Семінар – Семінар - практикум для педагогічних працівників «Тайм-менеджмент як ефективне планування діяльності педагогічного працівника

Семінар – практикум для педагогічних працівників

«Тайм-менеджмент як ефективне планування діяльності

педагогічного працівника»

 

1.Привітання. Повідомлення теми/мети семінару (3 хв.)

Психолог повідомляє колежанкам тему семінару-практикуму: «Тайм-менеджмент як ефективне планування діяльності працівника психологічної служби» та його мету: ознайомитися з поняттям «тайм-менеджмент» та його складовими, розглянути «поглиначів» часу та методи їх подолання, а також спробувати спланувати свій час, що у майбутньому допоможе оптимізувати робочий час для досягнення більшої кількості цілей, надихне вчителів на реалізацію планів та цілей не тільки робочих, а й особистих, і взагалі раціонально використовувати свій час.

Як ви всі добре знаєте, час – це цінний ресурс. І від того, як людина управляє своїм часом, залежить її робота, відпочинок, та й взагалі, все життя. Тема семінару дуже цікава й актуальна для кожного з нас. Чому? Ми рідко замислюємося над тим, як день минув, і скільки всього можна й треба було зробити! Ми не дуже добре вміємо раціонально використовувати час, тому часто всі важливі завдання розв'язуємо в останні дні, години, хвилини... А тому, звісно, не завжди так ефективно, як могли б.

 

2.Вправа на знайомство (7 хв.)

Мета: знайомство, створення доброзичливої атмосфери.

Психолог пропонує колежанкам продовжити речення: «Мене звуть… Найкраще в житті мені вдається … ». Учасниці висловлюються за бажанням або по черзі.

 

3.Очікування «Пісочний годинник» (5 хв.)

Мета: визначити очікування педагогів.

Працівникам ПС пропонується на кружечках (піщинки) написати та озвучити свої очкування від участі у семінарі-практикумі. Закріпити піщинки у верхній частині пісочного годинника.

 

4.Мозковий штурм «Що таке час?» (3 хв.)

Мета: актуалізувати особисті знання учасниць.

Учасницям пропонується назвати виникаючі асоціації до поняття «Час». Всі висловлювання  записуються на ватмані або фліп-чарті.

 

5.Інформаційне повідомлення «Тайм-менеджмент: визначення, складові, переваги» (7 хв.)

Мета: надати учасницям інформацію про сутність поняття «тайм-менеджмент», ознайомити з його функціями та складовими, а також його значення у професійному та особистому житті педагога.

Всім людям, а педагогам, мабуть, найбільше відома проблема колосального браку вільного часу.  Написати плани роботи,  підготуватися до виступів, зборів, обробити результати методик….. 

Звичайно, постає питання: Як виконати всі важливі справи вчасно? За що хапатися у першу чергу? Як ефективно спланувати свій час, щоб у житті залишалося місце на захоплення, відпочинок, заняття спортом, хобі? А найголовніше – на особисте життя, на увагу до родини і, нарешті, на виховання власних дітей? Як же це все зробити?

Успішні люди використовують у такій ситуації теоретичні здобутки сучасної науки зі сфери психології та менеджменту. Секрети їхньої роботи у розвитку вмінь ставити і досягати цілі, правильно визначати пріоритети і відрізняти важливіз авдання від другорядних та раціонально організовувати свій час.

Отже, Тайм-менеджмент (time management – управління часом) – це технологія ефективного планування часу, як робочого, так і особистого, для підвищення ефективності його використання. Зрозуміло, що часом, як об’єктивною реальністю, володіти неможливо. Фактично, тайм-менеджмент – це наука і мистецтво ефективного управління людини собою, раціональне використання власного часу і часу інших. Тому зараз поняття «тайм-менеджмент» замінюють на синонімічне «самоменеджмент».

Складові самоменеджменту:

• Самопізнання
• Самоврядування
• Самовдосконалення
• Самостворення
• Самовизначення
• Саморозвиток
• Самоконтроль
• Само оздоровлення

Переваги тайм/само-менеджменту:

• Виконання роботи з меншими витратами
• Кращі результати праці
• Менше поспіху і стресу
• Більше задоволення від роботи
• Високий рівень мотивації праці
• Зростання кваліфікації
• Менша завантаженість роботою
• Менше помилок
• Досягнення професійних і особистісних цілей найкоротшим шляхом.

 

6. Робота в 2-х групах «Поглиначі робочого часу і методи їх подолання» (15 хв.)

Мета: визначити «крадіїв» часу та методи їх усунення.

Психолог об’єднує колежанок у 2 групи за принципом «день-ніч». Завдання однакове для кожної групи: протягом 10 хвилин обговорити та записати поглиначів часу і методи їх подолання. Презентація роботи груп – 5 хвилин.

Серед внутрішніх перешкод можна відзначити: невмінння відмовляти і говорити «НІ»; звичка хапатися за все і одразу;  неправильна оцінка строків та обсягів робіт; бажання завжди бути корисним і допомагати всім; природна повільність; відсутність звички вести системні записи; зайва комунікабельність; небажання визначати deadline для завдання/роботи; звичка приступати до роботи, не забезпечивши себе всім необхідним; невмінння розставляти пріоритети; відсутність повного уявлення про майбутні завдання і шляхи їх вирішення; нестача відпочинку (постійний сонно-віджатий стан); звичка цілком покладатися на пам'ять; природна неуважність; звичка відкладати щоденні справи на вечір; невміння слідкувати за виконанням програм та планів; відсутність самодисципліни /особиста неорганізованість; брак мотивації; невміння довести справу до кінця; синдром «відкладання»; квапливість, нетерпіння. 

Перешкоди зовні — це плоди нашого шкільного та сімейного оточення; люди і події, що відволікають увагу і позбавляють контролю над часом: затримка при виході із дому (ключі забували вдома?); затримка у дорозі (черга на маршрутку); балаканина з колегами на приватні теми; несправності з комп'ютером і доступом до Інтернет; затяжні наради; пошук папок, ручок тощо (пошук чашки для кави); телефонні дзвінки; незаплановані гості; відволікання (шум); неповна, запізніла інформація; пошук записів, пам'ятних записок, адрес, телефонних номерів; «завалений» письмовий стіл; погане планування дня.

 

7. Тест для визначення ефективності використання робочого часу (10 хв.)

Інструкція: визначте ступінь відповідності наведених тез Вашій діяльності, позначивши потрібний варіант у графі таблиці. Кількість відповідей «завжди» помножте на 4, «часто» — помножте на 2, за відповідь «іноді» поставте 0. Підрахуйте бали і дізнайтеся, чи ефективно Ви використовуєте свій час.

Тези	Завжди	Часто	Іноді
Я щодня складаю план того, що потрібно зробити
Я виділяю у своїх планах найбільш важливі і термінові справи
Я виконую заплановане
Я регулярно оновлюю робочі та особисті плани
Моє робоче місце охайне та оптимально організоване
Я кладу кожну річ на своє місце
Я можу ефективно працювати, навіть якщо мені заважають
Я можу без особливих зусиль знайти необхідні документи у власному архіві
Я надійна та впевнена у собі людина
Я можу виділити протягом дня час для праці без сторонніх перешкод
Я витрачаю на телефонні розмови оптимальну кількість часу
Я легко запобігаю проблемам
Я ефективно застосовую свій час
Визначаючи терміни виконання справ, я резервую час на розв'язання непередбачуваних проблем
Я запізнююся на роботу, наради, інші заходи
Мої учні працюють з ентузіазмом над завданнями, які я перед ними поставив
Я одразу продовжую свою діяльність після того, як мені завадили
Я щодня роблю щось, що наближує мене до поставленої мети
Я легко розслабляюся у вільний час і не думаю про роботу
Мої колеги знають, де і коли мене можна знайти
Я виконую найважливіші справи, коли відчуваю найбільшу фізичну та розумову активність
У разі моєї відсутності мої обов'язки можуть якісно виконати інші
Я починаю і закінчую заплановане у чітко визначені терміни

Ключ до тесту:

•                    81-100 балів - Ви вмієте керувати своїм часом і тримати ситуацію під контролем;
•                    61-80 балів - Ви непогано вмієте управляти своїм часом, коли справді цього хочете. Будьте послідовнішими і частіше використовуйте методи організації роботи, які заощаджують час;
•                    41-60 балів - обставини часто керують Вами. Почніть застосовувати техніки економії часу;
•                    21-40 балів - ситуація вийшла з-під Вашого контролю. Визначте, що заважає Вам дбайливо використовувати свій час. Упорядкуйте своє життя. Наведіть лад у думках і в почуттях, а вже потім освоюйте техніки ефективного використання часу;
•                    0-20 балів - Ви пригнічені і не можете чітко визначити власні інтереси, реалізувати заплановане. Спробуйте виявити причини стресу та усунути їх. Упорядкуйте, врешті-решт, думки і почуття.

 

8. Робота в 3-х групах «Закони тайм-менеджменту» (20 хв.)

Мета: знайомство з законами тайм-менеджменту через групову взаємодію.

Закони тайм-менеджменту – таємна зброя успіху. Закони працюють незалежно від того, знаємо про них чи ні. Знання основних законів тайм-менеджменту економить більше часу, ніж будь-що. Технологія тайм-менеджменту базується на шес­ти законах перебігу часу: закон Лаборіта, закон Тейлора, закон Мерфі, закон Паркінсона, закон Ілліча, закон Парето.

Психолог об’єднує колежанок у 3 групи за назвами кольорів (червоний, синій, жовтий). Завдання для кожної групи: ознайомитися з визначеннями законів та зобразити малюнок-асоціацію. На роботу – 10 хвилин. Презентація напрацювань груп і обговорення – 10 хвилин.

Закон Лаборіта. Швидкість перебігу часу в нашій свідомості прямо залежить від інтересу до дії: за ці­кавими, приємними справами час біжить непомітно.

Закон Тейлора. Порядок виконання дій впливає на ефективність. Важливо знаходити правильний порядок дій і виконувати їх у зручному ритмі. Відчу­ваючи приплив сил, не витрачайте його на маруд­ні буденні справи, краще розв’яжіть якесь складне важливе завдання.

Закон Мерфі. Кожна справа забирає часу біль­ше, ніж передбачалося до її початку. Плануючи ро­боту, закладайте додатковий час на непередбачені обставини.

Закон Паркінсона. Чим більше ми маємо часу на виконання завдання, тим більше ми на нього й витра­тимо. Тому слід встановлювати кінцеві терміни.

Закон Ілліча. Після великого напруження сил і досягнення добрих результатів за короткий про­міжок часу приріст продуктивності праці знижуєть­ся. Людині слід обов’язково дати час для віднов­лення сил та появи наснаги до роботи.

Закон Парето. 20% зусиль дають 80% резуль­тату, а решта 80% зусиль — лише 20% результату. Тож ці 20% найефективнішого часу слід присвячу­вати найважливішому і найскладнішому. Правильно вибравши мінімум головних справ, можна швидко досягти запланованого результату, а подальшу ді­яльність спрямувати на щось простіше.

 

9.Руханка (5 хв.)

 

10.Інформаційне повідомлення «Методи управління часу» (10 хв.)

Мета: ознайомити з методами, які можна використовувати у роботі, житті.

Одним із методів управління часом є метод «Мета — термін». Його застосовуємо, викону­ючи аналіз та постановку конкретної мети, визна­чаючи термін виконання зазначеної справи. Навіть простий аналіз і постановка загальних цілей мо­жуть збільшити ефективність вашої роботи. Потім слід зробити список усіх завдань, а також визна­чити частоту їх виконання. Наприклад: внести записи в листок спостереження — один раз на тиждень, скласти перспективний план роботи  — один раз на місяць і т.п.

Якщо якір занедбаний, але загруз у трясовині щоденних справ і тягне вас за собою, на допомогу приходять гастрономічні метафори.

Метод «Швейцарського сиру» Складні завдання не завжди обов'язково виконувати покроково, в логічному порядку. Можна почати з найбільш ласих шматочків, «вигризаючи» їх, як дірки на поверхні сиру. Нудна презентація? Для початку знайдіть ілюстрації, виберіть шрифт, потім зробіть пару цікавих вам слайдів і дуже скоро в сирі буде стільки дірок, що доїсти його буде зовсім легко. Ось так «шматочок» за «шматочком» можна виконати всі потрібні справи.

Метод «Їмо жаб» Для застосування цього методу тайм-менеджменту необов'язково бути французом і відкорковувати пляшку сухого білого (хоча з ним напевно буде веселіше). «Жаба» на сленгу тайм менеджерів - дрібна, але неприємна справа, до якої не хочеться підходити. Вона постійно відкладається, погрожуючи перерости у щось більш серйозне. Написання неприємного листа, телефоний дзвінок, прибирання в ящиках столу - все це і є противні слизькі жаби, голосно квакають у вашому ставку. І їх треба їсти! Кожен день по штучці. Погодьтеся, це не те задоволення, яке варто розтягувати, тому не потрібно довго сидіти над «стравою»- краще з'їжте з самого ранку і без зайвих попередніх роздумів.

      Метод «Біфштекс з слонів» Крім неприємних дрібниць є і дійсно важливі, великі задачі. Відлякують вони сааме своєю масштабністю: незрозуміло, з чого почати і чи вистачить сил на все. Такого «слона» найкраще обробити на невеликі біфштекси і їсти по частинах, щоб кожен шматок не викликав дискомфорту і поглинався з апетитом. Перш ніж приступити до приготування страви, потрібно переконатися, що всі кухонні приналежності і спеції знаходяться під рукою: на робочому столі має бути тільки те, що відноситься до розв'язуваного зараз завдання. При цьому бажано якомога конкретніше його формулювати. Новий тиждень – новий біфштекс. Так поступово навіть найбільший слон буде з'їдений. Головне - не чекати, поки він зіпсується, і не думати постійно про його розміри. А апетит, як відомо, приходить під час їжі.

Метод гумової качечки Якщонаведені технології так і не допомогли вам впоратися з особливим завданням, можна звернутися до улюбленого способу програмістів – делегуванню її уявному помічникові. Простіше кажучи, дістаньте будь де гумову качечку для ванної, поставте на стіл і попередьте, що зараз ви трохи з нею попрацюєте. Якщо вона не проти, поясніть їй суть питання, максимально просто і докладно. Вважається, що правильнее формулювання проблеми містить половину рішення. На одному з етапів пояснення ви напевно зрозумієте, що пішло не так, а качка буде щаслива від того, що допомогла вашій роботі.

Людина,  яка  ретельно  планує  свій  день,  встигає,  як  правило,  вирішити  всі  першочергові  завдання,  найчастіше  у  неї  вистачає  часу  і  на  те,  щоб  розібратися зі другорядними, а якщо пощастить, то впоратися і з малозначними завданнями.

Встановлення  пріоритетів  можливо  кількома  способами.  Зокрема, принцип  Ейзенхауера,  широко  застосовуваний  на  практиці,  передбачає розподіл  завдань  на  4  групи  за  двома  векторами:  терміновість  та  важливість:  І  група  –  термінові  важливі,  які  необхідно  виконувати  самому  і негайно;  ІІ  група  –  термінові  неважливі,  які,  незважаючи  на  терміновість, необхідно  тим  не  менш  делегувати  підлеглим,  якщо  їх  рішення  не  вимагає спеціальних  знань  і  навичок;  ІІІ  група  –  не  термінові  важливі  завдання.  Їх необхідно  вирішувати  самому,  в  жодному  разі  не  допускаючи,  щоб  вони  ставали строковими; ІV група – нетермінові неважливі. Від завдань цієї групи слід відмовитися взагалі.

Ще одним методом є «ABC-аналіз». Згідно цієї методології: А-задачі – це найважливіші,  крім  того,  на  їхню  реалізацію  потрібно  усього  10%  часу,  але вагомість А-задач важко переоцінити, оскільки саме їхній внесок у досягнення цілей  оцінюється  на  70%.  В-задачі  –  це  задачі  середньої  складності,  на  які доводиться приблизно 20% часу на виконання і 20% - їхня значущість. А ось С- задачі потребують не менше 70% часу, але користі від них загалом не більше 10%.

Планування  часу  має  бути  регулярним,  системним  і послідовним.

 

11.Індивідуальна робота з матрицею Ейзенхауера (10 хв.)

Мета: спробувати один із методів планування часу.

Психолог роздає педагогам заготовки матриці Ейзенхауера та пропонує протягом 5-7 хвилин її заповнити. Обговорення вправи.

 

12.Вправа-релаксація «Мудрець» (5 хв.)

Мета: зняття емоційного напруження, психологічного дискомфорту, усвідомлення власних цілей і бажань, намітивши час їх здійснення

Звучить тиха релаксаційна музика.

Психолог вимовляє повільно: сядьте зручніше, закрийте очі. Уявіть собі галявину. Вдивіться у старий дуб на краю галявини. Під ним сидить мудрий старець, який відповість на будь-яке ваше питання. Підійдіть до нього, спитайте, що побажаєте, та вислухайте відповідь. До дуба прибитий календар, подивіться яка на ньому дата.запам’ятайте її. І ще раз озирніться довкола, помилуйтеся природою.....  Повертайтесь.

Відкрийте очі і поділіться з групою своїми фантазіями.

Обговорення:   Що ви відчували?

                           Чи вдалося побачити мудреця і дату здійснення ваших бажань?

 

13. Підсумок роботи семінару. Рефлексія «Пісочний годинник» (10 хв.)

Мета: з’ясувати чи реалізувалися очікування психологів і соціальних педагогів та отримати зворотній зв'язок від них.             

Психолог пропонує учасницям поділитися своїми думками, емоціями, враженнями стосовно проведеного семінару-практикуму та зазначає, якщо очікування справдилися, то можна перемістити їх у нижню частину пісочного годинника.