Науково-практичнийсемінар
Організаційні засади.
Тема: Основи тайм менеджмента сучасного керівника
Мета: Розвиток професійної компетентності менеджера освіти, професійної рефлексії, відпрацювання методик тайм-менеджменту
Актуальність:Завдання ефективного використання робочого часу завжди актуальнее для вчителів тому, що вони управляють не тільки власним часом, але і робочим часом своїх підлеглих.
Матеріали для семінару: презентація, проектор, комп'ютер, методичні матеріали
Форма спілкування : білінгвістична
Перебіг семінару
Упродовж семінару нам необхідно буде спілкуватися, радитися, дискутувати. Налаштуватися на співпрацю я пропоную наступним чином:
І. Вправа «Посмішка» ( слайд 1)
Мета: створення позитивного настрою у співрозмовника,
Тайминг : 1 хвилина
( слайд 2)
ІІ. Актуалізація (Визначення проблеми)
Тайминг : 2 хвилини
Ведучий: Прошу підняти руку, тих хто:
Вот мы и актуализировали нашу тему семинара ( слайд 3)
и одновременно проблему – проблему одну на всех- нехватку времени на основные жизненные цели. Только ведь примеры успешных людей а ведь время одинаково для всех) доказывают, что не столько нехватку времени, а умение его эффективно использовать..
ІІ. Мотивація «Філософія часу» ( слайди 4 -13)
Тайминг : 2- 3 хвилини
У житті кожної сучасної людини важливе місце займає вміння керувати своїм часом. Ми всі кудись поспішаємо, метушимося, але в кінці дня не бачимо результатів своєї діяльності. Скаржимося на брак часу, а самі безтурботно проводимо його в порожніх розмовах і непотрібних справах. Як же навчитися правильно управляти своїм часом і підвищити ефективність його використання?
МУЛЬТИК
Висновок:
Лучшая мотивирующая фраза состоит всего из трёх слов: «Ты не вечен». Я не пытаюсь вас напугать, а просто говорю по существу. Для того чтобы стать счастливыми, у нас есть только одна жизнь. Другой возможности не будет. Вместо того чтобы сидеть на месте и жаловаться на то, что занимаетесь нелюбимым делом, просто возьмите и перейдите от жалоб к действиям.
ІІІ. Теорія питання
ЧАС - РЕСУРС» ( слайд 14)
З’ясовуємо дефініції( слайд 15)
Время - одна из форм (наряду с пространством) восприятия пространства, возникновения, становления, течения и разрушения всех явлений бытия.
Связано с установлением причинной связи между прошлым, настоящим и будущим.
Считается, что любую задачу можно выполнить, если в распоряжении менеджера один из трех ресурсов – деньги, персонал, время на выполнение задачи – есть в неограниченном размере. Но современный тайм-менеджмент помогает решить самую сложную задачу, даже если времени немного. Надо просто грамотно им управлять.
Тайм-менеджмент це………( слайд 16)
Закони, за якими працює час ( слайд 17)
Как и все в нашем мире, время работает по своим законам. Их несколько
Закон №1. Чим цікавіше заняття, тим швидше тече час
Вы когда-нибудь замечали, что когда занимаешься риятным делом. То время проходит незаметно. После этого ты оглядываешься назад, не веришь, что время так быстро пролетело, и хочешь еще и еще. Это именно об этом.
Закон №2. Закон Мерфі
Мёрфи утверждает, что каждое дело на деле займет больше времени, чем предполагалось до того, как вы его начали.
Именно поэтому, когда вы планируете что-либо, планируйте с небольшим запасом.
Закон №3. Закон Паркінсона
Паркинсон говорил, что, чем больше времени мы имеем на выполнение задания, тем больше времени оно отнимает.
Возможно, это можно объяснить тем, что при большом запасе времени, мы начинаем расслабляться и никуда не торопимся. (АТЕСТАЦІЯ)
Закон №4. Закон Лаборита
Человек привык делать в первую очередь то, что приносит ему удовольствие.
Именно поэтому многие советуют использовать так называемый метод «проглатывания лягушек».
Если у вас есть неприятные дела, которые так и хочется отложить в долгий ящик – не делайте этого.
Что такое Время? Куда уходит наше время?
(По данным французских социологов ) за 70 лет современный средний европеец ( слайд 18)
Древні греки використовували два поняття часу ( слайд 19) (ВИДЕО)
Типічні кайроси ( слайд 20)
Кайрос –наше подсознание !!!!!!!!!
Контекст – это условие или совокупность условий, наиболее подходящих для совершения определенного дела, решения конкретной задачи.
Работая над собственным планом, важно выделять наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно использовать те возможности, которые они открывают.
Таким образом, применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на любые изменения ситуации и использовать их для решения стоящих перед нами задач. Решить эту задачу помогает контекстное планирование.
Контекстное планирование в тайм-менеджменте – это способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее заданное.
( слайд 21)
Поглотители времени – обстоятельства (люди, задачи, особенности внешней среды, и т.п.), приводящие к неэффективной трате времени.
(Слайд 22)
Живі хронофаги -це люди, яківідволікаютьлюдинувід того, що йому хочеться або необхідно робити . Наприклад колеги с досужими розмовами, друзі з порожніми дзвінками та інші.
Неживі хронофаги- телевізор, комп'ютер
Завдання групам:
Група 1
Скласти список внутрішніх хронофагів
Група 2
Скласти список зовнішніх хронофагів
Група 3
Список компетентностей за тайм-менеджментом
Тайминг : 5-7 хвилини
Перевірка: Слайд 23-25
ІV. Теорія питання (продовження )
Прокрастинація ( Слайд 26)
Жодна людина не застрахована від зухвалих нападів "я зроблю це завтра". Коли це трапляється інколи, то непокоїтись не варто. Але коли це явище стає системним, то воно може добряче дошкулити вашій ефективності та успішності.
Аби не відкладати "на потім", одразу визначимось з поняттям прокрастинації. Це схильність відкладати "на завтра" об’ємну та важливу роботу, натомість виконуючи дріб’язкові, не пріоритетні завдання, які забирають менше часу і не потребують значних фізичних та інтелектуальних зусиль.
Зауважимо, що "модне" слово прокрастинація – це не лінгвістичні витребеньки і замінити його старим-добрим поняттям "лінь" не можна. Вони не тотожні. Людина опиняється в полоні ліні, коли оцінює ще не виконану роботу як марну. Також мова йде про відсутність мотивації та, можливо, банальну втому – фізичну, емоційну, інтелектуальну.
Історична довідка. Розвиваэмо полікультрну компетентність
История явления насчитывает тысячелетия. О бесконечном откладывании дел на потом писали (ну как писали — выколупывали на стенах) еще древние египтяне. Причем у них было два иероглифа для обозначения такой отсрочки: с негативными последствиями — «Дурак, что тянул!» и с позитивными — «Слава богу, что не стал делать, только время бы зря потратил!» Об особой разновидности лени также писал в 800 году до н. э. греческий поэт Гедроид. Поскольку академических переводов его стихов не существует, довольствуйся нашей версией: «Муж, отложивший работу на долгое время, с бедностью под руку дальше по жизни шагает».
Сам термин «прокрастинация» появился уже в Древнем Риме в результате сложения двух слов: предлога pro («по направлению, к, вперед») и crastinus («завтрашний»). Слово встречается в трудах историков, причем в положительном контексте. Прокрастинация — талант мудрых политиков и военачальников, которые не принимают поспешных решений, не вступают в конфликт
Прокрастинация — это
1) привычка откладывать дела,
2) безусловно осознаваемые как важные,
3) постепенно становящаяся невротическим шаблоном поведения и
4) вызывающая у прокрастинатора стойкое расстройство или чувство вины
КОГДА ЗАДЕРЖКА ПРОДУКТИВНА!!!!!!!
• когда вы эмоционально возбуждены
• когда вам не хватает умения или информации для качественного выполнения задания
• когда ваше физическое состояние делает продуктивную работу невозможной
• когда задание с низким приоритетом откладывается в пользу высокоприоритетного задания
МК : «Все – потом: как избавиться от привычки откладывать»
Хронометраж ( слайд 27)
Крок за кроком………
Вправа «Золота рибка» ( слайд 28)
Тайминг : 5-7 хвилини
(слайд 29-31 Відео!)
В одном изречении сказано: «Если Вы знаете, куда идете, то не важно, по какому пути пошли». Поэтому люди, у которых нет ясных целей, не имеют и проблем со временем. Конечно же, нет смысла напоминать, что их личностная реализация равна нулю. Людям, имеющим цель, нужен и контроль над временем, чтобы ее достичь.
( слайд 32)
Схема тайм-менеджмента
1. Постановка целей
Первое что нужно сделать - выбрать цель для более четкого понимания, на чём нужно сфокусировать свои силы и время.
Нужно выбрать глобальные цели, которые вы хотите достичь в течении 15-20 лет.
Глобальные цели нужно разделить на долгосрочные цели сроком от 3 до 5 лет.
Долгосрочные цели, разделить на краткосрочные цели сроком от 3 месяцев до 1 года.
Краткосрочные цели разделить на задачи.
Каждую задачу расписать на шаги.
2. Сбор информации
Чтобы наименьшими усилиями добиться выполнения поставленных задач, нам нужно собрать нужную информацию и избавиться от информационного шума.
3. Планирование
После того как информация собрана, переходим к планированию достижения ваших целей.
4. Расстановка приоритетов
Когда составлен план и достижение цели разложены по шагам, будем расставлять приоритеты для продуктивного использования вашего времени. Про це мова попереду!
5. И наконец, действовать!
6. Делегирование
Если задач много или вы хотите освободить время под что-то другое, то нужно делегировать (перепоручить) выполнение тех или иных задач.
7. Мотивация и отдых
Чтобы повысить работоспособность - мотивируем себя и качественно отдыхаем
( слайд 33)
Технічний інструментарій ефективного планування часу
Этот Принцип определения приоритетов 20:80 был открыт на основе статистики, которую провел итальянский экономист Вильфредо Парето (1848- 1923). Парето в свое время установил, что 20 % населения владеют 80 % национальных богатств. Оказалось, что отношение 20:80 справедливо во многих других областях. Например, 20 % постоянных клиентов (товаров) обеспечивают до 80 % прибыли. 80 % числа всех пропусков рабочих дней делают только 20 % сотрудников. Самые важные сообщения в газете занимают 20 % места и приносят 80 % информации. Применительно к распределению времени принцип Парето гласит: за 20 % времени, затраченного на достижение поставленной цели, достигается 80 % успеха. За 80 % оставшегося времени достигается только 20 %. Принцип Парето применяется, когда надо расставить приоритеты в делах одной тематики или направления.
Используй принцип Парето как инструмент достижение своей цели.
Перед выполнением каждой задачи спрашивай себя – эта задача из тех 20%, что принесут мне 80% результата?
Історична довідка. Розвиваємо полікультрну компетентність
Матриця Ейзенхауера – це приклад правильного розподілу нашого часу, так званий інструмент тайм-менеджменту. Вперше даний метод був описаний Стівеном Кові в книзі "Головна увага – головним речам". Але ідея методики належить Ейзенхауерові, 34 президентові США. Дуайт Девід Ейзенхауер займав пост президента США з 1953 по 1961 рік. Цей видатний чоловік відомий і завдяки своїй військовійк ар'єрі. Ейзенхауер брав участь у Першій і Другій світових війнах, отримав звання генерала армії. Відомий 34-й президент США і як один із засновників НАТО. Сучасники відзначали, що Дуайт був різнобічно розвиненою людиною з живим розумом, відзначався дисциплінованістю і організованістю. Своїм нащадкам видатний діяч залишив такий ефективний засібп ланування, як матриця Ейзенхауера. Як інструмент розстановки пріоритетів і організації власної діяльності використовувати її може кожен.
Згідно тайм менеджменту, всі справи, з якими стикається людина, повинні бути проаналізовані і оцінені за критеріями важливо – неважливо, терміново – не терміново. Матриця Ейзенхауера – це схематичне уявлення даної формули. Вона розділена на чотири квадрата, в кожному з яких записуються справи залежно важливості і терміновості.
Для використання матриці Ейзенхауера необхідно занести в неї всі справи, які плануєте виконати протягом певного терміну.
«А»
1. Важливі та термінові справи. У цю категорію входять справи, нетерпящіх зволікань. Вирішення цих завдань першочергово. Ні лінь, ні форс-мажорні обставини не повинні вплинути на їх виконання.
Приклади важливих і термінових справ:
«В»
2. Справи важливі, але не термінові. Ця категорія включає в себе справи підвищеної важливості, але які ви можете відкласти на який-небудь час. Хоча ці справи можуть і почекати, не варто відкладати їх надовго, так як потім ви будете змушені виконувати їх в поспіху.
Приклади справ:
«С»
3. Діла не важливі, але термінові. Зазвичай у цей квадрат записуються справи, які ніяк не впливають на ваші життєві цілі. Їх потрібно виконати в певний час, але ніякої цінної навантаження у вашій діяльності вони не несуть.
Приклади справ:
“D”
4. Чи не важливі і не термінові справи. Цей квадрат найшкідливіший. У нього входять не термінові справи, які не важливі в житті. Але, на жаль, в цю категорію входить більшість наших справ.
Приклади справ:
Проводим параллель между нашими проблемами (примеры) (слайди38) и животными:
-- слон – долгосрочные занятия
-- кролики – ненужные
-- лягушки – непредвиденные
-- змеи –ежедневные
Достоинство этой части – в ее запоминаемости, благодаря визуальному оформлению.
Завдання групам: ( слайд 40)
Тайминг : 7-10 хвилини
Определите, к какой категории по матрице Эйзенхауэра относится каждая из задач? Поставьте рядом с задачей буквенное обозначение соответствующей категории.
1. Разобраться на рабочем столе.
2. Подготовить материалы к завтрашнему совещанию.
3. Провести расчеты по проекту, который стартует через месяц.
4. Написать реферат по экономике, который нужно сдать до конца следующего месяца.
5. Срочно написать справку по проекту для NN, из соседнего отдела. Очень просил, ему срочно надо сдавать.
6. Подготовить слайды для презентации по новому продукту, презентация - через 4 месяца.
7. Хорошо бы озадачиться составлением требований к претендентам на вакансию менеджера нашегоо тдела, может пожадобиться месяца через три в связи с расширением.
8. Начать заниматься на курсах иностранного языка, для подготовки к стажировке в Норвегии в следующем году.
9. Сходить на премьеру нового фильма.
10. Встретиться с друзьями, посмотреть футбол.
А як давно колеги, ви їли Швейцарський сир?
Метод «Швейцарського сиру» (слайд 41)
Лакейнпишет о том, что лучший способ сдвинуть с места неподъемное дело — это проделать в нем «дырки». Такими дырками являются задания немедленного исполнения. Главной предпосылкой для осуществления метода швейцарского сыра является возможность начать что-нибудь делать, когда для этого есть всего лишь пятьминут. Как только вы начали дело, то получили возможность продолжать его. Важно, чтобы дело было легким: чем легче, тем лучше, и при этом связано с тем самым неподъемным делом. При этом не имеет никакого значения степень вклада этогозадания в реализацию основного дела. Потребуется осуществить много заданий немедленного исполнения прежде, чем основное дело наберет инерцию движения.
Метод «Pomodoro» (слайд 42)
«Помидорный» метод – один из самых простых в тайм-менеджменте. Придумал его итальянский студент Франческо Чирилло.
Он, как и все студенты, перед сессией пытался объять необъятное. И ему это удалось. С помощью… помидора. Точнее – кухонного таймера в виде помидора. Молодой человек заводил таймер на 25 минут, в течение которых интенсивно зубрил лекции. Потом устраивал 5 минутную перемену. Далее следовал второй «помидор» продолжительностью 25 минут. И снова небольшой перерыв. После запуска четырех «помидоров» студент позволял себе расслабиться в течение 15–20 минут.
Как использовать этот метод?
Четко определите задачу. Например, вам нужно написать текст для завтрашнего выступления. Заведите таймер или будильник на 25 минут, дав слово не отвлекаться ни на звонки, ни на соц. сети, ни на болтовню с коллегами. После этого передохните 5 минут и снова принимайтесь за вашу задачу.
Человек способен максимально концентрироваться в течение получаса, потом активность мозга плавно снижается. Если планировать время с учетом этих биоритмов, можно выполнить большой объем работ в сжатые сроки.
Техніка SPACE(слайд 43)
Організація часу і організація простору єдині, тому автор пропонує спеціальну методику планування SPACE (від англ. Простір):
Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели
Відпочинок: як не претвритись в «загнанную лошадь
Наш разговор про управление временем мы начнем необычно - с организации отдыха. Вспомните, приходилось ли вам на работе чувствовать себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если да — вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» — «смерть от переутомления на работе».
В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.
Плануйте та визначайте пріоритети
Эффективного управления временем нет без его планирования. Планирование Вашего рабочего дня есть эффективнейшее средство управления временем. Согласитесь, что намного лучше, чтобы ход вашего времени задавали Вы сами, вместо того, чтобы его определяли прихоть и потребности других людей. Действительно, у Вас нет лучшего оружия, чем написанный план. Без него Вы отданы на милость или немилость желаний других людей. С ним Вы знаете, где в данную минуту находитесь, где Вам необходимо быть, и что в течение дня нужно делать с незапланированными ситуациями, которые неизбежно появляються
МК: 5 обязательных элементов успешного плана, Как составить идеальный список дел)
Контролюйте себе!
Если Вы хотите быть удачливым в управлении временем, то самодисциплина необходима. Она нужна и в других ежедневных делах: чтобы не оставлять работу незавершенной, чтобы уметь работать и тогда, когда Ваши коллеги отдыхают или веселятся, чтобы не мешать другим людям своими менее важными делами и т.д.
Причиной недостатка самодисциплины может быть усталость (в этом случае – отдохните) или низкая мотивация (потребуйте себе более ответственное и захватывающее дело), но иногда люди просто не осознают, что стали недисциплинированными.
Самодисциплина есть привычка, так же как и ее отсутствие является привычкой. Начните вести себя как человек дисциплинированный – таким и станете.
Працюйте завжди й скрізь!
Промежутки в работе. Даже при самом тщательном планировании в процессе работы могут возникнуть неожиданные промежутки. Например, вы назначили встречу, а она сорвалась. Или какая-то задача оказалась проще, чем вы думали, и дело завершилось быстрее. Такие промежутки можно потратить впустую, а можно заполнить чем-нибудь нужным, использовать для подготовки к новой работе, например почитать специальную литературу, собрать информацию и т.д.
Лайфахи – допомога!!!!! Від електронних платежів до спрощених кулінарних рецептів!!!!!!!!!
Умійте говорити «Ні»!
Неумение отказывать другим людям. Если человек не способен сказать «нет», он часто выполняет работу, которая нужна другим, но не ему.
МК: Як правильно казати «ні»
Правильно працюйте з інформацією
В нашем обществе принято считать, что чем большим количеством информации мы владеем, тем больше задумок мы сможем реализовать. Но это не совсем верно: информация — информации рознь. Очень важно отфильтровывать информацию по качеству и не загружать голову сведениями, которые впоследствии не пригодятся или которые не несут в себе ничего полезного.
Также стоит помнить, что наше сознание способно полноценно воспринимать только один объект одновременно. Важная задача №1 — научиться сосредотачиваться только на тех сведениях, которые нужны в конкретный момент. Важная задача № 2 — научиться переключать сознание с одного дела на другое: не выполнять 2 дела сразу, а именно переключаться. От долгой монотонной работы мозг человека устает и начинает работать менее продуктивно, поэтому переключение помогает «подпитаться энергией». Скакать туда-сюда тоже не стоит, эксперты по ТМ советуют делать больше крупных переключений и поменьше мелких
Научитесь сосредотачиваться только на тех сведениях, которые нужны в конкретный момент.
( слайд 49)
Научитесь составлять интелект-карты.
МК: Інтелект-карти
Постійно блокуйте канали втрати часу! ( слайд 50)
МК: Как избавиться от «хронофагов», Техника ведения телефонных переговоров, Скрытые резервы экономии рабочего времени.
Инфографика: Убиваем свое время, 7 фактов о прострактинации)
Мотивація
Та, як завжди, найголовніше – мотивація. Якщо у вас є чітке розуміння, навіщо ви взялися за роботу, чому це треба саме вам, які преференції це вам дасть, то робити над собою надзусиль не доведеться.
Повысить работоспособность - мотивируем себя и качественно отдыхаем
V. Шерінг (вербальна рефлексія) ( слайд52 Чи були важливі ідеї, які вас зацікавили? Прошу висловлюватись.