Ділова документація закладу освіти: створення документів в електронній формі

Наказом МОН від 08.08.2022 №707 затверджено Інструкцію з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі (далі – Інструкція). Цей документ встановлює відповідні вимоги та дозволяє забезпечити оперативність й достовірність інформації, організувати освітній процес з використанням технологій дистанційного навчання та ефективно відстежувати результати навчання школярів. Як організувати електронне діловодство у закладі освіти згідно з нормативними вимогами? Розбираємось докладно!

Ведення ділової документації в електронній формі регламентується Інструкцією та здійснюється відповідно до Законів України «Про освіту», «Про повну загальну середню освіту», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах», «Про електронні комунікації», «Про інформацію», «Про захист персональних даних», «Про доступ до публічної інформації», «Про державну статистику», Положення про програмно-апаратний комплекс «Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту», наказу Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання». У цих нормативних документах терміни вживаються у таких значеннях:

програмно-апаратний комплекс «Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту» (далі – АІКОМ) – це інформаційно-аналітична система, призначена для накопичення, зберігання та автоматизованого оброблення освітньої статистики для розподілу коштів освітньої субвенції, ведення обліку дітей шкільного віку, формування переліку підручників, обраних закладами освіти, ведення електронних класних журналів і щоденників та електронного документообігу, ведення фінансової звітності, підвищення кваліфікації педагогічних працівників. До автоматизованого комплексу входять центральна база даних, підсистеми та програмні модулі, що забезпечують реалізацію його функціональних можливостей;
сторонні електронні освітні інформаційні системи (далі – ОІС) – це інформаційно-телекомунікаційні системи, призначені для автоматизації управління закладом освіти, створення, обробки, обміну інформацією та документами в електронній формі, зокрема з центральною базою даних автоматизованого комплексу менеджменту (у разі підключення). Якщо ОІС не підключена до АІКОМ, відповідальна особа закладу освіти має передавати до неї необхідну інформацію для зведення статистичної звітності;
ділова документація – документація, яка створюється під час освітніх та управлінських процесів в закладах освіти та збережена на матеріальному носії або в електронній освітній інформаційній системі;
електронний класний журнал – окремий електронний документ, що реалізований як окрема електронна освітня інформаційна система або як функціональний модуль АІКОМ. Інформація до електронного класного журналу вноситься українською мовою, за винятком даних, що потребують використання літер латинської абетки та спеціальних символів (стосовно навчання іноземним мовам, серія документа, адреса електронної пошти тощо). Після завершення навчального року та внесення відповідних записів у електронний класний журнал, директор закладу освіти або уповноважена ним особа накладає електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Детальніше про ведення електронного класного журналу розповість Наталія Понежа під час Всеукраїнської інтернет-конференції «Робота з нормативною документацією у сфері освіти», яка відбудеться 01.12.2022.

Для створення документів в електронній формі керівник закладу освіти має призначити наказом відповідальну особу за адміністрування освітньої інформаційної системи. Зберігання ділової документації закладу освіти виключно в ОІС можливе за дотримання наступних вимог:

інформація має бути доступною для її подальшого використання відповідно до наданих прав доступу та встановленого порядку;
зведені та згенеровані дані та документи перед збереженням та відправкою в АІКОМ мають бути підписані відповідальною особою шляхом накладання електронного підпису автора;
матеріали, завантажені користувачами в ОІС (домашнє завдання, відео-матеріали, тести, навчальні матеріали, довідники тощо), можуть зберігатися в архівних базах даних протягом терміну, визначеного власником ОІС із урахуванням чинного законодавства.

Паралельне ведення документів у друкованій та електронній формі

Організація роботи з документами незалежно від форми ведення здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти (електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і мати реквізити, що встановлені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації). Згідно з нею школи можуть створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з урахуванням вимог законодавства України. Цей документ не містить переліку обов’язкової ділової документації, але у листі-роз'ясненні МОН від 03.10.2018 №1/9-596 було запропоновано використовувати її примірний перелік (зразки деяких документів затверджені поки ще чинним наказом МОН від 10.05.2011 № 423 (зі змінами)). Тож у разі виникнення питання щодо дублювання електронних документів у друкованому вигляді, слід взяти до уваги їхній строк зберігання. Згідно з вищезазначеним листом для шкільної документації, визначеної в Інструкції, він становить:

для класних журналів (І-ІV та V-ХІ (XII) класів) – 5 років;
для журналу обліку пропущених і замінених уроків – 5 років;
для журналу здобувачів освіти, які здобувають загальну середню освіту за індивідуальною формою – 5 років;
для журнал факультативних та гурткових занять – 5 років;
журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності – 10 років після закінчення журналу;
особові справи здобувачів освіти – 3 роки після закінчення або вибуття;
алфавітна книга здобувачів освіти – 10 років;
особова справа педагогічного працівника – 75 років;
журнал реєстрації наказів руху здобувачів освіти – 15 років;
накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання (про відрядження, стягнення, надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням) – 5 років;
річний план роботи закладу освіти – 6 років;
розклад навчальних занять – доки не мине потреба.

Дані, що обробляються в електронній ОІС для ведення ділової документації в електронній формі

Інструкцією визначено перелік даних, що вносяться та обробляються в електронній освітній інформаційній системі. Слід звернути увагу, що ця норма наказу набирає чинності через 3 місяці з дня припинення або скасування воєнного стану. Заклади освіти мають забезпечити внесення таких відомостей:

1. Персональні дані учня:

прізвище, ім'я, по батькові (за наявності);
дата народження;
стать;
реквізити документа, що посвідчує особу;
дата зарахування/відрахування з закладу освіти та підстава;
пільгова категорія;
інші дані (відвідування та пропуски занять, оцінювання (поточне, тематичне, підсумкове, атестаційне), теми уроків).

2. Персональні дані батьків (ПІБ, пільгова категорія, контактна інформація).

3. Дані співробітника закладу освіти (за наявності):

прізвище, ім'я, по батькові;
дата народження;
стать;
дані про освіту (назва закладу освіти, у якому здобув освіту, реквізити документа про освіту, спеціальність, кваліфікація);
посада;
педагогічне навантаження або ставка;
науковий ступінь, вчене звання, кваліфікаційна категорія, педагогічне звання;
пільгова категорія;
назва навчальних дисциплін, що викладаються;
паралелі та класи, із якими працює особа, із зазначенням профільності та поглибленого вивчення;
заміни вчителів.

4. Дані про освітній процес:

навчальний рік;
мережа класів;
профільність (за наявності);
перелік і кількість навчальних предметів, інтегрованих курсів;
оцінювання результатів навчання (семестрове та річне, ДПА, середній бал свідоцтва про здобуття повної загальної середньої освіти);
інваріантна та варіативна складова навчального плану;
фіксування рішення педагогічної ради;
контингент учнів на початок семестру / на кінець семестру (року), усього за рік;
таблиця руху учнів;
кількість учнів, яких не оцінено чи не атестовано з усіх навчальних предметів.

На підставі внесених наборів даних за допомогою інтерфейсів електронної освітньої інформаційної системи заклади освіти формують такі види документів:

1. Журнал обліку пропущених і замінених уроків, до якого вносяться дані провчителя, який:

пропустив урок (ПІБ, причина пропуску, назва предмету та клас, у якому пропущено урок);
замінив урок (ПІБ, предмет, яким замінено урок).

2. Журнали учнів, які здобувають загальну середню освіту за індивідуальною формою, до яких вносяться такі відомості:

навчальний рік;
ПІБ учня;
рік навчання;
термін навчання та підстава для організації такої форми;
назва предмету, кількість навчальних годин;
ПІБ учителя;
дата проведення заняття, зміст навчального матеріалу та кількість годин на виклад матеріалу.

3. Відомості зі свідоцтва досягнень/свідоцтва про здобуття базової середньої або профільної середньої освіти учнів, які мають включати результати семестрового та річного оцінювання, ДПА та оцінку за навчальну практику (в разі проведення);

4. Облік виховної роботи, який включає такі відомості:

номер, дата, назва заходу та тема;
охоплення гуртковою роботою (гуртки (їхній режим), секції, клуби, які відвідують здобувачі освіти).

5. Журнал факультативних і гурткових занять, до якого вносяться такі відомості:

назва факультативу або гуртка;
ПІБ вчителя;
ПІБ учнів та облік відвідування;
зміст факультативного заняття;
домашнє завдання;
зведений облік навчальних досягнень учнів;
зведена таблиця руху учнів і їхніх досягнень у навчанні;
зауваження до ведення журналу факультативних занять.

6. Особові справи учнів, які включають такі відомості:

номер особової справи;
тип, назва, адреса та ПІБ директора закладу загальної середньої освіти;
дані про учня (стать, дата народження, серія та номер свідоцтва про народження, місце проживання учня);
ПІБ батька, матері або осіб, що їх замінюють;
дані про заклад дошкільної освіти до отримання початкової освіти (в разі наявності);
відомості про перехід із одного закладу освіти до іншого тощо.

7. Журнал реєстрації наказів руху учнів/вихованців, в якому фіксують:

номер наказу;
заклад, паралель, клас;
ПІБ учня та його номер в алфавітній книзі;
дата зарахування/відрахування тощо.

8. План роботи закладу загальної середньої освіти на навчальний рік, який може містити розділи про стан і планування щодо:

освітнього середовища;
системи оцінювання;
педагогічної діяльності педагогічних працівників;
управлінських процесів тощо.

9. Журнал реєстрації наказів із основної діяльності, у якому зазначають реквізити наказу та ПІБ працівника, на якого покладений контроль за його виконанням.

10. Документація з продовження навчання випускників 9-х класів, яка має включати інформацію про:

місце навчання, отриману з Єдиної державної електронної бази з питань освіти;
продовження навчання за кордоном (у разі наявності).

11. Свідоцтва досягнень здобувачів освіти, які мають містити такі дані:

назва та адреса закладу освіти;

клас;
ПІБ учня;
стан і планування щодо переліку навчальних дисциплін;
результати оцінювання за навчальними предметами (варіативними курсами) тощо.

Бажаєте дізнатися більше про роботу з нормативно-правовою базою? Долучайтеся до Всеукраїнської інтернет-конференцію «Робота з нормативною документацією у сфері освіти», яка відбудеться 01.12.2022! Під час її проведення досвідчені вчителі-практики, освітні експерти та представники шкільної адміністрації поділяться власним досвідом з цього питання й нададуть корисні поради.