Презентація "Документ як одиниця писемного ділового спілкування"

Теми 5-6. Документ як одиниця писемного ділового спілкування. Вимоги до оформлення документів.

План1. Поняття «документ». Класифікація документів.2. Формуляр документа.3. Основні правила оформлення документів.4. Текст документа.

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію,зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі. Це писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Функції документів. Оформлюють їх на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, диску, флешці

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширенішим є текстовий документ, зміст якого - мовна інфомація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування.

Класифікація документів1. За найменуванням: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.2. За походженням. СЛУЖБОВІ (ОФІЦІЙНІ) створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються відповідно до єдиних вимог. ОСОБИСТІ створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності. До особистих належать також і ті документи, які містяться у приватному зібранні особи.

Класифікація документів3. За місцем виникнення4. За призначенням

Класифікація документів5. За напрямом6. За формою

Класифікація документів7. За термінами виконання 8. За ступенем гласності

Класифікація документів9. За стадіями створення. Якщо документ загублено, видається його повторний примірник - дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

Класифікація документів10. За складністю. Прості (односкладні)Складні11. За термінами зберігання. Постійного зберігання. Тривалого зберігання (понад 10 років)Тимчасового зберігання (до 10 років)12. За технікою відтворення. РукописніВідтворені механічним способом

ДІЛОВОДСТВО – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами. СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ - сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі.

2 питання. Формуляр документа. Кожний документ складається з окремих елементів, що називаються реквізитами. Склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі називається формуляром. Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.

Формуляр-зразок передбачає такі реквізити та порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах: 01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим; 02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); 03 - зображення нагород; 04 - код організації; 05 - код форми документа; 06 - назва організації вищого рівня; 07 - назва організації;08 - назва структурного підрозділу організації;09 - довідкові дані про організацію;10 - назва виду документа;11 - дата документа;12 - реєстраційний індекс документа;• 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа,на який дають відповідь;14 - місце складання або видання документа;15 - гриф обмеження доступу до документа;16 -адресат;17 - гриф затвердження документа;18 - резолюція;19 - заголовок до тексту документа;20 - відмітка про контроль;21 - текст документа;22 - відмітка про наявність додатків;23 - підпис;24 - гриф погодження документа;25 - візи документа;26 - відбиток печатки;27 - відмітка про засвідчення копії;28 - прізвище виконавця і номер його телефону;29 - відмітка про виконання документа і направлення йогодо справи;30 - відмітка про наявність документа в електроннійформі;31 - відмітка про надходження докуме

Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

3 питання. ОСНОВНІ ПРАВИЛА • ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ Назва організації відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статутіНазва виду документа - обов'язковий реквізит будь-якого документа, крім листів. Назва є на бланку або вдруковується угорі ліворуч. Залежно від виду документа визначаються перелік необхідних для його оформлювання реквізитів, побудова тексту й ступінь обов'язковості виконання його положень. Для здійснення розрахунково-грошових операцій у бланках вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Наприклад: Розрахунковий рахунок № 3467059 в Києво-Святошинському УСБм. Києва МФО 322034

Дата. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ. До складу дати входять число, місяць і рік, які проставля-: ються в одному рядку арабськими цифрами. Наприклад: 12.07.2022 (тобто 12 липня 2022 р.). У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 11 червня 20022 р. Дату документа ставлять нижче від його назви поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Реєстраційний індекс складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце складання або видання документа. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ. Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організацій, установ, структурних підрозділів, службових або приватних осіб. Назва установи й структурного підрозділу подається у називному відмінку, а назва посади та прізвище - у давальному. Наприклад: Національний авіаційний університет Відділ кадрів Коваленкові І. П.

Підпис - це обов'язковий реквізит будь-якого документа, що свідчить про відповідальність особи за його зміст. Підпис є одним із реквізитів, що надає документу юридичної сили. Гриф затвердження документа. Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується його дія на певне 27 коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб. Реквізит затвердження містить: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назву посади, особистий підпис, ініціал(и) та прізвище особи, яка затвердила документ, і дату затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Директор Науково-методичного центру вищої освіти Міністерства освіти і науки України підпис) К. М. Левківський 09.03.2022

Відбиток печатки. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряють відбитком печатки. Ставлять їх на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на тих документах, де наявність відбитка печатки передбачено правовими актами. Відмітка про надходження документа до організації. Цей реквізит містить: скорочену назву організації, що надіслала документ; реєстраційний індекс документа; дату його надходження. Відмітка про виконавця. Цей реквізит обов'язковий лише у вихідних документах (листах, довідках, висновках) і складається з прізвища виконавця та номера його службового телефону. Ці відомості проставляються на останній сторінці документа у нижньому лівому куті (лицьової сторони).

4 питання. Текст документа. Текст - це головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки. Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні вказують мету документа.

Правила до тексту документа: текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила...', Інститут просить...; Ректорат клопочеться... . Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази; 2) не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій; 3) уживати стійкі (стандартизовані) сполучення відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку і под.; 4) використовувати синтаксичні конструкції на зразок: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом..; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості. ..; На Ваше прохання...;

Правила до тексту документа (продовження): 5) дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховуючи...; беручи до уваги...; розглянувши...; 6) використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови та зрозумілі для широкого кола читачів; 7) у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова - на початку речення); 8) щоб не спричинити загострення стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій - Вами ще не висловлені пропозиції... . 9) використовувати інфінітивні конструкції: створити комісію...; відкликати працівників...;

10) у розпорядчих документах дієслівні конструкції слід вживати у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...; 11) використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук; 12) віддавати перевагу простим реченням, використовувати форми ввічливості: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний... . Правила до тексту документа (продовження):