Ведення ділової документації ЗПО

Про матеріал

Офіційно-ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше відображення у документах. Документ – це діловий папір, який закріплює інформацію про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людей. Документаційне забезпечення – важлива складова діяльності будь-якої установи або закладу, що обумовлює актуальність питання щодо ведення ділової документації відповідно до нормативно- правових актів, зокрема і в закладі позашкільної освіти.

Перегляд файлу

Департамент освіти і науки

виконкому Криворізької міської ради

Комунальний позашкільний навчальний заклад

«Центр туризму, краєзнавства та екскурсій учнівської молоді Інгулецького району» Криворізької міської ради

ВЕДЕННЯ ДІЛОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

ПОЗАШКІЛЬНОГО НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ

збірник матеріалів

Кривий Ріг

2020

ЗМІСТ

Зміст …………………………………………………………………..	3
Вступ …………………………………………………………………	4
Розділ І. Нормативно-правова база ………………………………….	5
Наказ Міністерства освіти і науки України «Про затвердження Примірної інструкції з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах» ……………………………..	5
Примірна інструкція з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах ……………………………….	6
Витяг з наказу Міністерства юстиції України 18.06.2015 1000/5 (зі змінами)………………………………………………..................	18
Інструкція з діловодства в органах місцевого самоврядування міста ………………………………………………………………….	23
Розділ ІІ. Примірний перелік ділової документації ЗПО…………...	60

ВСТУП

Офіційно-ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше відображення у документах.

Документ – це діловий папір, який закріплює інформацію про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людей. Документаційне забезпечення – важлива складова діяльності будь-якої установи або закладу, що обумовлює актуальність питання щодо ведення ділової документації відповідно до нормативно- правових актів, зокрема і в закладі позашкільної освіти.

Відповідно до законів України «Про освіту» та «Про позашкільну освіту», на виконання вимог Примірної інструкції з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах, дані матеріали покликані допомогти керівнику закладу у правильному веденні документації.

РОЗДІЛ І

НОРМАТИВНО-ПРАВОВА БАЗА

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАКАЗ

м. Київ

23.08.2012 № 947

Про затвердження Примірної інструкції

з ведення ділової документації в

позашкільних навчальних закладах

На виконання пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” та з метою встановлення єдиних вимог до ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах системи освіти

НАКАЗУЮ

1. Затвердити Примірну інструкцію з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах, що додається.

2. Міністерству освіти і науки, молоді та спорту Автономної Республіки Крим, управлінням освіти обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій забезпечити впровадження цієї інструкції в практику роботи позашкільних навчальних закладів, неухильне дотримання її вимог.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Жебровського Б. М.

Міністр Д. В. Табачник

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України

23 серпня 2012 року № 947

ПРИМІРНА ІНСТРУКЦІЯ

з ведення ділової документації

в позашкільних навчальних закладах

І. Загальні положення

1.1. Примірна інструкція з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах (далі – Інструкція) розроблена відповідно до вимог законів України “Про освіту” та “Про позашкільну освіту”, постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 “Про затвердження Переліку типових документів” (із змінами).

1.2. Інструкція встановлює перелік обов’язкової організаційно-розпорядчої документації для керівників та інших працівників позашкільних навчальних закладів, правила документування діяльності закладів системи освіти (крім дитячо-юнацьких спортивних шкіл).

1.3. Дотримання правил і рекомендацій щодо порядку здійснення ділових процесів, встановлених цією Інструкцією, є обов’язковими для всіх керівників і педагогічних працівників позашкільних навчальних закладів. Педагогічні працівники, прийняті на роботу, повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції та виконувати їх.

1.4. Організація діловодства в позашкільних навчальних закладах та їх структурних підрозділах покладається на спеціально призначених для цього осіб.

1.5. Відповідальність за організацію діловодства в позашкільних навчальних закладах несуть їх керівники.

Керівники позашкільних навчальних закладів відповідають за зміст, якість підготовки та оформлення документів на належному рівні. За організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах позашкільних навчальних закладів відповідають керівники цих підрозділів.

1.6. Контроль за виконанням вимог цієї Інструкції здійснюють органи управління освітою, у сфері яких перебувають позашкільні навчальні заклади.

ІІ. Документування діяльності позашкільних навчальних закладів

2.1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

2.2. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, переведення, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.3. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених Законом України “Про засади державної мовної політики”.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

2.4. Документи можуть оформлюватися у відповідних книгах, журналах або на папері форматом А4 (210 х 297 мм) та А5 (146 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2.5. Організаційно-розпорядчі документи можуть оформлюватися на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

Зразок бланка позашкільного навчального закладу на основі кутового розміщення реквізитів наведено у додатку 1.

Зразок бланка позашкільного навчального закладу на основі поздовжнього розміщення реквізитів наведено у додатку 2.

2.6. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів).

Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє та нижнє.

Склад реквізитів бланків: Державний Герб України (порядок використання визначається законом), найменування міністерства, іншого центрального (місцевого) органу виконавчої влади, найменування позашкільного навчального закладу, ідентифікаційний код, індекс підприємства зв’язку, поштова адреса, номер телефону, e-mail (за наявності) номер рахунку в банку, місце для зазначення дати, реєстраційного індексу, посилання на дату та реєстраційний індекс вхідного документа.

Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

За рішенням керівника позашкільного навчального закладу бланки можуть виготовлятись за допомогою комп'ютерної техніки.

2.7. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні, доповідні записки, тощо) оформлюються не на бланках.

2.8. Книги та журнали (крім журналів обліку роботи гуртка, секції, об’єднання, колективу), що ведуться в позашкільних навчальних закладах, обов’язково поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються керівником і скріплюються печаткою.

2.9. Ділові папери, які надходять до позашкільних навчальних закладів чи відправляються з них, реєструються в журналі вхідної та вихідної кореспонденції. У вихідній кореспонденції (вихідній документації) виправлення не допускаються. Допущені виправлення в поточній діловій документації застерігаються і скріплюються підписом відповідальної особи та печаткою.

2.10. Вся ділова документація зберігається в спеціально обладнаних шафах чи сейфах і не повинна мати доступу сторонніх осіб.

2.11. Після закінчення терміну зберігання документів, які не підлягають передачі архівним установам, документи списуються комісією позашкільного навчального закладу з проведення експертизи цінності документів, яку призначає керівник навчального закладу (далі – експертна комісія). На списану документацію експертна комісія складає відповідний акт. Списана документація знищується.

2.12. Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в позашкільному навчальному закладі повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

ІІІ. Загальні вимоги до складення та оформлення документів

3.1. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування закладу, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

3.2. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, визначених у додатку 3.

3.3. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

3.4. Якщо документи, що складають у позашкільному навчальному закладі, ведуться у формі книги, то такі реквізити, як найменування організації вищого рівня, назва закладу не зазначають.

3.5. На документах, що складають у позашкільному навчальному закладі, найменування організації вищого рівня зазначають скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю.

3.6. Найменування позашкільного навчального закладу повинно відповідати найменуванню, зазначеному в статуті. Скорочене найменування позашкільного навчального закладу вживається в разі, коли воно офіційно зафіксовано у статуті. Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

3.7. Довідкові дані про заклад містять: поштову адресу, номери телефонів, факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування закладу.

Реквізити поштової адреси позашкільного навчального закладу зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

3.8. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) повинна відповідати назвам, передбаченим Державним класифікатором управлінської документації.

3.9. Датою документа є відповідно дата його підписання або затвердження. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться (наприклад: 02.03.2012).

У текстах документів, що містять посилання на нормативно-правові акти, та документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 03 квітня 2012 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 червня 2012 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Примірний перелік документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження, наведено у додатку 4.

3.10. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

3.11. Адресатами документа можуть бути установи, їх структурні підрозділи, організації, заклади, їх посадові особи та громадяни.

Якщо документ адресовано організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи, їх найменування наводяться у називному відмінку.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам.

Якщо документ адресовано керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку.

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводять у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному.

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса (вулиця, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс).

3.12. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим.

Заголовок відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) вихователя.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5, зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

3.13. Текст документа містить інформацію, для зафіксування якої його було створено. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження, і повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформлюється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата, реєстраційний індекс, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (доповіді, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.

3.14. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених статутом позашкільного навчального закладу, посадовими інструкціями, наказом про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника закладу та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціал імені), прізвища.

У разі відсутності посадової особи, яка повинна підписувати документ, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Додавання до найменування посади керівника слів “Виконуючий обов’язки” або “В. о.” здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

3.15. Відбитком печатки закладу засвідчують підпис посадової особи на документах з питань фінансово-господарської діяльності. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

3.16. Позашкільний навчальний заклад може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника закладу, його заступників або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових та інших прав у взаємовідносинах із закладом, а також під час формування особових справ працівників позашкільний навчальний заклад може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка “Копія” проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складають зі слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, наприклад:

Згідно з оригіналом

Завідувач підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

IV. Складення деяких видів документів

Наказ (розпорядження).

4.1.1. Наказ (розпорядження) – документ, який засвідчує рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності позашкільного навчального закладу, адміністративно-господарських або кадрових питань.

4.1.2. Проект наказу (розпорядження) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готується та подається заступником чи керівником структурного підрозділу за дорученням керівника позашкільного навчального закладу чи за власною ініціативою.

4.1.3. Проект наказу (розпорядження) з кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готується на підставі доповідної записки заступника керівника позашкільного навчального закладу чи керівника структурного підрозділу, заяви працівника, трудового договору та інших документів.

4.1.4. Наказ (розпорядження) підписується відповідно до пункту 3.14 цієї Інструкції.

4.1.5. Після підписання наказу (розпорядження) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу (розпорядження) про внесення змін.

4.1.6. Наказ (розпорядження) оформляється на бланку позашкільного навчального закладу.

Зміст наказу (розпорядження) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника ”Про“ та складається за допомогою віддієслівного іменника (”Про затвердження...“, ”Про створення...“) або іменника (”Про підсумки...“, ”Про заходи...“).

4.1.7. Текст наказу (розпорядження) з питань основної діяльності позашкільного навчального закладу та адміністративно-господарських питань складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів ”На виконання…“, ”З метою…“ тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, в констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова ”НАКАЗУЮ“, розпорядження може починатися із слова ”ЗОБОВ᾿ЯЗУЮ“, яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти та підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці, конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: ”керівникам методичних об’єднань“, ”заступникам директора“. При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: ”прискорити“, ”поліпшити“, ”активізувати“, ”звернути увагу“ тощо.

Якщо наказом (розпорядженням) відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: ”Визнати таким, що втратив чинність,...“.

Зміни, що вносяться до наказу (розпорядження), оформляються окремим наказом (розпорядженням), який повинен мати такий заголовок: ”Про внесення змін до наказу (розпорядження)...“ із зазначенням дати, номера, заголовка розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається з такого пункту:

”1. Внести зміни до наказу (розпорядження)…“.

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

”1) пункт 2 викласти в такій редакції:...“;

”2) пункт 3 виключити“;

”3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...“.

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається:

”1) Внести зміни до... (додаються)“.

4.1.8. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу (розпорядження).

4.1.9. Наказ (розпорядження) з кадрових питань оформляється у вигляді індивідуального або зведеного. В індивідуальному наказі (розпорядженні) міститься інформація про одного працівника; у зведеному – про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

4.1.10. Зміст індивідуального наказу (розпорядження) з кадрових питань стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника ”Про“ і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: ”Про призначення...“, ”Про прийняття...“. У зведених наказах (розпорядженнях) може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: ”Про кадрові питання“, ”Про особовий склад“.

4.1.11. У тексті наказу (розпорядження) з кадрових питань, як правило, констатуюча частина не зазначається.

4.1.12. Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: ”Прийняти“, ”Призначити“ ”Перевести“, ”Оголосити“ тощо.

Далі зазначаються прізвище, ім’я, по батькові працівника, на якого поширюється дія наказу та текст наказу. У зведеному наказі (розпорядженні) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

4.1.13. У наказі (розпорядженні) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

4.1.14. У зведеному наказі (розпорядженнях) з кадрових питань до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення.

4.1.15. У кожному пункті наказу (розпорядження) з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

4.1.16. Під час ознайомлення з наказом (розпорядженням) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

4.1.17. Накази (розпорядження) нумеруються у порядку їх видання в межах календарного року; накази (розпорядження) з основної діяльності та з кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію.

Протокол.

4.2.1. Протокол – документ, який фіксує хід ведення засідань, прийняття в позашкільному навчальному закладі рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо.

Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

4.2.2. Протокол може складатися в повній або стислій формі. У протоколі, складеному в стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

4.2.3. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

4.2.4. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу. У реквізиті ”місце засідання“ зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

4.2.5. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

4.2.6. Текст протоколу складається із вступної та основної частин.

4.2.7. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені в порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний подається наприкінці вступної частини.

Слова ”Порядок денний“ друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника ”Про“.

4.2.8. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після цих слів ставиться двокрапка.

4.2.9. Після слова ”СЛУХАЛИ“ зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

4.2.10. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: ”Текст доповіді (виступу) додається до протоколу“.

4.2.11. Після слова ”ВИСТУПИЛИ“ фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а

також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

4.2.12. Після слова ”ВИРІШИЛИ“ (”УХВАЛИЛИ“, ”ПОСТАНОВИЛИ“) фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

4.2.13. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

4.2.14. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

4.3.Службовий лист.

4.3.1. Службовий лист складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

4.3.2. Службовий лист оформляється на бланку позашкільного навчального закладу.

4.3.3. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.

4.3.4. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться

посилання на документи, що були підставою для його складення.

Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

4.3.5. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: ”просимо повідомити...“, ”роз'яснюємо, що...“.

Службовий лист підписується відповідно до пункту 3.14 цієї Інструкції.

4.4. Акт.

4.4.1. Акт – документ, складений декількома особами та підтверджуючий установлені факти і дії. Акти оформляються за результатом ревізій, при прийомі-передачі справ, прийомі-передачі, списанні майна тощо.

4.4.2. Акт оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4 і має такі реквізити: назва документу, гриф затвердження (при необхідності), дата і місце складання, заголовок до тексту, текст, підписи осіб (не менше трьох), які складали акт.

4.4.3. Текст акта складається із вступної та констатуючої частин.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.

У констатуючій частині викладається суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлятися у вигляді таблиці.

У кінці тексту акта записуються дані про кількість екземплярів акта та їх місце знаходження.

4.4.3. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні.

4.4.4. Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.

4.5. Для оперативного вирішення службових питань дозволяється передача телефонограм. Телефонограми оформляються в одному екземплярі, їх підписує керівник позашкільного навчального закладу.

4.6. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом наприклад:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не

наводиться, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їхніх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про педагогічний стаж на 1 арк. в 1 прим.

2. Графік роботи на 1 арк. в 1 прим.

V. Перелік обов’язкової ділової документації позашкільного навчального закладу

5.1. Статут позашкільного навчального закладу.

5.2. Свідоцтво про державну атестацію позашкільного навчального закладу.

5.3. Матеріали державної атестації позашкільного навчального закладу.

5.4. Акти прийому-передачі позашкільного навчального закладу (при зміні керівництва).

5.5. Контрольно-візитаційна книга.

5.6. Статистична звітність за формою № 1–ПЗ (освіта).

5.7. Номенклатура справ.

5.8. Положення про структурні підрозділи позашкільного навчального закладу (відділи, лабораторії, центри тощо) – за їх наявності.

5.9. Ліцензія на надання освітніх послуг у сфері професійно-технічної освіти – у разі здійснення професійної підготовки і перепідготовки робітничих кадрів.

5.10. Угоди про функціонування гуртків і творчих об’єднань у приміщеннях загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних закладів, навчально-виробничих комбінатів, підприємств, організацій, вищих навчальних закладів, наукових установ, на базі спортивних будівель і стадіонів тощо (за наявності таких відносин).

5.11. План роботи позашкільного навчального закладу на поточний рік.

5.12. Навчальний план.

5.13. Навчальні програми (для гуртків, секцій, об’єднань, колективів).

5.14. Розклад занять.

5.15. Журнал обліку роботи гуртка (секції, об’єднання, колективу).

5.16. Книга обліку та видачі свідоцтв (посвідчень) про позашкільну освіту (за потреби).

5.17. Медичні довідки вихованців (учнів, слухачів) для зарахування до спортивних, спортивно-технічних, туристських, хореографічних об'єднань, початкових спеціалізованих мистецьких навчальних закладів – про відсутність у вихованців (учнів, слухачів) протипоказань для занять у зазначених навчальних закладах (відповідно до ст. 14 Положення про позашкільний навчальний заклад, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 6 травня 2001 року № 433).

5.18. Книга наказів з основної діяльності.

5.19. Книга наказів з кадрових питань.

5.20. Трудові книжки працівників.

5.21. Особові справи працівників.

5.22. Книга обліку трудових книжок працівників.

5.23. Штатний розпис працівників.

5.24. Правила внутрішнього трудового розпорядку позашкільного навчального закладу, розроблені на основі типових правил внутрішнього розпорядку для працівників державних навчально-виховних закладів України.

5.25. Посадові інструкції працівників.

5.26. Книга протоколів засідань педагогічної ради.

5.27. Книга протоколів засідань загальних зборів (ради, конференції) колективу.

5.28. Книга внутрішнього контролю.

5.29. Перспективний план проходження підвищення кваліфікації, атестації педагогічних працівників.

5.30. Атестаційні матеріали педагогічних працівників.

5.31. Санітарні книжки працівників.

5.32. Журнали обліку вхідної та вихідної кореспонденції.

5.33. Журнал обліку звернень та заяв громадян.

5.34. Журнали реєстрації інструктажів з техніки безпеки та охорони праці працівників позашкільного навчального закладу.

5.35. Журнали реєстрації інструктажів з техніки безпеки та охорони праці вихованців (учнів, слухачів) під час навчально-виховного процесу.

5.36. Журнал реєстрації нещасних випадків з працівниками, вихованцями (учнями, слухачами) позашкільного навчального закладу.

5.37. Інвентарно-технічний паспорт позашкільного навчального закладу.

5.38. Документи (свідоцтва, акти, договори) на землю, споруди, майно, на право володіння, користування, розпорядження майном.

5.39. Акт приймання й передачі будівель, приміщень, земельних ділянок у користування закладу.

5.40. Інвентарні журнали обліку основних засобів.

5.41. Інвентарна книга бібліотечного фонду – за наявності бібліотеки.

5.42. Інвентаризаційні описи, акти.

5.43. Кошториси на проведення капітального ремонту – за умови проведення такого.

5.44. Документи (договори, угоди, акти) про приймання і здавання будівель, приміщень в оренду – за наявності орендних відносин.

5.45. Документація практичного психолога, соціального педагога (згідно з відповідними нормативно-правовими документами).

Реєстрація документів

6.1. Документи в позашкільному навчальному закладі реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

6.2. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

6.3. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

6.4. Документи, які надходять до закладу, реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції, а ті, що відправляються з нього, – у журналі реєстрації документів, створених позашкільним навчальним закладом.

Примірна форма журналу реєстрації вхідної кореспонденції позашкільного навчального закладу наведена в додатку 5.

Примірна форма журналу реєстрації документів, створених позашкільним навчальним закладом, наведена в додатку 6.

6.5. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора та змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція, що надійшла до закладу;

накази (розпорядження) з основних питань діяльності позашкільного навчального закладу;

накази з кадрових питань;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

6.6. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів.

6.7. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються за потреби – окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

6.8. Під час реєстрації документу надається умовне позначення – реєстраційний індекс.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу справи, наприклад: 45/01-10, де 45 – порядковий номер, 01-10 – індекс справи.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності – індекс справи та порядковий номер, наприклад: 02-15/58, де 02-15 — індекс справи, 58 – порядковий номер.

6.9. У позашкільних навчальних закладах може застосовуватися одна з форм реєстрації документів – журнальна, чи автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

6.10. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства (діловодом) позашкільного навчального закладу, викладений у додатку 7.

Складення номенклатури справ

7.1. Номенклатура справ – це обов’язковий для кожного позашкільного навчального закладу систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в його діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

7.2. Номенклатура справ призначена для встановлення в позашкільному навчальному закладі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

7.3. Примірна форма номенклатури справ позашкільного навчального закладу наведена у додатку 8.

7.4. Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування закладу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у позашкільному навчальному закладі”.

Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа закладу.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів закладу на 2012 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів позашкільного навчального закладу за 2012 рік.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Формування справ

8.1. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

8.2. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).

8.3. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

8.4. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

8.5. Накази з питань основної діяльності закладу, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань групуються в різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

Протоколи засідань колегіальних органів позашкільного навчального закладу групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.

8.6. Доручення установ вищого рівня та документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності закладу або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

8.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

8.8. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

8.9. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у позашкільному навчальному закладі та його структурних підрозділах здійснюється діловодом чи особою, на яку покладається організація діловодства в закладі.

Зберігання документів

9.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву закладу зберігаються за місцем їх формування.

Керівник позашкільного навчального закладу та працівники, відповідальні за організацію діловодства, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

9.2. Справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси справ.

9.3. Видача справ у тимчасове користування працівникам позашкільного навчального закладу здійснюється з усного дозволу його керівника, а іншим установам – з його письмового дозволу. На видану справу складається картка – замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

9.4. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника позашкільного навчального закладу з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

9.5. Строки зберігання ділової документації позашкільного навчального закладу наведено у додатку 9.

Повний документ з додатками - http://ru.osvita.ua/legislation/pozashk_osv/30822/

ВИТЯГ З НАКАЗУ МІНІСТЕРСТВА ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ 18.06.2015 №1000/5 (ЗІ ЗМІНАМИ)

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

1. Складання номенклатури справ

1. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Закріплена в номенклатурі схема систематизації справ використовується при розробленні схеми картотеки на виконані документи.

5. Номенклатура справ установи (зведена номенклатура) складається службою діловодства. Методична допомога у складанні номенклатури справ надається архівом установи (посадовою особою, відповідальною за архів).

6. Під час складання номенклатури справ установи використовується структурний або функціональний принцип її побудови.

Структурний принцип використовується в разі чітко встановленої структури установи. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів (канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ маркетингу та збуту продукції тощо). При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба діловодства, наступними розділами - структурні підрозділи, у тому числі відокремлені структурні підрозділи установи, що не мають статусу юридичної особи, у послідовності згідно зі штатним розписом чи класифікатором структурних підрозділів, а наприкінці зазначаються справи постійно і тимчасово діючих колегіальних органів установи (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо).

У разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) у безструктурній установі між її працівниками використовується функціональний принцип побудови номенклатури справ. Розділи і підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають її функції та напрями діяльності і розміщуються у номенклатурі за ступенями їх важливості (організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо).

У разі виробничої потреби можливе поєднання структурного та функціонального принципів побудови номенклатури справ.

9. У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відбивають усі документовані ділянки і питання діяльності установи, а також:

не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;

справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ кожного року впродовж всього строку їх вирішення або ведення;

справи постійно діючих колегіальних органів (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо);

справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності (наприклад справи ліквідаційної комісії).

10. До номенклатури справ включаються, як правило, оригінали документів. За рішенням ЕК установи до номенклатури справ можуть включатися копії тиражованих документів, що накопичуються в структурних підрозділах (розпорядчі документи, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо).

11. До номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

12. Номенклатура справ установи (зведена) складається за уніфікованою формою, наведеною в додатку 10 до цих Правил, на підставі номенклатур справ структурних підрозділів, розроблених за аналогічною формою, наведеною в додатку 11 до цих Правил.

13. Номенклатури справ установи та її структурних підрозділів оформлюють так, як визначено далі.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 05-10, де 05 - індекс самостійного відділу, 10 - порядковий номер справи, або 04.1-08, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 08 - порядковий номер справи.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин), які мають чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція», «фінансова документація» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

Якщо справа складається з різних за видами документів, пов’язаних одним конкретним питанням та послідовністю ведення діловодства (судові, слідчі, особові тощо), вживають термін «справа», наприклад: «Особова справа Іванченка Володимира Миколайовича».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани-графіки, анкети, довідки тощо) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у закладах загальної середньої освіти»

Не вірно	Вірно
«Документи і матеріали щодо готовності освітнього закладу до нового навчального року»	«Документи (перелічити) щодо готовності освітнього закладу до нового навчального року»
«Моніторинг діяльності педагогічного колективу»	«Документи (перелічити) щодо моніторингу діяльності педагогічного колективу»
«Наступність та адаптація учнів 1,5,10-х класів до нових умов навчання»	«Документи (перелічити) щодо наступності та адаптації учнів 1,5,10-х класів до нових умов навчання»
ГПД	Скорочення не дозволяються
Матеріали щодо реалізації Концепції національно-патріотичного виховання
Запровадження Концепції Нової Української школи

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи - додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи. У такому разі видовий склад документів не зазначають, наприклад: «Документи до протоколів засідань вченої ради інституту».

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначаються вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Накази з основної діяльності товариства».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і стислий зміст документів, наприклад: «Листування з Міністерством охорони здоров’я України про стан здоров’я дітей дошкільного віку».

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб».

1. План основних організаційних заходів Державного підприємства «Азот» на 2014 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів за IV квартал 2014 року.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Вказівку на наявність копій документів у справі розташовують після заголовка, наприклад: «Накази з основної діяльності за 2014 рік (копії)».

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за типовими (галузевими) переліками документів із зазначенням строків їх зберігання, типовими і примірними номенклатурами справ.

Допускається посилання на ряд статей переліку документів із зазначенням строків їх зберігання (у тому числі різних переліків, якщо застосовуються типовий і галузевий). При цьому строк зберігання зазначається відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК установи.

Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, погоджують ці строки з ЕК органу вищого рівня (за наявності). При цьому в номенклатурі справ робиться примітка «Строк зберігання встановлено» (назва ЕПК державного архіву, протокол №___ від ___); «Строк зберігання встановлено» (назва ЕК органу вищого рівня, протокол №___ від___».

Для справ, сформованих із тиражованих копій документів, встановлюється строк зберігання «Доки не мине потреба» незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків їх зберігання.

Строк зберігання справи «Для службового користування» не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕК» (експертна комісія).

У графі 5 «Примітка» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Для створення переліку документів, які мають бути у закладі освіти, потрібно користуватися уніфікованою системою документів, які створені в Україні. Це розділ 3 Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98. Додаток 3 визначає його зміст.

	Додаток до наказу КЗШ № від ___№ ___
Найменування установи	ЗАТВЕРДЖУЮ
	Посада керівника установи
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ	________________________________ (підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
__________ № ___________	___ ____________ 20___ року
на__________ рік	М. П. (за наявності)

Індекс справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ

(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи

номенклатури заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи

__________________________________________________________________________________________

(назва розділу ^[*])

Посада керівника служби діловодства	______________ (підпис)		__________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20___ року
Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи _________ ____________________ (підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК КЗШ № _______ № ________		ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕК департаменту освіти і науки виконкому Криворізької міської ради ________ № ________

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі:

За строками зберігання	Разом	У тому числі
За строками зберігання	Разом	таких, що переходять	з відміткою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Усього

Посада керівника служби діловодства

______________
(підпис)

________________________
(ініціали (ініціал імені),
прізвище)

___ ____________ 20___ року

Підсумкові відомості передано в архів установи.

Посада особи, відповідальної

за передачу відомостей

______________
(підпис)

________________________
(ініціали (ініціал імені),
прізвище)

___ ____________ 20___ року

ІНСТРУКЦІЯ

З ДІЛОВОДСТВА В ОРГАНАХ МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ МІСТА

затверджена рішенням виконкому Криворізької міської ради

№ 428 від 12.09.2018, № 370 від 17.07.2019 року

I. Загальні положення

Інструкція з діловодства в органах місцевого самоврядування міста (надалі – Інструкція) встановлює загальні положення функціонування структурних підрозділів з діловодства в органах місцевого самоврядування (надалі – орган місцевого самоврядування), вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, що міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням, систематизацію й зберігання документів у діловодстві. Вимоги цієї Інструкції до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.
Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві органу місцевого самоврядування, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.
Орган місцевого самоврядування організовує діловодство на підставі Інструкції, регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (надалі – регламенти та національні стандарти).
Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в органі місцевого самоврядування мають відповідати вимогам Інструкції.
Відповідальність за організацію діловодства в органі місцевого само-врядування несе його керівник.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях прем'єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади та місцевого самоврядування (надалі – акти вищих органів влади та посадових осіб), відповідей на запити та звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (надалі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники керівника органу місцевого самоврядування згідно з розподілом функціональних обов'язків. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах органу місцевого самоврядування відповідають їх керівники.
Організація діловодства в органі місцевого самоврядування покла-дається на структурні підрозділи, відповідальні за діловодство (надалі – служба діловодства).
Основними завданнями служби діловодства є встановлення в органі місцевого самоврядування єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизо-ваних систем, методичне керівництво та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами, їх зберігання в структурних підрозділах органу місцевого самоврядування. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

8.1 розробляє інструкцію органу місцевого самоврядування з діловодства;

8.2 здійснює реєстрацію та веде облік документів;

8.3 розробляє зведену номенклатуру справ органу місцевого самоврядування;

8.4 організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку передачі до архівного відділу;

8.5 забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами органу місцевого самоврядування вимог Інструкції, регламентів та національних стандартів;

8.6 уживає заходів до зменшення обсягу службового листування в органі місцевого самоврядування;

8.7 проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах органу місцевого самоврядування, надає методичну допомогу з організації діловодства на підприємствах, установах, організаціях комунальної власності міста;

8.8 бере участь у впровадженні та використанні електронної системи діловодства в органі місцевого самоврядування;

8.9 здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у органі місцевого самоврядування;

8.10 забезпечує дотримання єдиних вимог до підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

8.11 проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для ухвалення управлінських рішень;

8.12 організовує збереження документаційного фонду органу місцевого самоврядування та користування ним;

8.13 ініціює підвищення кваліфікації працівників органу місцевого самоврядування з питань діловодства.

Організація діловодства в структурних підрозділах органу місцевого самоврядування покладається на спеціально призначену для цього особу.

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документі

Документування управлінської інформації полягає в створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.
Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями, регламентами органу місцевого самоврядування, положеннями про структурні підрозділи та посадовими інструкціями.
Вибір виду документа, призначеного для документування управлін-ської інформації (розпорядження, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом, компетенцією органу місцевого самоврядування, посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).
Документ має відповідати чинному законодавству та спрямовуватися на виконання органом місцевого самоврядування покладених на нього завдань і функцій.
Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (надалі – ДКУД).
З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів. За наявності уніфікованих (типових) форм документів вони включаються до відповідного збірника.
Орган місцевого самоврядування здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбаче-них законодавством про мови в Україні.

Документи, що надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою, мовою держави-адресата або однією з мов міжнародного спілкування.

Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні, доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами Інструкції.

18.1. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).

18.2. Бланки документів мають такі поля (міліметрів):

– 30 – ліве;

– 10 – праве;

– 20 – верхнє та нижнє.

18.3. Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

У органі місцевого самоврядування використовують такі бланки документів:

19.1 бланки для листів (додаток 2);

19.2 бланк конкретного виду документа із зазначенням на ньому назви виду документа (додаток 3).

Бланки документів структурних підрозділів розробляються в тому разі, коли керівник підрозділу або посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень.
У разі листування з постійними іноземними кореспондентами, можливо виготовлення бланків, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Державний герб України на таких бланках проставляється в центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, не рекомендується використовувати в межах України.
Бланки документів мають виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів. З дозволу керівника органу місцевого самоврядування бланки можуть виготовлятися за допомогою комп'ютерної техніки.
Види бланків, що використовуються в органі місцевого самоврядування, та порядок їх обліку визначаються регламентом установи.

24. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо кількість зареєстрованих документів у паперовій формі такого виду в установі перевищує 2 тис. одиниць на рік. Якщо кількість зареєстрованих документів у паперовій формі менше 2 тис. одиниць, документ друкується з текстового редактора, у якому його створено, без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.

25. Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки. Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі його лицьового боку.

26. За виготовлення, облік та зберігання бланків листів відповідає служба діловодства, що видає бланки відповідальним працівникам структурних підрозділів установи підзвітно.

27. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

Оформлення реквізитів документів

28. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів праців-ники органів місцевого самоврядування оформляють їх відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

29. Документ має містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування органу місцевого самоврядування-автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

30. Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов'язкові, а й інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

Зображення Державного герба України

31. Зображення Державного герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року №2137-XII «Про Державний герб України».

32. Зображення Державного герба України розміщується в центрі верхнього поля бланка з поздовжнім розташуванням реквізитів. Розмір зображення становить: висота 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів.

33. На бланках посадових осіб і бланках структурних підрозділів, що не є юридичними особами, не відтворюється зображення герба.

Коди

34. Код органу місцевого самоврядування проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). На бланках для листів він розміщується після реквізиту «Довідкові дані про установу».

Найменування органу місцевого самоврядування

35.Найменування органу місцевого самоврядування на його документах має відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про нього. Скорочене найменування вживається в разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначеному документі.

36. Найменування структурного підрозділу органу місцевого самоврядування зазначається тоді, коли він є автором документа, і розміщується нижче найменування органу місцевого самоврядування.

Довідкові дані про орган місцевого самоврядування

37. Довідкові дані про орган місцевого самоврядування містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, адреси електронної пошти, офіційного веб-сайта тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування органу місцевого самоврядування або структурного підрозділу.

38. Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

39. Назва виду документа (рішення, розпорядження, наказ тощо) зазначається на бланку й має відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

40. Датою документа є дата його підписання, затвердження, прийняття, видання, реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Її оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою, рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться (наприклад: 02.03.2018).

41. У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2018 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 03 червня 2018 р.

42. Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

43. Обов'язковому датуванню та підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа та направлення його до справи).

Реєстраційний індекс документів

44. Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень – індексів, що надаються документам під час реєстрації та вказують на місце їх складання, виконання й зберігання.

45. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа в межах групи документів, що реєструються, доповнюється індексами, які застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурних підрозділів, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

46. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. У межах однієї частини індексу може застосовуватися дефіс. Послідовність складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, наприклад:

вхідний документ 1242/18, де:

1242 – порядковий номер документа,

18 – категорія кореспондента (додаток 4),

вихідний документ 4/01-06/985, де:

4 – категорія кореспондента–адресата,

01-06 – індекс справи за номенклатурою,

985 – порядковий номер документа.

47. Якщо документ надійшов або надсилається від одного структурного підрозділу до іншого в межах установи, то до індексу кореспондента установи можна додати індекс структурного підрозділу (автора документу) відповідно до номенклатури справ установи, наприклад; 541/7-14, де 541 – порядковий номер, 7 – індекс виконкому міської ради, 14 – індекс управління організаційно-протокольної роботи виконкому міської ради.

48. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, що складається з літер, наприклад: 152/5 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом «Для службового користування».

49. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного розробника.

50. Місце розташування реєстраційного індексу на документі визначається формою бланка.

51. У органах місцевого самоврядування, де запроваджена автоматизована система документообігу, для реєстрації документів використовується штрих-код. Штрих-код проставляється на першій сторінці документа, оформленому на бланку, у центрі нижнього поля – для вихідної, внутрішньої кореспонденції, на правому нижньому полі – для вхідної кореспонденції.

Посилання на документ

52. Посилання в тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться в такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – розробника (автора) документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

Гриф обмеження доступу

53. Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа.

54. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом.

Адресат та особисте звертання

55. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

55.1. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться в називному відмінку, наприклад:

Дніпропетровська обласна державна адміністрація

55.2. Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться в називному відмінку, а посада й прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Дніпропетровська обласна державна адміністрація

Начальнику Головного управління охорони здоров’я

Власне ім’я, прізвище

55.3. У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, що наводиться в давальному відмінку, наприклад:

Голові Національного агентства

з питань державної служби

Власне ім’я, прізвище

55.4. Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Виконкомам районних у місті рад

56. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого - четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

57. Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року №270 (Офіційний вісник України, 2009 року, №23, ст.750).

57.1. Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції України

вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001

57.2. У разі надсилання документа фізичній особі, спочатку зазначається в давальному відмінку власне ім’я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

Олександру Гончаруку

вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1,

м. Київ, 03178

57.3. У разі надсилання документа органам законодавчої чи виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

58. У разі, коли документ адресується конкретній особі, в листі нижче атрибута «адресат» може наводитись особисте звертання в кличному відмінку:

Пане (пані) Власне ім’я або Пане (пані) Прізвище

Або Пане (пані) посада або звання

Або Панове

Наприклад:

Пане Олексію, Пані Іваненко, Пані директор, Пане полковнику

У разі необхідності перед словом «Пане», «Пані» або «Панове» може використовуватися слово «Шановний», «Шановна» або «Шановні» відповідно, наприклад:

Шановна пані Ковальська.

Гриф затвердження документа

59. Документ може бути затверджений розпорядчим документом органу місцевого самоврядування або посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у ньому. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом органу місцевого самоврядування, що видав відповідний акт.

60. Затвердження певних видів документів здійснюється з проставлянням грифа затвердження.

61. Якщо документ затверджується посадовою особою (додаток 5), гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ» без лапок, найменування посади, підпису, власного ім`я та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник міського голови

Власне ім`я, прізвище

Дата

62. У разі, коли документ затверджується рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖЕНО» без лапок, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати та номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення виконкому міської ради
12.01.2018 №550

63. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому куті лицьового боку першого аркуша документа. У разі затвердження документа кількома посадовими особами, грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

64. Резолюція – це напис на документі, зроблений посадовою особою, із постановкою конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи.

65. Резолюція, як правило, складається з таких елементів: власне ім`я та прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

66. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є особа, зазначена першою, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу, або особа, прізвище якої вказано проти слова «відповідальний». Першою, як правило, зазначається особа, яка посідає вищу або рівну посаду з іншими виконавцями.

67. На документах зі строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

68. Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркушу документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

69. Резолюція може бути оформлена на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу та дати документа, якого вона стосується.

Заголовок до тексту (короткий зміст)

70. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа має містити стислий виклад суті документа. Заголовок до тексту документа (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

71. Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради, протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

72. Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

Відмітка про контроль

73. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

74. Відмітка про контроль робиться шляхом проставляння літери «К» чи слова «Контроль» (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

75. У разі необхідності повернення документа, у нижньому лівому полі проставляється штамп «Підлягає поверненню».

Текст документа

76. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладання, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис. Текст документа повинен відповідати заголовку до нього.

77. Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

78. Суцільний зв'язний текст документа містить граматично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладання тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

79. Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної, заключної частин. Вступна частина містить підставу, обгрунтування або мету складання документа, мотивувальна – обґрунтування позиції установи, заключна – висновки, пропозиції, рішення, прохання.

80. У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити в такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

81. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Розділи (підрозділи) можуть мати заголовки (підзаголовки). Розділи, підрозділи, пункти та підпункти нумерують арабськими цифрами, розділяють крапками. У окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

82. Форма анкети використовується в разі викладання у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною – конкретні характеристики.

83. Таблична форма документа використовується в разі викладання в цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки й підзаголовки граф та рядків таблиці викладються іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення та скорочення. Графи таблиці, що розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова «Продовження додатка».

Відмітки про наявність додатків

84. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

85. Додатки до документів можуть бути таких видів:

85.1 додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

85.2 додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

85.3 додатки, що надсилаються із супровідним листом.

86. У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)»; «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».

87. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 62 Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: «що додається» або «(додається)».

88. На додатках до положень, правил, інструкцій тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, що включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю, наприклад:

Додаток 5
до Інструкції (пункт 7)

89. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа мають відмітку з посиланням на цей документ, його дату і реєстраційний номер, наприклад:

Додаток
до Наказу Міністерства охорони здоров'я України
20.01.2012 №295

90. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому й наступних аркушах додатка робиться відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1». Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

91. У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.

92. Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено. Додатки до актів органів і посадових осіб місцевого самоврядування підписуються заступником керівника відповідно до регламенту установи на лицьовому боці останнього аркуша.

93. У разі, коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа, перед підписом.

94. Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

95. Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:	1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2011 року на 5 арк. в 1 прим.
	2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2018 року на 3 арк. в 1 прим.

96. Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву від 20 вересня 2018 р. №595/04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

97. У разі, коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток:

згідно з описом на 3 арк.

98. Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток:

на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

99. Посадові особи підписують документи в межах повноважень, визначених у документах про розподіл обов'язків між керівником та його заступниками, регламенті органу місцевого самоврядування, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами в разі відсутності керівника та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

100. Документи, що надсилаються до органів державної влади, місцевого самоврядування підписуються керівником органу місцевого самоврядування або за його дорученням заступником керівника.

101. Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються керівником установи, його заступниками згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

102. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного якщо документ надрукований не на бланку, скороченого на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, власного імені та прізвища, наприклад:

Начальник фінансового управління

підпис

Власне ім`я, прізвище

або

Начальник

підпис

Власне ім`я, прізвище

103. У разі надсилання документа в паперовій формі однакового змісту одночасно кільком установам одного та вищого рівня, керівник або його заступники відповідно до розподілу обов’язків підписують усі його примірники.

104. У разі надсилання документа в паперовій формі однакового зміста одночасно кільком підпорядкованим установам, допускається підписати керівником або його заступниками відповідно до розподілу обов’язків тільки його оригінал, який залишається у справі установи – автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства копії.

105. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості. Наприклад:

Керівник	підпис	Власне ім`я, прізвище
Головний бухгалтер	підпис	Власне ім`я, прізвище

106. У разі підписання спільного документа кількома особами, які посідають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні й скріплюються печатками установ, наприклад:

Начальник управління економіки	Начальник фінансового управління
підпис Власне ім`я, прізвище відбиток печатки	підпис Власне ім`я, прізвище відбиток печатки

107. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії	підпис	Власне ім`я, прізвище
Секретар комісії	підпис	Власне ім`я, прізвище

108. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне і`мя та прізвище якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У такому випадку обов'язково зазначаються фактична посада, власне ім`я та прізвище особи, яка підписала документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника установи або самостійного структурного підрозділу слів «Виконуючий обов'язки» або «В.о.» здійснюється на підставі відповідного документа.

109. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

110. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

Візи та гриф погодження

111. Погодження може здійснюватись як у органі місцевого самовряду-вання посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за його межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

112. Внутрішнє погодження документа оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: найменування посади особи, особистий підпис, власне ім`я, та прізвище особи, яка візує документ, дату візування.

113. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що залишаються в органі місцевого самоврядування.

114. Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник юридичного управління підпис Власне ім`я, прізвище

Зауваження та пропозиції додаються.

Дата

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

115. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначається розробником, який створює документ, виходячи з його змісту, віідповідно до вимог чинного законодавства.

116. Порядок візування певних видів документів визначається регламентом органу місцевого самоврядування.

117. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з повноваженнями.

118. Якщо під час візування з'ясується, що в підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

119. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставляння на них грифа погодження, який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО» без лапок, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис посадової особи, скріплений гербовою печаткою, власне ім’я, прізвище та дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Криворізький міський голова

підпис, власне ім’я, прізвище

МП

Дата

або:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання експертної комісії виконкому міської ради

Дата №

120. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

121. Зовнішнє погодження в разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

121.1 з установами однакового рівня та іншими установами;

121.2 з громадськими організаціями;

121.3 з органами, що здійснюють державний контроль у певній сфері;

121.4 з установами вищого рівня.

122. У разі, коли не залишається місця для зовнішнього погодження, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

123. Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади	підпис	Власне ім`я, прізвище
Дата

Відбиток печатки

124. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, у яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою органу місцевого самоврядування.

125. Перелік документів, підписи на яких необхідно скріплювати печатками установи відповідно до вимог законодавства України, складається в структурних підрозділах і погоджується із заступником керівника органу місцевого самоврядування згідно з розподілом обов’язків.

126. Відбиток печатки без зображення герба із зазначенням на ній найменування відповідного органу місцевого самоврядування або печатки структурного підрозділу в разі необхідності ставиться на копіях документів (ксерокопіях), що надсилаються в інші установи, та на копіях примірників розпорядчих документів у разі їх розсилання.

127. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, та її підпис або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».

128. Розпорядженням керівника органу місцевого самоврядування визначаються порядок використання, місце зберігання гербових печаток та печаток без зображення герба й посадова особа, відповідальна за їх зберігання.

Відмітка про засвідчення копій документів

129. Орган місцевого самоврядування має право засвідчувати копії документів, що ним створюються, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують нотаріального засвідчення, паперових копій електронних документів, що надійшли до органу місцевого самоврядування через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади. Копія документа виготовляється та видається за зверненням інших установ і громадян тільки з дозволу керівника, його заступників або керівника структурного підрозділу.

130. Копії документів інших установ можуть виготовлятися й засвідчуватися органом місцевого самоврядування в таких випадках:

131.1 на вимогу судових та інших правоохоронних органів;

131.2 для внутрішнього використання в установі (під час вирішення питань щодо прийняття на роботу, навчання, засвідчення трудових, житлових, інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників /копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо/).

132. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо його оригінал відсутній або його отримати неможливо.

133. Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша вільної копії документа.

134. Витяг з документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію.

135. Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

136. Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями.

137. Напис про засвідчення паперової копії документа складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії, що проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст відділу із протокольної роботи МП

підпис

Власне ім’я, прізвище

Дата

Таким же чином засвідчуються копії документів у паперовій формі, щодо яких здійснюється виїмка.

138. Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідного органу місцевого самоврядування (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, кадрової служби, бухгалтерії тощо).

139. У випадках, передбачених чинним законодавством, на вимогу установи, якій надається копія документа, допускається засвідчення копії поаркушно. Відмітка про засвідчення копії може доповнюватися написом «Усього в копії ___ арк.». У такому випадку аркуші копії документа нумеруються.

140. Можливе виготовлення вільної копії документа, що виготовляється шляхом передрукування або переписування його оригіналу, що повністю відтворює інформацію, але не абсолютно точно відтворює його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).

141. Витяг з документа оформляється на відповідному бланку органу місцевого самоврядування з дотриманням таких вимог:

141.1 у назві виду документа зазначається «Витяг з рішення», «Витяг з протоколу», «Витяг з наказу» тощо;

141.2 відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є);

141.3 з основної частини тексту документа та додатка до нього (за наявності) виписується пункт з необхідною інформацією;

141.4 відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);

141.5 проставляється відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки.

142. Витяги з протоколів засідань дорадчих органів оформляються секретарем цього органу й засвідчуються в установленому порядку.

143. На копіях вихідних документів, що залишаються в справах органу місцевого самоврядування, тексти бланків не відтворюються, а зазначається лише дата підписання документа, його реєстраційний індекс, посада особи, що підписала документ, її особистий підпис, візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

144.Особливим видом копії документа є дублікат – повторно оформлений документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу. Дублікат виготовляється на такому ж бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляється відбиток печатки установи й підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті у правому верхньому куті проставляється відмітка «Дублікат» без лапок.

Відмітки про створення, виконання документа

145. Власне ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці, в нижньому лівому куту останнього аркуша документа, наприклад: Олена Петренко 746 23 29.

146. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова «До справи», номер справи, посилання на дату й реєстраційний індекс документа, що засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату.

147. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки в лівому куті нижнього поля, на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи №03-10

Або

До справи № 05-19

Лист-відповідь від 20.05.2018

№ 03-10/01/802

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови

04.03.2018

посада підпис Власне ім`я,

прізвище

посада підпис Власне ім`я,

прізвище

21.05.2018

05.03.2018

148. На документі, створеному оператором комп’ютерного набору структурного підрозділу, зазначаються власне ім`я та прізвище, відмітка про наявність копії документа в електронному вигляді, що містить ім’я файлу та його місце зберігання. Відмітка ставиться на лицьовому боці, у лівому куті нижнього поля останнього аркуша документа, наприклад: НА/наказ/2018/про утворення комісії.

149. На документи, що надходять на офіційну електронну адресу установи, за допомогою штампа або від руки ставиться відмітка «Отримано електронною поштою».

150. У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом, реєстраційний штрих-код ставиться на супровідному листі.

151. У разі, коли установа-автор документа подає до служби діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі-авторові, реєстраційний штрих-код не проставляється.

Запис про державну реєстрацію

152. Запис про державну реєстрацію робиться щодо нормативно-правових актів, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів.

153. У разі подання нормативного акта на державну реєстрацію в паперовій формі, на першій сторінці паперового примірника нормативно-правового акта для проставляння відмітки про державну реєстрацію залишається вільне місце розміром 60х100 міліметрів у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження.

Складання деяких видів документів

Рішення, розпорядження (накази)

154. Рішення, розпорядження (накази) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження (накази) видаються з основної діяльності або кадрових питань.

155. З метою розрізнення груп розпоряджень кожного виду до порядкового номера додається літерний індекс: «р» – з основних питань, «р-ДСК» – з питань, віднесених до інформації з обмеженим доступом, «к» – з кадрових питань, «в» – про надання оплачуваних відпусток, «с» – про стягнення, «вд» – про відрядження, направлення на підвищення кваліфікації.

156. Проекти розпоряджень (наказів) з основної діяльності готуються та подаються структурними підрозділами за дорученням керівника органу місцевого самоврядування чи за власною ініціативою.

157. Проекти розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує кадрова служба на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників та інших документів.

158. Проекти розпоряджень (наказів) з основної діяльності, рішень і додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, у якому його створено, посадовими особами, визначеними в проекті документа виконавцями завдань, що містяться в ньому, керівником служби діловодства, посадовою особою з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

159. Проекти розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також, залежно від видів розпоряджень, – посадовою особою з питань запобігання та виявлення корупції, посадовою особою бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

160. Структурним підрозділом або посадовою особою юридичної служби обов'язково візуються проекти рішень, розпоряджень нормативно-правового характеру, а також розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) та з інших питань, визначених регламентом органу місцевого самоврядування.

161. Проекти рішень, розпоряджень, що надаються для підписання керівнику органу місцевого самоврядування, візуються його заступниками відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

162. Якщо в процесі погодження до проекту рішення, розпорядження (наказу) вносяться істотні зміни, воно підлягає повторному погодженню.

163. Рішення, розпорядження підписуються керівником органу місцевого самоврядування, накази – посадовою особою відповідно до повноважень, а в разі їх відсутності – посадовими особами, які виконують їх обов'язки.

164. Після підписання рішення, розпорядження (наказу) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового рішення, розпорядження (наказу) про внесення змін.

165. Рішення, розпорядження (наказ) оформляються на відповідному бланку. Його зміст коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...»,) або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...»).

166. Текст розпорядження (наказу) з питань основної діяльності, рішення органу місцевого самоврядування складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

167. У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання рішення, розпорядження. Вона може починатися зі слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

168. Констатуюча частина (преамбула) може закінчуватися дієсловом, що друкується шрифтом «жирний курсив» без лапок, після чого ставиться двокрапка.

169. Розпорядча частина поділяється на пункти й підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі узагальнено, наприклад: «головам районних у місті рад», «начальникам структурних підрозділів». При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо.

170. Якщо рішенням, розпорядженням відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який починається зі слів: «Визнати таким, що втратив чинність,…».

171. Зміни, доповнення, що вносяться до рішення, розпорядження (наказу) оформляються лише новим рішенням, розпорядженням (наказом), який має такий заголовок: «Про внесення змін до рішення, розпорядження (наказу)…» із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни.

171.1. Розпорядча частина починається з такого пункту:

«1. Унести до рішення, розпорядження такі зміни:», у разі викладення змін у тексті рішення, розпорядження».

171.2. Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

«1.1 пункт 2 викласти в такій редакції: …;

1.2 пункт 3 виключити;

1.3. абзац другий пункту 4 доповнити словами …».

або:

«1. Викласти в новій редакції додаток 1(додаток)».

171.3. У разі викладення змін у вигляді окремого тексту, розпорядча частина починається зі слів «Унести до рішення, розпорядження зміни згідно з додатком».

172. Останній пункт розпорядчої частини в разі потреби може містити відомості про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням рішення, розпорядження (наказу).

173. До рішень, розпоряджень (наказів) не може включатися пункт «розпорядження (наказ) довести до відома…». Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться рішення, розпорядження (наказ), зазначаються в списку розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа та передає до служби діловодства.

174. Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. У індивідуальних розпорядженнях (наказах) міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених – про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

175. Зміст індивідуального розпорядження (наказу) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...», «Про прийняття...». У зведених розпорядженнях (наказах) може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання», «Про особовий склад».

176. У тексті розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня в такій послідовності: вид акта, установа-автор, дата, номер, повне найменування.

177. Розпорядча частина розпорядження (наказу) з кадрових питань (особового складу), починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження (наказу), і малими – його власне ім'я та текст наказу. У зведених розпорядженнях (наказах) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

178. У розпорядженні (наказі) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

179. У зведених розпорядженнях (наказах) з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується в такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження (наказу) не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

180. У кожному пункті розпорядження (наказу) з кадрових питань зазна-чається підстава для його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

181. Під час ознайомлення з розпорядженням (наказом) особами, відносно яких його видано, на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

182. Рішення виконкому, розпорядження (накази) нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року, рішення відповідної ради – у межах поточного скликання. Розпорядження (накази) з основної діяльност та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

183. Копії рішень, розпоряджень (наказів) засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою та надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається (у окремих випадках – підписується) працівником, який є розробником документа.

184. Рішення, що є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного оприлюднення, якщо інше не встановлено ними.

185. Інші види документів органу місцевого самоврядування оформлю-ються відповідно до його регламенту.

Протоколи

186. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття рішень органами місцевого самоврядування, постійними комісіями, дорадчими органами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

187. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формах. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, без ходу обговорення питання.

188. Протокол засідання оформляється на бланку колегіального органу або на чистому аркуші паперу формату А4 з поздовжнім розташуванням реквізитів.

189. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало з перервами кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

190. Номер протоколу має відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу. Протоколи засідань місцевої ради ведуться в межах поточного скликання, порядок їх складання визначається регламентом відповідної ради.

191. Заголовок до тексту протоколу має відображати вид засідання (нарада, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

192. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

193. У вступній частині зазначаються власні і`мя та прізвища голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

194. У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку власні ім`я та прізвища присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та, у разі потреби, найменувань установ.

195. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

196. Вступна частина включає порядок денний – перелік питань для розгляду на засіданні, що розміщені в порядку їх важливості, складності, передбаченого часу обговорення із зазначенням доповідача з кожного питання. Кожне питання нумерується арабськими цифрами та друкується з абзацу. Формування питань в порядку денному починається з прийменника «Про». Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка.

197. У протоколі порядок денний розміщується, як правило, наприкінці вступної частини. У разі, коли на розгляд виноситься велика кількість питань, дозволяється не вносити порядок денний у текст протоколу, а зробити посилання: «Порядок денний засідання додається».

198. Основна частина протоколу складається з розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами й будуються за такою схемою:СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

199. Після слова «СЛУХАЛИ» може зазначатися текст виступу основного доповідача. Власне і`мя та прізвища кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається в третій особі однини.

200. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире й зазначається: «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».

201. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються в протоколі із зазначенням власних імен та прізвищ промовців, найменування їх посад, з викладанням стислого змісту питання та відповідей на нього (у разі складання протоколу в повній формі). Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

202. Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») у протоколі фіксується ухвалене рішення з розглянутого питання порядку денного. Воно має бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк. Ухвалені рішення місцевої ради, її виконавчого комітету оформлюються відповідно до вимог пунктів 165 - 173 Інструкції, є складовою матеріалів протоколу відповідного засідання та зберігаються в службі діловодства в установленому порядку.

203. Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, що нумеруються арабськими цифрами, розділяються крапками.

204. Протокол засідання колегіального органу містить результати голосування.

205. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем. Протоколи засідань відповідної ради підписуються головуючим.

206. Деякі протоколи засідань підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

207. Копії протоколів або витяги з них надсилаються в разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Секретар дорадчого органу (інша відповідальна особа) складає список розсилки та забезпечує розсилку копій протоколу.

Службові листи

208. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

208.1 відповіді про виконання завдань, визначених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб та установ вищого рівня;

208.2 відповіді на запити, звернення та кореспонденцію Верховної Ради України, інших установ, звернення громадян, запити на інформацію;

208.3 ініціативні листи;

208.4 супровідні листи.

209. Службовий лист оформляється на спеціальному бланку для листів формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, дозволяється використовувати бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

210. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на документ, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа), особисте звертання (у разі потреби), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

211. Датою листа є дата його підписання, що має збігатися з датою реєстрації вихідної кореспонденції в службі діловодства.

212. Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), має заголовок до тексту, що відповідає на питання «про що?».

213. Як правило, у листі порушується одне питання.

214. Основним реквізитом службового листа є текст, оформлений відповідно до пп. 76 - 83 Інструкції.

215. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити…» «роз’яснюємо, що…» у разі офрмлення на бланку органу місцевого самоврядування, або від третьої особи однини – «виконком міської ради інформує…», «управління вважає за доцільне» у разі оформлення без бланку.

216. Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини – «прошу…», «пропоную…».

217. Службовий лист може починатися зі звертання та закінчуватися завершальними реченнями типу «Будемо раді співпрацювати з Вами», «З повагою», «З повагою та вдячністю» тощо.

218. Службові листи підписуються відповідно до пп. 99 - 110 Інструкції. На вимогу чинного законодавства України деякі листи можуть засвідчуватися гербовими печатками.

219. Службовий лист візує керівник структурного підрозділу органу місцевого самоврядування, у якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі питання) – керівники заінтересованих структурних підрозділів, а також заступник керівника органу місцевого самоврядування відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист має підписувати керівник органу місцевого самоврядування).

Документи до засідань колегіальних органів

220. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених законодав-чими актами, положеннями про ці колегіальні органи, іншими нормативно-правовими документами, організаційного забезпечення відповідного органу.

221. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та в разі потреби.

222. У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що мають розглядатися, терміни розгляду, власне і`мя та прізвище доповідача та заступника керівника органу, який контролює підготовку питань, відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

223. Проект плану роботи колегіального органу складається структурним підрозділом органу місцевого самоврядування або посадовою особою, які відповідно до своїх повноважень забезпечують організацію роботи цього органу, з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

224. Керівники структурних підрозділів колегіального органу та його апарату завчасно подають для включення до плану його роботи перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні.

225. Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома його членів і керівників структурних підрозділів і апарату, оприлюднюється відповідно до вимог чинного законодавства. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені з дозволу його голови в установленому порядку. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх його членів та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

226. Порядок підготовки засідань колегіальних органів визначається регламентом відповідного органу місцевого самоврядування.

227. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять робочих днів до засідання, а в разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

227.1 доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), у якій ґрунтовно викладені питання з висновками й пропозиціями;

227.2 проект рішення колегіального органу, завізований заступниками керівника органу, керівниками заінтересованих структурних підрозділів, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками;

227.3 список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

227.4 інші документи, необхідні для розгляду питань.

228. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються в структурному підрозділі колегіального органу, який, відповідно до повноважень, забезпечує організацію роботи такого органу, окремо з кожного засідання.

229. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань), підготовка документів здійснюється з дотри-манням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

230. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих струк-турних підрозділів.

231. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію його роботи, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

232. Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

233. Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 186 - 206 Інструкції.

234. У разі потреби, виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів засідань колегіальних органів оформляються на відповідному бланку та засвідчуються печаткою служби діловодства.

Документи про службові відрядження

235. У разі виникнення потреби в направленні працівника у відрядження, керівником структурного підрозділу, у якому він працює, готується доповідна записка на ім'я керівника органу місцевого самоврядування, у якій зазначається, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

236. Доповідна записка разом з проектом розпорядження про відрядження передається керівнику, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

237. Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 6).

238. Після повернення з відрядження працівник повідомляє безпосеред-ньому керівнику про результати виконання завдання.

239. Звіт про використання коштів, виданих на відрядження передається до бухгалтерської служби органу місцевого самоврядування в строки, визначені чинним законодавством.

Акт

240. Акт засвідчує певний факт або подію. Він складається в присутності свідків або на підставі обстеження.

241. Текст акта містить дві частини. У вступній частині вказується розпорядчий документ, на підставі якого актується факт, подія або дія; у називному відмінку перераховуються особи, які брали участь у складанні акта, із зазначенням їх посад, власних імен та прізвищ. Якщо акт складено комісією, то першим зазначають голову комісії, прізвища членів комісії наводять у алфавітному порядку.

242. Основна частина акта містить опис установлених фактів. У разі потреби, формулюються висновки та вносяться пропозиції. Текст акта закінчується відомостями про кількість його примірників із зазначенням, куди (кому) саме передається кожен.

243. Акти також можуть складатися за певною формою, визначеною нормативно-правовими документами.

Довіреність

244. Довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій для представництва перед третіми особами. Довіреність видається за підписом посадової особи, уповноваженої на це законом, установчими документами.

245. Довіреність видається представнику установи для виконання зазначених у ній дій.

246. У тексті довіреності органу місцевого самоврядування зазначаються відомості:

246.1 повне найменування та місцезнаходження органу місцевого самоврядування;

246.2 власне і`мя, прізвище та посада довіреної особи;

246.3 орган, установа або організація, у яких будуть проводитися дії за довіреністю;

246.4 вид дій, які довірена особа може вчиняти від імені довірителя;

246.5 зразок підпису довіреної особи (у разі надання права підпису);

246.6 строк дії довіреності;

246.7 місце і дата видачі довіреності, її номер.

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

247. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації в органах місцевого самоврядування проходять і опрацьовуються на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

248. Ефективна організація документообігу передбачає:

248.1 проходження документів в установі найкоротшим шляхом;

248.2 скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема під час погодження);

248.3 уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;

248.4 централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

248.5 автоматизацію процесів опрацювання документів.

Приймання та первинне опрацювання документів,

що надходять до органу місцевого самоврядування

249. Доставка документів до установи здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку та електрозв’язку, у тому числі через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (надалі – систему взаємодії), а також, кур’єрською та фельд’єгерською службами.

250. Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання. Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

251. Усі документи, що надходять до органу місцевого самоврядування, приймаються централізовано службою діловодства.

252. У службі діловодства розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис «особисто». У такому випадку реєстраційний індекс та дата реєстрації наносяться на конверт.

253. Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розпис у журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

254. У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново», фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.

255. У разі відсутності в установі системи електронного діловодства, документи, що надійшли через систему взаємодії, друкуються та оформлюються службою діловодства як паперова копія електронного оригіналу, засвідчена печаткою служби діловодства.

256. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або в конверті відсутні окремі документи, чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також, адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

257. У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, за наявності помилок у оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється й повертається відправникові із зазначенням причини повернення або йому повідомляється про повернення документа телефоном.

258. У разі відсутності, нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається в службі діловодства.

259. Документ повертається відправникові без розгляду в разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який уже надійшов у електронній формі через систему взаємодії.

Попередній розгляд документів

260. Усі вхідні документи, що надходять на адресу установи, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.

261. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що потребують обов’язкового розгляду керівником органу місцевого самоврядування, його заступниками або структурними підрозділами установи, а також таких, що не підлягають реєстрації службою діловодства, примірний перелік яких визначено в додатку 7.

262. Документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства в день їх надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телефонограми розглядаються негайно.

Під час попереднього розгляду визначається:

чи має документ бути допущеним до реєстрації;

- чи потребує розгляду керівництвом установи або передачі структурним підрозділам відповідно до функціонального розподілу обов’язків в установі;

- чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).

263.Обов’язковому розгляду керівником органу місцевого самоврядування підлягають закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, акти Кабінету Міністрів України, доручення Прем’єр-міністра України, акти центральних органів виконавчої влади, а також запити й звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з основних питань діяльності органів місцевого самоврядування та потребують вирішення безпосередньо керівником.

264. Інші документи можуть передаватися заступникам керівника або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.

265. Під час попереднього розгляду документів ураховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені в положеннях про орган місцевого самоврядування, про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов'язків між керівником та його заступниками, посадових інструкціях, номенклатура справ, схеми проходження документів.

Реєстрація документів

266. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації й полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційно-контрольною карткою в електронній формі в системі електронного діловодства, зразок якої наведено в додатку 8, із зазначенням необхідних відомостей про документ. Перелік реквізитів реєстраційно-контрольної картки (додаток 9) у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами.

267. Реєстрація документів здійснюється з використанням системи електронного діловодства установи, за допомогою якої формується єдина централізована база реєстраційних даних, що забезпечує працівників інформацією про всі документи установи та їх місцезнаходження.

268. Під час реєстрації документа надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення – реєстраційний індекс з друкуванням штрих-коду, який включає реєстраційний індекс і дату документа. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа в групі документів, що реєструються, який доповнюється індексами, які застосовуються в установі, зокрема індексами кореспондентів, за номенклатурою справ тощо.

269. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера, категорії кореспондента, наприклад: №125/7.

270. У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватись у іншій послідовності – категорія кореспондента-адресата, індекс за номенклатурою справ, порядковий номер, наприклад: №5/17/139.

271. Реєстрація документів, адресованих установі та її керівництву, або за підписом керівництва, проводиться централізовано службою діловодства. Структурні підрозділи самостійно реєструють документи, адресовані їм та створені ними.

272. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження.

273. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого, новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

274. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора та змісту. Наприклад, окремо реєструються:

274.1 службові листи;

274.2 розпорядження (накази) з основних питань діяльності та адміністративно-господарських питань установи (структурного підрозділу);

274.3 розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

274.4 рішення колегіальних органів ;

274.5 бухгалтерські документи;

274.6 звернення громадян;

274.7 запити на інформацію.

275. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, додається до раніше зареєстро-ваного документа.

276. Паперова форма реєстрації (журнальна або карткова) допускається лише в умовах і протягом строку дії військового чи надзвичайного стану на території, де розташована установа.

Організація передачі документів та їх виконання

277. Для забезпечення своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву установи й структурним підрозділам.

278. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва установи в день їх надходження або наступного робочого дня, у разі їх надходження після 17 години.

279. Телефонограми та інші термінові документи передаються на розгляд керівнику негайно.

280. Акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, депутатські запити та звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, після реєстрації передаються на розгляд невідкладно.

281. Документи, розглянуті керівництвом установи, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, що здійснює передачу на виконання.

282. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям одночасно з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим, а співвиконавці отримують документ у електронному вигляді.

283. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставляння відповідної відмітки в реєстраційно-контрольній картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його електронні копії.

284. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого здійснюється через службу діловодства, що робить відповідну відмітку в реєстраційно-контрольній картці. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі діловодства.

285. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.

286. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в резолюції керівника, його заступників, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

287. Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження й підготовки проекту документа.

288. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями, головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

289. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) відповідному керівнику.

290. Перед поданням проекту документа на підпис керівнику розробник зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

291. Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

292. Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи взаємодії, після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

293. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення, зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та проінформувати службу діловодства про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.

Організація контролю за виконанням документів

294. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного належного їх виконання.

295. Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад, а також на кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядження та доручення голови Дніпропетровської обласної державної адміністрації, рішення колегії, запити на публічну інформацію.

296. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб, здійснює заступник керівника органу місцевого самоврядування відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

297. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу діловодства.

298. У структурних підрозділах установи безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

299. Контроль за виконанням документів в установі здійснюється за допомогою системи електронного документообігу.

300. Строк виконання документа може встановлюватися в нормативно-правовому акті, розпорядженні або резолюції керівника.

301. Строки можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Типові строки виконання основних документів наводяться в додатку 10. Індивідуальні строки встановлюються керівником установи, його заступниками, можуть бути вказані в документі. Кінцевий строк виконання зазначається в тексті документа або резолюції.

302. Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання вважається перший день після неробочого дня.

303. Документи, у яких строк виконання не зазначено, мають бути виконані не пізніше 30 календарних днів з їх моменту реєстрації в установі, до якої вони надійшли.

304. Якщо завдання потребує термінового виконання, у його тексті обов’язково зазначається кінцевий строк виконання.

305. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

306. У разі потреби, індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, що надається безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше трьох робочих днів до закінчення встановленого строку.

307. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених Верховною Радою України або Президентом України, надісланих Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України органом місцевого самоврядування разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за сім днів до закінчення встановленого строку.

308. У разі зміни строків виконання, проставляються новий строк, дата й підпис керівника. Відповідні зміни вносяться до електронної реєстраційно-контрольної картки документа.

309. Узяття документа на контроль здійснюється з урахуванням його змісту та резолюції керівника органу місцевого самоврядування або його заступника.

310. Безпосередній контроль за виконанням документа проводиться на підставі резолюції керівника установи, його заступників згідно з розподілом обов’язків.

311. Контроль за виконанням документів включає взяття їх на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід і результати їх виконання.

312. Дані про хід виконання вносяться до реєстраційно-контрольної картки документа в електронному документообігу в розділі «Контроль».

313. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-контрольна картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

314. Контроль за ходом виконання документів здійснюється на всіх етапах їх проходження до закінчення строку виконання.

315. Документи вважаються виконаними й знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або після іншого підтвердження виконання.

316. Зняти документ з контролю може тільки керівник органу місцевого самоврядування, його заступники, які встановили контрольний строк. Акти органу місцевого самоврядування, що перебували на контролі, знімаються з контролю відповідними документами.

317. Днем виконання завдань, визначених у актах органів державної влади й дорученнях вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.

318. Виконані документи подаються на підпис керівництва не менше як за день до закінчення строку їх виконання з метою залишення часу на їх доопрацювання за рішенням керівництва.

319. Інформація про стан виконання контрольних документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця й надається керівництву у вигляді автоматично сформованих зведень у програмі (додаток 11).

320. Службою діловодства органу місцевого самоврядування раз на місяць складаються та надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки невиконаних контрольних документів (додаток 12). Після їх заповнення переліки повертаються до служби діловодства.

Інформаційно-довідкова робота з документами

321. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням програми електронного документо-обігу та надання повної інформації про етапи їх розгляду.

322. Пошук конкретного документа здійснюється в програмі за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата ухвалення, номер документа, кореспондент тощо) або за контекстом (ключове слово чи фраза). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

323. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів електрозв’язку, поштового зв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою.

324. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв’язку здійснюється службою діловодства відповідно до вимог чинного законодавства України.

325. З використанням засобів електрозв’язку служба діловодства здійснює передачу факсограм, електронних документів та документів у сканованій формі із застосуванням електронного цифрового підпису.

326. Вихідні документи опрацьовуються й надсилаються централізовано службою діловодства в день їх надходження на реєстрацію від структурних підрозділів-виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

327. Не допускається:

327.1 надсилання або передача документів без реєстрації в службі діловодства;

327.2 дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа в паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему взаємодії.

328. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:

328.1 правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому реквізитів);

328.2 наявність і правильність зазначення адреси;

328.3 наявність на документі відмітки про додатки;

328.4 наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;

328.5 наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

328.6 відповідність кількості примірників кількості адресатів;

328.7 наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (у разі необхідності його створення), що залишається в справах установи.

329. На оригіналах документів, що підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню».

330. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, що містяться в ньому.

331. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

332. Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

333. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

334. Прийом службою діловодства вихідних документів та інших поштових відправлень від виконавців здійснюється протягом дня або в години, установлені для цього.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

335. Номенклатура справ – це обов'язковий систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві органу місцевого самоврядування, із зазначенням строків їх зберігання.

336. Номенклатура справ призначена для встановлення єдиного порядку їх формування, забезпечення обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

337. У органі місцевого самоврядування складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 13) і зведена номенклатура справ органу місцевого самоврядування (додаток 14).

338. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі.

339. Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

340. Методична допомога в складанні номенклатур справ надається службою діловодства та архівним відділом виконкому Криворізької міської ради.

341. Зведена номенклатура справ органу місцевого самоврядування схвалюється комісією органу місцевого самоврядування з проведення експертизи цінності документів (надалі – експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією Державного архіву Дніпропетровської області раз на п'ять років або невідкладно в разі зміни структури та функцій органу місцевого самоврядування, після чого затверджується його керівником.

342. Зведена номенклатура справ органу місцевого самоврядування складається в чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним архівом Дніпропетровської області. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в службі діловодства, другий та третій – використовується нею як робочі для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий – надсилається до архівного відділу виконкому Криворізької міської ради.

343. Структурні підрозділи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання в роботі.

344. Зведена номенклатура справ щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.

345. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в органі місцевого самоврядування, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

346. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином:

346.1. У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за структурою або штатним розписом) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 – індекс самостійного відділу, 12 – порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 – індекс відділу у складі управління, 07 – порядковий номер справи. За наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

346.2. У графу 2 включаються заголовки справ (томів):

346.2.1 заголовок справи має чітко в стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи;

346.2.2 не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), вставних слів і складних синтаксичних зворотів;

346.2.3 під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки їх формування: номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються в справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак;

346.2.4 заголовок справи складається з елементів, що розміщуються в такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо), автор документів (назва структурного підрозділу), кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи), короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа), назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа, дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби);

346.2.5 у заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа»;

346.2.6 у заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах»;

346.2.7 термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи – додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа органу місцевого самоврядування;

346.2.8 у заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа в множині та їх автор, наприклад: «Протоколи засідань виконкому міської ради»;

346.2.9 у заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: «Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису»;

346.2.10 у заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з місцевими органами виконавчої влади з питання легалізації найманої праці»;

346.2.11 у заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб»;

346.2.12 у заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), у якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів на 2012 рік.

2. Звіт про використання бюджетних коштів за 2011 рік.

346.2.13 якщо справа складається з кількох томів, формулюється її загальний заголовок із зазначенням номера тому;

346.2.14 під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ документів, що надійшли від органів вищого рівня, далі – організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

346.3. Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

346.4. У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів зі строками зберігання.

346.5. У графі 5 робляться позначки про перехідні справи, про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана), про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архівного підрозділу чи інших установ для їх продовження тощо.

347. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

Формування справ

348. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Справи формуються, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

349. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати в справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати в справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; уміщувати в справи лише оригінали або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати в справи документи постійного та тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 – 40 міліметрів завтовшки).

350. Документи групуються в справи в хронологічному або логічному порядку.

351. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

352. Розпорядження (накази) з питань основної діяльності, адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються в різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

353. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи: протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо); документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо) за наявності.

354. Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку та за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.

355. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності органів місцевого самоврядування або за авторами ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.

356. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

357. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою й систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом .

358. Особові справи посадових осіб органу місцевого самоврядування формуються відповідно до вимог чинного законодавства України.

359. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників систе-матизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості нарахування заробітної плати мають бути сформовані щомісяця за календарний рік.

360. Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в органі місцевого самоврядування та його структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівним відділом виконкому Криворізької міської ради.

Зберігання документів у органах місцевого самоврядування

361. Документи з часу створення (надходження) і до моменту передачі до архівного підрозділу органу місцевого самоврядування зберігаються за місцем їх створення. Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

362. У робочих кімнатах справи мають зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

363. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються в службі діловодства або в структурному підрозділі, що відповідає за інформатизацію (у разі його створення), протягом терміну зберігання відповідних документів. На носії фонограми (її упаковці) робиться відмітка про дату засідання та час запису.

364. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, у якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу керівника органу місцевого самоврядування. На видану справу складається карта-замінник або робиться запис у книзі видавання справ у тимчасове користування. У картці зазначається індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу (додаток 15).

365. Посадова особа, яка видала та прийняла справу, зобов’язана здійснити перевірку наявності документів у ній.

366. Не дозволяється видавати в тимчасове користування працівникам структурних підрозділів органу місцевого самоврядування окремі документи зі справ.

367. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на місяць.

368. Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів (справ) із документаційного та архівного фондів органу місцевого самоврядування має бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом. Тимчасовий доступ до документів здійснюється на підставі ухвали слідчого судді, суду в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом України. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів в установі обов’язково залишаються копії цих документів, засвідчені належним чином, та опис вилучених документів. Вилучені документи надаються безпосередньо особі, визначеній у ухвалі слідчого судді, суду.

369. Документи Національного архівного фонду, вилучені відповідно до закону за вмотивованим рішенням слідчого, судді, суду, підлягають обов’язковому поверненню органу місцевого самоврядування, але не пізніше ніж через рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

370. Підготовка справ до передачі для архівного зберігання включає: експертизу цінності документів, складення описів справ, оформлення справ, передачу справ до архівного підрозділу установи та забезпечення зберігання архівних документів

371. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

372. Для організації та проведення експертизи цінності документів у органі місцевого самоврядування (у разі потреби – в його структурних підрозділах) утворюються постійно діючі експертні комісії відповідно до чинного законодапвства.

373. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архівного відділу виконкому Криворізької міської ради. Акт структурного підрозділу про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, оформлюється у вигляді таблиці. Акт підписує керівник структурного підрозділу.

374. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами органу місцевого самоврядування здійснюється їх розшук. У випадку негативного результату розшуку, проводиться службове розслідування, складається довідка про причини відсутності документів або справ, що підписується членами комісії зі службового розслідування та керівником відповідного структурного підрозділу, і передається до служби діловодства.

375. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

376. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ органу місцевого самоврядування шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до установи у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ у описі або номенклатурі справ.

377. На підставі поданих структурними підрозділами актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання та проведеної експертизи цінності документів, у органі місцевого самоврядування складається зведений акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, на паперовому носії (додаток 16).

378. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Дніпропетровської області. Погоджені акти затверджуються керівником, після чого орган місцевого самоврядування має право знищити документи.

379. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі справи органу місцевого самоврядування. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складання описів справ, що складені в паперовій формі

380. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду.

381. Описи справ укладаються окремо на справи постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

382. На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.

383. Описи справ структурного підрозділу складаються щороку за встанов-леною формою (додаток 17) посадовою особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі, за методичної допомоги архівного відділу виконкому Криворізької міської ради.

384. Номер опису справ структурного підрозділу має складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, у якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберіган-ня та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2018 році, матимуть такі номери: 5 П – 2018; 5 Т – 2018; 5 ОС – 2018.

385. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

385.1 кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);

385.2 графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи;

385.3 у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком, зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

385.4 графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам органу місцевого самоврядування та інших установ, про наявність копій документів у справі.

386. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

387. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, першого й останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ у описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____».

388. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується зі спеціалістом служби діловодства, відповідальним за архівну справу, та затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до затвердження розглядається та схвалюється нею.

389. Опис справ структурного підрозділу складається в двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до діловодної служби, а інший – залишається як контрольний у структурному підрозділі.

390. На основі описів справ структурних підрозділів діловодна служба готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) (додатки 18, 19).

391. Зведений опис справ постійного зберігання складається в чотирьох примірниках, шо після схвалення експертною комісією органу місцевого самоврядування в установленому порядку подається для схвалення експертно-перевірною комісією Державного архіву Дніпропетровської області, після чого затверджується керівником органу місцевого самоврядування. Один примірник затвердженого опису подається до архівного відділу виконкому Криворізької міської ради.

392. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання склада-ються в двох примірниках, схвалюються експертною комісією органу місцевого самоврядування та затверджуються її керівником.

393. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) склада-ються в трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією органу місцевого самоврядування, погоджуються з експертно-перевірною комісією Державного архіву Дніпропетровської області, після чого затверджуються керівником. Один примірник зведеного опису подається архівному відділу виконкому Криворізької міської ради.

394. Орган місцевого самоврядування зобов'язаний описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві, передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архівного відділу виконкому Криворізької міської ради в установлені законодавством строки.

Оформлення справ, складених у паперовій формі

395. Оформлення справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

396. Документи тимчасового зберігання, сформовані в справи, не підши-ваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

397. Справи з грифом «Для службового користування», особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять розпорядження, накази, рішення тощо), мають розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.

398. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного та тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вно-сяться в разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види та форми звітності тощо).

399. Дата на обкладинці справи має відповідати року її початку й закінчення; у справі, що має документи за більш ранні роки ніж рік її утворення, під датою робиться напис: «є документи за ... роки».

400. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, про-ставляються дати першого та останнього документів кожного тому. У разі зазначення точної календарної дати, проставляється число, місяць і рік. Число й рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

401. На обкладинці справи проставляється її номер за зведеним описом і за погодженням з архівним відділом виконкому Криворізької міської ради – номер опису і фонду.

402. У разі зміни найменування органу місцевого самоврядування (структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці зазначається нове найменування органу місцевого самоврядування (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

403. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Перевіряння наявності та стану справ

404. Перевіряння наявності та стану справ проводиться з метою встановлення фактичної наявності справ, що значаться за описами. Перевіряння справ постійного зберігання проводиться перед передаванням їх на зберігання до архівного відділу виконкому Криворізької міської ради; з кадрових питань (особового складу) та справ тривалого (понад 10 років) зберігання проводиться раз на 10 років. Можуть проводитися одноразові позапланові перевіряння.

405. Перевіряння проводиться спеціалістом служби діловодства, відповідальним за архівну справу, або комісією в складі 3 – 5 осіб, призначеною керівником органу місцевого самоврядування. Стан справ фіксується в аркуші перевіряння наявності та стану документів фонду (додаток 20), потім – в акті про перевіряння наявності та стану справ (документів) за формою, наведеною в додатку 21. Аркуш перевіряння складається безпосередньо в ході перевіряння наявності справ у фонді на кожний опис окремо. Під час перевіряння невеликих за обсягом фондів допускається складання одного аркуша на всі описи. У разі виявлення в ході перевіряння недоліків, не передбачених графами аркуша перевіряння, до нього вводяться додаткові графи.

406. Після закінчення роботи аркуші перевіряння нумеруються за порядком номерів у межах кожного перевіряння й підписуються спеціалістом служби діловодства, відповідальним за архівну справу в органі місцевого самоврядування. Акт і аркуш(і) перевіряння вміщують до справи фонду або формують як окремий том і зберігають разом зі справою фонду як додаток до неї.

407. На підставі підсумкових записів у аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності й стану справ фонду в цілому, який затверджується керівником органу місцевого самоврядування та вміщується у справу фонду. Згідно з актами перевіряння проводиться робота з усунення виявлених недоліків. Після закінчення перевірки в опис після засвідчувального напису вноситься запис і зазначається дата перевірки.

408. Якщо в ході перевіряння встановлено нестачу справ (документів), то інформується керівник органу місцевого самоврядування та організовується:

408.1їх розшук у структурних підрозділах;

408.2 перевірка справ фондів, розташованих поруч;

408.3 перегляд правильності підкладання справ (документів), номери яких схожі з номерами невиявлених;

408.4 вивчення справи фонду – актів про вилучення справ для знищення, книги видавання справ у тимчасове користування, актів перевіряння наявності та стану справ (документів), складених раніше.

409. Розшук невиявлених справ (документів) проводиться впродовж року після закінчення перевіряння. При цьому складається картка обліку невиявленої справи (додаток 22).

410. Знайдені в результаті розшуку справи (документи) повертаються на місце зберігання. Справи (документи), причина відсутності яких підтверджена документально, виключаються з описів і облікових документів.

411. Якщо справи (документи) не були знайдені, складається акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано (додаток 23) та довідка про проведені заходи щодо їх розшуку в довільній формі. На підставі акта справи (документи) знімаються з обліку. Якщо виявлено нестачу справ (документів), унесених до Національного архівного фонду, акт подається на розгляд Комісії з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву разом з довідкою про проведені заходи щодо їх розшуку. На підставі акта, погодженого цією Комісією, документи Національного архівного фонду знімаються з обліку.

412. Підсумки розшуку справ (документів) фіксуються в графі «Примітка» аркуша перевіряння наявності та стану справ.

413. Перевіряння наявності та стану справ вважається завершеним після внесення змін в облікові документи й подання відповідних відомостей про справи постійного зберігання до архівного відділу виконкому Криворізької міської ради для внесення змін у контрольні примірники описів справ, схвалені експертно-перевірною комісією (надалі – ЕПК) Державного архіву.

Передача справ для архівного зберігання

414. Справи тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до служби діловодства за рішенням заступника керівника органу місцевого самоврядування відповідно до функціональних обов’язків.

415. Передача справ до служби діловодства здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником органу місцевого самоврядування.

416. Якщо окремі справи необхідно залишити в структурному підрозділі для поточної роботи, служба діловодства оформляє видачу справ у тимчасове користування.

417. Справи постійного зберігання через п’ять років після завершення їх ведення в діловодстві передаються до архівного відділу виконкому Криворізької міської ради в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

418. Передача кожної справи постійного зберігання здійснюється працівником служби діловодства або посадовою особою, відповідальною за ведення архіву структурного підрозділу, приймання – працівником архівного відділу виконкому Криворізької міської ради.

419. Справи постійного зберігання передаються до архівного відділу виконкому Криворізької міської ради за описами, після чого складається відповідний акт.

Керуюча справами виконкому Т.Мала

РОЗДІЛ ІІ

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК ДІЛОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ ЗПО

1. Документи щодо діяльності закладу позашкільної освіти

1.1. Статут ЗПО (строк зберігання – до ліквідації закладу – ст. 32 а).

1.2. Свідоцтво про державну атестацію ЗПО (строк зберігання – постійно – ст. 573).

1.3. Матеріали державної атестації ЗПО (строк зберігання – постійно – ст. 573).

1.4. Акти прийому-передачі ЗПО (строк зберігання – до ліквідації організації – ст. 55 а).

1.5. Контрольно-візитаційна книга (строк зберігання – 3 роки – ст. 25).

1.6. Статистична звітність за формою № 1–ПЗ (освіта) (строк зберігання – до ліквідації закладу – ст. 298 б).

1.7. Документи про готовність закладу до навчального року (строк зберігання – 3 років – ст. 1159).

1.8. Зведена номенклатура справ (строк зберігання – доки не мине потреба – ст. 89 а).

1.9. Положення про структурні підрозділи закладу (відділи, лабораторії, центри тощо) – за наявності таких (строк зберігання – до ліквідації закладу – ст. 33).

1.10. Ліцензія на надання освітніх послуг у сфері професійно-технічної освіти – у разі здійснення професійної підготовки і перепідготовки робітничих кадрів (строк зберігання – доки не мине потреба – ст. 573).

2. Документи планування роботи закладу позашкільної освіти

2.1. План роботи ЗПО на календарний рік (строк зберігання – 5 років – ст. 153).

2.2. Перспективне прогнозування розвитку матеріально-технічної бази, кадрового забезпечення та освітнього процесу ЗПО (строк зберігання – до ліквідації закладу – ст. 138).

2.3. Навчальні плани (строк зберігання – до заміни новими, 3 роки – ст. 584 а).

2.4. Навчальні програми (строк зберігання – 1 рік – ст. 585).

2.5. Розклад занять на рік (строк зберігання – 1 рік – ст. 620).

2.6. План роботи керівника гуртка (секції, об’єднання, колективу), бібліотекаря, практичного психолога, соціального педагога, методичних об’єднань на поточний навчальний рік (семестр) – у довільній формі (строк зберігання – до заміни новими – ст. 584 б).

2.7. План проведення заняття гуртка (секції, об’єднання, колективу) – у довільній формі (строк зберігання – до заміни новими – ст. 584 б).

2.8. План роботи структурного ЗПО на поточний навчальний рік – за наявності такого (строк зберігання – 1 рік – ст. 154).

3. Документи щодо особового складу вихованців (учнів, слухачів) та навчально-педагогічному обліку

3.1. Списки вихованців (учнів, слухачів) (строк зберігання – 10 років – ст. 529 д).

3.2. Особова справа вихованця (учня, слухача) (строк зберігання – 3 роки – ст. 514).

3.3. Журнал обліку роботи гуртка (секції, об’єднання, колективу) (строк зберігання – 5 років – ст. 623).

3.4. Книга обліку та видачі свідоцтв (посвідчень) про позашкільну освіту (за потреби) (строк зберігання – 75 років – ст. 543 а).

3.5. Медичні довідки учнів (за потреби) (строк зберігання – 1 рік – ст. 842).

4. Документи щодо керівництва діяльністю педагогічного колективу

4.1. Книга наказів з основної діяльності (строк зберігання – до ліквідації закладу – ст. 16 а).

4.2. Книга наказів з кадрових питань (строк зберігання – 75 років – ст. 16 б).

4.3. Книга обліку педагогічних працівників (строк зберігання – 75 років – ст. 522).

4.4. Трудові книжки працівників (строк зберігання – до запитання, не затребувані – не менше 50 років – ст. 539).

4.5. Книга обліку трудових книжок працівників (строк зберігання – 50 років – ст. 541 а).

4.6. Штатний розпис працівників (строк зберігання – 75 років – ст. 525).

4.7. Правила внутрішнього трудового розпорядку ЗПО, розроблені на основі Типових правил внутрішнього розпорядку для працівників державних освітніх закладів України (строк зберігання – до заміни новими – ст. 18 б).

4.8. Посадові інструкції працівників (строк зберігання – постійно – ст. 49 а).

4.9. Книга протоколів засідань педагогічної ради (строк зберігання – 10 років – ст. 587).

4.10. Книга протоколів засідань загальних зборів (ради, конференції) колективу (строк зберігання – до ліквідації закладу – ст. 1312 а).

4.11. Книга обліку наслідків внутрішнього контролю (строк зберігання – 3 роки – ст. 26).

4.12. Книга обліку пропущених і замінених занять (строк зберігання – 5 років – ст. 636).

4.13. Перспективний план проходження підвищення кваліфікації, атестації педагогічних працівників (строк зберігання – 1 років – ст. 656).

4.14. Атестаційні матеріали педагогічних працівників (строк зберігання – 5 років – ст. 654).

4.15. Санітарні книжки працівників (строк зберігання – до запитання – ст. 539).

5. Документи з діловодства

5.1. Журнал обліку вхідного та вихідного листування (строк зберігання – 3 роки – ст. 100 б).

5.2. Журнал обліку звернень та заяв громадян (строк зберігання – 5 років – ст. 95).

6. Нормативно-правова документація з питань охорони праці та техніки безпеки

6.1. Журнали реєстрації інструктажів з техніки безпеки та охорони праці працівників ЗПО (строк зберігання – 10 років – ст. 473).

6.2. Журнали реєстрації інструктажів з техніки безпеки та охорони праці вихованців (учнів, слухачів) під час освітнього процесу (строк зберігання – 10 років – ст. 473).

6.3. Журнал реєстрації нещасних випадків з працівниками, вихованцями (учнями, слухачами) ЗПО (строк зберігання – 45 років – ст. 479).

7. Документи щодо господарської діяльності

7.1. Інвентарно-технічний паспорт ЗПО (строк зберігання – 10 років – ст. 1731).

7.2. Документи (свідоцтва, акти, договори) на землю, споруди, майно, на право володінням, користуванням, розпорядженням майном (строк зберігання – до ліквідації закладу – ст. 31 д).

7.3. Акт приймання й передачі будівель, приміщень, земельних ділянок у постійне користування закладом (строк зберігання – постійно – ст. 1150 а).

7.4. Інвентарні журнали обліку основних засобів (строк зберігання – 3 роки – ст. 318).

7.5. Інвентаризаційні описи, акти (строк зберігання – 3 роки – ст. 1115).

7.6. Інвентарна книга бібліотечного фонду – за наявності бібліотеки (до ліквідації бібліотеки – ст. 869).

7.7. Кошториси на проведення капітального ремонту – за умови проведення такого (строк зберігання – 5 років – ст. 1378).

7.8. Документи (договори, угоди, акти) про приймання і здавання будівель, приміщень в оренду – за наявності орендних відносин (строк зберігання – 3 роки – ст. 1151).

^[*]

docx

Завантажити

Зберегти на потім

Додав(-ла)

Юношева Ілона Вікторівна

Пов’язані теми

Позашкільна освіта, Методичні рекомендації

Додано

24 лютого 2020

Переглядів

4563

Оцінка розробки

Відгуки відсутні

Ведення ділової документації ЗПО

Інструкція з діловодства в органах місцевого самоврядування міста ………………………………………………………………….

ІНСТРУКЦІЯ

З ДІЛОВОДСТВА В ОРГАНАХ МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ МІСТА

I. Загальні положення

Зображення Державного герба України

Коди

Найменування органу місцевого самоврядування

Довідкові дані про орган місцевого самоврядування

Назва виду документа

Дата документа

Реєстраційний індекс документів

Посилання на документ

Гриф обмеження доступу

Гриф затвердження документа

Резолюція

Відмітка про контроль

Текст документа

Відбиток печатки

Відмітка про засвідчення копій документів

Відмітки про створення, виконання документа

Складання деяких видів документів

Рішення, розпорядження (накази)

Протоколи

Службові листи

Документи до засідань колегіальних органів

Приймання та первинне опрацювання документів,

що надходять до органу місцевого самоврядування

Попередній розгляд документів

Реєстрація документів

Організація передачі документів та їх виконання

Організація контролю за виконанням документів

Інформаційно-довідкова робота з документами

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

Формування справ

Зберігання документів у органах місцевого самоврядування

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

Складання описів справ, що складені в паперовій формі

Оформлення справ, складених у паперовій формі

Перевіряння наявності та стану справ

Передача справ для архівного зберігання