Облік касових і фактичних видатків

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИОДЕСЬКИЙ ФАХОВИЙ КОЛЕДЖ ТРАНСПОРТНИХ ТЕХНОЛОГІЙОБЛІК І ЗВІТНІСТЬ В БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВАХЛЕКЦІЯ 7 Облік касових і фактичних видатків. Розробила викладач вищ.кат. Лиховидова С.І.

Облік касових і фактичних видатків. План1 Касові видатки2 Фактичні видатки3 Прямі видатки4 Основні види касових і фактичних видатків

Вида́тки бюдже́ту — це кошти, що спрямовуються на здійснення програм та заходів, передбачених відповідним бюджетом, за винятком коштів на погашення основної суми боргу та повернення надміру сплачених до бюджету сум. У процесі своєї статутної діяльності бюджетні установи здійснюють різноманітні видатки: як оплачувані (тобто такі, що обмінюються на товар чи послугу), так і неоплачувані. Під видатками (не ототожнювати із затратами) розуміють суму коштів, витрачених бюджетними установами в процесі господарської діяльності в межах сум, установлених кошторисом — головним плановим та фінансовим документом, що визначає обсяг, цільове призначення та поквартальний розподіл коштів. Тобто видатки—це державні платежі, що не підлягають поверненню (не створюють і не компенсують фінансових вимог). Характерною особливістю обліку видатків бюджетних установ є їх поділ на касові та фактичні.

Касові видатки Касовими видатками вважають всі суми, отримані установою з поточних бюджетних рахунків у банку чи реєстраційних рахунків у відповідних органах Державного казначейства для їх використання (витрачання) згідно з кошторисом. При цьому касовими видатками вважають як кошти, отримані готівкою в касу установи, так і суми, перераховані шляхом безготівкової оплати рахунків. Звідси зрозуміло, що касові видатки не можна ототожнювати (плутати) з касовими операціями.

Касові видатки — це не видача грошей з каси установи, а касове виконання бюджету (видача грошей з бюджетних рахунків). Прикладом касових видатків може бути отримання готівки в касу на видачу зарплати, перерахування коштів за матеріали, продукти харчування, обладнання, у фонди на соціальні заходи тощо. Облік касових видатків ведеться за кодами економічної класифікації, тому в первинних документах на списання грошей з бюджетних (реєстраційних) рахунків обов'язково необхідно вказувати цільове призначення (код) видатків.

Фактичні видатки Фактичні видатки, на відміну від касових, це дійсні видатки установи для виконання кошторису, що підтверджені відповідними первинними документами. Прикладом фактичних видатків можуть бути операції нарахування заробітної плати працівникам, списання витрачених медикаментів та продуктів харчування, списання витрат на відрядження за поданим авансовим звітом, нарахування внесків до спеціальних фондів на соціальні заходи тощо.

Такий розподіл видатків в обліку визначається необхідністю контролю з боку держави за використанням коштів. Облік касових видатків забезпечує інформацію про касове виконання кошторису та залишки невикористаних асигнувань на кожну конкретну дату. Облік фактичних видатків дає можливість контролювати хід фактичного виконання кошторису видатків установи в цілому та дотримання встановлених норм за окремими статтями і структурними підрозділами. Облік фактичних видатків, як і касових, ведеться за кодами економічної класифікації видатків бюджету.

Прямі видатки Касові та фактичні видатки на практиці найчастіше не збігаються у часі, оскільки в їх основу покладено різні принципи запису бухгалтерських операцій: для касових видатків — це касовий метод, при якому запис доходів і видатків здійснюється в момент отримання коштів, незалежно від періоду, до якого вони належать; для фактичних видатків — це метод нарахувань, за яким запис операцій здійснюється в момент їх визначення (нарахування), а не в момент фактичного витрачання (виплати) коштів. Так, наприклад, фактичні видатки за кодами 1110 "Оплата праці працівників бюджетних установ", 1120 "Нарахування на заробітну плату" та деякі інші у часовому вимірі випереджають касові, тобто нарахування заробітної плати та внесків на соціальні заходи відбувається раніше, ніж отримання грошей в касу на виплату зарплати або перерахування коштів у відповідні фонди. За іншими кодами, як правило, касові видатки випереджають фактичні. Наприклад, спочатку перерахування коштів за продукти харчування (касові видатки за кодом 1133), а потім списання витрачених продуктів після їх отримання та використання (фактичні видатки за тим же кодом 1133). Якщо касові та фактичні видатки збігаються у часі (що буває досить рідко), їх називають прямими видатками.

Основні види касових і фактичних видатків бюджетних установ. Коди видатків. Касові видатки. Фактичні видатки1110 Отримано кошти в касу установи для виплати заробітної плати. Нараховано заробітну плату1120 Перераховано у Пенсійний фонд, Фонди соціального страхування нарахування на зарплату і відрахування із зарплати. Нараховано внески на соціальні заходи та відрахування із заробітної плати1131 Перераховано кошти за канцелярське приладдя, інші господарські матеріали. Списано канцелярське приладдя та витрачені господарські матеріали1132 Перераховано кошти постачальникам за медикаменти і перев'язувальні засоби. Списано витрачені медикаменти і перев'язувальні засоби1133 Перераховано кошти постачальникам за продукти харчування. Списано витрачені продукти харчування1140 Отримана готівка для видачі під звіт на відрядження. Списано на видатки суму авансового звіту про відрядження1163 Перераховано кошти за використану електроенергію і т. ін. Списано на видатки вартість використаної електроенергії на підставі документів електро-постачальницької організації

Порядок обліку касових і фактичних видатків регулюється "Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ" та "Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ", затвердженими ДКУ 10.12.1999 р. № 114. Облік касових видатків ведеться на синтетичних рахунках 2311 «Поточні рахунки в банку" та 2313 «Реєстраційні рахунки" у розрізі відповідних субрахунків. Ці рахунки є активними, грошовими. За дебетом відображаються суми грошових коштів, що були отримані у вигляді фінансування і плати за надані послуги, а за кредитом — використання вказаних грошових коштів та повернення плати.

Аналітичний облік касових видатків у бюджетних установах і централізованих бухгалтеріях ведеться у "Картці аналітичного обліку касових видатків". Картка ведеться у розрізі кодів економічної класифікації видатків. При цьому для кожного коду функціональної класифікації видатків, для загального і спеціального фондів, для кожного виду коштів спеціального фонду складають окремі картки. Картка відкривається на місяць і заповнюється щодня бухгалтером на підставі виписок органу Державного казначейства (установи банку) з реєстраційних (поточних бюджетних) рахунків. Суми відшкодованих касових видатків записують на зворотному боці картки. Рис. 1. Схема обліку касових видатків бюджетних установ

Облік фактичних видатків ведеться на активних затратних рахунках 801 "Витрати розпорядників бюджетних коштів на виконання бюджетних програм " та 811 "Витрати розпорядників бюджетних коштів на виготовлення продукції (надання послуг, виконання робіт) " у розрізі відповідних субрахунків. За дебетом цих рахунків відображають суми фактичних видатків, проведених упродовж року, за кредитом — наприкінці року списання сум фактичних видатків на результат виконання кошторису.

Аналітичний облік фактичних видатків бюджетних установ ведеться у спеціальній "Картці аналітичного обліку фактичних видатків". Картка фактичних видатків ведеться щомісячно у розрізі кодів економічної класифікації видатків. При цьому для кожного коду функціональної класифікації видатків, для загального і спеціального фондів, для кожного виду коштів спеціального фонду складають окремі картки. Записи в картки про суми фактичних видатків здійснюють на підставі даних меморіальних ордерів і доданих до них первинних документів. Суми відшкодованих фактичних видатків записують на зворотному боці картки. Рис. 2. Схема обліку фактичних видатків бюджетних установ

Суми касових і фактичних видатків не збігаються в часі. У сучасних умовах фактичні видатки часто перевищують касові, бо не завжди фінансування з бюджету дозволяє вчасно погасити заборгованість із зарплати, за енергоносії та інші господарські витрати бюджетних установ. Порівняння касових і фактичних видатків із сумами одержаного фінансування за відповідними кодами економічної класифікації видатків створює можливість контролю з боку держави (в особі відповідних розпорядників коштів, фінансових органів та органів Державного казначейства) за станом виконання кошторису доходів і видатків, розрахунків з працівниками, постачальниками, різними кредиторами, за доцільністю використання виділених коштів згідно з їх цільовим призначенням. Таке порівняння дає можливість виявити факти порушення фінансової дисципліни, безпідставного, нецільового використання державних коштів.

Необхідно зауважити, що касові видатки бюджетних установ, які фінансуються через органи Державного казначейства, обліковуються два рази: один раз в органі казначейства (при списанні коштів з реєстраційного рахунка установи) і другий раз — в самій установі (при отриманні виписки органу казначейства з реєстраційного рахунка). Тому можна сподіватись, що в майбутньому необхідність обліку касових видатків безпосередньо в бюджетних установах відпаде, а відтак значно зменшиться обсяг звітних показників про виконання кошторису видатків. Порівняльний же аналіз касових і фактичних видатків та фінансування можна буде здійснювати у відповідні строки шляхом порівняння даних органів казначейства про касові видатки та звітності установи про фактичні видатки між собою та із затвердженим кошторисом. Такі перспективи стають досить реальними при впровадженні в бюджетних установах автоматизованого обліку видатків з використанням персональних ЕОМ.