Презентація "Основи електронного документообігу. Урок 2"

Реквізити документа. Правила оформлення сторінки. Шаблони та формуляр-зразки документа. УРОК 2

Реквізити — сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. До реквізитів належать назва організації, назва виду документу, дата, текст, підпис, реєстраційний індекс, емблема  та ін.. УРОК 2 Реквізити документа. Обов'язкові реквізити. Не обов'язкові реквізити

Державні стандарти України (ДСТУ) «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення» та «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» встановлюють максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування. Національний стандарт встановлює 32 реквізити документа, кожен з яких має певний код. УРОК 2 Реквізити документа

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)03 - зображення нагород04 - код організації05 - код форми документа06 - назва організації вищого рівня07 - назва організації08 - назва структурного підрозділу організації09 - довідкові дані про організацію10 - назва виду документа. УРОК 2 Реквізити документа

11 - дата документа12 - реєстраційний індекс документа13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь14 - місце складення або видання документа15 - гриф обмеження доступу до документа16 - адресат17 - гриф затвердження документа18 - резолюція19 - заголовок до тексту документа20 - відмітка про контроль21 - текст документа. УРОК 2 Реквізити документа

22 - відмітка про наявність додатків23 - підпис24 - гриф погодження документа25 - візи документа26 - відбиток печатки27 - відмітка про засвідчення копії28 - прізвище виконавця і номер його телефону29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи30 - відмітка про наявність документа в електронній формі31 - відмітка про надійдення документа до організації32 - запис про державну реєстрацію. УРОК 2 Реквізити документа

Розрізняють постійні й змінні реквізити документів. Постійні реквізити складають заготовочну частину документа і, як правило, довгий час можуть бути незмінними (наприклад, назва установи, емблема, довідкові дані тощо), та друкуються при виготовленні бланків, штампів, печаток. УРОК 2 Реквізити документа

Змінні реквізити (наприклад, підпис, текст, дата тощо) оформлюють у кожному конкретному випадку відповідно до конкретних завдань і в залежності від обраної форми чи виду документа (акт, наказ, рішення і т.ін). УРОК 2 Реквізити документа

Кількість реквізитів у документах не однакова. Вона визначається видом,змістом та призначенням документа. Кожному реквізиту відведено певнемісце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, полегшує їхопрацювання. УРОК 2 Реквізити документа

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа має свій формуляр. Розглянемо, наприклад, формуляр наказу. УРОК 2 Реквізити документа

ФОРМУЛЯРНАКАЗУНазва відомства. Назва організаціїНазва виду документа. Дата укладання Номер документа Місце укладання. Заголовок. Текст. Назва посадикерівної особи Підпис Розшифрування підпису Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й в межах своєї компетенції. Наказ видають на основі законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів і для їх виконання.

ПРИКЛАД ДОКУМЕНТАЯкі реквізити використані в наведеному документі?

УРОК 2 Правила оформлення сторінки. Пригадайте, які загальні правила оформлення документів розглядалися на минулому уроці?

Для оформлення основних організаційно-розпорядчих документів встановлено два формати паперу: А4 (297 х 210) і А5 (148 х 210). Корисна площа стандартного аркуша передбачає умовний поділ на активну зону і береги. Активна зона заповнюється інформацією (реквізитами). УРОК 2 Правила оформлення сторінки

Берег (поля) документа – це вільна площа документа від зовнішнього краю аркуша до реквізиту. Для управлінських документіввстановлено такі береги:лівий – 30 мм;правий – 10 мм;верхній та нижній – 20 мм. УРОК 2 Правила оформлення сторінки

ПРИКЛАД ДОКУМЕНТААктивна зона. Берег документа10 мм30 мм20 мм20 мм

Якщо використовується бланк, то на бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту. УРОК 2 Правила оформлення сторінки

У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» та інші позначки не пишуться. УРОК 2 Правила оформлення сторінки

ПРИКЛАД ДОКУМЕНТА

ПРИКЛАД ДОКУМЕНТА

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійнуінформацію, називається бланком. Розрізняють:загальний бланк;бланк конкретного виду документа;бланк листа. УРОК 2 Бланк документа

Загальний бланк установи повинен містити такі реквізити:01 – зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;02 – зображення емблеми організації або товарного знака (обслуговування знака);03 – зображення нагород;04 – код організації;06 – назва організації вищого рівня;07 – назва організації;08 – назва структурного підрозділу (для бланків структурних підрозділів);14 – місце складання або видання документа. УРОК 2 Бланк документа

Крім зазначених реквізитів бланк має містити обмежувальні позначення для подальшого внесення змінних реквізитів: 11 –дата документа, 12 – реєстраційний індекс, 19 – заголовок до тексту документа, 20 – відмітка про контроль, 31 – відмітка про надходження документа. УРОК 2 Бланк документа

ПРИКЛАД ЗАГАЛЬНОГО БЛАНКА Як правило, загальний бланк розробляється і тиражується в кожній установі в кількості, достатній для оформлення більшості управлінських документів. На основі загального бланку установи та організації можуть бути розроблені бланки структурних підрозділів, бланки конкретних видів документів, бланки окремих посадових осіб.

Бланк листа розробляється для оформлення службового листування і містить такі постійні реквізити:01 – зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;02 – зображення емблеми організації або товарного знака;03 – зображення нагород;04 – код організації;06 – назва організації вищого рівня;07 – назва організації;08 – назва структурного підрозділу (для бланків структурних підрозділів);09 – довідкові дані про організацію,УРОК 2 Бланк документа

А також бланк листа повинен містить обмежувальні риски для реквізитів: 11 – дата документа; 12 – реєстраційний індекс; 13 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа; 16 – адресат; 19 – заголовок до тексту документа; 20 – відмітка про контроль;28 – прізвище виконавця і номер його телефону; 31 - відмітка про надходження документа. УРОК 2 Бланк документа

ПРИКЛАД БЛАНКА ЛИСТА

Бланк конкретного виду документа розробляється на основі загального бланку документа. Якщо в установі існує чітка модель загального бланку, то доповнивши її реквізитом 10 – назва виду документа (великими літерами), легко одержати бланк конкретного виду документа. УРОК 2 Бланк документа

ПРИКЛАД БЛАНКА НАКАЗУ

До нових зустрічей!

ВИКОРИСТАНІ ДЖЕРЕЛА: О. О. Карпенко, М. М. Матліна СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО. Навчальний посібник. http://docplayer.net/71853592-O-o-karpenko-m-m-matlina-suchasne-dilovodstvo.html Брус М. УКРАЇНСЬКЕ ДІЛОВЕ МОВЛЕННЯ: Навчальний посібник для студентів економічних спеціальностей. http://flightcollege.com.ua/library/8%20 ФИЛОЛОГИЧЕСКИЕ%20 НАУКИ/81%20 ЯЗЫКОЗНАНИЕ/81.2%20 УКР/УКРАЇНСЬКЕ%20 ДІЛОВЕ%20 МОВЛЕННЯ%20(Марія%20 Брус).pdf. Н.І. Гончарова ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУhttps://epdf.pub/-fa95d7266ed6a1a46d138dd26d065adb8284.html. Н. О. Курило, Н. М. Лєсовець. ДІЛОВОДСТВО. Методичні рекомендації для студентів спеціальності. „Документознавство та інформаційна діяльність”. http://dspace.ltsu.org/bitstream/123456789/719/1/Kurilo.pdf