Матеріал до уроку "Основи редагування службових документів"

Про матеріал

Редагування — це перевірка і виправлення або відповідне оформлення документа; вдосконалення його змісту і форми. Процес редагування, складова функцій секретаря керівника. Тому важливо навчитись редагувати та правильно формляти документи. В матеріалах до уроку підібраний інформаційний матеріал та завдання для виконання практичних робіт.

Перегляд файлу

Тема: Редагування документів

Редагування — це перевірка і виправлення або відповідне оформлення документа; вдосконалення його змісту і форми. Об'єктом редагування є щойно створений, ще не підписаний документ. У ході редагування перевіряється істинність тверджень тексту документа; дотримання норм літературної мови й офіційно-ділового стилю; проводиться уніфікація однотипних елементів тексту для їх однозначної ідентифікації і полегшення сприйняття тощо.

Процес редагування, як і коректури, складається із двох етапів: перший - виявлення помилок у документі, другий - усунення їх. Виявляють помилки шляхом редакторського аналізу, який полягає у вивченні рукопису і всебічній його характеристиці з метою вдосконалення змісту й форми документа. Аналіз документа ґрунтується на загальних критеріях оцінки текстів офіційно-ділового стилю і на конкретних вимогах до певного виду документа

Методи виправлення

Основним методом виправлення текстів офіційних документів є редакторське вичитування, в ході якого виправляються орфографічні помилки, звіряються цифри, позначаються абзаци, перевіряється правильність написання географічних назв, імен і прізвищ, точність дат, тощо.

Доопрацювання може застосовуватися до різних видів документів на етапі їх створення. Мета такого виду правки полягає у вдосконаленні форми документа. Для досягнення цієї мети застосовуються заміна слів і словосполучень, скорочення, дописування окремих частин (вставлення), удосконалення композиції (переставлення), спеціальні методи виправлення нетекстової частини оригіналу.

Скорочення дає змогу зменшити обсяг документа, досягти
чіткості й стислості висловлювань.

Видалення - правка, що передбачає вилучення з тексту компонента, який містить помилку.

Вставлення полягає в додаванні потрібного компонента в текст. Цим компонентом може бути як окрема літера, так і ціле речення. Вставлення є доречними тільки тоді, коли вони роблять зміст зрозумілішим.

Заміна являє собою поєднання видалення компонента тексту, який містить помилку, і вставлення компонента без помилки. Застосування цього виду правки вимагає від редактора ретельної перевірки достовірності внесеної інформації.

Переставленням називають переміщення компонента тексту в іншу позицію з метою виправлення помилки.

Перероблення - це специфічне редагування, оскільки передбачає використання всіх інших методів виправлення: скорочення, видалення, вставлення, заміни, переставлення. Перероблення застосовують до тих документів, які не відповідають нормам офіційно-ділового стилю і конкретній стандартизованій формі.

Типи помилок

Помилки можуть виникати на всіх етапах створення тексту. Тому відповідно до етапів роботи над текстом виділяють помилки авторського тексту, які за характером відхилень поділяють на інформаційні (пов'язані з кількістю і формою подачі інформації), модальні й фактичні (пов'язані з певним відношенням текстової інформації до дійсності), темпоральні (відхилення часу, вказаного в тексті, від часу в світі, описуваному в повідомленні), локальні (відхилення місця, вказаного в тексті, від місця в світі, описуваному в повідомленні), ситуативні (відхилення ситуації, відтвореної в тексті, від ситуації реальної), семіотичні (пов'язані з паралельним використанням двох чи кількох термінів-синонімів в одному тексті, вживанням одних слів замість інших тощо), тезаурусні (викликані надмірним використанням у тексті вузьковживаної лексики), сприйняттєві (невдало використані автором граматичні форми, синтаксичні конструкції можуть викликати неадекватне сприйняття змісту) та атенційні (зумовлені порушенням у тексті контактної функції мови, внаслідок чого увага реципієнта розсіюється); помилки відтворення, серед яких виділяють помилки прочитання (сприймання), помилки переосмислення, запам'ятовування, внутрішнього диктанту, письма; помилки коректури, помилки набору.

Помилки прочитання можуть бути викликані зовнішньою подібністю букв, які міняють значення слова, розміром самого слова, складним, нерозбірливим почерком рукописного тексту тощо. Людина звичайно читає не по буквах, а схоплює "малюнок" слова - початкові й кінцеві букви, тому помилки прочитання найчастіше містяться всередині слова (відтинок - відтінок, тест - текст, степінь - ступінь). Велике значення має і розмір слова - у довгих словах помилки прочитання зустрічаються частіше, ніж у коротких. Особливо часті випадки неправильного прочитання форм слова - їх суфіксів, закінчень і т.ін. (удосконалений - удосконалюваний, помиляєтесь - помилитесь). Іноді переписувач (оператор) сприймає важке, малозрозуміле, рідковживане слово за легке, знайоме, частовживане (лінчування (самосуд, звіряча розправа над неграми) - лікування).

Помилки запам'ятовування пов'язані з особистістю переписувача (оператора), його рисами характеру, специфікою роботи, зокрема з тим, прочитує він чи ні довгий текст, перш, ніж почати його писати, чи запам'ятовує його короткими уривками. Помилки запам'ятовування найчастіше зустрічаються у тих переписувачів (операторів), котрі запам'ятовують відносно великі частини тексту і не мають доброї пам'яті. Помилки цього типу пов'язані з переставлянням слів, додаванням, переставлянням чи пропусками сполучників (особливо сполучника "і"), допоміжних дієслів, займенників (особливо займенника «я»), синонімічними замінами, зміною форм дієслів.

До помилок письма відносяться переставлення складів і букв, плутанина у схожих буквах, пропуск букв і складів, повтор букв і складів, орфографічні спрощення і т. ін. Дуже часті при швидкому переписуванні на комп'ютері заміни сусідніх літер місцями.

Особливо часті в цьому процесі помилки осмислення і переосмислення тексту внаслідок впливу підсвідомості (переписувач (оператор) може писати "духи" замість "душі").

Виникають помилки і на етапі коректури. Причиною їх появи є те, що коректор в окремих випадках для швидкості не зчитує набір з оригіналу, а читає "за змістом" чи зчитує неуважно. Джерелом помилок можуть бути неохайні перекреслення, надписи, вставки на полях, підклейки та ін.

Корисні поради:

- Перш ніж виправляти текст, прочитайте його увесь.

- Виправляйте текст тільки відповідно до чинних норм, а не до власних уподобань.

- Кожне виправлення має бути обов'язково пояснене.

- Виправлення повинні бути зрозумілими і займати мало місця.

- Виявляти й усувати слід усі (навіть дрібні) помилки одразу.

Варіант 1

Завдання 1

З'ясуйте, чи відповідає цей лист вимогам ділового спілкування. Напишіть свій варіант ділового листа, дотримуючи стильових норм.

Шановний редакторе!

Я уже звертався до Вас із проханням надати мені 200 примірник вашого журналу, але відповіді від Вас не одержав. Тепер я дуже хвилююся, що не зможу вчасно доставити їх читачам і моя репутація постраждає.

Тому нагадую Вам, що якщо журналів не одержу в середу, змушений буду відмінити замовлення. Це дуже прикро, бо ми уже багато років співпрацюємо.

Чекаю від Вас інформації найближчим часом.

Завдання 2

Розташуйте подані речення так, щоб кожне наступне продовжувало й доповнювало те, що сказано в попередньому, водночас сприяло висвітленню єдиної загальної теми.

Сім'я мешкає за вказаною адресою в двокімнатній квартирі, житлова площа якої становить 28 м². Це 3 дітей віком до 8 років і 1 пенсіонер. Середній дохід на одного члена родини становить 40 гривень. Прошу розглянути клопотання про надання державної допомоги нашій родині, яка складається з 6 осіб, із яких 4 непрацездатних. Бюджет сім'ї складається з моєї заробітної плати, заробітної плати дружини та пенсії матері.

Завдання 3

Застосовуючи метод перероблення, вдоскональте поданий текст.

Шановний_______________..

Хочемо повідомити, що ми з_____вводимо нову послугу, на яку пропонуємо знижку _____ %.

Здавалось би, до зазначеної дати ще досить багато часу, однак ми цінуємо Вас як давнього і постійного клієнта, а тому заздалегідь попереджаємо, щоб Ви мали змогу зважити всі „за" і „проти".

Гадаємо, що така розумна і досвідчена ділова людина, як Ви, не втратить нагоди і обов'язково скористається пропонованою послугою.

Отож зателефонуйте нам за номером ______ до _____ !

Сподіваємося, що якість послуги та ціни на неї не обмануть Ваших сподівань і Ви будете задоволені.

З найкращими побажаннями______________.

Завдання 4

1. Основними ознаками тексту є:

а) зв'язність, цілісність, завершеність;

б) зв'язність, інформативність, завершеність;

в) логічність, цілісність, завершеність.

2. Елементами документа є:

а) абзаци;

б) реквізит;

в) розділи.
3. Редакторський аналіз полягає:

а) у вивченні рукопису і всебічній його характеристиці з метою вдосконалення змісту й форми документа;

б) у виявленні і виправленні мовностилістичних помилок;

в) у виявленні і виправленні структури документа.

4. Визначте, які з поданих речень становлять частину тексту:

а) Велика антиамериканська демонстрація пройшла на острові Кіпр. Острів Кіпр знаходиться в Середземному морі. Середземне море сполучене з Антлантичним океаном Гібралтарською протокою.

б) Єгипет розташований на північному сході Африки. Невелика його частина знаходиться в Азії, на Синайському півострові. Від Європи він відділений Середземним морем.

в) Посилюють різницю,температур між західною та східною час тинами тропічного поясу морські течії. Головну роль тут відіграє Гольфстрім. У тропічному поясі також утворився гігантський кругообіг повітряних і водних мас.

Варіант 2

Завдання 1

Шановний редакторе!

Чекаю від Вас інформації найближчим часом.

Завдання 2

Оператор відкриває кожному Абоненту в Автоматизованій системі обліку персоніфікований особовий рахунок. Облік здійснюється автоматизованою системою обліку наданих послуг. Абонент доручає Оператору, а Оператор бере на себе обов'язок вести облік наданих послуг та контролювати своєчасність і повноту платежів за їх споживання. Оператор несе відповідальність за інформацію, яка надається з Особового рахунка Абоненту. Показники Особовою рахунка є підставою для визначення та проведення фінансових взаєморозрахунків між Абонентом та Оператором. Абоненту надається можливість знайомитися з поточним станом свого Особовою рахунка.

Завдання 3

У поданому тексті знайдіть логічні помилки. Виправте їх.

У зв'язку з низьким рівнем оплати населенням міста спожитої електричної і теплової енергії Київенерго не має можливості забезпечити теплові електричні станції в достатній кількості паливом, що призводить до значного обмеження енерговиробництва.

Неплатежі за спожиту енергію змушують Київенерго відключати боржників від енергомереж.

Звертаємось з проханням до всіх мешканців міста Києва: з особливою відповідальністю віднестися до питань своєчасної сплати за спожиту електричну та теплову енергію, а енергетики докладуть усіх зусиль, щоб в ваших квартирах було тепло і світло.

Завдання 4

1. У структурі тексту виділяються такі елементи:

а) теза, аргументи, висновки;

б) вступ, основна частина, закінчення;

в) передмова, вступ, основна частина, закінчення, післяслово.
2. З'ясуйте різновид помилки в реченні: На виставці представлений спецодяг для будівельників вітчизняного виробництва

а) логічна;

б) мовностилістична;

в) фактична.

3. Визначте, який варіант редакторської правки речення Технічне обслужування вимірюючих приборів здійснюється на протязі гарантійного терміну є правильним.

а) Технічне обслуговування вимірювальних приладів здійснюється на протязі гарантійного терміну.

б) Технічне обслуговування вимірювальних приладів здійснюється протягом гарантійного терміну.

в) Технічне обслуговування вимірюючих приладів здійснюється протягом гарантійного терміну.

4. Вкажіть речення, в якому допущена фактична помилка:

а) Панас Мирний разом з братом Іваном Біликом кілька років працювали над великим художнім полотном — романом "Хіба ревуть воли, як ясла повні?"

б) Вершиною творчості Ліни Костенко став історичний роман у віршах «Маруся Чурай».

в) «Кайдашева сім'я» І.Нечуя-Левицького - це соціально-побутовий роман.

Домашнє завдання