Презентація до уроку 1 "Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. Загальні правила оформлення документів" 10 клас (вибірковий модуль)

Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. Загальні правила оформлення документів. За навчальною програмою 2018 року. Урок 36

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

Документи класифікуються за такими ознаками:спосіб фіксації інформації;зміст;назва;вид;складність; місце складання; термін виконання;походження; гласність; юридична сила; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше. Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:письмові,   до   яких  належать   усі  рукописні  та  машинописні документи,     виготовлені    за    допомогою    друкарської    та розмножувальної оргтехніки;графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;фото-   й   кінодокументи   -   такі,   що   створені   способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки.   На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо). Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За змістом документи поділяють на: організаційно-розпорядчі;фінансово-розрахункові;постачально-збутові та ін. Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо). Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За    назвою    розрізняють:   Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За видами документи поділяють на:типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За складністю документи бувають:прості, що містять інформацію з одного питання;складні, які містять інформація щодо двох і більше питань. Слід   урахувати,   що   прості   документи   легше   оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук. Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За місцем складання розрізняють такі документи:внутрішні,   що   стосуються   внутрішніх   питань   підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі;зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція. За терміном виконання документи бувають:термінові,   що   виконуються  у   строки,   встановлені  законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми). Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За терміном зберігання: Постійного зберігання;Тривалого зберігання (понад 10 років);Тимчасового зберігання (до 10 років). За юридичною силою документи поділяються на справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, нечинні. фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За походженням документи поділяються на:службові,   що   стосуються   діяльності   підприємства (організації, установи, фірми);офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо). За гласністю документи бувають:звичайні;для службового користування (ДСК);таємні;конфедиційні та інші. Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу). Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

Документообіг — це рух документів в установі, організації, структурі з часу їх створення чи отримання до завершення чи відправлення адресатові; це комплекс робіт з документами, створеними чи отриманими установами: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання і використання документації, рух документів між інстанціями. Документообіг

Вимогами дотримання документообігу є:а) проходження документів найшвидшим шляхом через найменшу кількість інстанцій, що приведе до мінімуму переміщення документів;б) розподіл документів між працівниками відповідно до їх функціональних обов'язків;в) зумовленість переміщення документів службовою необхідністю, вилучен­ням зайвих, дублюючих інстанцій;г) одноманітність маршруту і складу технологічних операцій для деяких категорій документів, одноразовість виконання кожної операції. Документообіг

Документообіг як технологічний процес поділяється на кілька складових частин - документопотоків:1) потік документів, що надійшли до установи;2) потік документів, що відправляються з установи;3) потік внутрішніх документів. Кількість документів кожного потоку за певний період (місяць, квартал, рік) становить обсяг документообігу. Документообіг

Річний обсяг документообігу є вихідною величиною для підрахунку чисельності працівників документаційної служби, вибору типів і кількості засобів механізації та автоматизації обробки інформації, визначення ступеня завантаження структурних підрозділів та окремих працівників.  Зіставлення обсягу документообігу за кілька років дає змогу своєчасно виявити тенденцію його збільшення і виробити заходи щодо скорочення кількості документів. Документообіг

Щоденному обліку підлягають усі без винятку документи (ті, що надійшли та ті, що були отримані при обробці, внутрішні документи). Загальний документообіг у структурі підраховується за групами і видами документів, реєстраційними формами, структурними підрозділами. Обсяг документообігу в установі аналізується щоквартально, всі дані доповідаються керівництву для прийняття управлінських рішень щодо вдосконалення роботи з документами. Документообіг

Практикум

Дякую за увагу!За навчальною програмою 2018 року. Урок 36