Лабораторно—практичне заняття «Витяг з трудової книжки»

ЛАБОРАТОРНО-ПРАКТИЧНЕ ЗАНЯТТЯ № 13

Тема: Заповнення бланку трудової книжки та витяг з неї.

Мета: навчитись оформлювати документи та робити з них витяги; розвивати охайність та відповідальність щодо оформлення.

Лабораторне і методичне забезпечення:

1. Персональні комп’ютери;

2. Методичні рекомендації;

3. Роздатковий матеріал.

 

 

 ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ

1. Опрацюйте теоретичні відомості.
2. Виконайте практичне завдання.
3. Дайте відповіді на контрольні запитання.

 Теоретичні відомості

Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України (далі ― Мін’юст) від 18 червня 2015 р. № 1000/5 (далі ― Правила № 1000/5):

― копія документа ― це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи інформації іншого документа і в окремих випадках деяких його зовнішніх ознак;

― витяг ― це засвідчена копія частини тексту службового документа.

― засвідчена копія (службового документа) ― копія службового документа, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу;

― незасвідчена копія (службового документа) ― копія службового документа, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили.

― оригінал (службового документа) ― примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили;

― дублікат оригіналу (службового документа) ― повторно оформлений службовий документ для використовування, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

Оформлення копій

Детальні правила виготовлення, оформлення та видачі копій і витягів з документів можна знайти у відповідних нормативно-правових актах сфери діловодства, наприклад, у Правилах № 1000/5. Крім того, порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається, зазвичай, і інструкціями з діловодства конкретних підприємств.

Як правило, копії документів виготовляються та видаються на вимогу інших підприємств або громадян з дозволу керівника підприємства, його заступників або керівника відповідного структурного підрозділу.

Зауважимо, що копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину.

Разом з тим, в окремих випадках дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо. Але не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями.

На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша копії документа проставляється відмітка «Копія». Також сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються і відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою «Всього в копії _____ арк.». За рішенням підприємства або на вимогу підприємства, якому надається копія документа, допускається засвідчувати копії документів поаркушно.

Оформлення витягів і дублікатів

Витяг зі службового документа оформлюється у тому разі, якщо немає необхідності в копії всього документа. При цьому витяг оформлюється на загальному бланку підприємства з дотриманням таких вимог:

― у назві виду документа зазначається: «витяг з наказу», «витяг з протоколу»;

― відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) службового документа;

― з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;

― відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);

― проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки служби діловодства.

Засвідчення копій

Як зазначалося вище, для того щоб певні копії або витяги набули юридичної сили, вони мають бути засвідчені у встановленому порядку. Право засвідчувати ті чи інші документи, у т. ч. копії та витяги, може надаватися певним посадовим або іншим особам відповідними установчими чи іншими організаційними документами (наприклад, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями тощо) або на підставі довіреності.

Зауважимо, що підприємство має право засвідчувати копії лише тих документів, які створюються на ньому, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку. Разом з тим, в окремих випадкахпідприємство може також оформлювати і засвідчувати копії документів інших підприємств, а саме:

― на вимогу судових та правоохоронних органів;

― для внутрішнього використання на підприємстві (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з підприємством). Наприклад, підприємство може виготовити і засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи.

Напис про засвідчення копії складається:

― зі слів «Згідно з оригіналом»;

― з назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища;

― з дати засвідчення копії.

Також напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу підприємства або печатки «Для копій». Крім того, у випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки підприємства.

 

 Практичне завдання

1. Виконайте етапи  практичного завдання.

 Етап 1. Зробіть копію трудової книжки та завірте відповідним чином;

На основі заповненої трудової книжки на попередньому уроці зробіть витяг згідно зразка;

Витяг

з трудової книжки про педагогічну роботу вчителя Олевського МНВК

___________________________________________________

(прізвище, ім’я та по батькові у родовому відмінку)

 

 

 

№ запис	Дата			Відомості про прийом на роботу, переміщення по роботі та звільнення (із зазначенням причин)	На підставі чого внесений запис (док., дата, №)
	рік	міс.	число
3	1999	08	20	Прийняти на посаду майстра виробничого навчання машинопису	Наказ № 369 від 30.08.99 р.
4	2014	07	20	Перевести  з посади майстра виробничого навчання на посаду вчителя з предмета  «Українське ділове мовлення»	Наказ № 236 від 25.07.2014 р.
Педагогічний стаж на   ….. ………... року складає …… роки …… місяців.

 

Витяг засвідчую:

Начальник відділу кадрів та

діловодства                                 підпис  (прізвище, ініціали)

 

Виконувач: ст.. інспектор            підпис  (прізвище, ініціали)

                      печатка

 

Етап 2. Запишіть висновок:  __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 Контрольні запитання

1. Копія документа ― це ?
2. Витяг ― це?
3. В якому місці робочої площі документа рубиться напис «Копія»
4. З чого складається напис про засвідчення копії?

 

4. Підсумок лабораторно-практичного заняття.
5. Виставлення оцінок
6. Повідомлення домашнього завдання.