Курсова робота

Тема: ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ В УСТАНОВІ

 

 

РЕФЕРАТ

 

 

Курсова робота: 54 с., 5 дод., 1 малюнок, 74 джерел.

Проаналізовано термінологію дослідження. Представлено етапи виникнення та розвитку документообігу як соціокультурного явища, виявлено основні етапи створення документообігу, вивчено концепції та теоретичні засади організації документообігу. Розкривається зміст та структура процесу документообігу, пояснюються основні рівні документообігу в організації. Визначено соціальні інститути за напрямами діяльності, видами та функціями життєдіяльності, виділено специфічні характеристики групи як соціальної системи, проаналізовано специфічні особливості групи як соціальної системи, технології організації розподілу документів у установі.

Методи дослідження: якісний та кількісний аналіз, синтез, спостереження та узагальнення.

Результати дослідження можуть бути застосовані при розробці алгоритмів та програм для організації поширення документів у установі.

 

ДОКУМЕНТООБІГ, ДОКУМЕНТУВАННЯ, ДОКУМЕНТООБІГ, СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБІГУ, ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ, СОЦІАЛЬНІ ІНСТИТУТИ КУЛЬТУРИ.

 

ЗМІСТ

 

ВСТУП           4

Розділ 1. ІСТОРИКО-ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ

ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ

1.1. Аналіз терміносистеми дослідження      7

1.2. Документообіг як соціокультурне явище: етапи становлення і

 розвитку           12

1.3. Процес документообігу: сутність, структура    22

1.4. Установи як соціальні інститути культури: види, функції  28

Розділ 2. ТЕХНОЛОГІЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ

ДОСЛІДЖЕННЯ

2.1. Аналіз технологій організації документообігу в установі  36

ВИСНОВКИ          45

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ     47

ДОДАТКИ

 

 

ВСТУП

 

Актуальність теми дослідження полягає у тому, що практично будь-яка сфера життя людини пов'язана із створенням та використанням документів. На даний момент майже всі документи, які формуються в установах, створюються в електронному форматі, але чіткий регламент їх збереження та надання доступу зазвичай не встановлені. Зазвичай, за винятком тих організацій, де застосована система електронного документообігу, електронний документ є лише проміжним станом, який служить для створення документа на папері. Сучасні покоління ще не звикли працювати без паперів, тому, коли пропонується система документообігу, не варто забувати про управління паперовими документами, навіть якщо це не звучить «сучасно». У переважній більшості установ керування паперовими документами стає серйозною проблемою не лише через простір, який вони займають, а й через легкість, з якою виготовляються копії цих документів, а не тому, що вони є останніми за значенням.

Документи відіграють дуже важливу роль у сфері соціально-економічного управління, оскільки з ними безпосередньо пов'язано ухвалення та реалізація важливої частини управлінських рішень.

Документообіг є дуже важливою частиною управлінських процесів та управлінських рішень і є стратегічною зброєю для організацій, покращуючи відповідність їхнім процесам і оптимізуючи робочі процеси та ефективність роботи їхніх членів. Його важливість в основному полягає в тому, що він структурує та контролює всі інформаційні потоки, що відбуваються в організації, а також забезпечує доступ до документів членам установи, таким чином мінімізуючи час пошуку та сприяючи обміну інформацією.

Сьогодні жодна установа не може ефективно та результативно працювати без чітко організованого та надійного документообігу, адже від цього залежить ефективність, економічність та надійність механізму управління установою, культура роботи керівництва та, звичайно ж, якість управління, займає досить важливе місце у роботі кожної організації.

Серед фахівців, які присвятили свою діяльність дослідженню поняття «документ», спостереженням навколо функціонування українського справочинства та справочинства в цілому, слід назвати В.В Бездрабко [1-4], С. Г. Кулешова [5,6], О. А. Купчинського [7], І.М. Кочан, М.А. Комарова,  А.В. Корж, А.В. Красницьку, та інших. Визначення соціальних інститутів, присвячені роботи С.Войтовича.

Про становлення документознавства як науки писали також багато у свій час В. М. Автократов, Б. І. Ілізаров, М. П. Ілюшенко, О. П. Коршунов, Т. В. Кузнєцова, Я. З. Лівшиць, А. М. Сокова Г. М  Швецова-Водка [8-14]. Організаційно-розпорядчу документацію найґрунтовніше розглянуто в роботах Г. В. Беспянської [15-17] та О. М. Загорецької [18-21].

Особливості впровадження систем електронного документообігу в державному управлінні вивчають М. М. Головченко [22], І. В. Клименко, В. І. Клюцевський [23], К. О. Линьов, І. П. Лопушинський, Л. І. Мельничук [22], О. В. Орлов, В. П. Писаренко [24], В. В. Поліщук, Н. О. Прилипко [25], С. В. Радченко, Ю. І. Соломко та інші вітчизняні автори.

Об’єкт дослідження: документаційне забезпечення діяльності установи.

Предмет дослідження: організація документообігу в установі.

Мета роботи: вивчити ефективність організації поширення документів в установі.

Завдання роботи:

- зробити аналіз терміносистеми дослідження, дослідити такі поняття як: організація, документ, документування та документообіг, документаційне забезпечення управління, соціальні інститути культури тощо;

- розкрити етапи становлення і розвитку документообігу як соціокультурного явища, охарактеризувати основні етапи формування документообігу,

- здійснити порівняльний аналіз поглядів вчених щодо історії організації документообігу проаналізувати концепції та теоретичні основи організації документообігу; розглянути різні моделі документообігу іноземних країн провівши певний аналіз зарубіжної літератури з документообігу різних країн;

- з’ясувати сутність, структура процесу документообігу, визначити основні етапи документообігу в організації ;

- визначити соціальні інституті за сферами життя,  види, функції, з’ясувати специфічні особливості організації як соціальної системи, специфічні особливості організації як соціальної системи;

- зробити аналіз технології документообігу у установі.

Методи дослідження: теоретичні: узагальнення даних стосовно теми дослідження на основі науково-методичної літератури, офіційних освітньонаукових джерел та змісту дисципліни; емпіричні методи: вивчення сучасних тенденцій в сфері документознавства та нового етапу інституалізації, аналіз технологій організації документообігу в установі.

Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків та списку використаних джерел.

Розділ 1. ІСТОРИКО-ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ

 

1.1. Аналіз терміносистеми дослідження

Основою будь-якої наукової дисципліни є поняття: уявлення про загальне, найістотніше, конкретне досліджуваних філософії та предметів. Створення понять у результаті психології, досліджень у полі зору, вивчення закономірностей та рухів – це розвиток. Поняття не статичні, вони змінюються. Принаймні поглиблення поглядів на полі зору, розвитку понять, актуалізації старих понять, появи нових деякі поняття перестають адекватно відбивати зміст дійсності і потрапляють у розряд малокорисних. Тому з розвитком науки поняття наближаються до дійсності.

Багатомірний аналіз складових аспектів проблеми документообігу послужив основою досліджень у різних науках.

Поняття виражаються словами. Це слова, що пов'язують поняття з предметом чи явищем. Цей зв'язок здійснюється через значення слова. Наукові поняття характеризуються особливими словами: термінами. Терміни становлять основу наукової мови. Термін не називає поняття як звичайне слово, але терміну дається поняття, щось більше. Терміни тієї чи іншої галузі знань чи діяльності становлять окрему систему термінів (чи лексику).

Вивчення терміну «організація» показало, що вітчизняні економісти використовують слово «організація» найчастіше створення складного виробничого підрозділу з самостійних виробничих підприємств, але об'єднаних спільним управлінням.

Організація (від грец. ὄργανον — інструмент)— цільове досягнення певної мети.

Термін зазвичай використовується для позначення соціальної організації, яка розподіляє виконання завдань між учасниками задля досягнення конкретної спільної мети.

Організації, створені людиною (особами), характеризуються наявністю особи як активного ресурсу. Організації, створені людиною, характеризуються наявністю дій управління і планування. Зауважимо, що група, яка є частиною більшої групи, є саме ресурсом для більшої групи. Компанія - організація для підприємницької діяльності [26.].

Історія виникнення та еволюції визначення слова «документ» вивчена недостатньо. Польський вчений Анджей Сускі провів досить глибоке дослідження походження слова «документ». На його думку, коріння цього слова потрібно шукати у праіндоєвропейській мові, яка існувала близько двох тисяч років до нашої ери. Слово «dek» у цій мові означало рух витягнутих рук, пов'язане з віддачою чи отриманням, отриманням чогось [5].

Якщо ми підійдемо до терміну управління документами більш чітко та вкажемо на попередні ідеї, це обробка та збереження документів, оскільки вони виробляються до моменту їх усунення або постійного збереження, дотримуючись різних етапів, які складають життєвий цикл документів, який базується на різних рівнях: управлінському, центральному та історичному, в якому є процеси, які включають різні інструменти, які роблять організацію документації можливою.

Термінологія документообігу включає умови надання управлінських документів, що ідентифікують все, що стосується процесів створення документів, їх передачі, прийому, систематизації, перевірки, зберігання, використання та інших аспектів [27]. Однак це не виключає, а має на увазі необхідність роботи із загальними поняттями. Розберемося зі значенням слова «документ».

Стаття 27 Закону України "Про інформацію" (1992 р.) свідчить, що документ - це матеріальний засіб отримання, зберігання, використання та розповсюдження інформації, встановленої законом шляхом її запису на папір, кіно-, відео-, фотоплівку або іншим чином. ЗМІ.

Документ — (від лат. dokumentum — завчений приклад, зразок; свідоцтво, доказ) — матеріальна форма подання, розповсюдження, використання та зберігання інформації, що надає їй юридичної сили.

В умовах інформаційно-аналітичного забезпечення робота з документами є одним із основних напрямків роботи будь-якої організації управління соціальною системою. Обґрунтування та розповсюдження документів є невідмінною частиною знань про документи майже у всіх галузях управлінської діяльності.

На міжнародному рівні існують стандарти, які регулюють організацію та контроль документів, забезпечуючи методологічну структуру для управління документами у всіх форматах і носіях. Ці стандарти в основному складаються з ISO/TC 46/SC11. Щодо них, стандарт UNE-ISO 15489-1 підкреслює їхні переваги, коли стверджує, що: «Прийняття систематичного критерію для управління документами має важливе значення для організацій і суспільства, щоб захистити та зберегти документи як докази своїх дій. [28]

Система управління записами стає джерелом інформації про діяльність організації, яка може служити опорою для подальшої діяльності та прийняття рішень, одночасно забезпечуючи підзвітність теперішнім і майбутнім зацікавленим сторонам. Документи дозволяють організаціям: вести бізнес упорядковано, ефективно та підзвітно; надавати послуги послідовно та справедливо; підтримувати та документувати політику та прийняття рішень на управлінському рівні; забезпечувати послідовність, безперервність та продуктивність керівництва та адміністрації; сприяти ефективному виконанню діяльності всередині організації, забезпечення безперервності у разі катастрофи, дотримання законодавчих і нормативних вимог, включаючи архівну діяльність, аудит і моніторинг, забезпечення захисту та підтримки в судових процесах,

З викладеного можна дати таке загальне визначення категорії «управлінський документ». Управлінським документом є нормативний документ, що видається уповноваженим органом, що регулює, або відповідною посадовою особою про результати діяльності.

Сьогодні поняття документообігу набуло широкого поширення. Документообіг: передача офіційних документів до установи з дати створення або надходження до дати завершення або виконання (згідно з ДСТУ 2732:2004)[29].

Термін «документообіг» з'явився в літературі в 1920-ті рр.. Документообіг установи – це рух документів у суб'єкті з моменту їх створення або отримання до закінчення його виконання або розпорядження (згідно з Типової інструкції з діловодства). ).

Термін «управління документообігом» (ДЗУ) з'явився у науковій, навчальній та методичній літературі з середини 70-х років у результаті активного впровадження комп'ютерних технологій у галузі роботи з документами та появи нових інформаційних технологій. Термін «ДЗУ» в основному використовувалося, коли йшлося про комп'ютерні технології в роботі з документами, в ньому підкреслювалася інформаційна та технічна інформація.

Спочатку термін «документальний супровід» означав:

1) документи будь-якої діяльності державних органів у будь-якій формі;

2) контролювання якості та кількості створюваних документів;

3) спрощення процесів підготовки, зберігання та використання документів;

4) забезпечення зберігання та передачі на знищення або постійне зберігання документів;

5) забезпечення роботи технічних прийомів, пов'язаних із створенням, обробкою та зберіганням документів (В. Бездрабко) [30].

Виникнення поняття документаційного забезпечення управління пов'язане із впровадженням у сферу роботи з документами сучасної обчислювальної техніки та інформаційних технологій для створення, збирання, обробки, накопичення, зберігання, пошуку та використання інформації в управлінні (Н. Поліщук) [31-32].

Стаття 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» дає таке визначення розповсюдження електронних документів (звернення електронних документів): це «сукупність процесів створення, обробки, відправлення, розповсюдження, отримання»., зберігання, використання та знищення електронних документів , що здійснюються шляхом перевірки цілісності та, при необхідності, з підтвердженням отримання цих документів» [33].

Тому підбиваючи підсумки, слід зазначити, що вміння працювати з документами, правильне побудова діловодства та документообігу безпосередньо впливає на результати діяльності, оперативність. Створення понять - результат діяльності, досліджень наочної області, вивчення закономірностей та тенденцій розвитку. Термінологія організації документообігу включає умови надання управлінських документів із зазначенням усього, що стосується процесів створення документів, їх передачі, прийому, систематизації, перевірки, зберігання, практики та інших аспектів.

Людство увійшло до епохи інформаційних технологій. Хто володіє інформацією, той володіє світом - цей факт вже давно незаперечний.

Проблеми збирання, накопичення і обробки інформації постають на новому більш якісному рівні.

Вся інформація, яку отримують чи створюють, відповідним чином фіксується. матеріальними носіями фіксації інформації є документи[33].

Завдяки впровадженню системи документообігу створюватимуться, отримуватимуться та підтримуватимуться документи, які містять докази того, що сталося, повні, точні та достовірні докази, буде відомо, яке рішення чи дію було прийнято, коли, чому, як і для чого. Це буде основою для здійснення різних аспектів, включаючи підзвітність організації, дотримання правових і нормативних вимог, формування поточної політики та прийняття майбутніх адміністративних рішень, захист інтересів та прав працівників і користувачів, послідовність, безперервність та продуктивність в управлінні.
1.2. Документообіг як соціокультурне явище: етапи становлення і розвитку

 

Зазначимо, що документообіг як соціокультурний феномен ще недостатньо вивчений і є важливим для формування цілісного уявлення про розвиток документного забезпечення управління в цілому.

Слід відзначити роботу А. М Шелестової «Університетський документообіг у контексті соціальної комунікації, де вдало представлено документообіг як соціокультурне явище [34].

Суттєві зміни в соціальній структурі суспільства стали важливою основою для розвитку документального забезпечення управління установами України. У ХІХ – першій половині ХХ століття механізми управління державними установами ускладнилися, що вимагало нового підходу до управлінських документів.

Видатні науковці Ю.І Палеха., Н.О. Леміш систематично досліджували історію документального управління. В своїх працях велику увагу приділили особливостям, регламентуванню та систематизації документів від давнини до наших днів простежуючи історію державної служби від зародження первісних держав до наших днів України [35].

В незалежній Україні в питанні документального забезпечення суспільство зосереджує увагу на вдосконаленні документаційного забезпечення управління, створення нормативної бази, встановлення електронних систем документація зосереджуючи увагу на іноземний досвід документаційного забезпечення.

Яскраво виражену практичну значущість щодо проблеми залучення іншомовних наукових джерел інформації до висвітлення сучасних тенденцій в сфері документознавства та нового етапу інституалізації мають публікації С. В Дубової та Н. М Кушнаренко [36-37].

Провівши певний аналіз зарубіжної літератури з документообігу різних країн, можна зробити висновок, що між ними існує ієрархія, яку можна назвати первинними моделями, моделями другого покоління та моделями асиміляції.

Серед первинних моделей є ті, які досягли такого розвитку, що вони в кінцевому підсумку безпосередньо впливають на інших, як наприклад управління записами (США), ведення розпорядчих документів (Канада), prearchivage (Франція), реєстр (Великобританія), registratur, (Німеччина), протокол (Італія).

У межах так званого другого покоління є країни, які розробили моделі під впливом іноземних моделей; зв'язком адміністративних та архівних традицій, які вони мали спільні, серед яких є колишні британські чи французькі колонії. Моделі шляхом асиміляції – це ті, які, не відповідаючи характеристикам попередніх, взяли елементи з областей, які апріорі можуть розглядатися як чужі їхній власній адміністративній та архівній традиціях.

Ці моделі наділені певною стабільністю, але на нашу думку, різні моделі можуть співіснувати в одній країні залежно від законодавчої бази, яка регулює відповідальність у визначенні політики та програм управління документами.

Цікава для вивчення є північноамериканська модель як першорядне джерело довідки та оригінал документообігу. Крім того, що вона оригінальна, неперевершена ні за своїм розвитком, ні за своєю ефективністю, ця австралійська модель як альтернатива попередніх та наближена до європейської моделі.

Більш детально слід охарактеризувати існуючу модель в Сполучених Штатах, де народилася концепція документообігу.

Введення моделі управління документообігом, здавалося, вирішило проблеми інфляції існуючих документів у державних адміністраціях, особливо у федеральних агентства, як архівних під функціях. З самого початку було усвідомлення важливості мінімізації обсягу документації, яка повинна бути збережена через її історичну цінність, управління поточними документами повністю інтегровано у федеральний адміністративний механізм. В Сполучених Штатах існує сильний вплив економічного фактору, а фактор «прибутковості» переважає над концепцією «культурної спадщини» як спадщини. Таким чином було сформульовано теоретичні положення документообігу. Ініціатива щодо вирішення проблеми, яка виникла на етапах створення, підтримки та використання, походить від федеральних агентств.

Федеральні архівісти втручаються на цих ранніх етапах, щоб забезпечити збереження документів постійної цінності. Проявляється зацікавленість відомств у щоденному документообігу та збереженні документів, що мають історичну цінність. Співіснують два типи професіоналів: менеджер з документації та архівіст. З тих пір, як з'явилася концепція управління документами, американці були зацікавлені в оптимізації процесу, тому створення Федерального архіву забезпечував збереження документів постійної цінності.

Національне управління архівів і документів залишило за собою роль органу, відповідального за контроль усього життєвого циклу документів у Федеральній адміністрації. Існує нерівність у поводженні з документами у федеральних, державних і місцевих адміністраціях. Управління документами розвивається з великою енергією та динамізмом у приватному секторі та нещодавно еволюціонувало до управління інформаційними ресурсами Інші професіонали вже беруть участь у цій концепції, такі як: бібліотекарі, документалісти, комп’ютерні вчені. Ця модель була схвалена ЦРУ та ЮНЕСКО.

Уваги заслуговує й модель Сполученого Королівства, яка є найпоширенішою моделлю документообігу у світі, поділяється з німецькою «registratur», оскільки є найбільш архаїчною моделлю (вона починається з 16 століття, її походження можна простежити - зрештою- до стародавніх Рим).

Що стосується української моделі документообігу, то основні принципи побудови і функціонування, а також критерії ефективності «електронного документообігу» в Україні виділяє Лисенко Н.А [38].

На початку ХХІ століття в Україні наукові дослідження були зосереджені на проблемах розвитку класифікації та типології управлінської документації, а також на уніфікації та стандартизації документації, розробці науково обґрунтованих рекомендацій, спрямованих на розвиток адміністративна практика. . Наукові дослідження з даної теми відображені в працях українських учених: В. В. Бездрабко [39], Г. В. Беспянської -[40-41], О. М. Загорецької [42-43], М. В. Комової [44; 45], Т. В. Кузнєцової [46], С. Г. Кулешова [5; 47,48], Н. Е. Кунанець 60 [49], С. В. Сельченкової [50], Л. І. Скібіцької [51], та ін.

Розробці наукових засад та рекомендаціям, створених задля розвитку адміністративної практики були присвячені роботи українських вчених: Г. В. Беспянська [40],  Т. В. Кузнєцової [46]С., Т. В Міцан [52] тощо.

Заслуговують уваги й роботи фахівців у галузі управлінської праці та діловодства, таких як З. Дрезен, Р. Майзельє, Д. Покровський, П. Кержевцев та ін., в яких викладено основні положення щодо організації діловодства.

Документи, незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, оформляються та обробляються в установі відповідно до організаційно-правових принципів документообігу.

Порядок видачі документів регламентується інструкціями установи, правилами роботи установи, положеннями про структурні підрозділи та інструкціями роботи. Правильна організація розподілу документів сприяє оперативному документообігу в апараті управління, рівномірному завантаженні підрозділів та посадових осіб, що позитивно позначається на процесі управління загалом.

Вирізняють такі види документообігу: централізований документообіг (всі документи реєструються централізовано); децентралізований документообіг (реєстрація документів у кількох місцях за умови річного обороту документів у кількості 100 000 і більше документів, а також за наявності окремих територіальних структурних підрозділів та деяких особливих умов роботи); змішаний документообіг (найважливіші внутрішні документи та листи керівництву реєструються в офісі, інші документи - у структурних підрозділах)[53].

Документообіг також включає документообіг усередині організації. Вхідний документообіг складається з документів від інших (вищих) організацій та направляється керівникам, структурним підрозділам та окремим виконавцям. Вихідний документообіг складається з документів, створених усередині установи для надсилання на адреси за його межами. Внутрішній документообіг створюють документи, які створюються та поширюються всередині установи з однієї служби до іншої і далі не йдуть[54].

Інакше кажучи, можна назвати теоретичні основи організації документообігу: оперативність операцій із зверненням; однаковий порядок затвердження однакових категорій документів; повторення дій із тією ж метою; виключити зайві інстанції..

Документообіг характеризується наступними параметрами: зміст документообігу (склад документів, що входять до нього, і склад фіксованої в цих документах інформації); структура документообігу (визначається ознаками, що дають змогу класифікувати документи, індексом, системою довідкового обладнання з урахуванням документів установи); спосіб або цикл документообігу (час документообігу за пунктами обробки); напрямок документообігу (визначається точками виходу та призначення); обсяг (обсяг) обороту документів (визначається кількістю документів, переданих за одиницю часу).

Обсяг документообігу – це кількість документів, що надійшли до установи та створених на даний момент. Цей показник використовується як критерій при виборі організаційної форми реєстрації (традиційна, автоматична), а також впливає на структуру реєстраційної служби та її штат. Обсяг документообігу установи включає кількість вхідних та вихідних внутрішніх документів та за заданий період (місяць, квартал, рік). Рівень документообігу розраховується з урахуванням реєстраційних форм установи. Документ приймається як розрахункова одиниця.

У 1960-х та 1970-х роках історію діловодства досліджувало багато науковців, у тому числі П.І. Захарчишин, Ю.Д. Єдлінська, В.В. Паначенко, М.Л. Худаш та інші. Основним змістом їх роботи було вивчення переважно середньовічних документів, народжених. у кабінетах різних установ. При цьому дослідники вивчали не тільки фразеологію та спосіб життя тексту, а й ставили їх створення та існування на чолі наукової ієрархії та інтересів, що дає змогу використовувати ці дослідження і сьогодні.

Можна зазначити, що з соціальної точки зору це сприятиме порятунку, накопиченню та збереженню документальної спадщини, гарантуючи доступність та використання користувачами інформації, що має неминучу цінність, що міститься в документації. між різними архівами. Це позитивно вплине на ефективність та дієвість адміністративного управління будь-якої установи. Це передбачає значну економію часу та коштів при обробці, збереженні та розміщенні документарних фондів.

Термін «соціальні інститути культури» зазвичай використовується у двох сенсах: безпосередньому та екстенсивному. У буквальному значенні це певна організація чи установа, яка виконує функції зі створення, зберігання та поширення культурних цінностей. У найширшому сенсі соціальний інститут включає одні й самі процедури, (нормальний) порядок пропаганди, поширення та здійснення культурної діяльності у всіх сферах суспільного життя (ритуали, звичаї, традиції, партії, поклоніння, захист, літературна критика тощо).

Позитивною тенденцією останніх років є поява публікацій, присвячених не абстрактним питанням теорії документів, а скоріше теоретичним аспектам науково-практичних розробок (усі, звичайно, належать до традиційних документальних перевірок). Це теорія вивчення цінності документів (С. Сельченкова), розгляд теорії діловодства як галузі наукових знань (О. Загорецька), аналіз принципів документообігу (І. Антоненко), управлінське документальне забезпечення (Н. Гончарова), концепції творчої концепції культурного діловодства у сучасних центрах України (Ю. Палеха) та інші.

Сучасність вимагає впровадження електронного документообігу, що одразу приносить компанії безліч переваг та робить процеси зручнішими та простішими.

Зарубіжні та вітчизняні вчені, зокрема М.В. Ларін, М.П. Бобильова, Ю.Г. Вітін, В.І. Тихонов, І.Ф. Юшин, Х.Г. Айсєєв, О.В. Матвієнко, В.М. Боркус. працювали над вивченням цього напрямку[54].

Так, нормативно-правовим забезпеченням та порядком налаштування електронного документообігу займався М.В Ларін М.В. Тихонов та І.Ф. Юшин приділяють особливу увагу вивченню безпеки електронних документів. В.М. Боркус торкається питання адаптації закордонного досвіду для впровадження електронного документообігу на вітчизняному ринку.

Порядок розповсюдження електронних документів визначається державними органами, місцевими спільнотами, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності відповідно до законодавства. Цю постанову визначено у статті 9 Закону України "Про електронні документи та управління електронними документами" від 22 травня 2003 р. N 851-IV.[55]

Думки щодо визначення терміна «електронний документ» розходяться. Першу думку підтримують вчені (О.О. Косовець, О.П. Вершинін, В.І. Тихонов та ін.), які виділяють електронний документ як підвид стандартного документа на традиційному носії (паперовому), а справжність може бути. підтверджується його зізнанням. О. О. Косовець визначає електронний документ як «сукупність даних, записаних у машиночитаному форматі, для яких виконується така умова: процедура, визнана учасниками запиту електронного документа або затверджена компетентним органом, яка дозволяє без двозначності перетворити ці дані на традиційний системний документ». Аналогічної думки дотримуються О.П. Вершинін та В.І.

В. І. Тихонов визначає електронний документ як інформацію, записану на електронному носії (пристрої), яка записується, зберігається, передається та подається у формі, прийнятній для людей, які використовують комп'ютерні технології, та містить реквізити, що дозволяють її ідентифікувати.

На відміну від документа на традиційному носії (папері) електронні документи не прив'язані жорстко до конкретного матеріального носія, оскільки матеріальний носій у разі практично не зберігає слідів, що ідентифікують автора документа.

В управлінських інформаційних ситуаціях, коли в пам'яті ЕОМ зберігаються дані з документальними характеристиками, можливе отримання будь-якої частини інформації швидко та у будь-якому поєднанні. При цьому змінюється правовий статус змісту категорії «Документознавство соціальних систем» та категорії «документальне забезпечення управління соціальними системами».

Документарне забезпечення - вид забезпечення управління соціальними системами, що включає всі види діяльності з прийому, обробці, зберігання, доставки і використання інформації у вигляді документів як носіїв.

Комп'ютеризація документообігу включає всю складну роботу як до створення документа, так і роботу, пов'язану з документами, що надійшли ззовні готовими до використання: прийом, видачу, облік, доставку, контроль виконання, довідково-інформаційну роботу. , створення та зберігання справ (файлів), обробка перед поданням документів Згідно з інформацією, технологічний (серійний) ланцюжок розповсюдження документів має бути збільшений за рахунок заміни паперових форм документів електронними формами у вигляді комп'ютерної інформації.

Соціальний ефект досягається за рахунок підвищення оперативності персоналу апарату управління, оперативності складання та обробки документів, що в цілому сприяє розвитку роботи апарату управління та підвищує якість прийнятих управлінських рішень.

Залежно від інституційної діяльності установи у зв'язку з виконанням заздалегідь встановлених функцій використовуються різні моделі управління документообігом. Важко визначити характеристики, що дозволяють говорити про існування тієї чи іншої моделі.

Розповсюдження адміністративних традицій протягом усього розвитку документообігу у світі з часом, за величезної ваги звичайного права, акт реєстрації документа є юридичним доказом його справжності, зникає тенденція до збереження кожного документа окремо, на переконання, що збереження на приватному рівні — це надмірний контроль, достатній для застосування його до файлів, що становлять серію. Окреслюється усвідомлення нездатності моделі ефективно контролювати кількість документів, що зростає. Як централізовані, і децентралізовані реєстри мають погано визначені таблиці класифікації документів, і документи зазвичай класифікуються перед відправкою у відділи дій, відокремлюючи файли від предметних папок. Існує ризик того, що реєстрація документів до того, як вони будуть відправлені на розгляд посадовцям, уповільнює процес прийняття рішень. І це є значною проблемою, що потребую подальшого дослідження.

У документах також передбачено функцію управлінського контролю: є дані для обліку результатів діяльності органів управління соціальних систем. Це дає змогу об'єктивно оцінити свою роботу.

Організаційно-розпорядчі документи широко використовуються у діяльності організацій з управління соціальними системами. Традиційно документи, що входять до системи організаційно-розпорядчих документів, поділяються на три групи:

- Організаційні (правила, положення, інструкції, правила, списки співробітників);

- адміністрування (постанови, інструкції, накази, директиви, інструкції, рішення, плани);

- довідково-інформаційні (звіти, огляди, рішення, офіційні листи, телеграми, звіти, коментарі та пояснення, протоколи, довідки тощо).

В останні роки завдяки інформації в галузі організаційного управління установами відбулися якісні зміни у технології документообігу. У цьому вся сенсі з'явилося слово «автоматизовані документи», яким позначають процес створення документів з допомогою комп'ютерних технологій.

Як показало використання цих систем, вони можуть вирішити задачу автоматизації роботи з документами. Справа в тому, що нормативні документи, які мають певні правила складання та оформлення, були відокремлені від нормативної інформації.

До причин такого становища належать, з одного боку, обмежені можливості технічних методів, з другого - комплекс проблем, що виникають при взаємодії людини і машини.

Можна додати, що нові базові можливості комп'ютерних технологій спонукають переглядати теоретичні установки документування, перегляд логіки і регулярності процесу документування. Це дозволяє приймати конкретні рішення з погляду наукового обґрунтування та прогнозувати подальший розвиток діловодства.

Це створює передумови для подальшого дослідження формування української сучасної моделі документообігу установи.

Отже, підсумовуючи, необхідне зробити декілька узагальнень.

По перше, документообіг як соціокультурне явище має різні характеристики, коли йдеться про його особливий генезис. Він не виник спонтанно, а є відображенням і вираженням фактів чи дій, здійснених установами як наслідків функцій або їх діяльності. Аналіз української та зарубіжних моделей управління документообігу показує, що основні принципи побудови і функціонування потребують покращення та впровадження автоматизованих інформаційних систем загалом, що є однією з найскладніших сфер для в Україні.

По-друге, документообіг має послідовний характер, оскільки документи створюються один за одним і з часом утворюють серії; вони унікальні, тому що інформація, що міститься в них, рідко зустрічається в іншому документі. Окремі, відокремлені документи, тобто документальні одиниці або окремий документальний фрагмент, не мають сенсу, причина їхнього існування пояснюється їхньою приналежністю до набору (папки), тут оцінюється їхня спорідненість. Тобто документ повинен точно відображати те, що було повідомлено чи вжито, або які дії було вжито, має бути здатним задовольнити потреби організації, з якою він пов'язаний, і має бути придатним для використання у звітності. Зазначимо, що на додаток до змісту документ також повинен включати метадані, необхідні для документування певної операції, а саме:

. - структура запису, тобто його формат і зв’язки між його елементами, повинні залишатися незмінними;

 - контекст, у якому запис було створено, отримано та використано, має бути очевидним із запису (включаючи бізнес-процес, частиною якого є транзакція, дату та час завершення та учасників транзакції);

 - існуючий зв’язок між простими документами, які зберігаються окремо та об’єднуються для створення документальної одиниці, повинен завжди залишатися присутнім.

У загальному розумінні, відповідно до вищесказаного, документообіг виникає в інституційної діяльності в результаті виконання заздалегідь встановлених функцій, тобто в документі висвітлюються події, що відбулися в певний час і в певній ситуації. , що слугує доказом, підтвердженням цих фактів. Це інформація, зареєстрована в кадровій службі, яку можна переглянути, щоб перевірити реальність.

 

1.3. Процес документообігу: сутність, структура

 

Документальний облік може вестись як по установі загалом, так і по кожному структурному підрозділу, за групою документів. Результати документального обліку узагальнюються службою документообігу управління (ДЗУ) та надсилаються керівництву установи для вжиття заходів щодо вдосконалення роботи з документами[55].

Документальний облік може здійснюватися як по установі в цілому, так і по кожному структурному підрозділу групи документів. Результати обліку документів узагальнюються службою документообігу (ДЗУ) і надсилаються керівництву установи для вжиття заходів щодо покращення роботи з документами.

З метою узгодження та уніфікації документа та його руху в організації керівництво установи готує інструкції щодо ведення інструкцій, які затверджуються керівником підприємства. Директива діловодства (інструкція) - це нормативний документ, що регламентує організацію створення документів, правила та процеси, порядок роботи з ними. В інструкції наведено форми та зразки документів, що використовуються в організації, обліково-реєстраційні форми (найменування справ, описи тощо), інформаційно-методичні матеріали (перелік документів, що підлягають реєстрації, схеми документообігу тощо). керівні принципи Цю інструкцію для органів державного управління та місцевого самоврядування затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» [59].

На основі цієї інструкції кожна організація, на яку вона поширюється, контролює стан виконання управлінських рішень і розробляє власну інструкцію з урахуванням її специфіки на основі типової інструкції.

Річний обсяг документообігу є вихідною величиною для розрахунку чисельності працівників служби ДЗУ, методики визначення рівня завантаженості структурних підрозділів та окремих працівників, а також визначення необхідності вибору найбільш ефективного способу обробки документів,  система та допоміжні засоби (технічний персонал, кур’єри тощо). Також розмір (обсяг) документообігу необхідний для розрахунку чисельності необхідного персоналу адміністративних служб, визначення ефективності використання методів автоматизації управлінської праці та визначення завантаженості персоналу, який виконує діловодні функції[60; 61].

Шлях документа є переліком окремих елементів технологічного процесу створення та обробки документа, кожен з яких може бути охарактеризований наступними параметрами: дата надходження документа; термін виконання у днях; дата фактичного виконання; Код відділу та ідентифікаційний номер працівника, відповідального за обробку даного етапу конкретного технологічного процесу; код відділу та ідентифікаційний номер працівника, відповідального за обробку попереднього етапу конкретного технологічного процесу; очікуваний статус документа у системі управління документами (що ви планували робити?); набули статусу документа в системі документообігу (що отримали?); примітки; маршрут та ім'я файлу, пов'язаного з поточним статусом документа (малюнок 1).

Малюнок 1 Маршрут документа

 

Шлях документа відтворюється як таблиця, у якій фіксується зміна статусу конкретного документа, або як графік.

Розроблена таблиця документообігу дозволяє простежити весь «життєвий цикл документа»: від створення чи отримання до виконання чи відправки. Шлях документа може бути у вигляді таблиці для запису інформації або у вигляді діаграми. У ньому фіксуються всі дії, вчинені в процесі роботи з документом (зазначені виконавці, дана суттєва характеристика дій, що виконуються). Графік документообігу організації є зведений графік, окремими частинами якого є графіки документообігу структурних підрозділів[61].

Основні етапи документообігу в організації: опрацювання документів, що надійшли до установи; попередній розгляд документів службою документообігу; реєстрація документів; організація раціонального руху документів усередині установи, у тому числі доставка документів виконавцям, контроль за їх виконанням, погодження та підписання проектів документів; обробка заповнених документів та їх подання (Додаток А)[62].

Організації в нинішніх умовах занурені в великі зміни, викликані цифровою революцією, яка відбувається, яка в багатьох випадках передбачає цифрову трансформацію. Зростання організацій і зростаюча складність їхніх процесів призвели до неконтрольованої ситуації щодо управління внутрішньою та зовнішньою документацією, що ускладнює отримання своєчасної інформації, ресурси, що використовуються для управління цим зростаючим обсягом інформації, стають все більшими, без досягнення значних переваг. Проблема, як правило, визначається як фізична, і її вирішення полягає в зменшенні обсягу паперу в установі .Як зберігати цей великий обсяг паперу?

Організації використовують інформацію для здійснення всієї своєї діяльності, беручи до уваги функції, процеси та цілі, які вони виконують у компаніях, для яких вони діють. Його можна створити в самій організації або отримати з її середовища, але він розміщується в документах, які можуть залишатися в різних опорах.

Отже, організації стикаються з новою проблемою: тиражування документів, створених у різних форматах, обслуговування та збереження яких обходиться організації дорого. Крім того, непотрібне накопичення цих документів ускладнює пошук необхідної інформації для прийняття рішень. Впровадження електронного документообігу  стає актуальним у новому технологічному контексті, ставши ефективним рішенням для управління документообігом, встановлюючи керівні принципи зберігання та очищення документів, які організації створюють у процесі розвитку своїх процесів.

У процесі переходу від традиційного паперового документообігу до електронного можна виділити такі етапи: паперовий документообіг (документ проходить усі етапи у паперовому форматі: використовуються щоденники, картки для реєстрації), потік паперові документи. керування через ПК (комп'ютер використовується для підготовки та зберігання документів), змішана пересилання документів (комп'ютери, підключені до локальної мережі, використовуються для підготовки, переміщення та зберігання документів, хоча юридична сила документа зберігається на папері). безпаперовий документообіг (всі операції з документами здійснюються в електронному форматі, юридична сила документа підтверджується за допомогою електронного цифрового підпису).

Принагідно зазначити, що оформлення та використання символіки також відрізняються: у той час як зміст традиційного документа збирається в середовищі через символи, які роблять його безпосередньо доступним для людини, то електронний документ збирається в середовищі а за допомогою символів, які необхідно декодувати, щоб зробити його доступним для людини. Тому середовище (обладнання) і символи (програмне забезпечення) є умовами для можливості електронного документа. При цьому структура є невід’ємною і очевидною частиною традиційного документа, а також одним із основних критеріїв оцінки його автентичності. Електронний документ не настільки очевидний, а скоріше залежить від апаратного та програмного забезпечення, аж до зміни під час переходу з одного носія на інший, тому він не може мати такої ж цінності, як у традиційному вигляді. Логічна структура, з іншого боку, ідентифікує його та представляє елементи його внутрішньої структури, тієї, яку надав йому його творець. Щоб вважатися повним і автентичним, документ повинен зберігати цю оригінальну структуру.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передавання, отримання, зберігання, використання та знищення електронних документів, що здійснюється із застосуванням перевірки цілісності та, якщо необхідно, з підтвердженням факту отримання таких документів[63].

Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронним документом визнається документ, засвідчений електронним цифровим підписом. А документ в електронній формі – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних без електронного цифрового підпису (у сканованому вигляді). Електронний підпис (ЕП) - дані в електронній формі, які додаються або логічно пов'язані з іншими електронними даними та призначені для ідентифікації підписувача цих даних. ЕП — обов’язкова вимога до електронного документа, яка використовується для ідентифікації автора та (або) підписувача електронного документа іншими суб’єктами обігу електронних документів. Відносини, пов’язані з використанням електронного цифрового підпису, регулюються Законом України «Про електронний цифровий підпис». Поступове впровадження електронного документообігу[64].

Зазначимо, що організації в нинішніх умовах занурені в великі зміни, викликані цифровою революцією, яка відбувається, яка в багатьох випадках передбачає цифрову трансформацію, і до цього потрібно підходити з іншої точки зору, в якій не тільки технологія береться до уваги, але й процеси , організація інформації та навчання людських ресурсів для досягнення змін в організаціях. Тільки тоді вони зможуть успішно керувати цією трансформацією.

З використанням ІКТ інші типи документів були створені в різних секторах суспільства, цифрових, у яких їхній зміст також є важливим для прийняття рішень щодо їх зберігання та збереження. Інформація, яка зареєстрована в електронному вигляді, на електронному носії та потребує комп’ютерних пристроїв для консультації, називається цифровим документом. Його вмістом може бути текст, зображення, графіка, відео, звук, документ тощо.

Організація документообігу залежить від масштабу діяльності організації, її функцій, кількості ланок управління та обсягу документопотоків й охоплює набір технічних операцій, спрямованих на пошук економії та ефективності у виробництві, обслуговуванні, використанні та кінцевому призначенні документів протягом усього їх життєвого циклу, тобто з моменту від його задуму в адміністративних кабінетах до його вступу в архівні установи.

Отже, підсумовуючи, слід зазначити, що до організації документообігу пред’являються наступні вимоги:

•                   прямоплинність руху документів (документ найкоротшим шляхом потрапляє до виконавця, зворотні переміщення документів виключаються);
•                   розподіл документів між керівниками і спеціалістами відповідно до їх функціональних обов’язків;
•                   забезпечення лише необхідного руху документів, виключаючи дублювання, зайві інстанції та дії;
•                   одноманітність маршруту руху документів і технічних операцій (порядок проходження).

Документообіг складається з трьох документопотоків: вхідних, вихідних, внутрішніх документів.

 

1.4. Установи як соціальні інститути культури: види, функції

 

Визначення соціальних інститутів, за аналізом С.Войтовича, визнають їх функціональну здатність налагоджувати суспільне життя і соціальний порядок через узгодження, об’єднання, організацію та інтеграцію намірів і поведінки соціальних суб’єктів, структурних і функціональних компонентів соціальної системи.

Досить поширеним у вітчизняному та зарубіжному просторі було визначення соціальних інститутів за сферами життя. Відповідно до цього інститути поділялися на економічні, духовні, політичні тощо (додаток Б.). Інакше кажучи, усі соціальні утворення в різних сферах суспільного життя приписували до соціальних інститутів.

В. Оссовський зводить пояснення змісту соціальної інституції до такої структуризації:

- група осіб, покликана виконувати організаційно-ділові функції, важливі для певної спільноти;

- форма організації комплексу соціальних дій, які виконуються певними членами групи від імені всієї спільноти;

- комплекс установ і знарядь діяльності, які дають змогу певним членам групи виконувати публічні функції, що мають на меті задоволення потреб групи і регулювання поведінки її членів. Специфічними ознаками інституції є сталість її форми, орієнтація на розв’язання основних соціальних проблем, культурний статус і культурна легітимність.

Кожен соціальний інститут має спільні з іншими інститутами ознаки: настанови і взірці поведінки, культурні символи й утилітарні риси, кодекс усний і письмовий, ідеологію (додаток В).

Соціальні інститути як підсистема соціального цілого, діяльність котрої зв’язана з реалізацією життєве важливих потреб загальної системи, є основою всього соціального життя й забезпечує життєдіяльність людей через виконання певних функцій

Будь-який соціальний інститут успішно функціонуватиме тільки за певних умов:

1) наявність відповідних норм і приписів, що регулюватимуть поведінку людини в межах інституту;

2) інтеграція інституту в соціально-політичну, ідеологічну й ціннісну структуру суспільства, що забезпечує формально-правову основу його діяльності, з одного боку, і можливість здійснювати соціальний контроль над інституціональними типами діяльності — з другого;

3) наявність матеріальної бази, яка б забезпечувала успішне виконання інститутом нормативних приписів і здійснення соціального контролю.

Загалом соціальний інститут характеризується наявністю таких ознак:

- цілі діяльності;

- конкретні функції, що забезпечують досягнення цілей;

- низка соціальних статусів і ролей, притаманних тільки даному соціальному інституту.

За характером цільових функцій соціальні інститути поділяються на:

- нормативно-орієнтувальні, що здійснюють морально-етичну орієнтацію поведінки індивідів, утверджують у суспільстві загальнолюдські цінності, спеціальні кодекси та етику поведінки;

- нормативно-регулювальні, що здійснюють регулювання поведінки на основі норм, правил, спеціальних приписів, закріплених у юридичних та адміністративних актах. Гарантом їх виконання є держава, її представницькі органи, зокрема адміністрації установ, підприємств тощо;

- церемоніально-символічні та ситуаційно-конвенційні, що визначають правила взаємної поведінки, регламентують способи обміну інформацією, комунікативні форми неофіційної субординації (звернення, привітання, схвалення/несхвалення тощо).

За критерієм способу регулювання поведінки людей у межах певних інститутів виділяють формальні та неформальні соціальні інститути. Формальні соціальні інститути засновують свою діяльність на чітких принципах (правових актах, указах, регламентах, інструкціях), здійснюють управлінські й контрольні функції на підставі санкцій, пов’язаних із заохоченням і покаранням. До таких інститутів належать держава, армія, школа тощо.

Неформальні соціальні інститути не мають чіткої нормативної бази, тобто взаємодія у межах цих інститутів не закріплена формально, є результатом соціальної творчості та волевиявлення громадян. Соціальний контроль у таких інститутах встановлюється за допомогою норм, закріплених у громадській думці, традиціях, звичаях. До них відносять культурні і соціальні фонди, об’єднання за інтересами тощо. Їх сукупність формує загальні функції. Найбільш значущими серед них є:

- регулятивна функція – полягає у регулюванні за допомогою норм, правил поведінки, санкцій дій індивідів у межах соціальних відносин;

- функція відтворення, безперервності суспільних відносин – завдяки їй соціальний інститут транслює досвід, цінності, норми культури з покоління в покоління;

- інтегративна функція – полягає у згуртуванні прагнень, дій, відносин індивідів, що в цілому забезпечує соціальну стабільність суспільства;

- комунікативна функція – спрямована на забезпечення зв’язків, спілкування, взаємодії між людьми за рахунок певної організації їх спільної життєдіяльності.

Функції бувають явними та латентними. Явні (формальні) функції зафіксовані в нормативних документах, усвідомлені й прийняті причетними до певного інституту людьми, підконтрольні суспільству. До явних функцій інституту освіти можна віднести набуття грамотності, професійну соціалізацію тощо. Латентні (приховані) функції є офіційно незаявленими. Латентною функцією інституту освіти є, наприклад, так звана “соціальна селекція”, що виявляється у закріпленні через систему освіти соціальної нерівності. Інколи явні та латентні функції можуть збігатися, але за їх розбіжності виникає нестабільність, навіть дезорганізація суспільства.

Серед найпоширеніших дисфункцій виділяють: невідповідність інституту конкретним потребам суспільства; розмитість, невизначеність функцій; зниження авторитету соціального інституту в суспільстві; персоналізація діяльності інституту, яка означає, що він змінює свої функції залежно від інтересів окремих людей.

У сучасному українському суспільстві, яке переживає соціальну трансформацію, простежуються типові риси інституціальної кризи (дисфункції у діяльності основних соціальних інститутів). Так, дисфункції політичних інститутів проявляються у нездатності стабілізувати суспільне життя, працювати в інтересах більшості населення, беззаконні, корумпованості. Соціологія з однаковим зацікавленням ставиться як до функціональної, так і дисфункціональної діяльності основних соціальних інститутів, оскільки стан інституціальної системи є важливим індикатором стабільності суспільства.

Суспільство як соціальна реальність упорядковано не тільки інституціально, а й організаційно. Організація як процес налагодження та узгодження поведінки індивідів притаманна всім суспільним утворенням – об’єднанням людей, закладам, установам тощо. Соціальна організація – соціальна група, орієнтована на досягнення взаємопов’язаних специфічних цілей і формування високоформалізованих структур.

Соціальні організації відрізняються від соціальних інститутів. По-перше, соціальна організація утворена усвідомлено і цілеспрямовано для досягнення конкретних цілей своєї діяльності. Вона є певним засобом вирішення завдань. Переслідувана організацією мета не обов’язково збігається з цілями людей, що беруть участь у її діяльності. Тому організація створює різні системи стимулювання, за допомогою яких залучає індивідів до діяльності для досягнення загальної мети. По-друге, соціальна організація має ієрархічну структуру – загальнообов’язковий порядок, систему статусів і ролей. Їй властивий високий ступінь формалізації відносин. Правила, розпорядок охоплюють усю сферу поведінки її учасників, соціальні ролі чітко визначені, а відносини передбачають владу і підпорядкування. По-третє, для координації дій кожна організація повинна мати координуючий орган або систему управління. Функції її різноманітні, а оптимальний їх набір залежить від цілей організації, зовнішнього середовища.

Диференціація завдань і координація дій на етапі їх реалізації впливають на структуру і форму організації. Основний критерій структурування соціальних організацій – ступінь формалізації існуючих у них відносин. З урахуванням його розрізняють формальні й неформальні організації. Формальні організації будують соціальні відносини на підставі регламентації зв’язків, статусів, норм. Наприклад, промислове підприємство, фірма, університет тощо. Неформальні грунтуються на товаристських взаєминах та особистому виборі зв’язків учасників і характеризується соціальною самостійністю. До останніх можна віднести любительські групи, відносини лідерства, симпатій тощо.

В залежності від цілей соціальні організації поділяються на:

- організації з виробництва товарів і послуг (промислові, сільськогосподарські, сервісні підприємства і фірми, фінансові установи );

- організації в галузі освіти (дошкільні, шкільні, вищі навчальні заклади);

- організації в галузі медичного обслуговування, охорони здоров’я, відпочинку, фізичної культури і спорту (лікарні, санаторії, стадіони, туристичні бази);

- науково-дослідні організації;

- органи законодавчої, виконавчої влади.

Їх називають ще діловими організаціями, які виконують суспільно корисні функції: кооперацію, співробітництво, підпорядкування, управління, соціальний контроль. Загалом кожна організація існує у специфічному фізичному, технологічному, культурному, політичному і соціальному оточенні, повинна адаптуватися до нього і співіснувати з ним.

Визначення ролі соціальних інститутів у соціальних змінах і розвитку можна звести до таких  взаємозв’язаних дій як забезпечення переходу до якісно нового стану соціальної системи, її прогресивного розвитку.

Намагаючись задовольнити свої потреби, люди шукають засоби це зробити. У процесі суспільної практики виникають певні шаблони, взірці поведінки, які згодом підтримуються громадською думкою і закріплюються законом.

Найбільш важливими соціальними інститутами сучасного суспільства є:

- економічні, що регулюють соціальні зв’язки в господарській сфері, забезпечують процес виробництва, виконують нормативно-розподільну функцію, розподіляючи та перерозподіляючи матеріальні блага чи їх еквіваленти. Вони формують економічний потенціал суспільства, підтримують стійкість його соціальної структури, розмежовують організації і професійно -статусні групи за способами і якістю споживання, за типами способу життя;

- політичні, що регулюють соціальні зв’язки з приводу використання влади, її здійснення та розподілу. Політичні інститути встановлюють і підтримують політичну владу соціальної групи, що домінує в суспільстві, забезпечують відтворення і стійке збереження ідеологічних цінностей;

- культури та соціалізації, діяльність яких зв’язана з розвитком і поширенням культури, соціалізацією особистості, засвоєнням нею соціальних цінностей. Соціокультурні інститути засвоюють, а потім відтворюють культурні та соціальні цінності, нагромаджувані в процесі соціальної діяльності, залучають індивідів до певних субкультур, а також регулюють їх соціалізацію через засвоєння стійких соціокультурних стандартів поведінки, захист відповідних цінностей і норм.

Отже, організація є системою взаємозв’язаних елементів, які можуть співіснувати тільки у взаємодії.

Специфічні особливості організації як соціальної системи полягають у тім, що вона є соціальною спільнотою:

-ієрархічною, з наявністю як мінімум двох елементів — суб’єкта й об’єкта управління;

-неоднорідною — індивіди, соціальні групи як об’єкти організації мають власні інтереси, котрі не завжди збігаються;

-створеною для певної цілій оцінюваною мірою досягнення такої, а отже, є системою з певними елементами раціональності;

-багатофункціональною з певними функціями як у макро-, так і в мікросоціумі;

-структурованою горизонтально за функціональною (поділом і спеціалізацією праці) і вертикально за ієрархічною ознакою, що зумовлено необхідністю координації різноспрямованої діяльності горизонтальних структур, їхньої спонтанної активності.

Проаналізувавши питання установи як соціальні інститути культури, можна зробити висновок, що соціальні інститути — це певні форми організації і регулювання суспільного життя, що історично склалися і забезпечують виконання життєво важливих для суспільства функцій, включають сукупність норм, ролей, взірців поведінки, дописів, спеціальних установ, систему контролю. Інституційна діяльність є формою людської діяльності, яка ґрунтується на чітко розробленій системі правил і норм, а також розвинутому соціальному контролі за її виконанням. Вона здійснюється людьми, об’єднаними в групи, асоціації, де є поділ на статуси і ролі згідно з потребами групи чи суспільства. Таким чином, інститути підтримують соціальну структуру і порядок у суспільстві.

Без соціальних інститутів жодне сучасне суспільство існувати не може. Інститути є символами порядку й організованості в суспільстві.

Прикладом соціальних інститутів є інституційна архівна система, яка структурована на основі особливостей кожної установи. Однією з форм інтеграції архівів, що має більшу актуальність і застосування, є інституційна архівна система, яка проголошує її як лінійну структуру, що визначається життєвим циклом документа, і як власну систему, організацію установи. або адміністрація для здійснення планування, організації та управління своїми коштами. Це система, яку має запровадити конкретна організація, щоб гарантувати правильне управління своїми фондами документів.

Загальний висновок. У всьому світі існує безліч норм і моделей, запропонованих для розвитку соціальних інститутів. Забезпечення переходу до якісно нового стану соціальної системи, її прогресивного розвитку визначення ролі соціальних інститутів у соціальних змінах і розвитку можна забезпечити за умови розуміння різних процесів організації, в які вони залучені (розпізнавати, ідентифікувати, та розуміти інформацію, яка підтримує ці процеси, незалежно від того, є ця інформація внутрішньою чи зовнішньою для організації). Установи як соціальні інститути культури повинні адаптуватися до характеристик глобалізованого світу, в якому знання генеруються та інновуються прискореними темпами та швидко поширюються на ними темпами та швидко поширюються майже в усі сфери нашого суспільства, де відбуваються глибокі зміни в цінностях, ставленнях і моделях.

Розділ 2. ТЕХНОЛОГІЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

 

2.1. Аналіз технологій організації документообігу в установі

 

Системи документообігу повинні бути задумані так, щоб супроводжувати інформацію, яку створює та використовує організація. Використання різних технологій організації документів мають стратегічний характер і повинні бути узгоджені з глобальною стратегією.

Технологія організації документів сама по собі є інструментом, і як такий, його корисність залежить від того, як він використовується, оскільки як інструмент він сам по собі не надає рішень.

Застосування комп’ютерних технологій (КТ) в архівах почалося на початку шістдесятих років минулого століття. Міжнародної ради архівів, враховуючи недостатність традиційних систем перед лицем зростання документального виробництво адміністрацій і паралельне зростання попиту на інформацію, перші почали використовувати КТ для покращення процесів документообігу. Проте в Україні через сорок років після приходу КТ ми спостерігаємо, що в різних організаціях та установах більшість процесів все ще виконується традиційним способом.

Основною функцією документообігу в установі є прийняття управлінських рішень. При цьому дані для розробки і прийняття рішень та самі рішення мають форму документів. Обсяг технічної роботи з документами зазвичай настільки великий, що цей процес перекриває основний зміст діяльності установи.

Необхідність належної організації діловодства та документообігу та пошуку шляхів його вдосконалення зумовлені такими чинниками:

– ускладнення функцій державного управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення та обробки;

– раціоналізація роботи з документами – важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля державних службовців чи інших працівників органів державної влади на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань;

 – забезпечення прав та інтересів громадян, що забезпечується безпосередньою діяльністю державних органів, їх місією і цілевизначенням системи державного управління в цілому.

Головне правило документообігу – оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних установах можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.

В Україні, у загальнодержавному масштабі, склалася єдина технологія роботи з управлінськими документами, так звана державна система документаційного забезпечення управління (ДС ДЗУ). Відповідно до цього, виділяються три основні характеристики документообігу в державних органах: контроль за документом, починаючи з моменту його надходження; централізація контрольних функцій; єдині норми документообігу [65].

Електронне управління документом може здійснюватися від створення до впровадження існуючих, але це вимагає нормалізації всіх процесів, які він включає, відповідно до деяких норм, принципів, законів і правил, які він пропонує документообіг. У будь-якій організації завжди існує комунікація за допомогою різноманітних засобів (документів), в яких відображена інформація та знання, що генеруються та накопичуються в ній.

Хочеться зауважити, що електронне середовище та нормативна база ставлять управління документами на стратегічний рівень, на якому воно ніколи раніше не було. Для впровадження КТ в організації необхідно охопити документообіг у всій його складності. Для цього потрібне глобальне бачення всіх аспектів, залучених до проекту управління документами, щоб інтегрувати паперові та електронні документи, бази даних і людей, залучених до цього. Необхідно встановити чіткі, конкретні та ідентифіковані цілі та розмежувати сферу застосування проекту, щоб була узгодженість і згода з місією організації.

Традиційний паперовий документообіг є надзвичайно повільним способом роботи з документами, який вимагає значних витрат ресурсів на роботу канцелярії, змушеної реєструвати вхідні та відправляти вихідні документи, функціонування кур’єрських та поштових служб. Відсутня можливість контролю з боку відправника процесу отримання та реєстрації документів адресатом.

Активне впровадження технологій організації документообігу в установі на сьогодні супроводжується одночасними процесами автоматизації адміністративних регламентів та запровадження офіційного електронного документообігу. Потреба в таких інноваційних механізмах організації документообігу в установі викликана об’єктивною неможливістю реалізації концепції сервісної держави за допомогою традиційних технологій управління, що характеризуються високими часовими та економічними витратами, а також корупційними ризиками.

За даними ООН у 2008 році Україна посідала 41 місце у рейтингу серед 193 країн за рівнем готовності до електронного уряду за індексом EGDI. У 2010 році – змістилась на 13 позицій нижче, тим самим посівши 54 місце; у 2012 році рейтинг знизився ще на 14 позицій – 68 місце, а 2014 року – спустилась ще на 19 позицій та посіла 87 місце. У 2018 році Україна трохи покращила свої позиції та піднялась на 82 місце; нарешті у 2020  році – 69 місце в світі. Тобто Україна лише почала потроху підніматися у загальносвітовому рейтингу щодо розвитку цифрового урядування, що в свою чергу передбачає впровадження електронного документообігу на підприємствах, в установах та організаціях.

Аналіз технологій організації документообігу в установі це складний етап. Для цього, передусім, необхідно визначитися з класифікаційними ознаками, за якими відбуватиметься такий аналіз:

– вхідні – вихідні − внутрішні документи;

 – періодичні – неперіодичні;

– термінові – нетермінові – безстрокові;

 – документи загального доступу – з грифами обмеження доступу;

 – паперові – електронні;

 – прості (де розглядається одне питання) – складні (розглядаються два і більше питань);

 – оригінали – дублікати – копії – витяги;

 – документи на різних стадіях роботи з ними: робочі проекти документів − документи на узгодженні, візуванні та затвердженні – документи, підписані відповідальною особою, що набули юридичної сили; – документи, що реєструються – не реєструються;

 – документи, виконання яких контролюється – не контролюється;

– за кореспондентами (вищі інстанції; нижчі інстанції; установи, що не перебувають у відносинах субординації; приватні особи);

 – документи, що перебувають у процесі виконання – виконані – передані на архівне зберігання;

 – документи з інформацією щодо впровадження якоїсь ініціативи – документи відповіді на ініціативу;

 – за системами документації (організаційні, розпорядчі, інформаційно-довідкові, статистичні, облікові, бухгалтерські, кадрові, звітні);

 – за видовою ознакою в рамках окремої системи документації (накази, протоколи, розпорядження, інструкції, плани, рішення, звіти, технічні проекти тощо).

Загалом, параметром аналізу документообігу може бути будь-яка класифікаційна ознака або всі разом, усе залежить від мети і завдань дослідження.

Значну роль у дослідженні відіграють маршрути документопотоків, які слід описати й подати у вигляді схеми, формулюючи при цьому такі питання як: звідки починається (початок маршруту); куди спрямовується (кінець маршруту); через які інстанції проходять (рух по маршруту); завдання – функції – місце документа в потоці; тривалість маршруту (відстань, час); кількість документаційних операцій; кількість працівників, задіяних в організації руху документів. Обсяг документообігу потрібно визначати у фізичних величинах і відсотках, щоб простежити й пояснити його динаміку за певний проміжок часу. У процесі свого дослідження документознавець повинен помічати й систематизувати недоліки. Згодом на підсумковому етапі роботи це допоможе розробити програму оптимізації, розуміючи під цим терміном кореляцію між формою та змістом (документа або процесу); вкладеними ресурсами та економічним ефектом; якістю змісту та ергономічністю; штатом працівників та обсягом роботи; кваліфікацією працівників та об'єктивними кваліфікаційними вимогами, що визначаються характером роботи; завданнями управління та інформаційно-документним забезпеченням; зовнішніми та внутрішніми інформаційними потоками тощо.

Останнім часом при значному збільшенні обсягів інформації діловодство на паперових носіях скоротилось. Цього досягнуто за рахунок розвитку сучасних технологій роботи з документальною інформацією: застосування автоматизованого введення документів в комп'ютер; впровадження текстового і графічного видів обробки документів, що дає змогу просто й оперативно вносити в них зміни; застосування систем електронного документообігу та сучасних засобів оргтехніки; швидкого доступу до довідкової інформації через міжнародні бази даних та відповідні комп'ютерні мережі.

Інформатизація документообігу має включати вдосконалення всього комплексу процесів управління документацією. Перехід на вищий ступінь організації документообігу має супроводжуватися попереднім вирішенням ряду завдань .

З точки зору Інформатизації діловодні процеси виглядають таким чином (додаток Г).

Збір даних- трансформація сукупності даних, за якими змінюється властивість їх концентрації, тобто процес, коли інформація, що надходить з різних джерел стосовно певного кола питань, збирається в одному документі.

Передача даних - трансформація сукупності даних, за якої змінюються її просторові координати, що розглядаються як відповідна властивість.

Обробка даних - трансформація сукупності даних, за якої змінюється та чи інша якісна їх властивість, що необхідно для підготовки конкретного документа.

Збереження даних - трансформація сукупності даних, для якої змінюються тимчасові координати (від минулого до майбутнього), що розглядаються як певна їх властивість.

Подання даних - трансформація сукупності даних, за якої змінюється вид інформації - форми документного збереження чи результати її обробки до форми, зручної для використання у вирішенні конкретного завдання.

Аналогічним чином можна інтерпретувати практично будь-яку діловодну операцію чи процес. Головне - виявити якісно-корисну властивість інформації, визначити напрямок і розмір змін цієї властивості, вибравши оптимальний.

Головна мета автоматизації технологій організації документообігу в установі- впорядкування існуючих технологічних етапів документаційного забезпечення управлінських процесів, удосконалення управління документацією. Зазначене вимагає розв'язання проблем створення єдиних для всіх правил організації діловодства на підприємствах і установах, опрацювання типових рекомендацій, відповідно до яких мають складатися, оформлятися і обліковуватися службові документи, здійснюватися контроль за їх виконанням.

Вітчизняні та зарубіжні документознавці (Т. В. Кузнецова, М. В. Ларін, А. М. Сокова, А. В. Ширстов, Б. І. Кремер, М. В. Бельдова, Г. Г. Воробйов) розробили низку критеріїв раціоналізації діловодства та організації документообігу, коли «раціоналізацію» розглядати як комплекс заходів щодо логічного упорядкування документаційних процесів із метою подолання хаотичності, неузгодженості, розбалансованості, некваліфікованої суперечливості, надмірності тощо.

Сформульовані вченими критерії є ідеальною призмою оцінювання реального стану справ в установі, організації, підприємстві. Йдеться про оперативність руху документів (швидкість, уникнення бар'єрів); оптимальність форми і змісту документів з точки зору їх головних функцій; цілеспрямованість (уникнення зворотного руху документів); економність ресурсів; максимальна одноманітність (уніфікованість) документів (форма, зміст); оптимальність розподілу функцій і обов'язків працівників служби діловодства; сформованість локальної нормативної бази для ефективного діловодства (інструкції з діловодства на основі ДСТ України; перелік документів із зазначеними термінами зберігання; Положення про службу діловодства чи ДЗУ; Положення про архівний підрозділ; посадові інструкції працівників служби діловодства та архіву; Положення про експертну комісію; Табель уніфікованих форм документів; Альбом уніфікованих форм документів для застосування в організації (електронні та паперові зразки); Номенклатура справ організації); максимальна автоматизованість, ритмічність і безперервність руху документів; паралельність (роботу з документом виконують кілька працівників одночасно); пропорційність завантаження інформаційних каналів руху документів (уникнення перевантаження і недовантаження каналів); гнучкість і здатність системи перебудовуватися відповідно до зовнішньої кон'юнктури.

Підсумовуючи вищесказане, можна зазначити, що технології організації документообігу в установі це набір правил, прийомів і практик, які використовуються для керування потоком документів усіх типів в організації, окрім дозволу відновлення інформації з них, усунення тих, які більше не є корисними, і забезпечення збереження документів на невизначений термін. найцінніше, застосовуючи принципи раціоналізації та економії. Ця система складається з елементів, пов’язаних один з одним, розроблених з метою нормалізації, контролю та координації всіх процесів і дій, які впливають на виробництво, отримання, обіг, зберігання, організацію, збереження, остаточне видалення та доступність в процесі діяльності організації, що дозволяє:

- збереження основних атрибутів документів, оригінальності, автентичності, цілісності та достовірності, які надають їм доказової, юридичної та інформаційної цінності;

- їх організація, зберігаючи їх інтегрованими в їхньому контексті, тобто взаємопов’язаними з іншими документами, створеними в результаті виконання функції, визначеної тим самим органом і належать до тієї самої серії та документальної групи;

- здійснення установою діяльності упорядковано, ефективно та відповідально;

- надання послуг послідовним і справедливим способом;

- підтримання та документування та створення політики з прийняття рішень;

- забезпечення узгодженості, безперервності та продуктивності керівництва та адміністрації;

- сприйняття ефективного виконання діяльності в організації;

- гарантія безперервності в разі форс мажорних обставин ;

- дотримання законодавчих та нормативних вимог, зокрема архівної, аудиторської та наглядової діяльності;

- забезпечення захисту та підтримки в судовому процесі, включаючи управління ризиками щодо наявності чи відсутності доказів діяльності, яку здійснює організація.

- захист інтересів організації та прав нинішніх і майбутніх працівників, клієнтів і зацікавлених сторін.

- зберігання корпоративної, особистої чи колективної пам'яті.

Підводячи підсумок, зазначимо, що служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.

Визначення сфери застосування технології організації документообігу в установі з практичної точки зору змушує розглядати глобальний підхід, у якому мають бути інтегровані паперові файли, електронні документи та бази даних. У будь-якій установі ці три реальності співіснують настільки пов’язано, що неможливо запропонувати часткові рішення

ВИСНОВКИ

 

У сучасних умовах для підвищення ефективності документування операцій необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників.

Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

У повсякденній діяльності будь-якої установі організація документообігу впроваджена з метою зберігання та пошуку документів, яка повинна бути розроблена для координації та контролю всіх тих конкретних функцій і діяльності, які впливають на створення, отримання, зберігання, доступ і збереження документів, захист їхніх структурних і контекстуальних характеристик, а також гарантування їх автентичності та достовірності.

Інтеграція технологічних рішень може бути важливим елементом, оскільки для контролю документації більше неможливо покладатися виключно на фізичні передачі чи аркуші доставки, у більшості випадків необхідно впровадити систему документального забезпечення, яка пропонує необхідні дані про документи з моменту їх створення до остаточного збереження або знищення.

Якісно організований документообіг установи базується на аналізі процесів або послідовностей дій, які виконуються для створення продукту чи надання послуги, і призначений для контекстуалізації відповідно до місії, цілей і змісту організації для контролю інформації, що генерується. його структур, беручи до уваги життєвий цикл документів, щоб можна було ефективно використовувати його, гарантуючи його автентичність і достовірність.

Тобто, в процесі прийняття управлінських рішень складаються документи, основне призначення яких – зафіксувати і передати інформацію, необхідну для здійснення управлінських функцій. Саме документи забезпечують реалізацію управлінських функцій, у них визначаються плани діяльності установи, фіксуються облікові і звітні показники та інша інформація. За допомогою документів відбуваються процеси систематизації управлінської інформації та контролю за виконанням управлінських рішень, визначаються форми і терміни зберігання задокументованої інформації, що значно впливає на ефективність управління в цілому. Отже документ є засобом управлінської діяльності.

Оперативність і якість прийнятих рішень, ефективність їх виконання і діяльності організації в цілому залежать від того, як налагоджена робота з документами.

Проведене дослідження не вичерпує усіх аспектів вивчення сучасних тенденцій в сфері документознавства та нового етапу інституалізації. Перспективи подальших досліджень вбачається у вивченні питань впровадження загальної інтегрованої системи електронного документообігу, що значно покращить всі процедури документообіг в установі і, як наслідок, спростить систему матеріальних процесів збирання, перетворення та зберігання інформації, а також процеси управління.

Аналіз процесу переходу від традиційного паперового документообігу до електронного дає підстави для таких висновків, що в Україні потрібен тривалий час для інтеграції документаційних процесів і засобів контролю в робочі процеси і це може бути основною метою будь-якої моделі управління документами, оскільки це дозволяє: скоротити час на пошук і пошук документів, зменшити фізичний простір для зберігання тощо.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

 

1. Бездрабко В. В. Діловодство – документаційне забезпечення управління – керування документаційними процесами: термінологічні межі та розмежування значень [Електронний ресурс] / Бездрабко В. В. – Спосіб доступу: www.nbuv.gov.ua 1. Бездрабко В. В. Управлінське документознавство: навч. посіб. / В. В. Бездрабко – К., 2006. – 208 с.

2. Бездрабко В. В. Документознавчі ідеї М. С. Слободяника / В. В. Бездрабко // Історіографічні ескізи з документознавства, або Персональний текст про персональні тексти : монографія / В. В. Бездрабко ; Київ. нац. ун-т ім. Т. Шевченка, Київ. нац. ун-т культури і мистец. – К., 2010. – С. 148–167.

3. Бездрабко В. В. Документознавчі ідеї М. С. Слободяника і розвиток сучасного вітчизняного документознавства / В. В. Бездрабко // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2008. – № 4. – С. 24–39.

4. Бездрабко В. В. Документознавчі погляди Г. М. Швецової-Водки / В. В. Бездрабко // Історіографічні ескізи з документознавства, або Персональний текст про персональні тексти : монографія / В. В. Бездрабко ; Київ. нац.

5. Кулешов С. Г. Документознавство : Історія. Теоретичні основи / С. Г. Кулешов. – УДНДІАСД, ДАККІМ. – К., 2000. – 162 с

6. Кулешов C. Г. Документознавство / С. Г. Кулешов // Енциклопедія Сучасної України / НАН України, Наук. т-во ім. Шевченка, Ін-т енциклопед. дослідж. НАН України. – К., 2008. – Т. 8 : Дл–Дя. – С. 205–206.

7. Купчинський О. А. Акти та документи Галицько-Волинського князівства XIII – першої половини XIV століть. Дослідження. Тексти : автореф. дис. ... д-ра іст. наук : 07.00.10 / О. А. Купчинський ; Нац. б-ка Україниім. В. І. Вернадського. – К., 2006. – 35 с.

8. Швецова-Водка Г. М. Загальна теорiя документологiї – методологiчна основа дисциплiн документально-комунiкацiйного циклу / Г. М. Швецова-Водка // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освiти, практики : матерiали ІІ Мiжнар. наук.-практ. конф. (Київ, 17–18 трав. 2005 р.) / Держ. акад. кер. кадрiв культури i мистец. – К., 2005. – Ч. 1. – С. 9–10.

9. Швецова-Водка Г. М. Методи документознавства / Г. М. Швецова-Водка // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2007. – № 1. – С. 81– 85.

10. Швецова-Водка Г. М. Мiсце документознавства в системi наук / Г. М. Швецова-Водка // Біблiотекознавство. Документознавство. Iнформологiя. – 2007. – № 4. – С. 6–9.

11. Швецова-Водка Г. М. Об’єкт і предмет документознавства / Г. М. Швецова-Водка // Документознавство. Бiблiотекознавство. Інформацiйна дiяльнiсть: проблеми науки, освiти, практики : матерiали IV Мiжнар. наук.-практ. конф. (Київ, 21–23 трав. 2007 р.) / Держ. акад. кер. кадрiв культури i мистец. – К., 2007. – С. 5–7.

12. Швецова-Водка Г. М. Про обсяг поняття «книга» в документознавстві / Г. Швецова-Водка // Бібл. вісн. – 1998. – № 4. – С. 9–11.

13. Швецова-Водка Г. М. Розвиток поглядів щодо поняття «документологія» / Г. М. Швецова-Водка // Термінологія документознавства та суміжних галузей знань : зб. наук. пр. / Київ. нац. ун-т культури і мистец. – К., 2010. – Вип. 4. – С. 82–89.

14. Швецова-Водка Г. М. Структура документознавства та його місце серед суміжних наукових дисциплін / Г. М. Швецова-Водка // Студії з арх. справи та документознавства. – К., 2004. – Т. 12. – С. 120–125.

15. Беспянська Г. Організаційно-розпорядчі документи на підприємстві: види документів. Порядок створення та затвердження. Загальний огляд реквізитів / Г. Беспянська // Секретарь-референт. – 2007. – № 1. – С. 9–16.

16. Беспянська Г. Розпорядчі документи: жанрово-видова характеристика та особливості складання й оформлювання наказів з основної діяльності / Г. Беспянська // Довід. кадровика. – 2008. – № 3. – С. 62–71.

17. Беспянська Г. Текстові комунікації розпорядчих документів / Г. Беспянська // Секретарь-референт. – 2007. – № 4. – С. 9–14.

18. Загорецька О. Засвідчення службових документів / О. Загорецька // Довід. секретаря та офіс-менеджера. – 2009. – № 1. – С. 10–18.

19. Загорецька О. М. Наказ – основний розпорядчий документ підприємства / О. М. Загорецька // Кадровик. Трудове право і упр. персоналом. – 2008. – № 12. – С. 53–56 ; Секретарь-референт. – 2010. – № 2. – С. 42–46.

20. Загорецька О. М. Наказ як основний розпорядчий документ організації: документозн. аналіз / О. М. Загорецька // Студії з арх. справи та документознавства. – К., 2008. – Т. 16. – С. 84–89.

21. Загорецька О. М. Опрацювання розпорядчих документів з особового складу / О. М. Загорецька // Кадровик. Трудове право і упр. персоналом. – 2008. – № 12. – С. 53–56

22. Мельничук Л. І., Головченко М. М. Питання впровадження електронного документообігу в органах державної влади. Вчені записки ТНУ імені В. І. Вернадського. Серія: Філологія. Соціальні комунікації. 2019.Т. 30 (69). № 1, Ч. 2. С. 154-159.

23. Клюцевський В. І. Механізми впровадження електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади: автореф. дис. … канд. наук з держ. упр.; 25.00.02 / Херсон. нац. техн. ун-т; Одес. регіон. ін-т держ. упр. Нац. акад. держ. упр. при Президентові України. Одеса, 2019. 23 с.

24. Писаренко В. П. Організаційно-правові засади електронного документування в органах влади : монографія. Полтава : ПУЕТ, 2012. 250 с.

25. Прилипко Н. О. Вдосконалення системи електронного документообігу в органах державної влади. Збірник наукових праць Донецького державного університету управління. Серія: Державне управління. 2014. Т. 15, Вип. 286. С. 155-164.

26. Теорія організації : навч. посіб. / О. М. Марченко, Л. М. Томаневич; Львів. держ. ун-т внутр. справ. - Львів : ЛьвДУВС, 2015. - 359 c. - Бібліогр.: с. 333-337

27. Якименко А.В.  Основи документообігу та документознавства: Навч.-метод. видання / А. Якименко. - К.: ЦУЛ, 2003.- 192 с

28. ДСТУ 4423-1:2005. Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення (ISO 15489-1:2001, MOD). – К.: Держспоживстандарт України, 2007. – 28 с

29. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – 31с

30. Бездрабко В.В.. Документознавство в Україні: інституціоналізація та сучасний розвиток / В.С. Шандра // Укр. іст. журн. — 2009. — № 5. — С. 217-219. — укр.

31. Поліщук Н. М.  Документаційне забезпечення діяльності установи [Електронний ресурс]: електронний конспект лекцій / Поліщук Наталія Миколаївна // Професійні ресурси документознавства

32. Поліщук Н. М. Нормативно-правова та методична база документаційного забезпечення в державному управлінні (на прикладі системи органів Пенсійного фонду України) / Н. Поліщук // Державне управління і право : зб. наук. праць. –К., 2006. – Вип. 1. – С. 115-118

33. Про електронні документи та електронний документообіг [Текст]: закон України від 22 травня 2003 року № 851-IV / Верховна Рада України // Вісник Держ. ком. арх. України. – 2003. – Вип. 2 (14). – С. 15-22

34. Шелестова А. М. Університетський документообіг у контексті соціальної комунікації / А. М. Шелестова // Соціальні комунікації в стратегіях формування суспільства знань : матеріали міжнар. наук. конф. (26–27 лют. 2009 р.) : у 2 ч. (Харків, 26–27 лют. 2009 р.) / Харк. держ. акад. культури. – Х., 2009. – Ч. 1. – С. 213–214.

35. Палеха Ю, Леміш Н. Історія діловодства (документознавчий аспект): навч. посібник. — К. : Видавництво Ліра-К, 2016. — 328 с.

36.  Дубова С. В. Щодо проблеми залучення іншомовних наукових джерел інформації до висвітлення сучасних тенденцій в сфері документознавства / С. В. Дубова // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики : матеріали VІІ Міжнар. наук.-практ. конф. (Київ, 25–27 трав. 2010 р.) / Нац. акад. кер. кадрів культури і мистец. – К., 2010. – С. 97–98.

37. Кушнаренко Н. М. Новий етап інституалізації науки про документ / Н. М. Кушнаренко // Студії з арх. справи та документознавства. – К., 2004. – Т. 12. – С. 126–130.

38. Лисенко А. Документи з біометричними елементи захисту та електронним носієм в структурі державної інформаційної системи [Електронний ресурс] / А. Лисенко // Вісник Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Юридичні науки. - 2012. - Вип. 91. - С. 37-42. - Режим доступу: http://nbuv.gov.ua/UJRN/VKNU_Yur_2012_91_13

39. Бездрабко В.В.. Документознавство в Україні: інституціоналізація та сучасний розвиток / В.С. Шандра // Укр. іст. журн. — 2009. — № 5. — С. 217-219. — укр.

40. Беспянська Г. В. Діловодство : навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкрит. міжнар. ун-т розвитку людини «Україна». Київ : Ун-т «Україна», 2007. 480 c.

41. Беспянська Г. В. Організація роботи з документами : навч. посіб. для дистанц. навч. / за наук. ред. В. В. Бездрабко. Київ : Ун-т «Україна», 2006. 243 с. : табл.

42. Загорецька О. М.  Термінологічні стандарти з діловодства й архівної справи: історичний аспект і сучасний стан // Документознавство та інформаційна діяльність: Наука. Освіта. Практика: Зб. матеріалів наук. конф. (18 грудня 2002 р.). – К.: ДАКККіМ, 2003. – С. 55-58.

43. Загорецька О. М Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України // Студії з архівної справи та документознавства / Головархів України. УДНДІАСД. – К., 1998. – Т. 3. – С. 80-81.

44. Комова М. В. Діловодство : навч. посіб. Львів : Тріада плюс, 2009. 220 с.

45. Комова М.В.,Пелещишин А.М., Білущак Т.М. Керування документаційними процесами : навч. посіб. Львів : Вид-во Львів. політехніки, 2013. 188 с.

46. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и доп. Москва : Управ. персоналом, 2003. 408 с.

47. Кулешов С. Г. Документальні джерела наукової інформації: поняття, типологія, історія типологічної схеми. Київ : УкрІНТЕІ, 1995. 190 с.

48. Кулешов С. Г. Загальне документознавство : навч. посібник. Київ : Вид. дім. «Києво-Могилян. академія», 2012. 123 с.

49. Кунанець Н.Е. Організаційно-управлінська документація бібліотеки Народного дому // Бібл. вісн. 2007. № 1. С. 32–35.

50. Сельченкова С. Етапи документообігу: інформаційно-довідкова робота з документами / С. Сельченкова // Довід. секретаря та офіс-менеджера. – 2008. – № 5. – С. 8–12.

51. Скібіцька Л. І. Діловодство : навч. посіб. Київ : Центр навч. літ-ри, 2006. 224 с.

52. Міцан Т. В. Документи засвідчувального характеру з діловодної документації Києво-Могилянської академії : за матер. Ін-ту рукопису НБУВ // Рукописна та книжкова спадщина України : археогр. дослідж. унікальних архів. та бібл. фондів. Київ, 2007. Вип.

53. Матвієнко О., Цивін М. Основи організації електронного документообігу Навчальний посібник/електронний ресурс/ https://infopedia.su/8xf741.html

54. Копняк К.В. Електронний документообіг : опорний конспект лекцій Вінниця : Видавничо-редакційний відділ ВТЕІ КНТЕУ, 2018. 63 с.

55. Електронний документообіг: сучасні тенденції та проблеми впровадження [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.rusnauka.com/34_VPEK_2012/Philologia/7_121024.doc.htm

56. Закон України Про електронні документи та електронний документообіг [Текст]: від 22 травня 2003 року № 851-IV / Верховна Рада України // Вісник Держ. ком. арх. України. – 2003. – Вип. 2 (14). – С. 15-22

57. Царьова І.В.  Юридичне документознавство : навч. посіб. Дніпро. Дніпроп. держ. ун-т внутр. справ. 2017. С. 25

58. . Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства: навч. посіб. / Ю. І. Палеха. – К.: Кондор, 2007. – 194 с

59. Постанова від 17 січня 2018 р. № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності". 2018/електронний режим/ https://xn--80aagahqwyibe8an.com/kabineta-ministriv-postanovi/postanova-vid-sichnya-2018-deyaki-pitannya325819.html

60. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / Н. Г. Гоголюк, І. А. Казімірова. – К.: Довіра, 2007. – 687 с.

61. Документне забезпечення управлінської діяльності організацій : навч.-метод. посіб. / уклад. О. В. Попчук ; Рівнен. держ. гуманітар. ун-т. – Рівне, 2012. – 116 с.

62. Електронний документообіг: сучасні тенденції та проблеми впровадження [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.rusnauka.com/34_VPEK_2012/Philologia/7_121024.doc.htm

63. Закон України «Про електронні  документи  та  електронний  документообіг»  від  22 травня 2003 року № 851-IV (далі - Закон 851)

64. Закон України «Про електронний цифровий підпис»( Відомості Верховної Ради України (ВВР), 2003, N 36, ст.276 ). Верховна Рада України. 2003.

65. Палеха Ю. І. Документ в інформаційному просторі: традиції минулого і виклики сучасності. Монографія. 2021 С. 250

66. Швецова-Водка Г. До питання про історію розвитку документознавства / Г. Швецова-Водка // Вісник Книжкової палати. — 2008. — N 7. — С. 15-16

67. Методичні рекомендації щодо практичного впровадження Закону України «Про доступ до публічної інформації» / [М. В. Лациба, О. С. Хмара, В. В. Андрусів [та ін.]; Укр. незалеж. центр політ. дослідж. – Спосіб доступу: http://www.president.gov.ua

68. Федченко Л. Організація діловодства та забезпечення обігу інформації в органах місцевого самоврядування / Л. Федченко, В. Козіна. —Х. : Фактор, 2016. — С.21-31

69. Скібіцька Л. І. Діловодство: навч. посіб. / Л. І. Скібіцька. – К .: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

70. Швецова-Водка Г.М., Документознавство: навч. посіб.. — К. : Знання, 2007. — 398с.

71. Лугова Т. А. Еволюція систем електронного документообігу підприємств [Електронний ресурс] / Т. А. Лугова, О. Є. Акімов // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2013. - № 1. - С. 16-20. - Режим доступу: http://nbuv.gov.ua/UJRN/bdi_2013_1_5

72. Ларіков В. Ю.Впровадження електронного документообігу в систему управління підприємством / В. Ю. Ларіков // Вісн. Східноукр. нац. ун-ту ім. В. Даля. — 2015. — № 4. — С. 147-153.

73.Скібіцька Л. І. Діловодство : навч. посіб. Київ : Центр навч. літ-ри, 2006. 224 с.

74.Information and documentation: Vocabulary: ISO 5127:2001. — Printed in Switzerland. —152 p. (V) (Інформація та документація: Словник: ISO 5127:2001).

 

Додаток А

Схема Організація роботи з документами

Додаток Б

 

Схема Соціальні інститути

 

Додаток В

 

Специфічні ознаки інституції

Додаток Г

 

Цикл документообігу

 

Додаток Д