Презентація з українського ділового мовлення "Протокол. Витяг із протоколу"

Протокол. Витяг з протоколу.Інформаційні документи

Хай думок не кожен порух,та чи єдність чи розкол, —все, що відбулось на зборах,вам розкаже протокол. Склад президії. Присутні(кількість їх). Порядок дня. Основні думки присутні —план, конкретні завдання. Що зробив наш осередок(все важливе, непросте). Слухали: про те-то й то-то,Ухвалили: те-то й те…Протоколи ще буваютьдещо схожими на акт,документ, який складаютьпро подію, певний факт. Між державами угодипро кордон чи про футбол, —підписали на нарадіі складали — Протокол. (Д. Білоус)

Протокол - один із найпоширеніших документів колегіальних органів, у якому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, прийняті в результаті обговорення

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії.

ВИДИ ПРОТОКОЛІВ (за обсягом фіксованих даних)1) стислі (записуються питання, які обговорюються, прізвища доповідачів і виступаючих, прийняті рішення);2) повні (стисло записуються виступи доповідачів, інших осіб, що беруть участь в обговоренні питання);3) стенографічні (дослівно фіксується весь хід засідання).

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. Вступна. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. За великої кількості присутніх (більше 10 осіб) робиться позначка цифрою. У цій частині подається порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основна. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного.

Кожний розділ містить такі частини: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ». Ці слова треба писати великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку. Кожний розділ пишеться з абзацу. Увага! Текст протоколу має бути точним, зрозумілим. Він складається з розділів, згідно з питаннями порядку денного. Розміщення розділів у тексті протоколу має відповідати послідовності відповідних питань у порядку денному.

Реквізити протоколу1. Найменування організації та її підвідомств. 2. Назва документа (протокол).3. Порядковий номер протоколу (після слова протокол).4. Дата засідання.5. Місце засідання.6. Гриф затвердження (якщо є необхідність затверджувати).7. Заголовок до тексту.8. Кількісний склад учасників (якщо до 10-12 називають усіх, якщо більше - вказують загальну кількість + реєстраційний лист).9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).10. Порядок денний (питання, запропоновані для розгляду у називному відмінку).11. Текст.12. Перелік додатків з вказанням кількості сторінок.13. Підписи голови та секретаря.14. Гриф затвердження (якщо необхідно).

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформлюють окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначають склад комісії, в другому – результати голосування. Результати голосування з кожної кандидатури записують так: 1. За Василишина Ю. Г. - 50 голосів, проти - 0, утримався -1.

Вимоги до тексту протоколу. Точність, лаконічність. Складений на основі виступів. Повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту і форми викладу, позиції учасників. Вимоги до тексту протоколу:

Витяг із протоколу один із найпоширеніших видів документації. Він є короткою формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання.

Витяг надається окремим особам чи надсилається організаціям, установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити:1. Назва документа.2. Номер документа, із якого робиться витяг.3. Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду.4. Дата проведення зборів, засідання.5. Номер питання, що розглядалося, і його суть (як його сформульовано у протоколі).6. Текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося).7. Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису).