Презентація на тему: "Інструкція по діловодству у школі"

Інструкціїз діловодства у закладахзагальної середньоїосвіти. Підготувала директор Погірцівської СЗШ І-ІІІ ст. Стасишин Оксана Теодозіївна

Розділ 1 Заклади організовують діловодство відповідно до інструкції, яка розробляється на основі цієї Інструкції та затверджується керівником закладу. Організація діловодства і контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у закладі здійснюються відповідальною особою, яка призначається керівником закладу.

Можна створювати електронні документи (накази, протоколи педрад, нарад,…) Можна створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з урахуванням вимог законодавства України та цієї Інструкції. Строки зберігання документів, що створюються під час діяльності закладу, визначаються наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5

Розділ II. Загальні вимоги до створення, оформлення та документування управлінської інформаціїНазва виду документа (наказ, протокол, доповідна записка тощо) має відповідати назвам, передбаченим розділом 3 Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98, затвердженого наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (зі змінами). Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України "Державна уніфікована система документації.

01 — зображення Державного герба України06 — назва організації вищого рівня 07 — назва організації08 — назва структурного підрозділу організації 09 — довідкові дані про організацію 10 — назва виду документа 11 — дата документа12— реєстраційний індекс документа

У закладі мають використовуватися такі бланки документів:загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа);бланк листа;бланк наказу.

Бланк 1

Бланк 2

Бланк 3

Розділ III. Особливі вимоги до складання деяких видів документів. Наказ - розпорядчий документ, який видає керівник закладу на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов'язковий для виконання підлеглими. Накази видаються з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань закладу, а також руху учнів. Зміст наказу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про"("Про затвердження...", "Про створення...") "Про підсумки..."). У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

З метою розрізнення груп наказів до реєстраційного індексу наказу через дефіс додається літерна відмітка, наприклад:накази з адміністративно-господарських питань - № 2-г;накази з кадрових питань – № 2-к;накази про надання щорічних основних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням працівників - № 2-в;накази з руху учнів – № 2-у.

Протокол. Протокол - документ, у якому фіксується перебіг ведення засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами, комісіями . Протоколи засідань педагогічних рад, інших дорадчих та колегіальних органів складаються в стислій формі (фіксуються лише прийняті рішення без деталізації перебігу обговорення питання. У разі потреби за рішенням загальних зборів (конференції) колективу протоколи загальних зборів (конференції) колективу можуть складатися у повній формі.

Текст протоколу складається зі вступної та основної частин. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого на засіданні, зборах тощо, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб. Основна частина протоколу складається з розділів, які мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:для стислої форми протоколів: "СЛУХАЛИ - УХВАЛИЛИ";для повної форми протоколів: "СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ". У повній формі протоколу після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді (питання порядку денного). Виступи оформлюються в протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу), імен доповідачів у називному відмінку, викладенням змісту виступу або питання, відповіді на нього. Текст або тези доповіді, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається "Текст доповіді додається до протоколу".

Листи. Бланки листа мають такі реквізити:найменування засновника навчального закладу (наприклад, Рудківська міська рада);повне найменування навчального закладу відповідно до установчих документів;довідкові дані про навчальний заклад (поштова адреса, номери телефонів, факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо).

АКТАкт - документ, складений групою осіб для засвідчення встановлених фактів або подій. Датою акту є дата його складення. Текст акту складається зі вступної та констатуючої частин. У вступній частині зазначаються підстави для складання акту та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому. У констатуючій частині викладаються суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки; дані про кількість примірників акту та їх місцезнаходження. Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанніАКТ

Розділ ІV. Реєстрація документів. Реєстрація документів здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи (довідки, доповідні записки, заяви, протоколи засідань педагогічних рад, комісій тощо). У закладі має бутивхідна кореспонденції,вихідна документація,внутрішня документація,журнали реєстрації наказів.

Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора та змісту. Окремо реєструються:вхідні документи;накази з основної діяльності;накази з руху учнів/вихованців;накази з адміністративно-господарських питань;накази з кадрових питань тривалого зберігання;накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання;внутрішні документи (протоколи, довідки, доповідні, пояснювальні записки, заяви працівників тощо);бухгалтерські документи;звернення громадян, у тому числі батьків або законних представників учнів;запити на публічну інформацію.

Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу справи, наприклад 89/02-04, де 89 - порядковий номер документа у межах року, 02-04 - індекс справи за номенклатурою справ. У вихідного та внутрішнього (за винятком наказів, протоколів) документа реєстраційний індекс складається із індексу справи за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад 02-04/176, де 02-04 - індекс справи за номенклатурою справ, 176 - порядковий номер документа у межах року.

Розділ V. Складання номенклатурисправ. Номенклатура справ - обов'язковий для закладу систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ закладу розробляється відповідальною особою за організацію діловодства у закладі. Номенклатура справ ухвалюється експертною комісією (далі - ЕК) закладу, яка створюється відповідно до законодавства. Керівник новоствореного закладу зобов'язаний не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК закладу номенклатуру справ на розгляд експертно-перевірній комісії (далі - ЕПК) відповідного державного архіву, ЕК архівного відділу районної державної адміністрації або міської ради, у зоні комплектування якого перебуває заклад, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до джерел формування Національного архівного фонду (далі - НАФ). Заклад, що належить до джерел формування НАФ, у подальшому погоджує свою номенклатуру справ з ЕПК відповідного державного архіву. V. Складання номенклатури справ

Номенклатура справ закладу підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом управління освітою один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у формі власності, структурі, функціях та характері роботи. Наприкінці року номенклатура справ закривається підсумковим записом про категорії та кількість справ, заведених у відповідному році. Номенклатура справ щороку (не пізніше 20 грудня) уточнюється, затверджується керівником закладу та вводиться в дію з 01 січня наступного року.

Розділ VI. Формування справ,зберігання документів. Формування справ закладу здійснюється з дотриманням вимог Правил організації діловодства та архівного зберігання документів. Накази з основної діяльності закладу, адміністративно-господарських, кадрових питань та руху учнів/вихованців групуються в різні справи у хронологічному порядку відповідно до їх видів та строків зберігання. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом

Розділ VII. Експертиза цінності документів. Порядок підготовки справ до передаваннядля архівного зберігання Для організації та проведення експертизи цінності документів, що утворилися у діловодстві закладу утворюється ЕК. Склад ЕК та положення про неї затверджуються наказом керівника закладу. Головою ЕК призначається один із заступників керівника закладу, секретарем - особа, відповідальна за документи, що підлягають зберіганню та переданню в архів. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються на зберігання особі, відповідальній за архів, за описами, що складаються особами, відповідальними за формування справ з відповідного напряму. У кінці кожного примірника опису особа, відповідальна за архів закладу, проставляє підпис щодо прийняття справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і зазначає дату.

Після прийняття справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань особа, відповідальна за архів закладу, на підставі описів справ, за якими здійснено прийняття документів, за встановленою формою готує річні розділи зведених описів справ:постійного зберігання (у закладі, що є джерелом формування НАФ);тривалого (понад 10 років) зберігання;з кадрових питань. Особою, відповідальною за архів, складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ

Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках. Після схвалення ЕПК державного архіву та затвердження керівником закладу один його примірник направляється державній архівній установі чи архівному відділу міської ради, у зоні комплектування якого перебуває заклад, другий примірник зберігається як недоторканий особою, відповідальною за архів закладу, третій, четвертий - використовуються у закладі для поточного пошуку справ і у разі їх передання на постійне зберігання надходять до відповідної архівної установи.

Заголовки справ опису з кадрових питань систематизуються за номінальною ознакою (групування в одну справу документів одного виду) у такій послідовності:накази керівника закладу з кадрових питань;накази керівника закладу з руху учнів/вихованців;облікові документи;списки учнів/вихованців (алфавітна книга учнів/вихованців);журнали реєстрації наказів з кадрових питань;особові справи працівників;контракти, трудові договори;бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, в разі їх відсутності - розрахункові відомості із зарплати);документи про тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки));документи про проведення державної атестації;книги обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту; атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, золотих медалей "За високі досягнення у навчанні" та срібних медалей "За досягнення у навчанні";документи про нещасні випадки (акти, протоколи, висновки, журнали);журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків;журнали обліку руху трудових книжок та вкладок до них;журнал реєстрації наказів з руху учнів/вихованців;незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки).

Заклад, що не є джерелом формування НАФ, описи справ з кадрових питань разом з актами про вилучення для знищення документів після схвалення їх ЕК закладу подає на розгляд ЕК архівного відділу районної державної адміністрації або архівного відділу міської ради. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання після схвалення ЕК закладу подаються на розгляд ЕК органу управління освітою. Керівник закладу зобов'язаний забезпечити збереження документів, а у разі включення закладу до списку юридичних осіб - джерел формування НАФ після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в цьому закладі - забезпечити передання документів для постійного зберігання до відповідної державної архівної установи чи архівного відділу міської ради.

ВИМОГИдо оформлення документів, що виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт - розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо. Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив). Текст документів на папері формату А4 (210 x 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (210 x 148 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал. Документи повинні мати такі поля (міліметрів):30 - ліве;10 - праве; 20 - верхнє та нижнє.

1. Акти (виконання робіт, списання матеріальних цінностей, фінансових перевірок, вилучення документів для знищення, передавання справ тощо).2. Довідки (про використання бюджетних асигнувань на заробітну плату, нарахування із заробітної плати тощо).3. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень, виконання робіт тощо).4. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей.6. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво, технічні тощо).7. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.8. Кошторис витрат (на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).9. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).10. Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань.11. Штатні розписи.12. Трудові книжки. ПЕРЕЛІКдокументів, на яких підпис посадової особи засвідчується відбитком печатки закладу

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.2. Зведення та інформація, надіслані до відома.3. Навчальні плани, освітні програми (копії).4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.5. Норми витрат матеріалів.6. Вітальні листи і запрошення.7. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).8. Місячні, квартальні, піврічні звіти.9. Форми статистичної звітності.10. Договори. ПЕРЕЛІКдокументів, що не підлягають реєстрації спеціально призначеною для цього особою