Презентація "Ділова документація – складовий чинник управлінської компетентності. Оформлення ділової документації. Дотримання нормативних вимог."

Про матеріал

Матеріал "Ділова документація – складовий чинник управлінської компетентності. Оформлення ділової документації. Дотримання нормативних вимог" узагальнено на основі досвіду роботи з новопризначеними керівниками закладів освіти.

Перегляд файлу

Ділова документація – складовий чинник управлінської компетентності. Оформлення ділової документації. Дотримання нормативних вимог.

Документування управлінської діяльності установ та організацій

• Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або електронних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

• Управлінська діяльність установ (організацій) здійснюється шляхом видання організаційнорозпорядчих документів.

Видання організаційно - розпорядчих документів визначається актами законодавства, нормативність їх видання та оформлення забезпечується дотриманням єдиних нормативних вимог відповідно до інструктивних документів.

Відповідальність за зміст, якість підготовки та оформлення документів, а також за організацію діловодства в установах несуть їх керівники та відповідальні особи.

Нормативно-правова база щодо ведення ділової документації у закладах освіти

• «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5

•Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17.01. 2018 р. № 55

• Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55

Нормативно-правова база щодо ведення ділової документації у закладах освіти

• Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затверджена наказом Міністерства освіти і науки України від 25.06.2018 № 676, зареєстрована в Міністерстві юстиції України 11.09.2018 за

№ 1028/32480

• Примірна інструкція з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах, затверджена наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 23.08.2012 № 947

• Примірна Інструкція з діловодства у дошкільних навчальних закладах, затверджена наказом

Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 01.10.2012 року № 1059

Нормативно-правова база щодо ведення ділової документації у закладах освіти

• Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98, затверджений наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31.12.1998 року

№ 1024 (із змінами) (далі - ДКУД)

• Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ( ДСТУ 4163 – 2003”), затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55

• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств, організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованих у

Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884 (зі змінами)

Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163 – 2003

“Уніфікована система організаційно- розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (Далі – ДСТУ 4163-2003)

Організаційно-розпорядча документація

• Організаційна - правила, норми, що визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад установи, функціональний зміст діяльності установи та її підрозділів (положення або статут установи, положення про структурні підрозділи установи, посадові інструкції, штатні розписи, договори тощо);

• Розпорядча – фіксує рішення нормативно - правового або організаційно - розпорядчого характеру з основних питань діяльності установи, адміністративно - господарських або кадрових (особового складу) питань (постанови, рішення, накази, розпорядження);

• Інформаційно-аналітична - інформація, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо)

Реквізити документів.

Дата документа

• Дати підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, що містяться в тексті, оформляють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік, наприклад:

02.03.2019

• У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 09 березня 2019 року

• Дозволяється вживати – 03 червня 2018 р.

Реквізити документів.

Реєстрація документів.

Реєстраційний індекс

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа, який доповнюється індексами за номенклатурою справ

Вхідні документи

Приклад: 35/01-12

35 - порядковий номер 01-12 – індекс справи за номенклатурою Вихідні документи

Приклад: 02-15/58

02-15 – індекс справи за номенклатурою 58 – порядковий номер

Реквізити документів. Адресування документів (Адресат)

Документи адресують підприємствам, організаціям, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам чи конкретній посадовій особі. У разі адресуваннядокумента установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Міністерство охорони здоров’я

Відділ освіти Люботинської міської ради

Реквізити документів. Адресування документів

Якщо документ адресується керівникові підприємства, установи, організації, то найменування установи входить до складу найменування посади адресата, а посада і прізвище адресата подаються у давальному відмінку, наприклад:

Начальнику відділу освіти Люботинської міської ради Іваненко В.В.

У разі потреби в реквізиті «Адресат» можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь

Реквізити документів.

Затвердження документів.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою (керівником), то гриф затвердження складається з таких елементів:

зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади особи, яка затверджує документ, особистого підпису, його розшифровки (ініціалу (-ів) та прізвища особи, яка затвердила документ), дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

Підпис Ініціал(-и) Прізвище

Дата

Реквізити документів. Затвердження документів

Коли документ затверджують постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви затверджувального документа в називному відмінку, його дати та номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держкомархіву України

20.03.2018 № 25

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа

Реквізити документів.

Погодження документів

Місце розташування: нижче реквізиту “Підпис” на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження”, про що робиться відмітка у документі на місці грифу погодження - Аркуш погодження додається.

Реквізити документів. Відбиток печатки

Відбитком печатки установи (організації) засвідчують на документі підпис відповідальної особи.

На документах, що засвідчують права посадових осіб, які фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей, а також спеціально передбачених правовими актами, підпис відповідальної особи має бути завірений (засвідчений) гербовою (круглою) печаткою.

• Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він захоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової

особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”

Реквізити документів.

Відмітка про засвідчення копії документа

(позначка про завірення копії)

Відмітка Копія проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слів: Згідно з оригіналом, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, наприклад:

Згідно з оригіналом Секретар Підпис Ініціал (и) Прізвище 24.01.2019

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Мінюсту 18.06.2015 № 1000/5)

• ІІ розділ. Документування управлінської інформації

(перелік питань, що розглядаються)

• 1. Загальні вимоги до створення управлінських документів

• 2. Бланки документів

• 3. Печатки

• 4. Датування управлінських документів

• 5. Погодження управлінських документів

• 6. Затвердження управлінських документів

• 7. Підписання управлінських документів

• 8. Загальні вимоги до тексту управлінських документів

• 9. Особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів

• 10. Засвідчення копій та витягів службових документів

Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти

• (наказ Міністерства освіти і науки України від

25.06.2018 № 676, реєстрація в Міністерстві юстиції України 11.09.2018 за № 1028/32480) – набуття чинності з 05 жовтня 2018 року

• Лист - роз’яснення МОН щодо застосування окремих положень Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти № 1/9 – 596 від 03.10.2018

• Наказ МОН від 01.05.2011 № 423 (Єдині зразки обов’язкової ділової документації у закладах загальної середньої освіти усіх типів і форм власності)

Інструкція з діловодства у закладах

загальної середньої освіти. Основні положення

До уваги керівника

- Новою Інструкцією унормовано загальні засади ведення діловодства у закладах загальної середньої освіти.

- На її підставі заклад освіти розробляє власну

Інструкцію, яка затверджується відповідним наказом.

- Інструкція не містить переліку обов’язкової для закладів освіти ділової документації (взяти до відома Примірний перелік документів, що створюються під час діяльності закладів загальної середньої освіти, із зазначенням строків зберігання (Додаток до листа МОН від 03.10.2018 № 1/9 - 596).

Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти. Основні положення та вимоги

• Організація діловодства і контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у закладі здійснюється відповідальною особою (відповідальними особами), яка (які) призначається (призначаються) керівником закладу.

• Заклади можуть створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з урахуванням вимог законодавства та цієї Інструкції.

• Створення електронних документів здійснюється відповідно до Законів України “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронний цифровий підпис”, наказу Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 “Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання”, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.11.2014 № 1421/26198.

Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти. Основні положення та вимоги

• Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами ДСТУ та цієї Інструкції

• У закладі можуть використовуватись такі бланки документів:

- загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа)

- бланк листа (найменування засновника (засновників) закладу; повне найменування закладу відповідно до установчих документів; довідкові дані про заклад)

- бланк наказу

Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти. Структура та основні положення

І Загальні положення

ІІ Загальні вимоги до створення, оформлення та

документування управлінської інформації

ІІІ Особливі вимоги до складання деяких видів документів

ІV Реєстрація документів

V Складання номенклатури справ

VІ Формування справ, зберігання документів

VІІ Експертиза цінності документів. Порядок підготовки справ до передання для архівного зберігання

Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти. Структура та основні положення

• Додаток 1 (п. 3 розділу ІІ Інструкції) Вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки

• Додаток 2 (п. 4 розділу ІІ) Перелік документів, на яких підпис посадової особи засвідчується відбитком печатки закладу

• Додаток 3 (п. 6 розділу ІV) Перелік документів, що не підлягають реєстрації спеціально призначеною для цього особою

• Додаток 4 (п. 6 розділу ІV) Реєстраційний журнал наказів керівника закладу

Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти

• Інструкція деталізує оформлення окремих реквізитів (відбиток печатки, засвідчення копії документа, його затвердження, погодження, реєстраційний індекс)