НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ КОМПЛЕКС з виробничого навчання за професією 4144 «Діловод»

Про матеріал
НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ КОМПЛЕКС з виробничого навчання за професією 4144 «Діловод»
Перегляд файлу

 

Вище професійне училище № 25 м. Хмельницького

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ КОМПЛЕКС

з виробничого навчання

за професією «Діловод»

для учнів професії 4144
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Хмельницький, 2019


Навчально-методичний комплекс виробничого навчання за професією «Діловод» включає тематичний план та програму з професії "Діловод", плани уроків та завдання на перевірочні роботи, які складаються з теоретичної та практичної частини та включають варіанти завдань різної складності.

 

 

Укладачі: Цюпак О.В., Коржан Т.В. майстри виробничого навчання ВПУ № 25  м. Хмельницького

 

 

 

 

 

 

Розглянуто та схвалено на засіданні методичної комісії
за професією "Діловод"

Протокол № ___ від „____”________ року.


АНОТАЦІЯ
 

Формування базових знань з діловодства, основ підготовки, складання та оформлення документів. Ґрунтовне вивчення правил організації діловодства в установах, організаціях і підприємствах України; дотриманні та використанні державних стандартів, інших нормативних документів по документаційному забезпеченню; основних напрямків уніфікації і стандартизації документів; основ уніфікованих систем документації, які використовуються в системах управління.

Дати ґрунтовні знання про порядок прийняття управлінських рішень та особливості документування, класифікацію документів, структуру тексту документа, вимоги щодо складання й оформлення ділових паперів. Складання і оформлення всіх видів документів, практичних навичок роботи з документами, що зустрічаються в повсякденній практиці фахівців підприємств та організацій різних організаційно-правових форм із застосуванням сучасних засобів оргтехніки.

Володіння уніфікованою системою організаційно-розпорядчих документів (УСОРД), використання нормативно-методичних документів (ЕДСД), набуття практичних навичок по використанню державних стандартів, інших нормативних і методичних документів по документаційному забезпеченню управління. правилами складання і оформлення документів, методами створення, оформлення, реєстрації та обробки документів.


Освітньо-кваліфікаційна характеристика випускника професійно-технічного навчального закладу

(підприємства, установи та організації, що здійснюють підготовку кваліфікованих робітників)

1. Професійна кваліфікація: 4144 Діловод

2. Кваліфікаційні вимоги

 

1. Кваліфікаційна характеристика

Завдання та обов'язки. Приймає, реєструє кореспонденцію і направляє її до структурних підрозділів. Відповідно до резолюцій керівників підприємства передає документи на виконання, оформлює реєстраційні картки або створює банк даних. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів. Відправляє відповідну документацію адресатам. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву. Веде роботу зі створення довідкового апарату документів. Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку або комп’ютерні банки даних, складає опис справ, що надходять для зберігання до архіву. Забезпечує зберігання службової документації.

Повинен знати: нормативно - правові акти положення та інструкції щодо ведення діловодства на підприємстві; основні положення державної системи діловодства; стандарти системи організаційно – розпорядчої документації; структуру підприємства і його підрозділів; порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів; основи законодавства про працю.

Повинен вміти:

Кваліфікаційні вимоги. Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

Приклади робіт. Складання та оформлення організаційно-розпорядчої, довідково-інформаційної, обліково-фінансової, кадрової документації; документаційне обслуговування діяльності підприємства, підготовка та систематизація документів до архівного зберігання.

  1.  Вимоги до освітнього, освітньо-кваліфікаційного рівнів, професійної кваліфікації осіб, які навчатимуться за професією Діловод
    1.     При вступі на навчання - повна або базова загальна середня освіта.
    2.     Після закінчення навчання - повна або базова загальна середня освіта, професійна (професійно-технічна) освіта або професійна підготовка на виробництві, освітньо-кваліфікаційний рівень – «кваліфікований робітник» за професією Діловод.

 

 


 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заст. директора з НВР

______________Н.Д.Кочаток

"___"___________20__ p.

ТЕМАТИЧНИЙ ПЛАН

виробничого навчання з професії

4144 "Діловод. Адміністратор. Касир (установи)"

Кваліфікація: "Діловод"

 

 

Розглянуто на засіданні методичної комісії

Протокол № __ від "____"_______________ 20__р.

Голова методичної комісії _________ /І.О.Грушецька /

 

 

 

 

 

 

м. Хмельницький


 

Код модуля

Назва модуля

Кількість год. на модуль

І КУРС

1 семестр

Виробниче навчання у навчальній лабораторії

ДЛВ-1

Складання та оформлення службової документації на підприємстві, установі, організації

78

 

Всього за 1 семестр

78

ДЛВ-2

Документаційне обслуговування діяльності на підприємстві, в установі, організації

72

 

Всього за 2 семестр

72

 

Всього виробничого навчання у навчальній лабораторії

150

ВИРОБНИЧА ПРАКТИКА

ДЛВ-1

Складання та оформлення службової документації на підприємстві, установі, організації

 

63

ДЛВ-2

Документаційне обслуговування діяльності на підприємстві, в установі, організації

175

 

Всього за виробничу практику

238

 

Пробна кваліфікаційна робота

7

 

ВСЬОГО за 1 курс

388

 


ЗАТВЕРДЖУЮ

Заст. директора з НВР

______________Н.Д.Кочаток

"___"___________20__ p.

ПОУРОЧНО-ТЕМАТИЧНИЙ ПЛАН

виробничого навчання з професії

4144 "Діловод. Адміністратор. Касир (установи)"

Кваліфікація: "Діловод"

 

 

Розглянуто на засіданні методичної комісії

Протокол № __ від "____"_______________ 20__р.

Голова методичної комісії _________ /І.О.Грушецька /

 

 

 

 

 

 

 

м. Хмельницький


4144" Діловод. Адміністратор. Касир"

І КУРС

І СЕМЕСТР

Код модуля

К-сть год.на модуль

Назва модуля

№ з/п уроку

К-сть год. на заняття

Назва теми уроку

ВИРОБНИЧЕ НАВЧАННЯ В НАВЧАЛЬНІЙ ЛАБОРАТОРІЇ

ДЛВ-1

78

Складання та оформлення службової документації на підприємстві, установі, організації

ДЛВ -1.1

24

Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

1

6

Класифікація документів. Основи складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

2

6

Оформлення організаційно-розпорядчої документації, склад реквізитів: положення, статуту, інструкцій, правил

3

6

Оформлення організаційно-розпорядчої документації, склад реквізитів: постанови, вказівки, ухвали, рішення

4

6

Оформлення організаційно-розпорядчої документації, склад реквізитів: накази, витяги з наказів, розпорядження

ДЛВ -1.2

24

Складання та оформлення довідково-інформаційної документації

5

6

Види та призначення довідково-інформаційної документації. Правила етикету ділового листування

6

6

Складання та оформлення довідково-інформаційної документації: протокол, витяг з протоколу, доповідної, службової та пояснювальної записки

7

6

Складання та оформлення довідково-інформаційної документації: довідки, акти, види листів

8

6

Складання та оформлення довідково-інформаційної документації: телеграм, телефонограм, факсів, оголошень, списків, рецензій, звітів

ДЛВ -1.3

12

Складання та оформлення кадрових документів

9

6

Основні нормативно-правові документи; особливості складання та правила оформлення кадрових документів заяв, характеристик, резюме, автобіографій

10

6

Складання та правила оформлення кадрових документів: особового листка з обліку кадрів наказу щодо особового складу, витягу з наказу

ДЛВ – 1.4

18

Складання та оформлення обліково-фінансових документів

11

6

Правила складання та оформлення обліково-фінансових документів: заяви-зобов’язання, заяви на відкриття рахунку, заявка.

12

6

Правила складання та оформлення обліково-фінансових документів: доручення, накладної, відмова від акцепту. гарантійний лист, посвідчення про відрядження, відомість, квитанція, розписка

13

6

Перевірна робота

Всього за 1 семестр

72

 


4144" Діловод. Адміністратор. Касир (установи) "

І КУРС

2 СЕМЕСТР

Код модуля

К-сть год.на модуль

Назва модуля

№ з/п уроку

К-сть год. на заняття

Назва теми уроку

ДЛВ-2

72

Документаційне обслуговування діяльності на підприємстві, в установі, організації

ДЛВ -2.1

24

Первинна обробка документації

14

6

Правила прийому і обробки вхідних документів

15

6

Принципи розподілу та реєстрації вхідної кореспонденції.

16

6

Принципи розподілу та реєстрації вихідної та внутрішньої кореспонденції;

17

6

Форми реєстрації документів

ДЛВ -2.2

12

Контроль за виконанням документів

18

6

Основні правила проходження документів на підприємстві з метою контролю

19

6

Правила організації інформаційно-довідкової роботи на підприємстві

ДЛВ-2.3

36

Документаційне обслуговування діяльності з урахуванням особливостей архівної справи

20

6

Правила підготовки та систематизації документів до архівного зберігання

21

6

Правила оформлення номенклатури справ

22

6

Принципи організації експертизи цінності документів

23

6

Основи фондування та обліку документів архіву.

24

6

Правила групування та формування документів у справи

25-26

12

Перевірна робота

Всього за 2 семестр

72

 

ВСЬОГО виробничого навчання в навчальній лабораторії

150

 

 


ВИРОБНИЧА ПРАКТИКА 1 курс

Код модуля

К-сть год.на модуль

Назва модуля

№ з/п уроку

К-сть год. на заняття

Назва теми уроку

ДЛВ-1

63

Складання та оформлення службової документації на підприємстві, установі, організації

ДЛВ -1.1

14

Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

26

7

Оформлення організаційно-розпорядчої документації, склад реквізитів: положення, статуту, інструкцій, правил, постанови, вказівки, ухвали, рішення

27

7

Оформлення організаційно-розпорядчої документації, склад реквізитів: накази, витяги з наказів, розпорядження

ДЛВ -1.2

14

Складання та оформлення довідково-інформаційної документації

28

7

Складання та оформлення довідково-інформаційної документації: протокол, витяг з протоколу, доповідної, службової та пояснювальної записки, довідки, акти, види листів

29

7

Складання та оформлення довідково-інформаційної документації: телеграм, телефонограм, факсів, оголошень, списків, рецензій, звітів

ДЛВ -1.3

21

Складання та оформлення кадрових документів

30

7

Складання та правила оформлення кадрових документів: заяв, характеристик, резюме, автобіографій

31

7

Складання та правила оформлення кадрових документів: особового листка з обліку кадрів

32

7

Складання та правила оформлення кадрових документів: наказу щодо особового складу, витягу з наказу

ДЛВ -1.4

14

Складання та оформлення обліково-фінансових документів

33

7

Складання та оформлення обліково-фінансових документів: заяви-зобов’язання, заяви на відкриття рахунку, доручення, розписки

34

7

Складання та оформлення обліково-фінансових документів: гарантійний лист, посвідчення про відрядження, відомість, квитанція, розписка

ДЛВ-2

175

Документаційне обслуговування діяльності на підприємстві, в установі, організації

ДЛВ -2.1

35

Первинна обробка документації

35

7

Правила прийому і обробки вхідних документів

36

7

Правила прийому і обробки вхідних документів

37

7

Принципи розподілу та реєстрації вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції

38

7

Принципи розподілу та реєстрації вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції

39

7

Форми реєстрації документів

ДЛВ -2.2

49

Контроль за виконанням документів

40

7

Основні правила проходження документів на підприємстві з метою контролю

41

7

Правила організації інформаційно-довідкової роботи на підприємстві

42

7

Правила організації інформаційно-довідкової роботи на підприємстві

43

7

Правила організації  роботи з організаційно-розпорядчою документацією

44

7

Правила організації  роботи з організаційно-розпорядчою документацією

45

7

Особливості ведення обліково-фінансової документації

46

7

Правила організації роботи з кадровою документацією

ДЛВ-2.3

91

Документаційне обслуговування діяльності з урахуванням особливостей архівної справи

47

7

Правила підготовки та систематизації документів до архівного зберігання

48

7

Правила оформлення номенклатури справ

49

7

Принципи організації експертизи цінності документів

50

7

Контроль використання номенклатури справ

51

7

Правила групування та формування документів у справи

52

7

Оформлення обкладинки справи

53

7

Основи фондування та обліку документів архіву

54

7

Створення довідкового апарату документів архіву

55

7

Створення довідкового апарату документів архіву

56

7

Користування документами архіву

57

7

Користування документами архіву

58

7

Користування документами архіву

59

7

Складання уніфікованої форми акта на знищення документів

Всього  за виробничу практику

238

 

Пробна кваліфікаційна робота

7

 

ВСЬОГО за 1 курс

388

 

 

 


 


ПОГОДЖЕНО                                                                             ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                                            

Роботодавці                                                                                      Директор ВПУ № 25 м.Хмельницького

_____________________                                                               ________________________О.О.Загіка

_____________________                                              «_____»____________________201__р.

 

ЗМІСТ

робочої навчальної програми виробничого навчання

 

Професія: 4144 Діловод

Професійна кваліфікація: діловод

Код і назва модуля   ДЛВ-1 Складання та оформлення службової документації на підприємстві, установі, організації – 78год.

 

Код і назва компетентності ДЛВ-1.1. Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації – 24 год.

Зміст  компетентності  Знати:Класифікація документів; основи складання та оформлення  організаційно-розпорядчої документації; склад реквізитів: положення, статуту, протоколу, витягу з протоколу, інструкцій, правил, накази, витяги з наказів, вказівки, ухвали, розпорядження, рішення.

Уміти: визначати склад реквізитів, складати та оформляти організаційно-розпорядчу документацію за допомогою текстових редакторів. Дотримуватися правил скорочень та  використовувати типові мовні звороти у текстах документів

 

Код і назва компетентності ДЛВ-1.2 Складання та оформлення довідково-інформаційної документації – 24 год.

Зміст компетентності Знати: види та призначення довідково-інформаційної документації; правила складання та оформлення: довідки, доповідної та пояснювальної записки, актів, телеграм, телефонограм, факсів, оголошень, списків, рецензій, звітів, види листів, правила етикету ділового листування Уміти: складати та оформляти довідково-інформаційну документацію; дотримуватися синтаксичних особливостей у текстах документів; застосовувати етикет ділового листування

 

Код і назва компетентності ДЛВ -1.3 Складання та оформлення кадрових документів – 12 год.

Зміст компетентності Знати: основні нормативно-правові документи; особливості складання та правила оформлення кадрових документів: заяв, характеристик, резюме, автобіографій, особового листка з обліку кадрів, наказу щодо особового складу, витягу з наказу.Уміти: складати та редагувати кадрові документи вносити відомості до трудової книжки, застосовувати типові мовні звороти в кадрових документах за допомогою системи обробки текстів

 

Код і назва компетентності ДЛВ-1.4 Складання та оформлення обліково-фінансових документів – 18 год.

Зміст компетентності Знати: правила складання та оформлення обліково-фінансових документів: заяви-зобов’язання, заяви на відкриття рахунку, доручення, накладної, посвідчення про відрядження та ін.Уміти: застосовувати пакет офісних програм Windows при складанні та оформленні обліково-фінансових документів; здійснювати облік працівників, що вибувають та прибувають у відрядження

 

Форма проведення контролю за засвоєнням модуля Перевірна робота за модулем

 

Код і назва модуля ДЛВ-2 Документаційне обслуговування діяльності на підприємстві, в установі, організації72 год.

Код і назва компетентності ДЛВ -2.1 Первинна обробка документації – 24 год.

Зміст компетентності Знати: правила прийому і обробки вхідних документів;  принципи розподілу та реєстрації вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції; форми реєстрації документів.Уміти: здійснювати вибір реєстраційних форм, відбір документів, що підлягають реєстрації, визначати способи реєстрації документів; формувати інформаційну базу зареєстрованих документів; контролювати порядок проходження вихідних і внутрішніх документів в процесі їх підготовки

 

Код і назва компетентності ДЛВ -2.2 Контроль за виконанням документів12 год.

Зміст компетентності Знати: основні правила проходження документів на підприємстві з метою контролю; правила організації інформаційно-довідкової робота на підприємстві.Уміти: передавати документи на виконання; здійснювати організацію контролю за виконанням документів; формувати та вести строкову картотеку;  вести роботу зі створення довідкового апарату документів

 

Код і назва компетентності ДЛВ-2.3 Документаційне обслуговування діяльності з урахуванням особливостей архівної справи36 год.

Зміст компетентності Знати: правила підготовки та систематизації документів до архівного зберігання; правила оформлення номенклатури справ; принципи організації експертизи цінності документів; основи фондування та обліку документів архіву;  правила групування та формування документів у справи. Уміти: організовувати поточне зберігання документів на підприємстві; готувати та передавати до архіву підприємства документальні матеріали закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку або комп’ютерні банки даних; складати описи справ, що надходять для зберігання до архіву; забезпечувати збереження службової документації

 

Форма проведення контролю за засвоєнням модуля Перевірна робота за модулем

Розглянуто на засіданні методкомісії

Протокол № 1 від 30.08.2018

Голова методкомісії____________І.О.Грушецька


ПОГОДЖЕНО                                                                             ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                                            

Роботодавці                                                                                      Директор ВПУ № 25 м.Хмельницького

_____________________                                                               ________________________О.О.Загіка

_____________________                                              «______»___________________201__р.

 

ЗМІСТ

робочої навчальної програми виробничої практики

 

Професія: 4144 Діловод

Професійна кваліфікація: діловод

Код і назва модуля  ДЛВ-1 Складання та оформлення службової документації на підприємстві, установі, організації 63  год.

Код і назва компетентності ДЛВ-1.1. Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації- 14 год.

Зміст  компетентності Знати: класифікацію документів; основи складання та оформлення  організаційно-розпорядчої документації; склад реквізитів: положення, статуту, протоколу, витягу з протоколу, інструкцій, правил, накази, витяги з наказів, вказівки, ухвали, розпорядження, рішення. Уміти: визначати склад реквізитів, складати та оформляти організаційно-розпорядчу документацію за допомогою текстових редакторів. Дотримуватися правил скорочень та  використовувати типові мовні звороти у текстах документів

 

Код і назва компетентності ДЛВ-1.2 Складання та оформлення довідково-інформаційної документації- 14 год.

Зміст компетентності Знати: види та призначення довідково-інформаційної документації; правила складання та оформлення: довідки, доповідної та пояснювальної записки, актів, телеграм, телефонограм, факсів, оголошень, списків, рецензій, звітів, види листів, правила етикету ділового листування Уміти: складати та оформляти довідково-інформаційну документацію; дотримуватися синтаксичних особливостей у текстах документів; застосовувати етикет ділового листування

Код і назва компетентності ДЛВ -1.3 Складання та оформлення кадрових документів - 21 год.

Зміст компетентності Знати: основні нормативно-правові документи; особливості складання та правила оформлення кадрових документів: заяв, характеристик, резюме, автобіографій, особового листка з обліку кадрів, наказу щодо особового складу, витягу з наказу.Уміти: складати та редагувати кадрові документи вносити відомості до трудової книжки, застосовувати типові мовні звороти в кадрових документах за допомогою системи обробки текстів

Код і назва компетентності ДЛВ-1.4 Складання та оформлення обліково-фінансових документів – 14 год.

Зміст компетентності Знати: правила складання та оформлення обліково-фінансових документів: заяви-зобов’язання, заяви на відкриття рахунку, доручення, накладної, посвідчення про відрядження та ін.Уміти: застосовувати пакет офісних програм Windows при складанні та оформленні обліково-фінансових документів; здійснювати облік працівників, що вибувають та прибувають у відрядження

 

Форма проведення контролю за засвоєнням модуля пробна кваліфікаційна робота за модулем

 

Код і назва модуля ДЛВ-2 Документаційне обслуговування діяльності на підприємстві, в установі, організації – 175 год.

 

Код і назва компетентності ДЛВ -2.1 Первинна обробка документації.- 35 год.

Зміст компетентності Знати: правила прийому і обробки вхідних документів;  принципи розподілу та реєстрації вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції; форми реєстрації документів.Уміти: здійснювати вибір реєстраційних форм, відбір документів, що підлягають реєстрації, визначати способи реєстрації документів; формувати інформаційну базу зареєстрованих документів; контролювати порядок проходження вихідних і внутрішніх документів в процесі їх підготовки

 

Код і назва компетентності ДЛВ -2.2 Контроль за виконанням документів.- 49 год.

Зміст компетентності Знати: основні правила проходження документів на підприємстві з метою контролю; правила організації інформаційно-довідкової робота на підприємстві.Уміти: передавати документи на виконання; здійснювати організацію контролю за виконанням документів; формувати та вести строкову картотеку;  вести роботу зі створення довідкового апарату документів

 

Код і назва компетентності ДЛВ-2.3 Документаційне обслуговування діяльності з урахуванням особливостей архівної справи.- 91 год.

Зміст компетентності Знати: правила підготовки та систематизації документів до архівного зберігання; правила оформлення номенклатури справ; принципи організації експертизи цінності документів; основи фондування та обліку документів архіву;  правила групування та формування документів у справи. Уміти: організовувати поточне зберігання документів на підприємстві; готувати та передавати до архіву підприємства документальні матеріали закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку або комп’ютерні банки даних; складати описи справ, що надходять для зберігання до архіву; забезпечувати збереження службової документації

 

Форма проведення контролю за засвоєнням модуля пробна кваліфікаційна робота за модулем

Розглянуто на засіданні методкомісії

Протокол № 1 від 30.08.2018

Голова методкомісії____________І.О.Грушецька


 

1 КУРС 1 семестр

ДЛВ 1:  СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ НА ПІДПРИЄМСТВІ, УСТАНОВІ, ОРГАНІЗАЦІЇ.

ДЛВ 1.1:  Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації.

УРОК 1: Класифікація документів. Основи складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації.

Мета уроку: Ознайомити учнів з програмою виробничого навчання, кваліфікаційною характеристикою діловода, організацією робочого місця діловода, правилами техніки безпеки в лабораторії; складанням та оформленням організаційно-розпорядчої документації. Виховувати в учнів свідому дисципліну та вчити раціональному використанню навчального часу; вказати на необхідність відпрацювання таких особистих якостей, як: організованість, акуратність, дисциплінованість, витримка.

Тип уроку:  урок вивчення нового навчального матеріалу

Форма проведення: урок виробничого навчання.

МТЗ:  зразки оформлення конспекту, стенди, навчальна література – інструкції з охорони праці № 3, 11, 29, 30., презентація до уроку з БП, презентація до уроку «Історія професії»

Місце проведення: Лабораторія № 1 технології комп’ютерної обробки інформації.

ХІД УРОКУ:

  1. Організаційний момент – 15 хв.:
    • Привітання;
    • ознайомлення з групою та перевірка наявності учнів (за журналом, візуально);
    • призначення чергових;
    • закріплення учнів за робочими місцями.
  1. Вступний інструктаж – 200 хв.
    1. Ознайомлення учнів з темою і метою уроку, планом проведення заняття.
    2. Ознайомлення з навчальним матеріалом згідно плану уроку:
      1.    Правила поведінки у навчальній лабораторії ( в т.ч. користування мобільним телефоном та інтернет), розклад, відпрацювання пропусків, правила чергування у лабораторі, зошити для самостійних та контрольних робіт, конспектів.
      2.    Історія професії.
      3.    Вимоги кваліфікаційної характеристики діловода.
      4.    Зразки оформлення заяви та пояснювальної записки за ситуацією.
      5.    Організація робочого місця та санітарно-гігієнічні вимоги (зокрема, розсажування за ПК за списком).
      6.    Ознайомлення з Інструкціями:

№ 3 "Вимоги електробезпеки"

№ 186 "Безпека праці для професії «Діловод. Адміністратор. Касир (установи)»

№ 29"Порядок дії працівників у разі виникнення пожежі"

№ 30 "Пожежна безпека в кабінетах, лабораторіях, навчально-виробничих майстернях"

  1.    Правила роботи з роздатковим матеріалом, самостійна робота з вправами, система оцінювання виконаних завдань.

Основні терміни, які застосовуються на даному уроці


Документи

Приказне діловодство (актове діловодство)

Діловодство

Колежське діловодство

Виконавче діловодство.

Радянський період розвитку діловодства.

Діловод


2.2.1 Правила поведінки в лабораторії обробки даних та програмного забезпечення

Забороняється:

  • знаходитись у лабораторії без дозволу майстра виробничого навчання; сторонні можуть перебувати у класі тільки з його дозволу;
  • знаходитись у лабораторії у верхньому або вологому одязі та брудному взутті; забороняється складати одяг і сумки на столи, перебувати у класі з їжею та напоями.
  • під час уроку користуватися мобільними телефонами;
  • вставати без дозволу викладача зі своїх місць під час уроку;
  • порушувати дисципліну у лабораторії;
  • працювати при поганому самопочутті;
  • заважати роботі інших учнів та майстра в/н.

Неохайність, неуважність, недостатнє вміння працювати з приладами, невиконання правил охорони праці та пожежної безпеки можуть призвести до нещасного випадку.

2.2.2 Історія професії

Документи з'явилися разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, із розвитком писемності, стали засобом спілкування, передання інформації. Документи є одним з важливих сховищ людської пам'яті.

Першими письмовими документами, знайденими археологами, були тексти законів, вибиті на кам'яному стовпі клинописом і відносяться до часу правління давньовавілонського царя Хаммурапі (1792-1750pp. до н.е.).

Існувала і процедура затвердження документа печаткою на глиняних табличках.

Динамічного розвитку діловодство набуло після винайдення паперу. Найстарішим і найважливішим документом, що зберіг давні норми звичаєвого права є Руська Правда. Оригінал цього документа не зберігся. Маємо лише численні (близько 300) списки, тобто копії, найстаріші з яких датуються XIII ст. Історичним документом також є літопис «Повість временних літ», Лаврентіївський літопис, що датується 1377р. та Іпатіївський літопис, початок XV ст. Знайдені також договори між країнами, закони, звіти про будівництво, доноси чиновників, повідомлення розвідників про стан справ у сусідніх країнах, листи, скарги, договори, бухгалтерські книги тощо.

Зі створенням Давньоруської держави писемність стала необхідною для відносин, укладення угод з іншими державами. Виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні купецьких контрактів, у написах на речах про їх приналежність тощо. Одним з найбільш відомих сховищ ділових паперів був Києво-Печерський монастир, заснований за часів правління Ярослава Мудрого. Важливими документами тогочасної епохи були княжі устави, а також церковні устави.

Діловодство у своєму розвитку пройшло декілька етапів:

І етап: Приказне діловодство (XV - ХVII ст.). Цей період називають також актове діловодство.

  • Документи - у вигляді стовпців - текст на смугах паперу шириною 15-17 см. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ мав форму сувою.
  • Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому ставилася дата отримання. Потім - підготовка до докладу. Обговорення - приговори наказу. Складався документ - відповідь.
  • Підпис д’яка, що відповідав за складання документу ставився на склейках документу. Автор документу - та людина, що виконувала записи тексту.
  • Документи систематизувалися за певними ознаками.
  • Види документів - накази царя, приречення боярської думи, указні книги. Прикази слали один одному «пам'яті», формою звертання до державних установ були чолобитні.
  • Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.
  • З'являються особливі форми документів - книги:
  • для грошових операцій - прибутково-розхідні;
  • для обліку мита - митницькі;
  • для обліку врожаю - умолотні та інше.
  • На землях правобережної України, що поступово входили до складу князівства Литовського застосовувалися актові книги (з XIII до кінця XVIII століття), які поділялися на:
  • секретні (кримінальні справи);
  • нотатні (дарчі, купчі, боргові, контрактні документи);
  • поточні (для скарг, свідчень, заяв).
  • В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.
  • Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа -«голова», а частина під основним текстом - «іспод».
  • Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не регулювалося законодавством.

II етап. Колежське діловодство (з XVIII століття).

  • Петро І у 1699 р. вводить гербовий папір, а у 1700 р. заміняються стовпці зошитами. 28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент державної колегії», де оформлена система документування та діловодства колегії - колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.
  • Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату - настільний реєстр. Журнали А і В - для реєстрації вихідних документів, а С і Д - для реєстрації вхідних документів. В документах обов'язково проставлялася дата і номер.
  • Закладені основи обліку та зберігання документів: «архів». Утворюються архіви, колегії, поточні архіви, державні архіви. Групування справ в архівах. Групування документів у справах за змістом, географічною ознакою.
  • Утворюються вхідні та вихідні документи, донос, реляції, рескрипти, циркуляри. прохання, вимоги. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.
  • Частина документів складається за генеральними формулярами.
  • Найбільш важливі документи складалися секретарем.

III етап. Виконавче діловодство.

  • Сперанський Г. С. запропонував «Загальне впровадження міністерств» де була розроблена система ведення діловодства та звітності.
  • Застосовуються бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію.
  • Порядок проходження документів по інстанціям в регламентується.
  • Документи складні за змістом складаються із 3-х частин:
  •               вступ із вкладенням справи;
  •               обґрунтування із посиланням на законодавство;
  •               заключення із висновками, пропозиціями.
  • Справи, що вирішуються поділяються на три категорії:
  •               невідкладні;
  •               термінові;
  •               поточні.

ІV етап. Радянський період розвитку діловодства.

  • Удосконалення систем діловодства, обліку, сформовані ЦСУ.
  • Впровадження принципів наукової організації праці, у систему діловодства,
  • Утворені системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.
  • Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.
  • Розроблена Державна система документаційного забезпечення управління.
  • Рішення проблем управління документацією у сучасний період пройшло у розвинутих країнах два основних етапи: 1-й - 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях; 2-й - з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловодства з обробкою інформації на ЕОМ.
  • В США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ поряд з машинним носієм.

Сьогодні діловодство охоплює діяльність кожного підприємства, установи, організації. Складно знайти організацію, в якій би не застосовувались ті чи інші документи або системи документів, тому спеціалісти в галузі документообігу зі знанням сучасної оргтехніки завжди потрібні. Фахівці можуть займати на підприємствах та установах наступні посади: інспектор з кадрів; керуючий справами; референт; секретар адміністративний тощо.

2.2.2 Ознайомити учнів з освітньо-кваліфікаційною характеристикою діловода

Освітньо-кваліфікаційна характеристика випускника професійно-технічного навчального закладу (підприємства, установи та організації, що здійснюють підготовку кваліфікованих робітників)

1. Професійна кваліфікація: 4144 Діловод

2. Кваліфікаційні вимоги

1. Кваліфікаційна характеристика

Завдання та обов'язки. Приймає, реєструє кореспонденцію і направляє її до структурних підрозділів. Відповідно до резолюцій керівників підприємства передає документи на виконання, оформлює реєстраційні картки або створює банк даних. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів. Відправляє відповідну документацію адресатам. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву. Веде роботу зі створення довідкового апарату документів. Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку або комп’ютерні банки даних, складає опис справ, що надходять для зберігання до архіву. Забезпечує зберігання службової документації.

Повинен знати: нормативно - правові акти положення та інструкції щодо ведення діловодства на підприємстві; основні положення державної системи діловодства; стандарти системи організаційно – розпорядчої документації; структуру підприємства і його підрозділів; порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів; основи законодавства про працю.

Повинен вміти:

Кваліфікаційні вимоги. Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

Приклади робіт. Складання та оформлення організаційно-розпорядчої, довідково-інформаційної, обліково-фінансової, кадрової документації; документаційне обслуговування діяльності підприємства, підготовка та систематизація документів до архівного зберігання.

  1.  Вимоги до освітнього, освітньо-кваліфікаційного рівнів, професійної кваліфікації осіб, які навчатимуться за професією Діловод
    1.     При вступі на навчання - повна або базова загальна середня освіта.
    2.     Після закінчення навчання - повна або базова загальна середня освіта, професійна (професійно-технічна) освіта або професійна підготовка на виробництві, освітньо-кваліфікаційний рівень – «кваліфікований робітник» за професією Діловод.

 

2.2.3 Ознайомити учнів з інструкціями, що використовуються у лабораторії

Звернути особливу увагу на наступні пункти:

Вимоги безпеки перед початком роботи:

  1. Перед початком занять у лабораторії, необхідно ввімкнути систему кондиціонування повітря в приміщенні.
  2. Ввімкнути комп'ютерне обладнання у послідовності: стабілізатор напруги, монітор, системний блок, принтер (якщо передбачається друкування). Якщо сеанс попереднього користувача не був завершений, завершіть його. У разі потреби виконати наступне[1]
  3. При виявленні будь-яких несправностей роботу не розпочинати, повідомити про це майстра в/н.
  4. Відрегулювати освітленість робочого місця (при наявності місцевого освітлення), відрегулювати та зафіксувати висоту сидіння стільця, зручний для оператора нахил його спинки, висоту підлокітників.
  5. Працюючи за комп'ютером, оберіть правильне положення тіла: відстань від екрана до очей 65 - 80 см (довжина витягнутої руки); вертикально пряма спина; плечі опущені та розслаблені; ноги на підлозі та не перехрещені; лікті, зап'ястки та кисті рук на одному рівні.
  6. Якщо виникли програмні помилки або несправності обладнання, негайно зверніться до майстра в/н.

Вимоги безпеки під час роботи

  1. Забороняються різні ігри, пустощі.
  2. Не отримавши інструктаж з безпеки праці до роботи не приступайте. Перед початком роботи ознайомтесь з технологічним процесом майбутньої роботи.
  3. Роботу виконуйте тільки на справному устаткуванні і справним інструментом.
  4. Забороняється перенесення і пересування учнями важких речей. Максимальна маса вантажу для підняття учнями[2]:
  5. Забороняється:
  •             самовільне вмикання обладнання;
  • працювати без належного освітлення; якщо є сонячні відблиски на робочому місці, то усунути їх за допомогою регульованих жалюзі, що встановлені на вікнах.
  • класти будь-які предмети на комп'ютерне обладнання, робоче місце ОКН, їсти за робочим місцем;
  • працювати з монітором, у якого під час роботи з'являються нехарактерні сигнали, нестабільне зображення на екрані тощо;
  • залишати без нагляду ввімкнене обладнання;
  • працювати на комп'ютерному обладнанні без дозволу майстра в/н;
  • самочинно змінювати положення робочого місця відносно вікон та світильників. відключати захисні пристрої;
  • самостійно здійснювати ремонт комп'ютерної техніки чи її технічне налагодження; такі види робіт виконують тільки спеціалісти;
  • зберігати на робочому місці папір, дискети, інші носії інформації, деталі тощо, якщо вони не використовуються;
  • вмикати або вимикати апаратуру без вказівки майстра в/н; приєднувати або від'єднувати кабелі, зачіпати рознімні з'єднання, дроти та розетки; пересувати комп'ютери, відкривати системний блок, перекривати вентиляційні отвори на системному блоці та моніторі.
  • торкатися апаратури вологими або брудними руками;
  • вставати без дозволу викладача зі своїх місць під час уроку;
  • торкатися руками екрану монітора; роз’ємів системного блоку і пристроїв заземлення;
  • під час роботи стукати по клавіатурі та без потреби натискати клавіші.
  •           вилучати та переміщувати чужі файли;приносити та запускати комп'ютерні ігри;
    1.    Працювати потрібно лише у папці під своїм ім'ям.
    2.    З метою профілактики негативного впливу на здоров'я ОКН виробничих факторів необхідно дотримуватись режимів праці та відпочинку: після кожної години роботи за комп'ютерним обладнанням необхідно робити перерву для відпочинку тривалістю 10 хв.
    3.    Під час регламентованих перерв з метою зниження нервово-емоційного напруження, втоми очей, кистей рук, усунення негативного впливу рекомендується виконувати спеціальні вправи та самомасаж кистей рук та очей.

Вимоги безпеки по закінченню роботи

  1. Закінчити роботу та зберегти потрібну інформацію. Вийти з усіх працюючих програм і вимкнути комп'ютер.
  2. Вимкнути принтер (якщо він увімкнений), вимкнути монітор і системний блок. Вимкнути стабілізатор, якщо комп'ютер підключений до мережі через нього. Штепсельні вилки витягнути з розеток..
  3. Прибрати робоче місце. Оригінали та інші документи покласти в ящик стола.
  4. Ретельно вимити руки водою з милом.
  5. Вимкнути кондиціонер, освітлення і загальне живлення.
  6. По закінченні роботи слід закрити всі активні програми та коректно вимкнути комп'ютер. Робоче місце має залишитися чистим.

Санітарно-гігієнічні вимоги (виробничої санітарії та особистої гігієни)

  1. Освітленість: 500 люкс. Забороняється захаращувати вікна різними предметами, розміщувати на підвіконнях високі кімнатні квіти.
  2. Температура приміщення має складати від 18 до 22о С.
  3. Відносна вологість повітря – 50-60%;
  4. Допустимий рівень шумів – 50 дцб.;
  5. Працівникам, чия праця пов’язана з тривалим перебуванням за робочим столом необхідно надавати 5-8 хв. перерви через кожні дві години.
  6. Стіл повинен стояти так, щоб вікно не виявилося перед вами. Якщо це неминуче, потрібно купити щільні штори або жалюзі, які мають бути регульовані, що дозволить повністю закривати віконні отвори.
  7. Робоче місце повинно розташовуватися від стін з віконними отворами на відстані не менше 1,5 м, від стін без віконних отворів на відстані не менше 1,0 м.
  8. Робоче місце має бути обладнане підставкою для ніг.
  9. Конструкція робочого столу повинна забезпечувати оптимальне розміщення устаткування, а також можливість виконання трудових операцій в межах досяжності моторного поля.
  10. Робочий стіл та стілець мають забезпечувати оптимальну робочу позу: спина нахилена на кілька градусів назад. Таке сидіння дозволяє розвантажити хребет, поліпшити кровообіг у зоні між тулубом і стегнами. Руки вільно опущені на підлокітники крісла. Лікті і зап'ястя розслаблені.
  11. Екран відеомоніторів повинен знаходитися від очей користувача на оптимальній відстані 700 мм, але не ближче 500 мм. Повинен бути абсолютно чистим. Монітор потрібно протирати мінімум раз у тиждень. Клавіатуру слід розташовувати на поверхні столу на відстані 100-300 мм від краю, зверненого до користувача.
  12. «Звукове оформлення» робочого місця важливо для тривалої ефективної роботи. Якщо користувач працює в шумному офісі, потрібно спробувати використати навушники.

Якості, які прикрасять будь-якого діловода, виглядають так:

  • акуратність,
  • висока здатність до навчання,
  • висока перешкодостійкість;
  • відмінне знання правил діловодства,
  • вміння вибудовувати доброзичливі відносини з людьми,
  • вміння працювати в системі електронного документообігу,
  • грамотна усна і письмова мова,
  • емоційна стійкість;
  • здатність до тривалої концентрації уваги;
  • ініціативність,
  • конструктивне сприйняття критики на свою адресу.
  • навики ділового спілкування;
  • розвинене аналітичне мислення,
  • старанність, сумлінність.
  • стресостійкість,
  • толерантність до численних контактів;
  • уміння поводитися з комп'ютером на рівні просунутого користувача,
  • хороша довготривала і оперативна пам'ять;

Діяльність не рекомендується людям, які страждають на захворювання: органів дихання (бронхіальна астма, туберкульоз та ін.); серцево-судинної системи (порок серця, гіпертонія та ін.); нервової системи (неврози, менінгіт, пухлини та ін.).

Організація робочого місця діловода:

Організація робочого місця діловода повинна бути організована таким чином, щоб його розумові та фізичні зусилля спрямовувалися на виконання службових обов’язків без перешкод та незручностей. Добра організація робочого місця означає, що кожний, необхідний для виконання роботи предмет, перебуває на своєму місці. Робоче місце – це зона прикладання праці, обладнана засобами оргтехніки, іншим необхідним приладдям, необхідним для найбільш ефективного виконання працівником своїх обов’язків. Робоче місце і його оснащення - важливий елемент умов праці. Умови праці — це сукупність елементів виробничого середовища, котрі впливають на здоров'я та працездатність людини, задоволеність працею, а відтак і на її результати.

До будь-якого робочого місця на практиці висуваються відповідні вимоги, які можуть бути частково виражені кількісними показниками — нормами і нормативами, а деякі піддаються лише якісному опису. Ряд вимог, перш за все в галузі санітарії, техніки безпеки, правил експлуатації обладнання тощо, є обов'язковими, і за порушення їх працівник може понести відповідальність включно з кримінальною. Інші відносять, поки що, до бажаних (естетичність, ергономічність тощо), але нехтування ними безпосередньо впливає на продуктивність праці, а тому для підприємства вони мають важливе значення.

Вимоги до організації робочих місць можна згрупувати так: інформаційні, економічні, ергономічні, гігієнічні, естетичні, технічні, організаційні.

Інформаційні вимоги: визначення обсягів і структури вхідної та внутрішньої інформації; проектування інформаційних потоків, до системи яких входить дане робоче місце.

Економічні вимоги: передбачають організацію робочого місця з мінімальними витратами на його утримання, але достатніми для його нормального функціонування. Доцільне також оцінювання робочого місця за критерієм оптимальності, тобто ефект від діяльності працівника на робочому місці має перевищувати витрати на утримання цього робочого місця.

Ергономічні вимоги пов'язані зі створенням для людини оптимальних умов праці, що роблять її високопродуктивною та надійною і водночас забезпечують людині необхідні зручності, зберігаючи сили, здоров'я та працездатність.

Гігієнічні вимоги передбачають забезпечення таких норм: освітлення робочих місць; повітрообміну, температурного режиму; вологості; шуму й інших чинників робочого середовища, що впливають на здоров'я і працездатність людини.

Естетичні вимоги до зовнішнього оформлення робочого середовища: вигляд приміщення і засобів праці, їхня кольорова гама, наявність квітів у інтер'єрі тощо.

Технічні вимоги передбачають дотримання норм необхідного простору для виконання визначеної роботи. Це площа, на якій установлюють необхідні меблі й обладнання, місце самого працівника, а також площа проходів до столу, устаткування, іншого робочого місця тощо.

Згідно з діючими санітарними нормами встановлено приблизно такі розміри робочого місця для старшого діловода: 5—7; молодший діловод: 3—4. Однак ці норми можуть бути лише орієнтиром при організації та плануванні робочих місць, оскільки вони не враховують усього різноманіття умов праці працівників різних професій.

Під час планування та обладнання робочих місць працівника служби діловодства необхідно:

  • встановлювати обладнання, стелажі, шухляди для документів так, щоб ними було зручно користуватися;
  • розміщувати предмети та засоби праці з урахуванням операцій, що виконуються без зайвих речей;
  • для матеріалів, які не вимагають термінової обробки, передбачати спеціальні шухляди чи відділення; якщо документи потребують подальшої обробки, їх потрібно розміщувати згідно з номенклатурою справ для можливості використання іншими працівниками;
  • розміщувати засоби оргтехніки таким чином, щоб забезпечити автоматичне виконання операцій.
  • Використані матеріали складати так, щоб їх можна було безперешкодно знайти в разі потреби.
  • Комплекти меблів та засоби оргтехніки включають: письмовий стіл, конторські шафи, приставні столи, тумби для зберігання паперів, настільну картотеку, набір канцелярського обладнання, комп’ютер або друкарську машинку, зшивачі, диктофон.
  • Робочий стіл працівника служби діловодства повинен бути обладнаний відповідно до його обов’язків засобами оргтехніки, які полегшують і прискорюють виконання окремих операцій.
  • Засоби оргтехніки – телефон, ксерокс, якими користуються всі співробітники повинні бути доступними кожному з них.
  • Предметом обладнання приміщень діловодних підрозділів є також канцелярські шафи, де зберігаються різні папери, бланки та канцелярське приладдя. Сейфи необхідні для зберігання печаток, штампів та деяких службових документів. Відкривається сейф лише в разі потреби. Після роботи сейф опечатується.

Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях

Дія електричного струму на організм людини може викликати тяжкі ураження, а також смерть. Вплив електричного струму на організм людини напругою 36В, а у вогких приміщеннях понад 12В є небезпечною для життя. Якщо під час роботи на обладнанні ви відчуваєте найменшу дію струму, негайно припиніть роботу, вимкніть рубильник і попередьте керівника. До усунення пошкоджень повторно до обладнання не торкайтесь.

При виникненні пожежі потрібно знеструмити лабораторію, попередити майстра в/н чи керівника та викликати пожежну команду. Спробувати ліквідувати пожежу засобами, які є у лабораторії.

  1. Закріплення нового матеріалу.
  • Розкажіть, як повинні поводити себе учні на території училища?
  • Яких санітарно-гігієнічних вимог повинні дотримуватись діловоди у своїй роботі?
  • Яким повинно бути освітлення кабінету, де має розташовуватись робоче місце діловода?
  • Назвіть правила безпеки перед початком роботи за ПК.
  • Про що слід пам’ятати під час виконання роботи за ПК?
  • Назвіть правила БП по закінченні роботи за ПК.
  • Яких правил поведінки необхідно дотримуватись, щоб не допустити пожежі?
  • Як повинні поводити себе учні під час евакуації?
  • Яким має бути порядок надання першої допомоги потерпілому?

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА ДО ТЕМИ УРОКУ ДЛВ 1.1.1

Класифікація (лат. classik – розряд, група) документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності, а також для орієнтування в їх різноманітті. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Ознаки класифікації документів. Документи класифікують за такими ознаками:

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

  • Письмові (усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки);
  • графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани).
  • фото- й кінодокументи - створені способами фотографування й кінематографії (кіно- та фотоплівки, фотокартки).
  • фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

  • організаційно-розпорядчі; фінансово-розрахункові; постачально-збутові та ін.

Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

  • організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);
  • розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
  • довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);
  • з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);
  • особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

• накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; •інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи; •заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

  • типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій і мають обов'язковий характер;
  • трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця.
  • індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому (доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо).

За складністю документи бувають:

  • прості - містять інформацію з одного питання; складні - містять інформацію щодо двох і більше питань.

За місцем складання розрізняють такі документи:

  • внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства і не виходять за його межі;
  • зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

  • термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником, документи з позначкою «Терміново»;
  • нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства.

За походженням документи поділяють на:

  • службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
  • офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

  • звичайні;
  • для службового користування (ДСК);
  • таємні;
  • конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

  • справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Вони бувають: чинні; нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;
  • фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

  • оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;
  • копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів. Різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

  • документи постійного зберігання;
  • документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
  • документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації:

- організаційно-розпорядча;

- стандартів та технічних умов;

- планова;

- звітно-статистична;

- з ціноутворення

- конструкторська;

- технологічна;

-розрахунково-грошова

Класифікація за інформаційною складовою документа: ступінь узагальнення інформації; тип знаків, використаних для запису інформації; канал сприйняття знаків, ступінь поширення інформації; спосіб запису інформації тощо.

Класифікація документів за змістом: в основу покладена ознака змісту документа (семантична); проводиться поділ на види і підвиди відповідно до змісту документа. До них відносяться

  •              Бібліотечно-бібліографічна класифікація,
  •              Універсальна десяткова класифікація (УДК),
  • Десяткова класифікація Дьюї,
  • Єдина класифікація літератури для книговидання та ін.
  • класифікатор державних стандартів, Міжнародна класифікація винаходів.

Класифікація документів за рівнем узагальнення інформації:

Первинний: містить інформацію, яка є викладом (описом) результатів вивчення, дослідження, розробок тощо і оригінальна за своїм характером.

Вторинний: результат переробки одного або кількох первинних документів і містить відомості про первинні документи, (бібліографічний, реферативний, оглядовий).

Класифікація документів за характером знакових засобів фіксації інформації: інформація (зміст), яка міститься в ньому, передається за допомогою тих або інших знаків.

За інформаційними знаками документи поділяють:

Текстові: знаком служить алфавіт природної мови (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюлетень тощо). Основний вид текстового документа - письмовий документ (рукописний, машинописний і друкарський документи).

Нетекстові: оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних та інших немовних знаків (іконічний, ідеографічний, звуковий і матричний документи).

Іконічний документ – той, у якому знак подібний відображуваному об'єкту (картина, малюнок, фотографія, кінофільм, діафільм, відеодиск та ін.)

Ідеографічний документ – той, у якому знаком служить умовне позначення, що не відображає реальних предметів або явищ (карта, ноти, креслення).

Документ, що звучить, фіксує і передає інформацію звуками (фонодокумент (грамплатівка, магнітний запис, музичний компакт-диск).

Матричний документ виконаний засобами „матричної мови” (перфокарти, перфострічки, магнітні й оптичні диски, дискети для ЕОМ).

Класифікація документів за призначенням для сприйняття інформації: Інформація, зафіксована в документі може бути сприйнята людиною як безпосередньо, так і опосередковано.

За суб'єктом сприйняття семантичного змісту: людинозчитувальні – «прочитані» безпосередньо людиною, без спеціальних технічних засобів (всі види видань (книга, журнал, газета тощо); машинозчитувальні – призначені для автоматичного відтворення інформації, що знаходиться в документі (мікрофільм, мікроафіша, діафільм, магнітна стрічка, грамплатівка, диск, дискета, компакт-диск та ін.).

Класифікація документів за каналом сприйняття інформації:

Візуальний – документ, зміст якого сприймається зором (письмові тексти, графіка, малюнки, креслення, фотографія, репродукція).

Тактильний документ сприймається через дотик (дотик) (книга, журнал для сліпих).

Аудіальний –звуковий документ (грамплатівка, магнітна фонограма, музичний компакт-диск).

Аудіовізуальний документ –сприймається одночасно зором і слухом (звуковий кінофільм, озвучений діафільм, відеофільм, відеодиск, комп'ютерна технологія «мультимедіа» та ін.).

Класифікація документів за ступенем їх поширення:

Опублікований - призначений для широкого і багаторазового використання, має тираж.

Неопублікований - містить інформацію, не призначену для поширення, існує в обмеженій кількості (звіт про НДР, дисертація, депонований рукопис, препринт й ін.)

Документ, що не публікується - документи одноразового використання (адміністративно-господарська, планово-економічна, фінансово-бухгалтерська, технологічна, комерційна та інша подібна документація).

Класифікація документів за способом документування:

Рукописний - створений від руки (звіт про НДР, депонований рукопис, дисертацію та ін.)

Друкарський –виготовлений поліграфічним способом (книги, брошури, газети, журнали, календарі, карти)

Механічний – це документ, запис інформації на якому здійснюється механічним способом: (грамплатівки, фонографічні валики) або шляхом пробивки отворів (перфорацій) за допомогою перфоратора (перфокарти, перфострічки)

Магнітний – це документ, запис інформації на якому здійснюється шляхом зміни магнітного стану поверхні носія під впливом магнітного поля. (магнітні стрічки, диски або дискети для ЕОМ, відеодиски тощо).

Фотографічний – це документ, створений фотографічним способом, (фото-, кіноплівка, фотопапір, фотографії, діафільми, діапозитиви, кінофільми, мікрофіші, мікрофільми).

Оптичний – це документ, запис інформації на якому здійснений сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументи з оптичним записом, постійний запам'ятовуючий пристрій (ПЗП)

Лазерний – це документ, запис і зчитування інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променя (оптичний диск, CD-ROM, компакт-диск, голограма).

Електронний - сукупність даних в пам'яті ЕОМ. Це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ (електронна книга, електронний журнал, диск).

Класифікація за фізичною (матеріальною) складовою документа: матеріальна основа носія інформації.

Класифікація документів за матеріалом носія інформації:

Штучна основа - паперові й полімерні (полімерно-плівкові і полімерно-пластинкові) документи.

Паперовий документ виконаний на папері(книги, журнали, газети, ноти, карти, патенти, нормативні документи та ін. види видань, а також перфокарти, паперові перфострічки, фотографії та ін.)

Плівковий документ створений на плівковій основі (кіно-, діафільм, діапозитив, мікроафіша, магнітна фонограма, документ із записом інформації для ЕОМ).

Пластинкові документи створені на пластмасовій основі (грамплатівки, диски).

Природні матеріали: глина, деревина, шкіра (пергамент), камінь та ін.

Класифікація за матеріальною конструкцією або формою носія інформації:

Аркушний - це документ у вигляді одного або кількох аркушів будь-якого формату без скріплення (листівка, газета, плакат, географічна карта, афіша, етикетка). Листи, покладені один на інший, утворюють стопу (колода карт, картотека, каталог). Сполучена за довжиною стопа стає кодексом.

Кодексовий або блочний документ створений у формі блоку – кодексу, тобто скріплених між собою по одному краю аркушів (книжковий блок, альбом, атлас, журнал).

Картковий – це документ, що складається з сукупності карток або перфокарт установленого формату (каталожна, поштова, гральна, перфорована, календарик, листівка).

Стрічковий – це документ, що є суцільною смугою матеріалу із записом інформації. Стрічку можна скрутити у вигляді сувою або рулону або скласти частинами у формі гармошки (перфострічку, магнітофонну, кино-, відеострічку та ін.).

Дисковий документ – носій запису інформації у формі диска (платівка, диск, дискета, компакт-диск, CD-ROM, відеодиск). Місцем розміщення інформації є концентричні доріжки (магнітні, магнітооптичні і оптичні диски, грамплатівки. Дискета – малоформатний магнітний диск, вживаний в ПЕОМ і термінальному устаткуванні, звичайно на гнучкій підкладці.

комбінований.

Класифікація документів за обставинами їх існування в зовнішньому середовищі: тобто в часі й просторі.

Класифікація документів за регулярністю виходу у світ: Періодичні документи, що виходять через певні проміжки часу нумерованими або датованими, однотипно оформленими випусками (газета, журнал, бюлетень, календар, експрес-інформація, щорічник, щоквартальник, щомісячник, тижневик) і неперіодичні документи, що виходять в світ через не чітко визначені проміжки часу (книги, брошури, альбоми, карти, афіші, плакати, перфострічки, перфокарти, оптичні диски, дискети, грамплатівки).

Класифікація документів за часом: Оригінал – це справжній документ; Копія документа – документ, що відтворює інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх.

Класифікація документів за місцем походження:

місцевий документ вийшов і поширений у межах однієї області, міста, одного або декількох районів, підприємства, установи, господарства або навчального закладу;

регіональний документ – вийшов і поширений у межах кількох областей;

національний або загальнодержавний – у масштабах України – всеукраїнський;

3. ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

  • Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
  • Видача завдань учням;
  • Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
  • Дозволити учням приступити до виконання завдання;
  • Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
  • Відповідь на виникаючі запитання;
  • Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 20 хв.

  • Перевірити виконані завдання;
  • Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
  • Виставити та повідомити оцінки;
  • Видати домашнє завдання;
  • Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

зарубіжний або іноземний – надрукований за кордоном.

Параметри реквізитів


реквізиту

Назва
реквізиту

Оформлення реквізиту

01

Державний герб

Розміщують на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою рядків з назвою організації,
а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів — у центрі верхнього поля. розмір зображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм

02

Емблема організації чи установи

розміщують ліворуч на рівні назви організації. Зображення емблеми або товарного знака має бути зареєстроване в установленому порядку. емблему не відтворюють на бланку, де вже розміщено зображення державного герба України.
на бланках недержавних організацій емблему або товарний знак дозволяється розміщувати на верхньому березі бланка, де на бланках державних організації розміщують зображення державного герба України

03

Зображення державних нагород

розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізиту «назва організації», «назва структурного підрозділу організації»

04

Код установи

проставляється за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) після реквізиту «довідкові дані про організацію»

05

Код форми документу

цей реквізит (якщо він є) проставляють згідно з Державним класифікатором України «Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98», затвердженим наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024

06

Назва організації вищого рівня

зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю

07

Назва організації

Назва організації — автора документа має відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні). Подають її у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

на бланках організації, яка має подвійне або потрійне підпорядкування вказують назви всіх організацій вищого рівня. у бланку організації, яка підпорядкована водночас місцевій адміністрації та міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщують лише назву державної адміністрації.

08

Назва структурного підрозділу

зазначають тоді, коли структурний підрозділ є автором документа. розміщують нижче реквізиту «назва організації»

09

Довідкові дані про організацію

Розміщують нижче назви організації або її структурного підрозділу. Реквізит складається з таких елементів:

 поштова адреса;

 номер телефону, телекса, факсу;

 адреса електронної пошти та вебсайту;

 посилання на ліцензії та патенти;

 номери рахунків у банку.

Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу, що наводяться у бланку листів, мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р.
№ 270 (зі змінами, далі — Правила надання поштового зв'язку). Наприклад:

вул. Теремківська, 11, м. Київ, 03110 Тел. 876 09 57, факс 899 54 23 E-mail: mail@mail.ua

р/р № 45798632145875 у Печерському відділі Укрсоцбанку
м. Києва

10

Назва виду документа

назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. назву виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначають друкарським або машинописним способами. Друкують великими літерами. У листах назву виду документа не зазначають

11

Дата документу

Датою документа є дата його підписання.

Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. наприклад: 25.01.2011 (у текстах нормативно-правових актів, документах фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат - 25 січня 2012 р.). Дозволяється застосовувати міжнародну систему датування: рік, місяць, число (2012.01.25). Дату підписання проставляють у лівій верхній частині документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку, його дату проставляють нижче підпису ліворуч. Дата спільного документа двох або більшої кількості організацій — єдина і відповідає даті пізнішого підпису

12

Реєстраційний індекс документу

Реквізит складається з таких елементів:

 порядковий номер документа, який можна доповнювати індексом за номенклатурою справ;

 індекс класифікатора, що застосовується в організації (кореспондентів, питань діяльності, посадових осіб тощо).

Місце розміщення цього реквізиту залежить від бланку та виду документа

Реєстраційним індексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа у межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестися по навчальних роках.

Індекс спільного документа складається з індексів кожної з організацій, які проставляють через похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа

13

посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

Розміщують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціальному місці на бланку. Реквізит складається з таких елементів:

 реєстраційний індекс вхідного документа;
 дата вхідного документа

14

місце складення або видання документа

Розміщують на рівні або нижче реквізитів «дата документа», «реєстраційний індекс документа». Зазначають на усіх документах крім, листів. реквізит не зазначають, якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до назви організації, наприклад: Київський гуманітарний ліцей

15

гриф обмеження доступу до документа

Проставляють без лапок у правому верхньому куті на першій сторінці документа.

За потреби реквізит доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу

16

Адресат

Розміщують у правому верхньому куті документа. У разі адресування документа організації (структурному підрозділу) без зазначення посадової особи їх назви подаються в Н.в. (Київський гуманітарний ліцей)

  • Якщо документ надсилають посадовій особі, то назву організації зазначають у Н.в., а посаду і прізвище адресата — у Д.в.:

Київський гуманітарний ліцей

Директору

Добролюбову В. М.

  • Якщо документ адресують керівникові організації або його заступнику назва організації входить до складу назви посади адресата:

Директору загальноосвітнього навчального закладу І-ІІІ ступенів Бойченко М. П.

  • Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено:

Ректорам (директорам) обласних інститутів післядипломної педагогічної освіти

Документ не має містити більше чотирьох адресатів.

Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять.

За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

До реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу організації мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку:

Спілка орендарів і підприємців України

вул. Г. Сковороди, 5 а, м. Київ, 04070

  • Якщо документ надсилають фізичній особі, то спочатку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата у Н.в., а потім — поштову адресу:

Петренко Василь Петрович

вул. Хмельницького, буд. 85 а, кв. 19,

м. Житомир, 46001

17

гриф затвердження документа

Розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа. Документ може бути затверджений:

 посадовою особою (посадовими особами);

 рішенням колегіального органу;

 іншим розпорядчим документом.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціала(ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор загальноосвітнього

навчального закладу № 1111

Макаренко О. Д. Макаренко

28.05.2010

Якщо документ затверджують кілька посадових осіб, то їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви документа, що затверджує створений документ, у Н.в., його дати і номера:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

спеціалізованого

навчального закладу № 291

12.10.2010 № 1111

18

Резолюція

Розміщують нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Написання резолюції на окремих аркушах чи спеціальних бланках допускається у таких випадках:

 у разі необхідності повернення документа;

 за потреби деталізувати порядок виконання документа й уточнення виконавців;

 за відсутності на документі вільного місця для резолюції.

Реквізит складається з таких елементів:

 прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку;

 зміст доручення;

 термін виконання;

 особистий підпис керівника;

 дата.

Василенко М. М.

Прошу довести до відома працівників

Василенко

16.05.2011

19

заголовок до тексту документа

Реквізит має узгоджуватися з назвою документа й містити короткий виклад його змісту.

Заголовок відповідає на запитання про що?, кого?, чого? Наприклад: наказ (про що?) про створення навчального закладу; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) секретаря.

Заголовок формулює укладач документа. Під час формулювання заголовка дозволяється використовувати скорочення слів і словосполучень, відповідно до правил орфографії та пунктуаційних норм української мови, вимог стандартів. Крапку в кінці заголовка не ставлять. якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжити до межі правого берега. Текст документа, надрукований на папері формату а5, дозволено подавати без заголовка

20

Відмітка про контроль

Проставляють на лівому березі першого аркуша документа. На рівні заголовка до тексту пишуть слово «Контроль», літеру «К» або проставляють відповідний штамп

21

Текст документа

Всю ділову документацію ведуть державною мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому веденні ділової документації можна складати поряд з державною мовою, мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому чинним законодавством. Документи, що надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати державною мовою або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих форм.

Для чіткої організації текст поділяють на дві смислові частини:

 опис причин, фактів, подій, що стали підставою для складання документа;

 висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації.

Для полегшення сприйняття документа текст поділяють на абзаци.

Тексти складних і великих за обсягом документів (правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу

22

Відмітка про наявність додатків

Розміщують під текстом документа. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

  • на додатках, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (наказами, розпорядженнями, постановами), проставляють гриф затвердження:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

загальноосвітнього

навчального закладу № 1111

10.02.2011 № 23

  • додатки (графіки, схеми, таблиці, списки тощо), що пояснюють або доповнюють зміст основного документа (наказу, плану, звіту, інструкції тощо), оформлюють на стандартних аркушах. У верхньому правому куті першого аркуша зазначають слово «Додаток»:

Додаток

до п. 2.1. Інструкції

У разі наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери (Додаток 1, Додаток 2 тощо). Знак № перед цифровим позначенням не ставлять.

  • додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, оформлюють так:

— про наявність додатків до документа зазначають після тексту документа перед підписом;

— якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

— якщо документ має додатки, повна назва яких у тексті не наводиться, то ці назви необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників:

Додатки: 1. План заходів тижня з охорони праці та безпеки життєдіяльності загальноосвітнього навчального закладу на 5 арк. в 1 прим.;

2. Звіт про проведення тижня з охорони праці та безпеки життєдіяльності у загальноосвітньому навчальному закладі на 2 арк. в 1 прим.

— якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 14.12.2011 № 8 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 2 прим.

— за великої кількості додатків на них складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до опису на 3 арк.

— якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу

23

Підпис

Розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. До складу підпису входять:

назва посади особи, яка підписує документ;

особистий підпис;

ініціали та прізвище.

Директор загальноосвітнього

навчального закладу № 1111Симоненко В. В.

або

Директор Симоненко В. В.

— Якщо документи підписують кілька осіб, то їхні підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб:

Директор Симоненко В. В.

Заступник директора

з виховної роботи Василенко Н.Л.

Якщо документ підписують кілька осіб з однаковими посадами, то їх підписи розміщують на одному рівні.
Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому разі обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ. Не можна ставити прийменник «За» чи скісну риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів «Виконуючий обов'язки» або «В. о.» застосовують у разі заміщення керівника за наказом.

Документи колегіальних органів підписують голова та секретар колегіального органу:

Голова ради закладу Макаренко Р. Н.

Секретар засідання Іваненко П. П.

на документах, що засвідчують права громадян, юридичних осіб або фіксують факти втрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряють печаткою

24

гриф погодження документа

Розміщують нижче реквізиту «Підпис». Реквізит складається з таких елементів:

 слово ПОГОДЖЕНО (без лапок);

 назва посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації);

 особистий підпис, ініціали, прізвище;

 дата погодження. 

ПОГОДЖЕНО

Директор загальноосвітнього

навчального закладу № 1111 Мельничук О. О.

19.02.2011

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання піклувальної

ради навчального закладу

10.02.2011 №21

25

візи документа

Розміщують нижче реквізиту «Підпис» як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Реквізит складається з таких елементів:

 назва посади особи, яка візує документ;

 особистий підпис особи, яка візує документ;

 ініціали і прізвище особи, яка візує документ. 

Завідувач господарства Юрченко О. Р.

13.03.2011

26

відбиток печатки

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював кілька останніх літер назви посади особи, яка підписала документ

27

відмітка про засвідчення копії

Складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом «Підпис»: 

Згідно з оригіналом

Секретар Романенко О.О.

14.02.2011

28

прізвище виконавця і номер його телефону

Зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа:

Петренко 588 19 25

або

Петренко Ольга Василівна 588 19 25

29

відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Проставляють після вирішення питання, порушеного в документі, або направлення відповіді. Відмітка про виконання свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучати до справи. Відмітка може містити посилання на дату і номер документа, який засвідчує його виконання, а у разі відсутності такого документа — короткі відомості про виконання, слова «До справи», номер справи, посаду і підпис виконавця, дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша:

До справи № 04-19

Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 03.02.2011

Заступник директора

з навчально-виховної роботи Романенко О. О.

04.02.2011

30

відмітка про наявність документа в електронній формі

Розміщують у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа.

Складається з повного імені файлу і його місця зберігання, коду оператора та інших пошукових даних

31

відмітка про надходження документа до організації

Проставляють від руки або штампом у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.

Елементами цього реквізиту є:

  скорочена назва організації — одержувача документа;

  дата (а за потреби — година й хвилини) надходження документа;

  реєстраційний індекс

32

запис про державну реєстрацію

Проставляють тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» від 3 жовтня 1992 р. № 493. Розміщують після номера акта чи після грифа затвердження

 

 

 



ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

Формуляр-зразокце модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 4163-2003).

Реквізити – це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформленні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1 – Державний герб;

2 – емблема організації;

3 – зображення нагород;

4 – код організації;

5 – код документа;

6 – назва міністерства чи відомства;

7 – назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 – назва структурного підрозділу; ,

9 – індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатка;

23 ─ підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – відбиток печатки;

27 – позначка про завірення копії;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 – позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 – позначка про надходження;

32 – запис про державну реєстрацію.

 




КАРТКИ ОПИТУВАННЯ з відповідями
до теми «Побудова формуляра-зразка ОРД»

  1. Дати визначення формуляра-зразка (Формуляр-зразок – це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити – ДСТУ 2732:2004)
  2. Що називаємо реквізитами документа? (Реквізити – це інформація, зафіксована в документі для його ідентифікування, організовування обігу і (або) надання йому юридичної сили).
  3. Довжина реквізиту – це… (кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі).
  4. Робоча площа документу – це(площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами).
  5. Назвати види формуляра-зразка розташування реквізитів:
  • ф-з А4 з кутовим розташуванням реквізитів,
  • ф-з А4 з повздовжнім розташуванням реквізитів,
  • ф-з А5 з розташуванням реквізитів,
  • ф-з А4 бланку з кутовим розташуванням реквізитів,
  • ф-з А4 бланку з повздовжнім розташуванням реквізитів)
    1. Вкажіть нормативний документ, який визначає правила і вимоги створення, обробки і використання ОРД. (Державний стандарт України 4163-2003)
    2. Визначте тип формуляра-зразка (ф-з А4 з кутовим розташуванням реквізитів, ф-з А5 з розташуванням реквізитів, ф-з А4 бланку з повздовжнім розташуванням реквізитів)
    3. Реквізити бувають таких типів(постійні та змінні)
    4. Береги документу – це…. (площі, для закріплення документа в технічних засобах зберігання, для нанесення спеціальних позначок і зображень)
    5. Вкажіть призначення берегів документу. (лівий берег – для реквізитів 02, 03, 20, закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег – резерв, для збереження тексту документа; верхній берег – проставляння сторінок, для реквізитів 01, 15; нижній берег – для реквізитів 29, 30, 31).
    6. Вказати розміри форматів паперу А4 (210 ммх297 мм) та А5 (210 ммх148 мм)
    7. Поясніть наступне: що позначають номери в колах на формулярі-зразку? Що відображають штриховими лініями на формулярі-зразку?

 

Картка опитування
до теми «Оформлення реквізитів на ПК»

 

  1. Постійні реквізити проставляють…
  2. Картинки по запросу документиЗмінні реквізити наносять…
  3. Гриф «Затверджено» друкується на…..
  4. Реквізит 23 «підпис» друкується на….
  5. Реквізит 27 «Відмітка про засвідчення копії» друкується на…
  6. Реквізит 22 «Відмітка про наявність додатків» друкується…
  7. Реквізит 10 «Назва виду документа» друкують…
  8. Постійними реквізитами є:…
  9. Резолюцію наносять, коли…
  10. Які документи беруться на контроль?
  11. Реквізит «Адресат» друкується на…


Відповіді до картки опитування
до теми «Оформлення реквізитів на ПК»

 

  1. під час виготовлення уніфікованої форми чи бланка документу
  2. під час складання документу
  3. 10,4 см 
  4. 12,5 см 
  5. 12,5 см 
  6. від лівого поля
  7. великими літерами за правилами оформлення заголовків
  8. Зображення Державного герба України (реквізит 01), Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) реквізит 02, Зображення нагород (реквізит 03), Код організації (реквізит 04), Код форми документа (реквізит 05), Назва організації вищого рівня (реквізит 06), Назва організації – автор документа (реквізит 07), Назва структурного підрозділу (реквізит 08), Довідкові дані про організацію (реквізит 09)
  9. Резолюцію наносить керівник, даючи вказівку на виконання
  10. Документи, які потребують виконання
  11. 9,2 см 

Зразок оформлення реквізитів

 

Копия формуляри

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


ІНСТРУКЦІЙНО-ТЕХНОЛОГІЧНА КАРТКА
Вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв

Мета уроку: Ознайомити учнів з вимогами до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв.

Література:  національний стандарт України ДСТУ 4163-2003; Діденко А.Н. Сучасне діловодство, Київ, «Либідь», 2010, ст..53

  1.                Параметри розташування реквізитів.

Основні вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв визначає ДСТУ 4163-2003. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні, доповідні записки) дозволено оформлювати рукописним способом. Оформлюючи документи, дотримуємось таких відступів від межі лівого поля документа:

Абзац у тексті (12,5 мм);

99            16 (адресат) 92 мм;

15 (гриф обмеження доступу до документа);
17 (гриф затвердження документа) 104 мм

розшифрування підпису в реквізитах 17, 23 (підпис), 27 (відмітка про засвідчення копії)125 мм

Відступи від лівого поля не роблять для реквізитів:

11 (дата документа)

19 (заголовок до тексту документа)

21 (текст документа без абзаців)

22 (відмітка про наявність додатків лише для слів «Додаток», «Підстава»)

23 (підпис лише для назви посади)

24 (гриф погодження документа)

25 (візи документа)

27 (відмітка про засвідчення копії, крім слів «Копія», «Фотокопія» й розшифрування підпису

28 (прізвище виконавця і номер його телефону)

29 (відмітка про виконання документа й направлення його до справи прийнято записувати від руки)

У протоколах та витягах із них таких слів: «Слухали», «Виступили», «Вирішили», «Постановили», «Ухвалили»

У наказах: «Наказую»

У розпорядженнях: «Пропоную», «Дозволяю»

  1.                Вимоги до шрифтів, тексту.

У документа рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman. Реквізити: 04 (код організації), 05 (код форми документа), 09 (довідкові дані про організацію), 19 (заголовок до тексту документа) 28 (прізвище виконавця і номер його телефону), 30 (відмітка про наявність документа в електронній формі) можна друкувати меншим розміром 8-11 друкарських пунктів.

Текст документів на форматі А4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервали; на форматі А5 – через 1 міжрядковий інтервал, а при невеликому обсязі тексту – через 1,5 міжрядкових інтервали. Тексти доповідей, виступів друкують через 2 міжрядкових інтервали.

  1.                Оформлення та вимоги до окремих реквізитів.

Якщо текст реквізиту 22 (відмітка про наявність додатків) складається з декількох рядків, то його друкують через 1 міжрядковий інтервал. Аналогічно друкуємо і інші реквізити (крім тексту).

Складові частини реквізитів 16 (адресат), 17 (гриф затвердження документа), 22 (відмітка про наявність додатків), 23 (підпис), 24 (гриф погодження документа), 25 (візи документа) відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами:

 

 

 

Реквізит 16

 

 

або

 

 

Реквізит 17

 

 

 

Реквізити документів відокремлюють один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

Двома – при виготовленні документа на форматі А5.

Трьома – на бланку формату А4.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) – 73 мм (28 знаків). Якщо довжина реквізиту 19 (заголовок до тексту документу) перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), то його можна продовжити до межі правого поля. Крапку в кінці не ставимо.

Розшифрування підпису в реквізиті 23 (підпис) друкують на рівні останнього рядка назви посади без пробілу між ініціалами та прізвищем.

Завідувач складу № 12
Київського заводу «Агат» В.С.Мозговий

Якщо документ має декілька грифів затвердження, грифів погодження, то їх розташовують на одному рівні вертикальними рядами: перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 104 мм від лівого поля.

ГРИФ ПОГОДЖЕННЯ ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ

Багатосторінковий документ нумерується арабськими цифрами посередині верхнього поля без будь-яких символів.

Реквізит 10 (Назва виду документу) друкують ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ за правилами оформлення заголовків.

Реквізит 14 (місце складання або видання) зазначають відповідно чинних документів щодо позначення об’єктів адміністративно-територіального поділу України: м. Умань Черкаської обл.; смт. Чарівне Волинської обл.; с. Піщане Закарпатської обл.


ДОКУМЕНТИ РІЗНИХ ВИДІВ

 

Документи щодо особового складу

Довідково–інформаційні документи

Обліково–фінансові документи

  1. Автобіографія
  2. Резюме
  3. Заява
  4. Пропозиція
  5. Скарга
  6. Характеристика
  7. Трудова книжка
  8. Особовий листок з обліку кадрів
  9. Анотація
  1. Відгук
  2. Рецензія
  3. Висновок
  4. Довідка
  5. Огляд
  6. Доповідна записка
  7. Пояснювальна записка
  8. Запрошення
  9. Звіт
  10. Лист
  11. Оголошення
  12. План
  13. Протокол
  14. Факс
  1. Акт
  2. доручення
  3. Розписка
  4. Список
  5. Таблиця
  6. Накладна

 

Господарсько–договірні документи

Організаційні документи

Розпорядчі документи

  1. Договір
  2. Трудова угода
  3. Контракт
  1. Інструкція
  2. Положення
  3. Правила
  4. Статут
  1. Вказівка
  2. Наказ
  3. Постанова
  4. Розпорядження

 

ТЕМАТИЧНЕ ОПИТУВАННЯ
«Складання та оформлення службових документів»

  1. Розміри берегів документу мають бути….
  2. Призначення формуляра-зразка та види
  3. Реквізити – це…
  4. Документ – це…
  5. Види реквізитів
  6. Призначення організаційно-розпорядчої групи документів. Вказати перелік документів,що входять до неї?
  7.  Призначення довідково-інформаційної групи документів. Вказати перелік документів,що входять до неї?
  8. Призначення обліково-фінансової групи документів. Вказати перелік документів,що входять до неї?
  9. Оформити гриф затвердження документу з простановкою інтервалів та вказівкою відступів.
  10. Оформити адресат документу з простановкою інтервалів та вказівкою відступів.
  11. Які є способи розміщення реквізитів, показати схематично.
  12. Бланк – це…


 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА ДО ТЕМИ:

«КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ. ОСНОВИ СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ»

 

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості  та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікують за такими ознаками: спосіб фіксації інформації; зміст; назва; вид; складність; місце складання; термін виконання; походження; гласність; юридична сила; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

  •   письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської  та розмножувальної оргтехніки;
  •  графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;
  •  Фото-й кінодокументи – такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно -  та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншими способом зафіксувати важко чи неможливо;
  •  Фотодокументи – такі, що створюються за допомогою будь якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записку під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на: організаційно-розпорядчі; фінансово-розрахункові; постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) – це управлінська документація, що слугує засобам здійснення й регулювання процесів управління. Документи, які  належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

  •  організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);
  •  розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
  •  довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи., телеграми, телефонограми, звіти, доповідні тощо);
  •  з карткових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);
  •  особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

накази; положення; протоколи; розпорядження; вказівки; інструкції; правила; статути; звіти; ордери; плани; службові листи; заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

  •  типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями й мають  обов’язків характер;
  •  трафаретні, котрі виготовляються друкарськими способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишають вільні місця. Такі документи тепер найпоширеніші, оскільки на їх складання та опрацювання економиться час;
  •  індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідна, службові. Пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають

  •  прості, що містять інформацію з одного питання;
  •  складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

Слід урахувати, що прості документи легше опрацьовувати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

  •  внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) й не виходять за його межі;
  •  зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

  •  термінові, що виконуються у строки, вставлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;
  •  нетермінові, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяються на:

  •  службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
  •  офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо),

За гласністю документи бувають:

  •  звичайні;
  •  для службового користування (ДСК);
  •  таємні;
  •  конфеденційні  та ін.

За юридичною силою документи поділяються на такі:

  •  справжні (істинні), що готуються в у створеному законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні; не чинні. Документи стає не чинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;
  •  фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

  •  оригінали – перші або єдині примірники офіційних документів;
  • копії – документи, в яких точно відтворено інформацію інших  документів, а також усіх їхніх зовнішніх ознак або частину їх і відповідним чином оформлені. Є такі різновиди копії: відпуск (повна копія вихідного документу, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір);      витяг ( копії офіційного документа, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена)        дублікат ( повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

  •  документи постійного зберігання;
  •  Документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
  •  Документи тимчасового ( до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

  •  організаційно-розпорядча;
  •  первинно-облікова;
  •  планова;
  •  звітно-статистична;
  •  конструкторська;
  •  технологічна;
  • банківська;
  •  фінансова;
  •  торговельна;
  •  зовнішньоторговельна;
  •  цінова;
  • бухгалтерсько-облікова  та ін.

КАРТКА-ЗАВДАННЯ ДО ТЕМИ:

«КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ. ОСНОВИ СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ»

1

Охарактеризуйте основні підходи до визначення структури класифікації документів у вигляді схем.

2

 Виправте помилки в оформленні реквізиту «адресат». Запишіть правильні варіанти.

1) Директор Павлюку Сергію Петровичу.

2) Генеральні директори виробничих об’єднань, директори підприємств і керівники організацій.

3) Міністерству освіти і науки України.

4) Міністерство промислової політики України

     Управління справами

     Головний спеціаліст

     Кононенку В.П.

3

Виправте помилки в оформленні реквізиту «підпис». Запишіть правильні варіанти.

1) Директор школи О.П. Лисенко підпис

2) Директор профтехучилища підпис Потапенко А.П.

3) Начальник відділу інспектування професійно-технічних навчальних закладів Стрілько О.Г. підпис.

4

Виправте помилки в оформленні реквізиту «дата». Запишіть правильні варіанти.

1) 5.Х.09; 2) 1 вересня 12 року; 3) 30.2.2013 р.; 4) 8.4.09.

5

 Виправте помилки та відредагуйте поданий текст. Визначте, який це документ за найменуванням, за призначенням, за походженням, за терміном зберігання.

Шановний пане Олег!

Звертаємось до вас як до спеціаліста по питаннях реклами і запрошуємо стати агентом нашої рекламаційної кампанії. Розщитуємо на ваше согласіє.

Кампанія гарантує сплату вашої роботи та винагороду у сумі 5% від ціни рекламаційних заказів.

З повагою…

2. Напишіть доповідну записку декану факультету з проханням переглянути розклад занять.

3. Виправте помилки та відредагуйте поданий текст. Визначте, який це документ за найменуванням, за способом фіксування інформації, за видом створенням, за терміном зберігання.

Директорові школи

від учителя

Ткачук Г.П.

Доповідаю вам, що учні 11-Б класу проігнорували урок математики. Хочу, щоб ви розібралися в ситуації.

8 лютого 2012 року.

6

 Виправте помилки та відредагуйте поданий текст. Визначте, який це документ за найменуванням, за способом фіксування інформації, за видом створенням, за походженням.

Декану факультету

Я був відсутнім на занятті документаційного забезпечення управління: відвідував виставку художніх виробів з дерева.

7

Написати реферати на такі теми:
" Класифікація документів за призначенням"
" Класифікація документів за способом відтворення"
" Класифікація документів за стадіями створення"

ТЕСТ "ПРИЗНАЧЕННЯ І КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТУ"

1. Документ - це...
А) певним чином складений діловий папір;
Б) повчальний приклад;
В) певним чином складений, оформлений діловий папір.
2. Особові, службові документи відносяться до складу документів:
А) за кількістю відображених питань;
Б) за видом діяльності;
В) за походженням;
3. За призначенням документи поділяються на:
А) організаційні, розпорядчі, інформаційні, виконавчі, статутні;
Б) прості, складні;
В) внутрішні і зовнішні;
4. За технікою відтворення документи бувають:
А) розпорядчі, інформаційні, статутні;
Б) рукописні, механічні;
В) службові, особові.
5. За складністю або за кількістю відображених питань документи поділяються:
А) прості, складні;
Б) термінові, дуже термінові;
В) прості, складні, змішані.
6. Виберіть вірний термін зберігання довгострокових документів:
А) постійні;
Б) більше 10 років;
В) до 10 років.
7. За стадіями створення документи поділяються на:
А) термінові, нетермінові;
Б) копія, дублікат, оригінал, виписка;
В) розпорядчі, інформаційні, організаційні.
8. Які бувають документи за формою:
А) прості, складні;
Б) зовнішні, внутрішні;
В) стандартні, індивідуальні.
9. До якого класу відносяться зовнішні і внутрішні документи:
А) За терміном виконання;
Б) За способом відображення;
В) За місцем виникнення.
Творче завдання:


ПЛАН-КОНСПЕКТ

до модуля ДЛВ 1. Складання та оформлення службової документації на підприємстві, установі, організації

Компетенції ДЛВ 1.1. «Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації»

УРОК 2  «Оформлення організаційно-розпорядчої документації, склад реквізитів: положення, статуту, інструкцій, правил»

Мета уроку:  Ознайомити учнів з організаційно-розпорядчими документами установ та організацій, їх значенням. Розглянути склад реквізитів, структуру тексту та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Тип уроку:  Формування нових знань.

Оснащення уроку: роздаткові картки (див. додаток ), додаткова картка до уроку, презентація.

ХІД УРОКУ

  1.    ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ МОМЕНТ
    • вітаюся з учнями, відмічаю відсутніх, перевіряю готовність до уроку.
  2. МОТИВАЦІЯ УЧБОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. ПОВІДОМЛЕННЯ ТЕМИ І МЕТИ УРОКУ

Тема уроку: Оголошую тему уроку.

Мета уроку: Розглянути підгрупу організаційно-розпорядчих документів, особливості їх складання та оформлення.

Розглядати тему будемо за таким планом:

План:

1.      Загальні відомості та значення підгрупи організаційних документів

2.      Класифікація, порядок оформлення та склад реквізитів ОРД:

2.1.  Статут

2.2.  Положення

2.3.  Інструкція (посадова)

2.4.  Правила

2.5.  Установчий договір

 

1.      Загальні відомості та значення підгрупи організаційних документів

Серед великої різноманітності видів службових документів, що існують на підприємствах і в організаціях, організаційні документи (ОД) займають особливе місце. Організаційна діяльність полягає в розробці і реалізації рішень, що документуються в організаційних документах. ОД найбільш широко використовуваний вид документації.

Щоб документ був визнаний будь-яким державним органом, організаційні документи повинні складатися і оформлятися в установах, підприємствах і організаціях на підставі вимог ДЕСТ 4163-2003 «Уніфікованої системи документації. Системи організаційно-розпорядчої документації. Вимог до оформлення документів».

Більшість організаційних документів будується за формуляром-зразком. Оформляюча частина всіх документів однакова. Відмінності стосуються лише форми викладу і структури тексту.

Кожному виду документу відповідає оптимальне число необхідних реквізитів. Набір реквізитів окремого документа визначається цілями документа, його призначенням, вимогами і формою даного документа, способом документування і т.д.

Організаційні документи забезпечують оформлення організаційної, розпорядчої, контрольної функцій управління.

2.      Класифікація, порядок оформлення та склад реквізитів ОРД:

Особливе місце в управлінській діяльності установ, організацій і підприємств займають службові ОД, які в рівній мірі представляють інтерес для працівників як канцелярії, таких економічних служб.

Для спрощення роботи з ОД, прискоренням їх складання і оформлення проведена уніфікація і стандартизація ОД за формою і змістом.

Склад реквізитів ОД можна розділити на постійні і змінні реквізити:

  • Постійні повторюються на бланках всіх документів даного найменування.
  • Змінні реквізити наносяться безпосередньо при підготовці конкретного документа. Склад реквізитів забезпечує документам додання їм юридичної сили і можливості ідентифікації.

Організаційні документи систематизовані за такими функціями:

  • Створення, реорганізація, ліквідація, приватизація організації чи підприємства;
  • Розпорядча діяльність організації, підприємства;
  • організаційно-нормативне та оперативно-інформаційне регулювання діяльності організації, підприємства;

Організаційні документи - правові нормативні документи, які встановлюють правила взаємовідношення обов'язків фізичних і юридичних осіб, як по відношенню один до одного, так і суспільства в цілому.

Організаційні документи представлені статутами, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями, правилами внутрішнього розпорядку.

Формуляр організаційного документа:

  • постійні реквізити "єдиного" бланка:
  • емблема (03);
  • найменування організації (06);
  • найменування виду документа (08) (СТАТУТ або ПОЛОЖЕННЯ або ІНСТРУКЦІЯ або ПРАВИЛА);
  • змінні реквізити "єдиного" бланка:
  • дата (09);
  • реєстраційний номер (10);
  • місце складання або видання документа (12);
  • заголовок (17) 1;
  • текст (19);
  • відмітка про наявність додатку (20) 2;
  • підпис (21);
  • гриф узгодження (22) або візи (23);
  • гриф твердження (15);
  • друк (24).

Організаційно розпорядчі документи

  1. Інструкція
  2. Положення
  3. Постанова
  4. Правила
  5. Наказ
  6. Розпорядження
  7. Рішення
  8. Вказівка
  9. Статут

СТАТУТ

Статут - це правовий акт, що регулює діяльність організації, суспільства і громадян.

Загальні статути затверджуються органами державної влади і управління, а статути громадської організації приймаються і затверджуються з'їздами. Статути організацій затверджуються вищестоящими організаціями (міністерствами, відомствами).

Текст статуту розбивається структурно на розділи:

  1. Загальні положення (визначаються цілі і завдання створюваної організації);
  2. Організаційна структура (склад структурного підрозділу, його функції і взаємозв'язки);
  3. Регламент організації (форми і методи управління, обов'язки посадових осіб);
  4. фінансово-матеріальна база (визначення розмірів основних і оборотних засобів, джерела, порядок розпорядження засобами і цінностями);
  5. Звітна і ревізійна діяльність;
  6. Порядок ліквідації і відповідальності у справах організації.

Статут оформляється на стандартному листі паперу з нанесенням всіх необхідних реквізитів загального бланка: найменування організації, найменування виду документа, місце складання документа, підпис, гриф твердження, відмітка про реєстрацію статуту, друк організації і реєструючого органу.

 

ПОЛОЖЕННЯ

Положення - правовий акт, що має звідний характер і визначає обов'язки і організацію роботи системи органів державної влади, структурного підрозділу або регламентує діяльність посадових осіб.

Положення бувають типові та індивідуальні:

  1. Типові положення розробляють органи вищого рівня для системи підприємств, організацій, установ, фірм (положення про централізовані бухгалтерії; положення про установу або про структурний підрозділ, що затверджується розпоряджуючим документом вищестоящої організації або директором установи; проект положення про підрозділ погоджують з юридичним відділом і представляють на затвердження керівникові підприємства).
  2. Індивідуальні положення створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах.

У окрему групу виділяють положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових і інших стосунків з конкретного питання. Положеннями також визначається правовий статус тимчасове створених комісій, груп, бюро тощо.

За змістом розрізняють такі положення:

  •                  Про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т.д., їхні структурні підрозділи – комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов’язків та організації роботи; Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу.
  •                  Що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;
  •                  Про організацію і проведення різних заходів – культурно-і спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо (структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів).
  •                  Найбільш численна група – це положення про проведення різних конкурсів, оглядів та інших заходів.

Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти. При необхідності тексти положень коректуються відповідно наказом вищестоящої організації або керівником підприємства.

Текст положення може містити наступні розділи:

  • Загальні положення (офіційні повне і скорочене найменування організації, цілі і підстави її створення з вказівкою найменування. Дати і номери відповідного правового акту; указується, чим керується організація в своїй діяльності, ким очолюється і кому підкоряється).
  • Основні завдання (встановлює основні проблеми або комплекси проблем, які покликана вирішувати організація в своїй діяльності і які визначають характер і основні напрями її діяльності.
  • Функції (перераховуються дії або види робіт, які повинна виконувати організація для вирішення поставлених перед нею завдань).
  • Правові обов'язки (містить перерахування прав[3] і обов'язків, якими наділяється організація в особі її керівника). До обов'язків відносяться дії, які організація повинна виконувати для реалізації своїх функцій.
  • Керівництво (встановлюється, ким здійснюється керівництво організацією, на яких принципах, а також призначається і звільняється з посади керівник, а також визначається сфера його компетенції).
  • Взаємини (встановлюється коло організацій і посадових осіб, з якими установа здійснює взаємодію на інформаційному і документаційному рівнях).
  • Контроль, перевірка і ревізія діяльності (встановлює, ким здійснюються контроль, перевірки і ревізії фінансово-господарської діяльності, визначає їх періодичність або терміни, порядок представлення підсумкових документів).
  • Реорганізація і ліквідація (встановлюється, в якому порядку і ким здійснюються реорганізація і ліквідація організації).

Положення про організацію оформляється на загальному бланку. Обов'язковими реквізитами Положення про організацію є найменування вищестоящого органу, найменування організації, назва виду документа, дата, номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф твердження, друк.

Статути і положення є складними документами. Їх структура і зміст визначається у кожному конкретному випадку установами-розробниками.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документу, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».

Реквізити положення:

  1. Назва виду документа.
  2. Герб.
  3. Назва установи.
  4. Дата.
  5. Місце видання.
  6. Гриф затвердження.
  7. Заголовок.
  8. Текст, у якому вказуються:
  • мета створення установи;
  • основні завдання;
  • функціональні зв'язки з іншими установами;
  • основні та обігові кошти;
  • призначення службових приміщень;
  • виробничо-господарська діяльність підприємства;
  • завдання щодо якості виробництва продукції та інше.

 

ІНСТРУКЦІЯ (ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ)

Інструкція - правовий акт, що видається органами державного управління (або затверджуваний його керівником), в цілях встановлення правил, регулюючих організаційні, науково-технічні, фінансові і інші сторони діяльності суб'єктів господарювання, посадових осіб і громадян.

Посадові інструкції як нормативний документ, займають особливе місце, тому що у них визначені функції, права і обов'язки посадових осіб організації. Посадову інструкцію і трудовий контракт використовують у випадку конфліктних ситуацій між керівництвом організації і співробітником, працедавцем і працівником. Розробка посадової інструкції ставиться в обов'язок керівнику підрозділу і відділу управління персоналом, узгоджується з юрисконсультом.

Інструкція виконується на загальному бланку, затверджується спеціальним розпорядчим актом або безпосередньо керівником. Вона може бути додатком до розпорядчого документа.

Текст інструкції носить організуючий характер, тому в ній рекомендується виконувати чіткі формулювання з розпорядчими словами. Текст висловлюється від 3-ої особи в безособовій формі. Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату А4.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

  •    такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» тощо;
  •    посадові.

РЕКВІЗИТИ ІНСТРУКЦІЇ:

  1. назва виду документа (інструкція, посадова інструкція);
  2. ата (зазначають дату підписання);
  3. індекс;

14 місце складання чи видання;

17 гриф затвердження;

19 заголовок до тексту (має чітко визначати коло питань, об'єктів та осіб, на які поширюються вимоги інструкції, й може входити в назву виду документа, наприклад, «посадова інструкція інспектору з обліку й реєстрації листів громадян», «ІНСТРУКЦІЯ 3 діловодства»;

21 текст;

  • позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);

23 підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);

  1. гриф погодження (оформляють у разі потреби);
  2. візи (оформляють у разі потреби);

28 позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи. У комплексі організаційних документів підприємств (організацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником.

Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов'язково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов'язково мають бути такі розділи:

  1. Загальні положення (Зазначають сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника, коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі.)
  1. Функції
  1. Посадові обов'язки
  2. Права
  1. Відповідальність.

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у котрому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв'язків, порядок подання звітної інформації тощо).

Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групують за розділами, кожний з яких має становити завершену частину документа. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки інструкція – це документ, що призначається для постійного користування), директивного характеру, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається» тощо.

Текст інструкції ділиться на розділи:

  • Загальні положення (встановлює найменування посади і позначення структурного підрозділу; кому безпосередньо підпорядковується працівник; порядок призначення на посаду і звільнення з посади; перелік нормативних, методичних і інших документів, якими керується працівник, що обіймає дану посаду; кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж роботи); вимоги до спеціальних знань).
  • Посадові обов'язки (перераховуються види робіт, що виконуються працівником).
  • Права (визначає повноваження працівника по виконанню покладених на нього обов'язків: право ухвалювати певні рішення; давати вказівки по конкретних питаннях; самостійно підписувати документи в рамках наданої йому компетенції; поводитися з пропозиціями до керівника; бути представником від імені підрозділу або установи в інших організаціях; брати участь в нарадах; запрошувати необхідну для роботи інформацію; вимагати виконання певних дій від інших працівників).
  • Відповідальність (встановлюються критерії оцінки роботи і міра персональної відповідальності працівника. Критеріями оцінки є об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконання роботи. Відповідальність працівника визначається відповідно до чинного законодавства і може бути дисциплінарною, адміністративною або кримінальною).
  • Взаємини (зв'язки за посадою) указується, від кого, в які терміни і яку інформацію отримує працівник; кому, яку і в які терміни представляє; з ким узгоджується проекти документів, що готуються; з ким спільно готує документи, і розглядаються інші питання інформаційних взаємозв'язків працівника з підрозділами, особами, організаціями.

Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.

Проект інструкції візується укладачем, юрисконсультом, відділом праці і зарплати.

Затверджується інструкція спеціальним розпорядчим актом або безпосередньо керівником (керівниками структурних підрозділів).

ПРАВИЛА

Для працівників важливо знати правила внутрішнього розпорядку організації: організацію роботи підприємства, взаємні обов'язки працівників і адміністрації, надання відпусток, відряджання співробітників, внутрішньоб'єктний режим.

Правила обов’язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів. Так, «Правила внутрішнього трудового розпорядку» мають на меті зміцнення трудової і виконавської дисципліни, правильне організовування праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов’язкові для виконання всіма працівниками підприємства.

Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається художнє оформлювання їх.

Оформлюють правила на загальних або спеціальних бланках підприємства формату А4, узгоджуються на зборах трудового колективу, візуються юристом і затверджуються директором підприємства. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

За формою та змістом правила подібні до інструкцій.

ПРАВИЛАслужбові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують порядок якихось дій, поводження тощо.

Текст правил може містить наступні розділи:

  • Загальні положення;
  • Порядок прийому, перекладу і звільнення працівників;
  • Основні обов'язки працівників;
  • Основні обов'язки наймача;
  • Робочий час і його використання;
  • Заохочення за успіхи в роботі;
  • Стягнення за порушення трудової дисципліни;
  • Усередині об'єктний режим.

РЕКВІЗИТИ ПРАВИЛ:

  1. назва виду документа (правила);
  2. — дата документа;
  3. — реєстраційний індекс документа;

14 — місце складення або видання документа;

17 — гриф затвердження документа;

19 — заголовок до тексту документа (може поєднуватися з назвою виду документа);

21 — текст документа (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів);

  1. — підпис;
  2. — гриф погодження документа (оформлюють у разі потреби на

другому примірнику);

  1. — візи документа (оформлюють у разі потреби на другому

примірнику);

28 — прізвище виконавця і номер його телефону (оформлюють у разі потреби на другому примірнику).

 

Герб

МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОЇ
ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

 

ПЕРШИЙ

МАШИНОБУДІВНИЙ ЗАВОД

 

 

3

ПРАВИЛА ВНУТРІШНЬОГО
ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ

3

25 квітня 2014 р.  № 09

1,5

Київ

3

1 Загальні положення

подвійний

Згідно зі статтею 43 Конституції України кожен громадянин має право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку він погоджується…

2 Порядок прийняття та звільнення робітників і службовців

Прийняття на роботу здійснюється на конкурсній основі, якщо інше не встановлено чинним законодавством України.

Витяг із цих Правил вивішується у вестибюлі на видному місці.

3

Перший заступник

генерального директора (підпис)  С.М.Панібудьласка

3

ПОГОДЖЕНО

2

Протокол засідання
профспілкового комітету
24.04.2010 № 27

 

  1.    ПЕРЕВІРКА ПЕРВИННИХ ЗНАНЬ: Для закріплення матеріалу прошу вас переглянути презентацію до даної теми. (Див. додаток)
  • Дати визначення документів: статут, положення, інструкція, правила.
  • До складу яких документів входить документ «Положення»?
  • Хто має право складати вказані документи?.
  • На які розділи поділяються тексти вказаних документів?
  • Хто підписує документи?
  • Як відбувається оформлення документів?
  • Перерахувати обов’язкові реквізити документів.
  • Які вимоги до складання текстів документів?

З ваших відповідей видно, що Ви добре засвоїли сьогоднішню тему, отже можемо перейти до її практичного відпрацювання.

Практично відпрацьовувати тему ми будемо за такими картками-завдання (пояснюю зміст роботи). Повідомляю критерії оцінювання до сьогоднішнього уроку.

А так як ми знаходимось в лабораторії № 1 комп’ютерної обробки інформації. потрібно знати і виконувати правила БП. Давайте їх пригадаємо.

А тепер всі йдуть на перерву і після перерви ви сядете за ПК і почнете виконувати практичну роботу.

ПІДСУМОК УРОКУ: Ми з вами розглянули групу організаційно-розпорядчих документів. Ознайомилися з особливостями їх створення та оформлення. На наступному уроці ми закріпимо цю тему практично.

ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ -  вивчити тему за конспектом, підготуватися до практичної роботи.

3. ПОТОЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 200 хв.

  • Перевірка готовності робочих місць та робочий стан ПК;
  • Видача завдань учням;
  • Слідкувати за дотриманням правил БП та дисципліни в лабораторії;
  • Дозволити учням приступити до виконання завдання;
  • Робити обходи робочих місць з метою надання допомоги та порад;
  • Відповідь на виникаючі запитання;
  • Видача додаткових завдань встигаючим учням.

4. ЗАКЛЮЧНИЙ ІНСТРУКТАЖ – 20 хв.

  • Перевірити виконані завдання;
  • Зробити аналіз роботи всієї групи та окремих учнів на протязі дня;
  • Виставити та повідомити оцінки;
  • Видати домашнє завдання;
  • Прийняти робочі місця та лабораторію після прибирання її черговими.

 

Додаткова інформація до уроку

ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ ОРД

У XVI ст. великого поширення набувають статути, що мали значення організаційно-розпорядчих документів. Вони містили урядові рішення і інструкції з питань управління державними маєтками, а також встановлювали певні обов'язки населення перед державою. Вони могли мати земський характер (торкалися всіх ВКЛ), обласний (стосувалися управління окремими областями і землями) і волосний (стосувалися управління волостю). Одним з найбільш відомих обласних статутів є «Статуту дворів наших у Великого князівства Литовського. Обласні статути, за зовнішніми ознаками близькі до обласних привілеїв, мали на відміну від них абсолютно інше функціональне значення. Привілеї встановлювали норми в різних галузях права. Статут визначав відношення даної території до держави, а також регламентував обов'язки місцевого урядника по управлінню, тобто фактично був інструкцією для конкретної посадової особи. За часом дії всі статути можна розділити на довготривалі і короткочасні. Більшість статутів носили довготривалий характер. Вони встановлювали певні норми на необмежений час аж до їх відміни або зміни. Короткострокові статути або мали фіксований термін дії (наприклад, 2 роки), або встановлювали норми на період дії певної події. Близькі до статутів були «науки», або «інструкції». Наука визначала раніше всього права, обов'язки, повноваження і порядок дій посадових осіб. Крім того, наука містила конкретні доручення. Проте часто один і той же документ об'єднував в собі особливості і статуту, і науки. Значну частину документації, що створилася в центральному апараті державного управління, складали розпорядчі документи. Вони отримали загальну назву «Листів потокових».

Розпорядження видавалися з найрізноманітніших питань господарем, панами-радою, центральними урядниками. Більшість з них видавалася господарем і адресувалося місцевим урядникам. З канцелярії виходили листи з розпорядженнями про заготівку жита і вівса, про відправку людей споруджувати замки, мости. Значна частина розпорядчих документів видавалася з земельних питань. Розпорядчі листи видавалися не тільки від імені господаря, але і центральними урядниками з питань, що входять в їх компетенцію. Самі центральні урядники отримали письмові розпорядження від господаря. Розпорядження з різних питань могли виходити і від панів-ради. Значення розпорядчих документів мали листи сеймові, прямуючі від господаря або панів-ради в повіти. У них указувалися дата і місце проведення повітів і ставилося завдання обрання послів. Частина документації в центральному апараті управління складала листування. Листування велося з центральними і місцевими урядниками, радними панами з різних питань. Для позначення актів земельних питань, які складали більшість документів цієї групи, вживали назву «привілей». У першій половині XVI ст. вони позначалися також терміном «данина», в деяких випадках – загальним терміном «лист», іноді уживалася змішана назва «Лист данина». Окрім привілеїв на землі, господар видавав грошову винагороду («листи на юргельт»). Юргельт міг даватися як платня за службу певним посадовим особам. Особливу групу складали «листи заставні» і «листи орендні». Ними оформляли передачу в тимчасову експлуатацію державних маєтків і інших «прибуткових місць» за певну плату. Після ухваленого в 1566 р. закону про вільне володіння спадковими маєтками для здійснення приватних операцій не був потрібний дозвіл господаря або урядників. Проте існуючий порядок передбачав свідчення приватних операцій перед господарем або земським урядом. До господаря як і раніше зверталися за підтвердженнями через традицію, але головним чином для створення страхових копій, оскільки підтвердження обов'язково записувалися в книги канцелярії. У другій половині XVI ст. значного поширення набуло підтвердження актів приватноправового характеру у формі «сознаний» і «оповеданий». Розглянуті основні види і різновиди документів, що створювалися в центральному апараті державного управління, не охоплюють всього їх різноманіття. Слід зазначити, що склад документів характеризувався надзвичайною строкатістю. Це багато в чому визначалося тим, що в документуванні того часу основне значення надавалося змісту документа, його юридичній силі. Питанням одноманітності канцелярської роботи, уніфікації складу і назв документів не приділялося належної уваги.

Впродовж XVI ст. склад документів зазнавав зміни разом з розвитком політичної системи, реформами державного устрою і управління. У зв'язку з обмеженням повноважень обраних господарів, утворенням Речі Посполитої, кодифікуванням законодавства в статутах і розвитком сеймової документації припинилося видання загальноземських привілеїв. Уніфікація загальнодержавного законодавства у сфері управління адміністративно-територіальними утвореннями стала причиною падіння значення обласних привілеїв. Закон 1566 р. про вільне володіння маєтками привів до зникнення такого різновиду документів, як «листи дозволені» при здійсненні приватних операцій. Таким чином, документи, що створювалися, відображали виконання державою і його органами всіх функцій по управлінню країною.

 

ПОГОДЖЕНО

_________________________

_________________________

_________________________

 

СТАТУТ

відзнаки Президента України ”Орден княгині Ольги”

 

  1. Загальні положення

 

  1. Відзнаку Президента України ”Орден княгині Ольги” (далі – орден княгині Ольги) встановлено для нагородження жінок за визначні особисті заслуги в державній, виробничій, громадській, науковій, освітянській, культурній, благодійницькій та інших сферах суспільної діяльності, вихованні дітей у сім’ї.
  2. Орден княгині Ольги має три ступені:
    •  Орден княгині Ольги І ступеня,
    •  Орден княгині Ольги ІІ ступеня,
    •  Орден княгині Ольги ІІІ ступеня.

Вищим ступенем ордена є  І ступінь.

  1. Нагородження орденом княгині Ольги громадян України здійснюється послідовно, починаючи з ІІІ ступеня.

 

  1.   Порядок представлення до нагородження орденом княгині Ольги
  2. Порядок вручення ордена княгині Ольги
  3. Порядок носіння ордена княгині Ольги
  4. Видача дублікатів ордена княгині Ольги
  5. Порядок зберігання ордена княгині Ольги

 

 

Глава Адміністрації

Президента України   Є.Кушнарьов

 

 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

Тернопільський національний технічний університет імені Івана Пулюя

 

 

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор Тернопільського національного технічного університету імені Івана Пулюя

 

 проф. Ясній П.В.

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про видання наукового журналу „Вісник
Тернопільського національного технічного університету“

Тернопіль 2011 р.

ТЕКСТ

 

Проректор з наукової роботи Р.М.Рогатинський

Відповідальний секретар редакційної колегії Б.Г.Шелестовський

Директор видавництва А.П.Катрич

Головний бухгалтер Г.В.Марценко

Організаційно-юридичний відділ Н.М.Щепна

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

ДО ТЕМИ: «ОФОРМЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ, СКЛАД РЕКВІЗИТІВ: ПОЛОЖЕННЯ, СТАТУТУ, ІНСТРУКЦІЙ, ПРАВИЛ»

 

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

до теми: «Складання та оформлення положень»

Організаційні документи закріплюють функції, обов’язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації і підприємства у їх діяльності поряд із актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами й інструкціями.

Положення – це правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки і організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм підприємств, організацій, установ, фірм.

За змістом розрізняють такі положення:

  • Про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т.д., їхні структурні підрозділи – комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов’язків та організації роботи;
  • Що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;
  • Про організацію і проведення різних заходів – культурно- і спортивно- масових, конкурсів, оглядів тощо (структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів).

 

Зразок формуляра:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор (підпис)

00.00.00 Розшифрування підпису

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про структурний підрозділ

СТРУКТУРА ТЕКСТУ

  1. Загальне положення.
  2. Основні завдання.
  3. Функції.
  4. Права й обов'язки.
  5. Керівництва
  6. Взаємини, зв'язок.
  7. Майно і кошти.
  8. Контроль, перевірка і ревізування діяльності.
  9. Реорганізація, і ліквідація.

 

Керівник структурного

підрозділу (підпис) розшифрування підпису

До справи 36-45 Г. А.  Пиріг

 

За виготовленням положення бувають типові й індивідуальні. Типові розробляють вищі органи для системи фірм, організацій, установ та підприємств; індивідуальні створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах.

Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документу, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».

Найбільш численна група – це положення про проведення різних конкурсів, оглядів та інших заходів.

Реквізити положення:

  1. Назва виду документа.
  2. Герб.
  3. Назва установи.
  4. Дата.
  5. Місце видання.
  6. Заголовок.
  7. Гриф затвердження.
  8. Текст, у якому вказуються:
  • мета створення установи;
  • основні завдання;
  • функціональні зв'язки з іншими установами;
  • основні та обігові кошти;
  • призначення службових приміщень;
  • виробничо-господарська діяльність підприємства;
  • завдання щодо якості виробництва продукції та інше. Положеннями також визначається правовий статус тимчасове створених комісій, груп, бюро тощо. Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.

 

Зразок:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядженням Президента України

від 13 липня 2001 року №188/2001-рп

 

ПОЛОЖЕННЯ

про серію подарункових видань

"Книга від Президента України

  1.               "Книга від Президента: України" є серією подарункових раритетних видань.
  2.               У зазначеній серії видаються кращі твори, що є надбанням національної культури, літератури, мистецтва, які увійшли до світової духовної спадщини.
  3.               Перелік книг серії визначається її редакційною колегією, яку за посадою очолює Глава Адміністрації Президента України.

Персональний склад редакційної колегії затверджує Президент України за поданням її голови.

  1. Книги серії вручаються вітчизняним та іноземним державним та громадським діячам, іншим особам, а також установам та організаціям як пам'ятний раритетний подарунок на згадку про Україну, урочисту подію, ювілей тощо.
  2. Книги серії вручає Президент України або від його імені та за його дорученням представники органів державної влади.
  3. Тираж кожної книги становить 1000 примірників. Редакційна колегія в разі потреби може прийняти рішення про видання додаткової  кількості  примірників книги.

Книги  серії є номерними.

 

Глава Адміністрації

Президента України В. Литвин

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

до теми: «Складання та оформлення інструкцій»

ІНСТРУКЦІЯ — це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

  •   такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» тощо;
  •   посадові.

Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату А4.

 

Зразок інструкції:

 

Акціонерне товариство «Аско»

2542211, м. Київ, вул. Тимошенка, 2

тел. 419-39-67,

факс 41-247-84

 

 

  1.                                                                                                                   № 3847/389

 

 

Обласним філіям акціонерного товариства «Аско»

 

І Н С Т Р У К Ц І Я

про порядок прийому,
використання приватизаційних сертифікатів
і виплати дивідендів акціонерам

 

 

Згідно з чинним законодавством та у зв’язку із введенням Кабінетом Міністрів України Декрету «Про систему приватизації державного майна» АТ «Аско» встановлює такий порядок використання приватизаційних сертифікатів і виплату дивідендів акціонерам:

  1.               Філії, які належать АТ «Аско», можуть приймати сертифікати від населення України з метою реального використання.
  2.               Згідно з постановою АТ «Аско», обласні приватизаційні центри повинні вчасно виплачувати акціонерам дивіденди.
  3.               Кожен акціонер, вклавши приватизаційний сертифікат у розвиток будь-якого промислового підприємства, стає частково його власником.

 

 

Голова АТ «Аско» І.Б Хмара

 

РЕКВІЗИТИ ІНСТРУКЦІЇ:

  1. назва виду документа (інструкція, посадова інструкція);
  2. ата (зазначають дату підписання);
  3. індекс;

14 місце складання чи видання;

17 гриф затвердження;

19 заголовок до тексту (має чітко визначати коло питань, об'єктів та осіб, на які поширюються вимоги інструкції, й може входити в назву виду документа, наприклад, «посадова інструкція інспектору з обліку й реєстрації листів громадян», «ІНСТРУКЦІЯ 3 діловодства»;

21 текст;

  • позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);

23 підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);

  1. гриф погодження (оформляють у разі потреби);
  2. візи (оформляють у разі потреби);

28 позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групують за розділами, кожний з яких має становити завершену частину документа. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки інструкція – це документ, що призначається для постійного користування), директивного характеру, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається» тощо.

Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи.

У комплексі організаційних документів підприємств (організацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником.

Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов'язково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов'язково мають бути такі розділи:

  1. Загальні положення (Зазначають сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника, коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі.)
  1. Функції
  1. Посадові обов'язки
  2. Права
  1. Відповідальність.

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у котрому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв'язків, порядок подання звітної інформації тощо).

Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

«Складання та оформлення правил»

ПРАВИЛА — це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.

За формою й змістом правила подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила  оформлення вихідних документів»,   «Правила обліку й реєстрації листів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках формату А4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

РЕКВІЗИТИ ПРАВИЛ:

10 — назва виду документа (правила);

11 — дата;

12 — індекс;

14 — місце видання;

17 — гриф затвердження;

19 — заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа);

21 — текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів);

23 — підпис;

24 — гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому примірнику);

25 — візи (оформляють у разі потреби на другому примірнику);

28 — позначка про виконавця (оформляють у разі потреби на другому примірнику).

Правила обов'язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів.

Так, «Правила внутрішнього трудового розпорядку» мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, правильну організацію праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов'язкові для виконання всіма працівниками підприємства.

Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається художнє оформлення їх.

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА

до теми: «Складання та оформлення статуту»

СТАТУТ - це юридичний акт, яким оформляється утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначаються їхня структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, фірмами чи фізичними особами тощо.

Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів [для товариств з обмеженою відповідальністю (ТОВ), приватних (ПП) і малих (МП) підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті], де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси. Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.

Статути бувають типові (розробляються для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкретизацією їх).

Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.

Розглянемо статут суб'єкта підприємницької діяльності.

РЕКВІЗИТИ СТАТУТУ:

  • назва товариства (може поєднуватися з назвою виду документа);
  • назва виду документа (СТАТУТ);
  • гриф затвердження;
  • позначка про реєстрацію;
  • місце складання чи видання, рік.

Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окремому аркуші паперу — титульній сторінці.

На подальших аркушах оформляють текст статуту, який може такі розділи:

1. Загальні положення;

2. Цілі й предмет діяльності;

3. Фонди товариства;

4. Зовнішньоекономічна діяльність;

5. Права та обов'язки засновників;

6. Порядок розподілу прибутків і відшкодування збитків Товариства;

7. Майно товариства;

8. Форс-мажор;

9. Зміни законодавства;

10. Органи управління товариства;

11. Реорганізація та ліквідація товариства;

12. Набуття Статутом чинності, зміни й доповнення до Статуту та ін.

Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби в нього слід уносити доповнення та зміни. Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чин ним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.

Статути оформляють на аркушах паперу формату А4 друкарським способом.

Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками.

Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, державним контролюючим органам, представникам судових і слідчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.

Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, що створюються на підприємствах.

 

КАРТКА-ЗАВДАННЯ

до теми «Складання та оформлення положень»

Виконати завдання за поданим зразком.

НАЦІОНАЛЬНЕ КОСМІЧНЕ

АГЕНТСТВО УКРАЇНИ

 

УКРАЇНСЬКИЙ
ІНСТИТУТ КОСМІЧНИХ ДОСЛІДЖЕНЬ

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

 

«  10  »   травня 2000 р.    04

 

м. Дніпропетровськ

 

Про секретний архівний відділ

 

  1. Секретний архівний відділ створено відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» з метою тимчасового зберігання документів особливої важливості, таємних і цілком таємних (далі – «секретні документи») та документів довгострокового (10 і більше років) практичного значення, для їх обліку, використання в службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.
  2. У своїй роботі секретний архівний відділ взаємодіє з режимно-секретним відділом інституту (далі – «РСВ»).
  1. У своїй діяльності секретний архівний відділ керується Конституцією України, законами України, актами Президента України й Кабінету Міністрів України, цим Положенням та іншими нормативними актами й рекомендаціями Національного космічного агентства України, Державного комітету архівів України (Держкомархівів) і Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації (Держкомсекретів).
  2. Роботу секретного архівного відділу контролює директор інституту та РСВ. Контролю з боку РСВ підлягають:
  • умови зберігання документів, у тому числі під час їх вимушеної евакуації;
  • додержання секретним архівним відділом установленого чинним законодавством порядку доступу до документів усіх ступенів секретності;
  • умови роботи виконавців із секретними документами;
  • порядок виготовлення копій та витягів із секретних документів;
  • забезпечення персональної відповідальності працівників секретного архівного відділу за документи, які за ними числяться;
  • організація та проведення робіт, пов'язаних із перевіркою наявності документів, їх мікрофільмуванням, розмноженням і знищенням.

5 Науково-методичне керівництво роботою секретного архівного відділу інституту здійснюють відповідні державні архівні установи – Державний комітет архівів України, Дніпропетровський обласний державний архів.

  1.   Секретний архівний відділ працює за річним планом, що затверджується директором інституту, й звітує перед ним про виконану роботу.
  2.   Коло обов'язків працівників секретного архівного відділу визначається їхніми посадовими інструкціями.
  3.   До основних завдань секретного архівного відділу належать:
  • прийняття від РСВ інституту та зберігання секретних документів на носіях інформації різних видів;
  • здійснення контролю за станом зберігання й правильністю оформлення в РСВ секретних документів, які підлягають архівному зберіганню;
  • участь у складанні номенклатури секретних справ інституту;
  • перевірка відповідності формування секретних документів у справи затвердженій номенклатурі секретних справ;
  • проведення разом з експертною комісією (ЕК), РСВ та іншими спеціалістами інституту експертизи цінності секретних документів, що зберігаються в РСВ;
  • складання й подання на розгляд ЕК інституту описів секретних документів Національного архівного фонду та актів про відбір для знищення секретних документів, не віднесених до Національного архівного фонду;
  • створення та вдосконалення обліково-довідкового апарату до секретних архівних документів;
  • організація використання секретних документів, видавання з додержанням вимог Закону України «Про державну таємницю» архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;
  • підготування й передавання секретних документів до відповідної державної архівної установи;
  • участь у заходах із підвищення фахової кваліфікації працівників інституту, які відповідають за роботу із секретними документами;
  • організація роботи з перегляду грифів секретності на секретних документах, що зберігаються.

9 Для виконання покладених на секретний архівний відділ завдань йому надаються такі права:

  • вимагати від РСВ інституту передавання на зберігання секретних документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами та інструкціями;
  • повертати РСВ інституту на доопрацювання секретні документи, оформлені з порушенням установлених вимог;
  • давати РСВ, структурним підрозділам інституту рекомендації з питань, що входять у компетенцію секретного архівного відділу;
  • одержувати від РСВ, структурних підрозділів інституту відомості, необхідні для роботи;
  • інформувати керівництво інституту про стан роботи із секретними документами та подавати пропозиції щодо її поліпшення;
  • брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в інституті, в разі розгляду на них питань про роботу із секретними документами.

10 Секретний архівний відділ комплектується спеціалістами, яким надано допуск до державної таємниці зі ступенем секретності «цілком таємно», «таємно», якщо за характером виконуваних робіт не вимагається допуску до державної таємниці зі ступенем секретності «особлива важливість», і які мають відповідні ділові якості, необхідні знання й досвід і здатні виконувати обов'язки, покладені на них згідно з цим Положенням.

Начальника секретного архівного відділу призначає на посаду й звільняє з посади директор інституту.

11 Працівник секретного архівного відділу, котрий не вжив передбачених чинним законодавством заходів з дотримання правил роботи із секретними документами, що призвело до розголошення державної таємниці, порушень режиму секретності, псування, знищення документів архівного фонду або документів, які підлягають внесенню до нього, а також до економічних збитків, зачіпання прав і законних інтересів працівників інституту, несе відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.

12 До документів секретного архівного відділу належать:

  • відпрацьовані в поточному діловодстві секретні документи на паперовій основі постійного та довгострокового (10 і більше років) зберігання, створені в структурних підрозділах інституту;
  • секретні науково-технічні, кіно-, фото-, фо-но-, відео- й машиноорієнтовані документи, створені в інституті або одержані ним на законних підставах;
  • секретні особові документи працівників інституту ;
  • секретні документи на різних носіях інформації підприємств, установ, організацій, які ліквідовано;
  • друковані видання, що доповнюють архівні документи й необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи секретного архівного відділу;
  • довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

13 Секретні документи на кожному з видів носіїв інформації мають зберігатися в секретному архівному відділі окремо.

14 Секретні документи на паперовій основі передаються з РСВ інституту до секретного архівного відділу через два роки після завершення роботи з ними в упорядкованому стані за формами описів справ, установленими Держкомсекретів і Держкомархівів України.

Секретні науково-технічні, кіно-, фото-, фо-но-, відео- й машиноорієнтовані документи передаються до секретного архівного відділу в порядку, встановленому чинними державними стандартами України, інструкціями Держкомсекретів і Держкомархівів України.

15 Граничні терміни тимчасового зберігання секретних документів різних видів у секретному архівному підрозділі інституту визначено Типовим положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи, організації, затвердженим наказом Головархівів України.

 

 

Начальник секретного

архівного відділу (підпис)                                  В. К. Писаний

 

 

КАРТКА-ЗАВДАННЯ

до теми «Складання та оформлення інструкцій»

Виконати завдання з кутовим розташуванням реквізитів.

Акціонерне товариство «Аско» 2542211, м. Київ, вул. Тимошенка, 2 тел. 419-39-67, факс 41-247-84. № 3847/389. Обласним філіям акціонерного товариства «Аско». Інструкція про порядок прийому, використання приватизаційних сертифікатів і виплати дивідендів акціонерам. Згідно з чинним законодавством та у зв’язку із введенням Кабінетом Міністрів України Декрету «Про систему приватизації державного майна» АТ «Аско» встановлює такий порядок використання приватизаційних сертифікатів і виплату дивідендів акціонерам: 1. Філії, які належать АТ «Аско», можуть приймати сертифікати від населення України з метою реального використання. 2. Згідно з постановою АТ «Аско», обласні приватизаційні центри повинні вчасно виплачувати акціонерам дивіденди. 3. Кожен акціонер, вклавши приватизаційний сертифікат у розвиток будь-якого промислового підприємства, стає частково його власником. Голова АТ «Аско» І.Б Хмара.

 

Надрукувати інструкцію належним чином розмістивши текст.

Посадова інструкція. Секретар-друкарка відділу. 1. Загальна частина. 1.1 Секретар-друкарка – технічний працівник керівника підрозділу, виконуючий функцію документаційного забезпечення у відділі. 1.2 Секретар-друкарка підпорядковується керівнику підрозділу, завідуючому канцелярією. 1.3 На посаду секретар-друкарки відділу призначають осіб, які закінчили спеціальні курси машинопису по встановленій програмі, мають індивідуальну підготовку по документаційному забезпеченню. 1.4 Секретар-друкарка відділу призначається і звільняється з даної посади директором підприємства по представленню керівника відділу і за згодою завідуючого канцелярії. 1.5 Секретар-друкарка відділу в своїй діяльності керується: Правилами внутрішнього розпорядку; Інструкцією по документаційному забезпеченню; даною інструкцією; наказами і розпорядженнями директора підприємства; розпорядженнями керівника відділу і завідуючого канцелярією. 2. Основні завдання і обов’язки. 2.1 Основні завдання секретар-друкарки відділу: Надання технічної допомоги керівнику відділу в процесі його адміністративної діяльності, направленої на керівництво підрозділом, і документацій не забезпечення в підрозділі. 3. Для виконання даних завдань секретар-друкарка відділу зобов’язана: забезпечити робоче місце керівника канцелярським приладдям, перевіряти справність засобів оргтехніки; організовувати телефонні переговори керівника, виклик працівників на нараду і доповіді; записувати зміст телефонних переговорів під час відсутності керівника і доповідати про їх сутність; приймати кореспонденцію, яка надходить і передавати на доповідь керівнику; передавати кореспонденцію з резолюцією керівника виконавцям; вести контроль за строками виконання документів в відділі і доповідати керівнику про затримку виконання;приймати від робітників відділу виконанні, відповідні, ініціативні документи, передавати їх на підпис і розгляд керівнику; реєструвати і направляти в канцелярію вихідну з відділу кореспонденцію; давати довідки в усній формі по документах, які приходять через відділ; систематизувати і зберігати довідки, протоколи засідань, інформацію, переписку і інші матеріали згідно з номенклатурою справ; формувати справи, складати описи справ і здавати їх в архів підприємства; друкувати різні матеріали за вказівкою керівника; приймати від виконавців документи до друку і на розмноження й  направляти їх в машинописне бюро і ротаторну; забезпечувати робітників відділу канцелярським приладдям. 4. Права. 4.1 Секретар-друкарка відділу не має права: викликати співробітників відділу при затримці ними виконання документів і вимагати від них пояснень; не приймати для доповіді керівнику відділу, а також для відправки і направлення в машбюро документацію, яка не відповідає вимогам інструкції по документаційному забезпеченню на підприємстві. 5. Відповідальність. 5.1 Секретар-друкарка відділу згідно з діючим законодавством несе відповідальність за невиконання обов’язків, передбачених правовими актами і даною інструкцією.

 

Оформити документ з повздовжнім розташуванням реквізитів.

Національне космічне агентство України український інститут космічних досліджень. Затверджую Директор С. П. Мовчан 17 травня 2000 р. Інструкція про порядок відбирання й передавання секретних документів на архівне зберігання 16 травня 2000 р. м. Дніпропетровськ № 09 1. Вимоги до порядку архівного зберігання секретних документів: 1.1 Відпрацьовані в діловодстві секретні документи й справи постійного та довгострокового (10 і більше років) зберігання перебувають у режимно-секретному відділі (РСВ) інституту протягом двох років, а потім передаються до секретного архівного відділу за описами справ. Терміни зберігання документів у секретному архівному відділі визначаються Типовим та відомчими переліками документів, затвердженими Державним комітетом архівів України (Держкомархівів) та відповідними центральними органами державної виконавчої влади. 1.2 Облік, зберігання й використання документів у секретному архівному відділі здійснюються відповідно до Правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій, затверджених Держкомархівів, цієї Інструкції та інших нормативних актів із питань архівної справи та охорони державної таємниці. 1.3 Основними обліковими документами в секретному архівному відділі є: книга обліку надходження та вибуття секретних документів; описи справ і документів; книга обліку надходження та вибуття страхового фонду й фонду використання; список фондів; листок фонду; картки фонду за формами СА1–СА5, СА10–СА13.

Крім того, до справ постійного й довгострокового зберігання вносяться засвідчувальний аркуш та внутрішній опис. За кожним фондом ведеться окрема справа.

1.4 На випадки стихійного лиха, аварійних ситуацій тощо секретний архівний відділ розробляє необхідні заходи. 1.5 Секретні документи, що зберігаються в секретному архівному відділі, видаються виконавцям для тимчасового користування тільки в приміщенні секретного архівного відділу на замовлення за формою СА6, що підписані керівником відповідного відділу інституту (для документів особливої важливості – директором інституту) й погоджені керівником РСВ або його заступником.

Цілком таємні й таємні документи видаються на робочі місця на замовлення через працівників РСВ.

Документи особливої важливості на робочі місця виконавцям не видаються.

Видача цілком таємних і таємних документів із секретного архівного відділу фіксується в книзі видачі справ за формою СА7. Одержані із секретного архівного відділу в тимчасове користування документи беруться на облік у РСВ, про що робиться запис у відповідному журналі справ за формою СА8.

1.6 Перевірка наявності секретних документів, і справ у секретному архівному відділі здійснюється не рідше ніж раз на два роки. 1.7 Розсекречування або зміна грифу секретності документів і справ, що зберігаються в секретному архівному відділі, проводиться відповідно до Закону України «Про державну таємницю» та нормативних актів Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації (Держкомсекретів). 1.8 Документи особливої важливості до державних архівних установ не передаються до закінчення терміну обмеження їх використання згідно із Законом України «Про державну таємницю». Після закінчення зазначеного терміну документи розсекречуються або їхній гриф секретності знижується в установленому порядку, й вони передаються до державних архівних установ. 2. Підготування секретних документів до передавання на архівне зберігання 2.1 Підготування секретних документів до передавання на архівне зберігання полягає в: - організації й проведенні експертизи цінності документів; - складанні й оформленні описів справ та актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню; - створенні науково-довідкового апарату; - оформленні справ. 2.2 Експертиза цінності секретних документів і справ проводиться згідно з Положенням про принципи й критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій із питань віднесення документів до складу Національного архівного фонду, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України 00.00.0000 р. № 000 та цією Інструкцією. 2.3 Всі члени експертної комісії (ЕК) мають бути безпосередньо причетними до питань і документів, що розглядаються на засіданнях комісії, й мати допуск до державної таємниці відповідної форми. 2.4 Експертиза цінності секретних документів проводиться кожного року після завершення його під безпосереднім керівництвом секретного архівного відділу та РСВ інституту. За підсумками експертизи цінності документів уносяться зміни до номенклатури секретних справ інституту. 2.5 Під час проведення експертизи цінності секретних документів у РСВ інституту здійснюються: відбір документів постійного й довгострокового зберігання для передавання до секретного архівного відділу; відбір документів тимчасового зберігання, що підлягають зберіганню в РСВ інституту; відбір для знищення секретних справ і документів тимчасового зберігання за попередні роки, терміни зберігання яких закінчилися.

Водночас із цим перевіряються: якість і повнота чинної номенклатури секретних справ інституту; правильність визначення термінів зберігання справ, заведених відповідно до затвердженої номенклатури справ; додержання встановленого порядку оформлення документів і формування їх у справи. Експерти зобов'язані також звертати увагу на відповідність грифів секретності документів відомостям, які містяться в них, і в разі потреби вносити пропозиції щодо зміни грифів. 2.6 Відбір секретних документів для подальшого зберігання, а також документів для знищення здійснюється на підставі затверджених номенклатур справ, картотек (журналів) обліку документів та інших форм обліку переглядом кожного аркуша справ. Експертиза цінності документів переглядом тільки їхніх заголовків категорично забороняється. 2.7 До проведення експертизи цінності всі секретні документи мають бути виконані, сформовані у справи, а картки (журнали) обліку секретних документів за відповідний період відпрацьовані. 2.8 Під час перегляду аркушів справ постійного зберігання вилучаються дублікати документів, чернетки, документи тимчасового зберігання, а також такі, що не відповідають змісту справи, яку відібрано для зберігання. 2.9 Водночас із відбором секретних справ постійного та довгострокового зберігання для передавання до секретного архівного підрозділу в РСВ інституту відбираються справи й документи, терміни Зберігання яких закінчилися. При цьому враховуються такі позначки в переліку документів або номенклатурі справ, як «ЕПК» (Експертно-перевірна комісія), «Доки не мине потреба», «За умови проведення ревізії», «До заміни новими» тощо. 2.10 Під час проведення експертизи виявляються особливо цінні секретні документи на підставі правил і рекомендацій, розроблених Держкомархівом. 2.11 Під час проведення експертизи цінності надто великих і складних за змістом комплексів справ на кожну справу, відібрану для постійного зберігання, складається робоча картка за формою СА9, в якій мають зазначатися назва структурного підрозділу, обліковий номер справи за журналом, граничні дати документів у справі, заголовок справи, кількість аркушів у справі.

Якщо у справу постійного зберігання підшиті, документи тимчасового зберігання, то в картках зазначаються номери аркушів документів постійного зберігання та їх загальна кількість у справі. В разі неправильного вміщення документа у справу на нього слід завести окрему картку для подальшого визначення місця зберігання цього документа.

На особливо цінні документи складаються окремі картки. 3. Складання й оформлення описів справ, а також актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню 3.1 Результати експертизи цінності секретних документів оформляються у вигляді описів справ постійного й довгострокового зберігання, описів особливо цінних справ, а також актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню. 3.2 Описи справ за формами СА10—СА12 складаються відповідно до вимог правил роботи архівного відділу інституту. Зокрема, слід ураховувати таке: - описи справ постійного й довгострокового зберігання складаються окремо; - розділи опису справ формуються за роками, а всередині – за відділами інституту; - заголовки справ уносяться до опису в тій послідовності, в якій їх розміщено в номенклатурі справ; - науково-дослідна, проектна, конструкторська, геологічна, медична та інша спеціальна документація включається в окремі описи справ відповідно до схеми, погодженої з Держкомархівів; - кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером; - якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером. Якщо до опису вносяться підряд справи з однаковими заголовками, то наводиться повний заголовок першої справи, а решта справ позначається словами «те саме»; при цьому інші відомості про справи подаються в описі в повному викладі, наприклад: «те саме, т. 3, за жовтень-грудень, 150 арк.». На початку нового аркуша опису заголовок відтворюється повністю. Графи опису заповнюються в точній відповідності з відомостями, що винесені на обкладинку (титул) справи; - нумерація справ у описі – наскрізна, тобто порядковий номер першої справи в новому річному розділі зведеного опису має йти за номером останньої справи попереднього річного розділу; - справи, в яких містяться документи за кілька років (перехідні справи), включаються в розділ опису за роком їх заведення без зазначення кількості аркушів. У наступних розділах описів указується заголовок справи (у відповідному підрозділі) без зазначення порядкового номера, а в графі «Примітка» робиться позначка «Див. спр. №...» Після закриття справи й передавання її до секретного архівного відділу в описі проставляється кількість аркушів справи (в розділі, де її обліковано) ; - в кінці розділу опису робиться підсумковий запис, в якому зазначаються (цифрами й словами) кількість справ, що числяться в даному розділі, перший та останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації, справ у описі (літерні або пропущені номери справ); - на страхові копії складається окремий опис за формою СА13, затвердженою Держкомархівів, у якому мають бути річні розділи з укладеними в них підсумковими записами про кількість одиниць обліку, що входять до кожного розділу, та кіль кість справ, скопійованих за рік. У підсумковому записі зазначається також (у разі зміни обсягів) зростаючий підсумок – загальна кількість виготовлених і скопійованих справ; - гриф секретності описів та їхніх розділів має відповідати ступеню секретності відомостей, що містяться в них. 3.3 Описи (їхні розділи) справ постійного зберігання, а також описи страхового фонду складаються в чотирьох примірниках, підписуються укладачами із зазначенням їхніх посад і дат складання, погоджуються з керівниками РСВ і секретного архівного відділу, розглядаються та схвалюються ЕК інституту й подаються на затвердження ЕПК Держкомархівів.

До першого річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання інститутом складається передмова й у разі потреби – покажчики, зміст, список скорочень. Необхідність і порядок складання науково-довідкового апарату описів визначаються Держкомархівів. 3.4 Описи (їхні розділи) справ довгострокового зберігання складаються у двох примірниках, підписуються укладачами із зазначенням посад, які вони обіймають, і затверджуються ЕК інституту. 3.5 Після затвердження річних розділів зведених описів справ постійного зберігання складається акт про відбір справ для знищення за відповідний період.

Акти на справи й документи складаються працівниками РСВ, розглядаються водночас із описами справ на засіданні ЕК і затверджуються директором інституту.

В секретному архівному відділі акти про відбір справ для знищення складаються його працівниками, погоджуються з відповідними ЕК і затверджуються директором інституту. 4. Оформлення секретних справ 4.1 Завершені справи постійного й довгострокового зберігання під час підготування їх до передавання в секретний архівний відділ оформляються співробітниками РСВ, які з ними працювали. В разі потреби до цієї роботи залучаються працівники відповідних відділів, які мають доступ до документів, і виконують її за методичної допомоги й під контролем спеціалістів секретного архівного відділу.

Справи постійного й довгострокового зберігання мають бути оформлені відповідно до вимог правил роботи архівного відділу інституту: підшиті або оправлені, аркуші пронумеровані, на початку містити внутрішній опис, а в кінці – засвідчувальний аркуш. 4.2 Вилучення окремих секретних документів зі справ (дублікатів, документів тимчасового зберігання тощо) та остаточне оформлення справ здійснюються перед затвердженням описів справ за відповідний період. При цьому: - вилучені зі справ секретні документи вміщуються в теки з клапанами для подальшого внесення в акти про відбір для знищення або підшиваються до відповідної справи; - у внутрішніх описах документів справ навпроти позиції вилученого документа робиться позначка про його місцезнаходження (проставляються номер і дата складання акта про знищення), що засвідчується підписами двох працівників РСВ; - особливо цінні секретні документи забороняється вміщувати в конверти, які підшиваються у справи. 5. Передавання секретних документів і справ на архівне зберігання 5.1 Секретні документи та справи, які були створені в процесі діяльності інституту й попередньою експертизою визнані такими, що мають наукову, історико-культурну, практичну цінність, включаються до складу Національного архівного фонду України. Ці документи, незалежно від належності, часу створення, місця зберігання, техніки й способу закріплення інформації, підлягають передаванню до Центрального архіву України. 5.2 Секретні справи постійного й довгострокового зберігання, а також матеріали страхового фонду передаються до секретного архівного відділу інституту тільки за описами справ. 5.3 Страхові копії фонду зберігання, мікрофільми або мікрофіші фонду користування особливо цінними документами передаються на архівне зберігання водночас з оригіналами відповідних документів у порядку, визначеному Держкомархівів. 5.4 Секретні справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаванню до секретного архівного відділу не підлягають; вони зберігаються в РСВ, і після закінчення термінів зберігання знищуються в установленому порядку. Як виняток, а також коли є можливість, за рішенням керівництва інституту такі справи можуть передаватися на зберігання до секретного архівного відділу.

Передавання справ тимчасового зберігання з РСВ до секретного архівного відділу здійснюється згідно з номенклатурою секретних справ за рік та оформляється актом про Здавання-приймання. В акті зазначаються облікові номери справ за номенклатурою, кількість аркушів кожної справи, загальна кількість справ, що передаються, обліковий номер номенклатури справ за описом відповідного року. Акт підписується представником РСВ та працівником секретного архівного відділу, які безпосередньо здійснювали приймання-передавання справ, погоджується керівником секретного архівного підрозділу й затверджується керівником РСВ. На справи особливої важливості тимчасового зберігання складається опис, за формою аналогічний опису справ довгострокового зберігання.

Справи тимчасового зберігання передаються до секретного архівного підрозділу в тому вигляді, в якому їх було оформлено в поточному діловодстві. 5.5 Під час приймання до секретного архівного відділу секретних справ перевіряється відповідність облікових номерів, заголовків, кількості аркушів у справах аналогічним даним, зазначеним в описі. При цьому на першому примірникові опису навпроти кожної справи, внесеної до нього, на полі для підшивання робиться позначка «V».

Під час приймання страхових копій перевіряється кількість кадрів, склеювань, відповідність кількості й облікових номерів мікрофільмів (мікрофіш) записам в описі.

У разі виявлення розходжень записів у описі з фактичними реквізитами справи, мікрофільму (мікрофіші) в опис уносяться відповідні зміни, які в графі «Примітка» під словами «Виправленому вірити» засвідчуються підписами осіб, котрі здають та приймають справи, й датою внесення змін.

У разі невиявлення справ, аркушів у справах, окремих мікрофільмів (мікрофіш) про це негайно повідомляють керівникові РСВ для вжиття заходів для їх розшуку.

Всі недоліки у формуванні та оформленні справ, виявлені під час їх передавання до секретного архівного підрозділу, усуваються працівниками РСВ – здавача документів.

В кінці кожного примірника опису зазначаються цифрами й словами кількість справ, мікрофільмів (мікрофіш), фактично прийнятих до секретного архівного підрозділу, номери справ, що не передані, дата приймання-передавання. Кожний примірник опису підписується особами, які здали та прийняли справи. Справи, залишені в РСВ для подальшої роботи (перехідні, пов'язані з виробничою необхідністю тощо), оформляються актом про видачу справ у тимчасове користування за формою СА14 , затвердженою Держкомархівів. 5.6 Приймання-передавання секретних справ здійснюється в приміщенні РСВ. Прийняті секретні справи, мікрофільми (мікрофіші) пакуються в тару, яка опечатується працівником секретного архівного підрозділу й доставляється до секретного архівного відділу працівники РСВ у супроводі працівника секретного архівного відділу.

Документи особливої важливості вміщуються в конверти, теки, картонажі або в іншу упаковку, опечатану особистою печаткою директора інституту або виконавця, який безпосередньо причетний до цих документів. На упаковці цих документів мають бути попереджувальні написи із зазначенням посад і прізвищ осіб, які мають право її розкрити, номери особистих печаток цих осіб, облікові номери документів.

Якщо справи, які підлягають передаванню до секретного архівного відділу, великі за обсягом, тоді дозволяється приймати їх з оформленням секретним архівним відділом разової розписки. Начальник архівного відділу В. К. Писаний. Погоджено начальник режимно-секретного відділу К. Н. Негнибіда 16.05.2000.

 

 

КАРТКА-ЗАВДАННЯ

до теми: «Складання та оформлення правил»

 

Виконати завдання за поданим зразком:

 

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ ПРОМИСЛОВОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

 

ПЕРШИЙ МАШИНОБУДІВНИЙ ЗАВОД

 

 

 

 

ПРАВИЛА ВНУТРІШНЬОГО ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ

 

25 квітня 2000р.  №9

 

Київ

  1.    Загальні положення

Згідно зі статтею 43 Конституції України кожен громадянин має право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку він погоджується.

Держава створює умови для повного здійснення громадянами права на працю, гарантує рівні можливості у виборі професії та роду трудової діяльності, реалізує програми професійно-технічного навчання, підготовки й перепідготовки кадрів.

Правила внутрішнього трудового розпорядку мають на меті зміцнення трудової та виконавчої дисципліни, правильну організацію праці, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці.

Кожен має право на належні безпечні й здорові умови праці, на заробітну плату, не нижчу визначеної законом. Громадянам гарантується захист від незаконного звільнення.

 

  1.    Порядок прийняття та звільнення робітників і службовців.

Прийняття на роботу здійснюється на конкурсній основі, якщо інше не встановлено чинним законодавством України.

Прийняття, переведення та звільнення з роботи оформляються наказом по заводу.

Укладаючи трудовий договір, адміністрація повинна вимагати від особи, яка влаштовується на роботу:

  • трудову книжку;
  • паспорт;
  • військовий квиток (у військовозобов’язаних).

У разі прийняття на роботу, що потребує спеціальних знань, адміністрація має право вимагати від працівника диплом або інший документ про закінчення вищого, середнього спеціального або професійно-технічного закладу освіти.

Трудовий договір вважається укладеним і тоді, коли наказ своєчасно не було виконано, але працівника фактично було допущено до роботи.

У разі прийняття на роботу, переведення на іншу роботу адміністрація зобов’язана роз’яснити працівникові його права та обов’язки й поінформувати під розписку про умови праці, ознайомити з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, посадовою інструкцією, надати працівникові робоче місце, провести з ним інструктаж із техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці й протипожежної охорони.

Особам, які вперше стають до роботи, не пізніше ніж у тижневий термін від дня прийняття на роботу виписується трудова книжка.

Трудовий договір може бути припинено тільки на підставах, передбачених чинним законодавством України. Працівник має право розірвати трудовий договір зі своєї ініціативи, письмово попередивши про це адміністрацію заводу за два тижні. Після закінчення цього терміну працівник має права затримувати розрахунок і звільнення видати йому належно оформлену трудову книжку й провести з ним повний розрахунок. За домовленістю між працівником та адміністрацією трудовий договір може бути припинено до закінчення терміну попередження про звільнення.

Причина звільнення має бути зазначена в точній відповідальності з формулюванням чинного трудового законодавства із посиленням на статтю (пункт) Кодексу законів про працю України.

Розірвання трудового договору з ініціативи адміністрації не допускається без попередньої згоди профспілкового комітету, за винятком випадків, передбачених чинним законодавством України. Днем звільнення вважається останній день роботи.

 

  1.    Основні обов'язки робітників і службовців

До основних обов'язків працівників належать:

чесна й сумлінна праця, дотримання дисципліни праці;

постійне вдосконалення організації своєї праці й підвищення професійної кваліфікації;

дотримання правил техніки безпеки, охорони праці й протипожежної безпеки;

утримання в чистоті й порядку свого робочого місця, а також дотримання чистоти на території заводу;

своєчасне та якісне виконання розпоряджень безпосереднього керівництва й адміністрації заводу.

 

  1.    Основні обов'язки адміністрації

Адміністрація зобов'язана:

належним чином організувати роботу працівників, щоб кожен із них працював за фахом і кваліфікацією і мав закріплене за ним робоче місце;

затвердити посадову інструкцію на кожну посаду за штатним розкладом;

забезпечити здорові й безпечні умови праці;

постійно зміцнювати трудову й виконавську дисципліну;

поліпшувати умови праці, неухильно дотримуватися законодавства про працю;

постійно контролювати дотримання працівниками всіх вимог із техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці, протипожежної безпеки;

видавати заробітну плату кожного 1-го та 16-го числа поточного місяця; якщо день виплати заробітної плати збігається з вихідним або святковим днем, то заробітну плату виплачувати напередодні (стаття 115 КЗпП України);

підвищувати роль морального стимулювання праці, заохочувати працівників, забезпечувати поширення передового досвіду роботи;

забезпечувати систематичне підвищення кваліфікації працівників, створювати необхідні умови для суміщення роботи на виробництві з навчанням у закладах освіти;

уважно ставитися до потреб і запитів працівників.

В окремих випадках адміністрація діє разом або за погодженням із профспілковим комітетом заводу.

 

  1.    Робочий час і час відпочинку

Для працівників заводу встановлюється п'ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями – субота й неділя.

Тривалість робочого часу працівників має не перевищувати 40 годин на тиждень.

Напередодні святкових і неробочих днів тривалість роботи працівників скорочується на одну годину (стаття 53 КЗпП України).

Адміністрація зобов'язана організувати облік виходу на роботу.

Робочий день на заводі починається з 9 години, а закінчується – о 18 годині, в п'ятницю – о 16 годині 45 хвилин. Перерва на обід – з 13 години до 13 години 45 хвилин.

Працівникам забороняється залишати робочі місця без дозволу безпосереднього керівника.

Працівник, який з'явився на роботі в нетверезому стані, адміністрацією до роботи не допускається, й цей день вважається прогулом.

У робочий час забороняється відривати працівників від їхньої безпосередньої роботи, змушувати їх виконувати громадські обов'язки чи брати участь у різних заходах, не пов'язаних із виробничою діяльністю.

Черговість надання щорічних відпусток установлюється адміністрацією за погодженням із профспілковим комітетом.

Працівникам надається щорічна відпустка тривалістю 30 календарних днів. Тим працівникам, які мають стаж роботи на цьому заводі понад 10 років, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю до 10 календарних днів.

Працівникам за їхньою заявою може бути надана відпустка без збереження заробітної плати за сімейними обставинами та з інших поважних причин.

Графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше ніж 5 січня поточного року й доводиться до відома всіх працівників Міністерства.

 

  1.    Заохочення за успіхи в роботі

За сумлінне виконання трудових обов'язків, тривалу й бездоганну роботу, новаторство та за інші досягнення в роботі застосовуються такі види заохочення працівників:

оголошення подяки;

преміювання;

нагородження почесною грамотою.

За особливі трудові заслуги працівники представляються у вищі органи виконавчої влади до заохочення, до нагородження орденами, медалями, нагрудними знаками й до присвоєння почесних звань, а також звання найкращого працівника за даною професією.

 

  1.    Стягнення за порушення трудової дисципліни

За порушення трудової дисципліни або невиконання чи неналежне виконання з вини працівника покладених на нього трудових обов'язків накладається дисциплінарне стягнення.

За порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосоване лише одне з таких стягнень:

оголошення догани;

оголошення суворої догани;

звільнення.

Стягнення накладається адміністрацією безпосередньо за фактом проступку, але не пізніше ніж за один місяць із дня його виявлення, не враховуючи часу звільнення працівника від роботи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці.

Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше ніж через шість місяців із дня вчинення проступку.

Під час накладання дисциплінарного стягнення мають ураховуватися тяжкість провини й заподіяна шкода, обставини, за яких учинено проступок, попередні робота й поведінка працівника.

Дисциплінарне стягнення оформляється в наказі (розпорядженні), з яким працівника ознайомлюють під розписку. Наказ (розпорядження) доводиться до відома працівників заводу.

Якщо протягом року з дня накладання дисциплінарного стягнення працівник не мав нових дисциплінарних стягнень, то це дисциплінарне стягнення знімається.

Якщо працівник не допускав нових порушень трудової дисципліни й до того ж виявив сумлінність у роботі, то стягнення може бути зняте достроково.

Протягом строку дисциплінарного стягнення заохочення до працівника не застосовуються.

 

 

Витяг із цих Правил вивішується у вестибюлі на видному місці.

 

 

 

Перший заступник

генерального директора (підпис) С.М.Панібудьласка

 

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання профспілкового комітету 24.04.2000 № 27

 

КАРТКА-ЗАВДАННЯ

до теми «Складання та оформлення статуту»

Оформити статут за поданим зразком:

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держжитлокомунгоспу

України

27.08.2003 N 141

 

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

12 грудня 2003 р.

за N 1155/8476

 

ТИПОВИЙ СТАТУТ

об'єднання співвласників багатоквартирного будинку

 

1. Загальні положення, назва та місцезнаходження об'єднання

 

     1.1. Об'єднання   співвласників   багатоквартирного   будинку (далі - об'єднання, ОСББ) "__________________" створено власниками квартир та/або    приміщень  багатоквартирного     будинку N _____ (далі - житловий      комплекс)  на   вулиці ___________________ в місті _____________ відповідно до Закону України "Про   об'єднання співвласників багатоквартирного  будинку" або шляхом реорганізації житлово-будівельного кооперативу "__________________", створення якого затверджено   рішенням   відповідного    органу    місцевого самоврядування ___________________________________________________ м. _______________ від "___" _________ 20__ року N _____, і є його правонаступником.

 Місцезнаходження об'єднання: Україна, ___________________________

 Назва об'єднання:

 Об'єднання співвласників багатоквартирного будинку "___________".

 

     1.2. Діяльність об'єднання регулюється Законом  України  "Про об'єднання  співвласників  багатоквартирного будинку",  Цивільним, Житловим, Земельним кодексами України, іншими нормативно-правовими актами та цим Статутом.

 

     1.3. Власники  квартир,  житлових  і   нежитлових   приміщень зобов'язані  виконувати  вимоги  чинного  законодавства України та Статуту об'єднання,  який розробляється на підставі цього Типового статуту   і   затверджується  рішенням  установчих  зборів  членів об'єднання.

 

     1.4. Об'єднання є юридичною особою з моменту видачі свідоцтва про  державну  реєстрацію,  має  самостійний  баланс,  рахунки   в банківських  установах,  печатку  з  власним найменуванням та інші необхідні реквізити.

 

     1.5. Об'єднання може здійснювати господарську діяльність  для забезпечення  власних  потреб  безпосередньо  або шляхом укладання договорів з фізичними чи юридичними особами.

 

     1.6. Об'єднання є неприбутковою організацією і не має на меті одержання прибутку для його розподілу між членами об'єднання.

 

     1.7. Об'єднання відповідає за своїми зобов'язаннями коштами і майном  об'єднання,  від  свого  імені набуває майнові і немайнові права та обов'язки,  виступає позивачем та  відповідачем  у  суді.

Об'єднання  не  несе відповідальності за зобов'язання його членів, як  і  члени  не   несуть   відповідальності   за   зобов'язаннями об'єднання.

 

     1.8. Майно об'єднання утворюється з:

     - майна,  переданого  йому членами об'єднання у власність;

     - одержаних доходів;

     - іншого   майна,   набутого  на  підставах,  не  заборонених законом.

 

2. Мета створення, завдання та предмет діяльності об'єднання

 

     2.1. Метою створення об'єднання є забезпечення  захисту  прав його членів,  відповідно до пункту 11.1 цього Типового статуту, та дотримання   ними   обов'язків   щодо   належного   утримання   та використання  неподільного і загального майна житлового комплексу, забезпечення  своєчасного  надходження  коштів  для  сплати   всіх платежів, передбачених законодавством та статутними документами.

     2.2. Завданням та предметом діяльності об'єднання є:

     - належне утримання будинку та прибудинкової території;

     - забезпечення реалізації прав власників приміщень будинку на володіння та користування спільним майном членів об'єднання;

     - забезпечення   сприяння   членам   об'єднання  в  отриманні житлово-комунальних   та   інших   послуг   належної   якості   за обгрунтованими   цінами   та  виконання  ними  своїх  зобов'язань, пов'язаних з діяльністю об'єднання;

     - здійснення   господарської   діяльності   для  забезпечення власних потреб.

 

     2.3. Об'єднання має право,  відповідно  до  законодавства  та Статуту, шляхом скликання загальних зборів:

     - створювати  органи  управління  та   визначати   умови   їх діяльності та оплати;

     - приймати  рішення  щодо  надходження  та   витрати   коштів об'єднання;

     - визначати  порядок  утримання,  експлуатації   та   ремонту неподільного і загального майна відповідно до Статуту;

     - встановлювати   розміри   платежів   і    внесків    членів об'єднання, а також відрахувань до резервного і ремонтного фондів;

     - виключати  зі  свого  складу  членів  об'єднання,  які   не виконують своїх обов'язків;

     - брати на баланс майно об'єднання;

     - для   виконання  статутних  завдань  здійснювати  необхідну господарську діяльність у порядку, визначеному законом.

 

     2.4. Доручати   правлінню  в  межах  повноважень,  визначених статутом:

     - визначати підрядника,  укладати договори про управління  та експлуатацію,  обслуговування  і ремонт майна з будь-якою фізичною або юридичною особою відповідно до статуту та законодавства;

     - здійснювати  контроль  за  своєчасною  сплатою  внесків  та платежів;

     - ініціювати скликання загальних зборів;

     - захищати права,  представляти законні інтереси власників  в органах  виконавчої  влади і органах місцевого самоврядування,  на підприємствах,  в установах та організаціях  незалежно  від  форми власності;

     - за рішенням загальних зборів та згодою власників приміщень, які   не   є  членами  об'єднання,  використовувати  приміщення  в житловому комплексі для потреб органів управління об'єднання.

 

     2.5. Для  забезпечення  виконання  власниками приміщень своїх

обов'язків об'єднання має право:

     - робити членам об'єднання попередження  про  порушення  ними статутних або інших законних вимог і вимагати їх дотримання;

     - вимагати відшкодування збитків,  завданих  неподільному  та загальному  майну  об'єднання з вини власника або інших осіб,  які користуються його власністю;

     - вимагати   своєчасної  та  у  повному  обсязі  сплати  всіх установлених Законом та Статутом  об'єднання  платежів,  зборів  і внесків від власників приміщень, а також відрахувань до резервного і ремонтного фондів;

     - звертатись  до  суду  з  позовом про звернення стягнення на майно  власників  приміщень,  які   відмовляються   відшкодовувати завдані  збитки,  своєчасно  та  у  повному  обсязі сплачувати всі встановлені  законодавством  та  Статутом  об'єднання  платежі   і внески, а також відрахування до резервного і ремонтного фондів;

     - виступати засновником  (учасником)  товариств  з  обмеженою відповідальністю.

 

     2.6. Об'єднання зобов'язане:

     - забезпечувати   належний   санітарний,   протипожежний    і технічний  стан  неподільного  та  загального  майна,  що належить членам об'єднання;

     - звітувати  загальним   зборам   про   виконання   кошторису об'єднання за рік;

     - забезпечувати виконання вимог Статуту об'єднання;

     - виконувати свої договірні зобов'язання;

     - забезпечувати  дотримання інтересів усіх членів об'єднання, асоціації при встановленні умов і порядку володіння,  користування і розпорядження   спільною   власністю,  розподілі  між  членами об'єднання,   асоціації   витрат   на   експлуатацію   та   ремонт неподільного та загального майна;

     - у    випадках,    передбачених   законодавством,   Статутом об'єднання,  - представляти інтереси членів об'єднання, відповідно до наданих повноважень у відносинах з третіми особами.

 

3. Майно об'єднання

 

     3.1. Майно   об'єднання   складається   з   неподільного   та загального майна:

     - неподільне майно - неподільна частина житлового  комплексу, яка  складається  з  частини допоміжних приміщень,  конструктивних елементів будинку,  технічного обладнання, що забезпечують належне функціонування  житлового  будинку.  Неподільне  майно перебуває у спільній  сумісній   власності   співвласників   багатоквартирного будинку. Неподільне майно не підлягає відчуженню;

     - загальне майно -  частина  допоміжних  приміщень  житлового комплексу, що можуть використовуватися згідно з їх призначенням на умовах,  визначених цим статутом (кладові,  гаражі,  в тому  числі підземні, майстерні тощо).

     3.2. Перелік   майна,   що   перебуває  у  спільній  сумісній власності (неподільне майно), права та обов'язки членів об'єднання щодо цього майна

     3.2.1. До неподільного майна належить:

     - частина  допоміжних  приміщень,  конструктивних  елементів, технічного обладнання будинку,  які не можуть  бути  поділені  між власниками  приміщень  будинку  та без яких не може бути належного утримання будинку і прибудинкової території;

     - конструктивні  елементи  будинку  -  частини  споруди,  які забезпечують   її   цілісність   та   необхідні   технічні   умови

функціонування (фундамент,  несучі стіни, міжповерхові перекриття, сходові марші, конструкції даху, покрівля, в'їздна група тощо);

     - технічне  обладнання  будинку  -  інженерні  комунікації та технічні пристрої,  які забезпечують санітарно-гігієнічні умови та безпечну  експлуатацію  квартир (загальні будинкові мережі тепло-, водо-,  газо-,  електропостачання,  бойлерні та елеваторні  вузли, обладнання  протипожежної  безпеки,  вентиляційні канали та канали для димовидалення,    ліфти,    центральні    розподільчі     щити електропостачання,  а  також  елементи  благоустрою  прибудинкової території).

     3.2.2. Члени об'єднання  приймають  рішення  щодо  управління

неподільним   майном   будинку.   Частка   в   загальному   обсязі обов'язкових платежів на утримання  і  ремонт  неподільного  майна будинку  встановлюється пропорційно до загальної площі житлових та нежитлових приміщень,  що перебувають  у  власності  фізичних  або юридичних осіб.

     3.2.3. Співвласник, який завдав збитків майну, що перебуває у спільній власності, зобов'язаний відшкодувати їх у повному обсязі.

 

     3.3. Перелік  майна,  яке  перебуває  у  спільній   частковій власності  (загальне майно),  права та обов'язки членів об'єднання щодо цього майна

     3.3.1. Загальне   майно   -   частина   допоміжних  приміщень житлового комплексу,  що  можуть  використовуватися  згідно  з  їх призначенням  на  умовах,  визначених  у  цьому  статуті (кладові, гаражі, в тому числі підземні, майстерні тощо).

     3.3.2. Неподільне   майно   -  неподільна  частина  житлового комплексу,  яка  складається  з  частини   допоміжних   приміщень, конструктивних  елементів  та  технічного  обладнання будинку,  що забезпечують належне функціонування житлового будинку.

     3.3.3. Члени  об'єднання  приймають  рішення  щодо управління загальним майном та зобов'язані брати участь в його утриманні.

     3.3.4. Частка  в  загальному  обсязі обов'язкових платежів на утримання і ремонт загального майна встановлюється пропорційно  до загальної площі житлових та нежитлових приміщень, що перебувають у власності фізичних або юридичних осіб.

 

4. Порядок та умови укладення договорів між об'єднанням та кожним власником квартири, приміщення

 

     4.1. У  разі  прийняття  на  власний баланс об'єднання всього житлового комплексу та  вибору  форми  управління  неподільним  та загальним  майном через статутні органи об'єднання між об'єднанням та  кожним  власником   житлового   чи   нежитлового   приміщення, укладається  договір  на  основі Типового договору,  затвердженого спеціально уповноваженим центральним органом  виконавчої  влади  з питань житлово-комунального господарства.  Договір повинен містити істотні умови, визначені законодавством.

 

     4.2. У разі відмови власника приміщення укладати договір  або сплачувати обов'язкові платежі на утримання та ремонт неподільного майна та відповідної частки загального майна об'єднання має  право звернутися  до  суду для стягнення нарахованих платежів у судовому порядку.

     Право на   звернення  до  суду  виникає  в  об'єднання  через шістдесят днів з дня припинення платежів або відмови  в  укладенні договору.

 

5. Права і обов'язки членів об'єднання

 

     5.1. Член об'єднання має право:

     - брати   участь   в   управлінні   об'єднанням   у  порядку, визначеному     Законом     "Про     об'єднання      співвласників багатоквартирного будинку" і Статутом об'єднання;      - обирати  та  бути  обраним  до  складу  статутних   органів об'єднання;

     - знайомитися з протоколами загальних зборів,  робити  з  них виписки;

     - одержувати   в   установленому   порядку   інформацію   про діяльність об'єднання;

     - вимагати  від  статутних  органів  захисту  своїх  прав  та дотримання членами об'єднання правил добросусідства;

     - вийти в установленому статутом порядку з об'єднання;

     - вимагати  від  Правління  об'єднання  ознайомлення  з усіма фінансовими звітами.

     5.2. Порядок    здійснення   прав   власників   визначається законодавством.  Здійснення прав власника не може порушувати права інших власників.  Спори щодо здійснення прав власників вирішуються за згодою сторін або в судовому порядку.

 

     5.3. Член об'єднання зобов'язаний:

     - виконувати вимоги Статуту об'єднання;

     - виконувати  рішення статутних органів,  прийняті у межах їх повноважень;

     - використовувати  приміщення за призначенням,  дотримуватися правил користування ними;

     - забезпечувати   збереження   приміщень,   брати   участь  у проведенні їх ремонту;

     - забезпечувати  дотримання  вимог житлового і містобудівного законодавства  при  ремонті  чи  реконструкції  приміщень  або  їх частин,  не  допускати  порушення законних прав та інтересів інших власників;

     - додержуватися  Правил  користування  приміщеннями  житлових будинків і прибудинковими  територіями,  затвердженими  постановою Кабінету  Міністрів  України  від  08.10.92  N  572  "Про механізм впровадження Закону України "Про приватизацію державного житлового фонду";

     - своєчасно і в повному обсязі сплачувати належні платежі;

     - відшкодовувати  за  власний  рахунок  і  в  повному  обсязі збитки,  завдані майну інших власників особисто або іншою  особою, що  займає  чи використовує приміщення на законних підставах або з відома власника;

     - виконувати  згідно  з  укладеним  з  об'єднанням  договором власні договірні зобов'язання перед об'єднанням;

     - запобігати   псуванню  неподільного  та  загального  майна, інформувати органи управління об'єднання про пошкодження та  вихід з ладу технічного обладнання;

     - додержуватись чистоти в місцях загального  користування  та тиші в нічний час (з 23 до 7 години).

 

6. Відповідальність за порушення Статуту та рішень статутних органів

 

     6.1. Члени  об'єднання  за  порушення  Статуту  та  законних рішень  статутних  органів несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

 

     6.2. Рішенням  загальних  зборів  членів   об'єднання   може ініціюватися  звернення  до  суду  щодо встановлення матеріального відшкодування   збитків,   завданих   об'єднанню   його   членами, спричинених порушеннями Статуту та рішень статутних органів.

 

     6.3. У  разі  систематичного невиконання положень Статуту та рішень статутних органів член об'єднання може  бути  виключений  з об'єднання за рішенням загальних зборів.

 

7. Порядок внесення змін до Статуту

 

     7.1. Зміни  до  Статуту  об'єднання  вносяться  за  рішенням загальних зборів та прийм