|
На підприємстві ведення кадрової документації має відповідати вимогам чинного законодавства. Важливо забезпечити належний облік документів, що відображають діяльність працівників.
Книги реєстрації належать до великої групи службових документів, яку узагальнено називають облікові й реєстраційні форми. У цю групу документів входять:
- журнали (відряджень, перевірок, з охорони праці, пожежної безпеки, заяв, виданих ліцензій, ліцензійних угод, договорів, наявність всіх інструкцій з охорони праці і пожежної безпеки тощо);
- книги (відпусток, наказів з персоналу, доходів, руху документів, укладених договорів, вхідних документів тощо);
- реєстри (ведення реєстру видачі довіреностей, довідок);
- табелі (робочого часу і часу відпочинку);
- графіки (відпусток, чергувань, перевірок);
Оригінали виданих та підписах керівником організації наказів формують у справи в межах календарного року за встановленими переліком. У будь-якій організації має бути передбачено чотири справи з наказами. Накази реєструються в окремих реєстраційних формах. Отже, в організації мають бути наявні не лише чотири справи з наказами, а й чотири журнали реєстрації:
- Журнал реєстрації наказів з основної діяльності;
- Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань;
- Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання;
- Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання..
Алгоритм заповнення журналів реєстрації наказів із кадрових питань
Журнал реєстрації наказів є інформаційно-довідковим інструментом для роботи з наказами. Кожен журнал зберігається стільки ж років, що і відповідна справа з наказами.
У журналі тривалого зберігання обов’язково мають бути відомості щодо індексу документа, дати його підписання (затвердження, прийняття, реєстрації), короткий зміст, кого з наказом ознайомлено, про факти можливої розсилки копій, може зазначатися підпис особи, яка отримала копію, а також додаткові примітки.
До журналу наказів тривалого зберігання мають вноситись відомості щодо таких наказів:
- про прийняття на роботу;
- про переведення на іншу посаду;
- про встановлення/скасування суміщення професій (посад);
- про звільнення;
- про підвищення кваліфікації працівника;
- про присвоєння звання (чину, підвищення рангу, категорії, розряду);
- про зміни біографічних даних (зміна прізвища, ім’я, по-батькові);
- про затвердження та внесення змін до штатного розпису.
Зразок журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання
Як правило журнал реєстрації наказів з кадрової діяльності оформляється, ведеться і зберігається кадровою службою підприємства, установи, організації.
До наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання належать накази:
- про короткострокові відрядження в межах України та за кордон;
- накази про накладання дисциплінарних стягнень;
- накази про надання щорічної основної та додаткової відпусток,
відпусток у зв’язку з навчанням, відпустки працівників, які мають дітей.
Зразок журналу реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання
У кінці кожного року в журналі (книзі) реєстрації кадрових наказів необхідно робити підсумковий запис. Перед тим, як робити підсумковий запис, слід уважно переглянути всі записи в журналі, щоб виявити можливі помилки. Важливо зазначити, скільки документів зареєстровано в поточному році, вказати перший та останній номер наказів та їх дати. У підсумковому записі слід також зазначити помилки, допущені під час реєстрації (якщо номер документа пропущено або його зміст не відповідає заголовку, внесеному до журналу реєстрації, наприклад «Наказ №34 не видавався, номер пропущено через технічну помилку»).
Розташовуйте підсумковий запис після останнього запису про реєстрацію документа. У випадку наявності значної кількості вільних сторінок журналу можливо здійснити продовження ведення такого журналу вже у новому році, однак починаючи відлік з № 1.
Щоб закрити паперовий журнал реєстрації:
1) перевірте, чи всі графи заповнені;
2) переконайтеся, що дотримали валового порядку нумерації;
3) порахуйте фактичну кількість документів у справі, зіставте з кількістю реєстраційних номерів у журналі;
4) виявіть пропущені та дублетні реєстраційні номери;
5) оформте підсумковий запис від руки.
Підсумковий запис - запис про кількість зареєстрованих документів і хибні записи в реєстрації (повтори, пропуски).
Підсумковий запис, якщо немає помилок у реєстрації:
Пропущені чи дублетні номери пояснюйте технічною чи механічною помилкою.
Підсумковий запис, якщо є пропущені номери:
Підсумковий запис, якщо є дублетні номери:
Підсумковий запис, якщо в журналі залишився «резервний» номер:
У графі «Примітка» журналу реєстрації навпроти невикористаного номера також зробіть відповідний запис, наприклад: «Наказ не видано».
Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника та печаткою підприємства. Книга реєстрації наказів є документом суворої звітності. Вилучення аркушів з книги не допускається. Записи в книзі повинні відповідати наявності наказів. Заповнення граф необхідно робити коротко відповідно до змісту наказу.
Алгоритм заповнення журналів обліку відряджень працівників
Оформлення кожного відрядження працівника розпочинається з видання наказу (розпорядження) та коштів на відрядження. Натомість на підприємствах ведуть загальний документ щодо всіх робочих поїздок - журнал реєстрації відряджень. Строки та місце відряджень зазначають у відповідних наказах (розпорядженнях) по підприємству. Підтвердити їх можуть проїзні документи та платіжні документи з готелів. Однак журнал реєстрації відряджень дозволяє узагальнити цю інформацію, а в окремих випадках - підтвердити акт відрядження, наприклад у разі псування інших документів.
Журнал реєстрації відряджень містить такі графи:
- номер за порядком;
- прізвище, ініціали працівника, направленого у відрядження;
- місце роботи та посада (професія);
- місце відрядження (населений пункт);
- дата і номер наказу (розпорядження);
- дата вибуття у відрядження;
- дата прибуття з відрядження.
Зразок журналу реєстрації відряджень
Інформація, яка міститься у журналі реєстрації відряджень, дозволить у разі потреби швидко надати роботодавцеві дані щодо конкретних працівників, які перебували у відрядженнях, загальних термінів та місць відряджень.
|
Додатковий навчальний матеріал розміщений за покликанням:
