Тренінгове заняття "Основи тайм-менеджменту"

Тренинг по тайм-менеджменту

Возрастная ориентация: с 15 лет.

Цель тренинга - научиться планировать и эффективно использовать время.

Вводное слово:

Эффективный тайм менеджмент – это способность организовать временное пространство вокруг себя таким образом, чтобы успеть сделать как можно больше дел за меньшее количество времени или сделать самые важные дела вовремя. Речь идет о том, чтобы больше успевать, меньше забывать и при этом, чтобы это было комфортно.

Как это можно сделать?

Есть ряд способов. Сегодня я расскажу о том, как максимально эффективно использовать рабочее время. Представим, у вас есть задание, например, написать отчет. Дело на час-полтора. Вы садитесь на рабочее место и приступаете. Собираетесь с мыслями, находите все нужные для этого документы, т.е. подготавливаетесь. Мысли у вас уже заработали в данном направлении. Прошло минут 20, вы уже начали печатать, вдруг заходит коллега и предлагает пойти пройтись. Такое случается? Или придет смс от знакомых, вы решите налить себе чашку кофе и т.д. Что происходит потом – после такого перерыва? Вы заново садитесь, собираетесь с мыслями, вспоминаете, на чем остановились, ищите нужную информацию, минут через 20 продолжаете работу. Перерыв уничтожил первую часть работы и пришлось начинать заново. Почему? На этот вопрос нам давно ответили ученые. Есть график эффективности у человека. Он состоит из отрезка в час. Максимальная работоспособность наступает через 15-20 минут работы, достигает пика через 20-30 минут, а потом начинает постепенно снижаться и после 60 мин значительно падает. 

Чем это может помочь?

Дела, которые вы планируете, постарайтесь делать таким образом, чтобы сесть на целый час и не отвлекаться. Если вы хотите кофе, то налейте его заранее и поставьте чашку рядом, телефон на час переведите в бесшумный режим, если позволяет работа, предупредите коллег, что у вас важное дело и попросите не отвлекать. Таким образом вы сможете максимально эффективно использовать свой час, а если будете отвлекаться, то каждый раз придется начинать сначала, что скажется на увеличении затрат во времени, эмоциональной усталости, ведь вы будете делать одну и туже работу несколько раз.

Упражнение 1: Оценка внутреннего будильника.
Все становятся перед стулом, закрывают глаза. Тренер дает команду. задание молча стоять с закрытыми глазами в течение одной минуты. Считать про себя нельзя. Когда минута завершиться молча откройте глаза и так же молча сядьте на свое место.
Анализ, у кого внутренние часы идут точно, у кого спешат, у кого отстают, что это значит.

Упражнение 2 (активизация проблемы): в течении 5 минут подумайте и запишите основные источники поглощения времени. После озвучьте их, обсуждение в группе, что можно сделать в связи с этим.

Список «Поглотители» и «ловушки» времени
1. Нечеткая постановка цели. 
2. Отсутствие приоритетов в делах. 
3. Попытка слишком много сделать за один раз. 
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения. 
5. Плохое планирование трудового дня. 
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. 
7. Чрезмерное чтение. 
8. Скверная система досье. 
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе). 
10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров. 
11. Недостатки кооперации или разделения труда. 
12. Отрывающие от дел телефонные звонки. 
13. Незапланированные посетители. 
14. Неспособность сказать «нет». 
15. Неполная, запоздалая информация. 
16. Отсутствие самодисциплины. 
17. Неумение довести дело до конца. 
18. Отвлечение (шум). 
19. Затяжные совещания. 
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям. 
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь. 
22. Болтовня на частные темы. 
23. Излишняя коммуникабельность. 
24. Чрезмерность деловых записей. 
25. Синдром «откладывания». 
26. Желание знать все факты. 
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи). 
28. Спешка, нетерпение. 
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел. 
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами. 

Упражнение 3: напишите 12 ценностей вашей жизни. Разделите их на 4 группы:                                                                                                                                                            Каждая группа должна включать 25% от всех ценностей. Обсудить, соблюден ли баланс? То мешает сбалансировать? Как помочь распределить ценности так, чтобы они занимали примерно равную часть жизни? Обратить внимание на важность сохранения баланса между рабочим и личным.

Упражнение 4 «Гардероб»: перед Вами макет стандартного шкафа для хранения вещей. Заполните его вещами, которые привычно хранятся в шкафу (одежда, верхняя одежда, белье, полотенца и т.д.). Теперь ваша задача состоит в том, чтобы вместить дополнительные вещи в шкаф.

Примерный список таких вещей:

Елка

Подарок на ДР знакомым

Резиновая лодка

Коробка конфет

Карнавальный костюм

Спрятанная от ребенка игрушка

Сломанный будильник

Спички для камина

Коробка с дисками

Ваза.

Проанализируйте, как эффективно вы заполняете время за день, какое значение имеют и сколько времени занимают незапланированные дела, какие существуют варианты эффективного распределения времени?

Тезисные рекомендации по управлению своим временем – кратко и четко:

1. Обязательно составляйте список дел.

2. Корректируйте список дел каждый вечер, вычеркивая выполненные, добавляя новые и перенося невыполненные задачи.

3. Безжалостно расставляйте приоритеты.

4. Научитесь различать важное и срочное. Что важно, не всегда актуально. Что срочно, не всегда важно.

5. Носите список дел всегда с собой.

6. При прочих равных условиях, начинайте с самых трудных дел.

7. Если дело займет меньше пяти минут, сделайте его сейчас же, если больше – занесите в список.

8. Проверяйте электронную почту каждый день в определенное время и за определенное время.

9. Выделяйте в день некоторое время, когда вы можете полностью и непрерывно сосредоточиться на своих задачах.

10. Прежде, чем проверить почту, завершите свой самый трудный проект.

11. Проведите инвентаризацию хотя бы за пару дней, чтобы знать, на что уходит ваше время.

12. Выключите личные средства связи.

13. Разбейте большую работу на части. Распределите их по важности. Выделите для каждого определенное время.

14. Оставляйте небольшой запас времени на задачи, особенно крупные.

15. Если каждый ваш день включает одни и те же рутинные задачи, постарайтесь проанализировать их выполнение и оптимизировать его.

16. Назначайте определенные сроки для каждой задачи, причем по минимуму – работа умеет тенденцию расширяться настолько, насколько вы ей это позволите.

17. Создавайте смарт-карты для всех ваших задач, пользуйтесь ими и сохраняйте их.

18. Цените собственное время и избавляйтесь от тех, что его не ценит.

19. Говорите “нет” всегда, когда вы можете это сказать.

20. Не перегружайте себя.

21. Перепоручайте все, что возможно.

22. Читайте бумаги и письма один раз.

23. Поощряйте себя к выполнению задач в конкретные сроки.

24. Организуйте рабочее место, чтобы не тратить время на поиски.

25. Назначайте сложные задачи на время пика  вашей суточной активности.

26. Объединяйте задачи в группы.

27. Используйте вынужденные простои (опоздания, ожидания, очереди) для мелких задач – почты, звонков.

28. Помните – лучше выделяться чем-то одним, чем быть средним во всем.

29. Не бойтесь сдавать проекты раньше времени – чем больше вы их мусолите, тем хуже они становятся.

30. Всегда соблюдайте бизнес-условия, которые будут настраивать вас на нужный лад – освещение, одежда, кофе и т.п.