Презентаці "Декілька слів про чек — лист."

Декілька слів про чек — лист. Чек-лист: простий і універсальний спосіб виконувати завдання

Про чек-лист. Чек-лист - це документ, який містить список завдань або процедур, які необхідно виконати певній людині або команді. Він може бути ручним або автоматизованим. Правила складання чек-листу дуже прості - необхідно перелічити всі етапи потрібної роботи та зазначити їх послідовність.

Різновиди СОПів. Чек-лист. Блок-схема. АлгоритмІнструкція

Як з’явилися чек-листи?Чек-листи з’явилися завдяки льотчикам. У 1935 році через помилку пілота відбулося невдале випробування літака Boeing. Літак виявився складнішим, ніж попередні, тому звичні методи не працювали. Тоді група льотчиків-випробувачів створила короткий і простий чек-лист з питаннями, на які пілот повинен поетапно відповідати при зльоті, в польоті, при посадці і рулюванні. З тих пір чек-листи перекочували в багато сфер, стали помічниками різних фахівців і залишаються необхідними для професій, в яких важлива точність і пунктуальність. В яких велика ціна помилки. Якщо стоїть важливе завдання, не варто покладатися тільки на пам’ять і уважність при виконанні. Якою б не була відповідальною людина, в поспіху, через утому або хвилювання вона може щось забути або переплутати.

Чек-листи — це спосіб спростити процес роботи, не тримати в голові другорядні деталі. Ви прописуєте алгоритм дій і дотримуєтеся його, отримуєте можливість оцінити реальний обсяг роботи, розподілити порядок виконання дій.

Чек-лист – що це?Як не проґавити щось важливе і не забути зробити те, що так необхідно по роботі або в повсякденному житті? Хороший чек-лист допоможе все розкласти по поличках. Як і більшість сучасних термінів іноземного походження, слово «чек-лист» прийшло до нас з англійської мови. У перекладі checklist означає «перевірочний (або контрольний) список, із яким можна звіритися, перевірити виконані завдання». Звідси можна дійти невтішного висновку, що чек-лист — це перелік справ чи завдань, який потрібно обов’язково зробити чи перевірити. Зазвичай він виглядає у вигляді переліку пунктів, навпроти яких після виконання ставляться галочки. Чек-листи допомагають не забути про важливе завдання і відстежити обсяг робіт, що залишився. Чек-лист — це контрольний список дій або речей, який допомагає систематизувати роботу, уникнути помилок і відстежувати процес.. Чек-лист – простий і зручний спосіб вести справи і проєкти, стежити за якістю виконаного завдання і нічого не забувати. Зазвичай чек-листи стильно оформлені, їх приємно заповнювати, до них хочеться повертатися знову.

Що таке чек-лист?Чек-лист – це список, алгоритм або перелік з чек-боксами. Після виконання пункту списку відзначаєте його галочкою і рухаєтеся далі. Кожен користувався чек-листом, коли робив покупки в магазині або збирав речі у відпустку. Такі списки допомагають без зайвого хвилювання подбати про те, щоб цукерки були куплені, а купальники – складені. За допомогою чек-листа зручно вести список справ на день або тиждень: таск - менеджери мають вбудовану функцію перетворення списку в чек-лист. Ключова відмінність переліку завдань і чек-листа в тому, що завдання можна скасувати або перенести – не відбудеться нічого страшного. В чек-листі виконання кожного пункту обов’язково. Часто мають значення порядок пунктів: без попереднього наступний не повинен або не може виконуватися. Ще одна відмінність в тому, що список справ, як правило, не повторюється. Щодня складається новий список на завтра. Чек-лист же робиться один раз і потім використовується кожного разу при виконанні цього завдання. Поки залишаються стабільними обставини або вимоги, вміст чек-листа не змінюється.

Перевірочні списки використовуються у повсякденному житті, а також у процесі організації роботи та перевірки її виконання у великих компаніях. Трапляються випадки, коли над певним завданням працює цілий відділ, тому такі списки часто потрібні для контролю робочого процесу та нагадування кожному співробітнику про виконання справ. Як приклад із повсякденного життя наведу чек-лист для схуднення: він може містити рекомендації щодо харчування протягом дня, видів та тривалості вправ, перелік пунктів для досягнення мети. Чек-лист: простий і універсальний спосіб виконувати завдання

. Для інструкції важливий порядок дій: завдання потрібно виконувати покроково. У чек-листі послідовність не надто критична, головне – виконати всі (або більшість) пунктів. А потім можна оцінити, який обсяг роботи виконано та ефективно підбити підсумки. Цікаво знати: Tone of Voice – це термін, що прийшов до нас із маркетингу. Він означає стиль спілкування з аудиторією. Створюючи чек-лист, намагайтеся бути лаконічними та використовувати свої «коронні фрази». Так краще сприйматимуть інформацію. Що відрізняє чек-лист від звичної інструкції?

Чек-лист та список справ: у чому відмінності? Часто чек-листи плутають зі списком справ (англійською – to do list). Загалом це досить близькі поняття: обидва інструменти призначені для запам’ятовування певних речей, а також містять поради щодо виконання завдань. Але в решті подібностей більше немає. Для наочності візьмемо приклад приготування пасти у домашніх умовах. Список справ включатиме наступні пункти:інформацію про підготовку необхідного посуду;перелік інгредієнтів, які слід купити за списком;певні справи на кшталт “набрати води в каструлю” або “посолити воду”. Список справ складається з кожного конкретного випадку і дозволяє постійно удосконалювати процес. Він допомагає зосередитись на завданнях, які потрібно виконати найближчим часом.

Приклад чек-листа. Приклад чек-листа для приготування пасти у разі повинен містити докладні інструкції з самого процесу. У цьому випадку як контрольний список виступає покроковий рецепт — якщо йому слідувати, то страва вийде смачною. Чек-лист допомагає швидше виконувати завдання та вдосконалювати виконання процесів у довгостроковій перспективі. Він пропонує впорядкований, систематичний підхід і гарантує, що жодного пункту зі списку не буде забуто.

Види чек-листів і як іх скласти З моменту створення, чек-листи еволюціонували і придбали різні форми. Графік робіт, трекери, список питань – все це можна вважати чек-листом. Максим Дорофєєв в книзі «джедайські техніки» для виконання повторюваних дій радить користуватися способом прибиральниць в торгових центрах. Напевно ви бачили графік прибирання із зазначеним часом, а навпроти – підпис співробітника, який прибирання в зазначений час виконав. Для себе теж можна зробити такий чек-лист, тільки це буде не графік роботи, а, наприклад, зарядка для очей кожну годину для офісних співробітників.

Що включити у чек-лист?Чек-листи часто мають заголовки та цілі завдань, прості, але докладні описи того, що потрібно зробити, узгоджене оформлення, підпункти (якщо необхідно), місце для позначення кожного елемента як завершеного чи незавершеного, чіткий шрифт, мінімальне використання зображень та ілюстрацій, а також достатньо місця для додавання додаткових відомостей.

Як не помилитися з темою чек-листа. Отже, ви вирішили створити чек-лист. Що найважливіше? Обрати тему! І аби зробити це правильно, варто для початку поставити собі кілька запитань. Так ви просто заощадите час та не докладатимете зайвих зусилля. Яким має бути майбутній чек-лист? Пізнавальним, розважальним, офіційним тощо. Яка мета вашого чек-листа? Заохотити провести канікули з користю, краще розібратися в темі, зняти напругу тощо. Які потреби він може закрити? Можливо, чек-лист має допомогти в навчанні, наприклад: «Що потрібно знати, щоб отримати 12 балів з біології» або «Що потрібно знати, щоби не нервувати на самостійній роботі».

На що ще варто звернути увагу?Біля кожного пункту має бути незаповнене коло або квадрат. Завдання виконали? Можна поставити галочку, плюсик або просто замалювати. А далі час переходити до наступного пункту. Між пунктами має бути однакова відстань: так чек-лист виглядатиме охайно. Це може бути індивідуальним або груповим творчим завданням.

10 головних правил створення чек-листа1. Важливо поставити мету, зрозуміти, навіщо вам потрібен чек-лист? Сконцентруйтеся на одній проблемі, не використовуйте приклад чек-листа як шаблон. Покрокова інструкція має привести до вирішення.2. Розбийте процес на дрібні підзадачі, які зможете виконати за один раз. Глобальні завдання слід дробити доти, доки не отримаєте список справ із досягненням конкретної мети. Далі можна переходити до наступного пункту. 3. Структуруйте план дій. Якщо завдання справді велике та складне, тоді краще групувати пункти за тематичними блоками. 4. Викладайте думку просто, доступно для розуміння. Один пункт — одна дія. Додаткові речення винесіть в окремий документ. Допоможуть складати виразні чек листи, приклади яких дуже багато в Мережі.5. Вибудовуйте логічну послідовність між пунктами.

6. Не розписуйте кожну дію як роман із кількох частин, оформлення має бути лаконічним — 2–5 слів на один пункт. Чітко пропишіть, що зробити. Величезна кількість тексту має страхітливий вигляд і відбиває бажання братися за роботу.7. Не витрачайте час на оформлення. Не “засмічуйте” список зайвими шрифтами або іншим кольором, це відволікає. Головне — текст. Добре сприймається інформація у формі таблиці, в інтернеті можна знайти безліч прикладів, шаблони чек-листів. Також існують сервіси для створення чек-листа онлайнапр. Никлад, Canva, Checkli та інші.8. Встановіть терміни і дедлайни, що допоможе орієнтуватися, наскільки швидко проєкт рухається до завершення. 9. Ключові завдання. Checklist можна складати для будь-якої ситуації, однак сконцентруйтеся на тих, які потребують уваги.10. Намагайтеся, щоб готові чек листи були універсальними — документом зможуть користуватися інші співробітники. Якщо ви вирішите делегувати або передати проєкт іншій людині, вона дотримуватиметься плану, прописаного в чек-листі.

Як правильно скласти чек-лист Кілька порад щодо правильного складання чек-листа: Пишіть просто. Один рядок має містити одну дію. Замість фрази, «годувати кота, як тільки куплю йому корм», краще написати два рядки з фразами «купити корм», «годувати кота». Стислість сестра таланту. Замість списку з десятка рядків, який може відбити всі бажання його виконувати, постарайтеся накидати перелік справ. Зосередьтеся на головних завданнях. Не розпилюйтеся на всі завдання відразу, виберіть для початку найважливіші з них. Об’єднуйте справи, які мають бути виконані послідовно. Це значно полегшить робочий процес. Подібні завдання будуть у списку поруч, наочно демонструючи, що вони мають виконуватися один за одним. Як зробити гарний чек-лист?Хороший чек-лист сортує завдання за пріоритетом, залишає місце для нотаток, дозволяє відстежувати прогрес та відзначати виконані завдання, щоб підвищити вашу мотивацію, а також дозволяє переставляти чи переміщувати потрібні завдання. Хороший цифровий чек-лист полегшує зміну завдань

Чек-лист повинен бути точним, простим і коротким. Бажано, щоб чек-лист містився на одній сторінці. В ідеалі це не більше 20-30 пунктів. Різні кольори відволікають увагу, щоб виділити текст або розставити акценти, використовуйте великі та малі літери, форматування тексту, розмітку. Виділіть час для доопрацювання чек-листа: перевірте його в реальних умовах, додайте пункти, яких не вистачає або приберіть зайві. Не намагайтеся перерахувати в чек-листі всі дрібниці. Вказуйте найбільш важливі дії, які може пропустити навіть досвідчений професіонал.

Який формат найкраще підходить для чек-листа?Ви можете вибрати для чек-листа будь-яку структуру, яка найкраще підходить для вас, але зазвичай завдання слід упорядковувати в хронологічному порядку та за пріоритетом, схожі завдання мають бути згруповані разом, важлива інформація виділена тим чи іншим чином, а зображення використовуються лише якщо це необхідно.

Різновиди. Залежно від призначення виділяють такі різновиди чек-листів: Публічний. Приватний. Паперові;електронні. Прочитав та зробив (Read-Do). Подібні посібники слід виконувати у певній послідовності. Як приклад можу навести рецепт певної страви або процес відкриття магазину щоранку. Зробив та відзначив (Do-Confirm). Такі контрольні списки потрібні для нагадування про важливі завдання, які можуть виконуватись у будь-якій послідовності. Після завершення конкретного завдання напроти відповідного пункту у списку можна поставити галочку. Як приклад наведу чек-лист для дитячого садка або чек-лист для школяра.

Де використовуються чек-листи?Де можуть стати в нагоді чек-листи:в авіації, космонавтиці і атомній енергетиці;в будівництві;в медицині і хірургії;в діяльності інвесторів (які за допомогою чек-листів уникають прийняття непродуманих рішень, заснованих на емоціях);в роботі авторів і редакторів, тому що в нинішні часи статтю мало написати, ще треба її опублікувати, не забути про канали розповсюдження, оптимізувати для соцмереж, підготувати супровідний контент;в роботі SMM-фахівців, тому що у них є постійний перелік щоденних дій і обов’язків;в роботі організаторів концертів та заходів – як розумієте, в цій сфері чек-лист буде навіть не один;в монтажі і роботі з відеоконтентом. Ролик треба змонтувати, не забути додати туди пекшоти, логотипи, музики, підказки, а потім ще опублікувати на You. Tube і тільки процес публікації займає кілька годин;в роботі вчителів і бізнес-тренерів;в роботі HR-менеджерів, які наймають нових співробітників;в роботі тестувальників, які шукають помилки в програмі. Звичайно, це далеко не повний перелік професій і областей, в яких чек-лист приносить користь

Як можна використовувати цей інструмент в життіОдин спосіб – це список речей в подорож. Кладемо в чемодан – ставимо галочку. Перш, ніж розглянемо, як ще використовувати цей інструмент в життя, давайте вирішимо, для яких проблем чек-листи будуть найбільш ефективними.Існує три типи проблем:1. Прості. Наприклад, приготування яблучного пирога – досить один раз освоїти порядок дій, такі ітерації вже будуть відточуванням навички. Рецепт яблучного пирога залишається одним і тим же.2. Складні. Наприклад, запуск компанією Space. X ракети-носія Falcon Heavy. Для цієї операції потрібно Ілон Маск (в кількості одна штука), багато вузькоспеціалізованих співробітників, стресостійкість, тому що часто виникають непередбачені ситуації або несподівані складності. Складне завдання можна розбити на підзадачі поменше, але конкретного алгоритму, однакового рецепта, як у випадку з яблучним пирогом, не буде.3. Надскладні. Наприклад, виховання дитини. Діти різні, до кожного потрібен індивідуальний підхід, рецептів взагалі немає, а якщо є, то вони не підходять або не діють.

Як можна використовувати цей інструмент в життіЧек-листи найбільш ефективні в рішенні простих проблем. Їх також можна застосовувати в складних проектах. По-перше, можна розбити складний процес на процеси простіше і до кожного застосувати свій чек-лист. По-друге, можна зробити чек-лист до всього проекту, щоб в процесі нічого не забути. Наприклад, збір документів, щоб віддати дитину в дитячий сад або школу. У сімейних справах і в домашньому господарстві чек-листи просто незамінні. Щомісячна перевірка лічильників і рахунків комунальних послуг, списки продуктів, обов’язкові витрати, догляд за будинком, за одягом і домашнім начинням, розхламління – для всього застосовуються чек-листи. Постійно користуюся чек-листом збору на тренування: перевіряю, чи взяв необхідне. Також склав чек-лист виходу з дому: в такому списку перевірка газової колонки, наявності ключів і гаманця, вимикання техніки і тощо.

Чек-лист стане в нагоді при плануванні подорожей.

Переваги чек-листів. Використання чек-листа – яскравий приклад випадку, коли «спочатку ти працюєш на залікову книжку, а потім залікова книжка на тебе». Варто витратити деякий час на створення і відточування чек-листа, зате потім однотипні дії будуть виконуватися якісніше і швидше. Можна автоматизувати за допомогою чек-листа рутинні завдання, звички або однотипні речі. Це значно зберігає уявний ресурс і силу волі, яка, як відомо, обмежена.

Переваги чек-листів. Чек-листи корисні при організації робочих процесів та виконанні повсякденних завдань. Ось їх основні переваги: Мотивація. Одна з головних причин, чому люди складають чек-листи. Такі контрольні списки дозволяють знайти мотивацію до виконання завдання, особливо якщо наочно видно, що вона не така вже й складна, як здавалося спочатку. Організація. Чек-листи дозволяють визначити фронт завдань та сконцентруватися на їх виконанні. Контрольні списки не дають забути про один із пунктів переліку важливих справ, що позитивно позначається на досягненні кінцевої мети. Продуктивність. Наявність чек-листа дозволяє сконцентруватися на виконанні завдань, що повторюються, приділяючи їм менше часу і допускаючи меншу кількість помилок. Таким чином, підвищується продуктивність, що дозволяє робити більше справ протягом дня. Економія часу та запобігання помилкам. Завдяки впорядкованому опису кроків, чек-листи дозволяють запобігти помилкам у робочому процесі та заощадити час при виконанні всіх завдань. Вони впорядковують тайм-менеджмент, оскільки вони містять повну інформацію про необхідний фронт робіт. Наочність. Дуже зручно, коли список необхідних справ прямо перед очима. Завдяки тому, що інформація зафіксована письмово, ви завжди побачите, що і в якій послідовності потрібно зробити. Виконані завдання можна помітити галочкою, що робить результат роботи видимим та відчутним.

Навіщо потрібен чек-лист? Призначення та застосування. Чек-листи — це корисна інструкція, яка виконує такі функції: Оптимізація. Відстеження та контроль. Можливість оцінити якість роботи. Лідогенерація.Інструмент мотиваціїКерівництво до дії.

Плюси і мінуси. Чек-листи — це спосіб спростити процес роботи, не тримати в голові другорядні деталі. Ви прописуєте алгоритм дій і дотримуєтеся його, отримуєте можливість оцінити реальний обсяг роботи, розподілити порядок виконання дій. Чек-лист автоматизує процеси, що призводить до підвищення ефективності та якості виконання завдань.

Переваги. Підвищує продуктивність праці. Уникнення помилок або їх мінімізація. Можливість делегувати завдання. Підвищує рівень дисципліни. Спрощує контроль виконання завдань

Недоліки. Чек-листи — це форма прокрастинації. Можна довгий час складати список справ, але так і не приступити до його виконання. Ймовірна шаблонність дій. Багато співробітників втрачають можливість проявити творчість та ініціативу, автоматично рухаючись за планом. Саботаж роботи. Для деяких співробітників чек-лист звучить як примусовий обов’язок, що призводить до проблем у комунікації. Важливо правильно донести сенс цього інструменту.

Де знайти готові чек-листи. Раніше чек-листи були переліком пунктів, написаних від руки або накиданих у текстовому редакторі, на звичайному шматку паперу. Чек-листи настільки популярні, що знайти в інтернеті такий, що відповідатиме вашим запитам, дуже легко. І це дійсно так, але набагато ефективніше складати чек-листи самостійно. Так, можна і варто надихатися творчістю інших, але хто знає вас краще за вас самих? враховуючи такі нюанси як стиль викладання і спілкування. І, звісно, завжди варто пам'ятати, для кого ви створюєте чек-лист: його хобі, зацікавлення, мрії тощо. Зараз технології та людська кмітливість дозволяють створювати контрольні списки будь-якого формату та з унікальним дизайном. В якості альтернативи простим паперовим контрольним спискам можна використовувати цифрові варіанти, створені за допомогою відповідних програм: To. Do, Google Календар, Connecteam, Work. Flowy, #365done та подібних до них. Вони мають у рази більше функцій, ніж базові редактори, а при необхідності можуть нагадувати необхідність виконання та завершення конкретного завдання. А якщо не хочеться витрачати час на самостійне оформлення шаблонів, можна завантажити з інтернету зразок чек-листа та підставити у певні місця необхідні пункти. Також часом можна знайти готові чек-листи: вони можуть бути у вільному доступі, або призначені для людей, що записалися на вебінари, курси і так далі. В інтернеті можна знайти найрізноманітніші варіанти контрольних списків: наприклад, чек-листи для щоденника, створення та запуску веб-сайту, SMM-менеджера та багато інших.

Інтернет джерела