Вимоги до текстів службових документів

ВИМОГИ ДО ТЕКСТІВ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

ТЕКСТ належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридично бездоганним.

Текст документа (реквізит 21) оформлюють у вигляді:

♦ складного тексту;

♦ анкети;

♦ таблиці;

♦ поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци — пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох—чотирьох.

Бажано, щоб тексти службових документів складалися з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа,

в основній — рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладення має зберігатися й у тому разі, коли текст документа складається з однієї фрази.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад, так: «Відповідно до Указу Президента України 12.09.99 № 123 „Про...».

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

І Назва розділу

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

Абзаци всередині пунктів не нумерують.

У службових листах, факсах використовують такі форми викладу:

• від першої особи однини, наприклад: «Вважаю за потрібне...», «Прошу надати...»;
• від першої особи множини, наприклад: «Просимо надати...»;
• від третьої особи однини, наприклад: «Міністерство не заперечує...», «Управління вважає...».

У розпорядчих документах організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також у документах, адресованих керівництву, текст належить викладати від першої особи однини, наприклад: «НАКАЗУЮ:», «ПРОПОНУЮ:», «ПРОШУ...». У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини, наприклад: «НАКАЗУЄМО:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:».

Тексти доповідей, інформацій, виступів у протоколах викладають від першої особи однини (цитують), а ключові слова «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:» подають у множині минулого часу.

У документах, які визначають права та обов'язки (положення, інструкції), а також тих, що містять аналіз чи оцінку фактів (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини, наприклад: «відділ здійснює функції», «до складу об'єднання входять», «комісією виявлено».

Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за низкою ознак, оформлюють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної — конкретна характеристика цих ознак.

Текст, який становить зразок, що його надто часто наслідують, оформлюють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постійну частину тексту виготовляють друкарським способом або з допомогою комп'ютера чи інших технічних засобів, а змінну — вписують від руки або вдруковують.

Для наочності й зручності зіставлення показників цифровий матеріал, як правило, оформлюють у вигляді таблиць:

Таблиця ____ (номер таблиці)

Назва таблиці

Оформлення табличних форм має відповідати вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці арабськими цифрами.

Система нумерації може бути наскрізною через увесь документ (наприклад, «Таблиця 1»; «Таблиця 2») або індексаційною (крім таблиць, що наводяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад, «Таблиця 4.2» — друга таблиця четвертого розділу. Нумерація не потрібна, якщо таблиця одна-єдина в документі.

Назва таблиці визначає її тему та зміст і має бути точною, виразною, короткою й відповідати змісту таблиці. Її слід друкувати малими літерами (перша літера назви — велика) над таблицею після номера без крапки в кінці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву нe повторюють, а пишуть: «Продовження табл. 1» або «Закінчення табл. 1». Назву можна не давати, якщо таблиця потрібна лише по ходу читання основного тексту документа, тобто не має самостійного значення.

Ліворуч, праворуч і знизу таблиці, як правило, обмежують лінійками. Горизонтальні й вертикальні лінійки, що розмежовують рядки й графи таблиці, допускається не робити, якщо їх відсутність не ускладнює користування нею. Головку й боковик таблиці завжди відокремлюють лінійкою.

Поділ комірки над боковиком діагональною лінійкою не допускається.

Заголовки граф наводять переважно в Н.в. однини без довільного скорочення слів (допускаються поширені спеціальні скорочення). Множину застосовують лише тоді, коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині, або коли значення заголовка передається тільки в множині, або коли слово в однині не вживається.

В одноярусній головці всі заголовки друкують із великої літери. У двох- і багатоярусній головках заголовки верхнього ярусу пишуть із великої літери, а заголовки наступних ярусів — із великої, якщо вони граматично не підпорядковуються верхньому заголовку, і з малої — якщо підпорядковуються. У кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки не ставлять. Заголовки граф і текст рядків таблиці зцентровують чи зміщують праворуч на нульову позицію, зважаючи на специфіку таблиці.

Якщо графи вузькі, то заголовки дозволяється друкувати боком.

Залежно від розміру таблиці її розміщують або безпосередньо після тексту, до якого вона належить, або на наступній сторінці, або (в разі потреби) в додатку. На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа, наприклад: «(табл. 5)».

Допускаються поперечні таблиці, тобто розміщені боком на аркуші.

Витягнуті по вертикалі дво- й триграфні таблиці можна зробити компактнішими, здвоївши або строївши їх. При цьому відповідно двічі або тричі повторюють головку таблиці й повторювані частини відокремлюють подвійною лінійкою.

У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерація граф і рядків таблиці застосовується й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа.

Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінійкою не обмежують.

Якщо в тексті документа є посилання на рядки таблиці або в самій таблиці міститься багато параметрів, то вводять графу «Пор. номер» (порядковий номер).

Перед числовими значеннями величин і позначенням типів, марок продукції тощо порядкові номери не проставляють.

Якщо нумерують показники, параметри чи інші дані, порядковий номер рекомендується зазначати в боковику таблиці, безпосередньо перед їх назвою:

Обмежувальні поняття «більше», «менше», «не менше», «не більше» тощо подаються в одному рядку або графі таблиці з назвою відповідного показника після позначення його одиниці виміру, якщо вони належать до всього рядка або графи. Перед обмежувальним поняттям ставлять кому.

Позначення одиниць фізичних величин застосовують у формі, визначеній нормативними документами, і наводять після назви фізичної величини через кому.

Якщо всі показники, наведені в графах таблиці, мають одну й ту саму одиницю виміру, то її зазначають над таблицею праворуч, а в разі перенесення таблиці — над кожною частиною,

Таблиця 3.7 - Типорозміри шрифтів

У міліметрах

Якщо показники в більшості граф таблиці мають одну й ту саму одиницю виміру, але є одна-дві графи з показниками, вираженими в інших одиницях, то загальну для більшості граф одиницю виміру зазначають над таблицею праворуч, а решту одиниць залишають у заголовках граф. Так само, якщо в одного-двох чисел графи або рядка інша одиниця виміру, ніж у решти, то цю одиницю як виняток залишають біля числа, а загальну для більшості показників одиницю зазначають над таблицею праворуч.

Одиниці кутів (градуси, мінути й секунди) слід зазначати в кожному рядку таблиці, незалежно від того, чи є горизонтальні лінійки, чи немає

Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється, тоді роблять так:

1) коли текст уміщується в один рядок, його замінюють лапками (число лапок за числом слів);

2) коли текст не вміщується в один рядок, його замінюють словами «Те саме», які в разі подальшого повторення тексту замінюють однією парою лапок;

3) коли початкова частина тексту повторюється в сусідніх рядках, а кінець тексту — змінна частина, то частину тексту, що повторюється, замінюють словами «Те саме» (якщо є горизонтальні лінійки, то текст слід повторювати).

Не дозволяється заміна лапками: 1) цифр і знаків; 2) позначень одиниць виміру; 3) буквених абревіатур; 4) марок машин, механізмів, матеріалів; 5) скорочених позначень нормативних документів із номерами.

За відсутності відомостей ставлять три крапки (...) або пишуть: «Немає відом.» (відомостей). Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відомості, то ставлять тире.

Залишати комірку порожньою не дозволяється.

Іноді потрібна цілковита ясність щодо того, в яку групу входить об'єкт (людина такого-то віку, завод із такою-то кількістю робітників тощо). У цьому разі рекомендується групування такого типу:

Діапазон значень величин подають через тире або три крапки. Числа рівняють за тире (трьома крапками), наприклад:

100-200 1,5-8 100...200

50-80 2-5,8 50.80

3-50 34-50 3...50

Числові значення однієї величини розташовують у графах так, щоб одиниці були під одиницями, десятки — під десятками, сотні — під сотнями й т. д., наприклад:

Числові значення неоднакових величин зцентровують.

Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, то роблять підтабличні примітки, які можуть бути пов'язані з таблицею або з допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка «примітка». Якщо примітка стосується окремих місць таблиці, то як знаки виноски використовують арабські цифри — порядкові номери на верхню лінію шрифта (якщо примітка стосується тексту), зірочки (якщо примітка належить до окремих цифр чи символів) тощо. Однакові знаки ставлять біля місця таблиці, що коментується, і перед приміткою.

Якщо примітка або примітки належать до таблиці в цілому, то вони можуть починатися заголовком «Примітка» («Примітки»). Якщо потрібні загальні примітки (в цілому до таблиці) й примітки до конкретних даних, то першими вміщують загальні примітки, а під ними — примітки до конкретних даних (у вигляді виносок).

Усі рядки таблиці з однорядкових елементів рівняють за останнім рядком заголовка боковика.

Рядки з дво- або багаторядковими текстовими елементами рівняють за верхнім рядком заголовка боковика.

Сполучення рядків з однорядковими елементами й рядків із дво -та багаторядковими елементами рівняють за верхнім рядком.

Рядки з порядковим номером в окремій лівій крайній графі рівняють за верхнім рядком.

Аби спростити читання таблиці документа, багатозначні числа округляють. Проте це не дозволяється, коли важливо знати не округлені числа. Однотипні числові дані рекомендується округляти з однаковим ступенем точності. У різних графах або рядках це можна робити по-різному, вибираючи найраціональніший спосіб. Додавати нулі в дробову частину десяткового дробу для вирівнювання числа знаків після коми можна, знаючи, що число не було округлене: інакше воно виявиться неточним.

Окремі матеріали документа можна подавати також у формі виводів. Виводом називають організований у колонки й рядки матеріал, який не поділений лінійками й безпосередньо продовжує текст, наприклад:

Вивід містить небагато колонок, найчастіше дві (їх можна здвоювати, строювати й т. д.), котрі здебільшого не озаглавлюють. Як правило, вивід не має тематичного заголовка. Виводи не нумерують, оскільки вони безпосередньо продовжують текст, що стосується їх.

У документі можуть міститися ілюстрації, на які мають бути посилання в тексті. Посилання складається з умовної назви ілюстра­ції й порядкового номера, наприклад: «(рис. 1)». Якщо ілюстрація не має номера, то слово «рисунок» у посиланні не скорочується. Ілюстрацію розташовують або безпосередньо після тексту, в якому про неї згадується вперше, або на наступній сторінці (за потреби — в податку). Як правило, до ілюстрацій роблять підписи, які розмішують під ілюстраціями.

Таблицю, яка доповнює або пояснює ілюстрацію, розташовують після ілюстрації.

Ілюстрації нумерують арабськими цифрами наскрізно через увесь документ, наприклад «Рис. 1 — ...; Рис. 2 — ...», або в межах розділу (крім тих, що наводяться в додатках), і тоді їхній номер складається з номера розділу й порядкового номера рисунка, відокремлених крапкою, наприклад, «Рис. 7.4 — ...» — четвертий рисунок сьомого розділу.

Якщо ілюстрація розташовується на кількох сторінках, то її назву наводять на першій сторінці, а на наступних сторінках зазначають, наприклад, так: «Рис. 1, арк. 2», «Рис. 1, арк. З».

У текстах службових документів слід застосовувати стандартизовані одиниці виміру та одиниці обліку, їхні назви й позначення.

Числа при одиницях виміру та одиницях обліку слід давати цифрами. Коли однозначні числа не при одиницях виміру стоять у непрямих відмінках або коли з кількісного числівника починається речення, рекомендується буквена форма чисел, наприклад: «Здійснити випробування семи труб завдовжки 12 м кожна.»; «Дібрати 15 труб для випробувань на тиск.».

При переліку числових значень, виражених однією й тією самою одиницею виміру, позначення одиниці виміру наводять лише після останньої цифри, наприклад: Маса 20; 40; 60; 80 кг; Довжина 5,0;  5,5;    6,3   мм.

Позначення одиниць виміру слід указувати після числових зна­чень величин і розміщувати в рядок із ними (не переносити на наступний рядок). Між останньою цифрою числа й позначенням одиниці виміру слід залишати пробіл. Спеціальні знаки (підняті над рядком ...°, ...',...") друкують разом з останньою цифрою. Наприклад: 28   кг;    25   %;   15';    35°    (але   360   °С).

Числа. Усяку групу з трьох цифр числового значення величин, починаючи з молодшого ряду для цілого числа або праворуч та ліворуч від десяткової коми дробового числа, відокремлюють проміжком від попередніх чи подальших цифр, за винятком цифр, що означають рік, наприклад: 8 206 784; 35 784; 5 825; 5 238, 123   48;   але   1998  рік,   2010  рік.

Не розбивають на групи цифри в числах, що позначають номер (після знака номера), в марках машин, механізмів, у позначеннях нормативних документів.

Дробові числа слід подавати як десяткові дроби, за винятком розмірів у дюймах, які треба друкувати, тільки використовуючи знак «правобіжна похила риска», наприклад 1/4", 1/2". Якщо неможливо подати числове значення як десятковий дріб, його записують як звичайний дріб в один рядок, використовуючи правобіжну похилу риску, наприклад: 5/23, (23о - 14с)/ (42Ь + 12) . Діапазон чисел у тексті позначають, використовуючи прийменники «від» і «до». Якщо в тексті документа наводять діапазон числових значень фізичної величини, позначення одиниці виміру слід наводити після обох меж діапазону, наприклад:

від   1  мм  до   9  мм  (а не від   1   до   9  мм)

від   0   °С  до  21   °С   (а не від   0   до   21   °С)

від   10   кг  до   97   кг   (а не від   10   до   97   кг).

Основне значення показника з допуском слід записувати таким чином: (45 ± 2) %; (22 ± 1) мм. Якщо в тексті зазначають діапазон порядкових номерів, допускається використання знака тире, наприклад: ...рисунки 1-21. Наводячи значення плоского кута, перевагу віддають десятковій формі запису числа, наприклад: 24,25° (а не 24° 15')- Не допускається відокремлення одиниці виміру від числового значення (подавати їх на різних рядках або сторінках). Якщо треба зазначити два або три виміри, то їх слід подавати так:

80  мм х 25  мм X  15  мм  (а не   80  X  25  X  15  мм).

Ступінь точності числових значень величин, що наводяться в документі, має забезпечувати найбільшу їх інформативність; при цьому треба, щоб у ряду однотипних даних ступінь точності (кіль­кість цифр після коми) був однаковий, наприклад: «...товщина сталевої гарячекатаної стрічки   1,50;   1,75;   2,00   мм».

Множення чисел або числових величин слід зазначати знаком « • ». Знак « х » чи будь-який інший знак використовувати не рекомендується, наприклад: 1,8 • 14 (а не 1,8 х 14 чи 1,8 * 14).

У службових документах допускаються скорочення слів. При цьому треба керуватися правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень та ДСТУ 3582—97 «Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові в бібліографічному описі»*.

Скороченню підлягають різні частини мови. Одне й те саме скорочення застосовується для всіх граматичних форм одного й того самого слова, незалежно від роду, числа, відмінка й часу (див. список скорочень).

Допускається використовувати як загальноприйняті скорочення (наприклад, до н. є. — до нашої ери, см — сантиметр, НДІ — науково-дослідний інститут), так і спеціальні — поширені в певній галузі (наприклад, вид. — видавничий, техред — технічний редактор). Одне й те саме скорочення для двох різних слів допускається в особливих випадках (наприклад, с. — село, сторінка, р. — річка, рік — при назві й при цифрі).

Застосовують різні прийоми скорочень: усічення, стягування, утворення абревіатур.

У разі усічення на місці скорочення ставиться крапка (наприк­лад, адмін. — адміністративний), а в разі стягування — не ставиться (наприклад, млн — мільйон).

У скороченнях іменників ураховуються закінчення однини або множини, наприклад: ін-т — інститут, ін-ти — інститути. Прикметники, утворені від власних імен, скорочують відсіканням частини «-ський», наприклад: франківський — франків., шевченківський — Шевченків. Скорочуючи прикметники, утворені від географічних назв, зберігають якнайповнішу форму скорочення, наприклад: український народ — україн. народ, Бориспільський район — Бориспіл. р-н, Луганська область — Луган. обл. Якщо відсіченій частині слова передує літера «й» або голосна, то в скороченні зберігається приголосна, що йде за нею, наприклад: олійний — олійн., червоний — червон.

У складних іменниках, які пишуться через дефіс, усікають кожну складову частину або одну з них, наприклад: словник-довідник — слов.-довід., школа-інтернат — шк.-інтернат. У географічних назвах, що пишуться через дефіс, усікають другу складову частину, якщо вона має закінчення «-ський», наприклад: місто Кам'янець-Подільський — м. Кам'янець-Поділ., місто Корсунь-Шевченківський — м. Корсунь-Шевченків. Географічні назви, що є склад­ними іменниками й пишуться через дефіс, не скорочуються, наприклад: Івано-Франківськ, Михайло-Олександрівка.

У складних словах, що пишуться разом, скорочують або першу, або останню частину слова чи залишають перші літери слів, які утворюють складне слово, наприклад: відеофонограма — відеофоногр., мікрофільм — мф. Ініціальна абревіація записується початковими літерами без крапок, наприклад: мале підприємство — МП, творче об'єднання — ТО, Велика Вітчизняна війна — ВВВ.

Скорочення одиниць величин та одиниць обліку в документі мають бути оформлені відповідно до Державного класифікатора України*, гармонізованого з міжнародними стандартами, який є складовою частиною державної системи класифікації техніко-економічної й соціальної інформації.