Під грошовими коштами (П(С)БО № 4) розуміють готівку, кошти на рахунках у банках та депозити до запитання. Порядок приймання, зберігання, використання та обліку грошових коштів у касі підприємств і організацій усіх форм власності регламентується Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в України, яке затверджено постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001 р. № 72. Положення регламентує документальне оформлення касових операцій, вимоги до устрою каси на підприємстві, установлення лімітів залишку готівки в касі та інші вимоги до ведення касових операцій. Крім того, готівковий обіг регламентується Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України, яка затверджена Правлінням Національного банку України від 19.02.2001 р. № 69.
Під грошовими коштами (П(С)БО № 4) розуміють готівку, кошти на рахунках у банках та депозити до запитання.
Порядок приймання, зберігання, використання та обліку грошових коштів у касі підприємств і організацій усіх форм власності регламентується Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в України, яке затверджено постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001 р. № 72. Положення регламентує документальне оформлення касових операцій, вимоги до устрою каси на підприємстві, установлення лімітів залишку готівки в касі та інші вимоги до ведення касових операцій. Крім того, готівковий обіг регламентується Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України, яка затверджена Правлінням Національного банку України від 19.02.2001 р. № 69.
Касові операції – це операції, які пов’язані з отриманням готівки в касу та видачею готівки з каси. Кожне підприємство має касу для зберігання готівки та здійснення розрахунків готівкою.
Каса – це по-перше, спеціально обладнане та ізольоване приміщення, яке призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки, по-друге – це, вся сукупність готівки та грошових документів, що є на підприємстві, вона охоплює всі наявні грошові кошти, які знаходяться на певний період часу на підприємстві, як в монетах, так і в паперових грошових знаках.
Посадову матеріально відповідальну особу, яка завідує касою, видачею і прийманням грошей та цінних паперів на підприємстві, називають касиром.
Після видання наказу про призначення відповідного працівника на посаду касира керівник підприємства зобов’язаний під розписку ознайомити його з порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей.
Під час здійснення операцій двері до приміщення каси мають бути замкнуті зсередини. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється.
Вся готівка повинна зберігатись у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках – у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опломбовуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касира. Дублікати ключів в опечатаних касиром пакунках або скриньках зберігаються у керівника підприємства.
Керівник підприємства зобов’язаний забезпечити зберігання грошових коштів при їх транспортуванні, обладнати касу та забезпечити в ній належне зберігання грошей.
Суб’єкти підприємницької діяльності одержують готівку з власних рахунків у банку в межах наявних на них коштів на цілі, зазначені у чеку на отримання готівки.
Підприємства і організації складають касові заявки, в яких повідомляють установу банку про строки виплати заробітної плати.
Сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) не повинна перевищувати три тисячі гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Платежі понад установлену граничну суму проводяться виключно в безготівковому порядку. Кількість підприємств (підприємців), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується.
Здійснення готівкових розрахунків обов’язково має бути підтверджено відповідним обліково-розрахунковим документом (податкова накладна, рахунок-фактура, товарний чек, акт виконаних робіт тощо).
Готівка може зберігатись в касі тільки в межах встановлених лімітів залишку. Ліміт залишку – це гранична сума грошових коштів, яка може знаходитись в касі підприємства.
Всю готівку понад суми встановлених лімітів підприємства повинні здавати для зарахування на поточний рахунок у порядку та в строки, встановлені і узгоджені з установою банку, в якому відкритий поточний рахунок.
В окремих випадках, пов’язаних з надходженням у касу підприємства наприкінці робочого дня після завершення інкасації (або закінчення роботи вечірньої каси банку) значних сум готівки від здійснення господарської діяльності, внаслідок чого перевищується встановлений ліміт каси, такі підприємства не пізніше наступного робочого дня мають здати цю готівку (в частці, що перевищує ліміт каси) в обслуговуючу установу банку. За таких умов зазначені кошти не вважаються понадлімітними в день їх оприбуткування в касі підприємства (постанова Правління Національного банку України від 22.05.98 № 206).
Ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства встановлюється банками з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки. Ліміт каси (нині) встановлюється не на рік, а на строк дії договору про розрахунково-касове обслуговування або до встановлення за заявою підприємства нового ліміту, тобто ліміт каси встановлюється безстроково.
Підприємства мають право зберігати готівку в своїй касі, що одержана в установі банку для виплат, пов’язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. Для проведення цих виплат працівникам віддалених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів готівка може зберігатися в їх касах понад установлений ліміт каси протягом п’яти робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку.
Понадлімітні залишки готівки в касі підприємства визначаються прямим розрахунком за кожен робочий день шляхом порівняння залишку готівки в касі суб’єкта господарювання на кінець дня з встановленим йому (або самостійно визначеним) обслуговуючою установою банку лімітом залишку готівки в касі, незалежно від того, здійснювались в цей день касові операції (надходження і витрачання готівки) чи ні. Якщо в періоді, що перевіряється, виявлено перевищення ліміту каси, то визначаються, протягом якого часу (у днях) і які понадлімітні суми не здавалися в установлені строки до банку і з якої причини, а також загальна сума понадлімітних залишків (зразок розрахунку понадлімітних залишків готівки в касі наводиться нижче).
(грн.)
Дата |
Залишок готівки на початок дня |
Надходження готівки до каси |
Видача готівки з каси |
Залишок готівки на кінець дня |
У тому числі за платіжними відомостями в дні виплат, пов’язаних з оплатою праці |
Ліміт каси |
Понад-лімітні залишки за кожний день |
04.10.99 |
10 |
250 |
80 |
180 |
– |
100 |
80 |
05.10.99 |
180 |
100 |
140 |
140 |
– |
100 |
40 |
06.10.99 |
140 |
– |
– |
140 |
– |
100 |
40 |
07.10.99 |
140 |
– |
– |
140 |
– |
100 |
40 |
08.10.99 |
140 |
210 |
340 |
10 |
– |
100 |
– |
09.10.99 |
10 |
570 |
90 |
490 |
300 |
100 |
90 |
10.10.99 |
490 |
320 |
350 |
460 |
300 |
100 |
60 |
11.10.99 |
460 |
190 |
390 |
260 |
– |
100 |
160 |
Усього: |
|
|
|
|
|
100 |
510 |
В касі підприємства може зберігатись не тільки готівка, а й цінні папери (акції), грошові документи, які є бланками суворої звітності.
Грошовими документами вважаються документи, що документи знаходяться в касі підприємства: оплачені путівки в санаторії, пансіонати і будинки відпочинку; поштові марки; проїзні квитки тощо.
Гроші, здані до банку або інкасаторам, але не зараховані на поточний рахунок (до 24-ої години наступного дня), є грошовими коштами в дорозі.
Основними завданнями обліку грошових коштів є:
Фінансові санкції у вигляді штрафу встановлюються:
Установити, що за невстановлення установами банків лімітів залишку готівки в касах з них стягується штраф у п’ятдесятикратному розмірі неоподатковуваного мінімуму доходів громадян за кожний випадок такого невстановлення.
2. Документальне оформлення касових операцій.
Касові операції оформлюються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджені Мінстатом України за згодою з НБУ і Мінфіном України, і які повинні застосовуватись без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності:
Касові ордери – це документи, що засвідчують законність надходження грошей до каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням.
Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордеру (ПКО), підписаного головним бухгалтером або уповноваженими на це особами.
При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером та касиром. ПКО в залежності від цілей використання коштів, які надходять до каси, повинен мати юридичне обґрунтування. В прибутковому касовому ордері зазначають, від кого прийнято гроші, на якій підставі, сума (цифрами і прописом), підпис головного бухгалтера і касира.
Підприємства й індивідуальні підприємці, які здійснюють розрахунки з споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг за готівку з допомогою належним чином зареєстрованих електронних контрольно-касових апаратів (РРО), можуть видавати споживачеві (за його вимогою) касовий чек, як документ, що підтверджує оприбуткування готівки. Готівкові розрахунки з покупцями і замовниками через РРО здійснюються, як правило, в операційних касах. Електронні контрольно-касові апарати і товарно-касові книги не застосовуються при проведенні розрахунків у касах на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності, де проводяться ці операції з оформленням прибуткових ордерів з виданням відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку.
Товарний чек використовується при розрахунках з покупцями і замовниками по реалізації продукції, товарів, робіт або послуг під час виходу з ладу РРО або на період тимчасового відключення електроенергії, коли видача касового чека неможлива. Виписку товарного чека, його відображення в товарно-касовій книзі (ТКК) і його видання покупцеві здійснює матеріально відповідальна особа (касир).
Отримання грошей з банку здійснюється через касира або іншу уповноважену на те особу по грошовому чеку, виписаному на її ім’я.
Для одержання в банку чекової книжки необхідно заповнити заяву, в якій зазначається прізвище, ім’я, по батькові касира і зразок його підпису. Заява повинна бути завірена печаткою підприємства, підписами керівника та головного бухгалтера. За цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Зберігається чекова книжка в касі підприємства. Жодних виправлень у чеках не допускається. На корінці чеку вказується прізвище, ім’я та по батькові особи, якій доручено одержання готівки.
Витрачання готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером (ВКО). Він підписується керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах – заявках, рахунках, інших розрахункових документах присутній дозволяючий надпис керівника підприємства, то його підпис на видаткових ордерах не є обов’язковим. У випадку видачі грошей окремій особі за видатковим касовим ордером (а також особам, що не перебувають в обліковому складі підприємства) касир вимагає пред’явлення документу, який засвідчує особу отримувача і містить фотокартку та особистий підпис власника.
На операцію по здачі грошей до банку касир, крім видаткового касового ордеру, також оформлює об’яву на внесок готівкою, в якій вказує дату операції, хто здає кошти і через кого, банк та назву одержувача, суму цифрами і прописом, призначення внеску, номер власного рахунку. Об’ява складається з трьох частин. Перша частина залишається в банку, друга (квитанція) – передається касиру, третя (ордер) – повертається підприємству з випискою банку після зарахування грошей на поточний рахунок.
Оплата праці, виплата допомог по тимчасовій непрацездатності стипендій, премій тощо проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача. На титульному аркуші платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться надпис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера або осіб, ними уповноваженими, із зазначенням строків видачі грошей і суми прописом. В аналогічному порядку може оформлюватись і разова видача грошей на оплату праці (у випадку відпустки, хвороби тощо), а також видача в підзвіт на витрати, пов’язані із службовими відрядженнями, декільком особам. По закінченні трьох робочих днів, які встановлені для виплати заробітної плати, бухгалтер виписує ВКО на загальну виплачену за платіжною відомістю суму.
Прибуткові та видаткові касові ордери чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (форма № КО - 3). Нумерація прибуткових і видаткових касових ордерів ведеться по порядку, починаючи з 1 січня і до кінця року. Видаткові касові ордери, виписані на підставі платіжних відомостей на оплату праці та інших подібних до неї платежів, реєструються після видачі грошових коштів із каси. Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством. Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером в касу підприємства для виконання. Видаткові касові ордери, оформлені за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі.
В міру видачі або отримання грошей касир прибуткові і видаткові касові ордери і додані до них документи погашає штампом (або надписом від руки) “Оплачено”, “Отримано” із зазначенням дати. Це запобігає можливості повторного використання цих документів.
Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі.
Касова книга – обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства.
Кожне підприємство, що має касу, веде тільки одну касову книгу в національній валюті, яка повинна бути пронумерованою, прошнурованою і опечатаною сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів в касовій книзі підтверджується підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства або вищестоящого органу.
На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга.
Записи в касовій книзі здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами. Приписки та необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира і головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює.
Записи в касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або по замінюючих його документах. В кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає до бухгалтерії звіт касира.
Звіт касира – це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і представляє собою відривний листок касової книги з додатком прибуткових та видаткових касових документів.
Касові документи після складання звіту касира і його обробки в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки і зберігаються протягом 36 місяців в окремому сейфі або в спеціальному приміщенні.
Надходження і видача грошових документів оформлюються прибутковими і видатковими касовими ордерами або накладними, що їх замінюють. Касир складає звіт про рух грошових документів.
Здача виручки інкасатору оформлюється супровідною відомістю, яка складається в трьох примірниках через копіювальний папір: перший примірник (супровідна відомість) вкладають в інкасаторську сумку, другий (накладна) – відають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копія супровідної відомості) – залишається в касі підприємства (інкасатор розписується на цьому примірнику і ставить відповідний штамп) і служить підставою для списання коштів з касира, який підтверджує здачу грошей до каси банку. На зворотному боці першого і другого примірників вказаних документів матеріально відповідальні особи заповнюють покупюрний опис грошей, що здаються.
Підставою для прийняття сум грошових коштів в дорозі на облік є:
1) при здачі виручки – квитанція установи банку, ощадної каси, поштового відділення, копії супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку тощо;
2) по сумах, що переказані вищестоящими організаціями, – отримані від них повідомлення (авізо) із зазначеною датою, номером платіжного доручення, суми і назви установи банку чи поштового відділення, яке прийняло перерахування.
3. Відображення на рахунках бухгалтерського обліку касових операцій.
Синтетичний облік наявності і руху грошових коштів у касі ведеться на рахунку 30 “Каса”, записи на якому здійснюють на підставі перевірених звітів касира.
На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв’язку, обмін валюти тощо), відкриваються субрахунки “Операційна каса в національній валюті” та “Операційна каса в іноземній валюті”.
По дебету рахунку 30 “Каса” відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, по кредиту – виплата готівки; сальдо може бути тільки дебетове, що відображає залишок грошей у касі.
За дебетом рахунок 30 “Каса” кореспондує з рахунками 31 “Рахунки в банках”, – готівка отримана касиром з банку для різних виплат; 372 “Розрахунки з підзвітними особами”, – готівка повернута підзвітними особами; 377 “Розрахунки з іншими дебіторами” – повернення коштів дебіторами; 70 “Доходи від реалізації” – готівка, що надійшла як виручка від реалізації тощо.
Записи по кредиту рахунку 30 “Каса” здійснюють в кореспонденції з дебетом рахунків 66 “Розрахунки з оплати праці” – готівка виплачена як заробітна плата персоналу; 372 “Розрахунки з підзвітними особами” – видача коштів в підзвіт; 31 “Рахунки в банку” – здана готівка в банк або інкасаторам, яка зарахована на поточний рахунок протягом 24 годин; 91 “Загальновиробничі витрати”, 92 “Адміністративні витрати”, 93 “Витрати на збут” – оплачені з каси різні витрати; 377 “Розрахунки з іншими дебіторами” – видача готівки різним дебіторам;, 65 “Розрахунки за страхуванням” – розрахунки з органами соціального страхування тощо.
Облік наявності, руху та залишків готівки іноземної валюти в касі підприємства здійснюють на активному рахунку 30 “Каса” на таких субрахунках:
302 “Каса підприємства в іноземній валюті”; 304 “Операційна каса в іноземній валюті”.
Облік валютних коштів і валютних операцій аналогічний обліку гривневої готівки. Він має лише одну особливість: його належить вести в національних грошових одиницях. Така необхідність випливає із загальноприйнятих вимог до складання бухгалтерського балансу.
Облік коштів в дорозі та грошових документів (у національній та іноземній валюті), які знаходяться в касі підприємства (оплачені путівки до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку, поштові марки, марок гербового збору, сплачених проїзних документів тощо) ведеться за номінальною вартістю та фактичною купівельною ціною на рахунку 33 “Інші кошти”.
При придбанні грошових документів в бухгалтерському обліку здійснюють запис: Д-т pax. 33 “Інші кошти” та К-т pax. 30 “Каса”, 31 “Рахунки в банках” та інших залежно від того, які кошти були використані для оплати.
У разі списання грошових документів бухгалтерський запис робиться за кредитом рахунка 33 “Інші кошти” та за дебетом:
На субрахунках “Грошові кошти в дорозі в національній валюті” та “Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті” обліковуються грошові кошти (переважно грошова виручка), внесені до кас банків, ощадних кас чи кас поштових відділень для зарахування на поточний рахунок підприємства, але ще не зараховані за призначенням. По дебету цих рахунків відображаються суми, що здані до банку, по кредиту – суми, зараховані на поточні рахунки.
Аналітичний облік грошових документів ведеться за їх видами. Бланки суворого обліку, які знаходяться на зберіганні і видаються під звіт (бланки товаросупровідних документів тощо), обліковуються на забалансовому рахунку 08 “Бланки суворого обліку”. Аналітичний облік ведеться по кожному виду бланків із зазначенням даних про місце зберігання, нумерації, кількості і вартості таких бланків.
Дані про касові операції при журнально-ордерній формі обліку систематизуються загальними підсумками за день в журналі-ордері № 1 (по кредиту 30) і відомість № 1.1 (по дебету 30). Підставою для складання журналу № 1 і відомості № 1.1 є звіт касира з доданими до нього документами. За необхідності на суми, відображені в журналі-ордері № 1 і у відомості № 1.1, складаються аркуші-розшифровки, в яких відображається аналітичний облік за кореспондуючими рахунками і дається розшифровка за субрахунками. Обороти за місяць із журналу № 1 переносять у Головну книгу. Залишок грошових коштів в касі відображають у відомості № 1.1 лише на початок і кінець місяця. Залишок грошових коштів, відображений у відомості на кінець місяця, має відповідати залишку на кінець дня останнього касового звіту і залишку, відображеному в Головній книзі.
В Балансі (ф. № 1) залишки по рахунках 30 “Каса”, 33 “Інші кошти” відображаються разом із залишками по рахунку 31 “Рахунки в банках” та субрахунку 351 “Еквіваленти грошових коштів”, рахунку 35 “Поточні фінансові інвестиції” в статтях балансу 230 та 240 окремо в національній та в іноземній валюті. В кінці року підприємство складає Звіт про рух грошових коштів (ф. № 3), який призначений для відображення руху грошових потоків в розрізі надходжень та виплат в рамках операційної, інвестиційної та фінансової діяльності.
За результатами перевірки (інвентаризації) грошових коштів (результати інвентаризації оформлюються актом за формою № інв-15): лишки грошових коштів, оприбутковані в касу, зараховують на доходи підприємства (записом по дебету рахунка 30 “Каса” і кредиту рахунка 719 “Інші доходи від операційної діяльності”); виявлена недостача грошових коштів у касі списується з кредиту рахунка 30 “Каса” на дебет рахунка 947 “Нестачі і втрати від псування цінностей” з подальшим віднесенням на рахунок касира записом по дебету рахунка 375 “Розрахунки по відшкодуванню завданого збитку” і кредиту рахунка 716 “Відшкодування раніше списаних активів”. Відшкодована касиром недостача грошових коштів відображається записом по дебету рахунка 30 “Каса” і кредиту рахунка 375 “Розрахунки по відшкодуванню завданого збитку”.
Список використаних джерел