправку людей споруджувати замки, мости. Значна частина розпорядчих документів видавалася з земельних питань. Розпорядчі листи видавалися не тільки від імені господаря, але і центральними урядниками з питань, що входять в їх компетенцію. Самі центральні урядники отримали письмові розпорядження від господаря. Розпорядження з різних питань могли виходити і від панів-ради. Значення розпорядчих документів мали листи сеймові, прямуючі від господаря або панів-ради в повіти. У них указувалися дата і місце проведення повітів і ставилося завдання обрання послів. Частина документації в центральному апараті управління складала листування. Листування велося з центральними і місцевими урядниками, радними панами з різних питань. Для позначення актів земельних питань, які складали більшість документів цієї групи, вживали назву «привілей». У першій половині XVI ст. вони позначалися також терміном «данина», в деяких випадках – загальним терміном «лист», іноді уживалася змішана назва «Лист данина». Окрім привілеїв на землі, господар видавав грошову винагороду («листи на юргельт»). Юргельт міг даватися як платня за службу певним посадовим особам. Особливу групу складали «листи заставні» і «листи орендні». Ними оформляли передачу в тимчасову експлуатацію державних маєтків і інших «прибуткових місць» за певну плату. Після ухваленого в 1566 р. закону про вільне володіння спадковими маєтками для здійснення приватних операцій не був потрібний дозвіл господаря або урядників. Проте існуючий порядок передбачав свідчення приватних операцій перед господарем або земським урядом. До господаря як і раніше зверталися за підтвердженнями через традицію, але головним чином для створення страхових копій, оскільки підтвердження обов'язково записувалися в книги канцелярії. У другій половині XVI ст. значного поширення набуло підтвердження актів приватноправового характеру у формі «сознаний» і «оповеданий». Розглянуті основні види і різновиди документів, що створювалися в центральному апараті державного управління, не охоплюють всього їх різноманіття. Слід зазначити, що склад документів характеризувався надзвичайною строкатістю. Це багато в чому визначалося тим, що в документуванні того часу основне значення надавалося змісту документа, його юридичній силі. Питанням одноманітності канцелярської роботи, уніфікації складу і назв документів не приділялося належної уваги.

Впродовж XVI ст. склад документів зазнавав зміни разом з розвитком політичної системи, реформами державного устрою і управління. У зв'язку з обмеженням повноважень обраних господарів, утворенням Речі Посполитої, кодифікуванням законодавства в статутах і розвитком сеймової документації припинилося видання загальноземських привілеїв. Уніфікація загальнодержавного законодавства у сфері управління адміністративно-територіальними утвореннями стала причиною падіння значення обласних привілеїв. Закон 1566 р. про вільне володіння маєтками привів до зникнення такого різновиду документів, як «листи дозволені» при здійсненні приватних операцій. Таким чином, документи, що створювалися, відображали виконання державою і його органами всіх функцій по управлінню країною.

 

1. Загальні положення

 

1. Відзнаку Президента України ”Орден княгині Ольги” (далі – орден княгині Ольги) встановлено для нагородження жінок за визначні особисті заслуги в державній, виробничій, громадській, науковій, освітянській, культурній, благодійницькій та інших сферах суспільної діяльності, вихованні дітей у сім’ї.
2. Орден княгині Ольги має три ступені:
   •  Орден княгині Ольги І ступеня,
   •  Орден княгині Ольги ІІ ступеня,
   •  Орден княгині Ольги ІІІ ступеня.

Вищим ступенем ордена є  І ступінь.

3. Нагородження орденом княгині Ольги громадян України здійснюється послідовно, починаючи з ІІІ ступеня.

 

2.   Порядок представлення до нагородження орденом княгині Ольги
3. Порядок вручення ордена княгині Ольги
4. Порядок носіння ордена княгині Ольги
5. Видача дублікатів ордена княгині Ольги
6. Порядок зберігання ордена княгині Ольги

 

 

Глава Адміністрації

Президента України   Є.Кушнарьов

 

 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

Тернопільський національний технічний університет імені Івана Пулюя

 

 

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор Тернопільського національного технічного університету імені Івана Пулюя

 

 проф. Ясній П.В.

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про видання наукового журналу „Вісник
Тернопільського національного технічного університету“

Тернопіль 2011 р.

ТЕКСТ

 

Проректор з наукової роботи Р.М.Рогатинський

Відповідальний секретар редакційної колегії Б.Г.Шелестовський

Директор видавництва А.П.Катрич

Головний бухгалтер Г.В.Марценко

Організаційно-юридичний відділ Н.М.Щепна

КАРТКА ЗАВДАННЯ
до теми уроку «Складання та оформлення положень»

Завдання 1. затверджую Директор положення про службу охорони праці закладу освіти 1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ 1.1. Згідно з Законом України « Про охорону праці», « Типовим положенням про службу охорони праці», затвердженого наказом Держнаглядохоронпраці від 15.11.2004 року №255 та п.4.1.2. « Положення про організацію роботи з охорони праці учасників навчально-виховного процесу в установах і закладах освіти», затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України 01.08. 2001 р. №563 в закладах освіти створюється служба охорони праці, яка забезпечує організацію, керівництво і контроль за роботою з охорони праці, виконання правових, організаційно-технічних, санітарно-гігієнічних, соціально-економічних і лікувально-профілактичних заходів, спрямованих на попередження виникнення нещасних випадків, професійних захворювань і аварій в період праці і навчально-виховного процесу. 1.2. Керівник закладу освіти, з урахуванням специфіки навчально-виховного процесу та видів діяльності, чисельності працівників, умов праці та інших факторів, розробляє Положення про службу охорони праці конкретного закладу, визначає структуру служби, її чисельність, основні завдання, функції та права її працівників відповідно до законодавства, яка може функціонувати у вигляді групи спеціалістів чи одного спеціаліста в порядку сумісництва (суміщення). Абзац Обов’язки начальника служби покладаються на заступника керівника закладу (крім заступника керівника з адміністративно-господарської роботи). Абзац У закладі, де немає вказаної посади, вищезазначені обов’язки виконує керівник закладу. Абзац Виходячи з економічних можливостей закладу, керівником служби охорони праці може призначатись звільнений спеціаліст. 1.3. Служба охорони праці комплектується спеціалістами, які мають вищу освіту і підпорядковується безпосередньо керівникові закладу. 2. СЛУЖБА ОХОРОНИ ПРАЦІ ВИКОНУЄ ТАКІ ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ: 2.1. Опрацьовує ефективну цілісну систему управління охороною праці через виконання заступниками і керівниками структурних підрозділів своїх посадових обов’язків (інструкцій) з питань охорони праці, сприяє удосконаленню діяльності у цьому напрямку кожного структурного підрозділу і кожної посадової особи. 2.2. Організовує спільно з відповідними державними інспекціями розслідування нещасних випадків у відповідності до «Порядку проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві », затвердженого постановою Кабінету Міністрів України 30 листопада 2011 року №1232, « Положення про порядок розслідування нещасних випадків, що сталися під час навчально-виховного процесу в навчальних закладах», затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України 31 серпня 2001 року №616 та «Порядку розслідування та обліку нещасних випадків невиробничого характеру», затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 березня 2001 року №270. 2.3. Спільно зі структурними підрозділами закладу бере участь в організації роботи з охорони праці. 3. СПЕЦІАЛІСТИ ОХОРОНИ ПРАЦІ МАЮТЬ ПРАВО: 3.1. Представляти школу в державних та громадських установах при розгляді питань охорони праці. 3.2. Безперешкодно в будь-який час відвідувати підвідомчі структурні підрозділи школи, зупиняти роботу навчально-виховного процесу в школі у разі порушень, які створюють загрозу життю або здоров'ю працюючих та учнів, одержувати від посадових осіб необхідні відомості, документи і пояснення (письмово чи усно) з питань охорони праці. 3.3. Перевіряти стан безпеки, гігієни праці та виробничого середовища в структурних підрозділах школи. 3.4. Вимагати від посадових осіб відсторонення від роботи працівників, які не пройшли медичного огляду, навчання, інструктажу та перевірки знань з охорони праць, не мають допуску до виконання відповідних робіт або порушають нормативні акти про охорону праці. 3.5 Надсилати керівникам закладу подання про притягнення до відповідальності працівників, які порушують вимоги щодо охорони праці, порушувати клопотання про заохочення працівників, котрі беруть активну участь у підвищенні безпеки та поліпшенні умов праці і навчання. 4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ПРАЦІВНИКІВ СЛУЖКИ ОХОРОНИ ПРАЦІ Працівники служби охорони праці закладу освіти несуть персональну відповідальність за: - невідповідність прийнятих ними рішень вимогам чинного законодавства з охорони праці; - невиконання своїх функціональних обов'язків, передбачених Положенням про службу охорони праці школи та посадовими інструкціями; - недостовірність та несвоєчасність підготовки статистичних звітів, інформацій з охорони праці; - низьку якість проведеного ними розслідування нещасних випадків, які мали місце в школі. Технічний інспектор праці І.Г. Мистюк

Герб

МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОЇ
ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

 

ПЕРШИЙ

МАШИНОБУДІВНИЙ ЗАВОД

 

ПРАВИЛА ВНУТРІШНЬОГО
ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ

25 квітня 2014 р.  № 09

Київ

1 Загальні положення

 

Згідно зі статтею 43 Конституції України кожен громадянин має право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку він погоджується…

2 Порядок прийняття та звільнення робітників і службовців

Прийняття на роботу здійснюється на конкурсній основі, якщо інше не встановлено чинним законодавством України.

Витяг із цих Правил вивішується у вестибюлі на видномумісці.

 

Перший заступник

генерального директора (підпис)  С.М.Панібудьласка

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання
профспілкового комітету
24.04.2010 № 27

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ
до модуля ДЛВ 1. _______________________________________________________________
Компетенції ДЛВ 1.3. «Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації»

УРОК 1 «Оформлення організаційно-розпорядчої документації, склад реквізитів: постанови, вказівки, ухвали, рішення»

Мета уроку:  Ознайомити учнів зі складанням та оформленням організаційно-розпорядчих документів: постанови, вказівки, ухвали, рішення. Розглянути склад реквізитів цих документів, структуру тексту.Відпрацювати практичні навички по оформленню документів. Розвивати професійні навики: якісно виконувати роботу найбільш раціональними прийомами; виконувати операції різними способами; вчити розпізнавати помилки і усувати їх, розвивати пізнавальні інтереси до обраної професії, логічне та абстрактне мислення, уяву та пам’ять. Виховувати працелюбність, тактовність, грамотність, впевненість в своїх силах, вміння висловлювати думку.

Тип уроку:  Формування нових знань.

Оснащення уроку: роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація.

ХІД УРОКУ

3.    ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ МОМЕНТ
   • вітаюся з учнями, відмічаю відсутніх, перевіряю готовність до уроку.
4. МОТИВАЦІЯ УЧБОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ПОВІДОМЛЕННЯ ТЕМИ І МЕТИ УРОКУ

Тема уроку:Оголошую тему уроку.

Мета уроку: Розглянути підгрупу організаційно-розпорядчих документів, особливості їх складання та оформлення.

Опитування теми минулого уроку

• Що таке постанова?
• Які вимоги до складання документу?
• Як оформлюється реквізит «текст» у постанові?
• Назвати основні реквізити інструкції.
• Правила оформлення статуту.
• Хто складає правила?

 

Розглядати нову тему будемо за таким планом:

План:

3.      Загальні відомості та значення підгрупи організаційних документів

4.      Порядок оформлення та склад реквізитів ОРД:

4.1.  Постанова

4.2.  Вказівка

4.3.  Ухвала

4.4.  Рішення

 

ПОСТАНОВА^[4]– це правовий нормативний акт, який видають вищі й центральні органи управління, що діють на основі колегіальності, з метою вирішення важливих і принципових задач,що стоять перед даними органами.

У постановах розкривають господарські, політичні й організаційні питання. Часто за допомогою постанов затверджують різні нормативні документи (типові інструкції, нормативи тощо).

Розрізняють такі види постанов:

•           постанови, що адресуються для виконання іншим органам;
•           постанови організаційного характеру.

Постанови, що адресуються для виконання іншим органам призначені для виконання підприємствами, установами, посадовцями.

Постанови організаційного характеру дозволяють вирішувати організаційні питання діяльності комісій, комітетів (питання, пов'язані зі створенням органу, розподілом обов'язків між членами, затвердженням плану).

Комісії, що наділені владними повноваженнями (адміністративні, наглядові, у справах неповнолітніх), приймають постанови, обов'язкові для виконання.

Комісії, що не наділені владними повноваженнями, приймають постанови рекомендаційного характеру.

Текст постанови має вступну частину, в якій при необхідності роз'яснюються цілі і мотиви його видання, і розпорядчу частину.

Вступна частина може містити посилання на закони, раніше видані постанови й інші відомчі нормативні акти. Вступна і розпорядча частина відділені словом ПОСТАНОВЛЯЄ.

Розпорядча частина документа викладається у вигляді пунктів, нумерованих арабськими цифрами. Пункти постанови містять конкретні доручення і включають: найменування органу або організації, якій дається доручення; зміст самого доручення і термін його виконання.

Реквізити постанови:

1 – Державний герб

2 – Назва установи, що видала постанову

10 – назва виду документа

11 – дата

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту

21 – текст

23 - підпис

Підписує постанову голова колегіального органу і секретар.

Постанови друкують на бланках формату А4.

ВКАЗІВКА – це розпорядчий документ, який створюють на підприємствах переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також для організації виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління.

Це правовий акт, який видається керівником органу державного управління і має організаційно-методичний характер щодо виконання правових документів цього органу.

Право підписувати вказівку має перший керівник підприємства, головний інженер та їхні заступники. Вказівки оформляють на загальних чи спеціальних бланках формату А4. Текст вказівки, як і текст наказу з основної діяльності, поділяють на дві частини: констатувальну (вступну) й розпорядчу.

Констатувальну частину, як правило, починають усталеними виразами, наприклад прийменниками «Для…», «Відповідно до…», «Згідно з…» тощо, а закінчують словами «ЗОБОВЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ» (останнє вживають тоді, коли виконавця не можна зобов’язати виконувати дії, що не входять до його обов’язків згідно з посадовою інструкцією), після яких ставлять двокрапку. Друкують їх, як і в наказах, від нульового положення табулятора.

Розпорядчу частину вказівок оформляють так само, як і в наказах з основної діяльності.

Вказівки видаються під час оформлення відряджень, вирішення організаційних питань, доведення до виконавців нормативних матеріалів тощо.

Реквізити вказівки:

1. Назва відомства установи і структурного підрозділу.
2. Назва виду документа (ВКАЗІВКА).
3. Дата (проставляють дату підписання).
4. Місце складання чи видання.
5. Індекс.
6. Заголовок до тексту.
7. Текст.
8. Підпис.
9. Гриф погодження (оформляють в разі потреби).

Текст вказівки починається словом ПРОПОНУЮ, яке друкується великими літерами.

Різновидом вказівки є припис — розпорядчий документ, який видається деякими посадовими особами і стосується установи, й структурного підрозділу чи окремого працівника. У приписі зберігаються всі реквізити вказівки.

УХВАЛА - правовий акт, що приймається місцевими радами, державними адміністраціями та виконавчими комітетами.

Ухвалою оформлюють також результати діяльності інших колегіальних органів - колегій міністерств і відомств, наукових рад, судів тощо.

В ухвалі визначається територія, коло осіб, на яких вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою також ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Ухвали складаються із вступної частини, в якій констатується стан питання, що розглядається, і постановчої, що містить переліки заходів із зазначенням термінів виконання й службових осіб, які несуть відповідальність за своєчасне втілення їх у життя, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали.

 

 

Розпорядження органів державної влади і управління вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:».

РОЗПОРЯДЖЕННЯ – це правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданих посадовій особі, державному органу. компетенції, і є обов’язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів (на підставі та для виконання законів, рішень Верховної Ради та її Президії), виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств (організацій, установ) та їх заступники для вирішення оперативних завдань, а також службові особи. Вони містять певне коло питань і діють протягом зазначеного в них строку.

Розпорядження можуть бути загальними (тривалої дії) для всього колективу або окремого характеру (стосуватися конкретного вузького питання) стосуватися окремих ділянок його роботи.

Текст розпорядження оформляють так само, як і текст наказу з основної діяльності або вказівки, лише в констатуючій частині можуть вживатися слова «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «ДОЗВОЛЯЮ», «ВИМАГАЮ», «ПРОПОНУЮ».

Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних бланках формату А4.

Для вирішення численних питань може оформлятися витяг із розпорядження (на зразок витягу з наказу з основної діяльності).

Склад реквізитів розпорядження такий самий, як і склад реквізитів вказівки.

Р е к в і з и т и:

1.              Назва структурного підрозділу.
2.              Коди.
3.              Назва виду документа.
4.              Дата.
5.              Індекс.
6.              Місце видання.
7.              Заголовок до тексту.
8.              Текст, що містить такі частини:

- констатуючу (вказуються мета або причини видання);

- розпорядча (вказуються дії, які треба виконати, та особи, відповідальні за виконання).

9. Підпис.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ – акт управління посадової особи, державного органу, організації, установи, підприємства, що виданий у межах її компетенції і має обов’язкову юридичну силу щодо працівників, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження видають: Президент України, Кабінет Міністрів України, виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств та їх заступники.

Розпорядження становлять підзаконні акти і поділяються на дві групи:

• Розпорядження загального характеру (тривалої дії)
• Розпорядження окремого характеру (стосуються конкретного вузького питання)

Реквізити розпорядження:

10 – назва виду документа

11 – дата (підписання);  12 – індекс

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту;  21 – текст (констатуюча та розпорядча частина)

22 – відмітка про наявність додатків (при необхідності)

23 – підпис

24 – гриф погодження

28 – прізвище виконавця і номер його телефону

Констатуюча частина може містити слова: ЗОБОВ’ЯЗУЮ:, ДОЗВОЛЯЮ:, ЗАБЕЗПЕЧИТИ:

Часто розпорядження мають додатки (їх оформляють на окремих аркушах, а у відповідних пунктах розпорядження дають посилання на ці документи.). При цьому реквізит 22 після тексту розпорядження самостійно не оформлюють.

Розпорядження друкують на загальних або спеціальних бланках формату А4. Може оформлятися і витяг із розпорядження.

 

РІШЕННЯ – це правовий акт, який ухвалюється місцевими Радами народних депутатів або їх виконкомами у колегіальному порядку для розв’язання найбільш важливих питань, що належать до її компетенції.

Коло питань, з яких ухвалюються рішення місцевих Рад народних депутатів, досить широке, оскільки останні здійснюють державне керівництво усіма галузями усіма галузями господарського і соціально-культурного життя. Рішення і розпорядження виконкомів, прийняті у межах наданих прав, обов’язкові для виконання усіма підприємствами, установами чи організаціями, розташованими на підвідомчій Раді території, а також посадовими особами і громадянами.

До рішень можна віднести спільні акти, що видаються кількома неоднорідними (колегіальними і тими, що діють на основі принципу єдиноначальності державними органами, громадськими організаціями тощо).

У нормативному рішенні відображається робота підприємств, торгівлі, побутового обслуговування населення тощо. Рішення складають члени Держадміністрації, члени місцевих рад, постійні комісії.

Індивідуальні рішення складаються з різних питань (встановлення опіки, про прийняття в експлуатацію будівельного об'єкту тощо). Проекти індивідуальних рішень готують депутати, фахівці та зацікавлені організації.

 

За своїми юридичними властивостями рішення бувають:

• нормативними;
• індивідуальними.

Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення; індивідуальними – рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівні, про встановлення опікування.

Рішення місцевих Рад, а також їх виконкомів складають за однією формою. Різниця між ними лише в тому, що рішення Рад не нумерують, а виконкомів – мають порядкову нумерацію. Розгляду вальний розпорядчий документ містить такі реквізити:

Реквізити рішення:

1. Державний герб України.
2. Назваустанови.
3. Зазначення місця видання.
4. Найменування виду документу.
5. Дату (для рішення місцевих Рад), індекс, місце видання (для рішення виконкому).
6. Заголовок до тексту.
7. Текст рішення.
8. Підписи голови і секретаря виконкому.
9. відбиток печатки.

Звичайно рішення складається із вступної частини, у якій констатується стан розглядуваного питання, і ухвалюючої, що містить перелік заходів з вказанням строків здійснення і перелічення посадових осіб, відповідальних за своєчасне втілення їх у життя, а також тих, на кого покладено контроль виконання рішень.

Текст рішення складається із вступної частини, в якій констатується стан питання, що розглядається в рішенні і розпорядчої, що містить перелік заходів із зазначенням термінів виконання, перелік службових осіб, що відповідають за своєчасне виконання цих заходів та вказівка, кому доручено вести контроль за виконанням рішення.

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА до теми уроку «Складання та оформлення постанов»

ПОСТАНОВА^[5]– це правовий нормативний акт, який видають вищі й центральні органи управління, що діють на основі колегіальності, з метою вирішення важливих і принципових задач,що стоять перед даними органами.

Постанови розкривають господарські, політичні й організаційні питання. Постанови затверджують різні нормативні документи (типові інструкції, нормативи тощо).

Розрізняють такі види постанов:

 постанови, що адресуються для виконання іншим органам;  постанови організаційного характеру.

Постанови, адресовані для виконання іншим органам призначені для виконання підприємствами, установами, посадовцями.

Постанови організаційного характеру вирішують організаційні питання діяльності комісій, комітетів (питання, пов'язані зі створенням органу, розподілом обов'язків між членами, затвердженням плану).

Комісії, що наділені владними повноваженнями (адміністративні, наглядові, у справах неповнолітніх), приймають постанови, обов'язкові для виконання. Комісії, що не наділені владними повноваженнями, приймають постанови рекомендаційного характеру.

Текст постанови має вступну і розпорядчу частини.

У вступній частині роз'яснюються цілі і мотиви видання постанови, містяться посилання на закони, раніше видані постанови й інші відомчі нормативні акти.

У розпорядчій частині у вигляді пунктів, нумерованих арабськими цифрами, викладаються доручення і найменування органу або організації, якій дається доручення; зміст самого доручення і термін його виконання Вступна і розпорядча частина відділені словом ПОСТАНОВЛЯЄ.

Реквізити постанови:

1 – Державний герб;  2 – Назва установи, що видала постанову

10 – назва виду документа;  11 – дата

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту;  21 – текст

23 - підпис

Підписує постанову голова колегіального органу і секретар. Постанови друкують на бланках формату А4.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ – акт управління посадової особи, державного органу, організації, установи, підприємства, що виданий у межах її компетенції і має обов’язкову юридичну силу щодо працівників, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження видають: Президент України, Кабінет Міністрів України, виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств та їх заступники.

Розпорядження становлять підзаконні акти і поділяються на дві групи:

• Розпорядження загального характеру (тривалої дії)
• Розпорядження окремого характеру (стосуються конкретного вузького питання)

Реквізити розпорядження:

10 – назва виду документа

11 – дата (підписання);  12 – індекс

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту;  21 – текст (констатуюча та розпорядча частина)

22 – відмітка про наявність додатків (при необхідності)

23 – підпис

24 – гриф погодження

28 – прізвище виконавця і номер його телефону

Констатуюча частина може містити слова: ЗОБОВ’ЯЗУЮ:, ДОЗВОЛЯЮ:, ЗАБЕЗПЕЧИТИ:

Часто розпорядження мають додатки (їх оформляють на окремих аркушах, а у відповідних пунктах розпорядження дають посилання на ці документи.). При цьому реквізит 22 після тексту розпорядження самостійно не оформлюють. Розпорядження друкують на загальних або спеціальних бланках формату А4. Може оформлятися і витяг із розпорядження

Після запису нової теми, закріпимо її. Для цього я попрошу Вас відповісти на мої запитання:

• Що таке «Розпорядження»?
• Хто видає розпорядження?
• Як оформлюється реквізит «текст» у документі?
• Назвати основні реквізити документу.
• Правила оформлення розпорядження.
• Хто підписує розпорядження?

 

ПІДСУМОК УРОКУ: Ми з вами розглянули групу організаційно-розпорядчих документів. Ознайомилися з особливостями їх створення та оформлення. На наступному уроці ми закріпимо цю тему практично.

ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ - вивчити тему за конспектом, підготуватися до практичної роботи.

3. ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;
• Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
• Відповідь на виникаючі запитання;
• Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 20 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
• Виставити та повідомити оцінки;
• Видати домашнє завдання;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

Примірний зразок

ПОСТАНОВА

(повна назва підприємства, установи, організації)

від _______________(дата) 

Про створення примирної комісії

У зв'язку з необхідністю вирішення колективного трудового спору і використання для цього примирних процедур у відповідності із статтею 8 Закону України "Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)" профспілковий комітет (орган, уповноважений представляти інтереси найманих працівників) постановляє:

1. Створити примирну комісію.

2. На основі домовленості із власником або уповноваженим ним органом (представником)
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(повна назва підприємства, установи, організації)

визначити в примирну комісію

__________________ (вказати число)

представників

профспілкового комітету (органу, уповноваженого представляти інтереси працівників).

3. В якості представників профспілкового комітету (органу, уповноваженого представляти інтереси працівників) включити в склад примирної комісії:

1. ___________________________________________________________
                                                         (прізвище, ім'я та по батькові) 
2. ___________________________________________________________
                                                        (прізвище, ім'я та по батькові) 
3. ___________________________________________________________
                                                        (прізвище, ім'я та по батькові) 

Голова профспілкового комітету
(керівник органу, уповноваженого
представляти інтереси працівників)  ______________(підпис) 

 

ХМЕЛЬНИЦЬКА  РАЙОННА РАДА НАРОДНИХ ДЕПУТАТІВ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

УХВАЛА

17.12.2012      м. Хмельницький         № 33

Про затвердження списків підприємств,

організацій і установ району для

надання житлової площі громадянам,

що перебувають у квартирній черзі

 

Розглянувши списки для надання житлової площі працівникам підприємств, організацій і установ Хмельницького району і пропозиції житлової комісії, керуючись "Положенням про порядок надання житлової площі в Україні, виконком УХВАЛИВ:

Гр. Петренку М. І., інженеру-конструктору другої категорії, що працює у тресті "Хмельницькміськбуд" № 6 з 1972 р., мешкає за адресою: вул. Свободи, З, кв.12 займає дві кімнати площею 26,1м у трьохкімнатній квартирі (із підселенням), де на площі 26,1 м проживає шість осіб, для сім'ї у складі:

1. Петренка Миколи Івановича - заявника

2. Петренко Ірини Андріївни - дружини

3. Кириченко Ганни Тимофіївни - дочки виділити двокімнатну квартиру повторного заселення № 18 на вул. Проскурівській 12, житловою площею 32 м , згідно з чергою №1631980 р.

 

Голова виконкому  В.В.Костенко

Секретар виконкому А.А.Новіцька

 

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА
до теми уроку «Складання та оформлення постанов»

ПОСТАНОВА^[6]– це правовий нормативний акт, який видають вищі й центральні органи управління, що діють на основі колегіальності, з метою вирішення важливих і принципових задач,що стоять перед даними органами.

Постанови розкривають господарські, політичні й організаційні питання. Постанови затверджують різні нормативні документи (типові інструкції, нормативи тощо).

Розрізняють такі види постанов:

 постанови, що адресуються для виконання іншим органам;  постанови організаційного характеру.

Постанови, адресовані для виконання іншим органам призначені для виконання підприємствами, установами, посадовцями.

Постанови організаційного характеру вирішують організаційні питання діяльності комісій, комітетів (питання, пов'язані зі створенням органу, розподілом обов'язків між членами, затвердженням плану).

Комісії, що наділені владними повноваженнями (адміністративні, наглядові, у справах неповнолітніх), приймають постанови, обов'язкові для виконання. Комісії, що не наділені владними повноваженнями, приймають постанови рекомендаційного характеру.

Текст постанови має вступну і розпорядчу частини.

У вступній частині роз'яснюються цілі і мотиви видання постанови, містяться посилання на закони, раніше видані постанови й інші відомчі нормативні акти.

У розпорядчій частині у вигляді пунктів, нумерованих арабськими цифрами, викладаються доручення і найменування органу або організації, якій дається доручення; зміст самого доручення і термін його виконання Вступна і розпорядча частина відділені словом ПОСТАНОВЛЯЄ.

Реквізити постанови:

1 – Державний герб;  2 – Назва установи, що видала постанову

10 – назва виду документа;  11 – дата

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту;  21 – текст

23 - підпис

Підписує постанову голова колегіального органу і секретар. Постанови друкують на бланках формату А4.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ – акт управління посадової особи, державного органу, організації, установи, підприємства, що виданий у межах її компетенції і має обов’язкову юридичну силу щодо працівників, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження видають: Президент України, Кабінет Міністрів України, виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств та їх заступники.

Розпорядження становлять підзаконні акти і поділяються на дві групи:

• Розпорядження загального характеру (тривалої дії)
• Розпорядження окремого характеру (стосуються конкретного вузького питання)

Реквізити розпорядження:

10 – назва виду документа

11 – дата (підписання);  12 – індекс

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту;  21 – текст (констатуюча та розпорядча частина)

22 – відмітка про наявність додатків (при необхідності)

23 – підпис

24 – гриф погодження

28 – прізвище виконавця і номер його телефону

Констатуюча частина може містити слова: ЗОБОВ’ЯЗУЮ:, ДОЗВОЛЯЮ:, ЗАБЕЗПЕЧИТИ:

Часто розпорядження мають додатки (їх оформляють на окремих аркушах, а у відповідних пунктах розпорядження дають посилання на ці документи.). При цьому реквізит 22 після тексту розпорядження самостійно не оформлюють.

Розпорядження друкують на загальних або спеціальних бланках формату А4. Може оформлятися і витяг із розпорядження.

 

КАРТКА-ЗАВДАННЯ
до теми «Оформлення розпорядчих документів»

Надрукуйте нижчеподані реквізити документів за правилами їх оформлення.

Завдання 1.кабінет міністрів українипостановавід 20 березня 2013 р. № 229КиївПро утворення територіальних органів Міністерства доходів і зборів Кабінет Міністрів України постановляє: 1. Утворити як юридичні особи публічного права територіальні органи Міністерства доходів і зборів згідно з додатком 1. 2. Реорганізувати шляхом приєднання до відповідних територіальних органів Міністерства доходів і зборів територіальні органи Державної податкової служби та Державної митної служби згідно з додатком 2. 3. Визначити територіальні органи Міністерства доходів і зборів правонаступниками територіальних органів Державної податкової служби та Державної митної служби, що реорганізуються згідно з пунктом 2 цієї постанови. Прем’єр-міністрУкраїни М.Азаров

Завдання 2. Міністерство освіти й науки України Інститут радіаційної мікробіології ВКАЗІВКА № 22 11.03.2009 р. м.Харків Про перевірку стану технікибезпеки. З метою перевірки дотримання правил техніки безпеки в підрозділах інституту ПРОПОНУЮ: 1. Керівникам структурних підрозділів у триденний термін перевірити технічний стан протипожежних засобів, стан журналів техніки безпеки, знання та дотримання співробіт­никами правил техніки безпеки на робочих місцях. 2. Пропозиції щодо поліпшення безпечних умов праці подати до 20.04.2009 р. першому заступникові директора Ковальовій В. К. Директор (підпис) П.Р.Чорновіл

Завдання 3. Україна їжівська сільська рада сторожинецького району, чернівецької області хху сесія v скликання рішення № 131-25/0925 грудня 2009 року с. Їжівці Про зверненняФрунзе-Цанке М.Т. щодо погодження поділу земельної ділянки для ведення особистого селянського господарства  на дві ділянки і виготовлення нових державних актівРозглянувши звернення Фрунзе-Цанке М.Г. (додається), керуючись п.34 ст.26 Закону України “Про місцеве самоврядування  в  Україні”, п.8 ст.126, 186 Земельного  кодексу України, сільська рада вирішила: 1. Погодити поділ земельної ділянки гр. Фрунзе-Цанке Марії Тодорівні для ведення особистого селянського господарства площею 0,1048 яка належить їй на праві  власності  згідно державного акту серії ЯД №121695 від 10.04.2008 року на  дві земельні ділянки площею: ділянка №1 – 0,0300 га., ділянка №2 – 0,0748 га. 2. Надати дозвіл Фрунзе-Цанке Марії Тодорівні на виготовлення нових державних актів. 3.Державний акт серії ЯД №121695 виданий за № 010881900090 від 10.04.2008 року Фрунзе-Цанке Марії Тодорівні, вважати таким, що  втратив чинність. 4.Зобов’язати Фрунзе-Цанке Марію Тодорівну анульований державний  акт здати у відділ Держкомзему у Сторожинецькому районі. 5.Контроль за  виконанням даного рішення  покласти на постійну комісію з питань промисловості, сільського господарства, землекористування та  охорони природи. сільський голова А.Д. Піцул

Завдання 4. Жовтнева районна рада народних депутатів виконавчий комітет ухвала 12.02.96 № 13 м. Донецьк Про затвердження списків підприємств, організацій та установ Жовтневого району на надання житлової площі трудящим, згідно з чергою в будуправлінні «Промбуд-2» тресту "Донецькметалургбуд" Розглянувши списки на надання житлової площі трудящим підприємств, організацій та установ Жовтневого району І пропозиції житлової комісії, керуючись Положенням про порядок надання житлової площі в Україні, виконком Жовтневої районної ради народних депутатів УХВАЛИВ: Ніколаєнку Семену Леонідовичу, електрогазозварнику, який працює у системі тресту з 1976 р., в БУ "Промбуд-2" - з 1978 р., мешкає по вул. Щорса, 25, кв. 4, займає дві кімнати площею 26,1 кв. м у трикімнатній квартирі (з підселенням), у якій на площі 36,4 кв. м мешкає шість чоловік, для сім'ї з трьох чоловік у складі: 1. Ніколаєнко Семен Леонідович - заявник; 2. Ніколаєнко Ірина Пилипівна - дружина; 3. Ніколаєнко Андрій Семенович - син виділити двокімнатну квартиру повторного заселення № 18 на вул. Червонофлотській, № 66, житловою площею 27,3 кв. м згідно з чергою № 16 з 1979 р. Голова виконкому М.І. Миронова (підписи) Секретар виконкому В.І. Дудченко

РОБОЧА КАРТКА № 1
до теми уроку «Складання та оформлення постанов»

Надрукувати постанови за наведеними елементами тексту відповідно правил їх оформлення:

1. КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИПОСТАНОВАвід 31 січня 2011 р. N 101КиївПро затвердження Порядку документального оформлення операцій з постачання послуг з аеронавігаційного обслуговування повітряних суден, які здійснюють внутрішні, міжнародні та транзитні польоти в районах польотної інформації зони відповідальності України, і податкових накладних та відображення таких операцій у податковій звітності  Відповідно до пункту 197.10 статті 197 Податкового кодексу України Кабінет Міністрів України постановляє: 1. Затвердити Порядок документального оформлення операцій з постачання послуг з аеронавігаційного обслуговування повітряних суден, які здійснюють внутрішні, міжнародні та транзитні польоти в районах польотної інформації зони відповідальності України, і податкових накладних та відображення таких операцій у податковій звітності, що додається. 2. Установити, що: затверджений цією постановою Порядок набирає чинності з дати, визначеної рішенням розширеного Комітету з маршрутних зборів Європейської організації з безпеки аеронавігації про технічну та фінансову відповідність України вимогам Багатосторонньої угоди про сплату маршрутних зборів та принципам такої Організації; до набрання чинності зазначеним Порядком документальне оформлення операцій з постачання послуг з аеронавігаційного обслуговування повітряних суден, які здійснюють внутрішні, міжнародні та транзитні польоти в районах польотної інформації зони відповідальності України, і податкових накладних та відображення таких операцій у податковій звітності здійснюється за загальною процедурою відповідно до Податкового кодексу України. Прем'єр-міністр УкраїниМ. АЗАРОВ
2. верховна рада україни постанова про парламентські слухання щодо річниці чорнобильської катастрофи Учасники парламентських слухань щодо річниці Чорнобильської катастрофи, які відбулися ______року, заслухавши та обговоривши доповідь Міністра України з питань надзвичайних ситуацій __________, щодо стану подолання наслідків Чорнобильської катастрофи та соціального захисту громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, та виступи народних депутатів України, відзначають, що в останні роки стало пріоритетом фінансування заходів, пов’язаних з мінімізацією наслідків Чорнобильської катастрофи,  Верховна Рада України ПОСТАНОВЛЯЄ: 1. Звернутися до Кабінету Міністрів України, обласних рад та обласних державних адміністрацій, громадських організацій з пропозицією вишукати додаткові резерви для надання допомоги інвалідам, учасникам ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС, потерпілим від Чорнобильської катастрофи, у першу чергу для: — забезпечення своєчасного надання компенсацій; — надання спеціальної медичної допомоги, насамперед дітям: —забезпечення виконання заходів для реабілітації радіоактивно забруднених територій; — належного пенсійного забезпечення. 2. Контроль за виконанням цієї Постанови покласти на Комітет Верховної Ради з питань ...................................«____»_____________ ініціали, призвище Голови Верховної Ради
3. КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ ПОСТАНОВА від 10 листопада 2010 р. № 1025 Київ Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану   Відповідно до частини третьої статті 9 та частини першої статті 18 Закону України “Про державну реєстрацію актів цивільного стану” Кабінет Міністрів України постановляє: Затвердити такі, що додаються: зразки актових записів цивільного стану; описи та зразки бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану. 1. Установити, що: наявний залишок бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, зразки яких затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 12 вересня 2002 р. № 1367 “Про затвердження зразків книг реєстрації актів цивільного стану та описів бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану” (Офіційний вісник України, 2002 р., № 38, ст. 1775), використовується органами державної реєстрації актів цивільного стану в повному обсязі; свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, видані до набрання чинності цією постановою, є дійсними і обміну не підлягають. 2. Визначити серії бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, що видаються органами державної реєстрації актів цивільного стану, згідно з додатком. 3. Визнати такими, що втратили чинність: постанову Кабінету Міністрів України від 12 вересня 2002 р. № 1367 “Про затвердження зразків книг реєстрації актів цивільного стану та описів бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану” (Офіційний вісник України, 2002 р., № 38, ст. 1775); постанову Кабінету Міністрів України від 12 березня 2003 р. № 316 “Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 12 вересня 2002 р. № 1367” (Офіційний вісник України, 2003 р., № 11, ст. 484); постанову Кабінету Міністрів України від 28 липня 2003 р. № 1169 “Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 12 вересня 2002 р. № 1367” (Офіційний вісник України, 2003 р., № 31, ст. 1624). Прем’єр-міністр України М. АЗАРОВ

Шевченківська районна Рада народних депутатів

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

 

Р І Ш Е Н Н Я

12.02.05. м.Донецьк

№ 13

 

Про затвердження списків

підприємств, організацій та

установ Шевченківського району

щодо надання житлової площі

працівникам, які стоять на

квартирній черзі у будуправлінні

«Промбут-2» тресту «Донецькметалугбуд».

 

 Розглянувши списки надання житлової площі працівникам підприємств, організацій та установ Шевченківського району і пропозиції житлової комісії, керуючись Положенням про порядок надання житлової площі в Україні, виконком Шевченківської районної Ради народних депутатів.

УХВАЛИВ:

 Ніколаєнку Семену Леонідовичу, електрогазозварнику, працюючому у системі тресту з 1990 р., в БУ «Промбут-2» - з 1991 року, проживаючому на вул. Щорса, 25, кв.4, що займає 2 кімнати площею 26,1 кв. м у трикімнатній квартирі (з підсиленням), де на площі 26,1 кв. м мешкає шість чоловік, для сім'ї з трьох чоловік у складі:

1. Ніколаєнко Андрій Семенович – заявник;
2. Ніколаєнко Ірина Пилипівна – дружина;
3. Ніколаєнко Андрій Семенович – синочок;

виділити двокімнатну квартиру повторного заселення № 18, на вул.. Флотській, 66, житловою площею 27,3 кв. м згідно з чергою № 16 з 1992 року.

 

 

Голова виконкому      (підпис) М.І.Миронова.

 

Секретар виконкому (підпис) В.І.Дудченко.               

 

ТЕСТИ до теми уроку
«Оформлення організаційно-розпорядчої документації, склад реквізитів: постанови, вказівки, ухвали, рішення»

1. Визначте тип документа за його визначенням (4 бали):
   1. Це правовий нормативний акт, який видають вищі й центральні органи управління, що діють на основі колегіальності…(постанова)
   2. Це правовий акт, який ухвалюється місцевими Радами народних депутатів або їх виконкомами у колегіальному порядку…. (рішення)
   3. Правовий акт, що приймається місцевими радами, державними адміністраціями та виконавчими комітетами (ухвала)
   4. Це розпорядчий документ, який створюють на підприємствах переважно з питань інформаційно-методичного характеру…  (вказівка)

2 Вкажіть види постанов (2 бали). (постанови, що адресуються іншим органам; постанови організаційного характеру)

3 Назвіть усталений вираз, що містить константу вальна частина вказівки (1 бал). (ЗОБОВ’ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ)

4 Які бувають види рішень? (2 бали): (нормативне та індивідуальне)

5 Перерахуйте реквізити, які властиві вищевказаним документам(1 бали): назва установи, назва виду документа, дата, місце складання чи видання, заголовок до тексту, текст, підпис

6 Хто підписує постанову?(2 бали)(голова колегіального органу і секретар)

 Хто підписує вказівку? (керівник підприємства, головний інженер або заступники)

 

Організація роботи з наказами

 

Розпорядча діяльність в організаціях усіх форм власності здійснюється шляхом фіксації управлінських рішень у розпорядчих документах.

До розпорядчих документів належать накази і розпорядження.

Порядок реєстрації розпорядчих документів, їх формування у справи, зберігання визначається залежно від того, до якого виду належить наказ. Так, накази різних видів формуються в окремі справи впродовж календарного року, обліковуються за окремими реєстраційними формами.

Розподіл наказів за видами базується на такому критерії, як строк зберігання документа (тобто визначений строк зберігання, після спливу якого документ може бути виділений для знищення), і проводиться відповідно до одного з базових нормативно-правових актів у сфері діловодства – Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

З 1 січня 2013 року в Україні діє новий Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (зареєстровано в Мінюсті 17.04.2012 за № 571/20884) далі – Перелік.

Згідно зі ст.. 16 Переліку, виділяють чотири групи наказів:

•                   з основної діяльності;
•                   з адміністративно-господарських питань;
•                   з кадрових питань тривалого строку зберігання;
•                   з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

НАКАЗИ З ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Наказами з основної діяльності (далі – накази ОД) документуються, зокрема, питання утворення та реорганізації організації або їх підрозділів, створення колегіальних органів та комісій (наприклад, експертної комісії, делегування представників адміністрації до комісії із соцстраху), виробничої діяльності, планування, ціноутворення, делегування права підпису або затвердження документів.

Строки зберігання наказів з ОД відрізняються залежно від того, чи віднесено організацію до суб’єктів формування Національного архівного фонду (НАФ).

До суб’єктів НАФ належать, наприклад, органи державної влади, більшість наукових установ. Функція з визначення, чи створюються в організації документи НАФ, є компетенцією державних органів.

Для наказів з ОД, що видаються організаціями – суб’єктами формування НАФ, встановлено постійний строк зберігання. В інших організаціях накази з ОД зберігаються до ліквідації організації.

 

НАКАЗИ З АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКИХ ПИТАНЬ

Наказ – одна з основних складових документообігу будь-якої організації. Чим довше існує підприємство, тим більше є обсяг створених ним документів. Разом із цим, з часом зберігання усіх документів стає для організації непід’ємним тягарем -  не вистачає площ для паперу, що накопичується в арифметичній прогресії. При цьому далеко не вся інформація, яку необхідно документувати, має тривале практичне значення. Наприклад наказ про перенесення робочих днів у 2013 році є важливим для компанії саме у 2013 році. Однак, уже за кілька років інформація, про те, що у 2013-му підприємство працювало 29 квітня і відпочивало 3 травня, не матиме жодної практичної цінності.

Саме для оптимізації обсягу документообігу виділяють окрему групу наказів з адміністративно-господарських питань. Відповідно до ст.. 16 Переліку, термін зберігання таких наказів має становити п’ять років. Після спливу зазначеного періоду накази цього виду можна виділити до знищення, а отже, хоча б трошки, але вивільнити місце для зберігання інших документів.

НАКАЗИ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ

Перелік виділяє дві групи наказів:

• тривалого строку зберігання – мають зберігатися 75 років;
• тимчасово строку зберігання – для таких наказів строк зберігання становить 5 років.

До наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання належать накази:

• прийняття на роботу;
• переведення на іншу посаду;
• запровадження або скасування суміщення професій (посад);
• звільнення;
• підвищення кваліфікації;
• присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду);
• зміни біографічних даних ( зв’язку з укладенням чи розірванням шлюбу, зміни прізвища, власного імені);
• заохочення (нагородження, преміювання).

Також до цієї групи віднесено усі накази з питань оплати праці, у т. ч. надбавок, доплат, надання матеріальної допомоги.

В компаніях, які не створюють документи НАФ (а це майже всі комерційні організації), до кадрових наказів тривалого терміну зберігання відносяться і накази щодо затвердження чи зміни штатного розпису.

До цієї ж групи належать і деякі накази з питань надання відпусток по догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати, будь-яких відпусток працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці.

Більше того, довгострокові відрядження і відрядження для працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці також документуються наказами з кадрових питань тривалого терміну зберігання.

До наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання належать накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; накази про накладання дисциплінарних стягнень; накази про надання щорічної основної та додаткової відпусток, відпусток у зв’язку з навчанням, відпустки працівників, які мають дітей (ст..19 Закону України «Про відпустки»).

РОБОТА З НАКАЗАМИ

Оригінали виданих та підписах керівником організації наказів формують у справи в межах календарного року за встановленими Переліком видами. На 2013 рік у будь-якій організації має бути передбачено чотири справи з наказами.

Накази реєструються в окремих реєстраційних формах. Отже, на 2013 рік в організації мають бути наявні не лише чотири справи з наказами, а й чотири журнали реєстрації:

•         Журнал реєстрації наказів з основної діяльності;
•         Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань;
•         Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання;
•         Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

Журнал реєстрації наказів є інформаційно-довідковим інструментом для роботи з наказами. Кожен журнал зберігається стільки ж років, що і відповідна справа з наказами.

Наприкінці року у кожному журналі слід зробити підсумковий запис, вказавши кількість зареєстрованих документів, крайні дати, крайні номери (якщо будуть виявлені помилки у реєстрації, їх слід зазначити із короткими поясненнями, наприклад «Наказ № 101 не видавався, номер пропущено через технічну помилку»). Якщо у журналі залишиться достатньо місця для реєстрації наказів у наступному році, продовжувати реєстрацію у тому ж журналі правилами діловодства не заборонено. При цьому важливо пам’ятати, що нумерація наказів у новому році слід починати з № 1.

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

Компетенція ДЛВ 1.2. «Складання та оформлення довідково-інформаційної документації»

МЕТА ЗАНЯТТЯ:

Навчальна: ознайомити учнів з видами та призначенням довідково-інформаційної документації, пояснити види та призначення довідково-інформаційної документації та правила етикету ділового листування, навчати вмінню аналізувати навчальну інформацію та визначати оптимальні шляхи реалізації завдання, формувати професійну самостійність у виконанні окремих операцій.

Виховна:активізувати пізнавальний інтерес учнів, виховувати почуття відповідальності за виконану роботу.

Розвиваюча: сприяти розвитку дослідницьких, комунікативних та творчих навичок,

ТИП УРОКУ: Засвоєння знань, навичок та вмінь.

ФОРМА УРОКУ: Урок виробничого навчання.

Місце проведення: Лабораторія № 1.

Оснащення уроку: роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація, інструкційні картки, картки-зразки,

ХІД УРОКУ

5.    ОРГАНІЗАЦІЙНА ЧАСТИНА: 5 хв.

Привітання; перевірка наявності учнів та готовності їх до уроку; призначення чергових.

6.    ВСТУПНИЙ ІНСТРУКТАЖ - 50 хв.
   • Мотивація учбової діяльності.
   • Повідомлення теми і мети уроку

Шановні учні! Сьогодні у нас з вами перше заняття за темою модуля «Складання та оформлення довідково-інформаційної документації» з виробничого навчання за професією «Діловод». Тема сьогоднішнього заняття «Види та призначення довідково-інформаційної документації. Правила етикету ділового листування».

Ми розглянемо групи документів за різними ознаками та загальне призначення довідково-інформаційної документації. Працюємо відповідно плану заняття.

• Актуалізація опорних знань

1. Вкажіть необхідні параметри, які виставляємо до документів
2. Перерахуйте реквізити, які застосовували до оформлення документів на попередніх уроках
3.  Вкажіть параметри оформлення реквізиту адресат, розшифровка підпису
4. Назвіть основні вимоги до оформлення тексту

• З ваших відповідей видно, що ви добре засвоїли тему попереднього уроку.

• Виклад нового матеріалу.

Розглядати нову тему будемо за таким планом:

ПЛАН ЗАНЯТТЯ

1. Загальна характеристика та призначення довідково-інформаційної документації: протоколи, витяги з протоколів, доповідна, службова та пояснювальна записки, довідки, акти, службові листи, телеграми, телефонограми, факси, оголошення, списки, відгуки, рецензії, звіти, плани роботи, графіки, доповіді.
2. Види довідково-інформаційної документації.
3. Правила етикету ділового листування

Загальна характеристика довідково-інформаційної документації

 

Переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Кожен лист, який надійшов до організації або був відправлений з неї, фіксують в реєстраційному журналі (електронній базі даних). Йому присвоюють вхідний/вихідний номер і зазначають дату.

1. Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер порівняно з організаційно-розпорядчою документацією. Інформація, що міститься в таких документах може спонукати до дії або бути лише доведена до відома. Документи цієї системи відіграють службову роль.
2. Довідково-інформаційні документи повідомляють дані, на підставі яких приймається відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.
3. Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

протоколи, витяги з протоколів, доповідна, службова та пояснювальна записки, довідки, акти, службові листи, телеграми, телефонограми, факси, оголошення, списки, відгуки, рецензії, звіти, плани роботи, графіки, доповіді.

• Cупровідний лист до резюме / Cупровідний лист до документів
• Лист-підтвердження
• Рекомендаційний лист
• Гарантійний лист
• Інформаційний лист
• Лист-відмова / Лист-запрошення/ Лист-звернення з проханням/ Лист-відповідь

Крім того, за рівнем стандартизації виділяють:

1. Документи з низьким рівнем стандартизації, в яких обов’язковим є тільки виклад найзагальніших відомостей, інші можуть мати конкретний і довільний виклад (доручення, автобіографія, розписка, звіт, протокол, рапорт, довідка, інформація, офіційний лист тощо).

2. Документи з високим рівнем стандартизації (паспорт, анкета, диплом, посвідчення, свідоцтво, типові заяви, бланки), в яких укладач чи заповнювач документа тільки вписує необхідні дані, вибирає варіант запису чи ставить прочерк. У таких документах думка уже стандартизована. До них належать і науково-ділові документи, що сформувалися на межі наукового і ділового стилів: анотації, каталоги, інструкції, огляди, проекти, програми конференцій, проспекти. За видом інформації документи можна поділити на

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Види службових листів

В залежності від змісту службові листи поділяються на наступні:

• Інформаційні – в яких керівництовом (органами влади і управління різних рівнів) розсилаються матеріали офіційного характеру. У них можуть міститися нормативні документи, правила поведінки, додатки тощо. Такі листи підписуються керівником.
• Листи повідомлення —направляються юридичними особами та індивідуальними підприємцями на адресу своїх партнерів, клієнтів чи держструктур. Вони сповіщають про зміни, що відбулися, наприклад: зміну адреси розташування, платіжних реквізитів, наявності заборгованості, призупинення дії і т.п.
• Супровідні — використовуються для відправки документації (каталогів, протоколів, нормативних актів), які не мають адресної частини.
• Гарантійні — адресуються організаціям і окремим суб’єктам та включають в себе зобов’язання і підтвердження (оплата праці, послуг, оренди, якість і терміни виконання роботи, повернення кредиту). Ці листи підписуються керівником організації та бухгалтером і обов’язково засвідчуються печаткою.
• Листи претензії — складаються юридичними або фізичними особами у разі виявлення раніше обумовлених в письмовому вигляді порушень з метою відшкодування збитків. До тексту додаються акти документування, що підтверджують обгрунтованість претензій і мають доказову силу.
• Листи-запити — направляються з наміром отримання інформації, офіційних даних або документів.
• Листи-сповіщення — інформують про майбутні заходи і запрошують до участі. У них вказується місце, час проведення, програма і організаційні моменти. Підписуються відповідальною особою.
• Листи-прохання — поширений вид ділового листування. Ці послання використовуються при зверненні однієї організації до іншої з проханням надання послуги, узгодження дій, отримання відомостей про товар тощо.
• Листи-відповіді — є відповідями на листи-запити або пропозиції. Вони можуть бути позитивними або негативними.
• Листи-запрошення, листи-подяки, листи-привітання та інші види службових листів.

Правила оформлення та структура ділового листа

Формування репутації бізнесу з боку партнерів і клієнтів багато в чому залежить від здатності грамотно складати, оформляти і вести службову кореспонденцію. Для цього співробітникам підприємства необхідно дотримуватися правил зовнішнього або внутрішнього ділового листування.

1. Організація повинна використовувати власні фірмові бланки з реквізитами (логотипом, спеціальним шрифтом, контактними даними і повною назвою).
2. При оформленні листа слід дотримуватися типової розмітки сторінки. Загалом листи пишуться на лицьовій стороні бланка. Якщо йдеться про декілька листів, то використовується також лицьові сторони і на кожній з них ставиться номер.
3. Офіційно-діловий стиль службового листа передбачає короткий виклад змісту, конкретне формулювання, вживання штампів і шаблонних зворотів.

Загальна структура службового листа наступна:

• Вступна частина. Починається лист з шанобливого звернення. Далі слідує вступ, де стисло вказується намір, констатація факту, введення в суть вирішуваних проблем.
• В основній частині описується подія, ситуація, що склалася, змістовний аналіз і вагомі докази.
• Заключна частина містить обґрунтовані висновки у вигляді переконливого прохання, прийнятної пропозиції, делікатного нагадування, зваженої думки, можливої відмови. Підпис у ввічливій формі.

Корисні поради та рекомендації

Тексти ділового листування мають характерні ознаки.

• Зміст повинен бути лаконічним. Короткий виклад думок і використання найменшого числа слів заощадить дорогоцінний час зайнятої людини. Тільки важливі деталі, факти, цифри.
• Чітка структура спростить прочитання листа. Заздалегідь продуманий план дозволить конкретно вказати на значимі аспекти проблеми. Для спрощення читання бажано розбивати текст на абзаци, кожен з яких має містити певну концепцію.
• Неприпустимість емоцій. У службовому листуванні не повинно бути емоційного відтінку. Але стриманість, розважливість, серйозність, практичність — обов’язкові.
• Не варто вживати надто витіюваті пропозиції. Простота у викладі дасть людині можливість швидко зрозуміти зміст прочитаного і зорієнтуватися.
• Неприпустима наявність орфографічних і стилістичних помилок. Перед тим, як відправити лист, слід його прочитати і відкоригувати.

Написання ділового листа вимагає бездоганності, правильного юридичного оформлення, грамотного висловлювання — все це є знаком поваги і сприяє встановленню взаємовигідних зв’язків, покращує відносини.

Види довідково-інформаційної документації.

За ознаками класифікації та групами виділяють такі види документів:

Ознаки класифікації	Групи документів
За гласністю	Звичайні, З обмеженим доступом
За змістом	Довідково-інформаційні, Організаційно-розпорядчі Фінансово-розрахункові, Постачально-збутові
За місцем складання	Внутрішні, Зовнішні
За назвою	Протоколи, витяги з протоколів Доповідна, службова та пояснювальна записки Довідки, Акти, Службові листи Телеграми, телефонограми, факси Оголошення, списки, відгуки, рецензії Звіти, плани роботи, графіки, доповіді.
За напрямом	Вхідні, Вихідні
За походженням	Службові, офіційно-ососбисті
За секретністю	Для службового користування Секретні, Цілком секретні
За стадіями створення (виготовлення)	Оригінали, Копії
За ступенем складності	Прості (односкладні), Складні
За терміном виконання	Нетермінові, Термінові
За терміном зберігання	Постійного зберігання Тимчасового зберігання (до І0 років) Тривалого зберігання (понад 10 років)
За технікою відтворення	Рукописні, Відтворені механічним способом
За формою	Стандартні, Індивідуальні
За юридичною силою	Справжні (істинні), Фальшиві (підроблені)
За способом виготовлення	Письмові, Графічні, Фотодокументи Кінодокументи, Відеодокументи Фонодокументи, Електронні

ПРАВИЛА ЕТИКЕТУ ДІЛОВОГО ЛИСТУВАННЯ

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, увічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

При листуванні слід пам'ятати, що:

• Етикет не вимагає краси почерку, але писати нерозбірливо також не гарно.
• Не варто починати лист із займенника «Я».
• Дуже неввічливим уважається ставити одну букву з крапкою замість підпису. Якого б роду лист не був: діловий або дружній.
• Ніколи не слід писати багатослівно до осіб, які стоять вище або нижче вас за статусом, у першому випадку, при багатослівності можна показати свою неповагу, і швидше за все, довгий лист просто не читатимуть, а в другому випадку довгий лист можна прийняти за фамільярність.
• Звернення «пан», «пані» підходять для всіх випадків, тоді як інші звернення можуть виявитися неприйнятними.
• Загальне правило для будь-якої кореспонденції – лист повинен вільно поміщатися в конверт.
• Вітання людині, як і вираз співчуття, листи-подяки краще писати від руки. На привітання відповідають коротко.
• Вітання з Новим роком посилаються наперед для того, що б вони були отримані напередодні Нового року або в день Нового року. Цей термін повинен дотримуватися у відносинах з родичами, щодо ж друзів або близьких знайомих термін вітань може бути розтягнутий і на перший тиждень після Нового року, всіх інших можна вітати протягом всього січня.
• Поштові листівки не використовують в діловому листуванні.
• Будь-який лист, надісланий вам, вимагає негайної відповіді. Якщо ви не можете виконати прохання, викладене в листі, то повідомте про це відразу ж.
• Ділові листи не прийнято відправляти на половинках листа. Не економте папір і використовуйте цілий лист, навіть якщо ваше повідомлення складається з єдиної фрази.

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися певних правил.

1. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

 

Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості.	Найбільш поширеними є такі звертання: Шановний (ім'я та по батькові)! Шановний пане/пані... (ім'я, ім'я й прізвище)! Шановні панове (колеги) Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім 'я та по батькові)! Високошановний пане ...!
Примітка. Слово пан засвідчує пошану до адресата, в офіційних документах форма пан уживається з ім'ям, прізвищем, назвою посади, звання. Ім'я та по батькові зі словом пан не поєднується. Тобто говорити, писати, звертатись панМихайло Петрович, пані Ніна Степанівна або є порушенням норм літературної мови й не відповідає українським традиціям.
У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:	Високоповажаний міністре! Вельмишановний (високоповажний) професоре! Шановний директоре! Високоповажний пане прокуроре! Шановний суддя!
До Президента держави слід звертатися так:	Ваша Високодостойносте Пане Президенте! Вельмишановний чи Високоповажний Пане Президенте!
Необхідно запам'ятати й чітко дотримуватися форм звернення до духовних осіб Української Православної Церкви:	Ваша Святосте! Ваше Блаженство! Ваше Високопреосвященство! Ваше Преосвященство! Ваша Високопреподобносте! Ваша Преподобносте! Ваше Високоблаговенство! Ваше Благословенство!
До архієреїв будь-якого сану звертаються також словом владика з означенням, що відповідає санові	Преосвященний Владико!, а до ієреїв – словом Отче (Преподобний Отче!), Всечесніший Отче! Всесвітліший Отче! У множині належить звертатися: Блаженніші митрополити; Високопреосвященні владики; Високопреподобні (Преподобні; Всечесні) отці.
До духовних осіб Української Греко-Католицької Церкви звертаються так:	Сан Звернення Папа Римський Ваша Святосте! Патріарх Ваша Святосте! Митрополит Ваше Високопреосвященство! Кардинал Ваша Превелебносте! Єпископ Ваше Преосвященство!
До архієреїв УГКЦ звертаються також зворотами До ієреїв, як і в УПЦ, вживається звертання   до архієреїв	Ваша Еміненціє! (лат. - "довершеність, досконалість" або Ваша Екселенціє! (лат. - "вищість, перевага"). Отче!, до якого можуть бути долучені відповідні означення, напр. Високопреподобний Отче!; Всечесн (іш)ий Отче! Владико!, напр.: Преосвященний Владико!

2 Початкова фраза листа має бути добре обміркована, оскільки від неї багато залежить, адже саме вона має переконати адресата в правомірності написання листа.

Якщо цей лист – відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже в першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.	Висловлюємо свою найщирішу вдячність за Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо ... Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за ... Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за Цей лист - вияв нашої вдячності за ... Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви ... Дозвольте висловити свою вдячність ... Вдячні Вам за запрошення ... Дякуємо за надану змогу (пропозицію) ...
У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами	Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді... Офіційно підтверджуємо свою згоду на ... На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо ... Підтверджуємо отримання Вашої телеграми ... Ми отримали Вашого листа з повідомленням про ...і щиро Вам вдячні...
Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію	У відповідь на Ваш лист від (дата) ... Відповідно до контракту № …, що був підписаний між нашими установами, ... Відповідаючи на Ваш запит від (дата), ... Відповідно до Кримінально-процесуального кодексу України, розділу ... статті № ... Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам ... На Ваш запит про ... даємо письмову відповідь. У відповідь на Ваш запит повідомляємо ... Узявши до уваги Ваш запит від (дата), пропонуємо Вам ... Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо ...
До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами цих листів можуть бути такі	Будь ласка, повідомте нас про ... Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у ... Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд ... Просимо Вас терміново оплатити рахунок . Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь ... Просимо надіслати зауваження та доповнення до проекту угоди про ... Просимо прийняти замовлення ...
У разі вибачення коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:	Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося ... Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю ... Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення ... Хочемо попросити вибачення за завдані Вам зайві турботи ... Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу ... Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася ...
У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так	Уважаємо за свій обов'язок нагадати Вам про ... Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про ... Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата). Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплаченого рахунка. Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за ... Гадаємо, що це лише непорозуміння. Уважаємо за необхідне нагадати Вам ... Дозвольте нагадати Вам, що ...
Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так	Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Уважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт. У зв'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.
До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не масте можливості відповісти позитивно, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так	Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги ... На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції... Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з багатьох причин ... Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту. Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дозволяє нам ... Вибачте, але ми не можемо надати (погодитися, направити) ... У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз: Повідомляємо Вас ... Хочемо повідомити про те, що ... З приємністю повідомляємо Вас, що ... На жаль, змушені повідомити Вас, що ... Дозвольте повідомити Вас, що ... Раді повідомити Вас, що ... Цим листом повідомляємо, що ...

3 Вибір завершальних речень є також важливим і залежить насамперед від змісту листа.

Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово "дякую" – найбільш уживане слово кожного вихованого й порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини	Дозвольте ще раз подякувати Вам ... Висловлюємо ще раз вдячність ... Дякуємо за допомогу... Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для ... Щиро вдячні за ... Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку ... Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що ... Дозвольте ще раз подякувати Вам за ... Ще раз дякую за виявлену мені честь ...
Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:	Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку. Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі. Будемо раді співпрацювати з Вами. Запевняємо, що наша співпраця буде плідною. Будемо раді допомогти Вам. Якщо у Вас буде бажання зустрітися з нашим представником - ми до Ваших послуг у будь-який зручний для Вас час. Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення... Запевняємо, що в майбутньому ми докладемо максимум зусиль, щоб уникнути таких прикрих непорозумінь. Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.
Наприкінці листа можна висловити сподівання	Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас. Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас. Сподіваємося, наша відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще матимемо нагоду взаємовигідно співпрацювати. Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часам і повідомите нас про своє рішення. Маємо надію, що це піде на користь справі. Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді. Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами. Маємо надію, що наша співпраця буде плідною. Сподіваємося, що майбутня співпраця буде плідною, успішною і вигідною для Вас і для нас. Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам. Сподіваємося на швидку відповідь і бажаємо успіхів. Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами. Висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої співпраці і в майбутньому Ви ще не раз допоможете нам у справах. Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову підтримку. Сподіваємося, що Ви відвідаєте рекламний показ, який відбудеться ... Маємо надію, що всі докладені зусилля не будуть марними. Сподіваємося, що в майбутньому нам ще раз випаде нагода зустрітися та обмінятися досвідом і думками. Щиро сподіваємося, що Ви знайдете час відвідати ... Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.
Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення	Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).

4 Не слід забувати при прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою (З повагою і найкращими побажаннями), З удячністю і повагою З належною до Вас пошаною, Залишаємося з пошаною, Зі щирою повагою (пошаною) З найщирішою до Вас повагою (пошаною), З повагою, вдячністю та побажанням успіхів Із вдячністю і правдивою пошаною, Бажаємо успіхів

Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит "Підпис". Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис.

5 Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є "візитною карткою" вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

6 Ділові листи не повинні бути надто великими за обсягом. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся подана інформація буде доречною.

 

1. Укласти папку довідково-інформаційних документів (на диску Dстворити папку з власним прізвищем, в інтернеті знайти документи, що відносяться до даної групи та зберегти їх у власній папці)
2. Визначте тип документа за:

а) найменуванням; б) призначенням; в) походженням; г) місцем виникнення; ґ) формою.

3 Визначте тип документа за:

а) напрямом; б) способом виготовлення; в) ступенем складності; г)стадіями створення; д) юридичною силою; е) технікою відтворення.

Практичне завдання: Поєднайте звертання, змінивши форму слів правого стовпчика.

Шановний	Святість
Пане	Президент
Ваше	Євгенія
Вельмишановна	Преосвященство
Пані	пан ректор
Високоповажний	Євгеній Сергійович
Ваша	Ірина Вікторівна
Високошановний	Василь Миколайович

 

 

ПІДСУМОК УРОКУ: Ми з вами розглянули групу довідково-інформаційних документів. Ознайомилися з особливостями їх створення та оформлення. На наступному уроці ми закріпимо цю тему практично.

ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ - вивчити тему за конспектом, підготуватися до практичної роботи.

 

3. ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 15 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів упродовж дня.
• Виставити та повідомити оцінки;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

Тести для контролю знань

 

	Що таке документ?	1 Матеріальна форма одержання та поширення певної інформації.
		2 Документ — матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.
		3 Форма одержання та виконання певної інформації.
	На які групи поділяються документи?	1 Офіційні, особисті.
		2 Організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, з постачання та збуту.
		3 Внутрішні, зовнішні.
	На які групи поділяються документи за формою?	1 Прості, складні.
		2 Індивідуальні, типові, трафаретні.
		3 Рукописно-друковані, графічні, звукові.
	Які існують копії документів?	1 Виписка, дублікат.
		2 Виписка, відбиток.
		3 Виписка, відбиток, дублікат.
	Хто є автором особистих документів?	1 Сам укладач та інспектор відділу кадрів.
		2 Сам укладач.
		3 Сам укладач та інспектор служби.
	Як класифікуються документи за видами діяльності?	1 Індивідуальні, типові, трафаретні.
		2 Організаційно-розпорядчі, з фінансових питань, з постачальних та збутових питань.
		3 Внутрішні і зовнішні (вхідні й вихідні).
	Як класифікуються документи за місцем складання?	1 Індивідуальні, типові, трафаретні.
		2 Внутрішні і зовнішні (вхідні й вихідні).
		3 Загальні, з адміністративних питань.
	Як класифікуються документи за стадією створення?	1 Чернетки, оригінали, копії.
		2 Звичайні, для службового користування, секретні.
		3 Рукописно-друковані, графічні, звукові, фотокіно документи.
	Як класифікуються документи за ступенем гласності?	1 Чернетки, оригінали, копії.
		2 Звичайні, для службового користування, секретні.
		3 Звичайні безстрокові, термінові, цілком секретні.
	Як класифікуються документи за способом фіксування інформації?	1 Каталоги, відеомагнітні стрічки та диски.
		2 На папері, на дискеті, на перфокарті.
		3 Рукописно-друковані, графічні, звукові, фотокінодокументи.
11	Класифікація документів - це	1 Поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.
		2 Одне з завдань інформаційного пошуку, яке полягає у зарахуванні документа до однієї з кількох категорій на підставі його змісту.
		3 Систематизація їх за видами
	1.2; 2.2; 3,3; 4.1; 5.2; 6.1;	7.2; 8.1; 9.2; 10.3; 11.1

 

 

КАРТКА-ОПИТУВАННЯ
до теми «Група довідково-інформаційних документів»

1. Дайте визначення поняття довідково-інформаційних документів (різноманітні документи, що підтверджують певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань)
2. На які підгрупи розподіляються документи довідково-інформаційного характеру? (3 підгрупи: доповідні, пояснювальні, службові записки, посвідчення, розписка, акти, заяви; протокольні документи, стенограми, звіти; службові листи, телеграми, телефонограми)
3. Назвіть документи цієї групи (акт, довідка, протокол, витяг з протоколу, лист, звіт, телеграма, телефонограма, пояснювальна та доповідна записки)
4. Вкажіть особливості документів довідково-інформаційного характеру
5. Які ви знаєте види службових листів? (ділові, особисті, рекомендаційні, прямої поштової реклами)
6. Які листи потребують відповіді? (лист-запит, пропозиція, прохання, вимога, нагадування)
7. Відповідь на які листи необов’язкова? (лист-відповідь, підтвердження, гарантійний лист, супровідний лист, лист-відмова)
8. Перерахувати реквізити, властиві усім документам довідково-інформаційної групи (10-назва виду документа, 11-дата, 12-індекс, 14-місце складання, 21-текст документа, 23-підпис,
9. Які реквізити проставляються у разі потреби? (16-адресат, 17-гриф затвердження, 19-заголовок до тексту документа, 22-відмітка про наявність додатків, 27-відмітка про засвідчення копії, 26-відбиток печатки, 28-прізвище виконавця і номер його телефону)
10. Вкажіть документи, що мають додатки (акт)
11. На які підгрупи підрозділяються доповідні записки? (внутрішні, зовнішні)

 

 

 

 

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

Компетенція ДЛВ 1.2. «Складання та оформлення довідково-інформаційної документації»

МЕТА ЗАНЯТТЯ:

Навчальна: ознайомити учнів зі складанням та оформленням пояснювальної, службової, доповідної записок, протоколу та витягу з протоколу, навчати вмінню аналізувати навчальну інформацію та визначати оптимальні шляхи реалізації завдання, формувати професійну самостійність у виконанні окремих операцій.

Виховна:активізувати пізнавальний інтерес учнів, виховувати почуття відповідальності за виконану роботу.

Розвиваюча: сприяти розвитку дослідницьких, комунікативних та творчих навичок,

ТИП УРОКУ: Засвоєння знань, навичок та вмінь.

ФОРМА УРОКУ: Урок виробничого навчання.

Місце проведення: Лабораторія № 1.

Оснащення уроку: роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація, інструкційні картки, картки-зразки,

ХІД УРОКУ

7.    ОРГАНІЗАЦІЙНА ЧАСТИНА: 5 хв.

Привітання; перевірка наявності учнів та готовності їх до уроку; призначення чергових.

8.    ВСТУПНИЙ ІНСТРУКТАЖ - 50 хв.
   • Мотивація учбової діяльності.
   • Повідомлення теми і мети уроку

• Актуалізація опорних знань (повторення попереднього матеріалу за допомогою онлайн-тестів на сайті Майстер-тест «Складання та оформлення службових листів»)

• З ваших відповідей видно, що ви добре засвоїли тему попереднього уроку.

• Виклад нового матеріалу.

Розглядати нову тему будемо за таким планом:

ПЛАН ЗАНЯТТЯ

4. Загальна характеристика та призначення пояснювальної, службової, доповідної записок, протокол та витяг з протоколу
5. Складання та оформлення цих документів.

ПРОТОКОЛ — службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях колегіальних органів.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол:

• порядок денний,
• списки учасників засідання,
• списки запрошених,
• тексти доповідей чи тези виступів,
• довідки щодо обговорюваних питань,
• проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на диктофон, то протокол можуть складати після розшифрування записів.

Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання — важливий етап підготування роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникати в суть обговорюваних питань та обізнаності з ними залежить якість запису виступів.

Протоколи можна оформлювати від руки в спеціальному прошнурованому журналі або з допомогою комп'ютера чи інших технічних засобів.

Оформлюють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи (бланк може мати реквізит 08). Перевагу віддають бланкам із поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ:

10. — назва виду документа(ПРОТОКОЛ);
11. — дата документа (зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлювання чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад: 10-13.04.2013; 29.05-03.06.2012; 28.12.2008-04.01.2011);

21 — текст документа.

Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

У вступній частині зазначають прізвища та ініціали головуючого, секретаря, присутніх, постійних членів колегіального органу і запрошених осіб, а також порядок денний;

в основній — фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Слова «Голова», «Секретар» друкують (одне під одним) від початку робочої площі з великої літери. Далі проставляють тире й зазначають прізвища та ініціали головуючого і секретаря. Наприклад:

 

 

 

Коли оформлюють протоколи оперативних нарад, вступну частину тексту іноді проминають.

Далі зазначають присутніх. Порядок оформлювання цього елемента протоколу такий. У протоколі засідання постійнодіючого колегіального органу спочатку за алфавітом фіксують присутніх на засіданні постійних членів колегіального органу, а потім — запрошених осіб (із зазначенням, за потреби, їхніх місць роботи і посад). У протоколі зборів чи розширеного засідання, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад:

 

 

 

У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх). Наприклад, у протоколах зборів пишуть: «На обліку в профспілковій організації — 282 особи, присутніх — 273, відсутніх — 9, із них 5-у відрядженні; 4—3 невідомих причин».

Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на розгляд колегіального, органу, прізвища та ініціали доповідачів або тих, хто готував дані питання, а за потреби вказують їхні посади.

Питання розташовують у порядку їх важливості, складності й передбаченого часу обговорення. Кожне питання нумерують. Наприклад:

 

 

 

 

 

Коли на розгляд виносять багато питань, наприклад у разі протоколювання засідань колегій міністерств, комітетів, дозволяється не вносити порядок денний до протоколу, а зробити у тексті посилання: «Порядок денний засідання додається».

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному з розділів є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:»). Ці слова прийнято зверху та знизу відокремлювати двома інтервалами й друкувати великими літерами, кожне — від початку робочої площі. Після них ставлять двокрапку.

Словом «слухали» починають кожен розділ. Його друкують в одному рядку з номером питання порядку денного.

Прізвища та ініціали доповідача й тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу (не в лапках) починають із великої літери [якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире й роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається»]. Після кожного виступу записують запитання й відповіді на них у порядку надходження (якщо є). Наприклад:

 

 

 

 

 

 

Наприкінці кожного розділу записують ухвалу (постанову, рішення) з обговорюваного питання порядку денного. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Ухвала, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретною (кому доручається, що саме та в який строк виконати тощо), наприклад:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Коли обирають посадових осіб, то в протоколі зазначають резуль­тати голосування щодо кожної з кандидатур окремо.

За обсягом фіксованих даних протоколи бувають стислі, повні та стенографічні.

У стислих протоколахзазначають лише прізвища доповідачів, обговорювані питання, прізвища тих, хто виступив, та ухвалені рішення. За такими протоколами важко судити про перебіг зборів. Стислий протокол доцільно оформлювати, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради.

У решті випадків слід складати повний протокол, який, крім зазначених вище відомостей, містить записи виступів усіх доповідачів і учасників колегіального органу, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацьовування рішення в сутичці думок, у дискусіях.

У стенографічних протоколахдослівно записують весь хід засідання.

Під час засідання можна скласти лише робочий варіант протоколу. В п'ятиденний строк протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами й фонозаписами, редагують і оформлюють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини тексту, наприклад: «Засідання вченої ради стенографували. Стенограма додається». Готовий протокол підписують голова і секретар.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів — постанов, ухвал, а на підприємствах, що діють на основі єдиноначальності, — у вигляді наказів. У решті випадків оформлюють витяг із протоколу.

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ - це певна частина (уривок) протоколу, що належно оформлена. Витяги з протоколів оформлюють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу.

РЕКВІЗИТИ ВИТЯГУ З ПРОТОКОЛУ:

10. — назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ протоколу);
11. — дата документа (переносять з оригіналу протоколу);
12. — реєстраційний індекс документа (переносять з оригіналу протоколу);

14 — місце складення документа (переносять з оригіналу протоколу);

17 — гриф затвердження документа (переносять з оригіналу протоколу, якщо цей реквізит там є);

19 — заголовок до тексту документа (переносять з оригіналу протоколу);

21. — текст документа (зі вступної частини беруть пункти «Голова», «Секретар», «Присутні», потрібний номер питання порядку денного, з основної — цитують пункти, що стосуються потрібного питання порядку денного);

23 — підпис (переносять реквізит з оригіналу, але голова і секретар не підписуються);

27. — відмітка про засвідчення копії (оформлюють без слова «Копія» в правому верхньому куті аркуша).

 

 

 

СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ мають довідково-інформаційний характер.

Службовими вважають: такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт, пропозиції. Службова записка використовується з тією ж метою, що й внутрішня доповідна записка.

Реквізити службових записок:

08 Адресант - назва структурного підрозділу (кафедра історії та культури української мови; доцента кафедри філософії Козачука С. В.)

10 Назва виду документа (Службова записка, Доповідна записка; Пояснювальна записка; Рапорт).

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

13 Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

16 Адресат - (Керівникові проекту "Україна дітям" Висоцькому А. В.; Ректорові Національного економічного університету імені Вадима Гетьмана).

19 Заголовок до тексту документа (про відрядження, про порушення трудової дисципліни).

21 Текст.

22 Відмітка про наявність додатків (за наявності додатків)

23 Підпис.

28Прізвище виконавця і номер його телефону

30 Відмітка про наявність документа в електронній формі (у разі потреби)

Крім того, може зазначатись номер внутрішнього телефону виконавця.

Підписує службову записку керівник структурного підрозділу чи виконавець, відповідальний за текст записки.

Проходження службових записок обов’язково повинне фіксуватись у відповідних реєстраційних формах.

Відмінність службової записки від інших видів доповідної записки.

Доповідна завжди адресується посадовій особі вищого рівня (від рядового працівника структурного підрозділу керівнику такого ж структурного підрозділу; від керівника структурного підрозділу керівнику підприємства; від керівника підприємства керівнику організації вищого рівня).

Службові записки призначені задля здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління (між структурними підрозділами) і може адресуватись від керівництва до підлеглих, мати узагальненого адресата чи автора.

Службова записка не має офіційного статусу. Їх доцільно впроваджувати лише на великих підприємствах, що мають складну структуру й у штаті яких працює понад 200 осіб.

Залежно від змісту, службова записка може мати інформаційний, ініціативний або звітний характер і містити повідомлення, прохання, пропозицію чи відповідь.

Задля оформлення службових записок кожен структурний підрозділ може заздалегідь виготовити спеціальний бланк службової записки. Можна оформляти і на чистих аркушах паперу формату А5

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА — це документ, в якому:

особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути:

службовими (відтворюються, як правило, на бланках)

особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Реквізити пояснювальної записки:

08 Адресант - назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

10 Назва виду документа.

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

19 Заголовок (Про…).

21 Текст.

Особистіпояснювальні записки містять:

08 Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

11 Дата.

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

10 Назва виду документа.

21 Текст.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події,ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції. Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.

Доповідна записка складається з таких реквізитів:

08 Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

10 Назва виду документа.

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

19 Заголовок (Про…).

21 Текст.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок).

ПІДСУМОК УРОКУ: Ми з вами розглянули групу довідково-інформаційних документів. Ознайомилися з особливостями їх створення та оформлення. На наступному уроці ми закріпимо цю тему практично.

ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ - вивчити тему за конспектом, підготуватися до практичної роботи.

3. ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 15 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів упродовж дня.
• Виставити та повідомити оцінки;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

Зразок протоколу:

АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО "ОРАНТА"

 

ПРОТОКОЛ

 

18. 09.08 Київ № 38

 

Засідання Ради директорів

 

Голова — Клименко Д.Н.

Секретар  — Волощенко С.Г.

Присутні: Громов А .В., Зайчук С.К., Коновалов В.Ш., Тоцька С.Н.

Порядок денний:

1.                   Про організацію та відкриття філії Товариства "Оранта" в м. Львові (Доповідач — генеральний директор Громов А.В.).
2.                   …

1.               СЛУХАЛИ:

Громова А.В. —  Текст доповіді додається.

ВИСТУПИЛИ:

Коновалов В.Ш. — Справді, необхідність відкриття філії нашого товариства у Львові постала вже давно, (ля цього є всі умови, але, на жаль, немає відповідної документації. Над цим треба попрацювати і найближчим часом розглянути проекти.

Тоцька С.Н. — Необхідно доопрацювати бізнес-план Товариства, враховуючи зміни в штатному розкладі, нових партнерів, а також зауваження, висловлені п.Громовим А.В.

УХВАЛИЛИ: -

1.1.Підготувати необхідні документи для організації та відкриття філії Товариства «Оранта» в м. Львові до 29.09.08 (відповідальний — Зайчук С.К.).

1.2.Доопрацювати бізнес-план філії. Товариства з урахуванням доповнень Тоцької С.Н. і Громова А.В. до 29.09.08 (відповідальний - Коновалов В.Ш.).

2 СЛУХАЛИ:

(пункт 2 оформляють так само, як і пункт 1).

 

 

Голова  (підпис)  Д.Н.Клименко

Секретар (підпис) С.Г.Волощенко

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

ПРОТОКОЛ — службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях колегіальних органів.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол:

• порядок денний,
• списки учасників засідання,
• списки запрошених,
• тексти доповідей чи тези виступів,
• довідки щодо обговорюваних питань,
• проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на диктофон, то протокол можуть складати після розшифрування записів.

Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання — важливий етап підготування роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникати в суть обговорюваних питань та обізнаності з ними залежить якість запису виступів.

Протоколи можна оформлювати від руки в спеціальному прошнурованому журналі або з допомогою комп'ютера чи інших технічних засобів.

Оформлюють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи (бланк може мати реквізит 08). Перевагу віддають бланкам із поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ:

12. — назва виду документа(ПРОТОКОЛ);
13. — дата документа (зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлювання чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад: 10-13.04.2013; 29.05-03.06.2012; 28.12.2008-04.01.2011);

21 — текст документа.

Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

У вступній частині зазначають прізвища та ініціали головуючого, секретаря, присутніх, постійних членів колегіального органу і запрошених осіб, а також порядок денний; в основній — фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Слова «Голова», «Секретар» друкують (одне під одним) від початку робочої площі з великої літери. Далі проставляють тире й зазначають прізвища та ініціали головуючого і секретаря. Наприклад:

Коли оформлюють протоколи оперативних нарад, вступну частину тексту іноді проминають.

Далі зазначають присутніх. Порядок оформлювання цього елемента протоколу такий. У протоколі засідання постійнодіючого колегіального органу спочатку за алфавітом фіксують присутніх на засіданні постійних членів колегіального органу, а потім — запрошених осіб (із зазначенням, за потреби, їхніх місць роботи і посад). У протоколі зборів чи розширеного засідання, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад:

У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх). Наприклад, у протоколах зборів пишуть: «На обліку в профспілковій організації — 282 особи, присутніх — 273, відсутніх — 9, із них 5-у відрядженні; 4—3 невідомих причин».

Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на розгляд колегіального, органу, прізвища та ініціали доповідачів або тих, хто готував дані питання, а за потреби вказують їхні посади.

Питання розташовують у порядку їх важливості, складності й передбаченого часу обговорення. Кожне питання нумерують. Наприклад:

 

 

Коли на розгляд виносять багато питань, наприклад у разі протоколювання засідань колегій міністерств, комітетів, дозволяється не вносити порядок денний до протоколу, а зробити у тексті посилання: «Порядок денний засідання додається».

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному з розділів є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:»). Ці слова прийнято зверху та знизу відокремлювати двома інтервалами й друкувати великими літерами, кожне — від початку робочої площі. Після них ставлять двокрапку.

Словом «слухали» починають кожен розділ. Його друкують в одному рядку з номером питання порядку денного.

Прізвища та ініціали доповідача й тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу (не в лапках) починають із великої літери [якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире й роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається»]. Після кожного виступу записують запитання й відповіді на них у порядку надходження (якщо є). Наприклад:

Наприкінці кожного розділу записують ухвалу (постанову, рішення) з обговорюваного питання порядку денного. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Ухвала, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретною (кому доручається, що саме та в який строк виконати тощо), наприклад:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Коли обирають посадових осіб, то в протоколі зазначають результати голосування щодо кожної з кандидатур окремо.

За обсягом фіксованих даних протоколи бувають стислі, повні та стенографічні.

У стислих протоколахзазначають лише прізвища доповідачів, обговорювані питання, прізвища тих, хто виступив, та ухвалені рішення. За такими протоколами важко судити про перебіг зборів. Стислий протокол доцільно оформлювати, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради.

У решті випадків слід складати повний протокол, який, крім зазначених вище відомостей, містить записи виступів усіх доповідачів і учасників колегіального органу, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацьовування рішення в сутичці думок, у дискусіях. У стенографічних протоколахдослівно записують весь хід засідання. Під час засідання можна скласти лише робочий варіант протоколу. В п'ятиденний строк протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами й фонозаписами, редагують і оформлюють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини тексту, наприклад: «Засідання вченої ради стенографували. Стенограма додається». Готовий протокол підписують голова і секретар.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів: постанов, ухвал, а на підприємствах, що діють на основі єдиноначальності: у вигляді наказів. У решті випадків оформлюють витяг із протоколу.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА має довідково-інформаційний характер, буває таких різновидів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт, пропозиції. Службова записка використовується з тією ж метою, що й внутрішня доповідна записка.

Реквізити службових записок:

08 Адресант - назва структурного підрозділу (кафедра інформатики; доцента кафедри філософії Козачука С. В.)

10 Назва виду документа (Службова записка)

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

13 Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

16 Адресат

19 Заголовок до тексту документа (про відрядження, про порушення трудової дисципліни).

21 Текст.

22 Відмітка про наявність додатків (за наявності додатків)

23 Підпис.

28 Прізвище виконавця і номер його телефону

30 Відмітка про наявність документа в електронній формі (у разі потреби)

Крім того, може зазначатись номер внутрішнього телефону виконавця.

Підписує службову записку керівник структурного підрозділу чи виконавець, відповідальний за текст записки.

Проходження службових записок обов’язково повинне фіксуватись у відповідних реєстраційних формах.

Відмінність службової записки від інших видів доповідної записки.

1. Доповідна завжди адресується посадовій особі вищого рівня (від рядового працівника структурного підрозділу керівнику такого ж структурного підрозділу; від керівника структурного підрозділу керівнику підприємства; від керівника підприємства керівнику організації вищого рівня).
2. Службові записки призначені задля здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління (між структурними підрозділами) і може адресуватись від керівництва до підлеглих, мати узагальненого адресата чи автора.

Службова записка не має офіційного статусу. Їх доцільно впроваджувати лише на великих підприємствах, що мають складну структуру й у штаті яких працює понад 200 осіб. Залежно від змісту, службова записка може мати інформаційний, ініціативний або звітний характер і містити повідомлення, прохання, пропозицію чи відповідь. Для службових записок кожен структурний підрозділ може заздалегідь виготовити спеціальний бланк службової записки. Можна оформляти і на чистих аркушах паперу формату А5

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА— це документ, в якому:

• особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);
• міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути: службовими (на бланках); особистими (на аркушах паперу за підписом автора).

Реквізити пояснювальної записки:

08 Адресант - назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

10 Назва виду документа.

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

19 Заголовок (Про…).

21 Текст.

Особистіпояснювальні записки містять:

08 Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

11 Дата.

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

10 Назва виду документа.

21 Текст.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА - документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події,ситуацію, що склалася, виконану роботу, а також наводяться свої висновки й пропозиції. Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.

Бувають: внутрішні, що адресуються керівникові установи (підрозділу), де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. Мають інформаційний, звітний та ініціативний характер.

Реквізити доповідної записки:

08 Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

16 Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

10 Назва виду документа.

11 Дата.

12 Реєстраційний індекс документа

19 Заголовок (Про…).

21 Текст.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок).

ВІДСУТНІЙ ПЛАН 7 УРОК

 

 

 

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

Компетенція ДЛВ 1.2. «Складання та оформлення довідково-інформаційної документації»

МЕТА ЗАНЯТТЯ:

Виховна:активізувати пізнавальний інтерес учнів, виховувати почуття відповідальності за виконану роботу.

Розвиваюча: сприяти розвитку дослідницьких, комунікативних та творчих навичок,

ТИП УРОКУ: Засвоєння знань, навичок та вмінь.

ФОРМА УРОКУ: Урок виробничого навчання.

Місце проведення: Лабораторія № 1.

Оснащення уроку: роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація, інструкційні картки, картки-зразки,

ХІД УРОКУ

ОРГАНІЗАЦІЙНА ЧАСТИНА: 5 хв.

Привітання; перевірка наявності учнів та готовності їх до уроку; призначення чергових.

• Мотивація учбової діяльності.
• Повідомлення теми і мети уроку

• Актуалізація опорних знань (повторення попереднього матеріалу за допомогою онлайн-тестів на сайті Майстер-тест «Складання та оформлення службових листів»)

З ваших відповідей видно, що ви добре засвоїли тему попереднього уроку. Ознайомлення учнів з темою, метою уроку.

2.2 Повторення раніше вивченого матеріалу за картками опитування.

2.3 Провести підсумок опитування.

2.4 Вивчення нової теми за планом:

• Виклад нового матеріалу.

Розглядати нову тему будемо за таким планом:

ПЛАН ЗАНЯТТЯ

1 Оформлення телеграм , телефонограм, факсів

2 Оголошення, списки, рецензії, звіти

2.1 

ТЕЛЕГРАМА- це службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку.

Види телеграм:

• ініціативні телеграми
• телеграми-відповіді - на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого наводять назву підприємства (скорочено), посаду, прізвище особи, котра підписала телеграму.

Текст: друкують без абзаців, які мають бути стислими й недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (заперечну частку «НЕ» з тексту не вилучають).

Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. 

Замість розділових знаків застосовуються умовні позначення: КРПК – крапка; КМ – кома; ЛПК – лапки; НР – номер; ДВК – двокрапка.

Знаки «-», «+», «%» -  пишуть словами, однозначні числа – переважно словами, багатозначні – цифрами.

Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують великими літерами через 2 інтервали. Зворотну адресу друкують малими літерами.

Матеріальний носій: Службові телеграми оформляються на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу. У разі оформлення телеграм на чистому аркуші паперу частину, яка не передається й за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.

Кількість примірників: у 2-х примірниках (перший передають до відділення зв’язку, а другий підшивають у справу).

Реквізит підпис та відбиток печатки оформляють відповідно ДЕСТУ.

Реквізити телеграми:

• назва виду документа;
• категорія телеграми (ТЕРМІНОВА, МІЖНАРОДНА, УРЯДОВА);
• вид телеграми (дві адреси, відповідь оплачено);
• телеграфна адреса одержувача;
• номер документа на який дається відповідь (для телеграм-відповідей);
• текст;
• вихідний номер телеграми;
• скорочене позначення підприємства, що надсилає телеграму;
• прізвище посадової особи, що підписала її;
• найменування та адреса підприємства – відправника телеграми;
• підпис посадової особи;
• дата телеграми;
• печатка підприємства-відправника.

ТЕЛЕФОНОГРАМА – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном. Такий зв'язок використовують, коли потрібно терміново оповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях.

Текст: має бути лаконічним, чітким, стислим з акцентом на дати, факти, час і місце проведення, на питання які обговорюватимуться.

Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то потрібно кожну літеру передавати словами.

Складену телефонограму має перевірити і підписати керівник або відповідальна особа.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх із номерами телефонів.

Телефонограми передають секретар або інший працівник за дорученням керівника.

Реквізити телефонограми:

• Назва виду документа;
• Адресат;
• Дата підписання;
• Індекс (вихідний номер);
• Підпис;
• Прізвище і номер телефону особи, яка передала телефонограму;
• Прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму;
• Дата і час передавання телефонограми;

Передаючи телефонограму, слід дотримуватись таких правил:

• Відрекомендуватися і назвати номер службового телефону;
• Назвати вид документа;
• Продиктувати текст, переконатися в правильності запису його абонентом;
• Назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;
• Записати назву посади, ПІП особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання – приймання телефонограми.

Матеріальний носій: оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5.

Кількість примірників: в одному примірнику

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити зі змістом керівника чи працівника, якому адресовано телефонограму.

На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах.

На сьогоднішній день дедалі ширше застосовують оперативні засоби зв’язку, в тому числі – факсимільний зв'язок. За його допомогою передають телефаксограми.

ФАКС – це службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата телефонними каналами зв’язку.

Факс становить ксерокопію переданого документа.

Телефаксом можуть передаватись будь-які документи й додатки до них. Проте здебільшого цей зв'язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами.

Факс оформляють так само як і службовий лист. Додаткові дані, що їх автоматично проставляє факс – зазначення відправника, дата й час передавання документа, номер телефаксу, з якого передано інформацію; кількість сторінок.

Звіт

Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають:

• статистичні (цифрові)
• текстові.

Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові — на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (указується установа, напрямок діяльності, звітний період).

4. Текст, який має такі частини:

— вступ (указуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

— основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

— висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

6. Дата складання.

7. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.

ЗВІТ

Про педагогічну практику з 15.09.2007 року по 15.10.2007 року студента філологічного факультету А. Г. Колесника.

Педагогічну практику проходив у 26-й школі м. Севастополя. У школі було створено всі умови для проходження практики.

Усі вчителі української мови та літератури мають великий стаж роботи і високу фахову, методичну підготовку. Шкільні кабінети добре забезпечені наочними посібниками та методичною літературою.

За час практики провів 10 контрольних уроків з мови та літератури. Усі уроки були обговорені з учителем і методистом.

Практика в школі допомогла здобути практичні уміння і навички: проводити уроки різних типів, перевіряти різні види письмових робіт, планувати роботу з розвитку мовлення, виготовляти дидактичний матеріал, для уроків, організовувати поза-класну роботу, проводити виховні години.

При проведенні уроків особливих труднощів не було, тільки виникали питання при аналізі контрольних робіт чи диктанту.

Педагогічна практика поглибила і закріпила знання, здобуті в університеті з фахових і психолого-педагогічних дисциплін, виробила вміння проводити різні типи уроків, застосовувати різні методи й форми роботи, дала змогу відповідно до знань з педагогіки, психології й фізіології проводити навчально-виховну роботу з дітьми середнього шкільного віку, випробувати себе в якості класного керівника.

15.09.2007 р. (підпис)

А. Г. Колесник

СПИСКИ

Список — це перелік предметів, об'єктів, документів.

Він складається в певному порядку. Зауважимо, якщо це буде список осіб за алфавітом, то ім'я та по батькові ставляться після прізвища.

Складається список у формі таблиці, перша графа — порядковий номер, друга — прізвище, ім'я та по батькові осіб або найменування предметів, об'єктів тощо. Далі йдуть примітки чи інші відомості.

Наводимо зразок списку:

 

 

3. Поточний інструктаж – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;
• Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
• Відповідь на виникаючі запитання;
• Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. Заключний інструктаж – 20 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
• Виставити та повідомити оцінки;
• Видати домашнє завдання;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вправа 6

Укласти текст запрошення:

1.                для повноважних гостей – на свято річниці ВУЗу;

 

2.                для однокурсників на випускний бал;

 

3.                для абітурієнтів – на День відкритих дверей інституту, академіі ,________

 

факультету.

Вправа 7

Скласти листи:

1.                лист-прохання про фінансову допомогу з приводу оздоровлення дітей працівників у літньому таборі:

2)лист – нагадування__________про погашення заборгованості за________

підприємству;

3)рекламний лист потенційному партнерові про випуск новоі продукцііфабрикою:

4.                лист-повідомлення про одержання додаткової документаціі, яка передбачена договором;
5.                лист – вітання з річницею успішної роботи спільного підприємства або партнерських стосунків;
6.                лист – вітання автора з нагоди виходу у світ нового учбового посібника для студентів.

Вправа 8

 

Написати текст довідки:

 

1.                про займанну посаду;

 

2.                про розмір заробітної плати

 

3.                про використання коштів;

 

4.                про навчання у данному ВУЗі;

 

5.                про сімейний стан;

 

6.                про інші обставини.

 

Вправа 14. Зробити аналіз стилістичних особливостей листа-вітання, обґрунтуватиїх доцільність, запропонувати свій текст.Звернення до жінок з нагоди 8 Березня від чоловіків політичної партії «Трудова Україна» Любі наші жінки! Цього неповторного весняного дня ми, сильна половина партії «Трудова Україна», від щирого серця вітаємо Вас зі святом 8 Березня.

Дорогі наші й неповторні, щодня ми думаємо про Вас. Кожен чоловік з нетерпінням чекає нової зустрічі з Вами, незалежно від того, чи Ви його мама, дружина, донька чи дівчина. Праця ваших золотих рук, добрі слова, ваша любов, розуміння і вчасна підтримка дарують нам відчуття, заради яких варто жити. Ми готові працювати, писати вірші, дарувати квіти, робити безглузді вчинки заради того, щоб хоча б одну миттєвість бути поряд із Вами — люблячими, тендітними, ніжними, прекрасними. Ми зробимо все можливе для того, щоб Ви могли виховувати дітей, мати цікаву роботу, не забуваючи при цьому про те, що Ви — Жінки.

Саме турбота про Вас робить нас справжніми чоловіками. Що б ми не робили, чим би ми не займалися, ми все це робимо для Вас і заради Вас. Жоден чоловік не почуватиметься щасливим доти, поки поруч із ним не буде тієї єдиної, коханої, бажаної, усміхненої. Якщо з нами жінки щасливі — значить, ми все робимо так, як треба.

Ми просто впевнені, що сьогодні немає такого чоловіка, який би не привітав хоча б одну жінку.

Тож від імені всіх чоловіків України бажаємо Вам справжнього жіночого щастя, вічної краси і молодості, уваги і квітів щодня від нас, чоловіків. Ми все для цього зробимо, адже без Вас ми просто не можемо існувати!

7 березня Чоловіки партії «Трудова Україна».

Вправа 15. Скласти оголошення про будь-який захід або про початок роботи якогось підприємства.

Вправа 16. Оформити посвідчення про відрядження:

 

1.                викладачеві вузу__________ до_______________________ для читання лекцій з____________ ;

 

2.                науковому співробітникові до__________________з метою_________;

 

3.                головному інженерові заводу________________  до__________________

•                   метою__________________ .

Вправа 17. Написати витяг з протоколу засідання профкому вашого навчального закладу (установи) про виділення безкоштовної(-их) путівки(-ок) для оздоров-лення студента(-ів)__________________ , подати список.

Вправа 18. Ввести в речення офіційно-ділового стилю подані терміни: рецензія, рецензент, рецензування, рецензована, прорецензована, відіслати на рецензію, повернути на повторну рецензію, зовнішня рецензія.

Вправа 19. Скласти текст телеграми на місце роботи (навчання):

1.                про причину невчасного повернення з відрядження;

 

2.                текст вітальної телеграми _________ з нагоди __________________.

Вправа 20. Ввести в речення офіційно-ділового стилю подані штампи й канцеляризми, назвати документи, в яких вони вживаються: нам повідомили, просимо виділити, пропонуємо організувати обмін групами студентів з метою взяти на себе обов 'язок контролювати.

Вправа 21. Укласти текст телефонограми на ім'я декана факультету про прибуття студентів_________________ вузу чисельністю_____________осіб на виробничу практику, назвавши їхні прізвища.

Вправа 22. Ввести в речення подані стійкі словосполучення, пояснити їх зміст. Практичні поради; поради практика; комерційні структури; неофіційні

 

угруповання; офіційні спецслужби; елементи системи безпеки; можливості за-страхованих; вроджені звички; звичайне страхування; види безпеки: зовнішня; внутрішня; локальна; різноманітні ситуації; екстравагантне оточення; надмірна інформативність про щось; засвоєні манери поведінки; випадкове знайомство; в окремих випадках.

Вправа 23. Пояснити зміст поданих словосполучень, придумати з ними речення й записати, пояснити пунктограми в них.

Звірка ідентичності документів; шантаж; дискредитація; можливі наслідки; чинити тиск; не встрявати в афери; збереження таємниці особистості; збереження особистісної таємниці; відомості про інтимне життя певної особи; вигадане і правдоподібне; помітні зміни в обстановці; активні робочі контакти; інший напрям

•                  роботі; уміти розпізнавати друзів і лжедрузів; оперативна та інформативна робота; не до речі (не до місця) говорити про … ; відлагоджена система роботи; офіційна версія; вірогідна інформація.

Вправа 24. Перекласти стійкі словосполучення «іменник+ прикметник» українсь-кою мовою, ввести в речення.

Локальный характер; непоправимые убытки; видимая полуправда; заве-домая ложь; необычные действия; в любом случае; неопытный глаз; архиважные сведения; подозрительная деятельность; в косвенной форме; внешний мир; в конечном итоге; безосновательные обвинения; решающие ситуации; политика «открытых дверей»; информационное противоборство; достаточно широкийкруг интересов.

 

 

Вправа 37. Укласти за поданим зразком акт про списання малоцінного інвентаря у Вашому навчальному закладі в установі, на підприємстві, в лабораторії, у кабінеті.

 

Завдання 22. Оформіть лист на аркуші паперу формату А 4 з поздовжнім розміщенням штампа. Назвіть реквізити, вкажіть на особливості їх розміщення.

Дата. №________ . На №____ від_______ Центральне статистичне управління

України. Заступникові начальникавідділу кадрів Добровольському А. М._?

вул. Трьохсвятительська, 3, Київ, 01001. Про навчальні плани підвищення

кваліфікації. Відповідно до наказу ЦСУ України №

 

від 00.00.00 направляємо Вам навчальні плани підвищення кваліфікаціі працівників бухгалтеріі на новий начальний рік. Усього буде організовано дві групи по 10 осіб, заняття розпочнуться з 1 вересня. Додаток: навчальні плани на 4 арк. в 2 прим. Головний бухгалтер Л. Г. Панченко. Інспектор з кадрів А. П. Матвієнко

Завдання 23. Напишіть доповідну записку на аркуші паперу формату А5 з кутовим штампом. Назвіть реквізити, вкажіть на особливості розміщення.

 

Доповідна записка. Дата. № . Київ. Ремонтно-будівельне управління Шевченківського району. Головному інженерові, Курдечі М. І. Про порушення техніки безпеки на будівельному майданчику. ЖЕК-601 неодноразово попере-джав Вас про дотримання техніки безпеки на будмайданчику. Проте й досі в місцях будівельних робіт відсутні загорожі:

1. Не огороджено територію навколо будинку по вулиці Артема, 26, у якому проводиться капітальний ремонт. 2. Не зроблено огорожі навколо котловану, де ремонтують труби. 3. Не огороджуються місця зварювальних робіт, де є небезпека падіння предметів з висоти. Прошу негайно вжити заходів.

 

Інженер з техніки безпеки О. В. Нижник.

 

 

Завдання 31. Продовжіть речення:

1. Пояснювальна записка — це ... .

 

2. Цей документ пишеться на вимогу ... .

 

3. Якщо документ не виходить за межі установи, то ... .

 

4. Пояснювальна записка,  яка виходить за межі установи, ... .

 

5. Цей документ містить такі реквізити: ....

Завдання 32. Напишіть пояснювальну записку на ім'я декана факультету про порушення трудової дисципліни вашою групою.

Завдання 33. Прочитайте текст. Продовжіть його. Оформіть текст як вступну частину іншого документа. З'ясуйте, до якого ділового папера може бути написана така пояснювальна записка.

• добу творення незалежної держави, коли прийнято закон про надання українській мові статусу державної, в Україні питання культури мовлення набувають особливої ваги. Ширшає коло тих, хто пише, читає й розмовляє української мовою як рідною. Писемне спілкування в державному, суспільному, політичному, господарському житті, в органах управління переходить на українську мову. Це спричиняє появу чималої кількості типових помилок, хибних висловів і знижує рівень культури мовлення у загально національному вимірі.

За таких умов дуже важливо озброїти знанням про ділові папери студентів вищих та середніх спеціальних навчальних закладів, адже саме за допомогою ділових документів установлюються офіційні, службові, ділові партнерські контакти між закладами, підприємствами, інституціями, державами.

 

Ділова українська мова — одна з дисциплін, які вивчаються на першому курсі. Вона

Завдання 34. Оформіть пояснювальну записку, розмістивши правильно реквізити на аркуші паперу формату А4.

 

Назва установи (підприємства, організації). Назва структурного підрозділу. Адресат. Пояснювальна записка. Дата. Про порушення виробничої дисципліни.00.00.00 під моїм керівництвом було виготовлено експериментальну партіюшампуню "Шовк plus", що не відповідає вимогам ТУ У-1234567-000-00. Це сталося через те, що було порушено пропорційність компонентів у суміші трав та олій. Такого раніше не траплялося. Перед виходом партії товару обладнання лабораторії не було перевірено. Вартість збиткової партії, якщо керівництво вважатиме за потрібне, компенсую частинами з власної зарплатні. Старший лаборант О. К. Власенко.

Завдання 35. Прочитайте діалог. Відтворіть текст запрошення, яке отримав один із співрозмовників.

 

-Доброго ранку, Олегу Богдановичу!

-Доброго здоров'я! Радий Вас бачити. Як почуваєтеся?

-Дякую. А як Ваші справи?

 

-Телевізійне об'єднання "Киїанаукфіл^м" надіслало запрошения на прем'єруповнометражного науково-історичногофільму "Українці. Віра".-Коли вона відбудеться?

 

-12 жовтня 1998 року. І

-А де саме? "

-У Червоному залі Будинку кінематографістів.

-Це на вулиці Саксаганського, 6?

-Так. Початок о 19-й годині.

-Бажаю приємного перегляду. До побачення!

-Бувайте здорові!

Завдання 36. Прочитайте текст. З'ясуйте, який це документ за: а) найменуванням; б) походженням; в) призначенням; г) формою; ґ) ступенем гласності.

 

Підбиваючи підсумки науково-дослідної роботи за рік слід охарактеризувати науковий потенціал університету.

 

Основними і найбільш вагомими результатами науково-дослідної роботи в університеті зважаючи на профіль вузу є публікації.

 

Викладачі університету розробляли 215 ініціативних тем, більшість яких спрямована на вдосконалення змісту освіти і методики викладання окремих навчальних дисциплін у вищих педагогічних закладах освіти, а також присвятили ряд тем розробці певних психолого-педагогічних аспектів навчально-виховного процесу в школі.

 

Однак незважаючи на позитивні тенденції в науковій діяльності кафедр вузу спостерігаються і негативні риси. Це пасивність деяких наукових колективів щодо участі в розробках сьогоденної тематики, обмежене залучення студент

ської молоді до цієї тематики, відсутні міжкафедральні ініціативні теми, не завжди приділяється належна увага впровадженню результатів наукових досліджень у Практику. Ці та інші недоліки породжуються недостатнім фінансуванням.

 

Бібліографічний опис

Основна :

 

1.                Конституція України: Прийнята на п'ятій сесії Верховної Ради України 28 червня 1996

 

2.                Кодекс Законів про працю: Прийнятий на сесії Верховної Ради УРСР

 

3.Закон України "Про оплату праці" №20/97-ВР від 24.01.1997.

 

4. Закон України "Про відпуски" № 504/96-ВР від 15.11.1996.

 

5. Закон України "Про колективні договори й угоди"   № 3356-ХИ від

 

01.07.1993.

6.Постанова Кабінету Міністрів України "Про трудові книжки працівників"  №

301   від
27.04.1993.
7.Класифікатор професій ДК 003-95, затверджений Наказом
Держстандарту України №
257 від 27.07.1995.//Все про бухгалтерський облік, №74 від	09.08.2005.
8.Козоріз В.П., Лаписька Н.І. Загальне і кадрове діловодство:
Навч. посіб. - К.: МАУП, 2002. - 168 с.
9.Матвеева В.О. Кадровая документация. - X.: Фактор, 2000. -	302с

 

10.Порядок прийому на роботу, звільнення та оформленнятрудових книжок. - Методичний посібник. - К., 2002. 11.Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби.-К.: КНТ, 2005.

 

 

Додаткова:

 

1.Постанова Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодуваннявитрат навідрядження в межах України та за кордон" №663 від 23.04.1999.

 

2.«Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах іорганізаціях", затверджена спільним Наказом Міністерства праці

 

 

України, Міністерстваюстиції України, Міністерства соціального захисту населення України №58 від 29.07.1993.

 

3.Наказ Міністерства труда й соціальної політики України «Прозатвердження Форми трудової угоди між робітником й фізичною особою й Порядку реєстрації трудової угоди між робітником й фізичною особою» №260 від 08.06.2001.

 

4.«Інструкція про службові відрядження в межах України й за кордон»,

затверджена

Наказом Міністерства Фінансів №59 від 13.03.1998. № 59 (в редакції від

 

10.06.1999. ( 146)

5. Болотіна Н.Б.  Трудове право України:  Підручник - 2-ге вид.,

 

стер. - К.: Вікар, 2004. -725 с.

 

6.Короткій В.Г.Трудове право: прийняття на роботу і звільнення: Навч.-метод. розробка. - 2-ге вид., перероб. - МАУП, 2000. - 88 с.

 

7.Литвиненко В.І. Організація роботи з кадрами. - Тернопіль:

Економічна думка, 2000. - 250 с.

8.Проколенко В.І.   Трудове право України:   Підручник. - К.:

Фірма "Консул", 2000. - 480 с.

Трудове право України. - Харків, Одисей, 2001. -512 с.

9.Короткій В.Г. Трудове  право: прийняття  на  роботу  і

звільнення: Навч.-метод. розробка. - 2-ге вид., перероб. - К.:

МАУП, 2000. - 88 с.

10.Литвиненко В.І. Організація роботи з кадрами. - Тернопіль:

Економічна думка, 2000. - 250 с.

11.Проколенко В.І.   Трудове право України:   Підручник. - К.:

Фірма "Консул", 2000. - 480 с.

Бібліограічний опис.

 

Основна :

 

1.                Конституція України: Прийнята на п'ятій сесії Верховної Ради України 28 червня 1996

 

2.                Кодекс Законів про працю: Прийнятий на сесії Верховної Ради УРСР

 

3.Закон України "Про оплату праці" №20/97-ВР від 24.01.1997.

 

4. Закон України "Про відпуски" № 504/96-ВР від 15.11.1996.

 

5. Закон України "Про колективні договори й угоди"   № 3356-ХИ від

 

01.07.1993.

6.Постанова Кабінету Міністрів України "Про трудові книжки працівників"  №

301   від
27.04.1993.
7.Класифікатор професій ДК 003-95, затверджений Наказом
Держстандарту України №
257 від 27.07.1995.//Все про бухгалтерський облік, №74 від	09.08.2005.
8.Козоріз В.П., Лаписька Н.І. Загальне і кадрове діловодство:
Навч. посіб. - К.: МАУП, 2002. - 168 с.
9.Матвеева В.О. Кадровая документация. - X.: Фактор, 2000. -	302с

 

10.Порядок прийому на роботу, звільнення та оформленнятрудових книжок. - Методичний посібник. - К., 2002. 11.Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби.-К.: КНТ, 2005.

Додаткова:

 

1.Постанова Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодуваннявитрат навідрядження в межах України та за кордон" №663 від 23.04.1999.

 

2.«Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах іорганізаціях", затверджена спільним Наказом Міністерства праці України, Міністерстваюстиції України, Міністерства соціального захисту

населення України №58 від 29.07.1993.

 

3.Наказ Міністерства труда й соціальної політики України «Прозатвердження Форми трудової угоди між робітником й фізичною особою й Порядку реєстрації трудової угоди між робітником й фізичною особою»№260 від 08.06.2001.

 

4.«Інструкція про службові відрядження в межах України й за кордон»,

затверджена

Наказом Міністерства Фінансів №59 від 13.03.1998. № 59 (в редакції від

 

10.06.1999. ( 146)

5. Болотіна Н.Б.  Трудове право України:  Підручник - 2-ге вид.,

стер. - К.: Вікар, 2004. -725 с.

 

6.Короткій В.Г.Трудове право: прийняття на роботу і звільнення: Навч.-метод. розробка. - 2-ге вид., перероб. - МАУП, 2000. - 88 с.

 

7.Литвиненко В.І. Організація роботи з кадрами. - Тернопіль:

Економічна думка, 2000. - 250 с.

8.Проколенко В.І.   Трудове право України:   Підручник. - К.:

Фірма "Консул", 2000. - 480 с.

Трудове право України. - Харків, Одисей, 2001. -512 с.

9.Короткій В.Г. Трудове  право: прийняття  на  роботу  і

звільнення: Навч.-метод. розробка. - 2-ге вид., перероб. - К.:

МАУП, 2000. - 88 с.

10.Литвиненко В.І. Організація роботи з кадрами. - Тернопіль:

Економічна думка, 2000. - 250 с.

11.Проколенко В.І.   Трудове право України:   Підручник. - К.:

Фірма "Консул", 2000. - 480 с.

Вправа1

Написати коротку рецензію в офіційно-діловому стилі:

1.                на підручник з фахової дисципліни
   2.              на учбовий фільм;
   3.              на спектакль.

Вправа 2

Укласти:

1.                список студентів рекомендованих для участі в міжвузівській науковій конференції:
   2.              список літератури використаної для написання курсової роботи;
   3.              відомість на отримання премії студентами та тренером за виборене перше місце по футболу у змаганнях між ВУЗами.

Вправа 3
Укласти доповідну записку на ім’я декана			ВУЗу:
1) про хід виробничої практики;
2)на заводі	м.

3.                у навчальному закладі. Вправа 4

Написати пояснювальну записку:

 

1.              про причину невчасного складання академзаборговваності:

2)	про причину відсутності студента		на заннятях
	протягом певного часу
Вправа 5
Скласти запрошення для батьків студента:
1)	на виступ студента на конференціі;
2)	на бесіду до декана;

3) на батьківські збори.

Вправа 6

Укласти текст запрошення:

4.                для повноважних гостей – на свято річниці ВУЗу;

 

5.                для однокурсників на випускний бал;

 

6.                для абітурієнтів – на День відкритих дверей інституту, академіі ,________

 

факультету.

Вправа 7

Скласти листи:

2.                лист-прохання про фінансову допомогу з приводу оздоровлення дітей працівників у літньому таборі:

2)лист – нагадування__________про погашення заборгованості за________

підприємству;

3)рекламний лист потенційному партнерові про випуск новоі продукцііфабрикою:

7.                лист-повідомлення про одержання додаткової документаціі, яка передбачена договором;
8.                лист – вітання з річницею успішної роботи спільного підприємства або партнерських стосунків;
9.                лист – вітання автора з нагоди виходу у світ нового учбового посібника для студентів.

Вправа 8

Написати текст довідки:

7.                про займанну посаду;
8.                про розмір заробітної плати
9.                про використання коштів;
10.            про навчання у данному ВУЗі;
11.            про сімейний стан;
12.            про інші обставини.

 

ЗАПРОШЕННЯ

День відкритих дверей

Вище професійне училище №25 м.Хмельницького запрошує

на Дні відкритих дверей 15 грудня 2012 року, 16 лютого, 24 березня 2013 року

Випускників дев’ятих та одинадцятого класів, їх батьків ознайомитись з навчальним закладом, з умовами прийому до училища, переліком професій.

Під час проведення заходу майбутні учні училища матимуть можливість взяти участь в конкурсі «Моя майбутня професія». Для цього їм необхідно буде написати твір-роздум «Моя майбутня професія». Призери конкурсу матимуть право вступити до вищого професійного училища №25 поза конкурсом або отримати додаткові бали для вступу.

 

Початок об 11.00 год.

 

Наша адреса: м.Хмельницький

проспект Миру, 61/3

тел. для довідок 74-24-25

ПРАКТИЧНА РОБОТА
по оформленню інформаційно-довідкових документів

1. Оформіть АКТ з кутовим розташуванням реквізитів: Український державний педагогічний університет ім. М.П.Драгоманова. Педагогічний факультет. АКТ. 10.07.12. № 24. Київ. Про передачу матеріальних цінностей однією матеріально відповідальною особою іншій. Підстава: наказ по університету № 9 від 6 червня 2012 року. Складений комісією: Голова комісії – завідуючий кафедрою Козак С.Т. Члени комісії: 1. Старший лаборант кафедри Мартиненко Л.С. 2. Доцент Мороз С.І. 3. Асистент Петров М.К. Присутні: 1. Декан педагогічного факультету Кравченко М.В. 10.07.12 р. комісія перевірила наявність матеріальних цінностей у кабінеті й вирішила передати Петрову М.І. такі матеріальні цінності: 1. Магнітофон "Маяк-240"; 2. Діапроектор "Альфа"; 3. Кодоскоп. Складений у трьох примірниках: 1-й примірник бухгалтерії; 2-й примірник – кафедрі; 3-й примірник – факультету. Голова комісії С.П.Козак. Члени комісії: Л.С.Мартиненко, С.І.Мороз, М.К.Петров. Присутні: М.В.Кравченко.
2. Складіть самостійно АКТ, використавши подані реквізити: АКТ. Дата. Індекс. Хмельницький. Про розкриття посилки. ЗАТВЕРДЖУЮ Директор інституту П.Т.Садовська. Дата. Підстава: наказ директора інституту від 20.02.12 № 37. Складений комісією у складі: Голова – начальник канцелярії В.Б. Малиновська. Члени комісії: 1. Завідуюча експедицією Л.І.Корчинська. 2. Старший інспектор Л.М.Орлова.
3. Оформіть ПРОТОКОЛ за поданими нижче реквізитами. Відсутні реквізити складіть самостійно: Харківський державний університет. Протокол № 10 загальних зборів факультету ХДУ ім. В.Каразіна. 03.03.2003; м. Харків. Голова Семиволос О.Я. Секретар- Розстригша B.C. Присутні: декан ф-ту проф.Бондаренко А.П., доц. Воробйов А.Ю., старші викладачі: Кисельов Г.С., Перець С.В., студ. ІУ курсу 73 чол. (список додається). Порядок денний: 1. Підготовка до виробничої практики. 2. Заходи щодо упорядкування та озеленення університетського ботанічного саду. 3. Вибори делегатів на "Студфестиваль 2012". І.СЛУХАЛИ: Воробйова А..Ю. – інформація керівника практики про умови, місце та термін її проведення. Текст виступу додається. ВИСТУПИЛИ: 1. Перець С.В. нагадала присутнім про факти порушення виробничої дисципліни студентами під час минулорічної практики. 2. Яремків В.П., студ. гр. Б-42 - запропонував ураховувати бажання студентів стосовно місця проходження практики. УХВАЛИЛИ: 1.У зв'язку з епідеміологічною ситуацією в місті, виробничу практику розпочати з 25.02.12.; 2.Розглянути заяви студентів та запити зі шкіл щодо проходження практики. ІІ.СЛУХАЛИ: Кисельова Г.С., куратора курсу - зачитав довідку про незадовільний стан оранжереї та території ботанічного саду. ВИСТУПИЛИ: І.Коваль С.Ю., студ.гр.Б-41 – запропонував утворити групи за добровільним принципом для упорядкування території ботанічного саду. 2.Семенова І.К., сгуд.гр.Б-43 унесла пропозицію звернутися за посадковим матеріалом до міського розсадника. УХВАЛИЛИ: 1. Формувати групи практикантів за добровільним принципом кількістю не менше 15 чол. 2.Затвердити додатковий графік робіт для ремонту оранжереї та призначити відповідальним за його дотримання студ.гр.Б-41 Кириленка Ю.Г. III.СЛУХАЛИ: Бондаренко A.M. інформація про час і місце проведення "Студфестивалю 2012" та умови виборів делегатів. ВИСТУПИЛИ: 1._________2._____________3.________УХВАЛИЛИ:________________ Додатки: 1. Списки учасників зборів на 1 арк. в 1 прим. 2. Текст виступу доц.Воробйова А.Ю. на 3 арк. в 1 прим. Голова О.Я.Семиволос. Секретар B.C. Розстригша.
4. Оформіть ВИТЯГ з ПРОТОКОЛУ з кутовим розташуванням реквізитів з вищеподаного.
5. Оформіть ДОВІДКУ на форматі А5, що підтверджує факт вашого навчання у даному навчальному закладі з наступними реквізитами: Відбиток кутового штампа ВПУ-25. 16; 10; 11; 12; 14; 21; 23; 26.
6. Оформіть статичний ЗВІТ про виконання вами навчального плану з дисциплін, що вивчаються протягом першого курсу за такими реквізитами: 10; 11; 12; 19; 21; 23; 26.
7. Визначте характер та вид службових листів:

1 -  Київський університет проводить семінарські заняття із секретарями за програмою "Зміст, структура та організація діловодства в навчальному закладі". Пропонуємо навчальний курс із таких дисциплін:

1.                  Секретарська справа — 60 год.2. Організовування електронного документообігу — 74 год.3.Робота зі зверненнями громадян — 10 год.Оплата за курс навчання становить 3000 (три тисячі) гривень і здійснюється до початку занять. Розрахунок готівковий або безготівковий. Наш р/р № 000123964 у Львівському відділенні Промбудбанку м.Києва, МФО 312567.

Строк навчання — з 01 по ЗО червня 2010 року. Якість навчання гарантуємо. Адреса університету: вул. Будівельна, 17, м. Київ, 02867.Телефони для довідок: 234 31 45, 234 81 96. Телефон-факс: 234 21 56. E-mail: istoria@archiv.kyiv.uaЗ повагою,Ректорат університету

2 - Просимо Вас взяти участь у нараді директорів підприємств агропромислового комплексу Хмельницької області з питання впровадження сучасних технологій у рослинництві. Нарада відбудеться 27 вересня 2012 року в конференц-залі Хмельницької обласної Ради профспілок за адресою: вул. Театральна, 123, м. Хмельницький, 29000. Реєстрація учасників  — з 9-30. Початок роботи о 10-00.

3 -  Направляємо для обговорення проект "Положення про студентську раду". Відгуки та пропозиції просимо надіслати до 27.10.2012 за адресою: відділ студентської молоді, вул. Тульчинська, 27, м. Київ, 04520. Додаток: на 57 арк. в 1 прим.

4 -  Повідомляємо, що для будівництва нового корпусу біологічного факультету Вам виділено 10 250 900 (десять мільйонів двісті п'ятдесят тисяч дев'ятсот) грн. 00 коп., у т.ч. на придбання необхідного обладнання — 2 000 000 (два мільйони) грн.

5 - Підтверджуючи оплату за комунальні послуги та використану електроенергію, надсилаємо Вам копії платіжних доручень № 123, 126, 127 від 21.01.2010. Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготування й направляння листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю.

6 -  Нагадуємо, що строк подання звіту за формою П2-А закінчився 14.04.2010. Просимо терміново надіслати звіт і пояснити причини затримки.

7 - Просимо відпустити за безготівковим розрахунком 26 (двадцять шість) телевізорів "Sony", 32 (тридцять дві) відеокамери "Panasonic". Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок № 000126798 у Печерському відділенні банку "Берізка" м. Києва, МФО 322900.

8 -  Під час проведення виробничої практики операторів ПК виявилося, що працювати в майстерні інституту неможливо, оскільки температура в приміщенні становить +4С. Опалювання припинено з розпорядження представника районної житлово-комунальної служби через несплату інститутом комунальних послуг.

Станом на 15.12.2009 на розрахунковому рахунку інституту грошей немає.

Просимо сприяти подаванню теплоенергії до майстерні для продовження проведення виробничої практики.

9 - Повідомляємо, що документи Дашівської МТС Іллінецького району Вінницької області за 1948—1950 pp. до архіву на зберігання не надходили, у зв'язку з чим підтвердити Ваш трудовий стаж за вказані роки не можемо.

8. Оформіть службовий ЛИСТ-відмову довільного характеру.
9. Оформіть ДОПОВІДНУ ЗАПИСКУ за такими реквізитами: найменування адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка); Найменування автора документа (посада, прізвище, ім’я та по батькові); назва виду документа; Заголовок; Текст (інформація чи пропозиція) з відповідною аргументацією; Перелік додатків, якщо такі наявні, із зазначенням кількості аркушів; Дата складання записки; Підпис.
10. Оформіть ПОЯСНЮВАЛЬНУ ЗАПИСКУ щодо вашого запізнення на заняття.
11. Оформіть ТЕЛЕФОНОГРАМУ за такими даними: реквізити - 10; 12; 11; від кого: Міністерство юстиції України; Телефон: 221-22-11; Кому: Іваненко І. В.; Передав: ваше прізвище; Прийняв: Сидоренко Б. І. Просимо нотаріуса Київського міського нотаріального округу Іваненка І.В. взяти участь у Всеукраїнській конференції нотаріусів, яка відбудеться 27-29.10.2011 року. Запрошення висилаємо поштою. Оргкомітет. Ознайомлений: підпис Іваненко І.В.
12. Оформіть ТЕЛЕГРАМУ: телеграма. Термінова. Київ. Видавництво Либідь Бойко Харківський університет поштою ПРОСИМО ПРИЙНЯТИ ЗАМОВЛЕННЯ ПІДРУЧНИКИ ІСТОРІЇ ВИКОНАННЯ СПОВІСТІТЬ РЕКТОРАТ ЗЛЕНКУ 161042 Харків Стуса 2 Ректорат університету Зленко В.О. Дата Печатка

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

Компетенція ДЛВ 1.3. «Складання та оформлення кадрових документів»

МЕТА ЗАНЯТТЯ:

Виховна:активізувати пізнавальний інтерес учнів, виховувати почуття відповідальності за виконану роботу.

Розвиваюча: сприяти розвитку дослідницьких, комунікативних та творчих навичок,

ТИП УРОКУ: Засвоєння знань, навичок та вмінь.

ФОРМА УРОКУ: Урок виробничого навчання.

ХІД УРОКУ

1. Організаційна частина - 5 хв.

- Привітання;

- Перевірка наявності учнів та готовності їх до уроку;

- Призначення чергових.

2. Вступний інструктаж - 45 хв.

1. Тема сьогоднішнього уроку: Складання та оформлення заяв, характеристик, автобіографії, резюме.

2. Мета уроку: Ознайомитись з вимогами складання та оформлення документів особового складу: заяви, характеристики, автобіографії, резюме.

3. Опитування теми минулого уроку:

1. Кому заборонено відмовляти у роботі?
2. Назвати, як існують обмеження щодо працевлаштування?
3. Розповісти  про перший етап працевлаштування Подання документів.
4. 2-й етап. Ознайомлення з документами. Проведення співбесіди.
5. Розповісти про 3-й етап. Погодження умов трудового договору

2. Розповісти про 4-й етап. Визначення форми трудового договору
3. Розповісти про 5-й етап. Оформлення трудового договору (контракту)
4. Розповісти про 6-й етап. Реєстрація наказу
5. Розповісти про 7-й етап. Ознайомлення працівника з нормативними актами підприємства та умовами праці
6. Розповісти про 8-й етап. Взяття працівника на облік
7. Розповісти про 9-й етап. Оформлення та внесення відповідного запису до трудової книжки

4. Викладнового матеріалу:

Одним із важливих документів є автобіографія і заява.

Вам вже, мабуть, доводилося писати заяви, а чи знаєте ви як правильно писати такий документ? По закінченню школи ви продовжуєте навчання у інших навчальних закладах, щоб отримати професійну освіту і взагалі, стати освіченими людьми. Саме тоді ви пишите заяву, а от коли ви отримавши професію влаштовуєтеся на роботу то обов`язково пишите ще й автобіографію, а для подальшої роботи і резюме.

Вам необхідні знання стилістичних норм та засобів оформлення документів.

• Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій — повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги. У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.
2. Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).
3. Ще нижче посередині рядка пишеться слово «заява» з великої літери й не ставиться крапка.
4. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.
5. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності виставленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

• Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника.

 

Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст викладають від третьої особи.

Основні реквізити характеристики:

1. Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.
2. Рік народження, освіта.
3. Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.
4. Дата складання.
5. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

• Автобіографія — це опис свого життя.

Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. В автобіографіях обов'язково зазначаються:

1. Назва документа.
2. Прізвище, ім'я, по батькові.
3. Дата народження.
4. Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).
5. Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися).
6. Відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).
7. Відомості про громадську роботу (всі її види).
8. Стислі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).
9. Дата написання й підпис автора.

Заголовок («Автобіографія») пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора—праворуч. Автобіографія має дві форми: автобіографія — розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія — документ з точним поданням фактів.

Автобіографія — обов'язковий документ особової справи.

• Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Як скласти гарне резюме

Саме по собі резюме, навіть найгарніше, нікому роботи не дасть. Але воно дає вам шанс виділитися в потоці інформації, що попадає в компанію або в кадрове агентство. Добре складене резюме збільшує ваші шанси зацікавити роботодавця своєю кандидатурою й одержати запрошення на особисту співбесіду.

Єдиного стандарту для складання резюме (або CV - від латинського “Curriculum Vitae” , “шлях життя”) у світовій і вітчизняній практиці не існує. Найбільш звичним для кадровиків є коротке (на 1-2 сторінки) резюме, складене за хронологічним принципом.

На сьогоднішньому уроці ми з вами розглянули вимоги до  складання та оформлення документів особового складу: заяви, характеристики, автобіографії, резюме,  тому попрошу вас для закріплення нової теми відповісти на мої запитання.

Питання для закріплення:

  1. Відділ кадрів.

Слово викладача: Шановні учні , а зараз уявіть собі ,що ви всі влаштовуєтеся на роботу. На деяких підприємствах є ваконтні місця.

Перед вами директор  будівельної фірми, директор металургійного заводу та директор кондитерської фабрики. Ви пишите заяву, щоб вас прийняли на роботу, також пишите резюме та автобірграфію.

З ваших відповідей видно, що ви гарно засвоїли тему сьогоднішнього уроку.

Практично відпрацьовувати тему ми будемо за такими картками-завданнями (пояснюю зміст роботи).

А так як ми знаходимось в лабораторії секретарської справи потрібно знати і виконувати правила БП. Давайте їх пригадаємо.

3. Поточний інструктаж – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;
• Робити цільові обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Відповідь на виникаючі запитання;
• Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. Заключний інструктаж – 20 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів;
• Виставити та повідомити оцінки;
• Видати домашнє завдання;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

Компетенція ДЛВ 1.3. «Складання та оформлення кадрових документів»

МЕТА ЗАНЯТТЯ:

Виховна:активізувати пізнавальний інтерес учнів, виховувати почуття відповідальності за виконану роботу.

Розвиваюча: сприяти розвитку дослідницьких, комунікативних та творчих навичок,

ТИП УРОКУ: Засвоєння знань, навичок та вмінь.

ФОРМА УРОКУ: Урок виробничого навчання.

ХІД УРОКУ

1. Організаційна частина - 5 хв.

- Привітання;

- Перевірка наявності учнів та готовності їх до уроку;

- Призначення чергових.

2. Вступний інструктаж - 45 хв.

1. Тема сьогоднішнього уроку: Складання та оформлення наказів по особовому складу. Правила оформлення особового листа з обліку кадрів.

2. Мета уроку: Ознайомитись з вимогами складання та оформлення наказів по особовому складу. Правила оформлення особового листа з обліку кадрів.

3. Опитування теми минулого уроку:

• Пригадайте коли у вас виникала потреба написати заяву?
• Що таке заява?
• Назвати реквізити заяви.
• Які існують заяви?
• Правила оформлення характеристики.
• Правила оформлення автобіографії.
• Правила оформлення резюме.

4. Викладнового матеріалу:

Наказ - це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази щодо особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: "Щодо особового складу". Реквізити наказу такі;

1) назва підприємства або установи, що видає наказ;

2) назва виду документа;

3) назва місця видання наказу;

4) номер;

5) дата підписання;

6) короткий зміст наказу;

7) текст наказу;

8) підстава для складання;

9) підпис керівника підприємства (установи).

Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку слід із прізвища, ім'я та по батькові працівника. Далі зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

У наказі щодо групи питань їх викладають у такій послідовності: прийняття на роботу (призначення на посаду); переведення на іншу постійну роботу (на одному й тому самому підприємстві, в установі, організації); звільнення з роботи; надання відпусток; заохочення; стягнення.

Прізвища працівників у кожній групі питань треба подавати в алфавітному порядку.

Є певні вимоги й щодо викладу тексту наказу.

1. У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазначають: а) на яку посаду приймається працівник; б) до якого структурного підрозділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (постійна, тимчасова, за сумісництвом); г) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем); д) умови оплати праці.

2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують: а)вид і мотивування переведення (у зв'язку з виробничою потребою, за станом здоров'я, вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу, для заміни відсутнього працівника); б) посаду (спеціальність, кваліфікацію); в) дату і термін переведення (постійно або тимчасово); г) умови оплати праці, пільги й компенсації, передбачені чинним законодавством.

3. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами); б) загальну кількість робочих днів; в) дату виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.

4. У наказах про звільнення працівників вказують: а) дату звільнення; б) мотивування.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу всіх згаданих у ньому осіб, які розписуються в оригіналі.

 

Особовий листок з обліку кадрів є одним з основних документів особової справи і становить перелік запитань про біографічні дані працівника. В листку зазначається прізвище, ім’я, по батькові, стать, дата та місце народження, вклеюється фотокартка співробітника. Також зазначаються дані про освіту: найменування та місцезнаходження навчального закладу, факультет або відділення, рік вступу та закінчення (або вибуття, якщо не закінчив, то з якого курсу вибув), одержана спеціальність, номер диплома або посвідчення. Далі вказуються дані щодо знань іноземних мов; які маєте наукові праці, авторські свідоцтва на винаходи; вказується виконувана робота з початку трудової діяльності (включаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військову службу, роботу за сумісництвом).

На сьогоднішньому уроці ми з вами розглянули вимоги до  складання та оформлення наказів по особовому складу. Правила оформлення особового листа з обліку кадрів,  тому попрошу вас для закріплення нової теми відповісти на мої запитання.

Питання для закріплення:

1. Що таке наказ?
2. Реквізити наказу?
3. Які існують накази по особовому складу?
4. Вимоги до оформлення наказів по особовому складу.
5. Заповнення Особового листка з обліку кадрів.

З ваших відповідей видно, що ви гарно засвоїли тему сьогоднішнього уроку.

Практично відпрацьовувати тему ми будемо за такими картками-завданнями (пояснюю зміст роботи).

А так як ми знаходимось в лабораторії секретарської справи потрібно знати і виконувати правила БП. Давайте їх пригадаємо.

3. Поточний інструктаж – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;
• Робити цільові обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Відповідь на виникаючі запитання;
• Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. Заключний інструктаж – 20 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів;
• Виставити та повідомити оцінки;
• Видати домашнє завдання;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку

З  р  а  з  о  к

повернути

Форма №П-2ДС

Затверджена наказом Мінстату України від 26.12.1995 р. № 343

(державний орган, відомство, організація)

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ

Код за УКУД

№ документа

Стать (ч/ж)

Табельний №

Алфавіт

ОСОБОВА КАРТКА №______

І. Загальні відомості*)

 

1. Прізвище         Іванова (Петрова – дів.)     ім’я                 Світлана     по батькові    Петрівна 2. Громадянство України з    24 серпня 1991 року       5. Освіта     повна вища (базова вища) (вища, середня)

3. Місце народження    Україна, м. Київ (країна, область, місто (село)           4. Дата народження     20 січня 1975 року

 

Назва навчального закладу та його місцезнаходження	Рік вступу	Рік закінчення або вибуття	Спеціальність	Кваліфікація		№ диплома, дата видачі диплома
Київський	1992	1997	Обробка	інженер		А-1
політехнічний			металів	механік		№951972
інститут, м. Київ						від
						29.06.1997р.
6. Науковий ступінь, вчене звання    не маю
Назва			Рік присвоєння		№ диплома, дата видачі диплома
7. Якими мовами володієте і якою мірою    українською, російською – вільно; англійською –                                                                                                         (читаєте та перекладаєте із словником, читаєте і можете розмовляти, володієте вільно)                                                                          читаю та перекладаю із словником
Наукові праці та винаходи    не маю
. Сімейний стан    заміжня (перелічити членів сім’ї із зазначенням дати народження) чоловік - Іванов Микола Петрович -15 квітня 1972р. дочка – Іванова Ірина Миколаївна -01 червня 1997р			10. Паспорт: серія             СО      №    137280       Ким виданий          Залізничним РУГУ МВС       України в м. Києві       Дата видачі       15 травня 1996 року
11. Домашня адреса, телефон            03134, м. Київ, вул. Симиренка, буд. 25, кв. 60   (вказувати місце прописки та проживання)            тел. 472-85-34 (Ленінградський р-н)

 

*) Заповнює державний службовець                                                             Особистий підпис

 

Ця сторінка заповнюється працівником кадрової служби

 

12 Дата прийняття Присяги державного службовця «_______» _____________________р. 13. Прийняття на державну службу:		14. Загальний стаж роботи _______________________ 15. Безперервний стаж роботи ____________________ 16. Стаж державної служби ______________________
а) на підставі конкурсу. Протокол № __________ від «_____» _________________________________р. б) до патронатної служби ___________________________________________ (посада керівника) в) з резерву «______» __________________________________р.    г) інше ________________________________                                                          (дата включення в резерв)                                                             (згідно з встановленим законодавством)

 

ІІ. Продовження терміну перебування на державній службі

 

На термін __________________ років з ____________ до ______________ Підстава _________________________

На термін __________________ років з ____________ до ______________ Підстава _________________________

На термін __________________ років з ____________ до ______________ Підстава _________________________

 

ІІІ. Просування по службі в державному органі

 

Дата	Назва структурного підрозділу	Назва посади	Кате-горія, оклад, ранг	Спосіб просування по службі (конкурс, стажуван-ня, резерв)	Підстави	Підпис власника особової картки

ІV. Відпустки

 

Вид відпустки	За який період	Дата		Підстава
		початку відпустки	закінчення відпустки
1	2	3	4	5

 

1	2	3	4	5

 

V. Дисциплінарна відповідальність

 

Причина	Вид стягнення, захід дисциплінарного впливу	Підстава	Дата скасування	Підстава
1	2	3	4	5

 

VI. Заохочення, нагороди, почесні звання

 

Вид заохочення (нагороди, почесні звання)	Підстава	Дата

 

VII. Зарахування до кадрового резерву

 

Орган, до якого зараховано в кадровий резерв	Посада (на яку пропонується в резерв)	Дата зарахування в резерв	Підстава

 

VIІI. Підвищення кваліфікації

 

Найменування навчального закладу, установи, організації, у тому числі за кордоном	Період навчання		Програма чи тематика підвищення кваліфікації	Номер і дата видачі диплома, посвідчення
	початок	кінець
Заповнює працівник	кадрової	служби

 

IХ. Відомості про військовий облік

 

Група обліку__________________________________ Категорія обліку________________________________ ______________________________________ Склад ______________________________________ Військове звання ___________________________________ Військово-облікова спеціальність № _____

Придатність до військової служби _______ невійськовозобов’язана (ий)   Назва райвійськкомату за місцем проживання _________________________________________ _________________________________________ Перебуває на спец обліку № ______________ _________________________________________

 

Додаткові відомості:*)

 

а) Відповідно до статей 12, 16 Закону України «Про державну службу»  під судом і слідством не перебуваю, підприємницькою діяльністю не займаюсь безпосередньо та через посередників, не працюю за сумісництвом, не повірений третіх осіб у справах державного органу, не член складу керівних органів підприємств тощо.              /Підпис/

 

 

б) Про наявність пільг постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи, посвідчення (категорія 1) серія А №074330 від 25.11.1996р., видане Тернопільською облдержадміністрацією

 

 

 

Дата і причина звільнення

 

 

 

 

 

Трудову книжку отримав «_____» _________________________ 20______р.

 

Підпис власника трудової книжки ____________________________________________

Підпис працівника кадрової служби __________________________________________

________

*) Відомості відповідно до статей 12, 16 Закону України «Про державну службу» та про наявність пільг, передбачених законодавством, заповнює державний службовець.

П р и м і т к а:

 

Форма №П-2ДС заповнюється відповідно до діючого законодавством та інструкції по заповненню форми №П-2ДС.

«Укрбланквидав», 2а4. Вид. №235.03.95, т.10000.                     ММП «Друкар». Зам. 2225

Додаток 1 до особової картки № П-2ДС*)

Виконувана робота з початку трудової діяльності (включаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військову службу, роботу за сумісництвом).

При заповненні цього пункту установи, організації та підприємства необхідно іменувати так, як вони називалися у свій час, дані про військову службу записувати із зазначенням посади.

 

Місяць, рік		Посада із зазначенням установи, організації, підприємства, а також міністерства (відомства)	Місцезнаходження установи, організації, підприємства
вступу	звільнення
09.1992	06.1997	Студентка Київського політехнічного	м. Київ
		інституту	вул.  … № будинку
07.1997	10.1999	провідний спеціаліст, головний	м. Київ
		спеціаліст Фонду державного майна	вул.  … № будинку
		України
		(інші дані з трудової книжки, також
		проходження військової служби, якщо
		державна служба – то вказати номер
		рангу і дату прийняття присяги)

*) Заповнює державний службовець

 

Місяць, рік		Посада із зазначенням установи, організації, підприємства, а також міністерства (відомства)	Місцезнаходження установи, організації, підприємства
вступу	звільнення

 

Автобіографія

 

Прізвище

 

Ім’я                                                                          по батькові

 

 

Автобіографія складається у довільній формі, власноручно, без помарок та виправлень. В автобіографії обов’язково вказується:

 

1/ прізвище, ім’я, по батькові /Я, Іванова Світлана Петрівна…/;

 

2/ дата народження /народилась 20 січня 1975 року/;

3/ місце народження;

4/ відомості про навчання /повне найменування всіх навчальних закладів, коли і в яких довелося вчитися, яку отримали освіту, кваліфікацію та спеціальність/;

5/ відомості про вчений ступінь;

6/ відомості про трудову діяльність /коротко в хронологічній послідовності назви місць праці із вказівкою дат й посад, причини переходу з посади на посаду/;

7/ дати відомості про свій сімейний стан, склад сім’ї та короткі відомості про найближчих родичів /чоловік, дружина, діти, батьки: якого року народження, місце роботи, посада/;

8/ Чи знаходились Ви чи Ваші родичі під судом і слідством, де, коли і за що;

9/ Домашня адреса /місце прописки та місце проживання/.

10/ Наявність у Вас корпоративних прав.

11/ Чи працюють близькі Вам особи в НКЦПФР.

12/ дата /ліворуч/ і підпис автора /праворуч/.

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

Компетенція ДЛВ 1.4. «Складання та оформлення обліково-фінансових документів»

МЕТА ЗАНЯТТЯ:

Виховна:активізувати пізнавальний інтерес учнів, виховувати почуття відповідальності за виконану роботу.

Розвиваюча: сприяти розвитку дослідницьких, комунікативних та творчих навичок,

ТИП УРОКУ: Засвоєння знань, навичок та вмінь.

ФОРМА УРОКУ: Урок виробничого навчання.

ХІД УРОКУ

1 Організаційна частина - 5 хв.

- Привітання;

- Перевірка наявності учнів та готовності їх до уроку;

- Призначення чергових.

2. Вступний інструктаж - 45 хв.

1. Тема сьогоднішнього уроку:Правила складання та оформлення обліково-фінансових документів: заяви-зобов’язання, заяви на відкриття рахунку, заявки

2. Мета уроку: Ознайомитись з вимогами складання та оформлення обліково-фінансових документів: заяви-зобов’язання, заяви на відкриття рахунку, заявки.

3. Опитування теми минулого уроку:

4. Викладнового матеріалу:

Обліково-фінансові документи

1. Оформлення відкриття рахунків у банку.

2. Заява-зобов'язання.

3  Заявка

 

Обов'язковою умовою здійснення фінансово-розрахункових операцій є документування їх. Система фінансово-розрахункової документації покликана забезпечити повну збереженість грошових, а також інших ресурсів, точне виконання фінансових, банківських та інших операцій, вчасне відображення виробничих операцій, запобігання фінансовим порушенням і зловживанням, можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб, право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах.

Основна риса фінансово-розрахункової документації - її сувора стандартизація.

Оформлення відкриття рахунків у банку

Для зберігання коштів підприємство, організація має право відкрити лише один розрахунковий рахунок (в установах Держбанку або в комерційних банках), з якого здійснюються розрахункові операції, пов'язані з поточною господарською діяльністю.

Операції з розрахункового (поточного) рахунка виконуються установами банку за документами спеціально затвердженої форми, які виписують працівники фінансового відділу або бухгалтерії підприємства. Для оформлення відкриття розрахункових, поточних і бюджетних рахунків надаються такі документи: заява про відкриття рахунків, копія про створення підприємства, копія затвердженого статуту (положення), картка із зразками підписів і печаткою.

Заява про відкриття рахунка має таку форму:

•                  1) назва документа;
•                  2) назва банку;
•                  3) назва підприємства, організації (повна і точна);
•                  4) текст;
•                  5) підписи керівника (посада), головного бухгалтера;
•                  6) дата;
•                  7) гриф "Дозволяю";
•                  8) підпис управителя;
•                  9) гриф "Документи на оформлення відкриття рахунка і здійснення операцій за рахунком ПЕРЕВІРИВ";
•                  10) підпис головного бухгалтера;
•                  11) зазначення номера банківського рахунка, номера особового рахунка.

Зразок заяви про відкриття рахунка наведено на с. 129.

Заява-зобов'язання

Під час виробничо-господарської діяльності у підприємств, організацій і об'єднань виникає потреба в додаткових оборотних коштах. Вона задовольняється за рахунок банківських

Зразок

Заява на відкриття рахунка в банку

•                  (назва банку) Коди
•                  (назва підприємства, організації

установи - повна і точна)

Просимо відкрити_

(розрахунковий, поточний,

бюджетний тощо рахунки) рахунок на підставі банківських інструкцій, з якими ми ознайомлені і які мають обов'язкову для нас силу.

Керівник (посада) (підпис) Розшифрування підпису

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

"_"_20_року

Відкрити_____

(розрахунковий, поточний, _рахунок

бюджетний та інші рахунки)

Дозволяю

Управитель _

(підпис)

" _20_року

Документи на оформлення відкриття рахунка та здійснення операцій за рахунком перевірив

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

Рахунок відкрито

№ банківського рахунка № особового рахунка

кредитів. Підприємства і організації широко користуються позиками банку для оплати вартості товарів, відвантажених на адресу споживачів, на сезонні витрати, за надані послуги і т. ін. Надані банком короткотермінові позики враховуються на позикових рахунках.

Кредитування за спеціальними позиковими рахунками оформляється заявою-зобов'язанням, яка є різновидом термінового зобов'язання.

Зразок

Назва установи банку

Назва підприємства

ЗАЯВА-ЗОБОВ'ЯЗАННЯ

Просимо надати кредит з позикового рахунка під розрахункові документи в дорозі на відвантажені товари і послуги, надані нами іногороднім покупцям, а також на оплату чеків за послуги транспорту і підприємства зв'язку.

Для забезпечення заборгованості за позиками просимо приймати платіжні вимоги, що надаються на інкасо, реєстри рахунків для дрібних відвантажень, реєстри платіжних вимог за внутрішньоміськими рахунками і розрахунками, що проходять через Бюро взаємних розрахунків, а також довідки з розрахунків у порядку планових платежів.

Надаємо право банкові кожного окремого разу без особливого нашого розпорядження перераховувати на наш розрахунковий рахунок суми кредиту в разі перевищення забезпечення над заборгованістю за позиковим рахунком, а також списувати кошти з нашого розрахункового рахунка в разі перевищення боргу за позиковим розрахунком під розрахункові документи в дорозі понад суму наданого забезпечення.

З інструкцією про безготівкові розрахунки і кредитування операцій, пов'язаних з рахунками, ознайомлені і зобов'язуємося її виконувати.

Директор Печатка

Головний бухгалтер 06.05.98

СІ. Грищук Л.В. Калита

Обов'язковою умовою здійснення фінансово-розрахункових операцій є документування їх. Система фінансово-розрахункової документації покликана забезпечити повну збереженість грошових, а також інших ресурсів, точне виконання фінансових, банківських та інших операцій, вчасне відображення виробничих операцій, запобігання фінансовим порушенням і зловживанням, можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб, право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах.

Заява-зобов’язання – це документ, в якому підприємство, організація, об’єднання чи окрема особа звертаються у банк з проханням надати позику для оплати вартості товарів, на сезонні витрати, за надані послуги і т .ін.

Реквізитами її виступають: 1) адресат; 2) адресант (табельний номер, місячний заробіток, адреса, серія і номер паспорта (для приватної заяви); 3) назва виду документа; 4) текст; 5) дата; 6) підпис позичальника; 7) резолюція (зміст, протокол, що фіксує рішення);

8) підписи (керівника і секретаря установи); 9) печатка (при потребі).

Про заяву-зобов’язання див.:

Ділова українська мова / За ред. О.Д.Горбула. – К, 2002. – С. 128, 130.

Зубенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери... – К., 2002. – С. 140-141.

Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. – К.,

2002. – С. 165.

Зразок заяви

Директорові акціонерного

комерційного банку “Альянс”

Миронової Олени Василівни

Табельний номер 487

Місячний заробіток 540

Домашня адреса 76000

Івано-Франківськ, вул. Стуса, 95

Паспорт серії СС № 123456

Заява-зобов’язання

Прошу надати мені позику в розмірі 5000 гривень з виплатою протягом одного року. Зобов’язуюся суму позики і процентні надбавки сплачувати з кожної зарплати через бухгалтерію за місцем роботи.

У разі несплати боргу у визначений термін бухгалтерія має право стягнути з мене всю прострочену суму й пеню за один день зарплати.

На випадок зміни місця роботи чи домашньої адреси зобов’язуюсь повідомити правління банку.

Позови, пов’язані з простроченням виплати позики, вирішуються за місцем проживання позичальника.

10.04.03 (підпис позичальника)

Рішення правління акціонерного комерційного банку “Альянс” надати Мироновій Олені Василівні позику в розмірі 5000 гривень на один рік з погашенням у кожну зарплату по 500 гривень і процентних надбавок через бухгалтерію прийнято.

Протокол № 12 від 11 квітня 2003 року.

Директор (підпис) У.Д.Никифорук

Секретар (підпис) П.В.Тимощук

(печатка)

Питання для закріплення:

1. Що таке обліково-фінансові документи?
2. Назвати реквізити заяви-зобов’язання
3. Як класифікують обліково-фінансові документи?
4. Вимоги до оформлення обліково-фінансових документів.
5. Заповнення заяви на відкриття рахунку.

З ваших відповідей видно, що ви гарно засвоїли тему сьогоднішнього уроку.

Практично відпрацьовувати тему ми будемо за такими картками-завданнями (пояснюю зміст роботи).

А так як ми знаходимось в лабораторії № 1 потрібно знати і виконувати правила БП. Давайте їх пригадаємо.

3. Поточний інструктаж – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;
• Робити цільові обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Відповідь на виникаючі запитання;
• Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. Заключний інструктаж – 20 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів;
• Виставити та повідомити оцінки;
• Видати домашнє завдання;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

Компетенція ДЛВ 1.4. «Складання та оформлення обліково-фінансових документів»

МЕТА ЗАНЯТТЯ:

Виховна:активізувати пізнавальний інтерес учнів, виховувати почуття відповідальності за виконану роботу.

Розвиваюча: сприяти розвитку дослідницьких, комунікативних та творчих навичок,

ТИП УРОКУ: Засвоєння знань, навичок та вмінь.

ФОРМА УРОКУ: Урок виробничого навчання.

ХІД УРОКУ

1 Організаційна частина - 5 хв.

- Привітання;

- Перевірка наявності учнів та готовності їх до уроку;

- Призначення чергових.

2. Вступний інструктаж - 45 хв.

1. Тема сьогоднішнього уроку:Правила складання та оформлення обліково-фінансових документів: доручення, накладної, відмови від акцепту, гарантійний лист, посвідчення про відрядження, відомість, квитанція, розписка

2. Мета уроку: Ознайомитись з вимогами складання та оформлення обліково-фінансових документів: доручення, накладної, відмови від акцепту, гарантійний лист, посвідчення про відрядження, відомість, квитанція, розписка.

3. Опитування теми минулого уроку:

4. Викладнового матеріалу:

 

Особисті офіційні документи

Доручення — це документ, за яким приватна чи посадоваособа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені за­фіксовані в дорученні дії.

Доручення можуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні доручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень виготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати захист від фальсифікації (водяні знакитощо), такі бланки підлягають суворій звітності.

Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом  керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу.

Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути:

- разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей;

- спеціальні — передається право здійснювати в ме­жах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо);

- генеральні — на виконання розширених повнова­жень (управління й володіння рухомим і нерухо­мим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо).

Доручення складається з таких реквізитів:

1.Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис довірителя.

5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка за­свідчила доручення, печатка). Засвідчення здійс­нюється за місцем роботи чи проживання довіри­теля або в нотаріальній конторі.

Текст особистого доручення містить, як правило, такі дані:

1. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю).

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу.

3. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова­ження.

4. Термін дії доручення.

Текст генерального (спеціального) доручення складаєть­ся з таких частин:

1. Місце, число, місяць, рік укладання документа (лі­терами й без скорочень).

2. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). Якщо довірителем виступає установа, то вказується посада, прізвище, ім’я, по батькові, назва установи, закладу довірителя або назва установи-довірителя.

3. Домашня адреса довірителя (адреса установи).

4. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю), дані докумен­та, що посвідчує особу, якій видається доручення.

5. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова­ження.

6. Термін дії доручення (словами).

Крім засвідчення (дата засвідчення вказується ліво­руч літерами) за необхідності вказується:

1. Запис про стягнення державного мита чи гербового збору.

2. Номер, під яким зареєстровано генеральне дору­чення.

ДОРУЧЕННЯ

Я, Гостищев Віктор Феліксович, слюсар-інструментальник цеху № 6, дійсно доручаю Шевчукові Юрію Дмитровичу от­римати в касі Харківського заводу транспортного обладнання належну мені заробітну плату за березень 2009 р. за його паспортом, серії МК № 634535, виданим Червонозаводським РУ МУ МВС України в м.Харкові 23 червня 1998 р.

04.03.2009                                                 (підпис)                              В.Ф.Гостищев

Підпис Гостищева В.Ф. засвідчую.

Начальник відділу кадрів (підпис)                                                  Л.Д.Панова

(печатка)

06.03.2009 р.

ДОРУЧЕННЯ

на представництво інтересів

Видане Шевцовій Людмилі Дмитрівні, юрисконсульту фір­ми «Право» (м. Донецьк, пр. Перемоги, 12) у тому, що їй доручається представництво інтересів ЗАО «Інтербуд» в усіх державних, кооперативних і громадських установах з усіх пи­тань, пов’язаних із перевезеннями товарно-матеріальних цін­ностей ЗАО «Інтербуд» по території України та за її межами.

Для виконання представницьких функцій їй надаються такі права:

— отримувати документи, подавати заяви, вести справи в усіх судових, арбітражних й адміністративних уста­новах з усіма правами, що надані законом позивачеві, відповідачеві й третім особам;

— укладати всі дозволені законом угоди, одержувати належне довірителю майно, розписуватися й здійсню­вати всі інші законні дії, пов’язані з виконанням цього доручення.

Повноваження, надані цим дорученням, не можуть бути передані іншим особам.

Термін дії доручення: з 12 березня 2009 р. по 12 березня 2011 р.

Доручення зареєстроване за № 249/2  12 березня 2009 р.

Генеральний директор

ЗАО «Інтербуд»                                       (підпис)                                     І.В.Соловйов

(печатка)

Головний бухгалтер                           (підпис)                                      К.А.Ар’єва

Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, доку­ментів тощо від установи чи приватної особи.

Розписки можуть бути приватними й службовими та повинні містити такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис.

5. Засвідчення (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вка­зується назва документа, що підтверджує особу отриму­вача, та його вихідні дані).

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва доку­мента, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).

Конкретні дані (найменування, кількість, стан, тер­мін тощо) матеріальних цінностей, що передаються. Кількість, вартість вказуються цифрами й словами.

Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необ­хідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.

У тексті службової розписки вказуються посади осіб, повні назви установ, які вони представляють, на підставі якого розпорядчого документа передано й отримано ма­теріальні чи грошові цінності.

При необхідності в розписці вказуються прізвища свідків передачі цінностей з їх підписами.

Розписка

Я, Проценко Броніслав Юрійович, доцент кафедри іс­торії середніх віків історичного факультету Київського на­ціонального університету, отримав від завідувача складом ПП «Орбіта» Бережного Петра Федоровича в тимчасове користування для членів археологічної експедиції:

металошукач ММ-234, інв. № 12 (один);

6 (шість) рюкзаків;

2 (два) намети, інв. № 4, №7.

Увесь зазначений інвентар раніше був у вжитку. Вище­названий інвентар зобов’язуюсь повернути до 20 серпня 2009 р. у належному стані.

Підстава: договір між Київським національним універси­тетом і ПП «Орбіта» від 23.12.2006 р.

16.07.2009                                                    (підпис)                                  Б. Ю. Проценко

Розписка

Я, Медведєва Тамара Олексіївна, отримала від Юзв’яка Івана Зиновійовича гроші в сумі 250 (двісті п’ятдесят) гри­вень. Зобов’язуюсь повернути всю суму одноразово до 1 грудня 2009 р.

Домашня адреса: м.Полтава, вул. Лісна, 31, кв. 8.

Пас­порт  серія МА № 630085, виданий Карлівським РУ МУ МВД України в Полтавській області 24 листопада 1998 р.

23 квітня 2009 р.                                      (підпис)                                     Т.О.Медвєдєва

 

Видаткова накладна: деталі заповнення

Видаткова накладна використовується для обліку руху матеріальних цінностей усередині підприємства та їх відпуску господарствам свого підприємства, розташованим за межами його території, а також стороннім організаціям. Тож важко знайти підприємство, на якому б не складали цей документ.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій (ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV, далі — Закон про бухоблік).

Форму видаткової накладної не затверджено. Однак є Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № М-11), затверджена наказом Мінстату від 21.06.1996 р. № 193 (далі — наказ № 193). Зазвичай саме цей документ беруть за зразок для розроблення видаткової накладної. Але під час розроблення власної форми видаткової накладної не можна ігнорувати вимоги ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Тобто первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату та місце складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Накладна-вимога виписується у двох примірниках і підписується головним бухгалтером або вповноваженою на те особою.

Як потрібно зазначати ціну у видатковій накладній: «ціна товару з ПДВ», «сума з ПДВ», «у т.ч. ПДВ» чи обов’язково «ціна без ПДВ», «сума без ПДВ», «окрім того, ПДВ» та «сума разом із ПДВ»?Безпосередньо у формі № М-11 для відображення вартості товарів зазначено два поля «ціна» та «сума». Згідно із ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік первинний документ має містити «зміст та обсяг господарськоїоперації, одиницю виміру господарської операції». Таким чином, вважаємо, що у видатковій накладній можуть бути поля «ціна товару з ПДВ», «сума з ПДВ» і «у т.ч. ПДВ» або ж «ціна без ПДВ», «сума без ПДВ», «окрім того, ПДВ» та «сума разом із ПДВ».

Примітка. Окремо ПДВ має обов’язково міститися в податковій накладній. Адже показувати суму вхідного ПДВ у бухгалтерському та податковому обліку можна лише на підставі податкової накладної (п.п. 198.6, 201.10 ПКУ). Тож оскільки у формі № М-11 міститься лише «ціна» та «сума», а Закон про бухоблік узагалі не уточнює, як саме зазначати такий показник, на наш погляд, що не існує вимог, які б обмежували єдиним варіантом відображення вартісних показників. Тому у видатковій накладній можна передбачити зазначення ціни товару як із ПДВ, так і без. Однак на практиці інформацію про наявність податку на додану вартість у ціні товару зазначають, щоб уникнути зайвих претензій від контролерів. Адже базою обкладення ПДВ переважно є договірна вартість товару. І якщо в первинному документі не уточнити, що ціна вже містить ПДВ, контролери можуть намагатися довести, що заявлена в первинному документі сума є базою оподаткування.

Яку адресу зазначати у видатковій накладній у полі «реквізити одержувача»: юридичну чи фактичну?Первинний документ обов’язково має містити місце його складання (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік), а от вимоги зазначення конкретної адреси одержувача цей Закон не висуває. Тому якщо в первинному документі чітко не зазначено, яку адресу слід указати, а в Законі про бухоблік ідеться про місце складання первинного документа, на нашу думку, у видатковій накладній можна зазначати або дві адреси (місце знаходження підприємства та його юридичну адресу), або лише фактичну адресу підприємства.

Чи можна у видатковій накладній у полі «одиниця виміру» зазначати вагу в тоннах, а через дріб — у штуках?Одиниця виміру господарської операції є обов’язковим реквізитом первинного документа (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). В абз. 1 п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі — Положення № 88), лише уточнили, що одиниця виміру господарської операції може бути виражена в натуральному та/або вартісному виразі. Водночас в абз. 2 п. 2.4 Положення № 88 сказано: «Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити». Тобто постачальник цілком може вказувати кількість товару в різних одиницях виміру. Форма № М-11 містить поле «Одиниця виміру», яке складається із двох комірок — «код» та «найменування». При цьому в п. 1.4 методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів, затверджених Наказом Мінфіну України від 10.01.2007 р. № 2 (далі — Методрекомендації № 2), мовиться, що з метою організації бухгалтерського обліку запасів розпорядчим документом, затвердженим (схваленим) власником (уповноваженим органом), додатково може бути визначена одиниця натурального виміру запасів для кожної одиниці бухгалтерського обліку. Таким чином, на законодавчому рівні немає прямої заборони вказувати одиницю виміру через дріб. Відсутні й рекомендації, як це робити, і за якою одиницею оприбуткувати. Зважаючи на п. 1.4 Методрекомендацій № 2, підприємство самостійно вирішує, яку одиницю виміру застосовуватиме під час оприбуткування запасів. Тобто може застосовувати подвійну, може вибрати одну із наведених, або взагалі використовувати третю (скажімо, не в тоннах або шт., а в кг або літрах).

Зверніть увагу! Одиниця виміру в первинних документах повинна збігатися з одиницею виміру в договорі. Інакше можливі запитання від контролерів.

Відмова від акцепту

Акцепт - згода платника на оплату грошових і товарних документів. Така форма застосовується в розрахунках за товари, послуги і виконані роботи. При акцептній формі розрахунків оплата установою банку платіжних документів постачальника може виконуватися лише за згодою (за акцептом) платника.

Покупець має право відмовитися від акцепту платіжної вимоги повністю або частково, про що має обов'язково повідомити банк і постачальника із зазначенням причин відмови.

Платник має право відмовитися від акцепту-вимоги повністю у разі:

•         - подання платіжних вимог за незаконні або ж не передбачені договором товари і послуги;
•         - відвантаження товару на неправильну адресу і переадресування товару постачальником у дорозі;
•         - дострокового постачання товару без згоди покупця (замовника);
•         - документально установленої до закінчення терміну для акцепту неякісності, некомплектності всього товару;
•         - не затвердженої або не погодженої в установленому порядку ціни на оплату товарів і послуг;
•         - подання постачальником безтоварних рахунків (на продукцію, фактично не відвантажену, і на послуги, ще не надані).

Платник має право відмовитися від акцепту-вимоги частково у разі:

•         - перевищення у платіжних документах встановлених цін на товари, послуги, тару і т. ін.;
•         - відвантаження товару в кількості, що перевищує замовлену, або відвантаження поряд із замовленими незамовлених товарів;
•         - арифметичних помилок у платіжних документах;
•         - документально встановлених до закінчення терміну її акцепту неякісності, некомплектності або невідповідності вимогам стандартів, технічним умовам частини товарів, а також у разі зниженої сортності товарів порівняно із сортністю, зазначеною в рахунку;
•         - відсутності затвердженої і погодженої в установленому порядку ціни на частину товарів і послуг.

Наведений перелік повної або часткової відмови від акцепту не є вичерпним. Платник також має право відмовитися від акцепту повністю або частково і тоді, коли це передбачено діючим законодавством, особливими умовами постачання або договором.

Листи про відмову від акцепту містять такі реквізити:

•         1) назву банку, який обслуговує покупця (платника);
•         2) назву банку, який обслуговує постачальника (якщо покупець і постачальник обслуговуються однією установою банку, то перші два реквізити об'єднуються);
•         3) назву постачальника (місцевого або іногороднього);
•         4) текст листа;
•         5) підпис від імені банку, який обслуговує покупця;
•         6) дату відправлення листа, індекс та інші реквізити, відображені у бланку;
•         7) підписи осіб, які мають право першого І другого

підписів,

Зразок

Кам'янець-Подільський приладобудівний завод відділення Промбудбанку

205014 Волоконському

Кам'янець-Подільський відділенню Промбудбанку

Хмельницької обл. Волоконському

Вул. Перемоги, 23 електромеханічному

16.06.98 № 341 заводові

Про повну відмову від акцепту

Платіжну вимогу № 48 на суму 575 гр. 46 коп. терміном до 17 червня 1998 р. акцептувати відмовляємося.

Мотиви відмови від акцепту: документально встановлена поставка неякісної продукції.

Директор заводу (підпис) СІ. Гаврилюк

Головний бухгалтер (підпис) Л.В. Калинко

(За місцевим розрахунком)

Телеграми складаються не від імені платника, а від установи байку, що його обслуговує, у чотирьох примірниках, три з яких скеровуються до банку покупця. При цьому другий примірник підписується особами, котрі мають право першого і другого підписів, і скріплюється печатками. Четвертий примірник залишається в організації. Якщо відмова від акцепту приймається банком від покупця (платника), то другий за своїм підписом надсилає перший примірник телеграми до відділення зв'язку для відправлення до банку постачальника телеграфом.

 

Гарантійний лист

Гарантійний лист – це особливий діловий некомерційний лист, який містить в собі гарантію, іншими словами підтвердження виконання яких-небудь дій, оплати або дотримання певних умов: термінів і факту оплати за виконані роботи, поставлену продукцію, надані послуги, гарантію якості та інше. Гарантійний лист є способом забезпечення виконання зобов’язання стороною угоди.

Гарантійний лист потрібно оформити на фірмовому бланку та завірити “мокрою” печаткою.

Бланк гарантійного листа повинен містити такі реквізити:

•         номер і дата вихідного документа;
•         кому направлено гарантійного листа (адресат) – назва організації та ПІБ посадової особи, якій воно адресоване. Зазвичай гарантійний лист складається на ім’я керівника компанії;
•         найменування документа – заголовок «Гарантійний лист» писати необов’язково, можна просто вказати тему листа;
•         текст листа – тут вказують, які зобов’язання, в якому обсязі і в які терміни організація зобов’язується виконати. Текст гарантійного листа може містити такі формулювання:
  – Гарантуємо …
•         Цим листом гарантуємо …
•         Компанія “Х” гарантує …
•         Своєчасну і повну оплату гарантуємо …
•         Справжнім гарантуємо …

Також в тексті листа адресант вказує свої банківські реквізити, може розмістити посилання на договір, прописати розмір штрафу при порушенні зобов’язань;

•         підпис – посада, підпис і розшифровка підпису (ініціали та прізвище) укладача гарантійного листа.

Приклад

Україна
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ ХХХХХХХХХ-СЬКОЇ СІЛЬСЬКОЇ РАДИ
ХХХХХХХХХХ-кого району, ХХХХХХХХХХХХ-кої області
вулиця ХХХХХХХХХ 7, село ХХХХХХХ, ХХХХХХ-кий район, ХХХХХХХХХ-ка область, індекс,

e-mail: ХХХХХХХХ@meta.ua, тел. Х-ХХ-ХХ, Х-ХХ-ХХ, факс Х-ХХ-ХХ

 

« 10 » січня 2017 року № 62                                                                  Мережа сайтів сільських рад

 

ХХХХХХХ-ська сільська рада ХХХХХХХХ-кого району ХХХХХХХХХ-ької області просить надіслати нам оригінал договору для подальшої роботи щодо створення сайту ХХХХХХХ- сільської ради. Оплату згідно з договором №ХХХ від _ ___ 2017 р. гарантуємо після підписання акту виконаних робіт.

 

Додаток 1: реквізити ХХХХХХХХХ-ської сільської ради

 

 

Сільський голова _______________

Головний бухгалтер _____________

 

 

Документальне оформлення відрядження

 

Одним із важливих завдань при направленні у відрядження працівників є правильне документальне оформлення. Адже бувають випадки, коли з певних причин відрядження скасовують, відтерміновують або змінюють їх тривалість. Про оформлення зазначених обставин читайте у цій статті.

Загальний «пакет» документів

Для кожного підприємства головним орієнтиром має стати Положення про службові відрядження, яке визначає базиси поїздки, зокрема питання щодо документування відряджень.

Розглянемо перелік документів, які складають для документування службової поїздки:

•                   наказ (розпорядження) про відрядження — обов’язковий документ відповідно до пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу. У ньому зазначають:

           ПІБ і посаду відрядженого працівника;

           пункт призначення (місто, область);

           мету відрядження;

           назву підприємства, на яке відряджається працівник;

           строк відрядження;

           розмір добових;

           інші умови відрядження залежно від конкретної ситуації (зразок 1). 

•                   кошторис витрат на відрядження (довідка-розрахунок) — обов’язковий винятково для бюджетників (п. 6 розділу І та п. 1 розділу ІІІ Інструкції № 59). Проте не буде зай­вим і для госпрозрахункових підприємств. У ньому мають фігурувати суми витрат, які передбачено для конкретного відрядження (зразок 2).

•                   завдання на відрядження — необов’язковий документ, адже мету відрядження зазначають у наказі на відрядження. Відповідно якщо є необхідність деталізації завдання, то радимо окремо скласти завдання на відрядження (зразок 3).

Здебільшого складання такого документа покладають на керівника структурного підрозділу. Хоча цілком можливо, що його складанням займається безпосередньо директор, який і має його затвердити.

•                   звіт про виконану роботу у відрядженні —необов’язковий документ, але його наявність допоможе підсумувати виконану роботу у відрядженні. Він складається у довільній формі з розкриттям обсягу виконаної роботи у відрядженні (зразок 4).

•                   посвідчення про відрядження — необов’язкова форма. Проте на практиці багато підприємств її продовжують використовувати (як у разі поїздки працівників до кількох міст, так і до одного). Необхідність оформлення посвідчення про відрядження фіксують у Положенні про службові відрядження. Нагадаємо, що форму посвідчення про відрядження було затверджено наказом № 260, проте згідно з наказом № 738 вона втратила чинність;
•                   журнал реєстрації відряджень — необов’язковий документ. Такий журнал надасть зведену інформацію про відрядження на підприємстві (хто, коли та куди їздив). Одне з головних завдань такого журналу — контроль за відрядженнями працівників підприємства (зразок 5).

•                   Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) — обов’язковий документ відповідно до пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу.

На практиці такий документ частіше називають авансовим звітом. Його форму затверджено наказом № 841.

Звіт складає відряджений працівник, в якому заповнює всі графи, крім:

•                   «Звіт перевірено»;
•                   «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
•                   кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;
•                   розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

Ці графи заповнюються особою, яка надала такі кошти (зазвичай бухгалтером).

Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).

Зауважимо, якщо аванс на відрядження видавався в безготівковій формі на корпоративну картку підприємства, то у графі «Одержано» працівник зазначає тільки суму, використану шляхом зняття готівки через банкомат або в безготівковій формі. Водночас якщо перерахування коштів на відрядження здійснювалося на власний рахунок працівника для використання за допомогою особистих електронних платіжних засобів, то у графі «Одержано» працівник має відобразити всю перераховану на його рахунок суму.

Згідно з п. 20 Положення № 148 відряджені особи, які отримували готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративної або особистої картки, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Такі особи подають до бухгалтерії підприємства Звіт разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо)разом з невитраченим залишком готівки.

У разі неподання до Звіту документів, які підтверджують одержання готівкових коштів з поточного рахунку, посадова особа підприємства (бухгалтер) зобов’язана вжити відповідних заходів щодо підтвердження факту одержання готівкових коштів з поточного рахунку.

Розглянемо приклад заповнення Звіту (зразок 6).

Приклад

Згідно з наказом № 21/в від 26.03.2018 р. Соломко В. Т. відбув у відрядження на 2 дні (28, 29 березня). Перед поїздкою він отримав на особисту платіжну картку 1 550 грн. 2 квітня Соломко В. Т. подав до бухгалтерії Звіт разом із підтвердними документами, де вказав витрати на загальну суму 1 800 грн (у тому числі ПДВ — 214,00 грн). Сума перевитрат узгоджувалася з керівником підприємства і становить 250 грн, яка після затвердження Звіту керівником перерахована на особисту платіжну картку працівника.

Зауважимо, що у випадку якщо співробітник прибув із закордонного відрядження, Звіт складається у валюті держави, до якої відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті.

Продовження відрядження

З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з незалежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі (наприклад, хвороба, відсутність квитків, необхідність продовження зустрічі тощо).

Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства (зразки 7, 8).

 

Після видання наказу про продовження відрядження добові та документально підтверджені витрати (наприклад, на проживання, на проїзд тощо) відшкодовуються працівнику на загальних підставах.

У разі продовження відрядження його загальна тривалість не повинна перевищувати максимальних строків відряджання, установлених Положенням про службові відрядження. Виключення — тимчасова непрацездатність. У такому разі дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включаються.

Скасування відрядження

Іноді виникають ситуації, коли з об’єктивних причин відрядження потрібно скасувати або перенести його на іншу дату. Серед найпоширеніших приводів для скасування відрядження: хвороба працівника, сімейні обставини, що не дають можливості направитися у відрядження, перенесення або відміна зустрічі тощо.

Оптимальним варіантом для небюджетних підприємств є врегулювання цього моменту у Положенні про службові відрядження працівників підприємства. Наприклад, можна зафіксувати у ньому таку норму: якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Якщо для відрядження вже було оформлено пакет документів (наказ, службове завдання тощо), видавався аванс та купувалися квитки для поїздки, то для скасування запланованої події:

•                   на ім’я керівника підприємства готується службова (доповідна) записка, в якій фіксуються причини скасування відрядження. Її підготувати може як сам працівник, який направився у відрядження, так і керівник відповідного структурного підрозділу (зразок 9).

•                   оформлюється наказ (розпорядження) про скасування відрядження. В ньому зазначається: посада, прізвище та ініціали працівника, причини скасування та строк, протягом якого він поверне отриманий аванс на відрядження. З його текстом обов’язково ознайомлюють працівника, який направлявся у відрядження (зразок 10).

•                   до журналу реєстрації наказів про відрядження вноситься запис про анулювання поїздки працівника (якщо такий журнал ведеться на підприємстві).

Зауважимо, що Податковим кодексом не встановлено строків здавання готівки в разі скасування відрядження. У цьому питанні бюджетні підприємства мають дотримуватися строків повернення авансу, установлених Інструкцією № 59 (розділ ІІ п. 11 та розділ ІІІ п. 18), а госпрозрахункові підприємства — Положенням про службові відрядження працівників. Якщо строки повернення порушено, то така сума включається до оподатковуваного доходу працівника та є об’єктом оподаткування ПДФО і військовим збором на загальних підставах. У разі скасування закордонного відрядження працівник має повернути невитрачені кошти у валюті видачі авансу.

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

Податковий кодекс — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VІ. Наказ № 260 — наказ ДПА України від 28.07.97 р. № 260 «Про затвердження форми посвідчення про відрядження». Наказ № 738 — наказ Мінфіну України від 21.06.2011 р. № 738 «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 № 260». Наказ № 841 — наказ Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841 «Про затвердження форми звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та порядку його складання». Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59. Положення № 148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Нацбанку України від 29.12.2017 р. № 148 

 

Затверджено
наказом ДПАУ
від 28.07.1997 р. №260

Зареєстровано
в Мін’юсті 14.08.1997 р. за №311/2115

 

Посвідчення про відрядження

 

 

Штамп підприємства,
установи, організації

 

Видано
(прізвище, ім'я, по батькові)
(посада, місце роботи)
відрядженому до
(пункти призначень)
(найменування підприємства, установи, організації)

 

Термін відрядження    «			»  днів
					(мета відрядження)
Підстава: Наказ від   «			»				20		р.      №
Дійсне по пред'явленні паспорта серії								№
Керівник
М. П.

 

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

 

Затверджено
наказом ДПАУ
від 28.07.1997 р. №260

Зареєстровано
в Мін’юсті 14.08.1997 р. за №311/2115

Посвідчення про відрядження

 

Штамп підприємства,
установи, організації

 

Видано
(прізвище, ім'я, по батькові)
(посада, місце роботи)
відрядженому до
(пункти призначень)
(найменування підприємства, установи, організації)

 

Термін відрядження    «			»  днів
					(мета відрядження)
Підстава: Наказ від   «			»				20		р.      №
Дійсне по пред'явленні паспорта серії								№
Керівник
М. П.

Зворотна сторона посвідчення про відрядження

 

 

Відмітки про вибуття у відрядження,
прибуття в пункти призначень, вибуття з них
і прибуття до місця постійної роботи

 

 

Вибув із _______________________________ «___» _____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ______________	Прибув до ______________________________ «___» ____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ________________
Вибув із _______________________________ «___» _____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ______________	Прибув до ______________________________ «___» ____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ________________
Вибув із _______________________________ «___» _____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ______________	Прибув до ______________________________ «___» ____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ________________
Вибув із _______________________________ «___» _____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ______________	Прибув до ______________________________ «___» ____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ________________

 

Примітка: При виїзді в декілька пунктів відмітки про прибуття та вибуття робляться окремо в кожному з них.

 

 

 

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

 

 

Зворотна сторона посвідчення про відрядження

 

Відмітки про вибуття у відрядження,
прибуття в пункти призначень, вибуття з них
і прибуття до місця постійної роботи

 

 

Вибув із _______________________________ «___» _____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ______________	Прибув до ______________________________ «___» ____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ________________
Вибув із _______________________________ «___» _____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ______________	Прибув до ______________________________ «___» ____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ________________
Вибув із _______________________________ «___» _____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ______________	Прибув до ______________________________ «___» ____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ________________
Вибув із _______________________________ «___» _____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ______________	Прибув до ______________________________ «___» ____________ 20__ р.   М. П.          Підпис ________________

 

Примітка: При виїзді в декілька пунктів відмітки про прибуття та вибуття робляться окремо в кожному з них.

 

Відомість — це різновид документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, в банківській системі та ін.

Відомості бувають платіжні, накопичувальні, на виплату пенсій, заробітної плати тощо.

Наводимо деякі зразки відомостей:

 

 

 

 

 

 

Відомість на виплату пенсій працюючим пенсіонерам за рахунок засобів державного соціального страхування

 

КВИТА́НЦІЯ - Офіційна розписка встановленої форми про прийняття грошей, документів, цінностей і т. ін.

 

 

 

Питання для закріплення:

6. Що таке обліково-фінансові документи?
7. Назвати реквізити заяви-зобов’язання
8. Як класифікують обліково-фінансові документи?
9. Вимоги до оформлення обліково-фінансових документів.
10. Заповнення заяви на відкриття рахунку.

З ваших відповідей видно, що ви гарно засвоїли тему сьогоднішнього уроку.

Практично відпрацьовувати тему ми будемо за такими картками-завданнями (пояснюю зміст роботи).

А так як ми знаходимось в лабораторії № 1 потрібно знати і виконувати правила БП. Давайте їх пригадаємо.

3. Поточний інструктаж – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;
• Робити цільові обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Відповідь на виникаючі запитання;
• Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. Заключний інструктаж – 20 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів;
• Виставити та повідомити оцінки;
• Видати домашнє завдання;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

ПЕРЕВІРНА РОБОТА

1 КУРС 2 семестр

УРОК 14: Правила прийому і обробки вхідних документів.

Мета уроку: Ознайомити учнів з документаційним обслуговуванням діяльності на підприємстві, в установі, органіфзації, шляхом первинної обробки вхідних документів. Виховувати в учнів свідому дисципліну та вчити раціональному використанню навчального часу; вказати на необхідність відпрацювання таких особистих якостей, як: організованість, акуратність, дисциплінованість, витримка.

Тип уроку:  урок вивчення нового навчального матеріалу

Форма проведення: урок виробничого навчання.

МТЗ:  зразки оформлення конспекту, стенди,

Місце проведення: Лабораторія № 1 технології комп’ютерної обробки інформації.

ХІД УРОКУ:

2. Організаційний момент – 15 хв.:
   • Привітання; перевірка наявності учнів (за журналом, візуально); призначення чергових; закріплення учнів за робочими місцями.

3. Вступний інструктаж – 200 хв.

1.      Ознайомлення учнів з темою, метою уроку.
2.      Повторення раніше вивченого матеріалу за картками опитування.
3.      Провести підсумок опитування.
4.      Вивчення нової теми за планом:
   1.                ПРИЙМАННЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

На підприємство документи доставляються різни-ми шляхами. Найчастіше доставка здійснюється Укра-їнським державним підприємством поштового зв’язку «Укрпошта», кур’єрськими службами доставки, а та-кож засобами електронного зв’язку.

Поштою та через кур’єрську службу доставляєть-ся письмова кореспонденція, поштові картки, банде-ролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані ви-дання.

Каналами електрозв’язку доставляються телегра-ми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

Як правило, усі документи, що надходять на підприємство, приймаються централізовано в службі діловодства. Якщо не передбачено служби діловодства як окремого структурного підрозділу, вхідні документи повинна прийняти особа, відпо-відальна за діловодство на цьому підприємстві. У невеликих компаніях функції відповідального за діловодство найчастіше покладаються на секретаря або ресепшіоніста. У разі надхо-дження документів у неробочий час вони приймаються черго-вим працівником підприємства.

Треба знати!

Рекомендовану, спеціальну та цінну кореспонденцію приймають під роз-писку в журналі поштаря чи кур’єра або у квитанції з відміткою про дату одержання. При надходженні кореспонденції з позначкою «Терміново» у реєстраційних формах фіксують не лише дату, а й годину та хвилини до-ставки.

Особа, відповідальна за діловодство, має право розкри-вати всі конверти, за винятком тих, що мають напис «Особисто». Про пошкодження конверта робиться відмітка у поштово-му реєстрі.

Конверти слід зберігати і додавати до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конвер-ті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті, а також адресні яр-лики рекомендованих конвертів і пакетів.

Дату, а іноді й час надходження документа на підприєм-ство обов’язково фіксують безпосередньо на вхідному доку-менті таким чином: у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша проставляють відмітку про їх надходжен-ня. Для цього, як правило, застосовують штамп, що може ма-ти розміри 41,6 х 16 мм:

ВАЖЛИВО! Документи, до-ставлені не за адресою, треба переслати за належністю або повернути від-правникові

Крім того, відмітка про надходження документа може про-ставлятися автоматичним нумератором. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.

ВАЖЛИВО! У разі отримання неякісної факсограми відразу слід повідомити відправника

У кореспонденції, яку не можна розкривати, передусім ту, що має напис «Особисто», штамп проставляють безпосеред-ньо на конверті (пакеті).

При виявленні відсутності у конверті вкладень, зазначених у супровідному документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що виключають можливість його ви-конання (зокрема, відсутність підпису посадової особи, відбитку печатки, грифу затвердження чи інших реквізитів, які надають документові юридичної сили), слід направити відправникові пись-мовий запит або зв’язатися з виконавцем документа по телефо-ну. При цьому на супровідному документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови по телефону).

У разі пошкодження конверта або іншого упакування, що призвело до зіпсування вкладень або неможливості прочита-ти текст документа, складається акт про пошкодження у двох примірниках. Один примірник акта направляється відправни-кові, другий — зберігається у особи, відповідальної за діло-водство на підприємстві.

Електронні носії інформації (дискети, диски, флеш-карти тощо) обов’язково передаються на підприємство разом із су-провідним листом. Під час приймання таких документів опра-цьовується лише супровідний лист.

•                документах, надісланих по факсу, так званих факсогра-мах, слід перевірити загальну кількість аркушів та відповідність їх кількості тій, яку зазначено на першому аркуші, а також пе-ревірити, наскільки добре читається текст. Про отримання не-повної факсограми або погану якість тексту необхідно відразу поінформувати відправника.

Оскільки питання щодо юридичної сили факсограм не унормовано зако-нодавством, то факсограму слід розглядати лише як засіб оперативного передання інформації. Слідом за факсограмою адресату має бути направ-лено оригінал документа.

ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Документи, адресовані керівництву підприємства, а також без адресування конкретній посадовій особі або структурно-му підрозділові підлягають попередньому розгляду особою, відповідальною за діловодство, а потім передаються нею на розгляд керівництва або у відповідні структурні підрозділи під-приємства.

Попередній розгляд документів має здійснюватися у день їх отримання або в перший наступний робочий день у разі їх надходження після закінчення робочого дня, у вихідні та свят-кові неробочі дні. Доручення організацій вищого рівня, теле-грами й телефонограми розглядаються негайно.

Першочерговим завданням попереднього розгляду вхід-них документів є виокремлення тих документів, що потребу-ють обов’язкового розгляду керівником підприємства, його заступниками або керівниками структурних підрозділів.

Обов’язковому розгляду керівником підприємства підлягають:

— акти органів державної влади

— доручення вищих посадових осіб;

— запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Мі-ністрів України;

— кореспонденція, що надходить від організації вищого рівня, до сфери управління якої належить підприємство;

— кореспонденція та інші документи, що надходять від державних органів (прокуратури, суду, податкової інспекції тощо);

— рішення органів місцевого самоврядування;

— найважливіші документи, які містять інформацію з осно-вних питань діяльності підприємства і потребують вирішення безпосередньо керівником цього підприємства.

Треба знати!

ВАЖЛИВО!

Без поперед-нього розгляду передаються на виконання лише докумен-ти, адресовані безпосередньо конкретним структурним під-розділам або по-садовим особам цих підрозділів

Працівник підприємства, який попередньо розглядає вхідні документи, зобов’язаний вивільнити керівника підприємства від зайвого потоку до-кументів другорядного характеру. Тому вся вхідна кореспонденція, крім тієї, яка підлягає обов’язковому розгляду керівником підприємства, пере-дається його заступникам або в структурні підрозділи (конкретним вико-навцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.

Під час попереднього розгляду документів особі, відпові-дальній за діловодство, слід керуватися статутом підприєм-ства та положеннями про його структурні підрозділи, розпо-рядчим документом про розподіл обов’язків між керівником підприємства та його заступниками, посадовими інструкція-ми, класифікаторами питань діяльності підприємства, номен-клатурою справ, схемами проходження документів.

На стадії попереднього розгляду документів особа, відпо-відальна за діловодство на підприємстві, повинна також ви-окремити із вхідної кореспонденції ті документи, що не підля-гають реєстрації.

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації особою, відповідальною за діловодство на підприємстві*

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми на-рад, конференцій тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Наукові звіти за темами.
10.            Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11.            Форми статистичної звітності.
12.            Договори.

Правильна організація роботи з документами на підприємствах означає створення умов, для зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.

Усі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії або секретарем.

Як правило, у канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто». У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні конкретні документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресату.

Документи, що надійшли до установи у вигляді службових листів, підлягають попередньому розгляду, який здійснюється керівником канцелярії або секретарем. Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, з кур'єром, у вигляді факсимільного або електронного повідомлення.

Метою попереднього розгляду документів є поділ їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватися в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми, факси розглядаються негайно.

Керівництву установи в першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента, Кабінету Міністрів, органів виконавчої влади, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують вирішення керівництвом. Інші документи передаються у структурні підрозділи й виконавцям.

Документи, що надійшли до установи, проходять такі етапи:

• первинна обробка;

• попередній розгляд;

• реєстрація;

• розгляд документів керівництвом;

• направлення для виконання;

• контроль за виконанням;

• виконання документів;

• підшивка документів до справ.

Попередній розгляд документів здійснюється з метою розподілу їх на такі, що повинні бути зареєстровані, і такі, що не підлягають реєстрації.

3 Поточний інструктаж – 200 хв.

1. Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК.
2. Нагадати про правила БП та дисципліни в лабораторії.
3. Видати завдання учням і дозволити розпочати роботу.
4. Робити цільові обходи робочих місць з метою допомоги учням.
5. Слідкувати за правильним виконанням завдання.
6. Допомагати невстигаючим учням та надавати консультації у разі виникнення помилки.

4 Заключний інструктаж – 10 хв.

1. Підвести підсумки роботи всієї групи.
2. Проаналізувати роботу окремих учнів.
3. Виставити та повідомити оцінки.
4. Видати домашнє завдання.
5. Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

НА ТЕМУ

«ПРАВИЛА ПРИЙОМУ І ОБРОБКИ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ»

Прийом документів. Усі документи, які надходять до підприємства, в тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії (офісі). Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби документування. В канцелярії (офісі) розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис «ОСОБИСТО». Якщо конверт пошкоджено, то про це обов'язково роблять позначку в поштовому реєстрі. Конверти слід зберігати й додавати до документів у тому разі, коли тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, дати підправлення й одержання документа або коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за призначенням. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені тощо), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові.

Попередній розгляд документів Усі документи, що надійшли до підприємства, підлягають обов'язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії (або секретарем чи офіс-менеджером). Мета попереднього розгляду полягає у виявленні тих документів, з якими неодмінно має бути ознайомлене керівництво установи або виконавці відповідно до функціональних обов'язків, у визначенні необхідності реєстрації документів, а також установленні термінів виконання документів, що передаються до структурних підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів здійснюють у день їх одержання або в перший робочий день (якщо вони надійшли в неробочий час чи день).

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядають негайно. Здійснюючи попередній розгляд документів, слід і керуватися положенням про підприємство та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ. Керівництву підприємства першочергово передають закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності підприємства, які потребують вирішення керівництвом. Інші документи передають до структурних підрозділів і виконавцям.

На великих підприємствах для забезпечення ритмічності їхньої роботи канцелярія за погодженням із керівниками підприємства й структурних підрозділів розробляє графік доставляння кореспонденції керівництву й до структурних підрозділів.

Реєстрація документів — це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732—94).

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даному підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надійшли в неробочий час), а вихідні та внутрішні — в день підписання чи затвердження. Якщо зареєстрований документ передається з одного структурного підрозділу до іншого, то його повторно не реєструють.

Обов'язково реєструють документи, які надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до них, важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки й т. п.), а також пропозиції, заяви, скарги громадян.

Місце реєстрації документів, як правило, визначається «Інструкцією з діловодства», до якої має додаватися затверджений керівником підприємства перелік документів, що не підлягають реєстрації службою документування. До цього переліку можуть входити :

1. листи, що надійшли, й копії до відома;
2. телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;
3. графіки, наряди, заявки, рознарядки;
4. зведення та інформація до відома;
5. навчальні плани, програми (копії);
6. рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;

7.                    прейскуранти (копії);

8. норми витрат матеріалів;
9. поздоровні листи й запрошення;

10. друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
11. наукові звіти;
12. щомісячні, щоквартальні, піврічні, річні звіти;
13. форми статистичної звітності тощо.

Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України; накази підприємства з основної діяльності; накази підприємства по особовому складу; рішення колегіальних органів підприємства; заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Форми для реєстрації документів і порядок їх заповнення. Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.

Реєстраційно-контрольні картки (РКК) заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки. Сучасна форма РКК придатна й для оброблення за допомогою ПК.

Бланки РКК виготовляють друкарським способом чи за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6 (105 х 148 мм).

Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. В ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати. У календарній шкалі РКК формату А6 зазначають лише непарні числа місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.

Слід пам'ятати, що реєстраційно-контрольна картка — це документ великої інформаційної ємкості, тому до її заповнення треб ставитися відповідально.

Допускається виготовлення кольорових бланків карток, що полегшує роботу з ними. Кількість примірників РКК визначається числом картотек, які ведуться на даному підприємстві. На підприємствах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, РКК складають у двох примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, до якого картку передають разом із документом). Якщо документ ставиться на контроль, то оформляють три примірники РКК.

Реєстраційно-контрольні картки групують у довідкові картотеки, які створюють окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і викопаних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, корес­пондентами або термінами виконання, а другу — для пошуку викопаних документів.

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано за допомогою ПК. Запис на магнітний носій виконується з реєстраційно-контрольних карток (, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, прямим уведенням з документа таких обов'язкових реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата й індекс надходження — для тих, що надійшли); заголовок до тексту або короткий зміст документа; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання й індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути допов­нений такими відомостями: виконавці; хід виконання документа; додатки тощо. Розташування реквізитів може визначатися самим підприємством. У разі автоматизованої реєстрації документів формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних.

Завдяки автоматизованим банкам реєстраційних даних працівники служби документування мають змогу одержати інформацію про всі документи й місце їх зберігання. Ця інформація виводиться на дисплей або виготовляються машинограми. За часткової автоматизації пошукових операцій має забезпечуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Як правило, пошук інформації здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Користувач має змогу одержати інформацію про документ за всіма або кількома реквізитами реєстрації й про місце знаходження документа па даний час.

Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має низку недоліків: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба вести кілька журналів реєстрації — вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг, звернень громадян і т. ін.; пошук інформації в разі запитів тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього — в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа — в журналі реєстрації наказів. Проте журнальну форму реєстрації документів широко застосовують на підприємствах із невеликим обсягом документообігу.справ.

 

Форма реєстраційно-контрольної картки

(Лицьовий бік)

№_________		Реєстраційно-контрольна картка				С
Кореспондент		Адреса			Відмітка про контроль
					пропозиція, заява, скарга
					колективна
дата надходження кореспонденції	реєстраційний індекс	звідки одержано	дата надіслання	індекс документа	одержано поштою, на особистому прийомі, передано через уповноважену особу тощо
Попередні звернення: від __________№ _________					Індекси
Короткий зміст
1.
2.
3.
Резолюція					Категорія/стан/заявника
Автор резолюції
Строк виконання					Виконано за

(Зворотний бік)

 

Дата передання на виконання	Виконавець	Записи про продовження терміну, попередню відповідь або додаткові питання	Контрольні питання
Перевірено на місці____  _______________ 20___р. працівником______________________ Дата виконання, індекс листа-відповіді Вирішено
Результати розгляду питань			1..
			2.
			3.
Справа № ___Том ___Аркушів ____ Фонд_______________Опис_________________Справа__________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КАРТКА-ЗАВДАННЯ

«ПРАВИЛА ПРИЙОМУ І ОБРОБКИ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ»

Зареєструвати документи

 

 

 

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

УРОК 15: Принципи розподілу та реєстрації вхідної кореспонденції.

Мета уроку:  Ознайомити учнів з принципами розподілу та реєстрації вхідної кореспонденції в установі, організації. Виховувати в учнів свідому дисципліну та вчити раціональному використанню навчального часу; вказати на необхідність відпрацювання таких особистих якостей, як: організованість, акуратність, дисциплінованість, витримка.

Тип уроку:  урок вивчення нового навчального матеріалу

Форма проведення: урок виробничого навчання.

МТЗ:  

Місце проведення: Лабораторія № 1 технології комп’ютерної обробки інформації.

ХІД УРОКУ:

3. Організаційний момент – 15 хв.:

Привітання; перевірка наявності учнів (за журналом, візуально); призначення чергових; закріплення учнів за робочими місцями.

4. Вступний інструктаж – 200 хв.

5.      Ознайомлення учнів з темою, метою уроку.
6.      Повторення раніше вивченого матеріалу за картками опитування.
7.      Провести підсумок опитування.
8.      Вивчення нової теми за планом:

 

Проведення реєстрації документів

Реєстрація документа — це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація проводиться з метою забезпечення обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано в канцелярії або секретарем. Як правило, місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи.

На підприємстві реєстрації підлягають документи, які потребують обліку, виконання й використання з додатковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в установі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані в установі — у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти і кореспонденція Верховної Ради, Президента та Кабінету Міністрів; накази установи з основної діяльності: про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників, про надання відпусток, відрядження; з адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення — реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою^[7]

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрати матеріалів.

10. Поздоровні листи і запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

Пояснення денного завдання, критеріїв оцінювання виконаних робіт.

РЕЄСТРАЦІЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням та довідкова робота за документами.

На підприємстві може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів: журнальна, карткова чи автоматизова-на (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

Основні правила реєстрації вхідних документів

Під час реєстрації вхідних документів слід дотримуватися таких правил:

— реєстрації підлягають усі документи, що потребують об-ліку, виконання та подальшого використання в довідкових ці-лях, незалежно від способу їх створення та надходження на підприємство;

Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8–12, підлягають спеціальному обліку у від-повідних структурних підрозділах підприємства (бухгалтерії, кадровій службі тощо).

Реєстрація вхідного документа — це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його одержання шляхом зазначення на ньому у відповідному встановленому місці дати і реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах (журналі, картотеці, електронній базі даних) певних відомостей про цей документ.

— усі вхідні документи мають реєструватися на підприємстві ли-ше один раз: у день надходження або не пізніше початку наступного робочого дня, якщо документ наді-йшов у неробочий час;

— журнальна форма реєстрації документів допускається на підпри-ємствах у тому разі, якщо обсяг вхідної кореспонденції за рік не пе-ревищує 600 документів;

— під час реєстрації документу надається умовне позначення — реєстраційний індекс, який складається з порядкового номе-

ра в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, ко-респондентами тощо;

— у межах груп документів реєстрація здійснюється за назвами видів документів залежно від їх авторів та змісту. Вра-ховуючи це, слід окремо реєструвати такі видів документів:

– закони України й інші нормативно-правові акти, а та-кож кореспонденцію, що надходить з Верховної Ради Укра-їни, Кабінету Міністрів України та від Президента України;

– накази організації вищого рівня, до сфери управління якої належить підприємство;

– службове листування з іншими підприємствами та ін-шими юридичними особами;

– звернення громадян;

– запити на інформацію;

— реєстрація може здійснюватися централізовано або де-централізовано. При цьому найбільш раціональною все ж таки вважається централізована система реєстрації, коли вхідні документи реєструються в одному місці — службі діловодства (канцелярії, відділі діловодства, загальному відділі, секрета-ріаті керівника підприємства тощо).

Рекомендації щодо заповнення граф журналу реєстрації вхідних документів

•                 Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій поста-новою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 ро-ку № 1242, у додатках наведено форми журналу реєстрації вхідних документів (додаток 11 до Інструкції (п. 170) та

ВАЖЛИВО!

Строк виконання вхідного доку-мента обрахо-вується від дати його надход-ження на під-приємство

Треба знати!

Реєстраційно-контрольної картки (РКК; додаток 13 до Інструк-ції (п. 173). У додатку 11 до зазначеної Інструкції є примітка, що дозволяє у разі потреби приведену форму журналу реє-страції вхідних документів доповнювати додатковими графа-ми. Тому наводимо зразки заповнення зазначених форм, які, на нашу думку, раціональніше застосовувати на практиці.

•                журналі реєстрації вхідних документів має бути перед-бачено достатньо граф, що містять основну вичерпну інфор-мацію про документ (додаток 1).

•                  графі 1 «Дата надходження документа» зазначають дату надходження документа на підприємство. Дату слід за-писувати цифровим способом, наприклад: 07.03.2013. Як пра-вило, від цієї дати обраховується строк виконання документа. Наприклад, якщо документ надійшов 1 березня, а строк його виконання становить 30 календарних днів, то виконати йо-го слід не пізніше 30 березня, якщо інша дата не зазначена у резолюції керівника підприємства.
•                  графі 2 «Вхідний реєстраційний індекс документа» проставляють реєстраційний індекс, який надають докумен-тові на підприємстві. Обов’язковим елементом реєстраційно-го індексу є порядковий номер у межах відповідного журналу реєстрації вхідних документів. За необхідності порядковий номер може доповнюватися індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, у якій після виконання цей документ буде зберігатися, або структурного підрозділу чи посадової особи, до якої на вико-нання буде направлено документ. Складові частини вхідного реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної пра-вобічною похилою рискою, наприклад: 345/01, де 345 — це порядковий номер у межах журналу реєстрації вхідних доку-ментів, 01 — індекс посадової особи (наприклад, генерально-го директора) за внутрішнім цифровим класифікатором посадових осіб на підприємстві; 543/02/01-12, де 543 — це порядковий номер за журналом реєстрації вхідних докумен-тів, 02 — умовний індекс кореспондента, наприклад Міністер-ства соціальної політики України, від якого надійшов документ, 01-12 — індекс справи за номенклатурою справ, до якої після виконання буде вміщено цей документ.

Запис у графі 2 журналу реєстрації вхідних документів має збігатися з рек-візитом «Відмітка про надходження документа до організації», оформ-леним на вхідному документі від руки або за допомогою штампа у право-му куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів

 

Дата вхідних	Вх. реєстр. індекс док.	Кореспондент	Дата й індекс одержаного док.	Заголовок(короткий зміст) документа	Резолюція керівника	Підпис особи, яка отримала док.	Відмітка про виконання документа
04.03.2013 05.03.2013 06.03.2013 07.03.2013 11.03.2013	№ 123 № 124 № 125 № 126 № 127		28.02.2013№ 01-19/237 28.02.2013 № 78 01.03.2013 № 23 04.03.2013 № 1356/04 06.03.2013 № 02-47/115	Про встанов лення - виробничих зв’язк ів Про розрахунок за реалізовану продукцію	Заступникові директора з виробництва дати відповідь до 15.03.2013 Головному бухгалтерові до виконання	Руденко
		ПАТ Завод «Переможець» ТОВ«Райдуга» ПП Нечипоренко ПАТ «Аква-Банк» ПрАТ «Гладіолус»					Лист-відповідь від 15.03.2013№ 234 надіслано до ПАТ«Переможець» Виконано 06.03.2013 і підшито до справи № 04-32 Лист-відповідь від 07.03.2013№ 228 надіслано ПП Нечипоренко Підшито до справи № 04-47 Лист-відповідь від 22.03.2013№ 245 надіслано до ПрАТ «Гладіо лус»-
				Про технічне оформлення - виставки презентації - Про відмову у сплаті рахунку Про співпра цю і взаємо допомогу	Начальникові адміністративно господарського відділу до виконання Головному бухгалтерові до відома Заступникові директора виробництва дати відповідь до 22.03.2013	Захарченко Опанасик Захарченко Руденко

ВАЖЛИВО! Наявність у до-кументі заголо-вка до тексту значно полегшує роботу з цим документом на усіх етапах його проходження

Треба знати!

•                графі 3 «Кореспондент (автор документа)» зазначають кореспондента, від якого надійшов документ, наприклад: Голо-вне управління статистики у м. Києві. Інформацію про корес-пондента, як правило, переносять з бланка, на якому оформле-но документ. Звертаємо увагу на те, що у цій графі слід запису-вати саме назву установи, що є автором документа, а не прізвище виконавця чи керівника, який цей документ підписав.
•                графу 4 «Дата й індекс одержаного документа» пере-носять відомості з реквізитів «Дата документа» і «Реєстрацій-ний індекс документа», оформлених кореспондентом (автором документа). Зрозуміло, що датою документа є день, коли його було відправлено, реєстраційним індексом — індекс, наданий документові за журналом реєстрації вихідної документації уста-нови — автора документа. Інформація цієї графи є дуже важ-ливою, оскільки розшукати, у разі необхідності, цей документ

•                  документопотоці, як правило, можна лише за цими відомос-тями. Коли автор відповідного документа зателефонує на під-приємство, щоб дізнатися про строк і процес його виконання, уточнити прізвища виконавців тощо, перш за все він повинен буде повідомити назву своєї установи, а потім обов’язково — дату і реєстраційний індекс документа, адже упродовж місяця (тижня) від однієї установи може надійти кілька документів з однаковими або схожими заголовками до тексту чи взагалі без заголовків, що значно ускладнює довідкову роботу.
  •                графу 5 «Заголовок (короткий зміст) документа» пе-реносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту докумен-та». Усі розпорядчі документи (зокрема, ті, що надсилаються до підвідомчих підприємств), а також службові листи обов’язково повинні мати заголовки до тексту. Наявність цього реквізиту зна-чно полегшує роботу з документом на всіх етапах його прохо-дження: від реєстрації в установі-адресанті до направлення йо-го до справи після виконання на підприємстві-адресаті.

Якщо в установі-адресанті документа не оформлено заголовок до тексту, то секретар (ресепшіоніст) підприємства-адресата, який здійснює по-передній розгляд і реєстрацію відповідного документа, повинен уважно ознайомитися з його змістом і самостійно сформулювати короткий за-головок.

•         графу 6 «Резолюція керівника» записують резолюцію керівника щодо виконання документа. Інформацію переносять з відповідного напису, зробленого керівником на вхідному документі під час його розгляду.

Резолюція максимально може складатися з таких елементів:

— прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку;

• зміст доручення

— термін виконання;

— особистий підпис керівника;

— дата.

Усі особливості виконання документа мають бути відображені у відповідній  графі журналу реєстрації вхідних документів або РКК

Отже, до відповідної графи слід перенести прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення і термін виконання, наприклад: Лозовській С. В., Красовському В. Ф. підготувати відповідь до 22 березня 2013 року.

графі 7 «Підпис особи, яка отримала документ» пра-цівник, якому доручено виконання документа, проставляє свій особистий підпис і дату в момент одержання цього документа від секретаря (ресепшіоніста).

•                 графі 8 «Відмітка про виконання документа» простав-ляють відмітку про виконання документа й направлення його до справи. Ця відмітка містить відомості про дату виконання документа, особливості виконання, якщо такі мають місце (на-приклад, «Продовження строку виконання»), і номер справи, до якої вміщено виконаний документ.

Треба знати!

Журнал реєстрації вхідних документів можна вести в зошиті формату А4 (210 х 297 мм) або складати його з окремих аркушів-бланків, що дасть змогу заповнювати їх будь-якими засобами запису та поступово повністю сфор-мувати журнал, у т. ч. з одночасним уведенням інформації в комп’ютерну пам’ять і подальшим її роздрукуванням.

Поточний інструктаж – 200 хв.

7. Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК.
8. Нагадати про правила БП та дисципліни в лабораторії.
9. Видати завдання учням і дозволити розпочати роботу.
10.      Робити цільові обходи робочих місць з метою допомоги учням.
11.      Слідкувати за правильним виконанням завдання.
12.      Допомагати невстигаючим учням та надавати консультації у разі виникнення помилки.

4 Заключний інструктаж – 10 хв.

6. Підвести підсумки роботи всієї групи.
7. Проаналізувати роботу окремих учнів.
8. Виставити та повідомити оцінки.
9. Видати домашнє завдання.
10.      Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

 

Інструкційна картка  до теми:

 «ПРИНЦИПИ РОЗПОДІЛУ ТА РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ»

Приймання документів. Усі документи, які надходять до підприємства, в тому числі створення за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії (офісі). Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби документування. В канцелярії (офісі) розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис «ОСОБИСТО».  Якщо конверт пошкоджений, то про це обов’язково роблять позначку в поштовому реєстрі. Конверти слід зберігати й додавати до документів у тому разі, коли тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, дати відправлення й одержання документа або коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за призначенням.

ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ДОКУМЕНТІВ

Усі документи, що надійшли до підприємства, підлягають обов’язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії (або секретарем чи офіс-менеджером). Мета попереднього розгляду полягає у виявленні тих документів, з якими неодмінно має бути ознайомлене керівництво установи або виконавці відповідно до функціональних обов’язків, у визначенні необхідності реєстрації документів, а також установленні термінів виконання документів, що передаються до структурних підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів здійснюють у день їх одержання або в перший робочий день (якщо вони надійшли в неробочий час чи день).

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядають негайно. Здійснюючи попередній розгляд документів, слід керуватися положенням про підприємство та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ. Керівництву підприємства першочергово передають закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності підприємства, які потребують вирішення керівництвом. Інші документи передають до структурних підрозділів і виконавцям.

РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ – це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них. (ДСТУ 2732-94).

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даному підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надійшли в неробочий час), а вихідні та внутрішні – в день підписання чи затвердження.  Якщо зареєстрований документ передається з одного структурного підрозділу до іншого, то його повторно не реєструють.

Обов’язково  реєструють документи, які надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до них, важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки й т.п.), а також пропозиції, заяви, скарги громадян.

Місце реєстрації документів, як правило, визначається «Інструкцією з діловодства», до якої має додаватися затверджений керівником підприємства перелік документів, що не підлягають реєстрації службою  документування. До цього переліку можуть входити:

1. листи, що надійшли, й копії до відома;
2. телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;
3. графіки, наряди, заявки, рознарядки;
4. зведення та інформація до відома;
5. навчальні плани, програми (копії);
6. рекламні повідомлення. плакати, програми нарад, конференції;
7. прейскуранти (копії);
8. норми витрат матеріалів;
9. поздоровні листи й запрошення;
10. друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
11. наукові звіти;
12. щомісячні, щоквартальні, піврічні, річні звіти;
13. форми статичної звітності тощо.

Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Форми для реєстрації документів і порядок їх заповнення

 Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.

Реєстраційно-контрольні картки (РКК) заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки, або за допомогою ПК.

Бланки РКК виготовляють друкарським способом чи за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6 105 х 148 мм.

Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. У календарній шкалі РКК формату А6 зазначають лише непарні числа місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.

У графі «Автор документа або кореспондент» фіксують назву підприємства, з якого надійшов документ (допускається зазначити скорочену назва), або, якщо документ вихідний, - куди його надіслано. Реєструючи заяви, пропозиції, скарги, в цій графі зазначають також прізвище, ім’я й по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.

У графі «Назва виду документа» зазначають реквізит 10 відповідно до назви документа, що реєструються (реєструючи службові листи, цю графу не заповнюють).

У графі «Термін виконання» зазначають дату, до якої документ треба виконати.

 У графі «Дата й індекс документа» зазначають реквізити 11 і 12, надані документу підприємством-автором.

У графі «Дата й індекс надходження» заповнюють лише на вхідні документи (індекс присвоюється підприємством-одержувачем).

У графі «Заголовок документа або короткий зміст» наводять заголовок до тексту документа. Якщо в реєстрованому документі немає заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа й записує стисле формулювання її в цій графі.

У графі «Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець» зазначають повний зміст резолюції, її автора і дату. Якщо  на документі немає резолюції, то реєстратор указує в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, якому направлено документ, і дату направлення (можливе зазначення номера телефону).

У графі «Розписка в одержанні документа» підписуються й зазначає дату одержання та особа, якій даний документ передано для виконання.

У графі «Позначка про виконання» має відображати суть вирішення питання, містити дату й індекс документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмової відповіді на зареєстрований документ не передбачено, то в цій графі конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в документі. Зазначають також індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Контрольні позначки» роблять позначки про контроль з термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин його затримки.

Графи «Фонд №», «Опис №», «Справа №» заповнюють в архіві, куди РКК здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

Слід пам’ятати, що реєстраційно-контрольна картка – це документ великої інформаційної ємкості, тому до її заповнення треба ставитися відповідально.

Кількість примірників РКК визначається числом картотек, які ведуться на даному підприємстві. На підприємствах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, РКК складають у двох примірниках. Якщо документ ставиться на контроль, то оформляють три примірника.

Реєстраційно-контрольні картки групують у довідкові картотеки, які створюють окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека складається з 2 частин: невиконаних і виконаних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання, а другу – для пошуку виконаних документів.

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано за допомогою ПК. Запис на магнітний носій виконується з реєстраційно-контрольних карток, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, прямим уведенням з документа таких обов’язкових реквізитів: назва виду документа; автор;дата документа; індекс документа (дата й індекс надходження – для тих, що надійшли); заголовок до тексту або короткий зміст документа; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання й індекс документа-відповіді).

Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці; хід виконання документа; додатки тощо. Розташування реквізитів може визначитися самим підприємством.

Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має низку недоліків: порушується принцип одноразової реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба вести кілька журналів реєстрації – вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг, звернень громадян і т.д.; пошук інформації в разі запитів тривалий і складний. Проте журнальну форму  реєстрації документів широко застосовують на підприємствах із невеликим обсягом документообігу.

 

Зразок форми реєстрації вхідних документів

 

Дата надходження та індекс документа (вхідний  номер)	Кореспондент, дата й індекс документа, що надійшов	Короткий зміст документа	Резолюція чи кому направлено документ	Позначка про виконання
1	2	3	4	5

Зразок форми журналу реєстрації вихідних та внутрішніх документів

 

Дата й індекс документа	Адресат	Короткий зміст документа	Позначка про виконання
1	2	3	4

Зразок форми журналу реєстрації наказів

 

Дата й індекс документа	Хто підписав	Короткий зміст наказу	Позначка про виконання
1	2	3	4

 

 

Картка-завдання

«ПРИНЦИПИ РОЗПОДІЛУ ТА РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ»

 

Зареєструйте запропонований вхідний документ в журналі реєстрації.

 

Заступникові начальника

Головного управління у

справах захисту прав споживачів

Царуку Ю.В.

 мешканців будинку № 76-6

 вул. Свободи , м. Києві

СКАРГА

Ми, мешканці будинку № 76-6 по вул. Свободи в м. Києві з 19 по ЗО квартири звертаємось до Вас за допомогою.

Приватний підприємець Бережний О.Т. орендує підвал нашого будинку, використовуючи його під склад. Зараз йому цього стало замало і він вирішив побудувати у підвалі «кафе-інтернет». Це при тому, що будинок 1946 р. Забудови, знаходиться в аварійному стані, тріщини по стінах видніються у всіх квартирах та з кожним роком вони збільшують свої розміри.

Розпочаті роботи в підвалі нам ніякої користі не принесуть, а навпаки – погіршать наші умови проживання.

Коли ми звернулись у ЖЕК – 200, нам пояснили, що орендар розпочав ремонт і в підвалі буде склад та офіс. Документів на проведення ремонту в орендаря немає ніяких, за що Головне управління з благоустрою м. Києва висунуло проти нього штрафні санкції.

Це його не зупинило. Ремонт та перепланування підвального приміщення продовжується, що надзвичайно заважає мешканцям будинку. Коли ми, мешканці, підійшли подивитись, що там робиться, то побачили, що підвал перепланувався саме в «кафе-інтернет».

Документів – дозволу санстанції, пожежної частини, а головне – погодження ЖЕК – 200 та мешканців будинку орендар не має.

Так, не маючи нічого, окрім своєї впевненості про непокарання, орендар привласнив прибудинкову територію, де, ми так вважаємо, планує в літній період встановити столики, і це під вікнами, де ми проживаємо.

З усього видно, що в нас з'явився господар будинку, а хто ж тоді адміністрація ЖЕКу?

Ми надзвичайно обурені поведінкою орендаря, тому сподіваємося на Вашу допомогу у вирішенні наших проблем та призупинити його незаконні дії, за що завчасно Вам дуже вдячні.

Підписи мешканців квартир з 19 по 30

 

 

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

до модуля ДЛВ 2. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ НА ПІДПРИЄМСТВІ, В УСТАНОВІ,               ОРГАНІЗАЦІЇ
Компетенції ДЛВ 2.1. Первинна обробка документації

Мета уроку:  Ознайомити учнів з принципом розподілу та реєстрації вихідної та внутрішньої кореспонденції, форми реєстрації документів. Виховувати свідому дисципліну. Розвивати логічне мислення, самоконтроль, увагу, зосередженість.

Тип уроку:   Формування нових знань.

Оснащення уроку:  роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація.

ХІД УРОКУ

9.    ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ МОМЕНТ
   • вітаюся з учнями, відмічаю відсутніх, перевіряю готовність до уроку.
10. МОТИВАЦІЯ УЧБОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ПОВІДОМЛЕННЯ ТЕМИ І МЕТИ УРОКУ

Тема уроку: Оголошую тему уроку.

Мета уроку: Розглянути принципи розподілу та реєстрації вихідної та внутрішньої кореспонденції.

• Для чого здійснюється попередній розгляд документів?
• Що ми називаємо реєстрацією документів?
• Як визначаємо документи для реєстрації?

 

Розглядати тему будемо за таким планом:

План:

5.      Принципи розподілу та реєстрації вихідної кореспонденції.

6.      Принципи розподілу та реєстрації  внутрішньої кореспонденції.

7.      Різні форми реєстрації документів.

 

1. Різні форми реєстрації документів

• При реєстрації документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо. Це вихідні документи, вхідні документи, внутрішні документи.
• При реєстрації кожної групи документів повинні застосовуватися єдині уніфіковані способи присвоєння номерів.
• Внутрішні документи і комерційні контракти за умови невеликих обсягів і забезпечення їх повного збереження рішенням керівництва підприємства можуть не реєструватися. У такому випадку документу присвоюється порядковий номер, наступний за номером останнього, підшитого у відповідну справу. (Зразки реєстраційних документів додаються).

Для реєстрації всіх документів використовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК.

В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії структурного підрозділу, в який картка передається разом з документом).

У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки.

Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Як правило, картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки використовується для пошуків документа у процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга — для пошуків виконаних документів з певного питання.

 

 

Перелік обов'язкових реквізитів для заповнення РКК

Реквізити	Пояснення до заповнення
Назва виду документа	Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор (кореспондент)	Під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи) — автора документа Під час реєстрації документа, що Відправляється, записується найменування установи (особи) — кореспондента Допускається застосування скороченого найменування установи
Дата документа	Дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік)
Індекс документа	Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або Іншими Індексами
Індекс документа	Індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється
Дата надходження	Дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр
Індекс надходження	Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або Іншими Індексами
Заголовок документа або короткий зміст	Переноситься заголовок, сформульований на документі У разі відсутності заголовка він формулюється відповідно до правил
Резолюція	Переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора й дата резолюції
Відповідальний виконавець	Прізвище, Ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону
Термін виконання	Проставляється число, місяць, рік — трьома парами арабських цифр Під час реєстрації Ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання ВІДПОВІДІ
Відмітка про виконання	Короткий запис вирішення питання по суті або дата та Індекс документа-відповіді

 

Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.

У графу 2 переноситься заголовок (17) документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).

У графі 3 указують прізвища тих посадових осіб, кому дано доручення. (Інформація з тексту документа).

У графу 4 вноситься термін (терміни) виконання. (Інформація з тексту документа).

У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.

Заголовки граф інакше називаються реквізитами реєстраційної форми або пошуковими ознаками. При журнальній формі реєстрації активними пошуковими ознаками є тільки порядковий реєстраційний номер і дата (відомості графи 1), що серйозно утрудняє довідково-інформаційну роботу. Журнали доцільно використовувати, якщо протягом року в кожному з них робиться не більше двохсот записів.

Реєстрація документів – це фіксація факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необхідних відомостей, що містяться в них.

Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів.

Кожний документ має реєструватися в даній установі лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні – в день підписання.

В установах застосовуються три форми реєстрації документів - журнальна, карткова й автоматизована, за допомогою комп'ютера.

 

Журнал реєстрації внутрішніх документів (зразкова форма)

Дата і реєстраційний номер	Короткий зміст	Виконавці	Термін виконання	Хід виконання, відмітка про зберігання
1	2	3	4	5

 

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки (РКК), побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа, автор-коренспондент; дата та індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція; відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання.

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби доповнюють такими відомостями: виконавець, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи й місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна дотримуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків. Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації й точне місцезнаходження документа в певний час.

Застосовується програма «Реєстрація документів»

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.

Відомості в графу 2 переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації.

У графу 3 переноситься заголовок (17) відправленого документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).

У графі 4 указується номер справи, куди поміщається копія відправленого документа і, якщо необхідно, робиться відмітка про відповідь кореспондента. Записи графи 4 датуються.

Журнал реєстрації внутрішніх документів (зразкова форма)

Дата і реєстраційний номер	Короткий зміст	Виконавці	Термін виконання	Хід виконання, відмітка про зберігання
1	2	3	4	5

 

Порядок обробки та надсилання вихідних документів

Відправлені організацією документи називаються вихідними. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються й надсилаються в день їх одержання від виконавців або не пізніше наступного дня. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.

Під час прийому від виконавців вихідних документів секретар обов'язково перевіряє:

• правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;

• правильність зазначення адреси;

• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

• наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;

• наявність на документі відмітки про додатки;

• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

На оригіналах документів, які підлягають поверненню, у верхній частині правого поля першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті в такому разі проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в ньому. Вихідні документи, як і вхідні, підлягають реєстрації. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, у якій буде зберігатися його копія. Документи, які доставляються на підприємства кур'єром, передаються адресатам під розписку в розносній книзі.

Оригінали таких документів, як накази, плани, звіти, протоколи тощо, залишаються в установах, які є авторами цих документів, в інші установи надсилаються їх завірені копії.

Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв — збереженою на них інформацією. Копія супровідного листа обов'язково підшивається до справи на загальних умовах.

 

1 ПЕРЕВІРКА ПЕРВИННИХ ЗНАНЬ: Для закріплення матеріалу прошу вас переглянути презентацію до даної теми.

Питання на закріплення.

З ваших відповідей видно, що Ви добре засвоїли сьогоднішню тему, отже можемо перейти до її практичного відпрацювання.

Практично відпрацьовувати тему ми будемо за такими картками-завдання (пояснюю зміст роботи). Повідомляю критерії оцінювання до сьогоднішнього уроку.

А так як ми знаходимось в лабораторії № 1 комп’ютерної обробки інформації. потрібно знати і виконувати правила БП. Давайте їх пригадаємо.

А тепер всі йдуть на перерву і після перерви ви сядете за ПК і почнете виконувати практичну роботу.

ПІДСУМОК УРОКУ: Ми з вами розглянули принципи розподілу та реєстрації вихідної та внутрішньої кореспонденції На наступному уроці ми закріпимо цю тему практично.

ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ -  вивчити тему за конспектом, підготуватися до практичної роботи.

3. ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;
• Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
• Відповідь на виникаючі запитання;
• Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 20 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
• Виставити та повідомити оцінки;
• Видати домашнє завдання;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

«ПРИНЦИПИ РОЗПОДІЛУ ТА РЕЄСТРАЦІЇ ВИХІДНОЇ ТА ВНУТРІШНЬОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ»

Організація роботи з вихідними документами

Обробка вихідних документів, що підлягають відправці поштовим зв'язком, здійснюється службою ДОП відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку. Порядок передачі телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів за допомогою засобів електричного зв'язку і досилання паперового оригіналу адресату визначаються інструкцією з діловодства організації з урахуванням наявних технічних і програмних засобів.

Основні етапи обробки вихідних документів включають:

• • складання тексту проекту вихідного документа;
• • узгодження проекту документа із зацікавленими посадовими особами шляхом візування проекту документа;
• • підписання (у разі необхідності - утверждение) документа;
• • реєстрацію в журналі або на картці і проставлення індексів;
• • відправку документа адресату;
• • підшивку копії вихідного документа в справу.

Для відправки приймаються тільки повністю оформлені, підписані та зареєстровані документи із зазначенням справи, в яку відповідно до номенклатури справ повинен бути поміщений даний документ.

Підлягають відправці документи обробляються і відправляються в день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня. Дослання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою особи, яка підписала документ, або керівника служби ДОУ.

Організація роботи з внутрішніми документами

Внутрішні документи (накази, інструкції, правила, доповідні і пояснювальні записки та ін.) Готуються, оформляються і виконуються в межах самої організації. Порядок їх проходження включає наступні стадії:

• • складання проекту документа;
• • узгодження (візування) документа;
• • підписання документа керівником;
• • реєстрація документа;
• • розмноження і доставка копії документа виконавцям;
• • контроль виконання документа;
• • підшивка виконаного документа в справу.

На етапі виконання документа робота з внутрішніми документами ведеться за схемою роботи з вхідними документами, включаючи:

• • передачу документа виконавцю;
• • контроль виконання;
• • виконання документа;
• • підшивку виконаного документа в справу.

Проекти розпорядчих документів після підготовки та узгодження із зацікавленими підрозділами і посадовими особами передаються службу ДОП, яка здійснює контроль за правильністю їх оформлення. Оформлені документи передаються на підпис керівництву. Після підписання документи реєструються. Розмноження екземпляри підписаних керівниками та зареєстрованих розпорядчих документів розсилаються у відповідні структурні підрозділи.

Прийом і передача документів між структурними підрозділами здійснюється через осіб, відповідальних за ведення справу виробництва в конкретному структурному підрозділі, з відповідною відміткою в реєстраційно-контрольної формі. Найбільш важливі документи (у тому числі поставлені на контроль) передаються під розписку через підрозділ, який контролює виконання даного документа, або секретаря організації.

 

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

Дата і реєстраційний номер	Кореспондент	Короткий зміст	Відмітка про зберігання
1	2	3	4

Журнал реєстрації внутрішніх документів (зразкова форма)

Дата і реєстраційний номер	Короткий зміст	Виконавці	Термін виконання	Хід виконання, відмітка про зберігання
1	2	3	4	5

 

КАРТКА-ЗАВДАННЯ

«ПРИНЦИПИ РОЗПОДІЛУ ТА РЕЄСТРАЦІЇ ВИХІДНОЇ ТА ВНУТРІШНЬОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ»

Оформити Внутрішні документи підприємства з питань регулювання трудових відносин:

1 Штатний розпис

2 Правила внутрішнього трудового розпорядку

3 Колективний договір

 4 Посадові інструкції

5. Зареєструвати накази.

МІНІСТЕРСТВО ОБОРОНИ УКРАЇНИ НАКАЗ

Командира військової частини А0000

(з адміністративно-господарської діяльності)

 

00.00.0000 с.Іванки №        

 

Про затвердження Положення про внутрішній контроль у військовій частині А0000

 

На виконання Інструкції з організації внутрішнього контролю у Збройних Силах України, затвердженої наказом Генерального штабу Збройних Сил України від 29.08.2016 №340 та у зв’язку з проведенням організаційних заходів

 

НАКАЗУЮ:

 

1.     Затвердити Положення про внутрішній контроль у військовій частині А0000 (далі - Положення), що додається.

 

2.     Заступникам командира військової частини, начальникам відділень, служб забезпечення (в т.ч. позаштатним), командирам підпорядкованих військових частин та структурних підрозділів в термін до 00 липня 2000 року привести внутрішні документи, функціональні обов’язки військовослужбовців та працівників щодо організації системи внутрішнього контролю у відповідність до вимог Положення.

 

3.     Начальнику відділення особового складу та стройового довести зміст цього наказу на службовій нараді до всього особового складу частини для керівництва в роботі.

 

4. Контроль за виконанням наказу покладаю на заступників командира частини та помічника командира частини з фінансово-економічної роботи - начальника служби.

 

5.     Положення набирає чинності з 00 липня 0000 року.

 

 

Командира військової частини А0000

полковник В.В.ВАСИЛІВ

 

 

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

«ФОРМИ РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІ»

У системах автоматизації діловодства та електронного документообігу застосовується також електронна реєстраційна картка, яка має всі реквізити традиційної РКК. Установлюється такий склад основних реквізитів реєстрації:

• назва установи (автор чи кореспондент);
• назва виду документа;
• дата і реєстраційний номер документа;
• дата й індекс надходження;
• заголовок до тексту (короткий зміст документа);
• резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
• строк виконання документа;
• відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Склад основних реквізитів електронної картки залежно від характеру документа і завдань використання інформації може доповнюватись Іншими реквізитами:

• гриф (відмітка) про обмеження доступу до документа;
• внутрішнє переадресування документів за виконавцями;
• код за тематичним класифікатором;
• ключові слова;
• кількість аркушів документа;
• наявність додатків;
• посадова особа, яка поставила документ на контроль;
• перенесення строків виконання;
• строк зберігання документа;
• вид передавання документа (поштою, телекомунікаційними каналами тощо)

Автоматизована форма реєстрації

У системах автоматизації діловодства та електронного документообігу застосовується також електронна реєстраційна картка, яка має всі реквізити традиційної РКК. Установлюється такий склад основних реквізитів реєстрації:

• назва установи (автор чи кореспондент);
• назва виду документа;
• дата і реєстраційний номер документа;
• дата й індекс надходження;
• заголовок до тексту (короткий зміст документа);
• резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
• строк виконання документа;
• відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Склад основних реквізитів електронної картки залежно від характерудокумента і завдань використання інформації може доповнюватись Іншими реквізитами:

• гриф (відмітка) про обмеження доступу до документа;
• внутрішнє переадресування документів за виконавцями;
• код за тематичним класифікатором;
• ключові слова;
• кількість аркушів документа;
• наявність додатків;
• посадова особа, яка поставила документ на контроль;
• перенесення строків виконання;
• строк зберігання документа;
• вид передавання документа (поштою, телекомунікаційними каналами тощо)

Зразок автоматизованоъ форми реєстрації

Порядок розміщення реквізитів в електронній реєстраційній картці (у вигляді таблиці чи анкети) визначається самою установою.

При застосуванні автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності єдиної телекомунікаційної мережі - центральний банк даних. Реєстраційна картка зареєстрованого документа передається до структурного підрозділу. Секретарі підрозділів додають до реєстраційних карток інформацію, що відбиває перебіг виконання документа. Електронна база даних замінює журнали реєстрації та реєстраційні картотеки традиційного типу.

Якщо придбання готової автоматизованої інформаційної системи, що забезпечує реєстрацію, контроль і пошук документів, неможливе або недоцільне через невеликий обсяг документообігу, то, як найпростіший варіант автоматизованої реєстрації, може використовуватися таблиця, виконана в програмі Excel. У цьому разі традиційні паперові журнали або картотеку не створюють..

 

КАРТКА-ЗАВДАННЯ

«ФОРМИ РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІ»

Створення бази даних «Реєстрація документів»

В середовищі баз даних можна організувати облік всіх документів: внутрішніх, вхідних, вихідних. Бази даних дозволяють також вести на комп'ютері журнали обліку співробітників, що направляються у відрядження або що приїжджають у відрядження, журнал обліку телефонограм, журнал обліку документів колегіальних органів.

Мені потрібно створити базу даних «Реєстрація документів» і організувати в ній облік внутрішніх документів. Для цього необхідно створити таблицю Внутрішні, яка містить перелік всіх видів внутрішніх документів, що складаються на підприємстві, і їх скорочене позначення.

Зразок форми реєстрації вхідних документів

Дата надходження та індекс документа (вхідний  номер)	Кореспондент, дата й індекс документа, що надійшов	Короткий зміст документа	Резолюція чи кому направлено документ	Позначка про виконання
1	2	3	4	5

Зразок форми журналу реєстрації вихідних та внутрішніх документів

Дата й індекс документа	Адресат	Короткий зміст документа	Позначка про виконання
1	2	3	4

Зразок форми журналу реєстрації наказів

Дата й індекс документа	Хто підписав	Короткий зміст наказу	Позначка про виконання
1	2	3	4

 

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

до модуля ДЛВ 2. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ НА ПІДПРИЄМСТВІ, В УСТАНОВІ,               ОРГАНІЗАЦІЇ
Компетенції ДЛВ 2.2. Контроль за виконанням документів

Мета уроку:  Ознайомити учнів з основними правилами проходження документів на підприєстві з метою контролю. Виховувати свідому дисципліну. Розвивати логічне мислення, самоконтроль, увагу, зосередженість.

Тип уроку:   Формування нових знань.

Оснащення уроку:  роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація.

ХІД УРОКУ

11. ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ МОМЕНТ
    • вітаюся з учнями, відмічаю відсутніх, перевіряю готовність до уроку.
12. МОТИВАЦІЯ УЧБОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ПОВІДОМЛЕННЯ ТЕМИ І МЕТИ УРОКУ

Тема уроку: Оголошую тему уроку.

Мета уроку: Розглянути принципи розподілу та реєстрації аихідної та внутрішньої кореспонденції.

• Для чого здійснюється попередній розгляд документів?
• Що ми називаємо реєстрацією документів?
• Як визначаємо документи для реєстрації?

Організація контролю за виконанням документів

Реєстрації документа - це одночасно і початковий етап контролю за його виконанням. Реєстраційні і контрольні функції при цьому нерозривно пов'язані і здійснюються за допомогою журналів і карток. Часто користуються спеціальною контрольною картотекою, в яку вкладаються картки на документи, строки виконання яких передбачені протягом наступного місяця. У контрольній картотеці картки розміщуються за датами виконання документів, що дає можливість здійснювати контроль щодня.

Основна мета контролю - забезпечення виконання тих документів, які за дорученням керівника взяті на контроль.

Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання документів. Відповідальність за це несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, відповідальним є той, який у резолюції вказаний першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах його здійснює секретар або особа, відповідальна за ведення діловодства.

Строки виконання документів розраховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження - для вхідних. Ці терміни можуть бути типовими та індивідуальними. Для окремих, найбільш масових категорій документів встановлюються типові строки виконання відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках вони не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші терміни встановлюються для документів складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівником установи. Кінцева дата фіксується у тексті документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його необхідно дотримуватися. Зміна терміну виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який його встановив.

Продовження терміну виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з' ясувалося, що вкластися у встановлений строк неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк. Припинити або відмінити виконання документів має право лише вища в порядку підпорядкування організація, організація - автор документа і орган державного нагляду.

Терміни підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові строки виконання документів закріплюються інструкцією з діловодства.

 

МЕТОДИ КОНТРОЛЮ ЗА СТАНОМ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

Об'єкт контролю	Методи контролю
Наявність і виконання інструкції з документаційного забезпечення управління	Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції
Наявність і виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором з контролю виконання та іншими працівниками діловодства	Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій
Наявність і використання бланків, якість оформлення документів	Перевірка оформлення основних видів документів
Оперативність документообігу	Перевірка картотек, журналів і документів з огляду на наявність відмітки про виконання і дотримання строків проходження документів в апараті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів
Наявність і використання карткової системи реєстрації документів	Перевірка картотеки
Дотримання виконавської дисципліни	Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, в загальному обсязі виконаних документів, а також причини, що затримують виконання документів
Наявність і використання номенклатури справ	Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і не врахованих, правильності їх ведення
Організація зберігання документів	Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб
Обсяг документообігу	Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості опрацьованих документів в апараті управління. З'ясування причин збільшення обсягу документообігу
Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян	Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку, реєстрації і зберігання цих документів
Підготовка і передавання справ у відомчий архів	Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, дотримання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів
Нормування праці персоналу, зайнятого документаційним обслуговуванням (секретарі, діловоди та ін.)	Наявність норм часу і перевірка їх виконання
Підвищення кваліфікації діловодного персоналу	Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах

Контроль за виконанням документів включає:

•                  o постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
•                  o перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
•                  o попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
•                  o облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);
•                  o інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
•                  o повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;
•                  o зняття документів з контролю;
•                  o формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів відображається у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких виготовляються при взятті документів на контроль. Одночасно на лівому полі першої сторінки документа, що підлягає контролю, проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцю, а додатковий примірник реєстраційної картки вміщується у контрольну картотеку.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, виконавцями, групами документів (накази, рішення тощо).

Дані про хід виконання документів, отримані шляхом телефонного запиту або під час перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки" контрольної картки. При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 000 документів на рік періодично складаються і надсилаються в структурні підрозділи-виконавці вони документів, не виконаних у встановлений строк. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

В установі зі значним документообігом контроль за виконанням документів може провадитися за допомогою комп' ютерної і електронно-обчислювальної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведення шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Автоматизованому контролю виконання підлягають документи терміном виконання не менше п' яти днів.

Нагадування виконавцям про терміни виконання відомості про перенесення строків його завершення тощо виводяться на друкарський пристрій (принтер).

Документ вважається виконаним лише тоді, якщо поставлені в ньому питання вирішені і кореспондент отримав повну відповідь.

Після виконання документи знімаються з контролю. Це може зробити тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі і картці робиться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться у контрольну картку

При автоматизованій формі контролю після виконання документу виготовляється машинограма, яка використовується у довідковому дублюючому масиві (директорії, файлі), що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи, на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів з пропозиціями щодо поліпшення роботи. Відомості про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, подаються за встановленою формою.

ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;
• Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
• Відповідь на виникаючі запитання;
• Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 20 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
• Виставити та повідомити оцінки;
• Видати домашнє завдання;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

«ОСНОВНІ ПРАВИЛА ПРОХОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ НА ПІДПРИЄМСТВІ З МЕТОЮ КОНТРОЛЮ»

Реєстрації документа - це одночасно і початковий етап контролю за його виконанням. Реєстраційні і контрольні функції при цьому нерозривно пов'язані і здійснюються за допомогою журналів і карток. Часто користуються спеціальною контрольною картотекою, в яку вкладаються картки на документи, строки виконання яких передбачені протягом наступного місяця. У контрольній картотеці картки розміщуються за датами виконання документів, що дає можливість здійснювати контроль щодня.

Основна мета контролю - забезпечення виконання тих документів, які за дорученням керівника взяті на контроль.

Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання документів. Відповідальність за це несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, відповідальним є той, який у резолюції вказаний першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах його здійснює секретар або особа, відповідальна за ведення діловодства.

Строки виконання документів розраховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження - для вхідних. Ці терміни можуть бути типовими та індивідуальними. Для окремих, найбільш масових категорій документів встановлюються типові строки виконання відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках вони не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші терміни встановлюються для документів складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівником установи. Кінцева дата фіксується у тексті документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його необхідно дотримуватися. Зміна терміну виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який його встановив.

Продовження терміну виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з' ясувалося, що вкластися у встановлений строк неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк. Припинити або відмінити виконання документів має право лише вища в порядку підпорядкування організація, організація - автор документа і орган державного нагляду.

терміни підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові строки виконання документів закріплюються інструкцією з діловодства.

МЕТОДИ КОНТРОЛЮ ЗА СТАНОМ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

Об'єкт контролю	Методи контролю
Наявність і виконання інструкції з документаційного забезпечення управління	Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції
Наявність і виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором з контролю виконання та іншими працівниками діловодства	Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій
Наявність і використання бланків, якість оформлення документів	Перевірка оформлення основних видів документів
Оперативність документообігу	Перевірка картотек, журналів і документів з огляду на наявність відмітки про виконання і дотримання строків проходження документів в апараті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів
Наявність і використання карткової системи реєстрації документів	Перевірка картотеки
Дотримання виконавської дисципліни	Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, в загальному обсязі виконаних документів, а також причини, що затримують виконання документів
Наявність і використання номенклатури справ	Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і не врахованих, правильності їх ведення
Організація зберігання документів	Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб
Обсяг документообігу	Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості опрацьованих документів в апараті управління. З'ясування причин збільшення обсягу документообігу
Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян	Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку, реєстрації і зберігання цих документів
Підготовка і передавання справ у відомчий архів	Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, дотримання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів
Нормування праці персоналу, зайнятого документаційним обслуговуванням (секретарі, діловоди та ін.)	Наявність норм часу і перевірка їх виконання
Підвищення кваліфікації діловодного персоналу	Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах

Контроль за виконанням документів включає:

• o постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
• o перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
• o попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
• o облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);
• o інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
• o повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;
• o зняття документів з контролю;
• o формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів відображається у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких виготовляються при взятті документів на контроль. Одночасно на лівому полі першої сторінки документа, що підлягає контролю, проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцю, а додатковий примірник реєстраційної картки вміщується у контрольну картотеку.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, виконавцями, групами документів (накази, рішення тощо).

Дані про хід виконання документів, отримані шляхом телефонного запиту або під час перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки" контрольної картки. При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 000 документів на рік періодично складаються і надсилаються в структурні підрозділи-виконавці вони документів, не виконаних у встановлений строк. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

В установі зі значним документообігом контроль за виконанням документів може провадитися за допомогою комп' ютерної і електронно-обчислювальної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведення шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Автоматизованому контролю виконання підлягають документи терміном виконання не менше п' яти днів.

Нагадування виконавцям про терміни виконання відомості про перенесення строків його завершення тощо виводяться на друкарський пристрій (принтер).

Документ вважається виконаним лише тоді, якщо поставлені в ньому питання вирішені і кореспондент отримав повну відповідь.

Після виконання документи знімаються з контролю. Це може зробити тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі і картці робиться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться у контрольну картку

При автоматизованій формі контролю після виконання документу виготовляється машинограма, яка використовується у довідковому дублюючому масиві (директорії, файлі), що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи, на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів з пропозиціями щодо поліпшення роботи. Відомості про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, подаються за встановленою формою.

Контроль за виконанням документів

Реєстрація документа - це одночасно і початковий етап контролю за його виконанням. Реєстраційні і контрольні функції при цьому нерозривно пов'язані і здійснюються за допомогою журналів і карток. Часто користуються спеціальною контрольною картотекою, в яку вкладаються картки на документи, строки виконання яких передбачені протягом наступного місяця. У контрольній картотеці картки розміщуються за датами виконання документів, що дає можливість здійснювати контроль щодня.

Основна мета контролю - забезпечення виконання тих документів, які за дорученням керівника взяті на контроль.

Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання документів. Відповідальність за це несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, відповідальним є той, який у резолюції вказаний першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу.

У структурних підрозділах його здійснює секретар або особа, відповідальна за ведення діловодства.

Строки виконання документів розраховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження - для вхідних. Ці терміни можуть бути типовими та індивідуальними. Для окремих, найбільш масових категорій документів встановлюються типові строки виконання відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках вони не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші терміни встановлюються для документів складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівником установи. Кінцева дата фіксується у тексті документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його необхідно дотримуватися. Зміна терміну виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який його встановив.

Продовження терміну виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з' ясувалося, що вкластися у встановлений строк неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк. Припинити або відмінити виконання документів має право лише вища в порядку підпорядкування організація, організація - автор документа і орган державного нагляду.

 

ПЕРЕЛІК документів із зазначенням типових строків виконання

1. Закони України, постанови, інші рішення Верховної Ради України; Укази Президента України; постанови і розпоряджен­ня Кабінету Міністрів України; запити і звернення народних де­путатів України, накази керівників установ — згідно з встанов­леними строками.

2. Рекомендації постійних комісій Верховної Ради України

— до 2-х місяців, якщо комісіями не встановлений інший строк.

3. Запит народного депутата України на сесії Верховної Ради України не більше ніжу 15-денний строк, або інший встановле­ний Верховною Радою України термін.

4. Звернення народного депутата України — в 10-денний строк, а ті, що не потребують вивчення і перевірки — невідклад­но.

5. Критичні зауваження і пропозиції, висловлені у пресі—до 1 мі­сяця.

6. Скарга на неправильні дії або розпорядження фінансових органів: розгляд не пізніше 5-денного строку з дня надходжен­ня.

7. Звернення (пропозиції, заяви, клопотання і скарги) гро­мадян — у строк до одного місяця з дня надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення і перевірок — не пізніше 15 днів.

Для звернень, які потребують додаткового вивчення, загаль­ний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

8. Листи-доручення і листи-запити вищих державних органів — до  вказаного в них строку або протягом 30 днів.

9. Протокол розбіжностей: складання і направлення — в 10-денний строк; розгляд — у 20-денний строк.

10.Заявка покупця — не пізніше трьох днів після її одержан­ня.

11.Листи підприємств (об´єднань), установ і організації—30 днів.

12.Договір на поставку товарів: підписання і повернення — не пізніше 10 днів (для довгострокових — 20 днів) після одер­жання проекту договору; відповідь на пропозицію про укладан­ня договору — в 10-денний строк після одержання пропозицій.

13.Наряд на поставку продукції: протягом 15 днів після одер­жання повідомлення про розподіл фондів.

14.Опитувальний лист на продукцію представлення — у 20-денний строк з моменту одержання наряду.

15. Доручення платіжне: виписування і здача до установи банку не пізніше наступного дня після одержання товарів.

16. Акт прийняття: підписання не пізніше 45 днів з моменту відправлення (передання) проектної продукції, а про наявність недоліків: складання не пізніше 10 днів після одержання про­дукції.

17. Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень по них у 15-денний строк дня одержання.

18. Стандарт: погодження проекту в строк, що не перевищує один місяць з дня надходження.

19. Відгук: на проект стандарту — складення і направлення не пізніше ніж за місяць з дня одержання проекту стандарту.

20.Угода додаткова: підписання — не пізніше 3 днів з мо­менту одержання.

21.Телеграми, що потребують термінового вирішення, — до двох днів; решта — протягом 30 днів.

КАРТКА-ЗАВДАННЯ

«ОСНОВНІ ПРАВИЛА ПРОХОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ НА ПІДПРИЄМСТВІ З МЕТОЮ КОНТРОЛЮ»

Надрукувати та заповнити акт.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник

(назва підрозділу)

_Ініціали, прізвище

" "_____"  200_р.

АКТ

про передачу справ і документів
(найменування структурного підрозділу)
Здавач:

(посада, прізвище, ім´я, по батькові)
Приймальник:

(посада, прізвище, ім´я по батькові)
П ідстава:

 

Роки

Індекси справ постійного зберігання

Індекси справ тимчасового зберігання

Примітка

 

Всього передано__ справ, з них:

постійного зберігання справ

тимчасового зберігання__ справ

Одночасно передаються:_____________________

 

Здав справи:

Прийняв справи:                                                                                                             Дата

 

Надрукувати та заповнити перелік.

 

ПЕРЕЛІК

документів, невиконаних у встановлений строк

(назва структурного підрозділу)
станом на          200_р.

 

№	Звідки надійшло  в документ	№. Дата реєстрації	Короткій зміст документа	Строк виконання	Прізвище і посада виконавця	Причини невико­нання в срок	Стан виконання	Коли буде викона­но
п/п
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Найменування посади        (підпис)        ініціали, прізвище

Дата

Примітка: графи 6-9 заповнюються у структурному підрозділі, який виконує.

 

 

 

Надрукувати та заповнити зведененя.

 

ЗВЕДЕННЯ

про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю

станом на__________ 200_р.

№ п/п	Структурний підрозділ	Документів па контролі			3 них документів
		всього	надійшло у попередньому МІСЯЦІ	виконано	па вико­нанні	3 продовженим строком виконання	Простроче­них
1	2	3	4	5	6	7	8

Найменування посади (підпис)    ініціали, прізвище

Дата

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

до модуля ДЛВ 2. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ НА ПІДПРИЄМСТВІ, В УСТАНОВІ,               ОРГАНІЗАЦІЇ
Компетенції ДЛВ 2.2. Контроль за виконанням документів

Мета уроку:  Ознайомити учнів з правилами організації інформаційно-довідкової роботи на підприємстві. Виховувати свідому дисципліну. Розвивати логічне мислення, самоконтроль, увагу, зосередженість.

Тип уроку:   Формування нових знань.

Оснащення уроку:  роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація.

ХІД УРОКУ

13. ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ МОМЕНТ
    • вітаюся з учнями, відмічаю відсутніх, перевіряю готовність до уроку.
14. МОТИВАЦІЯ УЧБОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ПОВІДОМЛЕННЯ ТЕМИ І МЕТИ УРОКУ

Тема уроку: Оголошую тему уроку.

Мета уроку: Розглянути правила організації інформаційно-довідкової роботи на підприємстві.

 

Одна з головних цілей реєстрації - створення банку даних про документи установи. На його основі служба діловодства зобов'язана кілька хвилин відповісти на запитання двох типів:

• у кого, де, в якій стадії роботи знаходиться будь-який документ;

• в яких документах можна знайти інформацію по конкретному питання.

Для відповіді на такі питання інформаційно-пошукова система повинна охоплювати весь масив документів установи.

Володіння всією сукупністю інформаційно-документаційних ресурсів - найважливіше завдання служби діловодства. І перш за все для виконання саме цього завдання записуються в реєстраційні форми всі дані про документи.

Інформаційно-довідкову роботу, як і саму систему реєстрації, можна вести як у традиційній формі з допомогою довідкових картотек, так і в автоматизованому режимі.

Довідкова картотека складається з реєстраційних карток. Для картотеки потрібен довгий ящик або кілька ящиків, так як картки будуть, на відміну від контрольної строкової картотеки, накопичуватися протягом року.

Роздільниками у довідковій картотеці зазвичай бувають назви структурних підрозділів (якщо вони є) або напряму діяльності в закладі. Усередині цих розділів зручніше розміщувати картки за алфавітом кореспондентів або питань діяльності (товарів, виробів тощо). Окремо ведеться картотека на звернення громадян (пропозиції, заяви, скарги). Вона будується за алфавітом прізвищ авторів звернень. Бажано також мати окрему картотеку на законодавчо-нормативні та розпорядчі документи, що формується за тематичним принципом. Часто ведуться окремо картотеки на виконані і невиконані документи.

Кількість картотек не обмежена. Їх можна побудувати за будь, внесеному до реєстраційну картку показником. При змішаній формі організації діловодства картотеки можуть вестися в канцелярії і в відділах. В оперативній роботі знаходяться картотеки за поточний і минулий роки. Загальний строк зберігання карток - три роки. В картотеці законодавчо-нормативних та розпорядчих документів картки коштують до заміни документів новими.

В цілому, до впровадження комп'ютерних технологій в сферу управління, інформаційно-довідкова робота з документами організації була слабкою ділянкою роботи діловодних служб.

Можливості інформаційно-довідкового обслуговування значно розширено з введенням автоматизованої системи реєстрації.

Сучасні системи управління базами даних дозволяють наводити довідки з будь-якої комбінації даних, включені в реєстраційну картку документа.

Довідка може видаватися:

• конкретного документа: де знаходиться; стадія підготовки; результат виконання; місце зберігання.

• По темі (змістом): конкретний документ; група документів.

• кореспондентові/автору: конкретний документ; всі документи автора; документи автора з певного питання; всі документи автора за вказаний період.

• По регіону: країні; області; міста;

Для пошуку документа або групи документів можуть задаватися такі реквізити:

• вхідні, вихідні, внутрішні документи (пошук може вестися як окремо по кожній категорії, так і по всім трьом групам документів);

• вид документа (лист, наказ, договір тощо);

• приблизні хронологічні рамки пошуку (за датою надходження або для внутрішніх - підписання документа, від і до);

• регіон, за яким ведеться пошук (країна, область);

• організація (кореспондент/адресат);

• зміст (тема).

При пошуку дані по конкретному документу може безпосередньо задаватися номер документа.

Пошук документів може виконуватися за невиконаним документам, сповненим документами (що мають дату виконання та відмітку про приміщенні справа), по всій оперативній базі даних (документи поточного діловодного року), а також при необхідності - в архівній базі даних (документи передують років).

При видачі інформації по конкретному документу на екран виводиться і при необхідності роздруковується реєстраційна форма. При пошуку групи документів результати пошуку виводяться на екран і роздруковуються в табличній формі.

Результатом пошуку невиконаного документа є інформація про те, у якого виконавця документ знаходиться в даний момент. Якщо документ вже виконаний, то на екран виводиться інформація, в якій справі знаходиться цей документ.

Суттєво розширюють можливості пошуку повнотекстової бази даних з документами установи. Ця форма роботи з електронними копіями документів в останнє часом набуває все більшого поширення. У цьому випадку до реєстраційної картки на документ автоматично додається файл із текстом самого документа (вхідний отриманий по електронній пошті, факсу або введений шляхом сканування і подальшого розпізнавання паперового документа вихідний або внутрішній - підготовлений за допомогою текстового редактора, електронної таблиці тощо).

Такі повнотекстові системи дозволяють здійснювати пошук не тільки за реквізитами, внесених у картку на документ, але і за змістом документа, тобто шукати документи, в тексті яких є ті чи інші слова або словосполучення. Наприклад, якщо ми хочемо знайти документи, пов'язані із закупівлею папери у фірми «Схід», то здійснюється пошук за словами «папір» і «Схід».

Комп'ютерні технології дозволили в багато разів зменшити час пошуку необхідної інформації щодо документів і самих документів, що помітно вплинуло на якість прийнятих управлінських рішень і текст створюваних документів.

ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;
• Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
• Відповідь на виникаючі запитання;
• Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 20 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
• Виставити та повідомити оцінки;
• Видати домашнє завдання;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

«ПРАВИЛА ОРГАНІЗАЦІЇ ІНФОРМАЦІЙНО-ДОВІДКОВОЇ РОБОТИ НА ПІДПРИЄМСТВІ»

Організація інформаційно-довідкової роботи

В сучасних умовах секретарю постійно доводиться дізнаватися, узагальнювати, оновлювати та зберігати відомості різного характеру. Оперативне забезпечення керівника необхідною інформацією – основна вимога до роботи секретаря-референта. Тому під рукою секретаря завжди повинні знаходитися інформаційні й довідкові посібники.

Перш ніж приступити до пошуку та збору інформації, секретар повинен чітко усвідомити мету роботи і її кінцевий результат: характер, структуру, об'єм, форму представлення інформації, а також термін підготовки. Якщо здійснюється підбір інформації, пов'язаної з питаннями внутрішньої діяльності організації, то необхідно розпочати роботу з пошуку відповідних документів (листів, актів, довідок тощо). Інформацію з правових питань можна отримати з комп'ютерних правових систем "Референт", "Консультант плюс" та ін. Велику допомогу в роботі секретаря з пошуку необхідної інформації може надати офісна бібліотечка. Під час аналізу публікацій з будь-якої проблеми в галузевих періодичних виданнях секретар повинен скласти повний їх перелік з вказівкою назв видань.

В теперішній час одним з основних джерел найрізноманітнішої інформації стала мережа Internet.

По закінченні збору інформації секретар повинен вибрати форму її представлення керівнику. Це залежить від наявності часу, відповідних технічних засобів і побажань керівника. За наявністю часу підібраний матеріал можна оформити у вигляді реферату, який являє собою короткий виклад відомостей із різних джерел.

Поняття документообігу

Чи не найвідповідальнішою ділянкою роботи секретаря-референта є забезпечення документообігу на підприємстві та контролю над цим процесом. Від успішного функціонування документообігу безпосередньо залежить імідж, фінансова стабільність організації чи фірми та багато чого іншого. Тому значна частина часу секретаря витрачається саме на систематизацію, регулювання, спрямування та контролювання документаційних потоків.

Документообіг – це рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Правильна організація секретарем документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що позитивно впливає на процес управління в цілому.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро тощо).

Вимоги до потоків документів наступні:

•                  рух документів повинен виключати непрямі маршрути;
•                  принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача.

Різні операції по обробці документів секретар виконує паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій. Схеми документообігу розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу).

Обсяг документообігу – кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу.

КАРТКА-ЗАВДАННЯ

«ПРАВИЛА ОРГАНІЗАЦІЇ ІНФОРМАЦІЙНО-ДОВІДКОВОЇ РОБОТИ НА ПІДПРИЄМСТВІ»

1. Скласти документи:

 

2. Протокол
3. витяг з протоколу
4. доповідна записка
5. службова записка
6. пояснювальна записка
7. довідку
8. акти
9. лист
10. телеграму
11. телефонограму
12. факс
13. оголошення
14. список
15. рецензію
16. звіт

2. Зареєструвати відповідні документи.

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

до модуля ДЛВ 2. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ НА ПІДПРИЄМСТВІ, В УСТАНОВІ,               ОРГАНІЗАЦІЇ

Компетенції ДЛВ 2.3. Документаційне обслуговування діяльності з урахуванням особливостей архівної справи

Мета уроку:  Ознайомити учнів з правилами підготовки та систематизації документів до архівного зберігання. Виховувати свідому дисципліну. Розвивати логічне мислення, самоконтроль, увагу, зосередженість.

Тип уроку:   Формування нових знань.

Оснащення уроку:  роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація.

ХІД УРОКУ

ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ МОМЕНТ

• вітаюся з учнями, відмічаю відсутніх, перевіряю готовність до уроку.

МОТИВАЦІЯ УЧБОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ПОВІДОМЛЕННЯ ТЕМИ І МЕТИ УРОКУ

Тема уроку: Оголошую тему уроку.

Мета уроку: Розглянути правила підготовки та систематизації документів до архівного зберігання

 

ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ ДОКУМЕНТІВ ДО ПЕРЕДАВАННЯ НА АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ

ПІДГОТОВКА ДОКУМЕНТІВ до передавання на архівне зберігання включає проведення експертизи цінності документів, формування та оформлення справ, складання описів справ і актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, передавання справ до архіву установи.

Організація експертизи цінності документів в установі

Жодне суспільство не в змозі зберігати всю створювану ним документацію в повному обсязі, оскільки зберігання документів пов'язане зі значними матеріальними витратами. Окрім того, більшість документів втрачають свою цінність і практичне значення через певний період часу, і подальше їх зберігання є недоцільним. З огляду на зазначене здійснюється експертиза цінності інформації, що міститься в документах. Після визначення цінності документів вони можуть бути знищені або залишені на тимчасове, тривале (понад 10 років) або постійне (довічне) зберігання.

Нормативно-правове забезпечення експертизи цінності документів

Сучасні нормативно-правові акти з питань архівної справи визначають експертизу цінності документів як усебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категорії унікальних та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ [19].

Експертиза цінності документів та комплектування вітчизняних архівів мають вирішувати завдання забезпечення українського суспільства ретроспективною інформацією, створення репрезентативної джерельної бази. Що відбиває всі аспекти його життя. Документи вносяться до НАФ на підставі експертизи їх цінності в порядку, встановленому Держкомархівом [6, 20,24]. Це означає впровадження єдиних принципів і критеріїв експертизи Цінності документів як державних, так і недержавних установ. Державні архівні установи, архівні відділи міських рад визначають джерела формування НАФ у зоні свого комплектування та видовий склад його документів, ведуть облік документів НАФ, контролюють їх збереженість.

Відповідно до архівного законодавства документи НАФ, що створюються в діяльності державних і комунальних установ, після закінчення граничних строків свого зберігання в архівах установ в обов'язковому порядку передаються на постійне зберігання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), а об'єднання громадян, релігійні організації, а також установи, засновані на приватній формі власності, мають право зберігати документи НАФ у своїх архівах чи передавати їх на підставі угод до державних чи інших архівів [б, ст. 31-32].

Посібники з відбору документів на всіх стадіях (етапах) експертизи їх цінності

Основними нормативними та методичними посібниками, що використовуються під час проведення експертизи цінності, є переліки документів та номенклатури справ.

Переліки документів є основним засобом відбору документів до складу НАФ. Вони дозволяють об'єктивно, науково обгрунтовано й усебічно давати оцінку як окремих документів, так і їх комплексів, у них у концентрованому вигляді враховано існуючі інформаційні зв'язки між документами. Переліки орієнтують у строках зберігання документів і полегшують їх відбір для постійного зберігання, запобігають однобічному суб'єктивному оцінюванню значення документів, упорядковують і регламентують процес експертизи цінності документів загалом.

Переліки документів поділяють на дві основні групи:

•                  o переліки документів зі строками їх зберігання (типові й відомчі);
•                  o переліки документів, що підлягають передаванню на постійне зберігання.

Перша група переліків дозволяє визначати цінність документів з моменту їх створення та раціонально вирішувати питання відбору документів на постійне зберігання ще на стадії діловодства.

Типові переліки включають назви видів документів, створюваних під час виконання загальних для всіх установ функцій управління. Вони уніфікують строки зберігання однорідних документів у різних установах і сприяють систематичному вивільненню архівів установ від документів, строки зберігання яких минули.

Відомчі (галузеві) переліки охоплюють як типову, так і специфічну документацію, створювану в процесі діяльності установ певної сфери діяльності або галузі. Проте, відповідно до нової концепції створення вітчизняної системи переліків, схваленої нормативно-методичною комісією Держкомархіву, до відомчих (галузевих) переліків буде включатися лише специфічна відомча документація [48]. У даному разі під час проведення експертизи цінності документів та складання номенклатур справ використовуються два переліки - типовий і відомчий (галузевий).

Строки зберігання документів, встановлені типовими переліками, є обов'язковими для всіх установ незалежно від форми власності, а строки зберігання, визначені відомчими (галузевими) переліками, є обов'язковими для всіх установ, що входять у систему відповідного міністерства, державного комітету, іншого центрального органу.

Друга група - це переліки "для архівістів", у яких зазначені види документів виключно постійного строку зберігання. Переліки даної групи призначені для використання в процесі комплектування державних архівних установ (архівних відділів міських рад).

Серед двох зазначених груп є переліки спеціальних класів документації (науково-технічної, гідрометеорологічної, геодезичної і картографічної тощо).

Оцінювання документів на основі зазначених переліків здійснюється поетапно:

•                  o у діловодстві - під час складання номенклатур справ, у процесі формування справ, під час підготовки справ до архівного зберігання;
•                  o в архіві установи - у процесі підготовки справ для передавання на постійне зберігання до державного або іншого архіву.

У ході створення документів встановлюються строки їх зберігання. Попередня оцінка документів на першому етапі (у діловодстві) передбачає ретельне вивчення документування управлінських функцій і встановлення на підставі існуючих переліків строків зберігання документів, які потім уточнюються у процесі формування справ у структурних підрозділах.

На другому етапі здійснюється відбір документів для передавання на постійне зберігання до державних або інших архівів на підставі аналізу всієї сукупності документів із застосуванням системи відповідних переліків. Строки зберігання документів у статтях переліків визначаються з метою оцінювання і правильного формування справ на основі критеріїв експертизи цінності.

Третій етап експертизи цінності - остаточний відбір документів на постійне зберігання, тобто до складу НАФ. Важливого значення на цьому етапі набуває відбір документів з повторюваною інформацією. Під час проведення відбору документів з повторюваною інформацією необхідно враховувати: наявність загальних закономірностей створення управлінських документів з повторюваною інформацією і специфічних закономірностей, характерних для конкретної галузевої системи; специфіку роботи з документами в конкретній установі та галузевій системі загалом. Відбір документів з повторюваною інформацією знаходить відображення у переліках як у різних строках зберігання оригіналу (дублета), так і в системі приміток, що вказують, у складі яких фондів документи підлягають відбору.

Відбір документів для постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання або знищення проводиться також на підставі номенклатур справ, оскільки вони визначають строки зберігання кожної справи. Водночас оцінюються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил їх оформлення та формування.

ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;
• Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
• Відповідь на виникаючі запитання;
• Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 20 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
• Виставити та повідомити оцінки;
• Видати домашнє завдання;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

«ПРАВИЛА ПІДГОТОВКИ ТА СИСТЕМАТИЗАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ ДО АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ»

 

Оформлення справ, заведених у діловодстві структурних підрозділів установи, покладається на працівників цих підрозділів за методичною допомогою архіву установи.

Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Нумерація аркушів справ.З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м.яким олівцем або механічним нумератором.

Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Складання внутрішнього опису документів справи. Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам`ятки, документи з грифом .Для службового користування, особові, судово-слідчі справи тощо. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства установи.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.
Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Складання засвідчувального напису справи

Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації. Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) на зворотному боці останнього чистого аркуша. У засвідчувальному напису зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.
Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному напису із посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

Оправлення справ

Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки,булавки) вилучаються з документів.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

Оформлення обкладинок справ

Обкладинки справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою.
Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові  відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).

На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів. У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

На обкладинці справи проставляється її номер за описом і, за погодженням з архівом установи, номер опису та номер архівного фонду (див. п.  цих Правил).
У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки. Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.
У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

Новий перелік типових документів зі строками їх зберігання

Перелік призначений для використання:

- при підготовці різних видів номенклатур справ;

- під час формування документів у справи;

- при розробленні схем класифікації документів та відомчих (галузевих) переліків документів зі строками їх зберігання;

- під час роботи комісій з проведення експертизи цінності документів.

Строки зберігання документів, визначені у Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. А от продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається, але лише тоді, коли ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

1	2	3	4	5
186.	Документи (заявки, акти, свідоцтва, довідки, відомості, звіти) про купівлю (продаж) іноземної валюти	3 р.1, 2	3 р.1, 2	1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення. 2 Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, — 5 р.

Як бачимо, строк зберігання наказів про відрядження та стягнення збільшено з 3 років до 5.

Дуже суттєво змінився строк зберігання деяких документів, що можуть зачіпати інтереси громадян і мають вноситися до описів справ з особового складу в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ, зокрема, таких як:

- штатні розписи і переліки змін до них — збільшено з 3 років до 75;
- положення про структурні підрозділи організації; про відділення, філії та представництва; про колегіальні виконавчі (як-от, колегію, дирекцію, правління, раду директорів, раду орендарів) та дорадчі (як-от, наукові, технічні, експертні, методичні, консультативні та інші комітети, ради, комісії) органи — встановлено конкретний строк — 75 років замість умовного «до ліквідації організації»;

 реєстри (списки) акціонерів, афільованих осіб, власників цінних паперів, пайовиків, осіб, що мають право на одержання дивідендів, осіб, що мають право участі в загальних зборах акціонерів; документи (сертифікати, свідоцтва, акти) на приймання-передавання акцій (пакетів акцій) — установлено конкретний строк — 75 років замість умовного «до ліквідації організації».

Особливу увагу працівників кадрових служб усіх організацій звертаємо на те, що відповідно до нового Переліку особові справи і особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом); розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників; протоколи, витяги з протоколів та документи до них (списки праць, звіти, відгуки) конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посади; документи (характеристики, атестаційні анкети, висновки тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації, що увійшли до особових справ; документи (довідки, огляди) про надання грошової допомоги по безробіттю відтепер зберігатимуться 75 років без урахування віку працівника на момент його звільнення. Нагадаємо, що згідно з попереднім Переліком строк зберігання зазначених документів слід було визначати з урахуванням віку звільненої особи.

Крім того, строк зберігання «75 років» встановлено для таких документів і облікових форм, як:

- трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу) (ст. 492);

- списки (штатно-обліковий склад) працівників організації (ст. 503);

- декларації державних службовців (ст. 283);

- посадові інструкції наукових працівників, а також посадові і робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці (ст. 43);

- списки працюючих на виробництві із шкідливими умовами праці (ст. 444);

- табелі, наряди працівників, задіяних на роботах із шкідливими умовами праці (ст. 445);

- документи (протоколи, довідки, висновки) про шкідливі умови праці, травматизм, професійні захворювання (ст. 446);

- документи (протоколи, рішення, переліки стандартів і норм, переліки та плани робочих місць, висновки, акти, карти умов праці тощо) з питань атестації робочих місць на відповідність нормативно-правовим актам з охорони праці (ст. 450);

- документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві, пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами (ст. 453);

- посвідчення про відрядження щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій (ст. 514);

- списки, картотеки, картки обліку керівних працівників організацій, у діяльності яких не створюються документи НАФ, інженерно-технічних працівників організації з вищою і середньою спеціальною освітою, наукових працівників, тимчасових працівників та тих, що захистили дисертації й отримали наукові ступені й вчені звання (ст. 525)

- картотеки, покажчики до наказів з кадрових питань (особового складу) (ст. 526);

- журнали обліку трудових договорів (контрактів, угод), що замінюють накази з кад­рових питань (особового складу) (ст. 527);

- журнали обліку, алфавіти особових справ (ст. 528);

- журнали, картотеки обліку приймання, переміщення, звільнення працівників (у тому числі тимчасових) (ст. 529);

- журнали (книги), списки, картотеки обліку осіб, направлених у довготривалі відрядження в межах України та за кордон (ст. 532);

- протоколи засідань державних екзаменаційних комісій (ст. 570);

- протоколи засідань, рішення комісій з питань призначення державної соціальної допомоги інвалідам з дитинства та дітям-інвалідам (ст. 673);

- відомості про застраховану особу, що підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню (персоніфікований облік) (ст. 678);

- документи (довідки, заяви, списки, копії наказів про відрядження, посвідчення про відрядження, протоколи вручення посвідчень, журнали реєстрації посвідчень, табелі робочого часу тощо) громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (ст. 685);

- документи (заяви, акти, протоколи, експертні висновки, довідки, рішення суду, розрахунки тощо) про виплати страхового відшкодування за шкоду, заподіяну життю і здоров’ю (ст. 686);

- книги реєстрації донорів (ст. 738);

- договори про автострахування у разі настання страхового випадку щодо заподі­яної шкоди життю та здоров’ю (ст. 1067);

- договори про обов’язкове страхування цивільно-правової відповідальності власників транспортних засобів у разі настання страхового випадку щодо заподіяної шкоди життю та здоров’ю.

 

Форма опису справ тривалого зберігання, складеного в архівній установі

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 _____________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи) 

N з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітка
1	2	3	4	5	6	7

У цей розділ опису внесено _______________________________ справ

 ^{(цифрами і літерами)}

з N _______ до N _______, у тому числі:

літерні номери _____________________

пропущені номери __________________

Посада особи, яка склала опис Дата	Підпис	Розшифровка підпису
Керівник архіву (особа, відповідальна за архів) Дата	Підпис	Розшифровка підпису

                                                                                               СХВАЛЕНО

                                                                                            Протокол засідання ЕК установи
від ___________ N _____

 

Форма опису справ з особового складу, що надходять для зберігання до архіву

 

Найменування установи

Фонд №_______________

Опис № _______________

справ з особового складу
за__________рік

_____________________________________________________________
(назва розділу) 

N з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітка
1	2	3	4	5	6	7

У цей розділ опису внесено ______________________________ справ

 ^{(цифрами і літерами)}

з N __________ до N __________, у тому числі:

літерні номери _____________________

пропущені номери __________________

Посада особи, яка склала опис Дата	Підпис	Розшифровка підпису
ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради від ___________ N _____		СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК установи від ___________ N _____

 

 

Архівний опис

інформаційні характеристики одиниці зберігання (одиниці обліку):
порядковий номер запису до опису	індекс за номенклатурою	заголовок з інформацією про оригінальність документів	спосіб їх створення	анотація найцінніших документів	межові дати	К-сть аркушів	Примітки

 

Архівний каталог (хронологічний принцип)

межові дати	документи	події	Примітки

 

Структурна побудова огляду орієнтовно має бути такою:

титульний аркуш	зміст	передмова	характеристика документів	довідковий апарат до огляду
Назва архівної установи; її підпорядкування	розкриває його структуру в цілому і кожного розділу окремо із зазначенням номерів сторіно	обґрунтовують доцільність укладання огляду,	Розкривають зміст однорідних документів	Загальновживані і спеціальні скорочення слів
назва фонду за аркушем фонду		дають загальну оцінку змісту описуваних документів,
номер фонду за списком фондів		історію фондоутворювача й історію фонду
вид огляду, місце і рік укладання огляду.

 

 КАРТКА-ЗАВДАННЯ

«ПРАВИЛА ПІДГОТОВКИ ТА СИСТЕМАТИЗАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ ДО АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ»

 

1

Заповнити форму опису справ з особового складу, що надходять для зберігання до архіву

 

Примітка: Заголовки справ опису з особового складу систематизуються у такій послідовності:

• накази з особового складу;
• списки особового складу;
• картки з обліку особового складу;
• особові справи;
• особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості з зарплати);
• трудові книжки (незатребувані);
• акти про нещасні випадки тощо.

 

ФОРМА ОПИСУ СПРАВ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ, ЩО НАДХОДЯТЬ ДЛЯ ЗБЕРІГАННЯ ДО АРХІВУ

 

 

Найменування установи

Фонд №_______________

Опис № _______________

справ з особового складу
за__________рік

 

 

 

 

 

 

 

 

_____________________________________________________________
(назва розділу) 

N з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітка
1	2	3	4	5	6	7

У цей розділ опису внесено ______________________________ справ

 ^{(цифрами і літерами)}

з N __________ до N __________, у тому числі:

літерні номери _____________________

пропущені номери __________________

Посада особи, яка склала опис Дата	Підпис	Розшифровка підпису
ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради від ___________ N _____		СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК установи від ___________ N _____

 

2

Заповнити форму опису справ тривалого зберігання, складеного в архівній установі

 

 

 

 

 

ФОРМА ОПИСУ СПРАВ ТРИВАЛОГО ЗБЕРІГАННЯ, СКЛАДЕНОГО В АРХІВНІЙ УСТАНОВІ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 _____________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи) 

N з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітка
1	2	3	4	5	6	7

У цей розділ опису внесено _______________________________ справ

 ^{(цифрами і літерами)}

з N _______ до N _______, у тому числі:

літерні номери _____________________

пропущені номери __________________

Посада особи, яка склала опис Дата	Підпис	Розшифровка підпису
Керівник архіву (особа, відповідальна за архів) Дата	Підпис	Розшифровка підпису

                                                                                               СХВАЛЕНО

                                                                                            Протокол засідання ЕК установи
від ___________ N _____

 

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

до модуля ДЛВ 2. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ НА ПІДПРИЄМСТВІ, В УСТАНОВІ,               ОРГАНІЗАЦІЇ

Компетенції ДЛВ 2.3. Документаційне обслуговування діяльності з урахуванням особливостей архівної справи

Мета уроку:  Ознайомити учнів з правилами оформлення номенклатури справ. Виховувати свідому дисципліну. Розвивати логічне мислення, самоконтроль, увагу, зосередженість.

Тип уроку:   Формування нових знань.

Оснащення уроку:  роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація.

ХІД УРОКУ

ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ МОМЕНТ

• вітаюся з учнями, відмічаю відсутніх, перевіряю готовність до уроку.

МОТИВАЦІЯ УЧБОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ПОВІДОМЛЕННЯ ТЕМИ І МЕТИ УРОКУ

Тема уроку: Оголошую тему уроку.

Мета уроку: Розглянути правила оформленя номенклатури справ

 

Порядок складання та оформлення номенклатури справ структурного підрозділу

Відповідальність за підготовку номенклатури справ структурного підрозділу покладається на його керівника, який організовує складання номенклатури та бере участь у її розробленні. Безпосередньо розробляє проект номенклатури секретар або працівник, який відповідає за діловодство в структурному підрозділі, із залученням інших спеціалістів цього підрозділу. Працівники служби діловодства та архіву установи (особа, відповідальна за архів) надають методичну допомогу в її складанні й оформленні, зокрема в редагуванні заголовків справ, перевірці й уточненні строків їх зберігання. Для уточнення строків зберігання окремих категорій документів залучають відповідних спеціалістів.

Номенклатура справ на наступний календарний рік складається на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності структурного підрозділу. Керівник разом із працівниками визначають коло питань, якими буде займатися підрозділ наступного року, а також категорії документів, що відбиватимуть цю діяльність, уточнюють строки зберігання окремих груп документів.

При складанні номенклатури справ необхідно керуватись основними організаційними документами установи (статут, положення, штатний розпис, положення про підрозділ), а також планами та звітами про роботу, типовим і відомчими (галузевими) переліками документів зі строками їх зберігання. Номенклатура справ має охоплювати всю документацію структурного підрозділу, у т. ч. внутрішню документацію й одержувану ззовні. До номенклатури справ включають також електронні документи. Перехідні справи, що ведуться протягом кількох років, вносять до номенклатури справ під одним індексом.

Разом з тим, до номенклатури справ не включають:

•                   o друковані видання;
•                   o брошури;
•                   o довідники;
•                   o реферативні журнали;
•                   o експрес-інформацію тощо.

Не слід механічно переносити зі старої номенклатури, а також примірної номенклатури назви справ, які фактично не заводять.

Вимоги щодо форми і змісту номенклатури справ

Форма номенклатури справ структурного підрозділу складається з п'яти граф (див. додатки 60,61).

Графа 1 - індекс справи. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовну позначку - індекс. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або за класифікатором структурних підрозділів установи та порядкового номера справи в межах цього підрозділу. Наприклад, 04-12 означає, що 04 - це індекс відділу кадрів, 12 - порядковий номер справи за номенклатурою. Групи цифр індексу відокремлюються одна від одної за допомогою тире.

Друга 2 - заголовок справи (тому, частини).

Документи після їх виконання групують у справи, яким надають назви (заголовки), що у стислій, узагальненій формі відбивають склад і зміст вміщених до них документів. Не дозволяється застосування в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція", "справа зі звітністю" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

При формулюванні заголовків справ використовують такі ознаки формування справ, як номінальний, авторський, кореспондентський, предметно-питальний, хронологічний, географічний. Документи формують у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Номінальна ознака вказує на вид документів, що підшиваються до справи. їх автора визначають на підставі таких реквізитів документа, як назва установ и-а втора, підпис (у листах, зверненнях громадян, а також у розпорядчих документах). Кореспондент визначається за реквізитом "адресат" і найчастіше використовується під час складання заголовків до справ з листуванням. Основною ознакою, що має бути відбита при складанні заголовка, є предметно-питальна, тобто із заголовка має бути зрозуміло, про що йдеться в документах справи. Хронологічна ознака передбачає вказівку на те, за який період часу згруповано документи. Як правило, до справ підшивають документи одного діловодного року, але є й справи перехідні, тобто такі, до яких підшито документи за кілька років. Географічна ознака використовується рідше, як правило, у тих випадках, якщо у справі згруповано документи кількох авторів або кореспондентів, об'єднаних за територіальною ознакою.

Деякі частини заголовка, наприклад авторство, кореспонденти, питання, уточнюються у процесі формування й оформлення справ.

Заголовок справи складається з елементів, розміщуваних у такій послідовності:

•                   o назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) або виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);
•                   o автор документів (назва установи, структурного підрозділу);
•                   o кореспондент або адресат (назва установи, до якої адресовані або від якої одержані документи);
•                   o короткий зміст документів справи (питання, з якого заводиться справа);
•                   o назва регіону (території), з яким пов'язаний зміст документа;
•                   o дати (період), до якого належать документи справи;
•                   o вказівка на наявність у справі копій документів (у разі необхідності). У деяких випадках дозволяється змінювати порядок розміщення елементів заголовка залежно від логічної послідовності. Наприклад, у заголовку "Річні звіти ректорів вищих навчальних закладів м. Києва з проведення вступних іспитів" географічна ознака (м. Київ) передує предметно-питальній.

У заголовках судових, слідчих, особових (персональних) та інших справ, що містять документи, пов'язані послідовністю ведення діловодства з одного конкретного питання, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа", "Судова справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках наводяться основні види документів справи, наприклад:

Документи (плани, акти, довідки) про підготовку залізничних станцій до роботи в зимових умовах.

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного чи розпорядчого акта, наприклад:

Документи до протоколів засідань вченої ради інституту.

У даному разі розшифрування видів документів не є обов'язковою. Застосування таких термінів, як "матеріали" і "документальні матеріали", державними стандартами не передбачено.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад,

Протоколи засідань експертної комісії.

У заголовках справ з листуванням зазначають кореспондента і короткий зміст документів, наприклад:

Листування з Міністерством фінансів України про затвердження і зміну штатів.

У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, останні не перелічуються, а наводиться їх загальна видова назва, наприклад:

Листування з автотранспортними підприємствами області про технічний стан машин і механізмів.

У заголовках справ з листуванням з різними кореспондентами останні не зазначаються, наприклад:

Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників служб діловодства.

В одну справу можуть бути згруповані документи кількох авторів або кореспондентів, які знаходяться на певній території (область, район), наприклад:

Звіти вищих навчальних закладів Одеської області про стажування молодих спеціалістів.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півроку, рік), протягом якого створено документи, наприклад:

Піврічні плани фінансових заходів.

Річний звіт про бронювання військовозобов'язаних.

При групуванні до справи статистичних форм у заголовку вказують назву форми, а в дужках - її номер чи умовну позначку (шифр), наприклад:

Річні звіти підприємств про стан умов праці, пільги і компенсації за роботу в несприятливих умовах (ф. № Ї-ПВ).

Розміщення заголовків справ у номенклатурі має відповідати ступеню важливості вирішуваних питань та враховувати взаємозв'язок документів, включених до конкретних справ. Така систематизація необхідна для швидкого пошуку конкретної справи на основі усталеного порядку їх розташування.

Як правило, першою розмішують групу справ, що включає документи органів вищого рівня (укази, постанови, накази, доручення); далі звичайно дотримуються такого порядку: група організаційно-розпорядчої документації самої установи (статут, положення, накази, розпорядження, рішення колегіальних органів), організаційні документи, що відносяться до діяльності структурного підрозділу (положення про підрозділ, посадові інструкції), планово-звітна документація, листування; завершують номенклатуру обліково-довідкові види документів (книги, журнали, картотеки).

У кожній з цих груп документи також бажано розміщувати за ступенем їх важливості. Спочатку зазначають заголовки справ постійного зберігання, потім - тривалого, і наприкінці - тимчасового строку зберігання. У планово-звітній групі заголовки також розміщують за ступенем їх важливості, наприклад: річні плани, далі - квартальні, місячні. У групі листування першими розміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня, потім - листування зі сторонніми й підвідомчими установами. За наявності значної кількості кореспондентів листування розміщується за алфавітом кореспондентів або адміністративно-територіальних (географічних) назв.

У номенклатурі справ не дозволяється замість повного або часткового заголовка застосовувати слова "те саме".

Графа 3 номенклатури - кількість справ, томів, частин. їх заповнюють наприкінці календарного року.

У графі 4 зазначають строки зберігання документів на підставі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі - Перелік типових документів) [23], а також відомчих (галузевих) переліків документів зі строками їх зберігання.

Для визначення строків зберігання документів необхідно знайти відповідну статтю в Переліку типових документів, для зручності користування яким складено покажчик видів документів.

Навпроти кожного заголовка справи у номенклатурі зазначають строк зберігання з посиланням на певну статтю Переліку типових документів з урахуванням усіх приміток, наприклад: 5 р. ст. 406; 75 р. ст. 519.

Для справ, сформованих із копій (других примірників документів), завжди встановлюється строк зберігання - "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у т. ч. і для документів постійного строку зберігання).

При труднощах з визначенням строку зберігання справи через різнорідність її документів допускається робити посилання на ряд статей (у т. ч. різних переліків, якщо використовуються відомчий і типовий).

У разі зазначення кількох статей вони відокремлюються одна від одної комами, а строк зберігання зазначають відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання документів визначаються на підставі їх вивчення ЕК установи, яка погоджує ці строки з експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву або ЕК органу вищого рівня, якщо він існує. При цьому в номенклатурі справ робиться примітка: "Строк зберігання

встановлено ЕПК (назва державного архіву), протокол №_від_";

"Строк зберігання встановлено ЕК (назва органу вищого рівня), протокол №_від_".

У графі п'ять "Примітка" робляться відмітки про перехідні справи, про справи, що ведуться в електронному вигляді, про заведення і включення нових справ, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передавання справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається у двох примірниках не пізніше 15 листопада кожного року секретарем або працівником, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, обов'язково погоджується з керівником архіву установи (особою, відповідальною за архів), підписується керівником структурного підрозділу і подається до служби діловодства для підготовки зведеної номенклатури справ установи.

Протягом діловодного року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатур справ, зокрема за необхідності включають до них за погодженням зі службою діловодства й архівом нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи при цьому резервні індекси в кінці номенклатури.

Наприкінці року номенклатуру справ структурного підрозділу обов'язково закривають підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Примірник підсумкового запису, підписаний особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, передається до служби діловодства.

ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;
• Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
• Відповідь на виникаючі запитання;
• Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 20 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
• Виставити та повідомити оцінки;
• Видати домашнє завдання;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА ДО ТЕМИ:

 «ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ»

Номенклатура справ – це систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання.

Аби відпрацьовані документи можна було швидко відшукати в разі потреби, їх групують у справи. Для правильного формування справ документи групують за змістом і видами ще в поточній роботі з ними. Групування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачено.

Номенклатура справ є покажчиком індексів документів, що присвоюється під час реєстрації, оскільки індекс документа може містити індекс структурного підрозділу і номер справи за номенклатурою.

Номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємств, індексацію справ, установлює терміни зберігання документів, використовується як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом архівного підприємства.

Номенклатури справ поділяють на: індивідуальні, рекомендовані, типові.

Індивідуальна номенклатура справ відображає документи конкретного підприємства (структурного підрозділу).

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати групування документів підприємств певної категорії з однаковим характером діяльності.

Вимоги до номенклатури справ.

До основних принципів побудови номенклатури справ належать:

- єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

- застосування індексації документів;

- стабільність індексів справ.

Номенклатура справ складається на підставі:

• Положення про підприємство або статуту підприємства
• Планів роботи й звітів про роботу
• Штатних розкладів
• Переліків документів
• Класифікаторів
• Номенклатур справ за попередні роки
• Списків структурних підрозділів
• Описів справ постійного й тимчасового зберігання
• Довідкових картотек
• До номенклатури справ вносять:

Усі справи й документи, що відображають документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємств або структурного підрозділу;

• Справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності;
• Незакінчені справи, що надійшли з іншого підприємства для подальшої роботи з ними;
• Всі додаткові картотеки документів.

Справи громадських організацій підприємства та його підрозділів уключають у номенклатуру справ підприємства та його структурних підрозділів, при яких їх створено.

Не вносять до номенклатури справ: друковані видання.

Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена номенклатура справ є чинною протягом багатьох років і підлягає перезатвердженню в разі докорінної зміни функ­цій і структури установи. Якщо таких змін не сталося, то но­менклатуру справ наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності з 01 січня наступного року. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання й уно­ситься до розділу номенклатури секретаріату (структурного під­розділу під номером 1).

Номенклатуру справ складає секретар-референт або спеціаліст, який відповідає за роботу з документами, чи архівіст підприємства.

Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами струк­турних підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Дирекція», «Загальний відділ»); йому присвоюють індекс 01. Решту структурних підрозділів розташовують після секретаріату в порядку важливості: спочатку виробничі відділи, потім — функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм індексів 02, 03, 04  і т. д.

Якщо структурних підрозділів немає, то як назви розділів но­менклатури справ можуть використовуватися напрями діяльності підприємства чи посади його керівників і спеціалістів, наприклад:

1.       —   генеральний   директор;
2.       —   заступник   генерального   директора   з   виробничої діяльності;
3.       —   заступник   генерального   директора   з    комерційних питань    і   т.    д.

Усередині розділів номенклатури розташовують заголовки справ із присвоєнням відповідних індексів, наприклад: 01—02 (01 — «Секретаріат», а 02 — порядковий номер справи, сформованої в секретаріаті).

На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяль­ності підприємства документи — накази, листування та інші інформаційно-довідкові документи, а в кінці журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змістом і документів, що зберігаються в даній справі.

Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності:

-  назва виду документів (Накази,   Контракти,   Протоколи);

-  короткий зміст документів (наприклад, «Листування з АТЗт „Берегиня" щодо будівництва під’їзних доріг до складів готової   продукції»);

- період, якого стосуються документи справи (наприклад, «На кази  з   основної   діяльності   за   1999  р.»);

- слово «Копії», якщо справу сформовано з копій документі и (наприклад, «Рішення Ради засновників за 1999 рік. Копії»).

У назві справи, що містить листування, зазначають: із ким, і з якого питання воно ведеться (наприклад, «Листування з AT „Оберіг"   про  постачання  товарів   за   1999  р.»).

Для кожної справи в графі зазначають термін зберігання документів із посиланням на відповідну статтю «Перелік документів із зазначенням терміну зберігання». Не рекомендується групувати однотипні документи в одну справу, якщо вони мають різні терміни зберігання.

У графі  «Примітка» роблять позначки про: заведення справ; відповідальних за ці справи; передавання справ до інших підприємств (структурних підрозділів) чи іншій особі; справи, що пере ходять на наступний рік, і т. ін.

Номенклатуру складають не менш як у трьох примірниках: перший примірник зберігають у справі, другий — робочий — вивішують на внутрішньому боці стінки шафи (сейфу), де зберігаються справи,  третій — передають до архіву підприємства.

Структурним підрозділам передають витяги з відповідних розділів номенклатури або додатково розмножені копії її для формування в них окремих справ.

Протягом року до номенклатури можуть уноситися заголовки Нових справ. Для цього між її розділами залишають вільні місця. Номенклатуру справ можна використовувати протягом кількох ро­ків, якщо немає принципових змін у структурі й функціях під­приємства. Номенклатуру справ зручно вести за допомогою персо­нального комп'ютера (ПК).

По закінченні календарного року відповідальна особа (секретар-референт, технічний секретар) у графі 3 фіксує кількість сфор­мованих справ (томів).

Згідно з вимогами до формування справ в одну справу можна підшивати не більш як 250 аркушів документів. Якщо аркушів більше, то треба завести наступний том справи. Індекс справи в цьому разі зберігається.

Номенклатура справ підприємства — це, як правило, багато­сторінковий документ, тому для її оформлення можна використовувати спеціальний багатосторінковий трафаретний бланк формату .

РЕКВІЗИТИ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ:

1. назва структурного підрозділу (для номенклатури справ эуктурного підрозділу);
2. назва виду документа (номенклатура справ);
3. дата;
4. індекс;
5. місце складання;
6. гриф затвердження;
7. заголовок до тексту (наприклад, «На  2000  рік»);
8. текст (заповнюють табличну форму);
9. підпис;
10. візи (або 24 — гриф погодження);
11. позначка про виконання документа й направлення його до справи.

 

КАРТКА ЗАВДАННЯ  ДО ТЕМИ:

«НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ»

 

Зразок трафаретного бланка номенклатури справ ф А4

Назва міністерства Гриф затвердження

Назва підприємства

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

«__ »______________№

На_____   р.

 

 

Індекс справи	Назва структурного підроз­ділу (напрям діяльності) та справи	Кількість справ (томів)	Термін збері­гання та стаття за Переліком		Примітка
1	2	3	4		5
Підсумковий запис за категорією та кількість заведених справ
За термінами зберігання		Разом		У тому числі перехідних
постійного
тимчасового (понад 10 років)
тимчасового (до 10 років  включно)
разом

 

Посада відповідальної особи            підпис                   розшифровка підпису

 

 

Гриф погодження з

архівним управлінням

 

 

01—06	Документи з грифом обмеження доступу	1	5 років
01—07	Доповідні, службові записки, що подаються керівництву	1	3 роки
	02 Виробничий відділ
02—01	Вихідні листи, факси	1	5 років
02—02	Вхідні листи, факси	1	5 років
02—03	Листування з іноземними партнерами	1	5 років
	03 Відділ кадрів
03—01	Накази по особовому складу	1	Постійно
03—02	Типові форми П-2	1	Постійно
03—03	Посадові інструкції	1	3 роки після заміни новими
	04. Бухгалтерія
04—01	Річний баланс товариства	1	10 років
04—02	Акти фінансово-господарської діяльності товариства	2	5 років
04—03	Трудові контракти (договори)	2	Постійно
04—04	Контракти (договори) з господарської діяльності	3	3 роки
04—05	Контракти з інозем­ними партнерами	1	3 роки

 

Підсумковий запис за категорією та заведених справ кількістю
За термінами зберігання	Разом	У тому числі перехідних
постійного	10	10
тимчасового (понад 10 років)	1	1
тимчасового (до 10 років	13	6
включно)
разом	24	17
Офіс-менедже                (підпис)	С. Мельник
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕК товариства 25.12.99 № 0303

 

 

Індекс справи	Заголовок справи	Кількість справ (томів)	Термін зберігання	Примітка
01 Секретаріат
01—01	Установчі документи (Установчий договір, Статут, Положення)	1	Постійно
01—02	Протоколи Зборів учасників	1	Постійно
01—03	Протоколи нарад	1	Постійно
01—04	Протоколи загальних зборів працівників товариства	1	Постійно
01—04 JH—05 01 — 0.')	Штатний розклад товариства	1	Постійно
	Бізнес-плани	1	5 років
	Накази з питань загальної діяльності	1	Постійно

 

 

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

до модуля ДЛВ 2. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ НА ПІДПРИЄМСТВІ, В УСТАНОВІ,               ОРГАНІЗАЦІЇ

Компетенції ДЛВ 2.3. Документаційне обслуговування діяльності з урахуванням особливостей архівної справи

УРОК 22 «Принципи організації експертизи цінності документів»

Мета уроку:  Ознайомити учнів з принципами організації експертизи цінності документів. Виховувати свідому дисципліну. Розвивати логічне мислення, самоконтроль, увагу, зосередженість.

Тип уроку:   Формування нових знань.

Оснащення уроку:  роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація.

ХІД УРОКУ

ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ МОМЕНТ

• вітаюся з учнями, відмічаю відсутніх, перевіряю готовність до уроку.

МОТИВАЦІЯ УЧБОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ПОВІДОМЛЕННЯ ТЕМИ І МЕТИ УРОКУ

Тема уроку: Оголошую тему уроку.

Мета уроку: Розглянути принципи організації експертизи цінності документів

 

Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання принципів об'єктивності, історизму, всебічності, комплексності. Принцип об'єктивності передбачає оцінку документів з врахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів або фондоутворювачів, юридичної сили документів та їх оригінальності, часу і місця створення, повторюваності інформації. Принцип історизму орієнтує на вивчення явищ, подій, процесів, відображених у документах, в історичному розвитку з урахуванням умов і особливостей того періоду, коли вони виникли. Принцип всебічності забезпечує визначення цінності документів з точки зору будь-якого споживача інформації. Принцип комплексності передбачає визначення цінності кожного окремого документа в групі документів, складовою і невід'ємною частиною яких він є. Застосування вказаних принципів експертизи цінності документів дозволяє відтворити історичні умови створення документації, встановити її науково-історичне та суспільне значення.

Критерії цінності документів– це система науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.

Коротко розглянемо застосування критеріїв цінності документів у архівній практиці.

Критерій походження полягає у встановленні значення фондоутворювача (установи або особи). Оскільки одні установи (особи) відіграють вирішальну роль у державі та суспільстві; другі – менш важливу; інші – виконують допоміжні функції, розрізняють групи установ (осіб), від яких організовується приймання документів:

а) у повному складі;

б) так зване вибіркове.

Від окремих установ документи на державне зберігання не надходять. Відповідно формують списки установ і організацій, а також перелік осіб, документи яких бажано зосередити в державній архівній установі.

Ужитті держави, суспільства, особи бувають особливо відповідальні, визначальні періоди, наприклад, участь у визвольних змаганнях, воєнних діях, становлення нової держави, участь або присутність при вирішенні питань загальнодержавного значення тощо. Чим повніше знаходять своє відображення явища, події і процеси історичної дійсності в документах, тим важливішими і ціннішими для історії вони є.

Суттєве значення має час і місце створення документів. Загальновідомо, що чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії – як “уламок” своєї епохи він несе певну інформацію про цей період. Чим дальшою від нас є ця подія, тим цінніший документ.

Основним критерієм цінності змісту документів є, насамперед, значущість його інформації. Зміст документа є сукупністю зафіксованих у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси. З його застосуванням пов'язане визначення термінів зберігання документів. Чим вагоміший інформаційний зміст, тим цінніший документ. Важливим показником є повторюваність та розсіюваність інформації. Розрізняють адекватну повторюваність, коли інформація первинних документів повністю повторюється в зведеному документі.

Наприклад, річні показники комплектування державних архівів повторюються в зведеній річній таблиці: під час переліку всіх архівів проти кожного з них виставляють обсяги комплектування, наприклад управлінською документацією, і виводять зведені показники по Україні. Таким чином, річна таблиця Головархіву поглинає інформацію з цього питання, що надійшла від державних архівів. Отже, остання називається поглинною. Часткова поглинність документної інформації спостерігається при порівнянні річних звітів державних архівних установ і Головархіву. Останній містить підсумковий та аналітичний матеріал про діяльність установ галузі за рік і відбиває позитивні або негативні тенденції в їхній роботі. Основна інформація про діяльність кожної архівної установи залишається в їхніх річних звітах. Таку поглинність називають частковою.

Розрізняють і поняття “розсіюваність” інформації, під яким розуміють, що інформація про один і той самий факт міститься не в одному, а в кількох або й багатьох документах.

Так, акт про нещасний випадок на виробництві фіксує факт того, що сталося. Довідка інспектора по охороні праці на підприємстві, складена за весь рік, містить статистику нещасних випадків, аналіз вузьких місць на виробництвах, пов'язаних з травматизмом, інформацію про заходи щодо попередження травматизму, їхню ефективність тощо. Отже, інформація з травматизму (акти) буде “розсіяною” щодо зведеного документа.

Окрему групу документів з повторюваною інформацією становлять дублетні документи – розмножені примірники оригіналів або копії документів. Поява і відкладання їх викликані функціональними зв'язками організацій. Ними найчастіше бувають нормативні, директивні і розпорядчі документи, планово-звітна документація, протоколи зборів, засідань тощо. Вони складають досить численну категорію документів і створюють труднощі під час експертизи їхньої цінності.

Порядок відбору дублетів на державне зберігання визначено такий:

– оригінали дублетних документів відкладаються у тій установі або в тому структурному підрозділі, де вони створені;

– дублетні документи відкладаються у фондах тих установ, яких вони безпосередньо стосуються;

– з дублетних документів інтенсивного використання кожний державний архів може створювати так звані фонди використання з вільним доступом споживачам інформації;

– у випадку відсутності (втрати) оригіналів документів вони можуть бути замінені їхніми дублетними примірниками, що мають юридичну силу.

В ході експертизи звертають увагу на цільове призначення документів. Кожний документ створюють з певною метою, насамперед для передавання тієї чи іншої інформації не тільки традиційно між адресантом і адресатом (листування, звіт, наказ тощо), й для передання інформації найширшим верствам суспільства (відозва, маніфест), а також для наступних поколінь (спогади, мемуари). Від цільового призначення залежить і форма документа, виклад тексту, узагальнення інформації та її достовірність.

Важливим є ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити повноту документального комплексу, окремого фонду, групи однорідних за призначенням організацій або фондів однієї функціональної системи управління. Цей критерій застосовують здебільшого у двох випадках:

а) при відсутності основного оригінального документа на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригіналу). Наприклад, у фонді втрачені оригінали наказів організації з основної діяльності. Тоді розшукують засвідчені копії цих наказів у структурних підрозділах, у встановленому порядку формують з них справи і включають до складу фонду на правах оригіналів, зазначаючи про це в передмові до опису. Або: в фонді відсутній оригінал річного виробничого звіту організації, його інформація міститься в квартальних звітах або в звіті за 4-й квартал (при умові укладання його з нарощувальним підсумком).

б) при відсутності оригінальних документів у фонді організації їх можна замінити засвідченими копіями з фондів нижчих або вищих установ системи, де вони зберігаються тимчасово.

Є й інші варіанти застосування цього критерію. Наприклад, у фонді Київської кіностудії художніх фільмів під час її перебування в евакуації у Середній Азії залишені на державне зберігання без жодної експертизи всі накази як з основної діяльності, так і з особового складу, оскільки вони через відсутність інших документів розкривають перебіг творчого процесу, художні пошуки, внутрішнє життя кіностудії. У фонді видатного українського поета, державного діяча П.Тичини залишено на державне зберігання квитанції на передплату газет і журналів, зокрема, всіх районних і міських газет України. Це документально засвідчує факт його пошуку поетичних талантів серед молоді, а також кола інтересів.

Конверти з листами відомих державних і громадських діячів, видатних діячів науки, техніки, літератури і мистецтва, всіх галузей народного господарства зберігають разом з листами і вони надходять на державне зберігання, оскільки мають додаткову важливу інформацію – дату документа (якщо сам лист недатований), адреси адресата і фондоутворювача. До того ж вони мають й автографічну цінність.

Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з основних підходів відбору оригіналів документів, у випадку їхньої відсутності – юридично засвідчених копій, а при відсутності останніх – незасвідчених копій. При цьому надають перевагу документам, що мають сліди роботи з ними – резолюції керівництва, записи виконавців, діловодні помітки тощо. Враховуються також мовні та почеркові особливості, елементи оформлення (в т.ч. і художнє), фізичний стан збереженості документа. Якщо основний документ у поганому фізичному стані, то залишають поряд його копію або інші матеріали, де основна інформація повторюється.

Отже, перша група критеріїв (походження) уможливлює визначення джерел комплектування державного архіву документами на рівні установ і організацій, а також осіб; друга група (змісту) – комплексів і груп документів, що підлягають переданню на державне зберігання, а третя група критеріїв (зовнішні особливості) – на рівні кожного окремого документа. Порядок застосування критеріїв – послідовний.

У роботі державних архівів України склалась практика так званої комплексної експертизи цінності документів, що здійснюється з метою виділення дублетних документів та документів з поглинною інформацією в однофункціональних організаціях (наприклад, колгоспах) на певній території (район, область) або в системі установ (наприклад, органи місцевого самоврядування всіх рівнів – обласного, районного, міського та сільського) певного хронологічного періоду. Це один з найефективніших способів експертизи, що дозволяє комплексно вирішувати питання оптимізації фондового складу документів десятків і навіть сотень організацій одночасно.

ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;
• Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
• Відповідь на виникаючі запитання;
• Видача додаткових завдань встигаючим учням.

ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 20 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
• Виставити та повідомити оцінки;
• Видати домашнє завдання;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

«ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ»

 

Деякі аспекти проведення експертизи цінності документів

Експертиза цінності документів проводиться на підставі чинного законодавства у сфері архівної справи та діловодства, типових та галузевих переліків видів документів із зазначенням строків їх зберігання, типових та галузевих переліків видів документів, що підлягають внесенню до НАФ, типових і примірних номенклатур справ, інших нормативно-правових актів з питань експертизи цінності, методичних рекомендацій Укрдержархіву.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах утворюються постійно діючі ЕК, що діють відповідно до положень про них.

У музеях і бібліотеках, що перебувають у державній чи комунальній власності, проведення експертизи цінності документів покладається відповідно до законодавства на фондово-закупівельні комісії (далі - ФЗК) та експертно-оцінні комісії (далі - ЕОК). У положеннях про ФЗК музеїв та ЕОК бібліотек зазначаються завдання, пов’язані з експертизою цінності архівних документів.

Державні органи, органи місцевого самоврядування, державні та комунальні підприємства, установи та організації розробляють положення про ЕК на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1227/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594 (із змінами).

Об’єднання громадян, релігійні організації, підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, а також державні наукові установи під час підготовки положень про ЕК керуються рекомендаціями Укрдержархіву.

У своїй діяльності ЕК, ФЗК, ЕОК установ керуються принципами і критеріями експертизи цінності документів, установленими Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від                  08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).

ЕК установи, у діяльності якої утворюються документи НАФ, приймає рішення про:

• схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради) проектів таких документів: описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК, анотованих переліків унікальних документів НАФ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження справ (документів) НАФ;
• схвалення:
• описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
• актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
• номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, що належать до сфери управління органу вищого рівня та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

ЕК установи, у діяльності якої не утворюються документи НАФ, приймає рішення про:

• схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради) проектів таких документів: описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
• схвалення:

• інструкції з діловодства;
• номенклатури справ;
• положення про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК;
• описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
• актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
• номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, що належать до сфери управління установи та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

ЕК одночасно розглядає описи справ та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, а також акти про вилучення документів з НАФ разом з актами про невиправні пошкодження справ (документів) НАФ (за їх наявності).

Внесення документів установ до НАФ здійснюється на підставі рішення ЕПК державного архіву про схвалення описів справ постійного зберігання та його затвердження керівником установи.

    

 Експертиза цінності документів в установі проводиться:

у поточному діловодстві - під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання;

в архіві установи - у процесі приймання справ до архіву та підготовки справ на постійне зберігання.

Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом служби діловодства та архіву установи.

Організаційну та методичну допомогу у проведенні експертизи цінності надає ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради).

Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють чотири групи справ:

• постійного зберігання;
• тривалого (понад 10 років) зберігання;
• тимчасового зберігання (до 10 років включно);
• ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Відбір зазначених груп документів здійснюється на підставі номенклатури справ установи, а також типових та галузевих переліків документів зі строками зберігання шляхом перегляду кожного аркуша справи. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2014 році, починається з 01 січня 2015 року.

 

Справи з позначкою «ЕПК», у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, вилучені із зазначених справ, об’єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки після завершення експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві виявляються дублетні документи, документи, що не стосуються справи, чернетки, неоформлені копії, металеві скріплення, що підлягають вилученню зі справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

За результатами експертизи цінності документів структурні підрозділи готують справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання до передавання до архіву установи, зокрема:

• здійснюється оформлення справ відповідно до вимог, визначених у главі 2 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі - Правила);
• здійснюється складання описів справ структурного підрозділу згідно з вимогами, визначеними у главі 3 розділу VI Правил;
• на підставі номенклатур справ формуються переліки (списки) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, для включення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи.

На підставі довідки архів складає акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до Правил, який підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства та затверджує керівник установи.

 

Експертиза цінності документів в архіві установи під час складання зведених описів справ передбачає аналіз складу документації установи, зокрема організаційних і розпорядчих документів, а також планової та звітної документації:

1) уточнюється, в яких структурних підрозділах відкладаються дублетні документи, що підлягають знищенню. За необхідності в архіві установи можуть залишатися на зберігання дублетні примірники документів, що підлягають постійному зберіганню в державній архівній установі, архівному відділі міської ради. Аналізується також характер повторення інформації в інших документах: вид, форма і повнота повторюваності.

2) здійснюється перевірка правильності формування справ та їх оформлення відповідно до архівних вимог. У разі виявлення порушень архів має право вимагати переформування справ структурними підрозділами;

3) на підставі описів справ структурних підрозділів працівники архіву установи складають зведені описи справ установи постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) відповідно до вимог, визначених у розділі VII Правил.

        Остаточне рішення про вилучення документів з НАФ приймає ЦЕПК Укрдержархіву.

На підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою, наведеною в  додатку 15 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається у двох примірниках, як правило, на справи всієї установи. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, уключених до кожної групи. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.

Справи включаються в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2014 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 01 січня 2018 року, з п’ятирічним строком зберігання - не раніше 01 січня 2020 року, з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.

Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, подають схвалені ЕК установи акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.

Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають схвалені ЕК установи акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ з кадрових питань (особового складу) на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.

У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації до нього додається довідка про проведення перевірки органами Державної фіскальної служби з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, - ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. Довідка підписується керівником установи та бухгалтером.

Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджуються керівником установи, після чого установа має право знищити документи.

 

Якщо в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено документи з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу, що застосовуються в установі, ці документи знищуються шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів ЕК установи, наприклад:

Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення.

Члени ЕК:

(підпис,  ініціали (ініціал імені), прізвище)

(підпис,  ініціали (ініціал імені), прізвище)

(підпис,  ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата

КАРТКА-ЗАВДАННЯ

«ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПЛАН-КОНСПЕКТ

до модуля ДЛВ 2. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ НА ПІДПРИЄМСТВІ, В УСТАНОВІ,               ОРГАНІЗАЦІЇ

Компетенції ДЛВ 2.3. Документаційне обслуговування діяльності з урахуванням особливостей архівної справи

УРОК 23 «Основи фондування та обліку документів архіву»

Мета уроку:  Ознайомити учнів з основами фондування та обліку документів архіву. Виховувати свідому дисципліну. Розвивати логічне мислення, самоконтроль, увагу, зосередженість.

Тип уроку:   Формування нових знань.

Оснащення уроку:  роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація.

ХІД УРОКУ

ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ МОМЕНТ

• вітаюся з учнями, відмічаю відсутніх, перевіряю готовність до уроку.

МОТИВАЦІЯ УЧБОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ПОВІДОМЛЕННЯ ТЕМИ І МЕТИ УРОКУ

Тема уроку: Оголошую тему уроку.

Мета уроку: Розглянути основи фондування та обліку документів архіву

 

ФОНДУВАННЯ та ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ АРХІВУ ПІДПРИЄМСТВА

фондування документів здійснюють з метою їх віднесення до певної колекції, а підприємство, у діяльності               них документів та одержання відомостей             

якого створюється відповідний архівний фонд (колекція), називається фондоутворювачем.

Облік документів архіву здійснюють для забезпечення їх збереженості й контролю за наявністю та рухом.

В архіві одиницею обліку й одиницею зберігання архівних документів з паперовим носієм є архівна справа.

Архівні фонди слід відрізняти від архівних колекцій.

Архівним фондом підприємства сукупність архівних документів, що мають наукову, історико-культурну цін-ність або практичне значення, логічно пов’язані між собою та створені в діяльності цього підприємства. Архівна колекція — це сукупність окремих архівних документів різного походження, що мають наукову, історико-культурну цінність і об’єднані за однією чи кілько-ма ознаками (тематичною, авторською, хронологічною, номінальною тощо). Так, наприклад, в архіві Міністерства над-звичайних ситуацій України зберігаєть-ся колекція звітів з науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт, що виконали різні підприємства, установи й організації, але які пов’язані тематич-но — проблема пом’якшення наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС.

ВИЗНАЧЕННЯ ФОНДОВОЇ НАЛЕЖНОСТІ ДОКУМЕНТІВ ПІДПРИЄМСТВА

Визначення фондової належності доку-ментів полягає у віднесенні їх до архівного фонду відповідного підприємства і здій-снюється на підставі вивчення докумен-тів підприємства та встановлення їх на-лежності до складу архівної документації цього підприємства-фондоутворювача.

На визначення фондової належності документів впливають такі чинники:

✒ зміна конституційного ладу держави;

✒ зміна адміністративно-територіального поділу;

✒ зміна форми власності фондоутворювача;

✒ реорганізація фондоутворювача;

✒ ліквідація фондоутворювача. Під час визначення фондової належності документів необхідно врахувати таке:

✒ вхідні документи належать до фонду підприємства, що їх одержало;

✒ копії вихідних документів належать до фонду підприємства, що є автором документів;

✒ внутрішні документи належать до фонду підприємства, на якому їх ство-рено.

ВИМОГИ ДО ФОНДУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Документи підприємства та його гро-мадських організацій (зокрема, проф-спілкових), що існували при ньому до прийняття законодавства України про громадські об’єднання, фондують разом.

Документи підприємства та проф-спілкової організації, що функціонує на ньому з часу її легалізації, можуть орга-нізовувати або самостійно (окремі фон-ди), або разом — підфонди об’єднаного архівного фонду.

Справи, які вели послідовно на двох або більше підприємствах, належать до фонду того підприємства, де вони були завершені в діловодстві.

Розширення або звуження повнова-жень, компетенції, обсягу чи територі-альних меж діяльності, зміна підпоряд-кованості, структури, перейменування або часткова зміна назви підприємства, що не супроводжувалося докорінною зміною його основних функцій, не є під-ставами для розмежування докумен-тів цього підприємства на два архів-них фонди.

Виділення з підприємства одного або кількох нових підприємств з наданням їм окремих функцій підприємства, з якого їх було виділено, є підставою для від-окремлення архівних фондів ново-створених підприємств.

•                разі ліквідації підприємства з на-данням усіх або частини його функцій одному чи кільком підприємствам, до-кументи кожного з них утворюють нові архівні фонди.

Документи підприємств, що тимча-сово припинили свою діяльність через ліквідацію, об’єднання, розділення або в результаті війн і стихійних лих, а згодом були відновлені з тими самими функція-ми, становлять єдині архівні фонди.

Особові справи, якщо їх передавали з одного підприємства на інше у зв’язку з переведенням працівників, включають до фонду останнього підприємства.

Особливості фондування документів підприємства в разі зміни конституційного ладу держави, зміни адміністративно-тери-торіального поділу чи форми власності фондоутворювача визначає відповідна державна архівна установа або архівний відділ міської ради, у зоні комплектування яких перебуває підприємство. Хронологічними межами архівного фонду (колекції) підприємства є:

✒ архівного фонду — офіційні дати ство-рення й ліквідації фондоутворювача;

✒ архівної колекції — дати першого й останнього за хронологією докумен-тів у складі колекції.

Крайніми датами документів архівно-го фонду є дати першого й останнього за хронологією документів у складі фон-ду. Вони можуть не збігатися з крайніми датами діяльності фондоутворювача, якщо у фонді з якоїсь причини відсутні документи початкового й завершально-го етапів діяльності підприємства або у фонд підприємства було передано спра-ви підприємства-попередника, не завер-шені в діловодстві.

Усередині архівних фондів (колекцій) документи групують у справи.

Архівна справа містить документи, об’єднані за певною ознакою (тематич-ною, кореспондентською, номінальною, хронологічною) або сукупністю ознак та єдиним строком зберігання і вміщені в окрему папку. Причому архівна справа може складатися з одного документа, якщо відповідно до зазначених ознак він не підлягає об’єднанню з іншими доку-ментами. Наприклад, протокол загаль-них зборів трудового колективу підпри-ємства, єдиний за 2010 рік, буде окре-мою справою в архівному фонді цього підприємства.

СХЕМИ СИСТЕМАТИЗАЦІЇ СПРАВ ПІДПРИЄМСТВА

Усередині архівних фондів справи групують відповідно до попередньо об-раної схеми систематизації, що закрі-плена описом справ фонду.

В архівних фондах підприємств із нескладним структурним поділом засто-совують хронологічно-структурну схему

систематизації справ, за якою їх групу-ють спочатку за часом створення (рока-ми), а в межах кожного року — за струк-турними підрозділами підприємства. На справи фонду, систематизованого за хронологічно-структурним принципом, складають єдиний опис.

Для архівних фондів багатоструктур-них підприємств, що мають кілька рівнів побудови управлінського апарату (де-партаменти, управління, відділи, сектори, групи тощо), може бути застосована структурно-хронологічна схема систематизації справ, розділами якої будуть назви структурних підрозділів підприєм-ства. Усередині кожного розділу справи розташовують за роками їх створення. При цьому кожний розділ (структурний підрозділ) повинен мати окремий опис справ.

•                архівних фондах безструктурних під-приємств застосовують хронологічно-функціональну схему систематизації справ, де їх групування здійснюють спо-чатку за хронологічною ознакою (рока-ми), а в межах кожного року — за функ-ціями (напрямами) діяльності фондо-утворювача.

Колекції архівних документів система-тизують, як правило, за хронологічно-номінальною ознакою (за роками й видами справ) або за хронологічно-авторською ознакою (за роками, назвами підприємств, прізвищами осіб — авто-рів документів).

•                деяких випадках можуть застосову-вати географічну, функціональну, те-матичну ознаки систематизації справ архівної колекції.

Під час розподілення справ за схемами систематизації слід мати на увазі таке:

✒ усередині розділів схеми систематиза-ції (років, назв структурних підрозділів, функцій чи напрямів діяльності, видів справ, авторів тощо) справи розташо-вують за важливістю документів: спо-чатку в опис включають справи із за-конодавчими, нормативно-правовими актами, розпорядчими документами, а в кінці розділу — з листуванням;

✒ справи відносять до року, в якому вони започатковані в діловодстві або надійшли на підприємство для продов-ження діловодства;

✒ плани, звіти, кошториси й додатки до них відносяться до року, на (за) який вони складені, незалежно від часу їх підписання або затвердження; пер-спективні плани відносяться до по-чаткового року їх запровадження, а звіти за ці роки — до останнього року звітного періоду;

✒ справи, започатковані в діловодстві одного структурного підрозділу під-приємства й передані для завершен-ня іншому підрозділові, належать до останнього структурного підрозділу цього підприємства;

✒ структурні підрозділи розташовують у схемі систематизації та описі згідно із затвердженим штатним розписом підприємства або класифікатором структурних підрозділів.

ВИМОГИ ДО ОБЛІКУ ДОКУМЕНТІВ

Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві підприємства, а також описи справ.

Усі облікові документи повинні збе-рігатися в робочій кімнаті керівника ар-хівного підрозділу підприємства (особи, відповідальної за архів) в опечатаних шафах (сейфах).

Користуватися обліковими докумен-тами можна в приміщенні архіву й лише в присутності керівника архівного під-розділу.

Зауважимо, що облік архівних доку-ментів здійснюють за архівними фонда-ми (колекціями), описами та справами.

Облік документів архіву ведуть за основ-ними й допоміжними реєстраційними формами.

Основні реєстраційні форми архіву

До основних реєстраційних форм ар-хіву належать:

✒ книга обліку надходження та вибуття документів;

✒ список фондів; ✒ описи справ.

Книга обліку надходження та ви-буття документів (додаток 1) призначена для обліку всіх поточних і підсумко-вих на початок кожного нового року змін у складі й обсязі фондів і справ архіву. Книга обліку надходження та вибуття документів є підставою для складання паспорта архіву.

 Кожне надходження або вибуття до-кументів позначають самостійним поряд-ковим номером. Якщо документи фонду надходять в архів уперше, номер фонду зазначають у книзі після надання йому но-мера за списком фондів. Якщо докумен-ти, що надійшли, є частиною фонду, що вже зберігається в архіві підприємства, у відповідній графі книги наводять номер, що був наданий цьому фондові раніше.

Після закінчення календарного року в книзі надходження й вибуття докумен-тів оформлюють підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, вибули та фактично наявних на зберіганні.

Список фондів ведуть в архіві, в яко-му зберігаються два й більше фондів (ко-лекцій). Форма списку фондів є додат-ком до Правил роботи архівних підрозді-лів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом

 

Додаток 1

Зразок заповнення книги обліку надходження та вибуття документів архівного підрозділу підприємства (формат А4, 297 × 210 мм)

Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16.

Архівний фонд (колекцію) вносять до списку фондів під час першого над-ходження документів у архів. Кожному фонду, який приймають уперше, при-своюють черговий номер за списком фондів у хронологічній послідовності їх надходження. До номера фонду, що під-лягає переданню на державне зберіган-ня, додають через косу риску номер, на-даний відповідною державною архівною установою чи архівним відділом місь-кої ради під час першого надходження на державне зберігання частини цього фонду.

Архівний фонд вносять до списку фондів під його повною та скороченою назвою. Для діючого підприємства на-звою фонду буде остання офіційна назва підприємства на дату надхо-дження документів до архіву, для лікві-дованого — остання на дату ліквідації.

Якщо на час заведення списку фондів в архіві вже зберігалися документи кіль-кох фондів, спочатку до списку вносять ці документи в хронологічному порядку їх надходження, а після фіксують у тому ж порядку надходження нових фондів.

• разі вилучення фонду зі списку (на-приклад, після передання всіх докумен-тів фонду до іншого підприємства або державної архівної установи (архівного відділу міської ради), повного вилучення документів для знищення тощо) у ньому зазначають причину вибуття фонду, а також назву, дату й номер документа, що став підставою для його виклю-чення.

КОЖНИЙ ФОНД ВНОСЯТЬ У СПИСОК ЛИШЕ ОДИН РАЗ, І НОМЕРИ ВИБУЛИХ ФОНДІВ НО-ВИМ ФОНДАМ НЕ ПРИСВОЮЮТЬ

Наприкінці кожного календарного року в списку фондів оформлюють підсумко-вий запис, в якому зазначають кількість фондів, що перебувають на зберіганні, та вільні номери фондів, якщо вони є.

Опис справ — первинний обліковий документ для індивідуального й сумар-ного обліку справ окремо постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань. Індивідуальний облік справ здійснюють шляхом закріплення за кожною справою окремого номера, сумарний — закріплюється в підсумко-вому записі до опису.

 

Кожну зміну загальної кількості справ в описі, пов’язану з надходженням, ви-буттям, об’єднанням або розформуван-ням справ, відображають у підсумково-му записі з посиланням на відповідні ви-правдовувальні документи, наприклад:

• Справи з № 100 по № 150 вибули у зв’язку переданням до Державного архіву Дніпро-петровської області. Акт № 1 від 24 червня 2013 року.
  2. До опису включено справу під № 154-а. Акт № 2 від 22 липня 2013 року.
  3. Справу № 167 розформовано під час під-готовки документів до передання на держав-не зберігання. Документи справи № 167 част-ково включено в справу № 170. Акт № 3 від 12 серпня 2013 року.

Після цього складають новий підсум-ковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі «Примітка» проти кожної справи, що вибула, роблять по-значку «Вибула».

Закінчений опис справ, що склада-ється з річних розділів, повинен мати за-гальний підсумковий запис. Якщо опис складається з кількох томів (частин), то підсумковий запис складають до кожно-го тому (частини), а до останнього тому (частини) складають загальний підсум-ковий запис до опису в цілому.

Описи справ структурних підрозділів (додаток 2) підприємства є основними обліковими довідниками до документів

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Валова нумерація — безперервна порядкова нумерація серійного видання (періодики) з дня його заснування, яку ведуть, на відміну від поточної нумерації, не за роками. Валовий номер зазначають після поточного номера в круглих дужках. Наприклад: № 12 (35).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Зразок заповнення паспорта архівного підрозділу підприємства (формат А4, 210 × 297 мм)

 

 

 

 

 

 

✒ характеристику складу та змісту до-кументів фондоутворювача;

 

✒ методичні розробки з науково-тех-нічного опрацювання, систематизації, створення облікового й довідкового апарату; з реставрації та консервації, мікрофільмування, створення фонду користування, перевіряння наявності справ;

✒ акти про зміни в обсягах і складі до-кументів фонду;

✒ облікові документи;

✒ листування з питань архівної справи й організації роботи архіву на підпри-ємстві.

Усі документи у справі фонду систематизують за хронологією їх укла-дання, нумерують у міру надходження нових документів і підшивають. До них обов’язково укладають новий засвідчу-вальний напис.

Справа фонду відкривається внутріш-нім описом. Кожний новий документ спра-ви фонду вносять до опису з посилання-ми на ті чи інші аркуші справи фонду.

ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ДО ДОКУМЕНТІВ АРХІВУ

Довідковий апарат архіву підприєм-ства складається з:

✒ описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадро-вих питань;

✒ номенклатур справ, за якими обліко-вують справи тимчасового зберігання; ✒ історичних довідок до архівних фондів.

 

Описи справ є базовими довідни-ками для створення інших видів довідкового апарату архіву, в яких викорис-товуються пошукові дані того чи іншого архівного документа: номери фонду, опису, справи, аркушів. Номенклатурами справ користуються в разі потреби пошуку документів і справ тимчасового (до 10 років) збері-гання.

Історична довідка до архівного фон-ду (колекції) виконує функції довідника, в якому в узагальненому вигляді пода-ють відомості з історії фондоутворювача й фонду. Ця довідка складається під час першого надходження документів фон-ду до архіву. Вона містить три розділи:

✒ історія фондоутворювача; ✒ історія фонду;

✒ характеристика документів фонду.

• першому розділі історичної довідки в хронологічній послідовності подають відомості про:

✒ розпорядчі акти про створення, ре-організацію, ліквідацію підприємства-фондоутворювача;

✒ крайні дати діяльності підприємства; ✒ завдання й функції підприємства, їх зміни; ✒ масштаб діяльності підприємства, мережу підвідомчих підприємств і ор-ганізацій;

✒ зміни в офіційній назві й підпорядко-ваності підприємства;

✒ структуру підприємства й зміни в ній.

•                другому розділі довідки зазначають:

✒ кількість справ у фонді й крайні дати документів фонду;

✒ час надходження документів фонду до архіву;

✒ зміни в складі й обсязі фонду, їх при-чини;

✒ дату першого передання документів фонду на державне зберігання й на-зву відповідної державної архівної установи або архівного відділу місь-кої ради;

✒ ступінь збереженості документів фонду.

У третьому розділі довідки наводять: ✒ узагальнену характеристику фонду за видами документів та їх змістом;

✒ відомості про довідковий апарат до фонду;

✒ напрями використання документної інформації фонду.

Історичну довідку доповнюють у міру поповнення фонду новими надходжен-нями.

Історичну довідку підписує керівник архівного підрозділу (особа, відпові-дальна за архів) підприємства. На під-приємствах, що передають документи на державне зберігання, цю довідку дру-кують у чотирьох примірниках, на інших підприємствах — у двох.

•                архівах, де зберігається велика кількість справ, якими інтенсивно корис-туються, можуть складати довідкові кар-тотеки й каталоги.

Картотеки створюють до документів, якими користуються найчастіше (орга-нізаційно-розпорядчі, з кадрових пи-тань, з комерційної діяльності підприєм-ства тощо).

Залежно від завдань використання документної інформації в архіві можуть створювати такі картотеки:

✒ іменна;

✒ географічна;

✒ назв підприємств-контрагентів; ✒ з кадрових питань.

У картки заносять відомості про посадових осіб, контрагентів, адреси, трудо-вий стаж, заробітну плату тощо з поси-ланням на номери фонду, описів, справ, аркушів, де містяться потрібні відомості. Картки в картотеках систематизують за абеткою понять або хронологією подій, що містяться в них.

Коли в архіві є кілька картотек, їх можуть об’єднувати в каталоги за пред-метно-тематичною, систематичною, гео-графічною та іншими ознаками.

ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

• Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
• Видача завдань учням;
• Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
• Дозволити учням приступити до виконання завдання;
• Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
• Відповідь на виникаючі запитання;
• Видача додаткових завдань встигаючим учням.

ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 20 хв.

• Перевірити виконані завдання;
• Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
• Виставити та повідомити оцінки;
• Видати домашнє завдання;
• Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

ОСНОВИ ФОНДУВАННЯ ТА ОБЛІКУ ДОКУМЕНТІВ АРХІВУ

Порядок заповнення паспорта архіву

2.1. «Розділ 1. Відомості про документи»

2.1.1. Пункт 1 – «Фондів»

У  цьому  пункті  зазначаються  всі  фонди,  їх  найменування,  що зберігаються в архіві. В архіві організації, крім основного фонду документів, що нагромадилися за час її діяльності, можуть зберігатися також документи організацій –  попередників та  підлеглих організацій, що  ліквідовані. Фонди незалежно від видів документів (управлінських або з особового складу) зазначаються в паспорті сумарно.

У цьому пункті зазначається кількість одиниць зберігання постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що зберігаються в архіві, та які внесено і не внесено до описів, їх крайні дати. У разі, якщо документи за встановлені роки не були упорядковані, зазначається їх кількість згідно з підсумковими записами до номенклатур справ. У випадку порушення строків передавання документів постійного зберігання та з особового складу структурними підрозділами до архіву організації, у пояснювальній записці зазначається кількість одиниць зберігання та їх крайні дати.

«У тому числі:

постійного зберігання»

Зазначається кількість одиниць зберігання, їх крайні дати (що внесено і не внесено до описів);

«з них:

унесених в описи, що схвалено експертно-перевірною комісією»

Зазначається   кількість   одиниць   зберігання,   унесених   в   описи,   що схвалено експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, їх крайні дати;

«що зберігаються понад установлені строки»

У цій графі зазначається кількість одиниць зберігання, що знаходяться на зберіганні в архіві організації понад встановлені граничні строки тимчасового зберігання.

Установлено такі граничні строки тимчасового зберігання документів в архіві організації:

для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського  суду   України,   Вищого   спеціалізованого  суду   України   з розгляду цивільних і кримінальних справ, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та центральних установ і безпосередньо підпорядкованих їм організацій, тобто діяльність яких має загальнодержавне значення – 15 років;ля документів Верховної Ради Автономної Республіки Крим і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, господарських судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, окружних адміністративних судів, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, апеляційних адміністративних судів, які утворюються в апеляційних округах, апеляційних господарських судів, прокуратури Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, Військової прокуратури ВМС України, військових прокуратур регіонів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, тобто для організацій діяльність яких поширюється на Автономну Республіку Крим відповідну область, міста Києва та Севастополя – 10 років;

для документів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, районних, районних у містах, міських, міськрайонних прокуратур, військових прокуратур гарнізонів, а також сільськогосподарських підприємств,  тобто діяльність яких поширюється на відповідний район, місто – 5 років;

для записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з особового складу, господарських книг, документів з приватизації житлового фонду – 75 років.

Відповідно до пункту 289 Типової інструкції з діловодства у центральних органах   виконавчої  влади,   Раді   міністрів   Автономної  Республіки  Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, підпункту 2.7 Правил справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) передаються до  архіву організації для подальшого зберігання та користування через два роки після завершення їх у діловодстві в упорядкованому стані.

Строки зберігання документів постійного зберігання в архіві організації обраховується з 01 січня року, наступного за роком закінчення документів у діловодстві  (за   виключенням року   поточного  діловодства  та   двох   років, протягом яких вони повинні зберігатися в структурних підрозділах організації). Наприклад, організація обласного масштабу діяльності (в архіві якої документи постійного  зберігання  тимчасово  зберігаються  10 років),  подає  паспорт  до державного   архіву   області   станом   на   01.12.2012,   при   цьому   вона   має виключити рік поточного діловодства (2012) та два роки зберігання документів в  структурних  підрозділах  (2010-2011),  та  зазначити  10 років  зберігання документів в архіві (2000-2009). Якщо в архіві зберігаються документи постійного зберігання понад  встановлені роки,  тобто  до  2000 року,  у  графі зазначається  їх  кількість  і  крайні  дати  (наприклад,  150 справ  постійного зберігання за 1998-1999 роки зберігаються в архіві установи понад встановлені строки).

«З особового складу»

Зазначається кількість одиниць зберігання, їх крайні дати (що внесено і не внесено до описів); «з них: унесених в описи»

Зазначається кількість одиниць зберігання, що погоджено ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, їх крайні дати;

«Тривалого (понад 10 років) зберігання»

Зазначається  кількість  одиниць  зберігання,  крайні  дати  (що  внесено  і  не внесено до описів); «з них: унесених в описи»

Зазначається кількість одиниць зберігання, що внесено в описи, схвалені експертною комісією установи, їх крайні дати.

2.2. «Розділ II. Відомості про приміщення» Графи заповнюється за наявності окремого приміщення. У цьому розділі зазначається   коротка   характеристика   архівосховища:   площа (м2),   ступінь завантаженості (%) – заповнення стелажного обладнання та шаф для зберігання документів, вид опалення, дотримання температурно-вологісного режиму (мінімальної і максимальної температури та вологості повітря протягом року), наявність протипожежних засобів (пожежна сигналізація, система пожежогасіння, кількість вогнегасників), охоронний режим (наявність поста державної охорони, охорона сигналізації архівосховищ), наявність стелажів, шаф, робочих кімнат, читального залу.

У разі відсутності окремого приміщення у пояснювальній записці до паспорта зазначаються умови зберігання архівних документів у структурних підрозділах організації. За наявності декількох архівосховищ зазначається їх кількість, місцезнаходження, характеристики кожного приміщення окремо.

2.3. «Розділ Ш. Відомості про кадри»

У цьому розділі зазначається кількість працівників архіву організації, якщо архів є самостійним структурним підрозділом і посаду керівника архіву внесено до штатного розпису, зазначається прізвище, ім’я, по батькові, освіта, фах, стаж роботи в архіві.

У паспорті зазначається адреса і номер телефону організації, у дужках адреса архіву (у разі його іншого місцезнаходження).

Паспорт  підписується  керівником  архіву  (особою,  відповідальною  за архів (із зазначенням найменування посади)).

 

КНИГА ОБЛІКУ

НАДХОДЖЕННЯ ТА ВИБУТТЯ ДОКУМЕНТІВ АРХІВУ

 

 

Додаток 37 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 1 глави 4 розділу Х)

 

 

_______________________________________________________

(найменування установи)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КНИГА ОБЛІКУ

НАДХОДЖЕННЯ ТА ВИБУТТЯ ДОКУМЕНТІВ АРХІВУ

 

 

 

 

 

 

    Том № __________

 

    Розпочато _______

 

   Закінчено _______